有关公文材料用字及格式的几个规范问题

第一篇：有关公文材料用字及格式的几个规范问题

有关公文材料用字及格式的几个规范问题

一、公文发文字号

发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ]”。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。

如：鹤教文（2015）06号（不规范）

鹤教文 [2015] 6号（不规范）

鹤教文〔2015〕6号（规 范）

二、公文字体字号

发文机关标识推荐使用小标宋体字，红色标识；公文标题使用2号小标宋体字；一级标题使用三号黑体字；二级标题使用3号楷体字；发文字号、印发机关、印发时间用3号仿宋体字。

三、公文书写形式

从左至右横排、横写。其标识第一层为“

一、”，第二层为

（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。

四、公文标题

对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色反线下空两行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

五、公文正文

公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主体和结束语。在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。

六、附件说明

公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１.× × ×）。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

正文“附件”两字用3号黑体字，左顶格，两字中间空一字符的位置，如有两个以上附件则不用空格。（如：“附 件”或“附件1”）。附件名称使用2号小标宋体字。

七、文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“

一、”、“

二、”、“

三、”。3.“

1、”、“

2、”、“

3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。

4.序号如加括号，如“

（一）（二）

（三）”“（1）（2）（3）”等不再加标点符号。

八、公文页码

使用4号仿宋体字阿拉伯数字，数字左右各一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

九、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2009年10月”。

十、正确区分连接号“—”、范围号“～”

(一)连接号“—”，用于表示时间、地点、事物现象的起止。示例：北京－上海特快列车，鲁迅(1881－1936)。(二)范围号“～”，用于表示从低限到高限的数量范围，相当于一个概数。示例：150千米～200千米-36℃～8℃ 2500元～3000元。

十一、汉语拼音注音字母的正确使用 1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2.分连写：词内连写，词间分写。例：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟” GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN 以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。以下标注规范：

“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

注：

1.公文具体格式详见教育局文件“鹤教办〔2015〕64号”。2.各单位准备的其他纸质材料参照公文格式排版。3.两个以上双引号、书名号并列使用时，中间不用顿号。4.单位公文、汇报材料、活动方案、总结等装档材料，请在发文时间上加盖单位公章。

5.所有材料均双面打印。

第二篇：漯河市公文、材料用字规范

有关公文、材料用字及格式的规范要求

一、文字材料中序号、标点的正确使用

1．“第一，”“第二，”“首先，”“其次，”等后面应该用逗号为规范（“第一、”“第二、”“首先、”“其次、”等后面用顿号不规范）。

2．“

一、”“

二、”“

三、”等后面应该用顿号为规范（“一，”“二，”“三，”等后面用逗号不规范）。

3．“1．”“2．”“3．”或“A．”“B．”“C．”等后面应该使用齐线墨点(实心小圆点)为规范（“l、”“

2、”“

3、”和“A、”“B、”“C、”等后面用顿号不规范）。

4．并列的引语、并列的书名号、并列的括号，中间使用顿号符合《标点符号用法》的规定。但作为一种技术处理，也可以不点顿号。因为引号、书名号和括号在视觉上有分隔作用，可以避免“满纸黑瓜子（顿号）”。示例：

⑴在这个句子里，“伟大”“光荣”“正确”都是形容词。⑵中国古典四大名著是《三国演义》《水浒传》《西游记》《红楼梦》。

⑶总复习题中（5）（6）（7）三道题都是一元二次方程。5．序号如加括号，如(1)(2)(3)等不再加标点符号。6.位置禁则：

⑴逗号、句号、问号、叹号、顿号、分号、冒号、省略号、连接号和间隔号均不要出现在每行之首。

⑵引号、括号和书名号的前一半不出现在一行之末，后一 半不出现在一行之首。

⑶省略号不能独据一行。

二、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二○一三年一月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“Ｏ”，而应该用圆“○”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择)；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2013年10月”。

三、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“﹝﹞”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择)，而不应该用小括号“()”或中括号“[ ]”。

如：***教语„2013‟5号(正确)***教语(2013)5号(不正确)***教语 [2013]5号(不正确)

四、正确区分连接号和破折号

1.连接号的常用形式为一字线“—”和浪纹“～”，占一个汉字位置。

2.用于表示时间、数字、量值的起止，一字线与浪纹的功能相同，出版物可选择其中一种。科技文章常出现负号“-”，为避免与一字线“—”勾连，一般习惯使用浪纹“～”。

如：2013年2月—6月中的“—”(使用规范)

五、汉语拼音注音字母的正确使用

1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专 有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2．分词连写：词内连写，词间分写。例：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟” GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN 以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。以下标注规范：

“公 共 场 所 请 勿 吸 烟” GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

六、格式要求

（一）封面

题目：小一号黑体加粗居中。单位时间：三号宋体居中。

（二）正文

题目：小一号黑体居中。单位：小二号宋体居中。正文：

正文用3号仿宋体字。

2.文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。3.一般每面排22行。

4.按照一、二、三、四、五级标题序号字体格式 一级标题序号如：

一、标题三号黑体，加粗顶格。二级标题序号如：(一)标题三号宋体，不加粗顶格。三级标题序号如：1.标题三号宋体，不加粗缩进二个字。四级标题序号如：(1)标题三号宋体，不加粗缩进二个字。五级标题序号如：①标题三号宋体，不加粗缩进二个字。

（三）打印要求

材料一般用A4纸纵向双面打印。

页边距设置：上2.5cm，下2.5cm，左3.0cm，右2.5cm。左侧装订。页码居中。

七、附件说明

汇报材料如有附件，在正文下空1行、左空2字、用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××”），附件顺序号后用小圆点；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

八、印章

印章用红色，不得出现空白印章。单一行文时，印章顶端上距正文一行之内，端正、居中、下压成文日期。

其它要求，请参考《河南省政府办公厅关于印发河南省人民政府公文形式与格式细则的通知》。

漯河市语委办 2014年12月1日

第三篇：公文材料规范用字及格式要求

公文材料规范用字及格式要求

公文格式是公文的门面和形象，必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步信息化、规范化的客观需要。现将常用公文材料用字及格式要求说明如下：

一、公文纸型和字数

公文用A4纸打印，每页22行，每行28个字。

二、公文字体和字号

（一）标题字体和字号。标题用二号小标宋体字；一级标题用三号黑体字；二级标题用三号加粗楷体字；三级标题用三号加粗仿宋体字。

（二）正文字体和字号。正文用三号仿宋体字。

三、文字材料中序号、标点的正确使用

(一)“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

(二)“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“

一、”、“

二、”、“

三、”。

(三)“

1、”、“

2、”、“

3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿

号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。

(四)序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号；如加圆圈，如①②③等也不能加标点符号。

(五)序号的结构层次为：第一层“一、二、三、”，第二层“

（一）（二）

（三）”，第三层“ 1.2.3.”，第四层“（1）

（2）（3）”，第五层“①②③”。

四、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二〇一一年五月三日”，则中间的“〇”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“〇”表示。

五、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“„‟”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ] ”。

如：海教发（2011）6号（不规范）

海教发[2011] 6号（不规范）

海教发„2011‟6号（规范）

六、正确区分连接号“—”和范围号“～”

（一）连接号“—”，用于表示时间、地点、事物现象的起止。

如：①3—6岁是儿童识字的黄金年龄段。

②见该书140—145页。

③捣乱—失败—再捣乱—再失败。

连接号“—”，除了表示起止外，其用法还有十余种之多，各种语法书均有所涉及，且由于一般不会与范围号“～”混淆，故不在本文阐述之列。

（二）范围号“～”，用于表示从低限到高限的数量范围，相当于一个概数。

如：①让他们每人领取一张15～35元钱的支票。

②精神病父母所生的孩子发病率比正常人高10～20倍。

七、汉语拼音注音字母的正确使用

(一)专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

(二)分连写：词内连写，词间分写。

例：“公 共 场 所 请 勿吸 烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。以下标注规范：

“公共 场所 请 勿 吸烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

第四篇：规范公文用字及格式的几点要求

规范公文印章用字的要求

根据《中华人民共和国国家通用语言文字法》要求，有以下几点：

一、标题及正文

（一）标题。单位的计划、总结、各种规章制度以及通知通告等，标题一般用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布，回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）正文。位于标题下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

二、成文日期

（一）成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（二）成文日期可从插入菜单的“日期和时间”处键入。

三、标题序码

（一）第一级标题序码用：一、二、三、……大写数字后用顿号“、”，不能写成：一.二.三.……

（二）第二级标题序码用：

（一）（二）

（三）……括号后不能加顿号 “、”，不能写成：

（一）、（二）、（三）、……

（三）第三级标题序码用：1．2．３．……阿拉伯数字后用圆点“.”，不能用顿号“、”，不能写成1、2、3、……

键入标点“.”时要注意切换成全角。

（四）第四级标题序码用：⑴⑵⑶…… 不能写成⑴、⑵、⑶、……

序码“⑴⑵⑶”从插入菜单的“特殊符号”项的“数字序号”处选出键入。

（五）第五级标题序码用：①②③…… 不能写成①、②、③、……

序码“①②③”从插入菜单的“特殊符号”项的“数字序号”处选出键入。

四、发文及落款

（一）单位需存档的资料一般采用国际标准纸型A4型，左侧装订。文字从左向右横排。一般情况下，正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

（二）落款及日期。落款在行文右下方，右空4字，下行为行文日期。加盖公章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

第五篇：关于进一步规范公务用语用字和公文

关于进一步规范公务用语用字和公文格式的通知

各部门：

为了贯彻落实《中华人民共和国国家通用语言文字法》，迎接学院省语言文字规范化示范校验收，根据“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字”的规定，严格文书制度，进一步规范书写格式，提高档案案卷质量，现对各部门的有关资料用字和书写格式提出如下要求，请各部门加强监督管理，建立检查、反馈、整改制度，发现不规范用语用字和文书格式的及时予以纠正。

一、公文、教案、试卷、学生作业、各级各类计划的规范书写要求

（一）序号书写要求

序号格式：各序号前必须空两格。

序号的顺序依次为：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“１.”，第四层用“（1）”，第五层用“①”。

（二）行文过程中的数字书写方式

行文过程中的数字书写一定要一致。凡用阿拉伯数字就一律用阿拉伯数字，凡用汉字就一律用汉字，不可出现兼杂现象，如：二00九年应改为二○○九年。

（三）教师与学生手写的文字要求

书写一律要工整、规范、准确，符合格式要求，不可潦草、不可写繁体字、异体字和国家明令禁止使用的二简字即已废止的《第二次汉字简化方案（草案）》中的简化字，手写内容不可出现错别字。

（四）公文落款年月日要求

公文落款年月日一定要用大写，如：2010-01-20或2010年1月20日应改为二○一○年一月二十日。

（五）班级名称简写的要求

一定要用规范汉字书写，如：10级G护理1班应改为2010级高职护理1班。

（六）课时节次书写要求

如：1-

2、3-4应改为1-2节、3-4节

（七）时间规范书写要求

如：20：30应改为20:30。

（八）时间起讫书写要求

年代起讫用（～）表示，月份和日期都是2位数字，如：2010～2011年、2009.10.07～2010.09.12；起讫用（－）表示，如：1980－1981

（九）汉语拼音注音字母的正确使用及书写要求

句子开头的首字母大写；诗歌每一行的首字母大写；专有名词每个词的首字母大写；标题、标语可以全部大写。如：江门市JiāngménShì。

（十）文字材料中序号、标点的正确使用及书写要求

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“

一、”、“

二、”、“

三、”。

3.“

1、”、“

2、”、“

3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。

4．凡序号带括号的均不加标点。如：

（一）（1）①等不再加标点符号。

5．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“——”。如：2005年9月～10月中的“～”（使用规范）。

6．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）。

二、工作计划、总结等文书材料规范书写要求

（一）标题。由单位名称、部门、时间、文种四部分组成，一般分二行打印，黑体2号字加粗，（二）正文部分。除大标题用黑体，其余一律用仿宋或宋体，字号全部为3号字，1.5倍行距。

（三）落款部分。由校名、部门、时间三部分组成，靠右侧，但不右对齐，与正文空3行。

（四）用纸及排版。每自然段文字要求首行缩进2个汉字；使用A4纸，各边距要求是：左3cm、右2cm、上下各2.5cm。

各单位要加强对文书材料书写规范的学习，在日常中，要养成良好的习惯。今后要严格文书材料书写规范，凡是不符合规定和要求报送的文书材料，一律退回原单位重新报送。

江门职业技术学院语委办

二○一○年一月二十日