备品备件采购合同0804（推荐）

第一篇：备品备件采购合同0804（推荐）

合同编号：

备品备件采购合同

甲方（需方）： 联系地址：

联系人： 联系电话： 传真：

乙方（供方）：

联系地址： 联系人： 联系电话： 传真：

合同签订地点：【】省【】市【】县/区 合同签订时间：【】年【】月【】日

甲方（需方）： 乙方（供方）：

甲乙双方本着互惠互利、共同发展的原则，在平等自愿的基础上，为建立起长期友好的合作关系。依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规之规定签订本合同，以资共同遵守。

一、标的物

甲方向乙方采购的货物的具体名称、价格、规格详见本合同附件。

二、“预测采购计划单”和“交货通知”

1、甲方向乙方发出备品备件“预测采购计划单”，旨在预测性确定甲方在指定的月份所需的合同货物的名称、规格型号、数量、交货大致日期：该“预测采购计划单”仅具有预测性；乙方最终应向甲方交付的数量，应以甲方“交货通知单”中所确定的货物名称、规格型号、数量为准。乙方通过参考甲方提供的“预测采购计划单”并根据甲方的要求进行相应货物的供货准备，以确保在收到“交货通知单”后能适时、保质、适量地履行交货义务；但甲方的采购需求可根据实际的情况变动，“预测采购计划单”对甲方无法律约束力。

2、“交货通知单”是甲方以书面形式向乙方发出的具有法律约束力的单据，旨在确定乙方应当向甲方实际交付的货物的名称、规格、数量、交货时间等。

3、乙方应在收到“交货通知单”之时起24个小时内（若甲方在“交货通知单”上另行指定有其他时限，则乙方应遵循“交货通知单”上所明确要求的时限）内确认或做出书面反馈意见；若乙方未在规定的时限内确认“交货通知单”或做出书面反馈，则甲方可以认为乙方已经同意接受甲方所发出的交货通知，该交货通知即对乙方产生法律效力。

4、乙方无正当理由，不得拒绝接受甲方所发出的交货通知；若乙方决定拒绝履行甲方发出的“交货通知”时，乙方必须当即以书面的形式向甲方做出声明、详细说明理由、并提供相应的可以佐证的文件。乙方无正当理由拒绝按“交货通知”的要求履行交货义务或迟延履行交货义务时应向甲方承担违约责任。

三、供货与检验

1、乙方应严格按照交货通知向甲方供应合同货物，如发生迟延交货的情况应适用本合同第八条第1款。

2、如果乙方预期将会发生交货迟延，乙方应本着减少损失的原则，在原因产生之时产即书面通知甲方、详细说明理由、并提供相应的可以佐证的文件。

3、乙方应按交货通知的要求将合同货物运至甲方指定的交货地点以交付给甲方；乙方的交货日期以甲方收货入库的日期或收到承运部门提货通知日期为准。

4、乙方应负担合同货物交付之前的一切风险；本合同约定的合同货物由乙方运送至甲方指定地点【】。

5、乙方在发货前的检验

5．1、对拟交付给甲方的合同货物，乙方应在发货前进行检验。

5．2、如甲方对乙方交付的合同货物提出附带《质保单》要求的，则乙方应附上《质保单》；

5．3、如甲方要求乙方提供《检验报告》的，则乙方应及时向甲方提供，证明合同货物符合甲方相关的规定。

6、甲方入库时检验

甲方在收到乙方交付的合同货物后半个月内，应对货物进行检验（具体采用何种方式检验由甲方确定）。检验结果仅对本次交验品有效，乙方通过甲方上述检验的产品，并不意味着甲方对合同货物品质的最终完全的认可；若乙方交付的合同货物存在不易发现的内在质量缺陷，甲方将有权根据本协议第八条第4款向乙方要求经济赔偿。

7、乙方交付的货物必须符合双方确定的各项标准；对于不合格的合同货物，甲方有权拒绝接受。

8、本协议的任何一方不得将有缺陷的合同货物转让给第三方。

9、乙方应承担在甲方仓库的规定安全库存数量（如有），具体数量详见本合同附件。

四、价格与货款结算

1、产品的价格见本合同附件；若价格需加以调整，则双方协商后甲方应以价格公函的方式通知乙方，否则价格保持不变，价格公函乙方应确认回传，同样具有法律效力。

2、乙方保证其提供给甲方的价格是同期国内最低价格、是具有竞争力的。

3、降价：合同期内根据甲方产品市场价格的变化、乙方批量供应的规模等因素，甲方有权要求乙方逐步降低产品供应价格，每次降价的幅度和产品种类等由及双方协商确定。

4、双方应按甲方的要求随时向甲方提供合同货物的《成本构成清单》；《成本构成清单》应清楚、明白、准确、详尽地列示合同货物的成本构成情况。

5、货款结算：乙方以甲方书面确认入账的增值税发票上的金额为货款结算依据。其它所有的单据不能作为结算货物的依据，对甲方无任何约束。甲方应在以乙方开具的增值税发票入帐当月后30日内支付货款。如甲方收到发票日晚于甲方规定的，甲方有权相应顺延合同货物的付款期限。甲方需支付货款的结算数量以甲方检验入库单上实际认可的入库数量为准。

6、乙方须向甲方提供其名称和实际银行帐户。如乙方名称和银行账户发生变更，应立即书面通知甲方；如乙方名称和银行账户发生变更而乙方未向甲方发送变更通知的，则甲方有 权退回增值税发票，并有权相应顺延合同货物的付款期限。

7、甲方有权拒付供货质量有缺陷或供货数量不足部分的合同货物的价款。

8、就乙方因质量或数量等原因应该支付给甲方的赔款、违约金等，甲方有权自行决定从到期应该支付给乙方的款项中予以扣除；但甲方应告知乙方扣款的原因、金额。

五、保密及知识产权

1、商业秘密的保护：本合同双方在签订、履行本合同期间所获悉的有关对方的全部商务和技术资料及细节（例如：产品价格、供货数量、产品成本、供应商信息、品质标准等等），均应作为商业秘密而加以妥善保护；此项保密义务在本合同终止后仍旧有效，除非这些资料及其细节已经为公众所知晓。

2、未经甲方事先书面同意，乙方不得向任何第三方透露从甲方得到的任何技术资料，但向乙方提供本合同货物的乙方的协作厂除外。发生此种情况时，甲方有权要求乙方并赔偿由于乙方向第三方透露从从甲方处得到的技术资料而给甲方造成的损失。

3、乙方应以书面形式要求其职工承担保密义务。

4、乙方保证其向甲方供应的任何产品或其任何部分或其所含有的软件或该产品与其他产品一起使用后不会侵犯任何第三方的知识产权、专有技术权、商业秘密权。如因上述原因，第三方向甲方提起侵权诉讼，乙方有义务协助甲方。如因此给甲方造成损失，乙方同意赔偿甲方所遭受的损失。第三方向甲方提起的诉讼或仲裁归因于上述权利要求时，乙方应支付甲方因处理相关事宜所有有关的开支、损失、判决甲方承担的赔偿金、赔偿金和诉讼费及律师费。

六、产品包装和装箱单

1、乙方产品包装应严格按照甲方所指定的包装标准执行，甲方没有明确规定包装标准的，则按双方另行协议执行。

2、用作售后服务配件的合同货物和用作装配生产的合同货物应分别包装并注明。

3、乙方有义务保证包装箱和包装物完好无损。甲方有要拒收乙方交付的已损坏的包装箱和包装物以及其中的合同货物。

七、产品质量与技术资料

1、乙方应严格执行与合同货物有关的下列技术标准： 甲方向乙方提供的技术资料：附件A《质量保证协议》等。

2、乙方应始终严格保证货物的质量，乙方需对由其向甲方交付的合同货物的每个货物的质量负责，如甲方发现货物有缺陷，则有按本合同规定向乙方索赔。

3、甲方可以书面要求乙方对合同货物的设计和加工工艺进行更改。发生这种情况时，本 合同双方将通过各自都能接受的适当方式解决所造成的后果，特别是诸如有关成本的增加或减少、交货日期的事宜及库存处置。

4、乙方应按照甲方建议及要求，建立有效的质量保障体系，作为全面履约的一部分，质量保障体系包括使用可靠的质量控制、检测手段和记录，以保证为甲方提供的产品是合格的，甲方有权随时对此进行检查考核。对于检查与考核不合格的，甲方有权立即终止已生效的合同并停止下订单，直至乙方完成整改，达到甲方的要求为止；若连续两次整改不达标，甲方有权解除本并取消乙方的供货资格。

6、如甲方提出要求，乙方应及时提供技术资料和证书，并对提供的资料和证书真实性负责。如由于乙方提供资料和证书的不真实引起的赔偿、罚款、退货、调换、召回、诉讼等等所有费用抵帐乙方承担。

八、索赔和质量保证

1、乙方如发生逾期交货，应赔偿所有给甲方造成的实际损失和一切费用并且在迟延交货的期限内每天应按迟延交付的货物金额的2%向甲方支付违约金；乙方发生迟延交货后，若甲方已向他人采购同样产品时，则甲方亦有权拒绝接收乙方的此批货物。

2、乙方供货质量有缺陷、供货不足或错发货，乙方应赔偿甲方由此引起的一切损失。甲方有权就乙方交付的合同货物的数量、外观、品种、型号或规格方面可能会有的与本合同约定的不符之处向乙方提出书面索赔，乙方应收到书面索赔后7天内做出书面答复，逾期不答复视为接受，乙方应按甲方的要求进行赔偿。

3、乙方供货数量超过甲方订购数量时，甲方在发现以后有权要求乙方自行收回，如乙方无回复，则甲方有权将超过订购数10%范围内部分没收。

4、对于甲方在质保期内认定有质量问题的合同货物，乙方应无条件接受随时退货并承担相应损失。不能返工的合同货物应在乙方代表在场或书面通知乙方的情况下，由甲方破坏或销毁。乙方必须在接到通知后一周内从甲方运回破坏或销毁后的缺陷合同货物，否则甲方有权处理上述货物，费用由乙方承担。凡在乙方控制下不能返工的、有缺陷的合同货物均应由乙方自己破坏或销毁，如乙方没破坏或销毁，混入以后送货的批次里，一经发现，乙方应向甲方支付违约金5万元人民币并加倍赔偿甲方由此引起的一切损失，同时甲方有权解除合同货物的采购合同。

5、对于合同货物的材料、工艺、检测方法，甲方有明确规定的，乙方必须无条件执行，如不按规定执行而违约的，一经查实，甲方有权要求乙方支付惩罚性违约金10万至50万元（违约金的具体金额由甲方根据乙方供货的金额大小及情节确定）并赔偿由此给甲方所造成的一切经济损失，同时甲方有权解除本合同。

6、产品责任：由于乙方提供的合同货物所存在的质量问题（如缺陷、瑕疵）导致第三人在使用甲方产品时受到人身、财产损害的，若甲方因此而需向他人承担赔偿责任，则乙方应向甲方赔偿甲方所受到的一切损失，例如：甲方支付给第三人的赔偿金、诉讼费、鉴定费、律师费等等；由于乙方提供的合同货物所存在的质量问题导致客户投诉（以客户书面投诉为准），若甲方因此而需向客户承担赔偿责任，则乙方应向甲方赔偿甲方所受到的一切损失，例如要求调换、维修、召回、索赔、空运费等等。

7、乙方提供货物的质保期从乙方供货到甲方之后的三年内受本供货合同保护，质保期内，产品出现非人为原因造成的故障，乙方应在接到甲方故障报修通知之时24小时内予以解决或更换；质保期内，如由于火灾、水灾、地震、等不可抗拒原因及甲方人为破坏因素造成损坏的，乙方可负责维修，所涉及费用由甲方承担；保修期内，如乙方未能按照上述约定进行处理，或在合理时间内无法修复的，甲方有权找第三方进行维修，甲方因此所支付的全部费用由乙方承担。

九、合同有效期

1、本合同有效期自签字盖章之日起至【】年【】月【】日为止。

2、在合同在效期内，如乙方的质量、交期、技术等指标无法满足或保证甲方合格供方的条件时，甲方有权取消乙方合格供方的资格、解除本合同、拒绝收乙方的任何货物；如乙方想解除合同，应按第十条第1款执行，经与甲方协商并获得同意后方可解除本合同。

十、其他

1、乙方如想解除合同停止供货，须至少提前三个月以书面形式向甲方提出申请并派人前来甲方处协商处理，甲方有权根据自己实际情况提出供货的具体要求及可能对甲方造成损失的索赔；未经甲方同意解除，则本合同继续有效，如乙方单方面停止供货，则甲方有权没收尚未支付的货款、有权要求乙方支付违约金1万元人民币、并有要要求乙方继续履行供货义务。

3、如果本合同中任何条款无效或失效，则合同其他部分不应因此而受影响。

4、本合同未尽事宜，按双方另行商定的规定执行，或执行中华人民共和国有关法律法规之规定。

5、双方就合同条款的解释、执行及与供货密切相关的事项发生争议，应在一周内友好协商解决，若协商不能解决时，任何一方可向合同履行地仲裁委员会提出仲裁请求。

6、合同（含附件）自双方签字盖章后生效，双方权利义务履行完毕后，合同终止。本合同未尽事宜，双方友好协商，本合同一式六份经双方签字盖章后生效。甲方四份，乙方两份，具同等法律效力。

本合同的附件，与本合同具有同等法律效力；本合同包括下列附件： 附件A《质量保证协议》；

附件B《合同货物清单》（包括买卖的货物的名称、规格、价格等）。

7、本合同中约定的书面形式是指：合同书、信件、传真、扫描件、电子邮件。

8、与本合同相关的联系人：

（1）甲方指定下列员工负责与本合同相关的事宜：

姓名： 职位： 电话： 传真： 电子邮件： 通讯地址：

（2）乙方指定下列员工负责与本合同相关的事宜：

姓名： 职位： 电话： 传真： 电子邮件： 通讯地址：

（3）当双方指定的人员发生变化时，应在二个工作日内书面通知对方。

质量保证协议书

一、基本态度

1、甲乙双方应本着相互信赖、合作互利、共存共荣的信念，意识到企业的社会责任，在相互尊重对方自主性的同时实施质量管理。

2、甲方的质量验证不能免除乙方提供产品在后续使用中出现质量问题的责任。

二、质量保证

1、乙方在向甲方交付产品时，不仅要满足甲方的明确要求，而且要保证满足该订货产品的所有隐含的质量要求（包括法律法规，及行业标准等），并确保其可靠性和安全性。

2、对于乙方向第三方外包或从第三方处购进的货材，甲方根据本条第一项，要求第三方保证质量。

三、质量保证、资料的提出

1、乙方应自觉履行质量提高的责任和义务，对甲方要求的有关质量改善的要求采取积极而有效的行动，并有责任向甲方报告其结果。

2、甲方为保证乙方组织的质量活动的有效性，应尽量向乙方提供质量保证、质量管理方面的资料，供乙方参考借鉴。

四、交付订货产品的质量及可靠性、安全性的保证

1、乙方应交付符合甲方质量要求及可靠的订货产品。

2、乙方应做好各状态下的产品标识和相关记录，确保产品的可追溯性。

五、技术要求的确认和变更

1、甲方应在合同签订之前向乙方提供有关产品质量的技术要求，乙方应对此按第三条要求予以确认。

2、乙方对甲方提出的技术要求产生疑议或希望变更时，应在收到甲方技术要求后2个工作日内提出协商，对同意的事项在技术协议书上互相确认。

3、甲方技术要求内容发生变更时，在2个工作日内将技术要求变更内容通知乙方，由甲方与乙方协商确认后，乙方采取必要的措施。

4、乙方如需更改或增加供应商，乙方必须立即通知甲方，经甲方书面同意后方可配套供货，否则一经发现违反以上要求，出现质量问题，产地不一或弄虚作假欺骗甲方等情况时，责任属于乙方。

六、验验

1、乙方根据检验要求实施必要的检测，交付合格的订货产品，检测项目中的试验结果必须写明测试值。

2、《检验指导书》为乙方供货检验的最低要求，乙方应为保证产品全面质量合格进行一切必要的检验，对每批产品进行出厂前检验，并随货提交由乙方相关负责人签字的检验报告，检验报告应证明产品名称、甲方订单号码、甲方物料代号、批量和日期。

3、产品交付入库前，由甲方质检员抽样检验并填写《进料检验报告》报至甲方。

七、质量不合格和不合格品的处理

1、当乙方产品在甲方入库检验发现不合格时，甲方检验员开出《进料品质异常报告》交设备部，并将结果告知乙方服务代表；

2、乙方的服务代表在得知信息后，必须在四小时内确认并作出退货或挑选使用的评审处置方案，由甲方签注评审意见；如乙方在通知后四小时没有反馈应视为授权甲方处理；

3、如果判定为退货产品，则由甲方通知乙方，乙方在3个工作日内取回货物；如果判定为挑选使用，则由甲方相关部门在乙方的服务代表的技术指导下进行，所产生的额外费用由乙方全部承担；

4、当乙方产品在甲方生产线上发现产品不合格，由甲方质检员开出《纠正与预防通知书》说明不合格的原因，由甲方能源设备部通知乙方服务代表；

5、乙方服务代表在核实不合格原因后，如甲方要求调换产品的应及时给予如数调换，并对已造成的不合格品协商处理意见；如果是双方工艺配合问题，则由甲乙双方共同协商整改；

6、由于乙方的交货日期延迟、质量或其他任何原因造成甲方在生产过程中受影响，引起甲方停产或甲方客户的严重投诉、质量索赔、交货成本增加时，乙方承诺将承担甲方的所有费用、损失、索赔和责任。

7、甲方提出的任何质量投诉，乙方应立即采取更正行动予以改进并在72小时内将书面报告反馈给甲方，否则甲方有权在未收到乙方回复报告的情况下，从乙方货款中以每次100元扣除付款，以作为对乙方的罚款。

八、质量目标

为促进产品质量的提高，要求乙方每年度制定的不良率控制目标，并在质量检验活动中实施测量，以确保质量目标的有效性。

九、产品不足与备用品

1、甲方在检查或生产过程中发现产品数量不足，应立即通知乙方服务代表确认，不足数量由乙方核实后予以补足；

2、为不影响甲方正常生产，发现不合格品时，乙方在确认后应如数及时调换，乙方应根据甲方要求提供部分备用品。

十、协议追加项和变更等

甲乙双方若须追加或变更协议项目条款应采用书面形式通知对方，双方应互相协商配合，增加或变更的内容以备忘录的形式附入质量保证协议书，双方签字盖章后生效。

十一、机密的保守 甲方和乙方在没有得到对方书面许可时，本协议及与此有关的机密不得向第三者泄漏；

十二、违反协议

双方就协议条款的解释、执行及与供货密切相关的事项发生争议，应在一周内友好协商解决，若协商不能解决时，任何一方可向合同履行地仲裁委员会提出仲裁请求。

十三、疑议解决

甲方和乙方对本协议的内容生产疑议，互相提出后，诚心诚意协商解决。

十四、合同的效力

本协议书甲乙双方签字后生效，有效期为甲方为其最终产品承诺的保修期再加一年的有效期限内，但是第十一条（机密的保守）的规定，在本协议书有效期结束后仍有效。

十五、本合同壹式陆份，甲乙双方签字确认后，甲方持肆份，乙方持贰份，具同等法律效力。

第二篇：备品备件采购和管理制度

备品备件采购和管理制度

1、总则

1.1规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，保证备品备件供货及时，不影响设备维护工作。

1.2 备品、备件库房由项目部集中管理，以备件的属性、特点和用途统筹规划、合理布局。管理的主要任务是做好其接运、检查和验收；对库存进行保管保养；搞好库区规划，充分发挥库房和设备的利用率；实行储备资金下库，搞好库存结构分析；建立与健全仓库管理基础工作，达到数据化、档案化及计算机管理；搞好安全卫生工作，确保备品、备件和人身安全。

1.3加强备品、备件管理，准确提供库存物资信息，及时保证运行、维护、检修所需，加速物资周转，提高运行维护质量有着重要作用。

1.4备品备件的质量和性能要求与原设备一致，一般情况下，必须选择与原设备同品牌同型号的备品备件，由于设备停产，升级等原因导致无法获得原型号的备品备件，项目部需及时向业主部门提出代用或升级方案，按业主部门审批后的代用方案实施。

1.5接受业主部门对备品备件储备情况的和仓储情况进行检查，并按业主部门的要求改进和完善备品备件的储备和仓储管理工作。每月向业主部门报送备品备件库存明细和备品备件出库流水单。

1.6业主部门有权对项目部库存的备品备件进行全局范围的统筹调拨。

2、目的

为加强备品、备件集中统一管理，做好储备工作，以保证设备的正常维修和检修计划顺利进行，特制订本备品、备件管理制度。本制度明确了备品备件从申报、采购、入库、保管到发放领用的制度及管理职责，对备品备件的申报、采购、收、发、存进行控制。

3、适用范围

本规定适用于项目部维护、检测、试验设备备品备件及工装易损件的管理活动。

4、术语及定义

4.1设备备件：为了设备维护保养工作的顺利进行，在设备出现故障时缩短故障的修复时间而备用的配件。

4.2待修件：不能正常工作但能通过修复再使用的配件。

4.3报废件：不能工作且无法修复或维修费用接近甚至高于购买该件的成本的配件。

4.4工装易损件：在工装使用周期内，需要多次更换的零件或部件。

5、备品备件的采购 5.1选择供应商

5.1.1在做采购计划后，选择合格的供应商进行询价，议价，由项目负责人审核；

5.1.2凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，项目部应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知采购部门依需要提出请购。5.2价格调查

5.2.1已核定之物料，项目部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；

5.2.2项目部各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利比价参考；

5.2.3已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；

5.2.4采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价； 5.2.5项目部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场。5.3询价、比价和议价

5.3.1根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；

5.3.2采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及项目成本预算等情况，确定采购目标价格；

5.3.3在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合项目实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；

5.3.4供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应,送申报部门确认；

5.3.5专用材料或用品，项目部应会同使用部门共同询价与议价；

5.3.6对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。在规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；

5.3.7对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他技术、商务谈判，要求有两人以上参加。5.4签订采购单

在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合同需要列明至少下列条款：

⑴供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；采购物料的详细描述，包括品名、型号、规格等，如有超出标的的特殊要求需特别注明；

⑵订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；

⑶价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款；

⑷交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；

⑸付款方式；

⑹所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）；

⑺质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。5.5订货合同

长期定货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。应与承售商定买卖合同书一式四份，第一份正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书的第二联送会计部门供整理定金或付款用。 5.6紧急订货

项目部接到运维班组以电话联络的紧急采购部件，应立即进行询价、议价，接到请购单后，按采购程序明确专人迅速办理。5.7进度控制及事务联系

5.7.1项目部将采购过程分为请购、询价、订货、交货四个阶段来控制采购作业进度；

5.7.2采购人员为能按照进度完成作业，应填制“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送项目部，依请项目部

意见拟定对策处理。5.8采购作业方式

5.8.1除一般采购作业方式外，项目部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

⑴集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各申报部门依计划提出申报，采购部门定期集中办理采购；

⑵长期报价采购:凡经常使用且使用较大宗的材料，项目部应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各申报部门依需要提出申报。

6、验收入库

6.1入库前应依据设备《采购计划审批表》和《发货单》认真清点所要入库的备品备件的数量，并检查好备品备件的规格、型号、质量（合格证），做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在送货单上签字，如发现不符时，应做好纪录，等待相关技术人员验收相符后再入库。

6.2保管员在备品备件进库时，根据采购计划审批表的审核凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对备品备件库的备件进行检查验收，并做好入库登记，即《备品备件入库单》。

6.3保管员要严格检查备品备件的合格证，质量的定性，是否符合运维所需的备品备件的技术要求。

6.4物品验收合格后，应及时入库摆放于指定位置。6.5做到帐、卡、物相符合。

6.6易燃、易爆，易生锈、易腐蚀的备品备件要单独存放，并定期检查。6.7精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。

6.8做好防火、防盗、防锈、防冻、防尘工作。6.9仓库经常开窗通风，保持库房内整洁。

7、出库程序

7.1备件出库应填写出库审批单，并由项目负责人签字审批。保管人员要做好记录，领用人签字。

7.2物件出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，易变质的先出。

7.3本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物专用。

7.4对于相关部位专用备品备件的领用必须要有项目负责人、技术负责人签字后方可领取。

7.5领用人不得进入库房，防止出现差错，根据领料单，由库管员进入库房查询领用的相关备品备件。

7.6库管员要做好出库登记，并定期向部门主管做出入库报告。

8、退库

8.1领出备品备件后出现用料变更或剩余时，允许退库。8.2退库时要办理退库手续，退库需说明原因，并注明规格型号、数量和工号。退料需经领用部门领导签字。

8.3退库物料须进行必要的质检或经测试合格后，性能、外观均不影响使用、表面不得有油污、所有资料齐全方可退库。

8.4库管员凭退库单及质检合格证将退库物料重新登记上帐

9、存放

9.1备品备件储存要统一规划、合理布局、分类保管、编号定位，备品备件储存要做到“四号定位”（库号、架号、层或排号、位号四者统一编号）、“五五摆放”（各种备品备件按品种、规格、形状和贮存要求，一五一十地摆放）、“三清”（数量清、材质清、规格清）、“二齐”（库容整齐，物资摆放整齐），按备品备件保管技术要求进行通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装。

9.2备品备件要考虑先进先出，收发货快速及时方便，并留有最低库存，达到最低库存时，应及时采购。

9.3对于库房内的备品备件，未经上级主管领导审核批准，一律不准擅自借出。

9.4实行库存备品备件台帐制度，库管员每日凭出入库打印单编报房库日报表，并将所有库存物资信息录入电脑系统，形成电子仓库库存备品备件台帐。库存备品备件台帐必须在备品备件出入库后24小时内按规定项目填写，做到日清月结，凭单入帐不跨日，不准无据调帐。

9.5库存备品备件应于每半年和每年年终时盘点，发现损坏、贬值、报废、盘多、盘少应分析原因，明确责任，并形成报表递交主管领导，经主管领导审批后进行帐面调整。

9.6库房要严格执行保卫制度，禁止非本库人员擅自出入库，建立和健全出入库登记制度。

9.7库房严禁烟火和携入易燃易爆物品，明火作业须经主管领导审核批准，需开具动火证方可进行明火作业。

9.8经常检查电灯、电线、电闸、消防等设施器具，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。做好各种防患工作，确保备品备件的安全保管。预防内容包括：防火、防盗、防锈、防腐、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。9.9库管员应对库存备品备件进行定期（每月）检查，并作好检查记录。对变质、霉烂、损坏的物资，应及时隔离等待处理。

9.10在库房倒运备品备件时，要根据备品备件特性及大小、轻重不同使用搬运工具，以避免碰撞损坏。

10、库区的安全及纪律

10.1库房工作人员要加强安全意识，增强工作责任感，库房要有必要的安全设施、灭火设备，安全通道必须保持畅通，水电线路必须无漏电漏水或裸露，以利防火、防盗等。

10.2每天一次检查库房内外的防火设施，发现问题立即整改并向主管报告。合理安排库内堆位，预留足够的出入通道及安全距离，安全高度。督促装卸工按指定堆位整齐叠位。发现倾斜要立即纠正。严禁在货堆上行走、坐卧，严禁在货堆旁的通道坐、卧。

10.3库房工作人员不得擅自离岗。库房无人时必须上锁，无关人员不得进入库区。

10.4任何人不得私自挪用、试用、调换和外借库存物料。

11、库管员职责与权限

11.1库房主管人员要熟悉、掌握物料管理的有关政策及规定。

11.2组织制定库房物料收、发、保管等方面的规章制度和工作细则，并认真检查落实。

11.3掌握库存物料情况，组织仓库人员做好物料的收、发、保管工作。

11.4负责库房的规划，提高库房利用率。

11.5负责抓好库房的安全及管理工作，落实防潮、防火、防盗等措施。发现问题及时汇报，并积极采取有效措施。11.6组织库房的库存盘点、帐物核对。

11.7上岗后第一时间应对仓库的门，窗及各库区存放的物资进行巡查，发现异常立即报告。

11.8每天下班前对各库区的门，窗等进行检查，确认防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗下班。

11.9每天打开一次各库区的门，窗一小时，让空气对流，更换库内空气。11.10每天打扫库内地面卫生。地台板要摆放整齐。周末应打扫库内全面卫生工作。

11.11每天一次检查仓库区内、外的防火设施，发现问题要立即整改并向主管报。

11.12熟悉所管物料的名称、规格、型号、数量、保管要求和特殊或高精密备件的保管方法。

11.13负责入库备件的验收，对验收合格的签收《发货单》并开具入库单，对入库备件建立明细帐卡。入库备件以入库凭证为依据，做到数量准确、入库及时、帐物相符。

11.14备品备件出入库时，库管员应依据，进库单、出库单核准出入物品的名称、批号、数量，准确地收发货，收发完毕后，应立即填写挂在货架上的货卡并立即入帐。

11.15对入库备件分类堆放，做到分类清楚、堆放整齐。

11.16负责按《领料单》发放备件，并作好出库物料的帐卡登记。出库备件帐卡要清楚、无差错。

11.17负责库内备件的保管，不得出现丢失、损坏现象。

11.18负责库房的安全，坚持检查制度，发现问题及时报告，并积极采取有效措施。掌握灭火器材的正确使用方法。

11.19坚决拒绝手续不齐的物品进出。对于货物的正常出入，库管员要按要求填写各类单据，特别是出库单，无出库单的坚决不准带备品备件出仓库。11.20按要求做好库存盘点、帐物核对及库存量的统计。11.21极提出有利于库房管理的建议及改进意见。

11.22运行维护班组是备品备件的归口管理部门，负责备品备件清单的制作及优化更新。

11.23运行维护班组负责对申报备件及报废件的确认；负责优化备件品牌及替代件；对库房的备件使用情况监督检查；负责到库房现场查询设备备件储备情况。

11.24库房管理员负责组织保全员修复待修件。

11.25项目部根据库房、现场的《半月备品备件请购项目清单》采购备件。

12、工作程序

12.1 制定备品备件安全库存关键设备备件清单

12.1.1项目部根据设备说明书《设备检修保养指导书》、《设备台帐》制定《备品备件清单》，发放给库房备品备件保管员。

12.1.2《备品备件清单》应包括类别、名称、规格型号、更换周期、最大和最小库存、适用设备、获得途经、代用件、采购周期等内容，《备品备件清单》

应根据实际使用情况进行优化补充，不断持续改进。

12.1.3新增设备的设备维修班更新《备品备件清单》

12.1.4新设备随机附带备件入库，记手工帐。

12.1.5在保修期内的设备原则上也应建立备品备件，以保证设备可动率，设备厂家赔付的备件可用于补足库存。

12.2设备备件的采购申报

12.2.1在备品备件库建有库存的，每月末库房根据期末库存《设备备品备件清单》，执行零采程序；未到期末即达到最小库存的填写《急件请购单》迅速补足。

12.2.2更换周期较长不留备件的，保管员负责在充分考虑提前期的情况下按月填报采购。

12.2.3突发故障损坏的备件由保管员填《急件请购单》交项目部快速采购。

12.3 待修件、报废件管理

12.3.1 替换下来的零部件，由保管员及项目负责人在一周内作出处置意见。

12.3.2 对于待修件，保管员负责进行修复，维修后的零件经技术负责人检验合格后记入手工帐，库房应以修复件优先出库为原则。

12.3.3凡符合下列条件之一者做报废处理：

（1）备件严重损毁无法修复的；

（2）使用时间较长，外形严重损坏，修理后达不到技术指标的；

（3）更新换代，技术落后，效率低，经济效益差的；

12.3.4由于设备改造、清理、报废等原因造成不再使用的备件，每月25号前项目部填写《废弃物处置单》，报项目部负责人审核处理。

12.3.5 库房对待修件、报废件必须定置管理，做好标识，建立清单。12.4 统计分析与持续改进

12.4.1每月末运行维护班组对备件存贮更换情况进行统计，寻求改进机会。改进机会包括库存减少增加，备件质量，采购成本，采购周期等。

12.4.2运行维护班组将改进措施更新到《备品备件清单》。

12.4.3运行维护班组将备件管理情况纳入设备月报。

第三篇：铜业-备品备件采购管理制度

巴彦淖尔西部铜业有限公司机械动力部

备品备件采购管理制度讨论稿

第一章 总则

第一条 为了规范公司的设备、备品备件采购工作，制定询价、议价、比价流程，降低购置成本，保障公司生产经营活动所需备品备件的正常持续供应，加强公司物品采购的监督管理，特制定本制度。

第二条 本制度是公司设备、备品备件采购管理行为的基本规范。

第三条 公司的机械动力部的专业技术采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等物品质优、价廉、服务好者中标。第二章 采购流程

第四条 设备、备件申请的提出

1、机械动力部门专业技术人员依据设备、备品备件需要状况、库存数量，每月25日前在公司OA系统平台上申报下月所需设备、备品备件，包括上大修计划所需要的备品备件、辅材等；

2、申报《设备备件申请表》时应注明物品用途、名称、规格型号、数量、需求日期及注意事项，并经分管部门技术审核、部门经理审核、部门主管领导审核、总经理/执行懂事审核，流程结束后由申请人进行询价、议价、比价采购；

3、紧急申报时，申请部门专业技术人员填写《设备备件申请表》时选突发情况一栏。第五条 设备备件申请表核准权限

1、生产所需设备、备件单笔购置金额预估在人民币50万元以下者，流程结束后比价、议价、比价购置，超过此数额的，公开或邀请招标购置；

第六条 询价、议价

1、申报《设备备件申请表》流程结束后机械动力部门专业技术人员应该选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象；

2、确属有知识产权、独家制造、专卖品等特殊状况，不受前条所限；

3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；

4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；

5、供应商提供报价之物品规格与申报《设备备件申请表》不同或属代用品时，专业技术人员应该与使用部门或单位技术沟通并确认；

6、设备、备品备件、专业备品备件，机械动力部应会同使用部门共同询价或议价；

7、询价后，如有必要，机械动力部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交货期、服务兼顾。

第七条 议价原则

遇到以下状况时，机械动力部应及时与供应商议价：

1、市场价格下跌或有下跌趋势时；

2、采购频率明显增加时；

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3、本次采购数量大于前次时；

4、本次报价偏高时；

5、有同样品质、服务供应商提供更低价格时；

6、在设备、备品备件系统中，有知识产权、属于独家专利制造的；

7、其他有利于公司条件时。第八条 定价核准

1、机械动力部门专业采购人员询价、议价完成后，填写《比价单》，议价采购的须附上书面说明，呈机械动力部经理和主管领导审核；部门部经理审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。

第九条 采购作业流程

1、机械动力部门专业采购人员购置备品备件通过询价或议价流程后，起草《购销合同》，之后在公司0A系统平台上填写合同审批表，经主管部门审核、相关部门审核、质量管理部合同管理员审核、质量管理部律师审核、质量管理部经理审核、主管领导审核、财务负责人审核、执行懂事/总经理审批、质量管理部办理，流程签字确认至合同生效。

第十条 验收与付款

1、依据相关检验与入库规定进行验收工作。

2、依据财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章 采购备品备件之品质管理

第十一条 采购品质文件资料要求

备品备件订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》合约内予以明确规定，必要时起草技术协议：

1、订购货物之规格、图纸、技术要求等。

2、产品技术精度、等级要求。

3、各种检验规范、标准或适用规格。

4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十二条 合格供应商之选择

备品备件采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：

1、经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。

2、提供的样品经本公司确认合格。

3、类似备品备件以往采购之良好记录。第十三条 品质保证之协定

备品备件采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：

1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000、“3C”认证等。

2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

4、接受本公司必要的供应商调查。

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5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。

第十四条 进货验收之规定

供应商提供的货物，必须经过本公司仓库、机械动力部、使用部门等部门人员的相关验收工作，主要包括下列几项：

1、机械动力部门专业技术人员依据合同内容检验规定进行货物验收，以确定交货品质是否符合品质要求。

2、处理缺损物品根据验收、检验结果，对发生损坏或者缺失的货物，予以更正数量，必要时向供应商索赔；

3、对检验不合格之货物退还供应商进行必要处理，由此造成的损失，依据合同约定向供应商进行索赔；

第十五条 品质纠纷处理

有关采购备品备件发生与规格型号不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：

1、依据双方事先约定的《购销合同》内容的质量标准和技术要求作为处臵依据，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

2、采购备品备件退货与索赔

（1）拟退回的采购货物应由专业技术人员清点整理后，通知机械动力部门。（2）机械动力部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之货物。

（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。

（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

3、其它索赔规定

（1）供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。（2）破损短少情形，由供应商补足合格货物，若由此造成本公司之损失，依据实际发生状况索赔。

（3）因供应商原因导致备品备件在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依据实际发生状况索赔。依据实际损失向供应商索赔。第四章 采购交货期管理

第十六条 采购交货期管理是采购的重点之一，确保交货期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的货物，以保障生产并达成合理生产成本之目标。

第十七条 依据供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期货达成率。

第十八条 对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。第五章 付款方式

第十九条 付款方式

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1、由机械动力部门依据《购销合同》约定，通过OA系统上报用款申请。

2、财务部门依据《购销合同》规定之给付方式，与厂商结款。第六章 采购人员工作职责

第二十条 规格型号发生改变的备品备件，机械动力部门专业技术人员要征求使用单位意见，在使用单位同意后，方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由机械动力部门专业技术人员负直接责任。

第二十一条 机械动力部门专业采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。

第二十二条 对机械动力部门专业采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管领导说明原因，提出相应意见方案，机械动力部门应及时与使用单位沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报主管领导。

第二十三条 机械动力部门专业采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。

第二十四条 机械动力部门专业采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。

第二十五条 机械动力部门专业采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在货物采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。

第二十六条 机械动力部门专业采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

第二十七条 为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情、备品备件技术升级等，机械动力部门专业采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好备品备件供应工作。

第二十八条 售后服务：对于采购备品备件，机械动力部门在签订《购销合同》时，要明确服务约定。

1、采购备品备件在使用前需厂家进行现场指导安装、调试的，由合同签订部门负责联系。

2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由合同签订部门在规定时间内协调解决。第七章 附则

第二十九条 本制度由公司机械动力部门负责解释。第三十条 本制度自总经理办公会议通过之日起实施。

巴彦淖尔西部铜业有限公司机械动力部

2017年3月20日

4-4

第四篇：备品备件采购和管理方法（推荐）

备品备件采购和管理方法

目的：规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，降低资金占用率，特制定本制度。备品备件的采购方法： 1，选择供应商

1.1，在做采购计划后，选择合格供应商进行询价，议价，由部门领导审核； 1.2，凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。2，价格调查

2.1，已核定之物料，供销部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；

2.2，本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利供销部比价参考；

2.3，已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；

2.4，采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价； 2.5，采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场。3，询价、比价和议价

3.1，根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象； 3.2，采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格； 3.3，在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商； 3.4，供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应,送请购部门确认；

3.5，专用材料或用品，供销部应会同使用部门共同询价与议价； 3.6，对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致； 3.7，对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他技术、商务谈判，要求有两人以上参加。 4，购前核决及权限

采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后，,在“请购单”上详填列以下事项，呈报负责供销上级核决，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈采购部门经理或公司经理核决。

4.1，询价或议价结果及拟订“订购厂商”,“交货期限”与“报价有效期限”；

4.2，注明与厂商议定的付款条件；

4.3，需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书。5，价格复核与市场行情资料提供

5.1，采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

5.2，采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考 6，订购作业

6.1，采购人员接到经核决的“请购单”之后，对金额较大的或批量采购，“交货期限”；

6.2，应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方提出明确订货意向。7，签订采购单

7.1在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合同需要列明至少下列条款： a供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；

b采购物料的详细描述，包括品名、型号、规格等，如有超出标的的特殊要求需特别注明；

c订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数； d价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款； e交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； f付款方式；

g所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）； h质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法； I运输方式和销售发票的要求。7.2采购单

7.2.1经部门经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，有授权代理人签字，对方签章后生效； 7.2.2采购单一式二份，双方各保存一份。供销部负责采购合同跟踪和存档；

7.2.3采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度；

7.2.4发货要求供应商在送货单上注明“订货编号”及“包装方式”以便验收确认。8，订货合同

长期定货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。应与承售商定买卖合同书一式四份，第一份正本存采购单位，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书的第二联送会计单位供整理定金或付款用。 9，紧急订货

采购部门接到各部门以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，接到请购单后，按采购程序明确专人迅速办理。10，进度控制及事务联系

10.1采购部门将采购过程分为请购、询价、订货、交货四个阶段来控制采购作业进度；

10.2采购人员为能按照进度完成作业是，应填制“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟定对策处理。11，采购作业方式

除一般采购作业方式外，供销部门可依材料使用及采购特性，选择下列一

种最有利的方式进行采购：

a集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项、目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购；

b长期报价采购:凡经常使用且使用较大宗的材料，采购部应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。12，退货作业

对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。13，验收与付款

13.1货物进厂验收：货物进厂供应商交货时供销部通知仓库，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符合后签收。仓库出具收货单并有库管员签章入库。如发现不符时，即通知采购部会同处理；

13.2对有专项质量要求的材料物资，通知质检部派质检员验收。验收合格后由仓库出具收货单并有库管员签字。 14，付款结算 14.1，采购款项须按采购合同规定或采购购单所约定的时间由财务部统一支付；

14.2，付款申请由采购人员或被委托采购人员提出。申请付款应严格按照采购,合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急。必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票。申请付款单位应注明预付款、已付款、余款。经相应负责人签字之后，方可办理付款手续。15，进度控制及异常处理

15.1，供销部应特别注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；

15.2，采购人员于供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因及处理对策，及时上报并按照批复意见处理。16，质量评价

使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。

17，产成品库存量应根据企业销售渠道的特点，以一个季度销售量的一倍库存量为宜。各项物资的库存量要依据库存变动的情况和对市场的预测进行动态调整。18，纪律

18.1，参与采购过程的各相关部门，既要明确分工明确，又要相互配合，还要发挥相互监督的作用，确保企业利益不受损害； 18.2，参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风； 18.3，采购部门应根据需要，制定采购计划，报分管领导批准，方可进行采购，在,采购过程中，要货比三家，择优选购；

18.4采购部门在制定采购计划单时，应根据实际情况，核定进货数量以及品种，避免出现长期库存积压情况；

18.5，所有采购的物质原则上应当日内必须办理入库手续，如车辆在工地或行进途,中发生故障，而就近购买材料维修（急需、急用），采购人员必须凭使用人员，维修人员，相关领导的签字证明，方可办理出、入库手续；

18.6，材料入库，仓管人员必须依照相关单据、订单、随货同引联，对进货商品名、等级、数量、规格、金额、单价、效期进行核实，核实准确后方可办理入库手续，若单据与商品实物不相符，应及时上报采购部门，若进货商品未经核对入库，造成货单不符，由该收货人承担因此造成的损失；

18.7，领用人员应由所属部门开具出库单（配件流向表），并由所属部门及维修人员签字确认后，经部门领导签字，方可办理出库手续，单据上应注明产地、规格、数量等；

18.8，所有领料单必须有相对应《配件流向一览表》，两张单据所等级的配件必须一致，且一车一用，不得出现任何一单多车现象； 18.9，仓管人员应账目清楚，财物相符，对短缺或滞用物品及时上报，避免供不应求或积压浪费，做到合理库存和采购；

18.10，对于原材料的采购，应先通过检测，实验，方可使用。对质量不合格，达不到要求，应拒收、停收。同时还要根据生产消耗报表、生产情况，合理收购储备，确保生产正常运转；

18.11，国外备件或技术要求高的备品备件采购需技术部门会同采购；

18.12，备品备件采购完成，应及时按照财务规定索要发票办理入库手续。及时到财务办理结算及挂,帐手续。备品备件的管理方法：

1，货到后及时办理入库手续，严格执行先入库后出库的流程进行办理，对于系统有订单，且货到库房的，不得以任何非质量原因的理由拒绝办理入库手续，当天内未及时入库的备件每次考核备件库管员50元。

2，督促采购员对于临时采购未下订单的及时下订单，以备完成入库手续。

3，严格按照出库类别（生产用、退货）分发至各帐户别名中。

4，货到入库后如需出库，应及时办理出库手续，没有出库单综合库有权拒绝将实物出库。对于暂时未下订单需紧急出库的可先行出库（给库房开具证明后），待下了订单后及时补办出库，以平衡账物。

5，如需领用其他部门所报计划库存有的备件，需与相应部门沟通，征得对方同意后方可出库。并及时在本部门下月计划中报相应备件。

6，综合库负责备件领用的监督管理，对于质保期较短的备件，严格控制采购量，避免库存时间过长而使备件丧失价值。相同备件采用先进先出的原则，先采购的备件出库完毕方可允许各车间出库后采购的备件。7，备件库存额度规定

7.1，根据各车间固定资产额度以及设备运行状况，为保证生产的连续运行，规定综合库备件库存总额不得超于45万元；

7.2，各部门须有经营意识，根据各自备件库存额报月度计划，备件计划需考虑周全，做到前瞻性。避免造成公司流动资金在备件库沉积； 7.3，库管部作为公司备品备件管理部门，每季度对备品备件库存量进行审核，分析费用并进行考核。若库存备件费用超标，将按超标额度的10%对车间进行考核；

7.4，经查实存在库存备件超过5个月没有使用的，说明该备件计划失误，按备件价值的30%对车间进行考核。

第五篇：机械部备品备件采购审批流程

机械部备品备件采购审批流程

1、机械班根据车辆使用情况及车辆实际车况，统一制定下月备品备件计划明细，上报机械部。

2、机械部根据库房库存所缺配件情况，审核修改机械班上报计划明细，并将计划明细表交总经理签字审批。

3、总经理审核完毕同意购买后，交采购部门负责人具体购买。

4、每月计划大宗采购配件，由采购部，机械部，财务部统一招标购买，签订合同，统一进货。

5、机械班急需配件，影响到正常生产的，应由机械班填写采购申请表，由机械班班长签字确认后交至采购部，由采购部部长安排采购人员到指定供货店购买。