物资采购管理办法

第一篇：物资采购管理办法

第一条 为了加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。

第二条 本办法对本公司所有材料物资的采购均适用，公司控股子公司参照执行。

第三条 采购流程及职责分工

一、采购流程：

1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料（玻璃、铝框、接线盒、背板等）月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量，经分管副总经理、总经理批准后实施。

2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划，经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价；办公用品由需求部门申请，综合管理部门负责统一采购，其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请，采购部门负责采购。

3、采购审批权限：公司原辅材料采购计划，由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准；其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请，经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行；大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。

4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审，原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。

5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责：参与公司供应商的选择；负责公司采购物资价格的审定等，监查组由董事长任组长，总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合，但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复；供应商评审采用比较记名投票方式，董事长一人两票制，其余人员一人一票制，全数为五票，少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。

6、定期或即时签订购销合同，日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。

7、仓库收货、品管人员现场验货。

二、职责分工：

1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正；

2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正；

3、采购部门负责公司所有材料物资的采购，同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请；

4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验；

5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核，同时负责相关资金的落实安排；

6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等；

7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批，包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽；

8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。

第四条 一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。

第五条 供应商评定控制程序

1、主要材料的含义

主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料，主要包括玻

璃、铝框、接线盒、EVA等，辅助材料就是主要材料以外的材料；

2、对供应商的评价

2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求，结合物资的质量、价格、供货期等比较，选择合格的供应商，填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上，对同类材料供应，应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后，录入《合格供应商名单》中。

2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素：

a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等；

b、质量保证能力，即质量控制体系；

c、业内评价、第三方认证等； d、满足法规的要求，采购产品涉及强制性认证的，应具有相关认证的证书和质量证明等

2.3、对第一次供应材料的供应商，除提供充分的背景证明材料外，还需经样品测试及小

批量试用，经测试合格后才能供货：

a、新供应商根据相关要求提供少量材料；

b、交生产车间试用，并填写《供应商评定记录表》中相关栏目，结果反馈给采购部；

c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的，必要时再经试用，均合格的，经总经理批准后，列入《合格供应商名录》。

3、供应商的日常管理

3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪，及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改，如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的，应取消其供货资格。

3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评，填写《供应商业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占50％，交货期评分占10％，价格及售后服务占40％。评定标准为：一年中平均质量合格率达到98％以上的给予满分，每降一个百分点扣5分，但质量评分不能低于35分；交货期都准时交货的给满分，经常送货不及时的，给5分以下；在同等质量的基础上价格在业内最低的，给35分以上。总评分不能低于80分，若低于80分或质量评分低于35分，应取消其合格供应商资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其的检验或验证工作。

3.3、采购人员保持与供应商及时沟通，当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时，采购部应采取相关措施，以确保该变化符合认证规定的要求。

第六条 供应商的选择 所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库，同类

物品采购至少准备两家或以上数量供应商，以确保供应渠道的顺畅，供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用；

第七条 价格确认

1、已经核定的物料，采购人员应注重分析，收集信息资料以尽可能降低采购成本，其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员，以供参考；

2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议，经审议通过后方可执行，已经核定物料采购价格通知上调时，须附价格上调原因，采购部报请物资采购监查组进行审议，审议通过后方可执行；

第八条 询价、比价、竞价

1、根据物料采购的需求，采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价，询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等；

2、采购部在收到供应商反馈信息后，采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析，选择符合条件的供应商进行招投标，公开竞价；

3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真，审议的方法是评定计分制，审议的地点必须是公司注册地，审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。

第九条 执行采购

1、采购人员接到经核准的“请购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到供方生产工厂进行实际考察，以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等，向对方明确订货意向。

2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员应准备相应买卖合同四份，经授权签字盖章后生效，供方留存两份，需方留存两份，其中一份采购部、一份财务部，合同需要列明至少下列条款：

2.1、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；

2.2、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；

2.3、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；

2.4、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款

2.5、交货日期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

2.6、付款方式

2.7、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。

2.8、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。2.9、运输方式和销售发票的要求。

3、属于分批交货的货物，采购人员根据实际需求，出具交货通知单经采购部门经理审核，加盖公章后由采购人员通知供方发货，采购人员应跟踪控制材料物料交货，及时向供应商跟催交货进度。

4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。

5、采购部门接到生产部门紧急采购案件，应立即进行询价、议价，按采购程序指明专人迅速办理。

6、阶段控制及沟通

6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段，采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。

6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时，应将异常情况反馈给主管上级，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。

7、采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

7.1、集中计划采购：凡具有共同性的材料物资，可以集中采购计划交货的，可核定材料项目，通知生产等部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

7.2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的大宗材料物资，应事先选定厂商，议定长期供货价格，报批准后通知各部门依需要提出请购计划。

8、退货

经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”，采购应及时同供应商沟通进行后续处理。

第十条 货物验收及付款

1、供应商交货时采购部应通知仓库，对实物清点件数或称重，随货同行的有关证件进行核对，实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单，库管员签字确认，如发现不符时，即通知采购部会同处理。

2、对有质量参数要求的材料物资，品管部派员验收，经验收合格后仓库出具入库单，同时品管人员和库管员必须签字确认。 第十一条 付款结算

1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。

2、付款申请由采购人员提交，提交的内容包括：送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等，申请付款应严格按照相关合同要求进行，分清轻重缓急。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续。

3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：

3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续；

3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时；

3.3、现场调试期间临时急需材料采购；

3.4、1000元以下的零星采购。

第十二条 进度控制及异常反馈

1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求，掌握到货进度。

2、采购人员发现供货方交货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催货，对异常原因及处理对策，通知生产部协调处理。 第十三条 质量评价

就公司所耗用的材料物资质量予以关注，根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价，以利于供应商的优选。

第十四条 参与采购过程的各相关部门，明确分工、明确责任、互相配合，发挥互相督促的作用，确保公司利益不受损害。

第十五条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或佣金，虚心接受群众监督。

第二十六条 本办法自公布日起执行

第二篇：物资采购管理办法

中原石化实业有限公司

物资采购管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为了加强实业公司物资采购管理，规范采购行为，在确保正常生产的基础上，努力开拓资源市场，为公司降本增效，提高经济效益，制定本规定。

第二条 本规定适用于实业公司所属各单位。

第二章 机构设置、工作范围

第三条 机构设置：生产厂必须设置物资采购岗位，由各厂主管领导负责管理；业务部设兼职采购岗，由主任负责管理；机关在经营管理部设置供销岗。

第四条 工作范围：物资采购人员主要负责本单位的原辅材料、机物料、低值易耗品、固定资产、安全防护用品（工作服除外）、备品备件等与本单位正常生产经营有关的物资采购；经营管理部供销人员除负责机关相应的采购工作外，还要负责对全公司劳保服装、主业来料加工原材料采购手续的办理等，并对各单位采购人员的工作进行监督、检查、指导、考核。

第五条 工作职责

1、采购人员接受本单位生产部门提报并由主管领导 审批的物资采购计划。

2、根据采购计划制定相应的询价单，依据货比三家的 原则，进行正常的询比价工作。

3、结合询比价结果制作物资采购审批单，由主管领导 审批后执行采购任务。

4、严格按照:签订采购合同→通知供应商送货→到货 验收和库房交接→按发票办理入库手续→将发票和相应的出入库手续返交财务部门→办理货款的支付等程序，完成采购工作。

5、做好物资采购发票登记、物资价格公示、货款支付、质保金登记备案等后续工作，按月为主管领导提供具有采购计划执行情况、资金使用情况等内容的报表，为主管领导安排下一步工作提供可靠的依据。

第三章 工作流程和监督

第六条 各单位必须按月将本单位的生产、物资采购计划报公司经营管理部，经营管理部依据各单位的全年预算指标、当月生产计划，分类按原（辅）材料、机物料、低值易耗、备品备件、固定资产、劳保用品、电脑耗材等，核定各项月度消耗指标和资金控制额度，凡不超出定额标准的，由公司主管副总批准实施，凡超出定额标准的，由公司总经理批准实施。

第七条 对于主业来料加工的原材料，一律由公司经营管理部统一办理手续，各单位采购员负责拉运入库。

第八条 对于备品备件、机物料、低值易耗、劳保用品、消防器材等要尽量采取比价、议标或招标形式集中采购，凡一次性采购超过2万元的，都要签订供应合同，并作为付款依据；对于确要零星采购的，各单位也要按询比价程序办理。对于超过1万元的固定资产的采购，都必须签订采购合同，低于1万元的固定资产采购，各单位按询比价程序自行采购，但仍需到经营管理部做固定资产登记备案。凡是采购合同均需到经营管理部登记备案。

第九条 各单位对于年使用量超过10万元的备品备件、机物料、低值易耗品，超过20万元的大宗原辅材料等物资的采购，原则上都要进行招投标。招标由各单位组织，经营管理部作为监督部门全程参与。主要审核参与投标的单位资质是否符合要求，是否满足招标工作需要投标单位的数量，招标过程是否出现串标等舞弊行为，招标价格是否脱离市场价格等，一经发现舞弊现象，除将其废标外，还要追究单位负责人的责任，并严肃进行处理。

第十条 经营管理部要利用网站积极了解市场信息，掌握大宗物资的价格走势，主动对各单位物资采购工作进行监督、考核。发现凡不符合工作流程、验收不认真等失误行为的，将依据公司考核方案进行考核；若发现在物资采购工作中存在以次充好、虚构采购价格或数量的，一经核实除依据考核方案进行考核外，还将报公司主管领导批准，在公司内进行通报批评，情节严重的移交当地司法部门处理。

第四章 对采购资金的统筹控制

第十一条 为鼓励各单位在保证主业内部市场的前提下，勇闯外部市场，公司在采购资金上给予相应的支持。

1、各单位每月申报资金使用计划，其中包括预付款、延付账款等，由公司总经理审批，并到财务部备案。

2、在资金计划审批的范围内，各单位可灵活掌握使用 方向。资金计划在使用额度上按以下原则办理：

（1）、50万元以下的资金支付，由各单位主管领导签字生效；

（2）、超过50万元的资金支付，必须由总经理签字生效。

3、资金使用计划必须按月执行，不能跨月份执行。若存在其他原因，本月资金计划未执行完毕，跨月后将不再执行，必须重新申报执行。

4、财务部根据资金使用计划，积极筹措资金配合好各单位的经营活动，严格控制资金计划的上限。若有特殊原因需要超计划执行的情况，超出的资金部分，必须由总经理审批才能执行。

5、发生预付资金的情况，各单位必须向财务部门提供相应的生产计划或购销合同方可执行，否则财务部有权拒绝执行。发生预付款项后，相应的采购人员要及时索要发票，办理出入库手续后到财务部核销。若超过三个月未将发票追回的，公司有关部门将依据考核方案对其单位进行考核。

第十二条 各单位采购员每周末向经营管理部上报本周供应执行情况，逾期不报或弄虚作假的公司将予以考核。

第五章 奖励和惩罚

第十三条 为了鼓励各单位节能降耗、养成勤俭节约的好习惯，根据各单位的生产经营预算，凡本月节约的预算内定额指标，将按100%的比例返还各厂，作为下月的采购定额。凡超出预算内指标的部分，将从该单位本月奖金中扣除。

第十四条 对采购过程中，给单位节约较大资金的采购人员，原则上按不超过节约资金的10%给予奖励，具体金额和办法由各单位自行确定。

第六章 其它

第十五条 本办法自发布之日起生效，其它未尽事宜由公司经营管理部解释。

附件：1.来料加工原材料供应工作流程 2.大宗原（辅）材料采购工作流程

3.备品备件、机物料、低值易耗品等采购流程 4.固定资产的采购流程

附件

1、来料加工原材料供应工作流程

1.经营管理部（经管部）在供应处计划员处领取委加通知单→2.各单位根据生产情况单次领取委加通知单（经管部）→3.各单位到成品库拉运委加料→4.各单位将确认后的通知单交经管部→5.经管部将通知单汇总返供应处计划员→6.经管部做好每月台账登记。

附件

2、大宗物资采购工作流程

1.将招标计划报公司审批→2.各单位发招标邀请→3.审核投标单位的资信材料（经管部）→4.开招标会议确定招标价格→5.签订购销合同→6.按合同内容组织到货、验收、入库→7.拿发票办理出入库手续并转财务部核销→8.按合同办理付款并做好台账登记。

附件

3、备品备件、机物料、低值易耗等采购流程

1.申报采购计划（到经管部备案）→2.采购员制作询价单分发询价单位（按季度询价即可）→3.填写采购通知单，领导审批后进行采购→4.按通知单内容组织到货、验收、入库→5.拿发票办理出入库手续并转财务部核销→6.按规定办理付款手续并做好台账登记→7.将计划执行情况和金额以报表形式转经管部。附件

4、固定资产的采购流程

1.申报采购计划（超1万元要经管部审批）→2.采购员制作询价单分发询价单位→3.收集各报价单位的固定资产的数据信息交技术人员确认→4.确定供货单位签订采购合同→5.按合同内容组织到货、验收、入库→6.拿发票办理出入库手续并转财务部核销→7.按合同办理付款和质保金留存、并做好台账登记（低于1万元要到经管部备案）。

二0一五年十二月 日

第三篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

第一章 总则

第一条 为了进一步加强我单位的物资设备及耗材采购管理，规范采购行为，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》和省市有关采购工作的法律法规和文件的要求，制定本办法。

第二条 本办法所称物资，是指我单位经常使用的各类物资、设备、耗材及药品等物资的总称。

第三条 凡使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的设备的，均应遵守政府采购的各项规章制度。

第二章 采购原则

第四条 从事采购工作的人员必须严格执行国家的法律、法规、政策的原则。

第五条 采购物资必须根据我单位的实际需求和财务支付能力，本着勤俭节约、物美价廉、货比三家的原则和公平、公正、公开的原则，实行阳光采购。在本着处处节约，维护单位利益的原则下，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选择中标客户。

第六条 验证准入，无证缺证禁止的原则。物资采购时严格按照有关规定进行索证和验证，供货方如证件不全，禁止采购。一次性卫生材料的采购除保证三证（卫生许可证、生产许可证、产品注册证）齐全外，必须有消毒日期、方式、标志。

第七条 周密调研，充分论证的原则。各类物资采购前，必须进行调研和论证，充分了解供货方的生产状况、产品信誉、市场结构状况等，做到心中有数、防止盲目性。

第八条 违反程序、即行终止的原则。所有采购工作，必须按照规范程序进行，如有违反，采购委员会确认后或监督委员会发现报采购委员会确认后，立即终止和纠正采购行为。

第九条 廉洁自律、严守纪律的原则。承担采购的科室和人员实行“六公开”“五不准”制度。

六公开：公开进货渠道；公开进货品种、数量；公开价格；公开进行业务洽谈；公开验收结果；公开扣率、让利、宣传费、论证费、试验费数额。

五不准：不准索贿、受贿和吃回扣；手续不合格、发票不符合要求不准付款；计划、采购、验收不准一人完成 ；不准私自更改采购计划；不准私自参加有关商家邀请的吃、玩、旅游和各种发布会、座谈会等。

第三章 组织机构

为规范采购工作，成立以下组织机构：

1、采购委员会： 主任：分管副局长

成员：总务科、业务科、财务科及相关科室负责人等组成。

2、监督委员会： 主任：支部书记

成员：纪检委员、审计人员等组成。

第四章 采购方式和范围

第十条 采购方式

1.政府采购：凡是符合政府招标采购范围的物资设备必须纳入政府采购。要做好采购前的评估、采购中管理监督、采购后验收和效益分析，加强监督管理。政府采购的方式有：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式，具体以申报批准的方式进行。

2.协议采购：严格按照市政府行政事业单位协议供货目录执行。采购5000元以上的商品，必须选取3家以上具有政府协议采购供货商资质的商家竞价比选，同时加强售后服务的管理。采购5000元以下的商品，选取1—2家政府协议供货商进行对比价格，采购价格不得高于协议供货价。

3.自主采购：

（1）自主招标采购：单次金额在1万元以上或集中金额在2万元以上政府采购以外的物资，必须采取竞争方式招标采购，选取3家以上符合条件的供货商进行比选。纪念品等批量物资纳入此类采购。

（2）自主零星采购：单次金额在1万元以内政府协议采购以外的物资进行自主零星采购。尽量采取使用公务卡支付，量少、不急需的物资尽量凑少成多集中采购，选择大型、正规商家采购。采购价格不得高于市场零售价。如零星办公用品等纳入此类采购。

第十一条 采购范围

1.办公用品类：各类办公用品、电脑打印机耗材、印刷品、图书资料等。

2.总务后勤类：电工电料、水电五金及设备、劳保用品、塑料制品、被服床单及洗涤用品、消防器材、燃油、燃煤、车辆及维修等后勤物资。

3.药品耗材类：药品、化学试剂、卫生材料、一次性耗材等。

4.器械设备类：医疗器械及各类医疗设备等。5.纪念用品类：无偿献血纪念用品。

第五章 采购程序

第十二条 计划和立项

1、一般程序：常用物资由使用科室提出申请，总务科制定采购计划，提交分管局领导审核。

2、突发事件的紧急采购或临时急需采购，5万元以上的紧急物资请示政府采购部门，按照政府采购部门要求进行申报。5万元以下的紧急物资，由使用科室提出，经过分管局长审核、局长同意后，及时交总务科采购。3、10万元以上的大型物资设备采购，使用科室依据业务需要提出采购申请，报总务科，由总务科提交分管局领导，分管局领导审核后，提交局务会论证认可后，局长审核批准立项。设备投入运行后，由总务科负责进行设备效益分析。

第十三条 调研和论证

物资采购计划立项后，分管局领导负责组织总务科、使用科室、纪检人员、审计人员进行市场调研和考察，考察结束要写出书面考察报告，并在局务会上进行通报，必要时出示样品，提供讨论决策的依据。

第十四条 招标和评标

纳入自主招标采购的物资，由采购委员会指导总务科按政府既定的规章办理，申请实施的使用科室、纪检人员、审计人员等有关部门均应全程参与。招标、议标结果应由所有参加招标、评标人员签字方可生效。

第十五条 验收和入库

严格执行出入库验收制度，常用物资由总务库管人员负责验收（包括品名、规格、型号、有效期、生产厂家、批准文号、注册商标、进口批文、检验报告、外观质量、数量、单价、总价等），合格后方可入库。

仪器设备要使用科室、审计人员、纪检人员依据采购合同要求共同验收。所有物资的验收，均应详细记录验收结果并有全体验收人员签名。

第十六条 资金支付

物资采购发票应先由采购人员、验收人、总务科科长签字，报分管局长审核，最后由局长审批报销支付。缺一手续财务科不得付款。发票必须随货同行，金额、项目名称、数量等参数与采购合同相符。分期付款的按采购合同付款比例，依据发票审批手续进行分批分期付款。

第七章 附则

第十七条 采购人员在采购活动中有违法违规行为的，由有关部门追究相应责任，同时调离采购工作岗位。

第十八条 其他未尽事宜，按国家现行有关法律、法规办理。

第十九条 本办法自发文之日起执行，此前有关文件规定与本办法不一致的，以本办法规定为准。

第四篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强××公司（以下简称“公司”）物资采购管理，降低物资采购成本，确保物资供应，保障正常生产、经营、基建、办公秩序，明确采购权限和责任，特制定本办法。

第二条 本办法所指物资为公司本部及所属各单位生产经营用的各种设备、配件、辅助材料、五金、日杂、低值易耗品、劳保用品、基建材料等。

第三条 物资采购工作要树立快速有效、规范操作、阳光采购、服务一线、保障供应的思想。坚决杜绝关系采购、人情采购，做到公开、公平、透明、高效。通过集中采购与授权采购相结合方式，发挥批量采购优势，优化公司物资采购供应渠道。

第四条 申请采购物资的部门或单位（以下简称申购部门）应配备专（兼）职计划采购专员，负责与物资采购归口部门协调物资计划申报、审批和相关采购工作。

第二章 采购部门职责

第五条 经营管理部是公司物资采购的归口管理部门，负责公司全部物资采购计划的汇总编制、采购组织、出入库管理、物料综合利用等工作。具体职责为：

（一）负责指导申购部门制定物资采购计划和物资保管、出入库管理制度。

（二）负责对申购部门计划采购专员物资采购业务工作的指导和监督。

（三）负责组织大宗、大额物资采购的询价、议价、比价和招标采购工作。建立物资采购台账、借款明细账及应付款明细账，并定期与财务部门对账。

（四）负责按计划和公司采购流程及时采购供应所需物资，确保生产、建设和办公需要。

（五）负责定期组织申购部门清理废旧物资和闲置报废设备，向公司提出处置报告，盘活资产。

（六）负责组织申报部门对物资进行验收，并对物资在使用过程中出现的质量问题进行协调处理。

第三章 申购部门职责

第七条 负责本部门需购物资的计划申报、货物提取、验收、入库、领用出库等工作。

第八条 负责本部门采购物资使用情况相关信息的沟通和反馈，便于物资采购工作总结经验，提高水平。

第九条 负责对经营管理部下发的《自行采购通知书》中零星、小额、特急需求物资按规范进行采购。同时将自行采购的物资清单每月10号前以统一表式（见附件一）报经营管理部备案。

第十条 负责所属部门物资仓库管理，保证物资安全。第十一条 本办法中所有附件表在上报书面材料时需附电子版。

第四章 物资采购原则

第十二条 未经经营管理部审核并报公司领导批准的物资不采购。第十三条 库房内备品及闲置物资能够满足使用的不采购。第十四条 凡本地区能采购的物资，在无价格和质量优势的情况下不到外地采购。

第十五条 物资采购工作，应根据不同情况分别采取“公开招标”、“竞争性谈判”、“货比三家”等方式进行，做到同类企业比质量，同样质量比价格，同质同价比服务，择优确定供货单位。无论采取以上何种采购方式都必须有完整的书面形式记载采购工作全过程，以便存档查验。

第十六条 对于需要试用的物资，是否采购必须由使用部门索取并提交相关试用鉴定报告，并经公司领导审批后再行采购，不得在试用鉴定前采购。

第五章 供应商管理

第十七条 供应商是指与公司发生物资买卖行为的法人或其他经济组织。合格供应商确定的原则：

（一）公平、公开、公正原则；

（二）技术领先、质量过硬的产品优先原则；

（三）同质同价、系统内生产厂优先原则；

（四）总量控制，优胜劣汰原则；

（五）以生产厂为主，代理商为辅原则。第十八条 合格供应商的基本条件

（一）资质资信证明齐全（包括但不限于工商、税务、机构代码、银行开户、生产许可证等相关证件）；

（二）符合国家安全标准的证明材料和产品所需的资质证明材料；

（三）从事专卖销售的供应商必须持有专卖许可证明。其他代理商必须持有生产厂家或销售总代理提供的书面授权书、委托书或证明文件；

（四）生产经营国家有特殊标准的商品必须持有产品需要的相关资质证明或经营许可证；

（五）采购活动要求的其它材料。

第十九条 经营管理部广泛征集供应商信息，根据所属行业目录逐步建立供应商资料库。在以“竞争性谈判”、“货比三家”等方式进行采购时，应从资料库中随机抽取所需供应商，并由物资申报部门与资金财务部进行监督。

第六章 物资采购管理

第二十条 定期申报：需采购物资的部门应在每月15号前将下月本部门“物资采购申报表”（见附件二）经本部门负责人审核签字并报公司分管领导签署后交经营管理部，经营管理部据以审核汇总编制下月公司“物资采购计划表”（见附件三）按物资采购管理权限报公司相关领导审查批准，经营管理部根据公司领导审批的采购计划，组织采购。有关部门如不按规定时间和要求上报采购计划，造成采购计划漏报或错报，由此对生产经营、工程建设或办公造成影响的，由漏报、错报部门负责。

第二十一条 特殊补报：对生产经营中漏报或临时发生需求的物资，允许有关需求部门每月10号前补报一次，填写“补报物资采购计划表”（见附件四），经申购部门负责人审核，分管公司领导审查签署后，送经营管理部。

第二十二条 应急物资：对生产经营中急需的物资，有关部门或填写《应急物资申报单》，经各部门审批后报经营管理部进行采购；经营管理部收到《应急物资申报单》后，应按特事特办的原则组织加急采购，但每个部门的应急申报每日不超过一次，否则如虽经加急采购，仍不能满足需要的，由申购部门负责。

第二十三条 特殊物资：对以上类别未能包括在内特殊物资的采购，由经营管理部另行制定办法予以处理。

第七章 物资采购方式及合同管理

第二十四条 对机器、设备、生产用运载工具、单件价格达5万元以上的备品、配件、大宗材料、燃料、溶剂等物资，必须按公司规定采用公开招标或邀请招标方式组织招标采购。

第二十五条 对单件价格低于5万元的设备、配件、少量物资、耗材或虽单价超过5万元，但难以组织招标的，经书面报告原因并获公司领导批准，由经营管理部牵头，会财务部、物资使用部门共同组织“竞争性谈判”或“货比三家”采购。

第二十六条 对零星、小额、特急的物料需求，在履行批准手续后，由经营管理部下发“自行采购通知书”（见附件五），交需求部门按通知书列明的数量、规格、型号、品牌、供应商进行自行采购。采购完成后，经营管理部对采购物资的价格与前期采购的同类物资价格进行比较并备案。第二十七条 经营管理部和各物资需求部门必须严格执行上述采购规定，不得“化整为零”或以其它任何方式规避招标或集中采购。

第二十八条 以下情况经公司领导书面同意可不进行招标采购：

1、所需物资只能从唯一供应商获得；

2、出现不可预见的紧急采购，按招标程序完成采购可能造成重大损失或严重后果的。

对此类不能招标采购的物资，也应组织多部门人员共同询价、洽谈、完成采购全过程。

第二十九条 签订物资采购合同时，要严格按照《中华人民共和国合同法》和公司《合同管理办法》执行，合同中要明确产品产地、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期限、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式以及其它注意事项等。付款方式确定原则上应为“先货后款”，特殊情况需要先款后货的需经公司领导批准同意。

第三十条 对于市场及生产厂家短缺而申购部门又急需的物资，经营管理部要及时征求申购部门意见，在申购部门同意后可采购申购部门需要的代用品。否则出现不良后果由经营管理部相关责任人负责。

第三十一条 经营管理部未能按时完成采购任务时，应及早向申购部门负责人说明原因，并提出解决方案，拟定补救办法和处理对策。对严重影响生产经营的特别重大事项，应及时汇报公司领导，同时应追究相关人员责任。

第八章 物资验收入库管理 第三十二条 采购物资到货后，经营管理部通知申购部门办理物资入库手续，并与计划采购专员会同相关人员到场参加验收，按照采购清单核对清点物资名称、规格、质量、数量，检查包装封印是否完好，计量物资称重验收，计件物资按清点数量验收。计划采购专员、参加验收人员均应在验收单上签字，并作为财务部门付款的依据之一。

第三十三条 申购部门在入库验收中发现的问题要及时通知经营管理部，并同时做好原始纪录备查。对责任不清的物资严禁验收入库。

第三十四条 验收不合格的物资，计划采购专员严禁接收入库，并同时报告经营管理部处理。

第三十五条 对托收而货未到，或货到发票未到，经营管理部与申购部门应及时沟通，尽快查实情况，协调处理。

第九章 物资领用发放管理

第三十六条 物资的领用、发放、须按“先进先出、计划供应、节约用料”的原则进行发料。发料时要坚持“一核对、二签字、三记账、四盘点”的程序，违反发料原则造成物资失效、霉变、锈蚀、大料小用、优料劣用以及差错等损失，由相关管理人员承担责任。

第三十七条 领用物资时，须填制领料单，经申购部门负责人签字后到仓库领取所需物资。领取物资时要有发料人，领用人签字。

第三十八条 仓库保管人员应严格遵守先办理领料手续后发货的原则，严禁先出货后补手续和自行发货。

第三十九条 领用材料时，应严格按照申购部门领料单规定的内容和要求填写，不准作任何更改，如填写错误必须重写。对不符合规定的领料单，保管人员有权拒绝发货。

第四十条 物资材料的转让和外售，以及废旧物资的处理，申购部门须书面报告公司，经公司相关部门鉴定，领导审批、定价，保管人员凭财务部收款出库凭证，方可对外出售。

第四十一条 设备备件的领用实行以旧换新制度。其中工具必须建立工具领用卡，规定使用年限，达到使用年限的，实行以旧换新制，因客观原因确实无旧件退库的，经申购部门负责人签字同意后方可领用。

第四十二条 大宗办公用品由申购部门编制计划，申购部门负责人审核，交公司行政人事部汇总，报分管公司领导签署意见批准后，经营管理部统一采购，交行政人事部登记发放。

第四十三条 物资出库后要及时登记账簿，保管人员按月核对帐目，按时填报材料购入、消耗日报表。保管人员须每月、每季度、半年、年终各盘点一次，做到帐帐相符、帐物相符、帐卡相符、卡物相符。

第四十四条 库房的所有发料凭证，原始单据应由保管人员妥善保管，以备查验，不可丢失。

第四十五条 申购部门不得随意将物资借给外单位（个人）使用，确属单位间特殊关系需借用物资的，审批权仅限公司董事长或总经理。同时必须办理借用手续，并要求借用方保证借用物资完好归还，否则由相关责任人照价赔偿。

第四十六条 每月月底各单位将库存物资以统一表式上报经营管理部（见附件六）。

第十章 附则 第四十七条 本办法适用于公司本部及所属各单位。

第四十八条 本办法由经营管理部负责解释和修订，自发布之日起实施。

第五篇：物资采购管理办法

XXXX有限责任公司 物资采购管理办法

一、总则

为规范公司的物资采购，对采购工作进行规范化管理，结合公司具体实际，制定本办法。

本办法适用于公司的各类物资采购及购入物资的分类、编号、计划、保管与结算管理等工作。

办法中各类物资是指与生产、维修、工程建设、经营有关的原材料及主要材料、辅助材料、燃料、备品备件、工器具、劳保办公用品等。

二、物资采购职责

1、采购部负责原材料、辅助材料、轴承、二类机械、钢球等物资采购的控制管理，包括采购原则、程序、工作质量的把关，以及物资验收、入库管理。

2、安全生产部负责生产设备、备品备件、机电设备、DCS配件、润滑油生产车辆配件等物资采购的控制管理，包括采购原则、程序、工作质量的把关，以及物资验收、入库管理。

3、化验室日常化验药品、用品由工艺技术部负责采购。

4、各部门的办公用品、家具等由综合管理部负责采购。

5、物资采购的审核程序：部门主管→公司主管领导→总经理审批。

6、大宗原燃材料的采购计划、质量检验、堆场管理、分类入库、出库由工艺技术部负责。

7、电气配件、DCS系统配件、监控配件的质量检验、验收由电气首席工程师负责。

8、设备、备品配件的质量检验、验收由机械首席工程师负责。

9、所有采购人员必须了解和掌握公司有关材料供应的规章制度，掌握各类合同约定的材料供应管理条款，熟悉分管材料种类的名称、规格、型号、供货厂商及存放保管要求，并建立规范的分类台帐，做到帐、物相符，动态准确，与财务报表相一致。

10、公司各部门负责本部门所需物资计划的拟定和申报，相关规定均应按本办法执行。

11、采购部负责其他物资的计划编制、申购和核发以及公司授权范围内的委托采购物资的管理工作。

三、物资的分类

1、公司所有的物资按以下标准分类： 按物资在生产中的作用分为：

a)大宗原燃材料包括：原煤、石膏、铁粉、砂岩、包装袋、耐火材料和混合材等；

b)辅助材料包括：金属、电料、橡胶、燃油、轴承、五金水暖、化工、杂品、建材、工具、劳保；

c)备品配件包括：工艺生产机械备件、DCS材料、耐磨耐热钢件、非标紧固件、工程机械备件、运输车辆备件，其中有国产、进口和自制备件之分。

2、按物资的使用范围来分： a)生产产品用料；

b)维修用料包括生产、生活设施的维修； c)基建、技改等专项用料； d)劳保用品。

3、按物资管理体制分：

a)采购部统一管理的物资。b)非统一管理的物资。

四、计划编制

1、采购部应于每年年底根据“生产经营计划”和各单位报送的“年用料计划申报表”，汇总编制原材料、辅助材料“年采购计划申报表”报公司分管领导、核批，并及时将核批结果反馈给用料单位。在“年采购计划申报表”的基础上，按月编制出“月度材料采购计划”，在保证生产经营需求的基础上，严格控制库存量，并根据实际情况会同计划财务部、工艺部制定出库物资的最高存量和最低存量。

2、安全生产部应于每年年底根据“生产经营计划”和各单位报送的“年备品备件、检修计划申报表”，汇总编制备品备件、检修用料“年采购计划申报表”报公司主管领导核批。在“年采购计划申报表”的基础上，按月编制出“月度材料采购计划”，在保证生产经营需求的基础上，严格控制库存量，并根据实际情况会同计划财务部制定出库物资的最高存量和最低存量。

3、材料采购计划的制定依据以下方式操作: a)大宗材料每月由安全生产部根据生产工艺的质量要求和产量计划，编制材料需用量计划，并于月底23日前提交采购部。辅助材料每月由采购部根据生产工艺的质量要求和产量计划，编制材料需用量计划。采购将两项计划合并后于月底24日前报送计划财务部。

b)大修、更新改造以及备品备件用材料，由安全生产部根据各单位项目预算，并根据项目实施的时间编制材料需用量计划，于月底23日前报送财务部。

c)采购部、安全生产部每月根据各部门所申报的用料计划，结合当前可存量汇总编制出“月度材料采购计划”，会同财务部综合平衡后，于每 3 月25日前报公司领导审批。

d)采购部、安全生产部每月应在“月度材料采购计划”的基础上，编制材料采购资金使用计划表并于每月25日报送财务部，财务部根据公司资金计划统筹安排资金。月度未申报计划的采购，财务部原则上不作资金安排，不办理银行结付。

e)管理部门所需材料，应由各部门自行申报需用量计划，于月底23日前按责任划分报送相关部门采购。

五、采购

1、根据采购计划，对委托及零星采购物资按照询价、议价、签订合同的规范程序办理采购手续。

2、用于生产的物资（含材料、零配件）以工艺图纸上的技术标准和有关要求作为依据进行采购。没有图纸的由计划申报部门和工艺技术部提供相关资料，以保证采购物资的质量要求。

3、技术含量高且贵重的物资采购，计划申报部门和工艺技术部应派出专业技术人员配合采购人员参与市场调查和采购。

4、物资采购的有关操作程序规范如下：

a)生产用材料采购根据“月度材料采购计划”，办理采购业务； b)对于生产急需，仓库无库存需紧急（因紧急抢修需要的零配件及非经常消耗性材料）采购的，可由需求部门填具“紧急请购单”，经公司领导批准后，根据采购职责划分，由采购部或安全生产部直接比价采购。一次或单件金额在5万元以上的或确需签订合同的采购，应及时按照与供应商的事先约定补签合同；

c)对使用部门以生产急需为理由，而无计划或盲目申报的采购计划，采购部或安全生产部有权拒绝办理；

d)对于零星采购业务，原则上应与供应商签订供应协议；对于金额 4 小无需签订合同或无法签订合同的，应按照公司审批程序办理采购。

六、物资的接运

1、物资接运是物资供应者或承运者（含提货人）直接同仓库发生业务联系的活动。

2、到供货单位提货，一般由采购货物的经办人办理提货，对到达物资的基本质量状况、包装完好情况及托运方式等机型必要的验收和验证，发现异常应及时记录并处理。在车站、码头提货，一般由订购货物的经办人办理提货，对到达物资的基本质量状况、包装完好情况及托运方式等进行必要的验收和验证，发现异常应及时记录并处理。

3、提运人必须确保货物的途中安全。

4、物资运回后，必须同仓库保管员办理交接登记手续。

5、对一些大批量到货及到货物资重量或体积较大的应尽早将到达时间通知仓库保管员，以便及时准备装卸搬运设备、作业人员与存放货位。

6、提货人员要在货物到达后及时向仓库保管员提供到货明细表、装箱单、质保书、进货凭证等，为验收做好准备。

七、结算付款

1、采购物资应取得合法有效的增值税专用发票，发票单据及其联次必须齐全，否则，财务有权拒绝受理。

2、办理采购业务时，确实无法取得增值税专用发票，必须事先向财务部说明情况，并征得财务部门同意办理。

3、采购过程中发生的运输费用，必须取得合法有效的运输业统一发票，零星提货发生的运杂费用，可不作为运输费用处理。

4、办理采购业务时，在价格商定后，尽可能采取一票制。

5、采购金额在二千元以上的，原则上通过银行办理结算，二千元以内的可以办理现金结算，超过二千元以上确实无法通过转帐支付的款项，必须事先征得财务部门的同意，方可以现金方式支付。

6、物资入库后，款项必须当即支付的，采购员应将发票、入库单、验收单、申请汇款单等办理齐全送交财务后，财务方可办理入帐和款项结付。

7、物资入库后，货款根据合同或事先约定暂时不需当即支付的或暂时没有开具发票，仓库管理员根据物资清单、验收单等办理齐全送交财务部，财务部依据以上票据进行记帐。

8、支付前期欠付的货款时，应由采购货物的经办人，按照事先约定的期限或合同规定的时间，根据部门申报的资金使用计划，填具资金会签单，按审批程序批准后，方可到财务部办理款项结付。

9、支付物资采购合同预付款时，应由合同经办人，按照事先约定的期限或合同规定的时间，填具资金会签单，经部门主管、主管副总、总经理、总会批准后，方可到财务部办理预付款。

10、支付提货款时，应由合同经办人、验收人员，按照合同规定，到货物所在地进行检验，确认无质量和其他问题后，方可填具资金会签单，经主管副总、总经理、总会批准后，方可到财务部办理提货款。

八、物资的验收入库

1、库管在接到物资进库通知时，要做好各种准备工作（包括堆放场地、卸货人员、吊具等）。

2、各类物资入库前都必须严格履行验收手续。

3、根据不同类别的材料物资，验收除有仓库保管员到场外，相关部门的专业技术人员也必须到场把好专业技术质量验收关。

4、物资验收时，验收人员应依据采购计划单，货物运单及明细码单、货物转运单等单据，对实物的型号、规格、数量、质量当面逐项核对、清 6 点，并按规定的项目做好验收原始记录。

5、理论核算的物资要认真做好检尺核算，并详细登记，做好验收记录。

6、计量进货的物资，进库前要通过指定的有效磅秤计量方可入库，以过磅单数量为准（需过磅的物资以买方磅单为准）。

7、验收过程中若发现异常情况（质量、型号规格不符合要求、数量短缺或与采购计划不符等）应及时报告部门领导，同时通报采购员，暂不办理入库手续，另行存放，做好标识，等待处理。

8、验收时限要求：一般物资当日当场验收登记入库，小批量材料物资须在两个工作日内完成验收，大批量物资验收不得超过三天。

9、物资验收合格入库后要及时开出验收单，并按签字程序办理签记帐手续。

九、领用管理

1、领用单位应凭有效领料单领取物资，仓库管理员按单发料，杜绝随意无单借料或口头同意发料的发生。特殊情况需经采购部、安全生产部负责人签字，并出具借据方可发料，并督促领料人在2日内补办领料手续。

2、物资发放按照先进先出的原则，做到数量准确，质量合格，当面点清，手续清楚。对名称、型号、规格、数量不明确的不发，无审核手续的不发，私自涂改或字迹不清的不发，领料单据不全不发。待验收的物资原则上不发，如因生产、维修急需，必须经公司主管领导审批后发放。

3、调拨单与实际发出的数量不等，保管人员做好记录，双方认可，采取多退少补的办法，下一次发料的补退。

4、凡是计量入库的物资，要按计量发出，理论换算入库的按理论换算发出。

5、对于公司技改项目则必须经公司领导集体确认方案，再按程序审批后，方可提供物资。

6、对生产、维修性备件坚持交旧领新原则，特殊情况可凭完备的手续加打旧品欠条可先领新品，后交旧品。旧品应登记入帐，妥善保管，能修复的应安排修复再利用，不能修复的由采购部统一进行报废处理。

7、各种包装物应妥善留存保管，能利用的尽量利用，废旧物资处理由采购部按制度组织执行。

8、保管员要对所发物资的准确性，及时性负责。

9、各用料单位应在工作时间内领料，如因特殊情形需在夜间或节假日领料时，应填具借条经生产值班主任审核后，值班保管员予以发料，但次日上班后，用料单位应办理正式领用手续，换回借条。

10、库管每月25日应向财务部报送当月“材料收、发、存月报表”、“物资消耗汇总表”（生产期应编制“大宗原燃材料消耗汇总表”、“辅助材料消耗汇总表”、“修理用备件消耗汇总表”），财务处据此作为分配材料的依据，相应编制“物资材料消耗分配表”，按照使用单位受益对象直接分配到成本计算项目。

十、仓库管理

1、根据材料物资的特性结合仓库条件，按编码实行分区分类专项专储，性能不同、互有影响、灭火方法不同的物资不能一起存放。

2、材料物资堆放遵守合理、牢固、定量、整齐、节约和便于先进先出的原则，采用不同堆码方法，对露天存放的物资上苫下垫，根据场地要求成行成线，成方成垛，标记清楚。

3、在日常维护保养中，必须实行“预防为主、防治结合”的方针，认真做好防变质，防锈蚀等日常维护保养工作，对保管的材料物资可能发生的各种损失进行积极的预防，定期对材料物资进行在库检查。

4、做好仓储计量工作，爱护计量器具，正确使用法定计量单位。

5、保管员为仓库防火防盗的第一责任人，应一丝不苟地履行自己的职 8 责，做好仓库安全工作，发现材料物资损坏，被盗等情况要及时汇报处理，减少损失。

十一、存量控制

1、采购部、安全生产部应注意监控库存物资的存量情况，根据生产经营需要，合理地制定库存物资的储备定额，并根据实际情况每半年调整一次。

2、采购部和安全生产部要在实际存量控制时要经常分析资金时间价值与物价涨跌，购运时间的变动与仓储容量，耗用情况与市场动态，储备损失与停工损失，购料方式与物资来源等因素，实现科学的动态管理。

3、采购部、安全生产部每半年一次向公司计划财务部上报库存时间达一年以上的库存物资明细表，并对部分库存的增、减情况列入考核。

4、制定物资采购计划时，必须结合当前库存进行必要调整，以免重复采购。

十三、盘库管理

1、库管应做好永续盘点，保证帐物卡三者相符，发现问题及时查找原因并上报部门领导。

2、年终对仓库物资进行全面彻底清查并编报盘点报表。

3、盘库中发生盈亏要填报《物资盈亏（亏或损）单》，说明原因，报总经理批准后，入帐冲销，盈亏物资任何单位及个人不得擅自处理。

本办法2006年 月发布实施。