公文办理程序

第一篇：公文办理程序

一、公文处理程序及要求

（一）收文：一般环节为拆阅——登记——填写承办（传阅）单——送交领导签批——按领导意见办理——归档。

1、向上级报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

（1）审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定，是否附有填写清楚的“同济大学内部请示报告”单。（2）进行收文登记。

（3）按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。（4）按领导的批示意见办理。

（5）将领导的意见摘录到收文登记簿上。（6）将处理完毕的来文退还报送单位。

2、上级领导部门来文的处理程序：

（1）通知、指示类的文件应在登记后将“办文处理笺”贴附在文件首页前。（2）签写办公室拟办意见。

（3）按照办文意见转有分管领导或主要领导批示。（4）将领导批示摘录到收文登记簿上。（5）检查来文的办理、落实情况。

（6）将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

（二）收文工作要求：

1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉局领导的职责分工、主管单位，了解各内设部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送内设部门考虑承办意见。

4、组织传阅时，应采取以秘书为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。

5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

（三）发文：一般环节为拟稿——核稿——会签——签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。

1、拟稿：

（1）发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。（2）正文首页应使用红头文件。

2、核稿：由拟稿部门负责人对文稿内容和发文名义进行审核。

3、签发：

（1）送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

（2）以党支部名义上报或下发的文件，由支部书记签发；以部门名义上报或下发的文件，由主要领导或分管领导请示主要领导后签发

4、编号：

按照发文的类型，进行分类登记编号。

5、打印：经签发、编号后的文件送交打字室打印。

6、校对：一般由拟稿人校对，重要的文件须交分管领导进行二次校对。

7、印制： 校对后将清样返还办公室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

8、盖章：

（1）以局名义发出的文件，必须由局主要领导签字后，盖局印章。（2）以党支部名义发出的文件，由支部书记签字后，盖党支部印章。

（四）发文工作要求：

1、了解本级部门的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现主要领导的意图。

3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷，注意时效。

第二篇：公文办理程序（定稿）

公文办理程序

公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

一、收文办理程序

收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：

1．签收、拆封和登记

（1）签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。机关的收文主要有三个：一是机要交通送来的机要件；二是邮局送来的挂号函件和电报；三是外机关和部门直接送来的文件材料。

对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；3.查清文件封口是否破损，包装是1 否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

（2）拆封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设臵的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

（3）登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保证文件的收受和处理。公文登记的作用主要有：1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2.便于检查和检索文件；3.便于文件的统计和催办工作；4.作为核对与交接文件的凭据。

公文登记的具体范围：1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；3.重要的带有密级的刊物、资料；4.其他机关商洽问题和需要答复的文件；5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。不必登记的材料和文件：1.各种公开的和内部不保密的出版物；2.一般的公开信和不应拆的私人信件；3.已被综合性文件包括的文件材料；4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的《收文登记簿》）内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式。2.分发和传阅

（1）分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。原则：主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。

分办环节的工作要求：①确定分办依据。分办应主要依据公文性质、重要程度、涉密程度、紧急程度、内容所涉及的职责范围、各职能部门或领导人的职责分工及其他人员分工、有关办文办事的程序、规定或惯例进行。②遵循分办原则。公文分办原则是主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。按照这一原则，分办应分类进行。A.首先，是将收文分类，即分出主件与次件、急件与平件、阅件与办件、密件与非密件，将电报、急件、挂号信或专递公文等臵于其他收文前面处理；B.其次，是将处理者分类，3 即按不同情况将待办收文优先分给本单位的主要负责人、主管负责人或主管部门阅处，使公文主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。具体做法分为：a.“亲启件”径送负责人本人；b.责任分工明确的业务性公文径送各业务部门；c.综合性公文径送综合办公部门；d.回复性公文径送原承办部门或主办人员；e.已注明具体阅知对象和要求的阅件直接组织传阅；f.不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送。③形成分办程序。应总结本单位收文的分办规律，使之程序化和规范化，保证分办迅速准确：a.对于符合要求的公文，应先请主管负责人阅示，然后按照职能分工或负责人的批示转请有关部门或处室研究处理。b.属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或经领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关部门或处室研究办理。c.属参阅、知照性质的公文，由公文处理工作机构分送处理。d.公文内容涉及几个部门，可将有关部门列表附于文上，送各部门传阅；或由持有公文原件的主办部门将主要问题转告其他有关部门处理；或复印若干副本分发各有关部门同时处理。e.对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的公文进行加工编辑后再分办。④制定工作制度。a.分办交接登记制度。b.限时分办制度。c.退文制度。(2)传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。属于传阅件之列的主要包括：1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文件，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的问题：1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”；3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

3．拟办、批办与承办

（1）拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。做好拟办工作，要做到以下几点：1.拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行5 的拟办意见。2.要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。3.要熟悉业务。4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。5.拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。

(2）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。4.名项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

(3）承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。公文承办有两方面的意思：一是从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。二是从公文处理工作来说，主要是指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。

承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点：1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。2.对没有领导签署批办6 的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。

4.催办、查办与注办

(1）催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办工作一般有两种情况：一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

催办工作应当注意做到的几点：1.要明确催办范围。2.要明确催办落实。3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。选用形式的方法：1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，7 了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。3.如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

(2）查办。是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：1.领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；2.各种会议的决办事项；3.文件、电报的拟办、拟复事项；4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；5.领导批示或交办的事项。

查办与催办的异同：相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。区别：1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，可办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。2.查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作8 风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

查办工作一般按以下程序进行：1.阅读有关材料，搞清查办的问题。2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由；B.明确办理要求；C.指明承办单位或承办人；D.规定完成时限；E.提出办结后的反馈要求。3.查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。4.查办的结果与反馈。（结果的几种情况：A.肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；B.否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。）5.立卷归档。

(3）注办。是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办一般包括以下内容：1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

二、发文办理程序

发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。

1．拟稿、审核与签发

（1）拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交待或批办的意见草拟文稿的过程。

公文拟稿必须注意的问题：1.符合党和国家的方针政策，符合国家法律、法规及市委、市政府有关规定。如提出新的政策措施或超出现行规定范围的，应当充分阐明理由。2.情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，篇幅要简短，标点要准确，书写要工整。3.遣词用字要规范，词语搭配要准确。使用简称时，一般应当先用全称，加以说明后再使用简称。4.人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间应当写明年、月、日。数字书写一般用阿拉伯数字。在同一公文内，数字的使用应当前后一致。应当使用国家法定计量单位。5.引文要核对原文，做到准确无误，删节得当；引用其他公文内容，应当先列出该公文的标题，之后在括号内注明文号。6.根据公文内容和行文规则，准确使用公文文种，标明紧急程度和秘密等级。7.文10 字结构层次的次序:第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“(1)”。

(2）审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。公文的审核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名义行文。2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6.查公文格式是否符合规定。查文种的使用是否恰当；查公文标题是否能正确体现文件内容；查公文格式安排是否得当。

（3）签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。需要注意的几个问题：1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。4.文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。5.几个相关或部门的联合11 发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

2.核发、缮印与校对

（1）核发。是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。核发的内容与要求：1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。3.编排发文字号。4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。5.确定分送单位和印制份数。

（2）缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。缮印公文要注意的问题：1.“缮印” 工作一定要严格按照《格式》要求进行。2.“缮印”过程中要注意保护好“原稿”，保证不折、不损、不丢失。3.“缮印”过程中如对原稿产生疑问，应及时与承办人联系，不得私自改动。4.缮印机密文件。缮印秘密文件应由专人负责，保护文件安全，对底稿、废页、清样等材料要严加看管，妥善处理，及时销毁。

（3）校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和稍除书写、排字上的错误。12 公文校对的两种方法：一是由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；另一种方法是完全由承办人员负责校对。方法：①对校法，适用于公文定稿上改动较多的情况。即将定稿臵于校对者左方或上方，校样臵于右方或下方，逐字逐句核对。②折校法，适用于定稿整洁、改动不多的情况。即定稿臵于办公桌上，轻折校样，将其中待校文字对齐定稿的相应文字行下，一一核对。③读校法，适用于公文定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。即二人合作，一人读定稿，一人看校样校对。

校对公文必须注意以下几点：1．要注意有无政治性错误。校对各类文稿，遇到有关党和国家路线、方针、政策、法规的引文，一定要认真核实、查对原文，要确保其正确无误。在校对时要特别注意不同的政治性同素异序词。同素异序词往往容易出错，如“路线”写成“线路”，“议会”写成“会议”，“文明”写成“明文”等。2．要注意有无常识性错误。常识性的错误，往往是由于主观、片面地看问题，凭感觉记忆对一些似是而非的问题不做仔细地核实、查对造成的。这类错误表现在：一是同音异义字。如“实事求是”写成“事实求是”；“史无前例”写成“史无前列”；“副主任”写成“付主任”等等。二是发音相同而功能用法不同的三个助词“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”应为“得”、“蓝蓝地天”的“地”应为“的”，13 “认真的查对”的“的”应为“地”等等。三是混用形似而意不同的字。这些字有的只是一笔之差，它们有的读音不同，意义大相径庭的，如“干”与“于”、“戌”与“戎”；有的读音相近或相同，但意义也不一样的，如“拨”与“拔”，“列”和“冽”等等。四是笔划和笔顺完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。3．要注意数字使用上的规范化。有些文稿中的数字在书写时常有不统一的现象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有时又写作“一百多人”。4．越是认为不易出错的地方越要给予足够的重视。公文的标题、发文字号、成文日期、印发日期、发送范围甚至包括发文用纸，是不易出错的，但往往就是它们出错。其处错误常表现在：公文的标题有错字、漏字或别字；发文字号中的年份写错，如“ X X字［1988〕 X X号”写作“ X X字［1998）X X号”，发文字号中的方头括号“[ ]”用作“（）”、“〈 〉”或“【】”等括号；成文日期的差错主要表现在早于领导人签发日期，往往好以起草文稿的日期为成文日期，这是不正确的；发送范围常易出现的错误是“抄报”、“抄送”不分，抄上级机关的要标明“抄报”，抄平行机关、下级机关的要标明“抄送”，不能混用；发文用纸用错也是时有发生的，常易用错的是刊头字和字数都差不多的发文纸，如共青团文件和党委文件的发文纸。5．要注意标点符号是否使用正确。3．用印、登记与封发

（1）用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。公文用印要注意几个问题：1.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。2.成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，纵向与正文的距离依印章大小而定，印章用红色。3.联合行文需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；当联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，印章加盖其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4.除会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。5.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应当调整行距或字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

(2）发文登记。一切发出的文件，均应进行登记。发文登记一般采用薄册式形式。

(3）封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。公文封发注意事项：1.清点数量。2.特殊标注。对密件、急件、亲启件应加盖戳记；凡应回收的文件，要注明收回的时限。15 3.留出存本。外发的文件，应留出若干份作为存本，连同定稿一并归卷备查。

第三篇：公文发文办理程序

公文发文办理程序

发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。可划分为四个阶段：

第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。

拟稿。即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诸文字，草创供进一步完善的原始文稿。

会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。

审核。指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。

签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。

第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据，以手工缮写、机械誊写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核发。指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。

登记。这里指发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。

缮印。即以誊录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。

用印或签署。即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。

分装。指按照规定具体拣配和封装公文。

发出。指将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文者。

第四阶段：处置办毕公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。

第四篇：秘书公文办理程序、注意事项

文电是机关开展工作的重要工具，通过文电指导工作是机关发挥职能作用的基本途径。因此，及时正确地处理好各类文电，是机关干部必备的基本素质。处理机关日常文电一般有两种方式：一是转发上级文电；二是根据上级指示和工作需要，起草下发本级文电。

（一）需要经常办理的文电

按照不同的划分标准，军队机关公文可分为许多类别。比如，按文件来源划分，可分为收文和发文；按行文方向划分，可分为上行文、平行文和下行文；按文件处理要求划分，可分为需办和参阅、急件和平件；按内容保密要求划分，可分为绝密、机密、秘密和普通文件。《军队机关公文处理条例》规定，军队机关公文按照内容和作用分为以下13种：即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、通告和布告、会议纪要。除上述公文种类外，在军队机关工作中使用的其他公文，不单独成类，但应参照公文处理的有关要求办理。我们平时工作中经常遇到的有计划、安排、意见、总结、讲话和调查报告等。

（二）文电处理的一般程序

1、批办。包括收文、登记、拟办、批办、分送五个环节。这一步是办文的准备阶段。其中的关键环节是“批办”。批办，就是主管领导对收文的处理或就开展某项工作所做的批示。通常情况下，密码报自上而下，一般文件自下而上。批办的意见是否合理、准确，直接影响着办文质效。准确批办，既能加快文件的周转，又能提高工作效率，相反，批办意见不准确，必然导致部门之间相互扯皮、转来转去，影响办事效率。作为机关干部，为了帮助领导对收文做出正确的批示，应以认真负责的态度，根据文电的内容，积极主动地通过文字或口头向领导提出合理化建议，对文件的重要内容要标注，以便领导把握和记忆。

2、承办。承办文电是指在接到上级文电后，为落实上级的指示，在首长做出批示后，根据首长的批示制发具体实施意见的过程。包括拟稿、会签、核稿、签批四个环节。承办拟稿是整个办文的中心环节。

3、制发。包括打印、盖印、登记、发文四个环节，这是办文的辅助性、技术性工作阶段。其中主要环节是打印和盖印。打印文稿的字体要规范统一。一般情况下，文稿的主标题用黑体二号字，副标题用宋体四号字，单位姓名用楷体三号字，正文用仿宋体三号字，正文中的大标题用黑体，小标题用楷体；打印文稿要认真核对，不能错字、漏字，错段、漏段，要核对到每个标点符号。装订要符合标准要求，不能漏页、错页、倒页。印章要盖在单位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要与打印文稿的单位名称相符。

4、反馈。文电下发后，要通过多种途径了解掌握文电贯彻落实情况，及时向有关领导汇报反馈，同时还要注意针对贯彻过程中出现的问题，及时给领导提出纠偏的建议，确保下达的文电能够善始善终地得到贯彻落实。

上述四步是一个相互关联、环环相扣的办文全程，缺少哪一步，或哪一步出现偏差，都会影响办文质量。

（三）处理文电应注意的问题

处理文电除了要严格按照上述程序办理外，还要注意做到以下三点：一是办理要及时。文电大都有较强的时效性，要尽快办理，不能拖拖拉拉，更不能不请示、不报告、搁置不管。对时限特别急的文电，必须在规定的时间内办完。二是表达要准确。大部分文电政策性强，拟制过程中要注意准确性，不能粗枝大叶、含糊不清。三是文电要保密。公文多数具有内部特性，一般都规定传阅范围，该谁知道就让谁知道。呈办结束，及时存放或返还保密室。用军内网传输公文要采取加密措施，绝不能用地方网办理公文。来源:考试大-秘书资格考试

第五篇：机关公文办理程序

机关公文办理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

一、拟稿

以党组、局机关名义发文，根据内容由各科室拟稿，非职能科室业务范围内的综合性和重要文件由办公室拟稿。

草拟公文应当做到：

1．符合党的方针政策，符合局党组、局机关有关规定。

2．情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。一律用签字笔或钢笔书写，不能用铅笔或圆珠笔。

3．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

4．结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”。

5．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

二、核稿、会签

公文起草后，拟稿科室负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上科室或部门，必须履行会签手续。

三、审核

以党组、局机关名义发文，公文送局领导签发之前，应当由局办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合党的方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。

局办公室对下列文稿予以退回重办：

1．未经来文科室负责人核稿的。

2．文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的。

3．文稿潦草，字迹不清，自造简化字，用铅笔或圆珠笔起草或修改的。

四、签发

审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。以党组、局机关名义发文由局办公室送党组书记、局长签发。

十、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，对具有查考利用价值的公文，应及时整理（立卷）、归档，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

随着社会的发展，科技的进步，各机关职能的不断扩展，公文以几何级数在增加。面对浩如烟海的公文，人们不能也没有必要保留全部公文，而应有选择地重点保存其中有参考利用价值的公文，以备日后查考，为此，必须规定公文的归档范围。

一、应归档的范围

公文的归档范围，是指应予立卷归档的公文范围。立卷归档就是将办毕公文按照一定的原则组合成案卷后移交档案部门的活动。一个单位公文归档范围的划定必须考虑三个要素：

（1）本机关职能活动，即公文的内容真实地再现本机关产生、发展的历史轨迹，客观地反映了这个单位的管理活动，如行政管理、生产、科研、教学等各种性质单位总是形成具有自身职能活动特点的，其他单位绝无仅有的公文。因此，反映本机关主要职能活动和基本状况的公文应作为归档的重点，这些内容的公文一旦丢弃或销毁是无法恢复，无处可寻的。当然，这里所言的“职能活动的公文”，并不只是“本机关”形成的公文，还应包括本机关为了实现自身职能活动所接受的上下级和其他机关的公文，因为职能的实现总是在与各级各类组织的配合中完成的。

（2）公文办理完毕，即公文在处理程序上已经运转完毕，一方面是指收文程序如签发登记、拟办、批办、承办等各个环节的工作均以处理完毕，完全实现了公文的现实执行效用；另一方面是指发文程序如拟稿、会商、审核、签发、缮印、用印、传递等多种环节的工作已经完成，但对于收文机关来说，其现实执行效用才刚刚开始。可见，归档公文强调的是公文处理“程序”的完毕，而非指公文“信息内容”的完全处理完毕。

（3）具有查考利用价值，即归档公文必须对本机关日后的工作具有查考凭据作用，或者对社会某一方面的工作具有参考利用价值。公文归档的最终目的只有一个：利用公文承载的信息内容，了解工作情况，解决工作中的问题。如果没有保存利用价值，人们就没有必要花费如此多的人力、物力和时间来进行公文整理、保管、管理、开发信息等工作。

根据国家档案局的有关规定，一般机关的公文归档范围应包括以下内容：

（1）上级针对本机关的指导性的公文，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性公文，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。

（2）本级机关主要职能活动中形成的公文材料，如工作请示、报告、计划、总结，人事管理决定、通知，财务预决算报表、分析报告及各类账簿、凭证等。

（3）下级机关呈送的报请类公文，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据等。

（4）同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，或者本机关需参照办理的各种公文，如各种问函和复函，重要规定、办法、通知等。

机关在划定归档范围时，要特别注意以下情况的处理：

（1）联合办理的公文的处理，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

（2）兼职公文的处理，本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职权职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

（3）内部公文的处理，内部公文尽管没有正式公文的格式，如工作计划、总结、会议记录、调查报告等，但它们真实地的记载了机关的工作活动，应划入立卷范围。

（4）常用资料的处理，机关业务工作接收和收集的有关资料，如重要的公文汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等，是日常机关工作的重要工具，其本身并不反映本机关职能活动，因此不属于归档范围。但为方便利用，可将其单独整理，保存备查。

二、不予归档的范围

根据国家档案局的有关规定，不予归档的公文材料包括：

（1）重份公文；即同一公文有几份甚至许多份，包括一式多份的收文或发文副本，为办理而制发的复印件。

（2）无查考利用价值的事务性、临时性的公文。

（3）未经领导审阅、签发的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考价值的法规性公文、重要的方针政策公文、长远规划等的历次修改稿可以保存，以反映整个公文讨论、修改的全过程）。

（4）公文起草人为撰写公文而收集的素材公文。

（5）与本机关工作活动无关的抄送类公文、无价值的会议公文等。

（6）一般的人民来信及无特殊保存价值的信封。

以上公文归档和不归档的范围，只是一个通用的范围，具体到各机关的归档范围的制定时，应结合自身职能和业务活动的实际情况，制定明确具体的范围，便于文书人员或档案人员实际操作，保证归档案卷质量。

十一、公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。

一、分类方法

公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分——分组织机构——分问题——分保管期限。

（一）分

即按照公文形成、处理的特征将同一的公文分为一类，不同的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以为单位的独立类别，因此，按分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

分类，要求根据公文准确日期归入相应的。不同的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上的公文，针对这类跨公文可采用的常规处理方法有：

1．回复性公文放在复文，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷；

2．规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷；

3．总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年**项目财务决算”应放入XX年；

4．会议公文，放入召开会议的；

5．规范类公文，应放人公文针对的第一年；

6．两项内容的公文，归入主要内容针对的，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应。

（二）分组织机构

即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。因此一个机关一个内的公文按照组织机构标准分类的步骤是：将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门（办公室）的公文与业务部门的公文分开，各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

（三）分问题

分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。减少或避免了同一问题公文的分散现象。

在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一“问题”的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。因此问题分类的方法，适用于第三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少，立卷时应根据具体情况，灵活掌握。公文多时，可将一个大问题分解为几个小的具体问题；公文少时，又可以把几个具体的问题概括为一个大问题。

（四）分保管期限

即按照公文的保存价值的不同，将公文划分成不同的类别。分保管期限，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个机关第一层次的分类标准。

保管期限，是根据各类公文客观存在的保存价值确定。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档公文的保管期限确定为永久、长期（16～50年）和短期（15年以下）三种期限。这三种期限只是一个大致的规定，各个机关在具体的工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况，制定出更加详细，准确的保管期限表。如有必要，还可以针对公文具体情况，将长期、短期的保存时间划分得更准确、更具体，如5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限时，应该密切注意同一问题公文的完整性。由于公文自身的真实记录性、原始性，决定了公文的价值（对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值）。划分保管期限应该以此为依据。同时公文的价值往往不是单份公文能体现的，更多是在相互联系的一组公文中展现。这是公文形成的联系性所决定的，因此在立卷时应维护同一问题公文的完整性。一般情况下，机关公文完整程度较高，划分保管期限应从严，反之，则应适当提高残存的不完整公文的保管期限，从宽处理这些公文。

二、组卷方法

公文组卷，即对分类后的各属类按照其共同特征和主要联系，将其组合成一个个案卷的活动。组卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素，它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律。因此组卷的常用方法有：

（1）按作者特征立卷，即将同一作者制发的公文组合成案卷。作者指制发公文的机关、部门及其领导人。特别强调“同一作者”，本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文，都可以采用作者特征立卷。按此特征组卷，有利于反映同一公文作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值。

（2）按问题特征组卷，即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷。此处所言的“问题”，是指公文内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开展等。按问题特征立卷，将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体，正好反映了“同一问题”发生。发展以及解决的全过程，既能保持公文之间的有机联系，又能符合利用者按问题（主题）检索公文的习惯，使它成为一种主要的常用的立卷方法。就秘：*

（3）按时间特征立卷，即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷。时间特征，即指公文形成的时间（同一、同一时期、月份、日期）。按时间特征组卷，可以反映出一个机关（部门）在不同时期的工作特点和发展状况，有利于保持同一时间公文的联系，可以使利用者从“纵”的（历史）联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等，为那些需要从时间特征检索公文的人们提供方便。

（4）按名称特征组卷，是将名称相同或性质、作用相同、相近的公文集中组卷。公文名称即文种，它反映了公文的性质、效能和价值，因此，按公文的名称特征立卷，可适当区分公文的重要程度和保存价值，还可以把名称相近、保存价值相近的公文合并立卷，但要注意名称相同，但其性质不同的一名多用情况。按名称特征组卷，可以满足人们从文种角度利用公文的需求。

（5）按地区特征组卷，就是将公文内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的公文集中立卷。此处所言的“地区”，是指我国的某某级、地（某地）级、某地级、乡（镇）级等各级行政区域，这种方法多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门公文的立卷工作中。运用地区特征组卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理，方便人们按地区特征检索公文。

（6）按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。通讯者特征，是两个机关之间针对同一个问题的问复性质的往来文书，一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用。通讯者特征是作者特征的一种特殊表现形式。适合于按通讯者特征检索公文的情况。

以上六种方法可以单独使用，但更多的情况是两种或两种以上的方法结合使用，由于卷内公文的联系和人们检索公文的习惯，常用的结合运用有作者——问题——名称、年代——问题——名称或地区——问题——名称等形式。结合几个特征立卷，卷内公文就具有几个方面的共同点和联系，结合特征越多，公文的联系的紧密性专指性就越大，成分越单一，特点越明显。因此，在立卷时应该认真分析公文特点，发现公文的联系，尽量结合多种方法立卷。

三、公文组卷步骤

将公文划分到适宜组成案卷的数量时，即可按照下列步骤进行组卷：排列卷内公文、编卷内页码、填写卷内目录、装订案卷、加贴卷末备考表、填写案卷封皮。