公文办理办法

第一篇：公文办理办法

公文处理办法(试行)

第一章 总

则

第一条 为了适应办事处工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》及山东省《党政机关公文处理工作条例》实施办法（试行），结合办事处实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于办事处机关各处室及下属单位公文处理工作。

第三条 办事处机关公文是办事处实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 办事处行政负责同志要高度重视公文处理工作，定期听取工作情况汇报，加强组织领导，强化队伍建设。各处室、单位应加强对公文处理工作的管理，并指定专人负责。

第七条 公文处理工作人员应当具有较高的政治和业 务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。第八条 机关办公室负责办事处的公文处理工作，负责 办事处机关公文制发、公文办理、公文管理及安全保密，制定和实施办事处机关公文处理工作规章制度；对各处室及下属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第九条 公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。(十二)呈阅件。适用于就某事项上报给上级领导，让领导审阅。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，信函使用发文机关全称或者规范化简称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

(八)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全 称、规范化简称或者同类型机关统称。有的公文如会议纪要等，要将主送机关写于正文之后。正式公文主送机关的全称或者规范化简称、统称，应使用统一的概念和序列表达，不得随意变换。

(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。普发性公文、翻印的公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条

严格控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。对上级机关来文，根据办事处实际，不需要以公文形式提出贯彻落实措施的，不再印发公文。可以处室、下属单位名义行文的，不以办事处机关名义行文。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十七条 属于办事处机关职权范围内的事项，均以办事处机关名义行文。其行文包括上行文、下行文和平行文三种。

（一）上行文。向上级领导机关请示、反映问题，提出建议，汇报工作等用上行文。上行文要按隶属关系逐级上报。上报请示的公文，一般主送一个机关。一般不直接向非主管上级业务机关行文。下级处室、单位的请示事项，如需以办事处名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（二）下行文。对下级处室、单位下达指示、部署工作、答复问题、通知事项等用下行文。

（三）平行文。与省直有关部门商洽解决的问题，可用平行文。

（四）办事处内各处室、单位之间行文。涉及全办性工作和活动开展、党风廉政建设等，分别由办公室、机关党委、纪委等，按规定在办事处内行文，其他处室、单位之间一般不互相行文。

第五章 公文办理

第十八条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记（扫描）、分办、批办、承办、催办等程序。

第十九条 签收。办公室收发人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。办事处收发人员对来文应随收、随拆、随处理，一般文件当天送出，急件立即分送，防止积压贻误工作。

第二十条 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。上级机关、同级机关和直接隶属机关主送、抄送我办的正式公文、交办件、征求意见稿，均由办事处办公室收发人员登记编号。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。登记文件应准确清晰。第二十二条 分办。凡需办理的公文，办公室须根据文件内容和紧急程度提出拟办意见，明确办理时限，及时呈办事处负责同志阅批或直接分送有关处室、单位办理，不得拖延。上级机关、同级机关和下属单位发来的一般函件、抄件、定期报表、一般性业务请示、专题报告、汇报材料及刊物资料等，办公室可根据业务分工，直接分送有关处室、单位。

第二十三条 批办。办事处负责同志或分管负责同志对办公室呈批的公文，应及时进行阅批。办公室收到负责同志批示后，应及时转有关处室、单位办理。

第二十四条 承办。各处室、单位对承办的公文要及时阅办，不得积压。个别不能按期办理的，要及时向办公室和有关方面说明原因。不需办理的收文，阅后应及时退交有关人员存查。同一个文件内容涉及两个以上处室、单位的，主办处室、单位应主动协调有关协办处室、单位研究办理，同时负责汇总办理意见。

第二十五条 传阅。办公室应将公文及时送传阅对象阅知或批示。阅知性公文一般按照办事处负责同志职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照办事处负责同志职务顺序从后向前传批。办理公文传阅应严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

第二十六条 催办。公文转办后，办公室应当主动掌握公文办理的进展情况，建立健全办事处机关公文办理督查制度，并认真抓好贯彻落实。对上级机关和办事处负责同志交办的其他限时办结文件，要按照时限要求及时催办，并建立 定期检查、通报制度。

第二十七条 答复。主办处室、单位应将公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条 机要文件的阅批和办理。机要文件由机要秘书协助办公室主要负责同志阅批，机要秘书按所批意见及时呈办事处有关负责同志和处室、单位阅处。密码电报、绝密文件在机要室阅看，需记录的应记在专用记录本上，不得将绝密文件带离机要室。特殊情况经机要人员同意带离机要室的，必须当天交回；开会、出差等外出需要携带机要文件的，要按规定采取保密措施，严禁携带机要文件到公共场所。

第六章 发文办理

第二十九条 发文办理是指以办事处机关名义制发公文的过程，包括拟稿、初核、核稿、初审、终审、签发、赋文号、排版、复核、打印、用印、发送等环节。

第三十条 公文起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，语言庄重，用词规范。

（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外 文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关 部门审定的中文译名。

（七）文种正确，格式规范。

（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（九）公文涉及其他处室、单位职权范围的事项，起草处室、单位必须征求相关处室、单位意见，并达成一致。

（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草处室、单位应当提出初步意见。

第三十一条 公文审核。公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现办事处发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关处室、单位职权范围内的事项是否经过充分协商。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时 间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。

（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室或单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室、单位修改后重新报送。

各处室、单位的发文文稿经办公室审核后送签，处室、单位不应直接送办事处负责同志签发。在办公室审核阶段，如需对文中指标数据或政策内容作修改，应退回主办处室、单位重新办理。

第三十二条 公文签发。办事处机关公文一般由办事处主要负责同志或分管负责同志签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。办事处负责同志或分管负责同志应及时审阅和签发文件。在办事处主要负责同志或分管负责同志出差、开会外出期间，如有紧急文件需要及时签发的，经主办处室、单位报请办事处负责同志同意并提供书面说明后，办公室可送请其他负责同志代签。

第三十三条 公文复核。已经办事处负责同志或分管负责同志签发的公文，印发前拟稿人应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。办事处负责同志或分管负责同志有批示意见或对文件内容有较大改动时，应及时送处室、单位负责人阅知。文件经办事处负责同志或分管负责同志签发后，如需再作修改的，属于文字方面的一般性改动，须经主办处室、单位和办公室负责同志签字同意；属于指标数据或政策内容方面的重大改动，须由主办处室、单位送请办事处负责同志重新审签。

第三十四条 审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

第三十五条 公文登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

第三十六条 公文印制。文件的印制由办公室负责。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。绝密级公文应当指定专人录入、复核、印刷、装订。机要材料由机要员负责打印，严防失密、泄密。

第三十七条 公文用印。办事处机关公文一律加盖办事处印章，具体按《北京办事处机关印章管理使用办法》执行。

第三十八条 公文核发。办公室应对成品公文的文字、格式等作出校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。

第三十九条 文件正式印发之后需要修改的，须填写《发文修改重印申请单》，按照上述公文修改程序签批后，由办公室安排重印，并在文件上注明“前发文有误，以此文为准”字样。第四十条 修订或更改已发公文内容，一般应用原发文文种，不得用非公文形式进行修订或更正。

第四十一条 发送和传递公文应当进行编号、登记，并严格履行交接手续。涉密公文应当通过邮政机要通信进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网、办公内网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。

第四十二条 各处室、单位根据工作需要以电报形式发送涉密公文的，须由办公室机要室发送。

第四十三条 非正式公文的行文。一般专业性问题的调查部署、催办、工作联系等，可以非正式公文形式行文（如便函等）。行文时可使用带有“山东省人民政府驻北京办事处”文头。

第七章 公文管理

第四十四条 各处室、单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第四十五条 各处室、单位要建立健全公文管理第一责任人制度。公文管理第一责任人应当认真履行职责，及时研究解决工作中存在的问题，确保公文利用高效、管理严格。

第四十六条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关 或者其上级机关决定。

第四十七条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。

（一）涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应当存储在涉密介质中。

（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。

（三）借阅、复制、下载、汇编、摘抄涉密公文，应当符合有关规定并经办公室主要负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、下载、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。存储公文的磁盘、光盘及其他存储介质按照所存储公文的最高密级管理。

（四）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外 出的，必须经发文机关或者发文机关授权的公文管理机关同意。

（五）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。

（六）涉密公文遗失或者泄密的，应当立即采取补救措施，并及时报告办事处主要负责人。

第四十九条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第五十条 各处室、单位各类文件、资料的销毁，由办公室统一负责处理。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密文件销毁要按照有关文件规定办理。

第五十一条 工作人员离岗离职时，所在处室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十二条 公文立卷、归档工作根据档案管理有关规定执行，及时将公文签发稿、正本及有关附件材料整理立卷，按规定移交档案室，并对应归档电子文件的原数据、背景信息等进行相应归档。任何个人不得保存应归档的公文、文稿等材料或拒绝归档。

第五十三条 联合办理的公文，原件由主办处室、单位立卷、归档，其他处室、单位保存复制件或其他形式的公文副本。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第八章 附

则

第五十四条 本办法由办事处办公室负责解释。

第五十五条 本办法自印发之日起施行。

第二篇：公文办理

收文处理。一般包括登记、分办、拟办、催办等程序。

一、主送本机关的文件，抄送本机关的重要文件，以及注有密级的简报、资料等，均应统一进行登记。

二、来文可按办件、阅件进行分类。办件一般包括上级机关对本机关的指示、通知，下级机关的请示、报告，同级机关需要答复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关办理的其他参阅文件。

三、需要办理的公文应根据来文内容，分送给有关部门办理或送领导人批示后办理。需要送领导人批办的公文，承办人应提出具体的拟办意见，领导人对公文如何办理应作出明确批示。紧急公文应明确承办期限。文书部门应根据时限要求对承办单位和承办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。

四、抄送件、简报、资料等阅件，属一般的可分送给有关部门阅存，重要的应送有关领导人传阅。

五、需要传阅或批办的公文，承办人应根据文件规定的阅读范围或领导批示，安排传阅或批办，领导人之间不宜直接横向传递，以防积压或传失。

第二十二条 发文处理。

一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求：

(一)要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

(二)行文所依据的事实要确实，行文的指导思想和解决问题的主要意见、原则、方针、措施要明确，办理事项的时间、地点、范围、原因、理由要交代清楚。

(三)根据行文目的和内容，确定适当的公文种类，要注意区分请示与报告、通知与函。

(四)草拟文稿应根据行文目的与公文种类，构思公文的层次结构，选择适当的文字，力求层次分明，结构严谨，文字朴实精炼，书写工整。引用公文应注明引文的时间、机关、标题和发文字号。使用简称时，应先用全称，并在括号中注明简称称谓。要使用规范的汉字。公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者内，一般用汉字书写。同一公文中，数字的使用应前后一致。

(五)草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。公文稿纸一般为十六开、横写。其栏目一般包括主办机关、发文范围、拟稿人、核稿人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、印刷份数等。

二、公文审核。文稿在送领导人审批签发前，应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。

审核的重点：

(一)是否需要行文，行文的名义、公文种类是否适当；

(二)文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致，与本机关发过的公文是否衔接；

(三)依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确具体、切实可行；

(四)处理程序是否完备，涉及其他部门的问题是否协商一致，行文关系及公文格式是否条例规定；

(五)文字叙述是否符合文法的逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。不必行文的，应送有关领导人批准后通知原承办部门或人员。

三、公文签发。各级国家行政机关发出的公文，应由机关领导人签发；重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文(如会议通过的公文等)，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。联合行文，应由行文机关的主要领导人分别在同一稿件上签发。机关领导人签发公文，要在“签发人”栏内写明具体意见和签署姓名、时间，不要以划圈代替签发。

四、草拟、修改、审核和签批公文，要用钢笔、毛笔或档案圆珠笔。

五、公文签发后付印。印件页面要美观大方，符合公文格式。装钉要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

六、公文校对以原稿为准，重点校对文字和格式，非承办入不得擅自改动原文，如对内容有疑问或发现错漏，应请承办人予似核对。

七、盖印。监印员应根据领导人的签发和应发份数盖印。铅印公文一般由专门机要印制单位用机器套印。委托其他单位套印公文时，应指定专门人员现场监印。

八、公文的秘密等级，应根据公文的内容和印发范围，由承办人提出建议，签发人核定。

九、上一级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的外，经下一级机关的秘书长或办公厅(室)主任批准，可以翻印、转发。翻印时要注明翻印的机关、时间和份数。

第六章立卷、销毁

第二十三条 公文办完后，机关文书部门应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

立卷的范围：本机关工作活动中形成的重要文件、会议文件、会议记录以及反映本机关职能活动需要立卷的有关材料(包括照片、录像带、录音带、电脑软盘、出版物)等。

第二十四条公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类进行整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十五条 立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交。个人不得保存应存档的公文。

第二十六条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不错销、漏销。

第三篇：公文办理程序

一、公文处理程序及要求

（一）收文：一般环节为拆阅——登记——填写承办（传阅）单——送交领导签批——按领导意见办理——归档。

1、向上级报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

（1）审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定，是否附有填写清楚的“同济大学内部请示报告”单。（2）进行收文登记。

（3）按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。（4）按领导的批示意见办理。

（5）将领导的意见摘录到收文登记簿上。（6）将处理完毕的来文退还报送单位。

2、上级领导部门来文的处理程序：

（1）通知、指示类的文件应在登记后将“办文处理笺”贴附在文件首页前。（2）签写办公室拟办意见。

（3）按照办文意见转有分管领导或主要领导批示。（4）将领导批示摘录到收文登记簿上。（5）检查来文的办理、落实情况。

（6）将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

（二）收文工作要求：

1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉局领导的职责分工、主管单位，了解各内设部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送内设部门考虑承办意见。

4、组织传阅时，应采取以秘书为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。

5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

（三）发文：一般环节为拟稿——核稿——会签——签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。

1、拟稿：

（1）发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。（2）正文首页应使用红头文件。

2、核稿：由拟稿部门负责人对文稿内容和发文名义进行审核。

3、签发：

（1）送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

（2）以党支部名义上报或下发的文件，由支部书记签发；以部门名义上报或下发的文件，由主要领导或分管领导请示主要领导后签发

4、编号：

按照发文的类型，进行分类登记编号。

5、打印：经签发、编号后的文件送交打字室打印。

6、校对：一般由拟稿人校对，重要的文件须交分管领导进行二次校对。

7、印制： 校对后将清样返还办公室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

8、盖章：

（1）以局名义发出的文件，必须由局主要领导签字后，盖局印章。（2）以党支部名义发出的文件，由支部书记签字后，盖党支部印章。

（四）发文工作要求：

1、了解本级部门的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现主要领导的意图。

3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷，注意时效。

第四篇：公文办理工作制度

西部大道至太平峪口一级公路工程项目组制度汇编

公文办理工作制度

１、公文收发由办公室专人负责签收、分类，对来文机关、文件字号、来文日期、急缓程度、密级、份数等内容进行逐项登记，并及时送项目组领导阅处，按领导批示送达分管领导、部门阅知或办理。

２、办公室负责行政性公文的起草，定稿后送项目组领导审核、签发。印制好的公文必须复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。

３、分发公文要进行登记。对文件的发文字号、标题、密级、急缓程度、起草单位、印发日期、签发人、文件份数等逐一登记。

４、管理处文件要统一进行编号、存档。

５、技术性文件主要由职能部门起草、核对、打印，办公室负责审核、分发。

６、搞好文件的整理、分类、归档工作。传阅文件要及时回收，发文要连同原稿一起存档。做到档案材料齐全、分类科学合理、编号清楚明白、查找快捷方便。

７、严格执行保密制度。未经领导批准不得将文件随意借阅。

８、搞好文档的防火、防盗、防虫等工作。

９、严格执行市政府办公室印发的“行政机关公文处理工作手册”中的其他规定。

第五篇：公文办理程序（定稿）

公文办理程序

公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

一、收文办理程序

收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：

1．签收、拆封和登记

（1）签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。机关的收文主要有三个：一是机要交通送来的机要件；二是邮局送来的挂号函件和电报；三是外机关和部门直接送来的文件材料。

对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；3.查清文件封口是否破损，包装是1 否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

（2）拆封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设臵的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

（3）登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保证文件的收受和处理。公文登记的作用主要有：1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2.便于检查和检索文件；3.便于文件的统计和催办工作；4.作为核对与交接文件的凭据。

公文登记的具体范围：1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；3.重要的带有密级的刊物、资料；4.其他机关商洽问题和需要答复的文件；5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。不必登记的材料和文件：1.各种公开的和内部不保密的出版物；2.一般的公开信和不应拆的私人信件；3.已被综合性文件包括的文件材料；4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的《收文登记簿》）内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式。2.分发和传阅

（1）分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。原则：主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。

分办环节的工作要求：①确定分办依据。分办应主要依据公文性质、重要程度、涉密程度、紧急程度、内容所涉及的职责范围、各职能部门或领导人的职责分工及其他人员分工、有关办文办事的程序、规定或惯例进行。②遵循分办原则。公文分办原则是主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。按照这一原则，分办应分类进行。A.首先，是将收文分类，即分出主件与次件、急件与平件、阅件与办件、密件与非密件，将电报、急件、挂号信或专递公文等臵于其他收文前面处理；B.其次，是将处理者分类，3 即按不同情况将待办收文优先分给本单位的主要负责人、主管负责人或主管部门阅处，使公文主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。具体做法分为：a.“亲启件”径送负责人本人；b.责任分工明确的业务性公文径送各业务部门；c.综合性公文径送综合办公部门；d.回复性公文径送原承办部门或主办人员；e.已注明具体阅知对象和要求的阅件直接组织传阅；f.不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送。③形成分办程序。应总结本单位收文的分办规律，使之程序化和规范化，保证分办迅速准确：a.对于符合要求的公文，应先请主管负责人阅示，然后按照职能分工或负责人的批示转请有关部门或处室研究处理。b.属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或经领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关部门或处室研究办理。c.属参阅、知照性质的公文，由公文处理工作机构分送处理。d.公文内容涉及几个部门，可将有关部门列表附于文上，送各部门传阅；或由持有公文原件的主办部门将主要问题转告其他有关部门处理；或复印若干副本分发各有关部门同时处理。e.对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的公文进行加工编辑后再分办。④制定工作制度。a.分办交接登记制度。b.限时分办制度。c.退文制度。(2)传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。属于传阅件之列的主要包括：1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文件，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的问题：1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”；3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

3．拟办、批办与承办

（1）拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。做好拟办工作，要做到以下几点：1.拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行5 的拟办意见。2.要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。3.要熟悉业务。4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。5.拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。

(2）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。4.名项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

(3）承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。公文承办有两方面的意思：一是从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。二是从公文处理工作来说，主要是指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。

承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点：1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。2.对没有领导签署批办6 的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。

4.催办、查办与注办

(1）催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办工作一般有两种情况：一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

催办工作应当注意做到的几点：1.要明确催办范围。2.要明确催办落实。3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。选用形式的方法：1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，7 了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。3.如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

(2）查办。是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：1.领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；2.各种会议的决办事项；3.文件、电报的拟办、拟复事项；4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；5.领导批示或交办的事项。

查办与催办的异同：相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。区别：1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，可办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。2.查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作8 风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

查办工作一般按以下程序进行：1.阅读有关材料，搞清查办的问题。2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由；B.明确办理要求；C.指明承办单位或承办人；D.规定完成时限；E.提出办结后的反馈要求。3.查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。4.查办的结果与反馈。（结果的几种情况：A.肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；B.否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。）5.立卷归档。

(3）注办。是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办一般包括以下内容：1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

二、发文办理程序

发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。

1．拟稿、审核与签发

（1）拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交待或批办的意见草拟文稿的过程。

公文拟稿必须注意的问题：1.符合党和国家的方针政策，符合国家法律、法规及市委、市政府有关规定。如提出新的政策措施或超出现行规定范围的，应当充分阐明理由。2.情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，篇幅要简短，标点要准确，书写要工整。3.遣词用字要规范，词语搭配要准确。使用简称时，一般应当先用全称，加以说明后再使用简称。4.人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间应当写明年、月、日。数字书写一般用阿拉伯数字。在同一公文内，数字的使用应当前后一致。应当使用国家法定计量单位。5.引文要核对原文，做到准确无误，删节得当；引用其他公文内容，应当先列出该公文的标题，之后在括号内注明文号。6.根据公文内容和行文规则，准确使用公文文种，标明紧急程度和秘密等级。7.文10 字结构层次的次序:第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“(1)”。

(2）审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。公文的审核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名义行文。2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6.查公文格式是否符合规定。查文种的使用是否恰当；查公文标题是否能正确体现文件内容；查公文格式安排是否得当。

（3）签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。需要注意的几个问题：1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。4.文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。5.几个相关或部门的联合11 发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

2.核发、缮印与校对

（1）核发。是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。核发的内容与要求：1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。3.编排发文字号。4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。5.确定分送单位和印制份数。

（2）缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。缮印公文要注意的问题：1.“缮印” 工作一定要严格按照《格式》要求进行。2.“缮印”过程中要注意保护好“原稿”，保证不折、不损、不丢失。3.“缮印”过程中如对原稿产生疑问，应及时与承办人联系，不得私自改动。4.缮印机密文件。缮印秘密文件应由专人负责，保护文件安全，对底稿、废页、清样等材料要严加看管，妥善处理，及时销毁。

（3）校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和稍除书写、排字上的错误。12 公文校对的两种方法：一是由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；另一种方法是完全由承办人员负责校对。方法：①对校法，适用于公文定稿上改动较多的情况。即将定稿臵于校对者左方或上方，校样臵于右方或下方，逐字逐句核对。②折校法，适用于定稿整洁、改动不多的情况。即定稿臵于办公桌上，轻折校样，将其中待校文字对齐定稿的相应文字行下，一一核对。③读校法，适用于公文定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。即二人合作，一人读定稿，一人看校样校对。

校对公文必须注意以下几点：1．要注意有无政治性错误。校对各类文稿，遇到有关党和国家路线、方针、政策、法规的引文，一定要认真核实、查对原文，要确保其正确无误。在校对时要特别注意不同的政治性同素异序词。同素异序词往往容易出错，如“路线”写成“线路”，“议会”写成“会议”，“文明”写成“明文”等。2．要注意有无常识性错误。常识性的错误，往往是由于主观、片面地看问题，凭感觉记忆对一些似是而非的问题不做仔细地核实、查对造成的。这类错误表现在：一是同音异义字。如“实事求是”写成“事实求是”；“史无前例”写成“史无前列”；“副主任”写成“付主任”等等。二是发音相同而功能用法不同的三个助词“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”应为“得”、“蓝蓝地天”的“地”应为“的”，13 “认真的查对”的“的”应为“地”等等。三是混用形似而意不同的字。这些字有的只是一笔之差，它们有的读音不同，意义大相径庭的，如“干”与“于”、“戌”与“戎”；有的读音相近或相同，但意义也不一样的，如“拨”与“拔”，“列”和“冽”等等。四是笔划和笔顺完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。3．要注意数字使用上的规范化。有些文稿中的数字在书写时常有不统一的现象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有时又写作“一百多人”。4．越是认为不易出错的地方越要给予足够的重视。公文的标题、发文字号、成文日期、印发日期、发送范围甚至包括发文用纸，是不易出错的，但往往就是它们出错。其处错误常表现在：公文的标题有错字、漏字或别字；发文字号中的年份写错，如“ X X字［1988〕 X X号”写作“ X X字［1998）X X号”，发文字号中的方头括号“[ ]”用作“（）”、“〈 〉”或“【】”等括号；成文日期的差错主要表现在早于领导人签发日期，往往好以起草文稿的日期为成文日期，这是不正确的；发送范围常易出现的错误是“抄报”、“抄送”不分，抄上级机关的要标明“抄报”，抄平行机关、下级机关的要标明“抄送”，不能混用；发文用纸用错也是时有发生的，常易用错的是刊头字和字数都差不多的发文纸，如共青团文件和党委文件的发文纸。5．要注意标点符号是否使用正确。3．用印、登记与封发

（1）用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。公文用印要注意几个问题：1.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。2.成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，纵向与正文的距离依印章大小而定，印章用红色。3.联合行文需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；当联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，印章加盖其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4.除会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。5.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应当调整行距或字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

(2）发文登记。一切发出的文件，均应进行登记。发文登记一般采用薄册式形式。

(3）封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。公文封发注意事项：1.清点数量。2.特殊标注。对密件、急件、亲启件应加盖戳记；凡应回收的文件，要注明收回的时限。15 3.留出存本。外发的文件，应留出若干份作为存本，连同定稿一并归卷备查。