公文办理基础知识讲座

第一篇：公文办理基础知识讲座

公文办理基础知识讲座

各级党政机关和事业单位办公室的工作内容可划分为办文、办会、办事三个方面。办文（即公文处理）是办公室最基本的职能之一。

公文是党政机关及工作部门、事业单位行使管理职能、办理具体事务的重要工具，它关乎着机关、单位的对外形象，体现其严格的管理水平和严谨的工作态度。

公文处理指公文办理、公文管理、公文整理、公文归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。尤其是公文办理（或称公文起草、公文撰写），如果不严格按照公文要求及格式撰写，不但起不到公文应有的作用，还将直接影响到机关、单位的形象，甚至会起到消极、负面的作用。

一、公文的基础知识

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是党和国家方针、政策、法规、政令及信息、情况的表现者、运载者，是机关、单位实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。

公文贯穿机关、单位管理工作的始终。要向上级报告情况，需要写成文件；要向基层单位安排工作、提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关和事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关和事业单位（尤其是办公室）工作人员的基本素质要求。当前，各级 各部门都缺乏优秀的公文起草（撰写）工作人员，重视公文写作、加强公文写作，对于中青年人来说，具有更加积极的作用。

（二）分类

1.按制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2.按行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、平行公文（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3.按保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4.按紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。

5.按使用范围划分： 通用公文和专用公文。决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要（或称会议纪要）等全是通用公文； 司法类公文、经济类公文、任免类公文、议案、提案、建议等属专用公文。

6.按公文来源划分：发文和收文。

发文有两种情况：一种是发往外单位的文件；另一种是发至本单位内部机构的文件。

收文是指本单位收到的由外部单位制发的文件。7.按公文内容性质划分：规约性公文（如法律、条例、规定、办法、章程、细则等）；决策指挥性公文（如命令、决定、决议、批复等）；报请商洽性公文（如报告、请示等）；公布知照性公文（如通知、通报、通告、公函等）；日常事务性公文（如计划、总结、简报、会议记录等）。

8.按公文的载体划分：纸质公文、电子公文、感光介质公文（如照片文件、缩微胶片文件、显微照片文件等）、磁介质公文（如录音文件、录像文件、磁盘文件、光盘文件等）。

9.按规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文：根据国务院办公厅2012年7月1日起开始施行的《党政机关公文处理工作条例》（简称新《条例》）规定，我国现行法定通用的规范性公文有15种，即：命令（令）、决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（会议纪要）。规范性公文具有统一的名称、标准的格式、明确的适用范围和统一的行文规则。不能乱用，更不能在同一公文中出现两种公文名称，如“关于×××请示的报告”“关于×××意见的通知”“关于×××通报的通知”“ 关于×××决定的通知”等。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有：调查报告、工作计划、工作总结、工作方案、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等。这里值得强调的是：我们最常用的工作计划、工作总结、工作（实施）方案等属于 非规范性公文，不能直接出现在机关、单位“红头文件”的首页，首页应为“关于印发（上报或报送）×××工作计划（总结、方案）的通知（报告）”。一般来说，工作计划应包括指导思想（或总体要求）、目标任务、方法（保障）措施三方面内容；工作总结应包括主要工作成绩、存在的主要问题、今后（来年、下半年)工作设想三方面内容（并略谈工作总结与述职报告的区别）；工作方案应包括（实施此项工作的）目的意义、指导思想（或总体要求）、目标任务（含时段划分）、保障（方法）措施、相关要求等方面内容。

二、公文办理的基本要求

公文撰写是一项十分严肃的公务行为，它是“受领导之命，代机关立言”。做好这项工作，不能仅凭个人良好的愿望和高度的热情，必须深刻认识和理解公文撰写的特点。公文不同于其他文学（字）作品，它的撰写、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种

这是公文办理首先要明确的。我们在撰写公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，在什么背景下写这个文件材料。根据写作背景、目的、受文对象，确定采取哪个文种。一般说来：

1.命令（令）。适用于公布行政法规和章程、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。如主席令、国务院令、通缉令等。这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因而在市、县、镇级，不涉及到命令（令）文种。2.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》等。这种文种本系统几乎不用。

3.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决策事项。

4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。如《中国共产党第十八届中央委员会第四次全体会议公报》等。这种文种本系统几乎不用。

5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《中华人民共和国海关关于简化进出境旅客通关手续的公告》等。这种文种基层机关、单位很少用。

6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。如停水或停电等可采用《通告》文种。

7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。它是我们最常用的文种。

9.通报。适用于肯定成绩、表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10.报告。适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。它是我们较常用的文种。

11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。上级机关接到《请示》后，会书面回复。

12.批复。适用于答复下级机关的请示事项。如《关于同意设立××镇幼儿园的批复》等。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这种文种本系统不用。

14.函。主要适用于不相隶属的机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如政府的部门与部门之间商洽问题、询问或答复问题，通常用《函》。但上下级之间很一般性的商洽问题、询问或回复问题，有时也用《函》。

15.纪要。或称会议纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。

以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。

（二）规范撰写

公文撰写要求做到“6个规范”，即：

1.主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2.使用材料规范。公文材料的选用标准必须真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，撰写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3.文章结构规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—发文机关署名—成文时间。其中，正文结构主要包括：开头、层次、段落、过渡、照应、结尾。

（1）开头。也称“导语”或“引言”，要求开宗明义、不兜圈子、开门见山，直接说明针对什么情况、为了什么目的、要干什么，力戒套话空话和“下笔千言，离题万里”等不良文风。常用开头方法有：A.摆出行文根据（多用于阐述政策、部署工作的文件）；B.说明行文目的（多用于告知类、规范类文种）；C.概述行文背景（多用于指示性通知、报告、总结等文件）；D.引述来文线索（多用于批复、复函、答复性报告等文件）；E.交代结论（先摆出结论性意见或中心思想，再道出原委，多用于调查报告、总结等文件）；F.提出问题（以问题引起下文，多用于调查报告等文件）。

（2）层次。就是通常所说的先写什么、后写什么。公文层次安排常有：A.并列式；B.递进式；C.因果式；D.总分式。

（3）段落。习惯又称自然段。安排段落，有助于公文 的条理清晰。一般来说，公文的段落小于层次，往往几个段落才能表达公文的一个层次。但有时（层次较少时）层次和段落是统一的，一个段落就是一个层次，即篇段合一的形式。

（4）过渡。层次之间、段落之间发生了表达意思的转变，需要承上启下的过渡。常用的的公文过渡形式有：A.用词语过渡（如“总之”“因此”“诚然”“综上所述”“由此可见”等）；B.用句子过渡（如“为此，特制定以下办法”“现将有关情况通知如下”“应当怎样看待这一年的工作呢？”等）；C.用段落过渡（在较长篇幅的公文中，当出现层次转换时，通常安排一个简短的自然段承上启下，以示过渡）。

（5）照应。指公文内容的前后关照和相互呼应。常用的照应形式有：A.题文照应（开头要与标题相照应）；B.前后照应（前面提到或暗示的，后面要有着落）；C.首尾照应（开头提出的问题，结尾要做出回应）。

（6）结尾。指公文的收束段落。公文结尾好，起到画龙点睛、深化主题的作用。公文结尾要求“意尽言止”，有话则说，无话则止，不能向文学作品追求“回味无穷”“话外有音”效果，切忌画蛇添足。常用的公文结尾方式有：A.号召式结尾；B.总结式结尾；C.强调式结尾；D.说明式结尾；E.请求式结尾。

公文的篇章类型主要有三种：篇段合一式、分层表达式、条款式。

4.文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5.标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：在标题中间除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号，标题结尾不加标点符号；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***（文件名）的通知。正文中使用标点符号要正确，如：“”与“”以及《》与《》之间不能再加“、”，“1.” 不能标为“

1、”等等，请大家下载学习国家新的《标点符号用法的规定》。

6.数字和计量单位使用规范。数字除专有名词（如“十二五”规划、“三评三改”活动）外，一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写（汉字），一时用小写（阿拉伯数字）。计量单位采用国家通用的计量单位。同一类别（如长度、面积、质量等）的计量单位，文中前后要统一，不能：一会儿是平方米，一会儿又是㎡；一会儿是千克（克），一会儿又公斤（斤）。大数字可用“万”来计量，如1524.5万人。

三、公文的格式要求

根据2012年7月1日开始施行的新的国家标准GB／T9704-2012《党政机关公文格式》（简称“新《标准》”）和国务院办公厅2012年4月16日印发、2012年7月1日起开始施行的《党政机关公文处理工作条例》（简称“新《条例》”）精神，公文的统一格式要求为：

（一）开本

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。

（二）排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每页22行，每行28个字。

（三）装订要求

公文应左侧装订，不掉页。钉位为两钉钉锯处钉眼距书芯上下各1/4处；钉锯与书脊间的距离为3-5mm。

（四）公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页版头分隔线以上的各要素统称眉首（版头）；臵于版头分隔线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词（含）以下的各要素统称版记。

1.眉首（版头）

（1）份号（本系统一般不用，略）。

（2）密级和保密期限（本系统一般不用，略）。（3）紧急程度（本系统一般不用，略）。

（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成（发文机关标志的上边缘至版心的上边缘距 离为35 mm）；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识（俗称“红头”，通常已提前套印好的）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。当发文机关标志文字较少时，尽量拉宽字间距；文字较多时，尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，以醒目、美观、庄重为原则。其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与庄重性。

（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识（“红头”）下空2行，用3号仿宋体，居中排布；发文机关代字要力求明确、简洁、规范，且不产生歧义和冲突，特别是不能与上级机关、本县（区）内同级机关的代字相互重复；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中文六角括号“„ ‟”括入，不能用[]（）【】等符号；序号不编虚位（即1号不编为01号或001号），不加“第”字。发文字号对于文件登记、查询、归档、统计、管理等都有重要作用。

（6）签发人。签发人标志只用于上行文。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字编排，签发人姓名居右倒数空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人（领导人）的姓名；签发人与发文字号处于同一行。标明签发人目的在于表明机关发文的具体责任者，督导各级领导认真履行职责，确保公文内容真实准确，提高公文质量，并为联系查询有关事项提供方便。

（7）版头分隔线。又称红色反线（宽度同版心，即156mm，通常已提前套印好的），距发文字号之下4 mm处所印的红色分隔线。这条红色分隔线是印制空白红色文件纸时必需的。2.主体

（1）公文标题。标题由发文机关名称、事由、文种三部分构成（因有“红头”有时可省去发文机关名称）。事由要简明扼要、一目了然，在发文机关与事由之间用“关于”连接，事由与文种之间用“的”连接。红色反线下空1行，用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题（在三行及以上的）一般不排成正梯形或倒梯形，以菱形为宜；或第一行（发文机关名称）短，第二、三行等长。

（2）主送机关。指公文的主要受理机关。应当使用机关全称或规范性简称、同类机关统称。对于上行文，原则上只能标写一个主送机关，以便公文的办理。对于普发性的下行文，可标注同类机关的统称，先领导机关（管理部门）、后具体职能部门，也就是先面后点（如：各镇办中心校、区直教育单位）。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文。公文的主体部分，用于阐述公文内容，使收文者具体、明确地掌握文件传递的信息，正文要求做到一文一事，表达准确，结构严谨，层次分明，通俗易懂。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每自然 段左空2字，回行顶格，自然段之间不空行。数字、年份不能分开回行。

正文标题格式。要手动输入，不可按回车键直接生成。一级标题：一、二、三、……,字体用3号黑体，标题后一般不加标点符号。二级标题：

（一）（二）

（三）……，字体用3号楷体加重。三级标题：1.2.3.……，字体用3号仿宋体加重（数字序号后不能用“、”）。四级标题：(1)(2)(3)……，字体用3号仿宋体（同正文段落字体）。层次序数少时，可以向下越级使用，但同一公文中越级要相同。

正文中需引用其他公文时，按照先引标题，后注明发文字号的方式引用。如：“根据《国务院关于加强食品安全工作的决定》（国发„2012‟20号）精神”。

（4）附件说明及附件。附件说明是指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文结尾处必须有附件说明，即正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”（或“附”），后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，序号使用阿拉伯数字标注（如“附件：1.XXXXX”）;附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要单独起页编排，一般与公文正文一起装订，并在附件首页的左上角第1行顶格标识“附件”（或“附”）字样，下一行开始居中排布附件标题（有序号时标识序号，标题推荐使用2号或3号黑体或方正小标宋体，视排版而定）。注意：附件说明和附件的序号及名称应前后标识对应一致。若附件内容 太多，与公文正文不能一起装订，应在附件首页左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。附件与正文是一个有机整体，附件内容太多时可分开装订，但要注意不能将两者分开保存。公文附件是公文内容的重要组成部分，与正文具有同等效力。

还有一种情况，就是正文中的一些内容（如图表、名单等），如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后联系，造成阅读不便，因而需抽出来单独表述，这也产生了附件。在公文中涉及附件内容处要加括号注明“见附件”或“附后”。

需要说明的是，在标题和正文中写明“报送、批转、转发、印发”等字样的公文，在其生效标志（成文日期）后所附的内容不是公文的附件，而属于正文，因而前面的“序子话”（俗称）后不能出现附件说明，后面的内容不能标注“附件”字样。

（5）发文机关署名。署名应当用发文机关全称或规范简称。发文机关署名应与发文机关标识、标题中的发文机关名称相一致。联合发文时，发文机关署名的顺序应与版头部分的发文机关标注顺序相一致。

（6）成文时间。成文日期是党政机关公文生效的重要标志。一般以发文机关负责人签发的日期为准；会议通过的决议、决定等公文以会议正式通过日期为准（这些公文的成文日期标注在标题下的“（）”中，写明通过文件的会议名称及年月日）。新《标准》要求自2012年7月1日后机关发文的成文日期统一改用阿拉伯数字（不再使用汉字数字），将年月日标全。落款的成文日期与发文单位署名两行对齐或相 互居中（没有成文日期要比发文单位名称矮2字之规定）。

（7）印章。公文有发文机关署名的，应加盖印章，印章与署名机关相符。上行文必须加盖公章，会议纪要不加盖公章。联合发文时，所有联署机关均需署名并加盖公章。印章要端正、清晰、居中下压成文机关署名和成文日期。

（8）附注。指对文件内容或有关事项、要求的注解和说明。如：涉及公文的印发传达范围等需要说明时，可加附注“此件公开发布”“此件发至县处级”等；“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话，便于收文者联系、答复。如有附注，编排在成文时间的下一项，居左空2字加“（）”书写。3.版记

（1）主题词。臵于版记中的首条分隔线之上，“主题词”3字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字（现各级机关发文均省去）。

（2）版记中的分隔线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。其中，末条分隔线要与公文最后一页下面的版心下边缘重合。版记一般要求放在偶数页（这样奇数页可能出现很多空白甚至几乎全空白，且出现纯版记页。因而很多机关单位对此不讲究）。

（3）抄送（送）。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用4号仿宋体字标识“抄送”或“送”，后标全角冒号；抄送的各机关之间用顿号（同一系统内同级机关之间）或逗号（不同系统机关之间）隔开，回行时与冒号后的抄送 机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（4）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵，用4号仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发机关可为机关办公厅（室）或文秘部门，没有专门的文秘部门，印发机关就写发文机关名称（机关全称或规范简称）。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发时间与成文日期可以存在时间差，体现出公文办理的效率。

（5）页码。一般用4号半角宋体体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。双面印刷的公文，单页码居右空1字，双页码居左空1字，公文版记页前有空白页的，空白页和版记页不标，公文附件与公文一起装订时，页码应当连续编排。

以上所讲述的公文办理方面的基础知识，供大家共同学习、共同探讨、共同提高。对存在的不足之处甚至值得商榷的地方，敬请各位同仁批评指正。

谢谢大家！

第二篇：公文基础知识讲座提纲

公文基础知识讲座提纲

一、公文的种类

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。

公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。

经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。几种常用文种的区别：

（一）请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后 行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

（二）请示与函

“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。

在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：

一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。

五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。

（三）报告与总结

“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。

（四）意见与建议

“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。

（五）通告与通知

“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。

“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。

二、公文格式

（一）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“绵阳市财政局文件”。

主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位臵问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（二）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“„‟”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（三）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

（四）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。

（五）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（六）公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。

结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“

一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。

公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当 使用阿拉伯数字。

1．定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2．中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。如：“一•二八”事迹（1月28曰）、“一二•九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

4．相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。

5．用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。

6．公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。

7．统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8．物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。

9．部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发„2005‟8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

10．引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

11．表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万～8万”，不能写成“3～8万”；5%～15%，不能写成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

（八）成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，不能写为“0”。

（九）公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签 署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。

（十）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；主题词不能超过5个。

（十二）抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（十三）印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位臵；用3号仿宋 体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（十四）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识。

三、行文规则

（一）上行文规则

请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（二）下行文规则

政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。比如说：市财政局办公室可以以办公室的名义对外行文，盖办公室的印鉴，但其它业务科室不可以以科室名义对外行文，我们经常可以看到的是以市政府办公室的名义的公文，但没有看到过市政府政研室等对外的行文。

（三）联合行文规则

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政府部门不能与企业联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。但门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第三篇：公文格式及办理知识讲座1

公文格式及办理知识讲座

一、公文有哪些规矩？我们如何规范？

(一)公文文种。这是我们一拿到手里就要明确的问题，公文种类主要有15种。其中命令、公报、公告、议案等不是我们这个级别使用的，不讲。平时用得较多的是下面的几个文种：

1.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

2.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

3.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

4.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。5.批复。适用于答复下级机关请示事项。

6.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

7.纪要。在2012年4月以前的规定中叫会议纪要，现在直接改为纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。各单位都没统一，我就在这里附带先讲一下，后面就不再涉及。①纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。②标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。③标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

8.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

9.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。很少用，但是意见要比决议的级别高，显得份量更重一些。

10.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公文格式。中国式公文是世界上最严谨最精美最天衣无缝的语言系统。打个比方说公文用纸。按规范要用纸张定量为60—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸，轻不得、重不得。纸张白度85%左右，白不得、黑不得。横向耐折度≥15次，硬不得、软不得。不透明度≥85%，亮不得、暗不得。pH值为8.5左右，酸不得、碱不得。我们不搞这么复杂，就用普通A4纸张就行了，一般不要再用16开等其他规格的纸张。下面就是我们在公文办理中要遵守的基本格式：

1.文头。正式公文必须要有红色文头，纸张页面为A4或A3。各单位原则上要印制两种常用的文头，一种为单位全称便签，我们叫做小文头，如“XX县交通投资有限公司”；一种为“单位全称+文件”，如“XX县交通投资有限公司文件”，这种文头需要编发文号，也就是我们说的大文头，大文头都要用文号。

2.标题。一般用2号小标宋简体字（有些文件用的华文中宋，这个不行，一定要用方正小标宋）。标题编排于文头红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯

形或菱形。比如《XX县交通运输局关于进一步规范公文管理的通知》就可以将XX县交通运输局放一排，内容摆一排，不能从完整的短语中间断开。其实就是一个原则：摆的好看。标题中除法规等能用书名号外，一般不出现其他标点符号。

3.字体和字号。公文格式各要素一般用3号仿宋体字，公文中文字的颜色均为黑色。行间距一般为28.8，特定情况可以作适当调整。比如一级标题在本页最后一行，或者某一面只有一排字，就可以通过调整行间距来进行编排。也可以使用小三号仿宋体字来编排正文。

4.行数和字数。如无特殊要求，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，和上面一条类似。一般要保证公文的页数是4的倍数，只是也是2的倍数。

5.正文。这有三个规矩要遵守。一是公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。二是每个自然段左空二字，回行顶格。三是文中结构层次序数依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注，标注就是加黑的意思。

6.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。特别要注意的是附件名称后不加标点符号，名称较长的附件需回行时，应与上一行附件名称首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字

顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行、附件顺序号和附件标点符号应当与附件说明的表述一致。附附件的格式要求和正文的格式一样。

7.日期和印章。成文日期一般右空四字编排，距正文空三行，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，须端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

8.单位署名。一般在成文日期之上、（成文日期以签发日期为准，领导什么时候签的，就是以什么日期为准），以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位臵。

9.装订要求。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间无误差、无毛茬、无缺损。包本装订公文的封皮与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

10.页码。指公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。有一点要注意，如果公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。（这种情况一般出现在A3里面）

11.版记。行政公文要素标识之一。包括三项：抄送单位，印发单位和印发日期等。抄送用四号仿宋字体（前空一字，右空一字。抄送单位之间有等级排序，单位间用逗号隔开，结尾用句

号）。落款单位（前空一字）日期右空一字。共印汉文XX份版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间部分的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

二、公文有哪些误区？我们如何规避？

在公文的办理中也容易出现一些比较常见的错误或问题，我简单列举几个方面的情况：

1.缺少主送机关。公文一般要有主送机关，就是这个文件要送往哪里？谁受理？部分文件没有主送机关，或者具体到某某领导，都是不规范的。公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位臵（约10mm），居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。“请示”和“报告”一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送的形式。

2.文种张冠李戴。“请示”和“函”，“请示”只适应于向上级机关请求指示、批准，向非上级机关的业务职能部门请求批准有关事项，机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等都用“函”。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如“事宜”、“申请”等都是非公文文种。

2.“报告”夹带“请示”。《党政机关公文处理工作条例》行文规则第十五条的第四小条明确要求，请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。因为“报告”是陈述是阅件，不能要求上级予以回复，故时限性不强；而“请示”是办件，是送给你来办理的处理的，有很强的时限性，上级机关对请示一般都会很快回复。所以，报告中夹带请示事项，该事项极易被延误。

3.越级请示和报告问题。《党政机关公文处理工作条例》行文规则第十四条明确规定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。向上级机关请示问题应当一文一事，“请示”应报送上级机关的办公室按规定程序处理，不应直接送领导同志个人。因为，公文只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送个人审阅。

4.标题标注缺乏逻辑。标题一般由“发文机关+关于+事由+文种”构成。比如：关于邀请李所长、王书记参加“12345”工程奠基仪式并致辞的请示报告。标题中常出现4方面的错误：一是多用标点符号。标题中除书名号外一般不用标点符号，上述标题中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。二是人物模糊不清，顺序排列不当。公文中提到的人物应使用全名，党先政后，书记和所长同时出现，书记应排在前面。三是项目不宜使用代号，因为有些项目和工程的代号只有该领域的人才知道，而公文是明晰的，应让阅读人一看便知。四是文种混用。请示和报告属于不同的文种，不能混而为一。

要注意的问题还有很多，大家可以上网查看相关资料进行学习。

三、公文有哪些要求？我们如何流转？

（一）统一公文格式。各单位要印制符合标准的文头，所有上行文件必须要用文头纸进行打印。

（二）认真起草文稿。各单位要严格按要求起草公文和草拟文稿。原则上由各办公室负责人拟稿，对文稿内容负责。若由办公室其他人拟稿，办公室负责人必须仔细审核把关后，和拟稿人一起在发文单上签字呈报。拟稿要求正确使用文种，遵守行文规则，符合规定格式，做到明确政策，情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、数据准确、力求简短。（谁核稿、谁签字，都要承担一定的责任）

（三）规范流转程序。我向大家推荐这样两套程序，大家可以根据本单位实际情况进行调整，不压文、不漏文、不错文，将文件高效流转起来。

1.收文程序。一是登记。上级发文、同级来文、下级上报文等各类公文必须先交由办公室进行登记，再按办文程序呈送领导批阅。文件登记要详细核对并填写来文机关、文种、来文字号、收文日期、收文序号、文件标题等，以便日后备查。二是批办。文件登记入册并填写文件处理单后，立即送办公室主任分办，办公室主任按照文件的主次缓急、阅件和办件以及文件内容分办后，送有关领导阅批，领导对来文办理提出处臵意见后通知局办公室转送相关人员落实。三是承办。在承办过程中，一般性公文，应在5个工作日之内办复；限定办理时限的公文，应在规定时限内办复；紧急公文，应随到随办。办理结束，要及时将文件返回办公室，由办公室负责整理归档。

2.发文程序。一是审核签发。发文办理要遵循“先核后签”的原则。拟稿后，送办公室初核，再转交办公室主任复核、分管领导审核或审签，重大公文需要报一把手签发。二是印制公文。经领导签发后的公文由办公室编发文件顺序号后，再进行印制。公文印制成文件正本后，送办公室盖印，盖印后的3份文件正本连同公文拟稿笺留底存档。三是上报下达。公文的具体下达和落实工作由拟稿人负责。除涉密或其它原因不宜公开外，原则上要由相关人员进行送达或分发。

（四）严肃办文纪律

1.严格控制发文数量。严格控制发文数量和篇幅，遵循“确有必要、注重效用”的原则，提高公文法定效力。对可发可不发的文件，办公室可以不予核稿；对于可长可短的文件，核稿时一律从短。

2.切实加快办理速度。除急件外，办公室每天分送公文一次。领导在家期间，应每天及时签批公文，出差期间，可以实行电话签批；并在规定期限内将办理结果及公文签批件返回办公室存档。凡经督办仍不将收文返回办公室或遗失的，办公室要不定期予以通报。

3.不断规范公文格式。各单位一般不得直接越级向局或县上报公文。所有上报公文必须用文头纸按规范公文格式排版盖印后上报。对越级上报公文和不规范格式公文，办公室不予办理收文登记。

4.统一实行归口管理。各单位要争取领导支持，进一步明确公文处理中心和公文运转枢纽中心的职能，配齐相关人员。杜绝其他业务科室多头办文。办公室要加强对公文的“五统一”管理，即统一收发、统一审核、统一用印、统一归档、统一销毁。凡未经办公室审核的文稿，办公室有权拒绝用印。

5.严格公文用印管理。印章使用原则上必须经本单位领导签字同意，其他非正式文稿使用印章必须经科室负责人以上人员签名登记。未经办公室审核的公文，办公室应该不予用印。

第四篇：公文写作知识讲座

公文写作知识讲座

一、公文概述

1.公文的定义

公文，即“公务文件”，我们经常接触的通知、报告、请示、计划、总结等等，都属于公文的范畴。公文是机关、团体、企业、事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规范体式的应用文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

2、公文的特点

一是公文必须由法定的作者制成和发布。法定作者指的就是机关、企事业单位。二是公文具有法定的权威和行政的约束力。公文一经发布，就要认真贯彻落实，有令必行，有禁必止。

三是公文有较强的实用性和时效性。公文是用来据以办事、解决实际问题的。一个通知、一个会议纪要，常常给下级单位以工 作上的指导和帮助，一份报告，常常成为上级机关科学决策的依据。公文还要有一定的时效性。通过公文请示问题，部署工作，都要适时，既不能早了，也不能晚了。

四是公文有特定的体式和处理程序。公文以说明为主，一般围绕某事为什么要办，为什么不能办，要办的措施、办法和要求来加以说明。公文从写作体裁、内容结构、措词用语到书写编排、用纸规格等，都应该符合规范化的要求。如公文的标题一般用“根据XXX”、“遵照XXX（说明行文依据）”、“为（为了）XX（说明行文目的）”；末尾一般用“请审批”、“请指示”、“请认真执行”、“望遵照执行”、“以上报告（或以上意见）当否，请指示”等等。这些体式和习惯用语都不要随意改变。

五是公文的语言要求简明、准确、朴实。公文的语言文字特点必须逻辑严密，言简意赅，要言不烦，直截了当，一看一听就懂，不杂乱，不费解。关键的语言不能随意简缩。做到文如其事，恰如其分，准确地反 映客观实际，引用事例、数据、文字等要真实无误。

3、公文的种类

一般公文可以分为正式公文和参照性公文两大类。正式公文，也叫“正式行文”、“正式文件”等。指国家有关主管部门规定的公文文种，它具有法定的权威与效力，采用统一规范的标印格式，俗称“红头文件”。参照性公文，也叫“参照行文”、“非正式文件”等，指规定以外的公文文种，其权威与效力比较灵活，有些在公务活动中只起参考作用，没有执行与否的要求，对收文一方也不具有行政上的约束力，标印格式也没有统一的要求。正式公文包括以下13种：命令（令）；议案；决定；指示；公告，通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。参照性公文主要包括：计划；总结；调查报告；简报；会议记录；述职报告；规章制度，领导讲话等等。

二、通知的写作

（一）通知的概念与作用

通知是把需要告知有关单位和人员的事 项，用书面形式表现出来的一种知照性公文。通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和使用干部。

通知的应用范围非常广泛，按其性质不同，可分为六种类型：一是发布性通知，如《邮电部关于发布<电信终端设备进网审批管理规定>的通知》；二是指导、布臵性通知，如《市政局党委关于学习、贯彻市委八届四次全会精神的通知》；三是批转、转发性通知，批转用于上级批准转发下级的公文，如《ｘｘ市人民政府批转财政局〈关于企业财务检查情况和今后意见的报告〉的通知》。转发用于转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文，如《北京市国有资产管理局转发国家国有资产管理局关于做好境外国有资产产权年检登记工作的通知的通知》；四是告知性通知，如《市政局党委关于调整局保密委员会成员的通知》、《公司关于年终财产清查的通知》；五是会议通 知；六是任免干部通知。

通知作用主要是知照。即将某些事项，包括工作或活动的计划安排、情况、问题、政策、规定、意见等等，告知有关单位和人员。其具体的作用因通知的种类不同而不同。指导、布臵性通知，带有必须遵照执行、不得随意违反的强制性与约束力，有关单位可作为开展工作或活动、处理问题、安排事务的依据，具有指导、规范、宣传、教育作用。批转、转发性通知，或认可某一单位的好经验，或通过某一单位的某些情况，提醒有关单位和人员注意某些问题，或传达上级有关文件精神，其指导、宣传、教育的作用，也是十分明显的。告知性通知与会议通知除了知照作用，还可作为凭据。

（二）通知的结构与内容

通知一般包括标题、主送单位、正文、落款四部分。有的通知如发送的面较广，内容为告知事项或会议通知，也可不写主送单位。

１、标题：一般由发文单位、事由和文种三部分组成，发文单位一般在文头上有，标题中不再出现。如《关于开展评选思想政治工作创新奖的通知》，《关于举办学习党的十六大精神领导干部调训班的通知》。除临时性的会议或告知性通知外，一般不单独用“通知”作标题。

２、主送单位：即被通知的单位，在标题之下提行顶格书写。主送单位可以有几个，这几个单位如果是平级的，用顿号隔开；不平级的可以从高到低，依次排列；不同类别间的单位用逗号隔开；同类单位都要通知的，可用“各”字概括。如《市政局党委关于在党员中开展创先争优活动的通知》要发到全局，主送单位是：局属各单位党委（总支、支部）。

３、正文：通知的正文因类型不同，也不一样。

①贯彻执行类通知：上级机关对下级单位传达事项、布臵工作时使用。这种通知必须具体明确、切实可行，要把道理讲清楚，任务提明确。写这类通知既要能提高下级机关对该项工作的认识，又要提出具体的指示性意见，使下级在实际贯彻中有所遵循。具 体写法是：

开头：首先说明发本通知的原委、依据及发此通知的目的；

然后，写明通知的事项、内容，即通知什么问题，一般是通过一个承上启下的过渡句式（如“为了……现将有关事项通知如下：”；或“为此，特作如下通知”），引起下文，写通知的事项和内容。这部分一般分条列项地说明具体办什么事和应该怎样执行各项要求，务必具体、可操作而不失空泛；

正文末尾，一般有一个提出要求和希望的结语。

例：关于给予北京地铁五号线工程政策性优

惠有关问题的通知

市计委：

为加快北京地铁五号线工程建设，市政府同意给予北京地铁五号线工程政策性优惠，现就有关事项通知如下：

一、北京地铁五号线工程免交：耕地占用税、城市基础设施“四源”建设费、防洪费、市政公用设施建设费、城市建设工程许 可证执照费、合同预算审查费、招投标管理费、质量管理监督费、临时占道费、劳动保险统筹基金。

北京地铁五号线工程建设占用土地按划拨建设用地处理，建设中需砍伐属于市园林局所有的苗木时，免交绿化苗木损失费。

二、北京地铁五号线工程免交渣土消纳费中的管理费；掘路修复费只收人工费和材料费，其他费用免收。

三、北京地铁五号线工程缓交城市污水处理费。

北京市人民政府办公厅

二○○一年二月二十七日

②批示性通知：包括“批转”和“转发”两种形式。“批转”用于上级单位认为某一下级单位上报的报告或其他文件，具有普遍意义，于是对下级单位的文件加上批语，用通知的形式发给所属各下级单位，作工作借鉴、参考或执行。“转发”则是上级机关单位、同级机关单位或不相隶属机关单 位发来的公文，对本机关所属下级机关单位具有指示、指导或参考作用，加上按语，用通知的形式转发给下级机关。这类通知应写明批转、转发的文件名称，对文件做出简要评价，说明批转或转发的缘由和目的，提出希望和要求。内容大都比较简短，但也有的在提出希望和要求时，结合本单位、本部门的实际情况，突出强调应重视文件的某一精神或某个方面的意义；还有的就文件中的主要问题作进一步的阐发或补充说明，并提出带有指示性的意见。由于被批转或转发的文件的重要程度不同，因此，写这类通知时必须注意区别不同情况，既要体现领导意图，又要根据被批转、转发文件的实际，还要考虑针对性。行文措词应该得体。例如，对被批转或转发的文件评价用语有“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等的区别；对下级机关的希望和要求用语有“参考”、“参照执行”、“研究执行”、“遵照办理”、“认真贯彻执行”等的不同。这些用语在行文中需要精心选择。被批转或转发的公文本身列在通知后面作为附件。如关 于印发《北京市不在职革命伤残军人免费乘坐市内公共电汽车、地铁具体办法》的通知.③一般告知性通知：这类通知是上级机关对有关事宜需要下级机关知道或办理时用的，内容着重写清楚通知的事项，或具体说明如何办理，达到什么目的。如启用印章、人事任免及机构设臵等。

④会议通知：这种通知应写清召开会议的有关事项，以便与会人员作好准备并如期赴会，开好会议。内容一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地址、报到地点、携带材料等。

三、报告的写作

（一）报告的概念与要求

报告是下级单位向上级机关单位或者业务主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问时使用的一种陈述性公文。它与开大会时领导同志作的报告或请先进人物作的报告是截然不同的两种文体。报告的主要作用是：反映情况、传递信息；汇报工作，争取支持；说明情况，答复询问。

定期或不定期地向上级机关或上级主管部门汇报工作、反映情况、提出建议，是一个单位的职责。为了方便上级领导人阅读、办理，报告要尽量做到简明扼要，不宜展开过多的政策理论分析，或者说，不必在报告中给上级讲大道理、做思想工作，篇幅不宜过长，一般不要超过三千字。报告是向上级汇报工作的文种，上级领导可以只看不答复，因此在报告中不得夹杂请求上级答复的事项，以免贻误工作。

（二）报告的种类

报告可分为情况报告、事件报告和答复报告等，情况报告应写明做了哪些工作，取得哪些成果，然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下步工作意见。对于事件报告，侧重写明事件发生的全过程及其来龙去脉，分析事件发生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。

（三）情况报告和事件报告写法

1、情况报告的写法

情况报告是就某一方面或一段时间内的工作或客观情况向上级做专题汇报时使用。它可以写于工作进行之中，也可以写于工作结束或告一段落之后。

情况报告可以分为综合性情况报告和专题报告。

综合性报告是就某一段时间内所做的工作、所发生的情况综合起来向上级作的汇报。它以时间为选材范围，如年终报告。正文一般写明以下几方面的内容：①开头说明这段时间里工作的总体情况，主要的成绩和问题。②主体部分一般横向分为若干层次，分述各个方面工作的进展情况。③根据实际情况，还可以对某些问题、趋势作总的说明和预测。

专题情况报告是就某一方面、某一项工作所发生的问题或情况，加以叙述和说明，向上级所作的专门汇报。

⑴标题：由发文机关名称、事由加文种组成，如：《xx单位关于“三个代表”专题教育情况的报告》，有时发文机关可省略。⑵主送机关：顶格写在正文前第一行。

⑶正文：主要包括三点：一是基本情况；二是主要特点或收获；三是存在的主要问题，有时根据需要，扼要地写明今后的打算。

在这几部分中，主要特点或收获（即成绩）部分是重点。正文部分通常是归纳出几个小标题，依次分项来写。写时要紧扣标题，先概述，再细述；先综述，再分述，并用典型事例或数字说明基本观点。在小标题的拟制上，除了应抓住主要特点，写出规律性的体会以外，还要注意以下几点：

一是按照一定的逻辑层次列标题。比如从开始到结束或从重点到一般；或从主要工作到次要工作等。如《关于京沪高速公路工程建设有关事宜的报告》中分这样几部分来写：

一、工程简要概况

二、工程进展情况和计划安排

三、加强组织领导，落实责任制和保障措施

四、当前存在的主要问题

二是要有真材实料，力戒空话套话。小 标题的归纳，既要有一定的说理，更要注重用事实说话，避免套话、空话、废话。

三是语言讲究洗练和准确对称。如《关于警示教育的情况报告》中归纳了这样几个小标题：

一、以查问题为主，突出“实”。

二、注重清理思想，突出“疏”。

三、抓好配合活动，突出“活”。

四、加强教育监督，突出“常”。

这4个小标题既注重了语言的对称，同时也能准确地传情达意，将这次警示教育不同阶段的特点，用“实”、“疏”、“活”、“常”等重点词语来概括，既突出了工作的特点，同时语言也比较洗练。

⑷结尾惯用语：“特此报告”、“以上报告，请审阅”等。

2、事件报告的写法

事件一般指突发事件，如群体性上访，重大安全事故等。写法一般分成三部分内容：一是事件发生的全过程；二是对事件性质的分析；三是由事件总结出的教训，提出下一步的防范措施。写作时应把握以下几个 问题：

一是事件发生后，应当在迅速处臵的同时，及时向上级报告；二是要真实反映事件发生的全过程。事件发生的时间、地点、原因、状态、趋势等基本情况，都要写清楚。如果对一些重要情节和事发原因不是很清楚，务必抓紧与有关方面核实，千万不可凭主观推理、判断来反映情况；三是分析问题要客观。就是说反映情况要实事求是，不带偏见。特别是涉及当事的双方，更要注意这一点。没有根据的，一句也不要讲；有根据的，也只能写实，并留有余地；问题没调查清楚的，不要讲决断的话；四是要深入总结经验教训，提出下一步的防范措施。

（四）写好报告应注意的问题

１、要突出重点内容，如综合报告，要把各个方面的工作情况详略得当地组织在有限的篇幅中，必须突出重点，不能平分秋色，一个单位工作很多，但毕竟只有一两项工作在现实中起主导作用，因此，我们要把这起主导作用的方面作为重点反映出来，把其他情况放在次要的位臵上，不然，什么东 西都往报告里塞，结果会适得其反。

２、要体现一个“专”字。专题报告要一事一报，自始至终围绕一项工作、一件事情、一个方面的情况去叙述说明，不能在一个专题报告中同时讲几件互不相干的事情。

３、要以陈述为主，提出必要的看法。以陈述为主，就是实事求是地叙述事实。提出必要的看法，就是报告中反映的情况，讲观点要有材料，材料和观点要紧密联系，做到有分析、有判断，不搞现象罗列，数字堆砌。

４、要不失时机。一些重要的工作和问题，应在事情的发展过程中及时向上级做出报告，不要等工作结束、事件平息后才反映，那样就失去意义了。

四、请示的写作

（一）请示的概念与作用

请示是下级机关单位请求上级机关单位或业务主管机关单位对某项工作或某个问题给予指示、答复时使用的。

请示的意义和作用在于：陈述意见，请求指示；提出问题，请求帮助；说明情况，请求裁决；提出建议，请求解决。

请示有两种：一种是请求给予指示，一种是请求批准。

1.向上级机关请求批示

对上级机关的有关方针政策指示不了解时；在执行政策、法律和上级指示中，出现了新的情况，遇到疑难问题，无章可循，且关系重大，须领导机关给予指示才能办理的事项；或因情况特殊，难以执行现行规定，提出政策性措施，有待上级机关批示后再行实施的事项；因意见分歧，无法形成共识，达成统一，难以开展工作，有待上级裁决才能办理的事项。

2.向上级机关请求批准

完成上级机关交办的事项，或实施本单位重要项目而缺少人力、财力、物力，不满足这些条件就难以完成的，报请上级行政机关批准使用的。

请示与报告都是下级单位呈送上级单位的上行文，在格式和写法上有相似之处，但其区别也是明显的。

一是请示着重于提出问题和请求，报告 着重于陈述情况和意见；二是请示的内容只涉及一件事情，一事一文，篇幅需简短，报告涉及内容面较广泛，篇幅可较长；三是请示必须事前行文，获得上级批复后方可行事，不得先斩后奏；报告一般是在工作进行中和过后行文；四是请示一定要有请求事项，上级单位如果同意，必须行文批复；报告则主要是陈述情况或意见，供上级了解、掌握、参考，一般不提请求事项，即使有所请求，上级也不一定非得给予批复。

现实生活中，常有把请示与报告混为一谈的现象，有的甚至干脆写成“请示报告”，这是不对的。还有一些单位向不相隶属的同级或低一二级的单位联系公务，为了表示谦虚，取得对方的好感，特意使用“请示”，也是不合规范的。请示仅限于下级单位对直接上级单位使用，其他可以用“函”。

请示的作用与报告基本上相同，即一方面下级单位通过请示，可以让上级单位了解自己的有关情况与请求；另一方面，上级单位可以利用下级单位呈送的请示，作为指导 该单位和同类单位有关工作的依据。发文单位使用请示，一定要有其具体目的，收文单位收到请示后，也一定要及时研究，做出同意或不同意，批准或者不批准的决定，并用“批复”文种给予答复。

（二）请示的写法

１、请求批准的请示

用途：请求上级机关批准或帮助解决工作中的某些问题、困难时使用。

①标题：《关于xxx（事由）的请示》，事由部分应准确地揭示出请示的事项。比如，请求上级拨款，标题中就应涉及到款项的问题，如《关于请拨组织老干部考察所需费用的请示》，不能写为《关于组织老干部考察活动的请示》，前者的请示事项是钱，后者给人的印象好象是请求上级批准这一活动。标题的事由也不能太罗嗦，如《关于7月3日举办庆祝香港回归联欢活动急需资金3万元的请示》。

②主送单位。主送单位要顶格写。主送单位只能是一个，而且必须是有权接受、批准请示事项的直接上级。如果写两个或两个 以上单位，很可能这几个单位都互相推委，不先表态，反而贻误了工作。主送单位不宜为领导个人，如xx董事长或xx总经理，可以用集合概念，如总经理、书记等等。

③正文：依次由四个层次组成：

请示的理由：即“为什么要请示？”说明请示事项的依据、原因，说明问题提出的必要性。这部分要把理由讲充分，道理说透彻，原因谈明白，为请示得到批示、指示提供充足的理由。

请示的事项：即“请示什么问题？”对要解决的问题的叙述以及对具体要求的说明。如果内容简单，可与缘由部分连在一起，一贯到底。如果内容较复杂，则另行起文，分段表述。请示事项一定要明确，如请款不能简单地说“请领导给予支持”、“请领导拨款”，就是不说数额。

解决的办法：明确提出本单位对解决这一问题的意见，以供上级单位做出判断和抉择时参考。这些意见要有根有据，切合实际，必要时可引证有关政策或规定的条文，努力使自己的意见中肯、可行。

提出要求：具体提出对上级的要求，包括希望按某个最佳方案批示；希望上级尽快答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题；在未正式批复前，建议上级同意暂时按什么政策执行等。

最后，另起一行，写上期请用语，如“妥否，请批示”，“是否妥当，请批示”，“以上意见当否，请批复”，然后再另起一行，写明发文单位名称，并在上面盖章。

例：关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示 市人民政府：

今年4月7日，xx市委、市政府《关于加快发展旅游业的决定》（x字［xx］8号），同意建立旅游建设发展专项资金，其部分资金来源于交通建设附加费的分配，并将此分配比列从原来的5％调高到10％。对此，我委认为该措施无疑有利于筹集资金，促进旅游业发展。但当初决定征收旅业交通建设附加费的目的，主要是筹集地铁资金，现要提高旅游专项资金往交通建设附加费中 的分配比例，必然减少地资金的来源。地铁工程建设投资高达30亿元，筹资任务十分艰巨，而今年地铁资金缺口更大，需开拓更多的资金来源。因此，任何减少筹集地铁资金的做法都会异致工期拖长和投资增大，不利于工程建设。

鉴此，我委建议在地铁建设期内，暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例，仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占5％的分配比例不变。专此请示，请批复。

Xx市计委

Xx年x月x日

２、请求指示的请示：

用途：用于某些无政策依据，或不了解、不明确某些政策而不知如何开展工作、采取措施时；或是涉及方针、政策界限等方面的重大问题，请求上级给予明确或具体解释时使用。具体写法与前面说的请求批准的请示写法上大同小异。

（三）请示的写作要求

写作请示，除了按写作报告时必须注意的中心思想明确，内容具体准确，表述清楚扼要等几点外，还应特别注意：

１、一文一事

即每份请示只涉及一件事情，不能一文数事并报，也不能多头请示，需要几个单位办理的不同问题不能综合在一起请示。

２、逐级请示

即一般情况下，只能向直接领导或主管本单位的上级单位请示，不得越级行文。特殊情况下，需要越级请示的，也必须把该文抄报越过的单位，不得避开或瞒着直接领导或主管单位。

3.应提出自己的建议和意见，态度一定要明确。就语气而言，只能用请求性语气，不能用决定性语气。不能这样写“如何解决，请领导批示”、“请批示！”“我们认为必须如何如何，请批示”。

五、会议纪要的写作

（一）会议纪要的概念及作用

会议纪要是一种法定公文，用于传达会议的主要精神和记载要求与会者共同遵守执行的议定事项。也就是说，会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及精神、议定的事项，加以文字归纳整理，以上传下达，统一各方思想，指导协调和推动工作。会议纪要是在会议记录及其他有关材料的基础上，经归纳、提炼、整理而成的，既可以反映有关情况和问题，又可以用来指导工作和统一协调各方面的步调。会议纪要发给下级，类似通知，要求贯彻执行，报送上级，类似会议情况报告，可向上级反映情况。会议纪要在会议记录的基础上经过筛选、整理，其作用和会议简报有所不同，会议简报主要用于反映会议动态，沟通情况，其内容只具有参考性，不像会议纪要兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。

（二）会议纪要的种类

会议纪要根据适用范围、内容和作用，可分为例行会议纪要，工作会议纪要和协调会议纪要。

（三）会议纪要的写法

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1)标题

由会议名称和文种组成。如《地铁建设安全工作会议纪要》。

(2)文件日期

成文日期通常写在标题之下，位臵居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

(3)正文

1、导语：对会议基本情况做扼要地叙述。如会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、议程及会议效果等。

2、主体：主要写会议所研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的任务要求等。一般采取“撮要分条式”，即开头介绍会议的基本情况，如会议召开的时间、地点、中心议题及主持人、参加人等。然后分条列项，把会议的议定事项归纳成几个问题逐一写清。

具体有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议，讨论的问题比较集中，意见也比较一致，对会议的发言、讨论的情况进行综合概述。

二是摘录法。主要用于座谈会、学术讨论会等。按照会议进程或讨论顺序摘要整理出来。

三是归纳法。多适用于较大型的会议，讨论的问题比较多，涉及的范围比较广，需要把许多意见和问题加以分类整理，分项或列题写出。

无论哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

3、结尾：内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以不写结尾，主体部分写完，全文自然结束。

（四）会议纪要写作要求与技巧

会议纪要的写作要求，总的来说就是既要做到全面完整，又要抓住主流、本质；既 26 来源于原始记录，又体现了对原始记录的综合、分析、提炼、概括。

1、准确把握会议要点。这是会议纪要写作的关键。会议纪要的精髓在于“要”。掌握会议要点,关键在于抓住与会人员达成的共识和议定的事项。一次工作会议，涉及的问题很多。写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，切不可面面俱到。要把基本的观点、议定的事项、准备落实的措施反映出来。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。整理会议纪要要忠实于会议确定的原则和精神，抓住重点，切忌把整理者的意愿夹进纪要。

2、综合提炼会议结论。要善于抓住表态性的结论性意见；要善于抓住领导或权威人士发言的精神实质；要善于抓住多数与会人员的意见；要善于抓住会议主持人的总结性发言。但要注意语言加工,择其精要，不 27 要直接引用或大量罗列参会人员的原始发言。

3、格式规范、结构清楚。会议纪要除文头和文尾外,其结构有:标题、会议概况、议定事项、结尾四部分。议定事项是会议纪要的主体部分,多数分为会议精神和议定事项两部分,即共识与措施两方面。

会议纪要要注意条理化、理性化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。纪要要分条分层次叙述，避免笼而统之，杂乱无章，前后矛盾的现象。

4、言简意明。会议纪要语言要明确畅达,防止含糊其辞产生歧义,特别是开头部分应当十分明确。在每一个问题或段落的开头,常常使用规范性用语,如“会议认为”、“会议强调”、“会议要求”、“会议传达”、“会议号召”等，以突出会议与主旨。会议纪要写作范例：

抓住机遇 扩大开放

沿长江五市对外开放研讨会纪要

一九九六年七月

沿长江五市(重庆、岳阳、武汉、九江、芜湖)对外开放研讨会，于1996年7月15-16日在庐山经纬宾馆举行。这次会议是在党中央和国务院作出以上海浦东为龙头，进一步开放长江沿岸城市的战略决策之后，由《求是》杂志社经济部、江西省体改委、九江市人民政府联合召开的，来自五市的领导和有关方面的负责同志及部分新闻单位的代表共40余人参加了会议。与会代表围绕着如何搞好沿长江对外开放的问题，进行了热烈发言和深入讨论。

与会代表一致认为，搞好沿长江的对外开放意义深远重大。……。

扩大沿长江的对外开放，对五市来说是机遇和挑战并存。为此，代表们指出，……（略）。

扩大开放，必须深化改革。代表们提出，与沿海地区相比，沿长江城市在对外开放方面已滞后了一步，旧的体制严重阻碍着对外开放的步伐。因此，应……

开放是促进和带动一切的重要途径和手段，代表们认为，应……

搞好长江的开放开发，必须走联合协作的路子。代表们认为，……

投资环境建设是对外开放的重要内容，代表们认为应把它放在对外开放的重要地位，作为一项持久的基础性工作来抓。既要……，又要……。还要……

六、公函的写作

（一）函的概念与作用

函，即信函，也叫书信。做为法定公文的函，是不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准所使用的一种文体。

函的用途，具体说有以下几项：

一是平行机关之间、不相隶属机关之间商洽有关事宜；二是向有关业务主管部门请 求批准有关事项，如市政局向公安局、环保局等有关主管部门请求批准有关事项时用“函”，有关业务主管部门做出答复时，也使用“函”。三是上下级之间询问和答复一般性的问题时，也可使用函。

（二）函的种类

函从形式上分有两种：一种是公函，属正式公文，有文件版头，有发文字号，使用完后立卷归档。一种是便函。用来处理一般性事项的信件，使用机关信笺，加盖机关印章即可。

从行文方向上分也有两种：一是去函，即主动地与有关单位商洽工作、询问事项或提出请求；二是复函，是针对来函的问题向来函单位回答相应的商请或询问事项。

（三）函的结构与内容

包括标题、主送单位、正文、落款四部分。

１、标题：由发文单位、事由＋文种组成。有时，发文单位可省略，如《xx单位关于xxxx事项的函》，如果是复函，在标题中应当标明，如《xx单位关于xxxx问题的

复函》。

２、主送单位：顶格书写。可以是平行机关、下级机关，也可以是上级机关。

３、正文：通常包括开头、主体、结语三部分。

①开头：如属主动发函，开头应先写明发函缘由，如果是答复性函，则应写明所要答复的来函的标题，或来函所提的事项、问题。如：“你单位ｘ月ｘ日来函已悉，经研究，现函复如下”。开头用不着写“你们好”等问候语。

②主体：去函具体书写要告知的事项或者要商洽的问题、要请求的事项；复函则针对来函的内容做出答复，或表态同意，或提出不同意见并简要说明其理由。要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持。请求批准函，则主要包括请求批准的事项、理由等，事项要明确，理由要客观、充分。一般情况下，最好一函一事，这样便于对方处理答复，多项事情，特别是彼此间毫无联系的一些事，可以分别发函。

③结语：去函可写：“请予研究”、32 “请予大力协助”或“特此函告，希即函复”、“即请函复”，也可只写礼貌性的惯用语，如“为盼”、“是荷”等。复函可写“特此函复”、“专此回复”“此复”等。结语也可不写。结语一般不写“此致敬礼”、“祝你们万事如意”等。

４、落款：写明发文单位名称及发文日期。一律写全称，加盖印章。

（四）函的写作中需注意的问题

1．内容专一，陈述为主。写作要有鲜明的针对性。围绕所提问题和公务事项来写，内容必须单一集中，做到一事一议。在内容的具体处理上，要层次分明，前后连贯，把问题和事情说明白、写清楚，不能罗列事项，漫无边际。要就事论事，无须讲过多的道理，要直截了当地把事情和问题讲清，做到言简意赅。

2.语气恳切，明确具体

在函件的往来中，要互相尊重，行文语气热情，态度恳切实在，致函一方要把自己的意见告诉对方，不能强加于人，不能提出苛求；复函方也要持和气共事的态度，商量办

理，即使致函方要求不合理，也办理拒复或用简单顶回去的办法回复。在行文中掌握用语分寸，以示礼貌。文字要明确具体，对所问、所复、所告的事项，须写得清清楚楚、明明白白，具体周到，使对方一目了然。不要使用含含糊糊的语词，否则容易使对方产生误解，有时还得往来查询，以致延时误事。

第五篇：公文办理

收文处理。一般包括登记、分办、拟办、催办等程序。

一、主送本机关的文件，抄送本机关的重要文件，以及注有密级的简报、资料等，均应统一进行登记。

二、来文可按办件、阅件进行分类。办件一般包括上级机关对本机关的指示、通知，下级机关的请示、报告，同级机关需要答复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关办理的其他参阅文件。

三、需要办理的公文应根据来文内容，分送给有关部门办理或送领导人批示后办理。需要送领导人批办的公文，承办人应提出具体的拟办意见，领导人对公文如何办理应作出明确批示。紧急公文应明确承办期限。文书部门应根据时限要求对承办单位和承办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。

四、抄送件、简报、资料等阅件，属一般的可分送给有关部门阅存，重要的应送有关领导人传阅。

五、需要传阅或批办的公文，承办人应根据文件规定的阅读范围或领导批示，安排传阅或批办，领导人之间不宜直接横向传递，以防积压或传失。

第二十二条 发文处理。

一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求：

(一)要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

(二)行文所依据的事实要确实，行文的指导思想和解决问题的主要意见、原则、方针、措施要明确，办理事项的时间、地点、范围、原因、理由要交代清楚。

(三)根据行文目的和内容，确定适当的公文种类，要注意区分请示与报告、通知与函。

(四)草拟文稿应根据行文目的与公文种类，构思公文的层次结构，选择适当的文字，力求层次分明，结构严谨，文字朴实精炼，书写工整。引用公文应注明引文的时间、机关、标题和发文字号。使用简称时，应先用全称，并在括号中注明简称称谓。要使用规范的汉字。公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者内，一般用汉字书写。同一公文中，数字的使用应前后一致。

(五)草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。公文稿纸一般为十六开、横写。其栏目一般包括主办机关、发文范围、拟稿人、核稿人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、印刷份数等。

二、公文审核。文稿在送领导人审批签发前，应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。

审核的重点：

(一)是否需要行文，行文的名义、公文种类是否适当；

(二)文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致，与本机关发过的公文是否衔接；

(三)依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确具体、切实可行；

(四)处理程序是否完备，涉及其他部门的问题是否协商一致，行文关系及公文格式是否条例规定；

(五)文字叙述是否符合文法的逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。不必行文的，应送有关领导人批准后通知原承办部门或人员。

三、公文签发。各级国家行政机关发出的公文，应由机关领导人签发；重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文(如会议通过的公文等)，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。联合行文，应由行文机关的主要领导人分别在同一稿件上签发。机关领导人签发公文，要在“签发人”栏内写明具体意见和签署姓名、时间，不要以划圈代替签发。

四、草拟、修改、审核和签批公文，要用钢笔、毛笔或档案圆珠笔。

五、公文签发后付印。印件页面要美观大方，符合公文格式。装钉要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

六、公文校对以原稿为准，重点校对文字和格式，非承办入不得擅自改动原文，如对内容有疑问或发现错漏，应请承办人予似核对。

七、盖印。监印员应根据领导人的签发和应发份数盖印。铅印公文一般由专门机要印制单位用机器套印。委托其他单位套印公文时，应指定专门人员现场监印。

八、公文的秘密等级，应根据公文的内容和印发范围，由承办人提出建议，签发人核定。

九、上一级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的外，经下一级机关的秘书长或办公厅(室)主任批准，可以翻印、转发。翻印时要注明翻印的机关、时间和份数。

第六章立卷、销毁

第二十三条 公文办完后，机关文书部门应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

立卷的范围：本机关工作活动中形成的重要文件、会议文件、会议记录以及反映本机关职能活动需要立卷的有关材料(包括照片、录像带、录音带、电脑软盘、出版物)等。

第二十四条公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类进行整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十五条 立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交。个人不得保存应存档的公文。

第二十六条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不错销、漏销。