如何做好公文办理工作

第一篇：如何做好公文办理工作

如何做好公文办理工作

发布时间：2008-8-28 16:04:04点击次数：33

3省委办公厅秘书处处长宋雅丽

(2008年7月2日)

很高兴今天能够和妇联系统同志们就如何做好公文办理等工作进行座谈。1996年5月,中央办发布了《中国共产党机关公文处理条例》,1997年1月3日,省委办公厅印发了《河北省党委机关公理细则》。截至目前,《条例》和《细则》仍然是全省党委系统进行公文办理的根本依据。下面,我贯彻《条例》、《细则》以及省委办公厅秘书处加强和改进公文办理工作的一些做法,从三个方面与交流.一、公文格式规范化问题

公文格式,简言之就是公文的表现形式,由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制组成《条例》和《细则》对各组成部分都有明确规定,下面我重点讲一下公文格式规范化工作中有关

(一)公文的眉首部分

包括版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人等6部分。

1、版头

正式公文必须按照要求套印红头,特别是向上级报送的公文,为保证其严肃性,不得使用白纸、信笼纸况报告纸。在实际工作中,我们经常见到一些使用情况报告纸报送公文的情况,情况报告纸只能用于内部公文运转,待部门领导批示报送上级机关后,应套印正式版头上报。

2、发文字号

发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。机关代字的编定应科学、明确、统一。联合行般只标主办机关的发文字号。

3、份号

份号是公文印刷份数的顺序号,密级较高的公文应加印份号。份号应标注于公文首页左上角,一般用阿拉伯数字表示,加印份号有利于对于秘密公文的管理和使用,便于掌握其去向和明确保密责任。

4、密级

密级是公文的秘密等级,按照保密法规定,分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。党的机关密级标注在公文首页左上角、份号下方。需要注意的是,公文附件有密级,主件也应有密级,公文附件同的密级,主件应按附件的最高密级标识。

5、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”,紧急电报应别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度标注于公文左上角、密级下方。紧急一般应在公文中体现出紧急的程度和理由。需要注意的是,一般性公文要在正常工作时间报送,最大减少非工作时间给领导报送公文数量;对于紧急重要公文,要及时报送,确保领导对重大事件作出及善处置。

6、签发人

上报公文应当在发文字号右侧标注签发人,这主要是强调领导负责制,体现公文的严肃性和领导人对应负的责任。

(二)公文的主体部分

包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等要素。

1、标题

公文标题一般包括发文机关名称、事由、文种等三要素。发文机关应该是行文单位的全称或规范化事由是对公文内容准确完整的概括,文种是对公文性质的体现,反映行文方向,表达行文目的《条例》党的机关公文共有14类,主要包括向上级的请示、报告,平级的函,对下级的通知等,标题中要使用正文种。例如:省台办《关于中央台办召开“贯彻落实中办发17号文件”会议精神的汇报及我省贯彻意见的请示,标题中同时存在报告和请示两个文种,沟通后作了修改。

2、主送机关

主送机关也叫“抬头”,是指主要受理公文的机关。5月27日,省委办公厅、省政府办公厅印发了《进一步精简会议文件,切实改进会风文风的通知(冀办发[2008]13号),相信大家都已经见到了,通知各地各部门向省委、省政府报送文件标注的主送机关作了详细规定,“属于党委职权范围的工作,以(党组)名义报省委,属于政府职权范围的工作以政府或部门名义报省政府,即主送机关是一个,必要抄送”。另外,党的机关公文一般不以领导个人为主送单位,也不能把“某某单位并某某个人”作为抬头。

3、正文

正文用来表述公文的内容,要做到主题突出,意尽文止、条理清楚、文字精炼,尽量减少关于重要性或的一般性论述。冀办发[2008]13号文件规定,“各地各部门报送省委、省政府的请示、报告一般控2000字以内”。就是倡导清新简练的文风。

4、附件

附件是正文的补充材料或参考材料,实际工作中比较常见的附件还有上级领导就相关事宜的批示。在公文时,应尽量将这些相关材料收集齐全,以便上级领导全面、准确地了解事情的来龙去脉。

5、发文机关署名、成文日期和印章党的机关公文必须有发文机关署名和成文日期,除会议纪要和普公文外,公文必须加盖发文机关印章。

(三)公文的结尾部分

包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素。印发传达范围加括号标注在成文日期的方。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。抄送机关含抄报、抄发范围,要严照规定和职权进行抄送,既不能漏抄漏送,也不应滥抄滥送。印制版记包括公文制发(翻印)机关名称发(翻印)日期和印刷份数。

二、公文办理规范化问题

公文的办理分为收文办理和发文办理。

（一）收文办理

收文办理包括签收、登记、审阅、拟办、呈批、请办、传阅、承办、批复、归档等环节,其中需要特意把握的有以下几个环节:

1、签收。收到有关公文后,以签字或盖章的方式给报文方以凭证,对于紧急公文需要注明签收时间公文要逐件清点,重要文件逐页查看,发现问题应及时向发文机关查询并采取相应处理措施。对于报位来说,应注意三个问题:一是标有密级的文件不能通过普通邮政邮寄,也不能让非机要人员报送。二急公文的报送时间和落款时间要统一,并标明紧急程度,确保公文办理的时效性。三是报件人必须清件的来龙去脉,以便签收时对相关内容进行核实。有的单位派司机或让其他单位同志代传,一问三不严重影响了公文办理工作的顺利进行。

2、登记。对于签收的公文,要将顺序号、收文时间、来文单位、公文标题及文号、密级、份数等事记清楚,还要登记报件单位的联系人和联系电话。特别是非工作时间,如果不留联系人和联系电话,对的相关问题不能及时联系沟通,就会严重影响工作效率。如某国有企业通过普通邮政的特快专递报送的一个文件,不但属于越级报件,而且内容涉密,我们在沟通此件时,先是通过114查号,再找值班室室和相关知情人电话,共打了10多个电话才找到,费时费力还耽误事。

3、审阅。经办人对来文应仔细审阅,我们在工作中重点强调做好“五查”：一查是否越级行文请示和报告工作。如属此类,一般退回发文单位。特殊或紧急情况如突发事件、重大社情和严重自然灾确需越级行文时作特殊处理。二查请示与报告是否分开。如请示与报告相混,应退回原行文单位修改上报。如秦皇岛市委、市政府报送的《关于启动建设“金海岸新空间”相关事宜的报告》中有请示“恳请省比照给予唐山曹妃旬新区、沧州渤海新区所享受政策,对金海岸新空间建设用地实施土地指列,不占用每年核定给我市的建设用地指标,为金海岸新空间建设创造基础条件。”后与秦皇岛市进通,修改为请示件上报,报告内容作为背景材料附后。三查是否党政不分和多头报送。如承德、市政快推进城镇建设一年一大步三年大变样步伐的报告》主报省委、省政府,应主报省政府,抄报省委。行文关系是否正确。向上级机关的请示不可同时向下级机关发送;受双重领导的单位向上级机关请题,应视文件内容注明主报机关和抄报机关,主报机关负责答复请示问题。五查是否存在未协调事项报送的公文中含有未协调一致事项,是公文办理工作中的“大忌”,但我们在工作中经常遇到这样的件。公文中涉及的人事、编制、财政、项目等问题,报文单位在未与有关职能部门协调会商,或是经会商但未达成一致意见的情况下,就直接向省委或省委办公厅报送,从而有意无意地为公文办理工作了“钉子”。应当明确,公文报送必须坚持协调在先的原则,把问题解决在公文报送之前。在这里举协调在先的好例子:6月10日省财政厅按照付志方常务副省长的指示,起草了《关于省直开展支援灾民节约活动有关事项的通知,拟以省“两办”名义印发,在报送之前省财政厅即分别征求了省发改委外办、省监察厅、省直机关事务管理局的意见,并说明了相关单位提出的修改意见的采纳情况。由于政厅与相关单位先行协调,并在发文请示中写明了协调情况,使公文得到及时办理。

4、拟办。公文办理人员对需要办理的公文根据内容、要求和工作需要提出办理意见,必要时召集相门进行研究、协调后形成方案或建议,并提供必要的背景材料,按程序报领导同志批示。写好拟办意把握以下几点:一是掌握文件内容,搞清相关事项,这是提好拟办意见的前提和基础。二是查找办件先参考。三是把握政策规定,站在领导的角度和全局的高度去考虑问题。四是注意与有关部门协商协来文中有需要协调事项的,要与有关部门沟通协商达成一致意见,力争给领导提供一个符合实际、切行的建议。如:收到省法宣办等部门下发的《关于在全省组织开展“人文奥运•法治同行”法制宣传的通知》后,与厅机关党委和干部处进行了沟通,提出了“请干部处、机关党委研究办理”的拟办意由于协调在先,两个处室互相配合做好工作。五是力求完整缜密和准确。比如,某单位召开会议,要求秘密文件加印发给与会人员学习使用。我们建议同意印发,还要追加一句,“按秘密文件管理,用后收用后交本单位机要人员管理”。这是从文件保密角度向请示单位提出的要求。建议中写出来让领导同意印发,但不要泄密。这样这个建议就完整了。

5、呈批。公文呈批运转时应当履行严格的登记手续,注明送达时间、签收入、退回时间,随时掌握公向,避免误传、漏传和延误,尤其是杜绝横传。有关领导阅批后不能直接传递其他领导。对于重要文公文办理人员要注意在外停留时间,适时与领导联系提醒。

6、承办。将领导批示后的公文交至承办单位时要履行严格的签收手续,公文办理人员要将公文相关完整告知承办单位取件人,并将相关事项予以登记。

(二)发文办理

发文办理包括公文的核发、登记、确定范围、份数、印制和分发等程序。需要把握好以下三个环节

1、严格核发,把好公文印前关。在每个文件送印前,都要对相关内容进行认真核校。一查领导签批手否齐全,看是否已严格按照公文的审批、签发权限履行签批手续。二查公文发放范围是否标注清楚核查主送机关、抄送机关、印发传达范围等内容,防止发生任何遗漏。三查公文底稿是否完整,认真有无缺页或页码顺序不对等问题,确保公文印制完整、准确。四查公文格式是否规范,有无漏标签发成文日期、主题词等问题。对于会议通知,还要核查会议报名时间、召开时间、地点、联系电话等要否齐全。五查公文印制版记是否齐全,印制份数是否核准。六查公文的印出时限是否注明,特别是对紧急公文,都能明确提出时限要求,确保公文及时传递到受文单位。

2、认真复查,把好公文印后关。复查是指根据中央《条例》和我省《细则》规定,对印制出的正式公

行复查。复查内容主要包括:(1)公文是否按原稿要求印制。按照公文的发布形式及其适用范围等相定对文件版头与发文字号、公文内容进行对比核查,做到“文”、“头”相符。(2)公文格式是否符定。按照公文主体各组成部分的标识规则对所印公文内容逐项核查,如密级、发文字号、字体、字号件、主题词、印制版记等。同时,检查所印公文中有无错字、漏印、缺页等现象。(3)有特殊要求的是否办理落实。比如需公开发布的公文是否已通知新闻单位刊载播出、紧急公文是否先传发清样至单位等。(4)上报公文是否加盖印章报出,用章是否准确o(5)涉及本单位内部办理的公文是否呈报公文印出后,都要对公文内容进行研读,如公文中涉及需要办理的事项,及时转入公文办理程序呈报审阅。

3、急件急办,确保发文办理时效。实际工作中,我们对那些公文内容涉及重大紧急事项,需要各级各抓紧贯彻落实或省委领导明确要求限时印发的公文,坚持做到三点:一是讲求工作效率。接到要求印紧急公文,在保证公文质量的前提下,努力提高公文传发的时效,争分夺秒,打破常规,全力以赴,抓紧成,切实做到第一时间接收办理,第一时间印制,第一时间发出。二是及时请示汇报。在发文办理中时持头脑清醒、思维敏捷,准确判断公文的紧急重要程度,提出科学合理的办理建议,及时向领导请示三是加强协调配合。对涉及面宽,时限要求紧的公文,则提前与相关部门联系,主动搞好衔接配合,使前后贯通,环环紧扣,有效避免了工作链条上的“真空地带”,减少了办理和运转过程中的“时间差

三、公文管理规范化问题

规范公文管理,保证公文的高效运转和安全保密,是各级机关应当高度重视的一项重要工作。具体工应把握好以下几点:

(一)认真落实公文管理责任

各单位办公室作为本单位的重要职能部门,是文件运转和管理的中枢,必须真正把这项工作摆在重要置,切实发挥好文件管理、业务指导和督促检查的职责。办公室主任是本单位文件管理工作的第一责必须经常过问和指导文件的管理工作,及时研究解决工作中存在的问题。具体从事文件管理的机要必须强化政治意识、责任意识和保密意识,认真负责地管好每一份文件,扎实细致地办好每一个环节出现任何差错和疏漏o

(二)严格落实公文管理制度

首先要做好公文保密工作。涉密文件、资料用后要及时入柜上锁,不能在办公桌上随意摆放,不在无保障的场所阅办、存放。不在外事活动、外出公务活动中携带涉密文件,不用无保密措施的通信设施通邮政传递涉密文件。妥善登记、保管涉密会议材料。涉密计算机专机专用,不在连接互联网的计算处理、存贮涉密信息。不在手机通话中谈论公文中的秘密事项。二是完善登记签字手续。实行文件全线监控责任制。从印制、发放、传阅、办理到退回一律履行经办人签字手续。三是规范文件的复编和清退销毁。绝密级文件不得复制、汇编,机密、秘密级文件确需复制、汇编的,要从严控制并严行报批手续。复制、汇编的文件视同原文件管理。汇编本按所收文件中最高密级标注。对于标有密文件按年度进行清退和销毁,绝密级文件不得私自销毁。各单位销毁文件必须严格履行审批登记手二人以上到保密管理部门指定的单位监督销毁,确保文件不丢失、不漏销。

(三)努力提高公文管理人员综合素质

一要努力提高政治素质。教育引导机要人员认真学习党的基本理论和马克思主义中国化的最新成果树立正确的世界观、人生观、价值观,自觉增强政治敏锐性和鉴别力。二要真心热爱本职工作。文件工作是细而又细、慎之又慎的工作,特别是年复一年、日复一日的繁琐工作,很容易使人产生麻痹懈理,稍有不慎就会出错,一点小错就能酿成大患。这就要求机要工作人员必须真心热爱这项工作,时刻清醒头脑和昂扬斗志。三要增强做好工作的本领。无论公文管理还是公文办理工作,业务性都很强这项工作的同志必须苦练基本功,做到对文件运行的程序、范围、内容、方法等各方面、各环节烂熟了如指掌。还要积极主动地拓宽知识面,努力成为公文管理和办理工作的行家里手。各单位要通过举训班或开展研讨活动,提升公文管理和办理人员的综合素质,以促进公文办理质量和水平的不断提高以上所讲公文规范化的三个方面的问题是我们在公文办理工作实践中归纳和整理出来的,也是需要

大家共同研究解决的三个主要问题。我的发言就到这里,不妥之处,希望在座的同志们提出宝贵意见大家!

第二篇：公文办理

收文处理。一般包括登记、分办、拟办、催办等程序。

一、主送本机关的文件，抄送本机关的重要文件，以及注有密级的简报、资料等，均应统一进行登记。

二、来文可按办件、阅件进行分类。办件一般包括上级机关对本机关的指示、通知，下级机关的请示、报告，同级机关需要答复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关办理的其他参阅文件。

三、需要办理的公文应根据来文内容，分送给有关部门办理或送领导人批示后办理。需要送领导人批办的公文，承办人应提出具体的拟办意见，领导人对公文如何办理应作出明确批示。紧急公文应明确承办期限。文书部门应根据时限要求对承办单位和承办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。

四、抄送件、简报、资料等阅件，属一般的可分送给有关部门阅存，重要的应送有关领导人传阅。

五、需要传阅或批办的公文，承办人应根据文件规定的阅读范围或领导批示，安排传阅或批办，领导人之间不宜直接横向传递，以防积压或传失。

第二十二条 发文处理。

一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求：

(一)要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

(二)行文所依据的事实要确实，行文的指导思想和解决问题的主要意见、原则、方针、措施要明确，办理事项的时间、地点、范围、原因、理由要交代清楚。

(三)根据行文目的和内容，确定适当的公文种类，要注意区分请示与报告、通知与函。

(四)草拟文稿应根据行文目的与公文种类，构思公文的层次结构，选择适当的文字，力求层次分明，结构严谨，文字朴实精炼，书写工整。引用公文应注明引文的时间、机关、标题和发文字号。使用简称时，应先用全称，并在括号中注明简称称谓。要使用规范的汉字。公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者内，一般用汉字书写。同一公文中，数字的使用应前后一致。

(五)草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。公文稿纸一般为十六开、横写。其栏目一般包括主办机关、发文范围、拟稿人、核稿人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、印刷份数等。

二、公文审核。文稿在送领导人审批签发前，应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。

审核的重点：

(一)是否需要行文，行文的名义、公文种类是否适当；

(二)文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致，与本机关发过的公文是否衔接；

(三)依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确具体、切实可行；

(四)处理程序是否完备，涉及其他部门的问题是否协商一致，行文关系及公文格式是否条例规定；

(五)文字叙述是否符合文法的逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。不必行文的，应送有关领导人批准后通知原承办部门或人员。

三、公文签发。各级国家行政机关发出的公文，应由机关领导人签发；重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文(如会议通过的公文等)，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。联合行文，应由行文机关的主要领导人分别在同一稿件上签发。机关领导人签发公文，要在“签发人”栏内写明具体意见和签署姓名、时间，不要以划圈代替签发。

四、草拟、修改、审核和签批公文，要用钢笔、毛笔或档案圆珠笔。

五、公文签发后付印。印件页面要美观大方，符合公文格式。装钉要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

六、公文校对以原稿为准，重点校对文字和格式，非承办入不得擅自改动原文，如对内容有疑问或发现错漏，应请承办人予似核对。

七、盖印。监印员应根据领导人的签发和应发份数盖印。铅印公文一般由专门机要印制单位用机器套印。委托其他单位套印公文时，应指定专门人员现场监印。

八、公文的秘密等级，应根据公文的内容和印发范围，由承办人提出建议，签发人核定。

九、上一级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的外，经下一级机关的秘书长或办公厅(室)主任批准，可以翻印、转发。翻印时要注明翻印的机关、时间和份数。

第六章立卷、销毁

第二十三条 公文办完后，机关文书部门应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

立卷的范围：本机关工作活动中形成的重要文件、会议文件、会议记录以及反映本机关职能活动需要立卷的有关材料(包括照片、录像带、录音带、电脑软盘、出版物)等。

第二十四条公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类进行整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十五条 立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交。个人不得保存应存档的公文。

第二十六条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不错销、漏销。

第三篇：公文办理程序

一、公文处理程序及要求

（一）收文：一般环节为拆阅——登记——填写承办（传阅）单——送交领导签批——按领导意见办理——归档。

1、向上级报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

（1）审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定，是否附有填写清楚的“同济大学内部请示报告”单。（2）进行收文登记。

（3）按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。（4）按领导的批示意见办理。

（5）将领导的意见摘录到收文登记簿上。（6）将处理完毕的来文退还报送单位。

2、上级领导部门来文的处理程序：

（1）通知、指示类的文件应在登记后将“办文处理笺”贴附在文件首页前。（2）签写办公室拟办意见。

（3）按照办文意见转有分管领导或主要领导批示。（4）将领导批示摘录到收文登记簿上。（5）检查来文的办理、落实情况。

（6）将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

（二）收文工作要求：

1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉局领导的职责分工、主管单位，了解各内设部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送内设部门考虑承办意见。

4、组织传阅时，应采取以秘书为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。

5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

（三）发文：一般环节为拟稿——核稿——会签——签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。

1、拟稿：

（1）发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。（2）正文首页应使用红头文件。

2、核稿：由拟稿部门负责人对文稿内容和发文名义进行审核。

3、签发：

（1）送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

（2）以党支部名义上报或下发的文件，由支部书记签发；以部门名义上报或下发的文件，由主要领导或分管领导请示主要领导后签发

4、编号：

按照发文的类型，进行分类登记编号。

5、打印：经签发、编号后的文件送交打字室打印。

6、校对：一般由拟稿人校对，重要的文件须交分管领导进行二次校对。

7、印制： 校对后将清样返还办公室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

8、盖章：

（1）以局名义发出的文件，必须由局主要领导签字后，盖局印章。（2）以党支部名义发出的文件，由支部书记签字后，盖党支部印章。

（四）发文工作要求：

1、了解本级部门的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现主要领导的意图。

3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷，注意时效。

第四篇：公文办理办法

公文处理办法(试行)

第一章 总

则

第一条 为了适应办事处工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》及山东省《党政机关公文处理工作条例》实施办法（试行），结合办事处实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于办事处机关各处室及下属单位公文处理工作。

第三条 办事处机关公文是办事处实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 办事处行政负责同志要高度重视公文处理工作，定期听取工作情况汇报，加强组织领导，强化队伍建设。各处室、单位应加强对公文处理工作的管理，并指定专人负责。

第七条 公文处理工作人员应当具有较高的政治和业 务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。第八条 机关办公室负责办事处的公文处理工作，负责 办事处机关公文制发、公文办理、公文管理及安全保密，制定和实施办事处机关公文处理工作规章制度；对各处室及下属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第九条 公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。(十二)呈阅件。适用于就某事项上报给上级领导，让领导审阅。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，信函使用发文机关全称或者规范化简称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

(八)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全 称、规范化简称或者同类型机关统称。有的公文如会议纪要等，要将主送机关写于正文之后。正式公文主送机关的全称或者规范化简称、统称，应使用统一的概念和序列表达，不得随意变换。

(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。普发性公文、翻印的公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条

严格控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。对上级机关来文，根据办事处实际，不需要以公文形式提出贯彻落实措施的，不再印发公文。可以处室、下属单位名义行文的，不以办事处机关名义行文。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十七条 属于办事处机关职权范围内的事项，均以办事处机关名义行文。其行文包括上行文、下行文和平行文三种。

（一）上行文。向上级领导机关请示、反映问题，提出建议，汇报工作等用上行文。上行文要按隶属关系逐级上报。上报请示的公文，一般主送一个机关。一般不直接向非主管上级业务机关行文。下级处室、单位的请示事项，如需以办事处名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（二）下行文。对下级处室、单位下达指示、部署工作、答复问题、通知事项等用下行文。

（三）平行文。与省直有关部门商洽解决的问题，可用平行文。

（四）办事处内各处室、单位之间行文。涉及全办性工作和活动开展、党风廉政建设等，分别由办公室、机关党委、纪委等，按规定在办事处内行文，其他处室、单位之间一般不互相行文。

第五章 公文办理

第十八条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记（扫描）、分办、批办、承办、催办等程序。

第十九条 签收。办公室收发人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。办事处收发人员对来文应随收、随拆、随处理，一般文件当天送出，急件立即分送，防止积压贻误工作。

第二十条 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。上级机关、同级机关和直接隶属机关主送、抄送我办的正式公文、交办件、征求意见稿，均由办事处办公室收发人员登记编号。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。登记文件应准确清晰。第二十二条 分办。凡需办理的公文，办公室须根据文件内容和紧急程度提出拟办意见，明确办理时限，及时呈办事处负责同志阅批或直接分送有关处室、单位办理，不得拖延。上级机关、同级机关和下属单位发来的一般函件、抄件、定期报表、一般性业务请示、专题报告、汇报材料及刊物资料等，办公室可根据业务分工，直接分送有关处室、单位。

第二十三条 批办。办事处负责同志或分管负责同志对办公室呈批的公文，应及时进行阅批。办公室收到负责同志批示后，应及时转有关处室、单位办理。

第二十四条 承办。各处室、单位对承办的公文要及时阅办，不得积压。个别不能按期办理的，要及时向办公室和有关方面说明原因。不需办理的收文，阅后应及时退交有关人员存查。同一个文件内容涉及两个以上处室、单位的，主办处室、单位应主动协调有关协办处室、单位研究办理，同时负责汇总办理意见。

第二十五条 传阅。办公室应将公文及时送传阅对象阅知或批示。阅知性公文一般按照办事处负责同志职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照办事处负责同志职务顺序从后向前传批。办理公文传阅应严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

第二十六条 催办。公文转办后，办公室应当主动掌握公文办理的进展情况，建立健全办事处机关公文办理督查制度，并认真抓好贯彻落实。对上级机关和办事处负责同志交办的其他限时办结文件，要按照时限要求及时催办，并建立 定期检查、通报制度。

第二十七条 答复。主办处室、单位应将公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条 机要文件的阅批和办理。机要文件由机要秘书协助办公室主要负责同志阅批，机要秘书按所批意见及时呈办事处有关负责同志和处室、单位阅处。密码电报、绝密文件在机要室阅看，需记录的应记在专用记录本上，不得将绝密文件带离机要室。特殊情况经机要人员同意带离机要室的，必须当天交回；开会、出差等外出需要携带机要文件的，要按规定采取保密措施，严禁携带机要文件到公共场所。

第六章 发文办理

第二十九条 发文办理是指以办事处机关名义制发公文的过程，包括拟稿、初核、核稿、初审、终审、签发、赋文号、排版、复核、打印、用印、发送等环节。

第三十条 公文起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，语言庄重，用词规范。

（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外 文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关 部门审定的中文译名。

（七）文种正确，格式规范。

（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（九）公文涉及其他处室、单位职权范围的事项，起草处室、单位必须征求相关处室、单位意见，并达成一致。

（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草处室、单位应当提出初步意见。

第三十一条 公文审核。公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现办事处发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关处室、单位职权范围内的事项是否经过充分协商。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时 间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。

（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室或单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室、单位修改后重新报送。

各处室、单位的发文文稿经办公室审核后送签，处室、单位不应直接送办事处负责同志签发。在办公室审核阶段，如需对文中指标数据或政策内容作修改，应退回主办处室、单位重新办理。

第三十二条 公文签发。办事处机关公文一般由办事处主要负责同志或分管负责同志签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。办事处负责同志或分管负责同志应及时审阅和签发文件。在办事处主要负责同志或分管负责同志出差、开会外出期间，如有紧急文件需要及时签发的，经主办处室、单位报请办事处负责同志同意并提供书面说明后，办公室可送请其他负责同志代签。

第三十三条 公文复核。已经办事处负责同志或分管负责同志签发的公文，印发前拟稿人应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。办事处负责同志或分管负责同志有批示意见或对文件内容有较大改动时，应及时送处室、单位负责人阅知。文件经办事处负责同志或分管负责同志签发后，如需再作修改的，属于文字方面的一般性改动，须经主办处室、单位和办公室负责同志签字同意；属于指标数据或政策内容方面的重大改动，须由主办处室、单位送请办事处负责同志重新审签。

第三十四条 审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

第三十五条 公文登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

第三十六条 公文印制。文件的印制由办公室负责。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。绝密级公文应当指定专人录入、复核、印刷、装订。机要材料由机要员负责打印，严防失密、泄密。

第三十七条 公文用印。办事处机关公文一律加盖办事处印章，具体按《北京办事处机关印章管理使用办法》执行。

第三十八条 公文核发。办公室应对成品公文的文字、格式等作出校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。

第三十九条 文件正式印发之后需要修改的，须填写《发文修改重印申请单》，按照上述公文修改程序签批后，由办公室安排重印，并在文件上注明“前发文有误，以此文为准”字样。第四十条 修订或更改已发公文内容，一般应用原发文文种，不得用非公文形式进行修订或更正。

第四十一条 发送和传递公文应当进行编号、登记，并严格履行交接手续。涉密公文应当通过邮政机要通信进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网、办公内网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。

第四十二条 各处室、单位根据工作需要以电报形式发送涉密公文的，须由办公室机要室发送。

第四十三条 非正式公文的行文。一般专业性问题的调查部署、催办、工作联系等，可以非正式公文形式行文（如便函等）。行文时可使用带有“山东省人民政府驻北京办事处”文头。

第七章 公文管理

第四十四条 各处室、单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第四十五条 各处室、单位要建立健全公文管理第一责任人制度。公文管理第一责任人应当认真履行职责，及时研究解决工作中存在的问题，确保公文利用高效、管理严格。

第四十六条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关 或者其上级机关决定。

第四十七条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。

（一）涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应当存储在涉密介质中。

（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。

（三）借阅、复制、下载、汇编、摘抄涉密公文，应当符合有关规定并经办公室主要负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、下载、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。存储公文的磁盘、光盘及其他存储介质按照所存储公文的最高密级管理。

（四）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外 出的，必须经发文机关或者发文机关授权的公文管理机关同意。

（五）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。

（六）涉密公文遗失或者泄密的，应当立即采取补救措施，并及时报告办事处主要负责人。

第四十九条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第五十条 各处室、单位各类文件、资料的销毁，由办公室统一负责处理。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密文件销毁要按照有关文件规定办理。

第五十一条 工作人员离岗离职时，所在处室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十二条 公文立卷、归档工作根据档案管理有关规定执行，及时将公文签发稿、正本及有关附件材料整理立卷，按规定移交档案室，并对应归档电子文件的原数据、背景信息等进行相应归档。任何个人不得保存应归档的公文、文稿等材料或拒绝归档。

第五十三条 联合办理的公文，原件由主办处室、单位立卷、归档，其他处室、单位保存复制件或其他形式的公文副本。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第八章 附

则

第五十四条 本办法由办事处办公室负责解释。

第五十五条 本办法自印发之日起施行。

第五篇：公文办理工作制度

西部大道至太平峪口一级公路工程项目组制度汇编

公文办理工作制度

１、公文收发由办公室专人负责签收、分类，对来文机关、文件字号、来文日期、急缓程度、密级、份数等内容进行逐项登记，并及时送项目组领导阅处，按领导批示送达分管领导、部门阅知或办理。

２、办公室负责行政性公文的起草，定稿后送项目组领导审核、签发。印制好的公文必须复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。

３、分发公文要进行登记。对文件的发文字号、标题、密级、急缓程度、起草单位、印发日期、签发人、文件份数等逐一登记。

４、管理处文件要统一进行编号、存档。

５、技术性文件主要由职能部门起草、核对、打印，办公室负责审核、分发。

６、搞好文件的整理、分类、归档工作。传阅文件要及时回收，发文要连同原稿一起存档。做到档案材料齐全、分类科学合理、编号清楚明白、查找快捷方便。

７、严格执行保密制度。未经领导批准不得将文件随意借阅。

８、搞好文档的防火、防盗、防虫等工作。

９、严格执行市政府办公室印发的“行政机关公文处理工作手册”中的其他规定。