小区档案管理制度

小区档案管理制度

小区档案管理制度1

第二节房屋管理与维修养护

1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。

2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。

3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。

4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。

5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装

户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。

6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。

7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。

1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)

2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)

第三节共用设施设备管理

1.共用配套设施完好,无随意改变用途。

2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。

1)设备运行维修工作程序

2)设备巡查记录

3)设备保养记录

3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。

4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。

5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。

6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。

1)电室管理规定

2)配电系统工作内容及操作程序

3)路灯、楼道等公共照明设备完好

第四节安防、消防、车辆管理

1.小区基本实行封闭式管理

1)小区实行24小时封闭管理资料

2)治安管理规定

3)门卫管理规定

2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。

1)护卫部工作、内务条令

2)护卫岗位职责

3)各种工作记录、资料照片

⑴护卫值班记录

⑵护卫训练记录

⑶夜间巡查记录

⑷来访登记表

⑸护卫培训日程、训练记录及资料

⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料

⑺护卫基础知识考核答卷

⑻护卫文明值勤,装修巡查等资料

3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施

1)警示牌标识卡等

2)突发事件及异常情况处理措施

3)常见治安刑事案件及处理措施

4)常见的几种可疑情况及处理措施

5)紧急情况记录表

4.消防设备设施完好无损,可随时起用,消防通道畅通,制定消防应急方案

1)消防管理制度

2)火警、火灾应急方案

3)消防通道畅通

4)定期进行消防巡视,检查维护消防设施、器材等资料

5)护卫随时巡查营业房消防设施

6)义务消防队员消防演练

5.机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记。

1)机动车停车场管理规定

2)机动车停车场登记

3)护卫巡逻记录

4)护卫工作考核标准

5)交通指挥管理规范有序

6.非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序。

1)非机动车管理规定

2)按规定位置停放、管理有序

3)护卫工作考核标准

第五节环境卫生管理

1.环卫设备完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。

1)环卫设备台帐

2)垃圾箱、果皮箱

3)清洁工作清洁小区环境卫生资料

2.清洁卫生实行责任制,有专职的清洁人员明确的责任范围,实行标准化保洁。

1)清洁卫生工作标准及考核办法

2)清洁卫生工作考核表

3.垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀

1)消毒灭蝇工作资料

2)定期投鼠药资料

4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。

5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。

6.房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。

7.商业网点管理有序,符合卫生标准,无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。

8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。

9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。

第六节绿化管理

1.小区内绿地布局合理,花草树木与建筑小品配置恰当。

2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。

3.花草树木长势良好,修缮整齐美观,无病虫害,无折损现象、无斑秃。

4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。

第七节精神文明建设

1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。

a提高业主自治自律行为宣传教育资料

1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料

2)建立业主产权区域建设,爱护小区公共设施资料

b小区安全文明消防宣传栏告示档案资料

c小区住户参与文化娱乐活动资料

d培训护卫消防安全知识,培训资料

第八节管理效益

1.管理服务费收缴率为98%以上

1)20xx年3月至,收费报表

2.提供便民有偿服务,开展多种经营,便民服务项目资料及照片。

1)20xx年3月--20xx年月的财务报告

3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告

资料

a业主档案资料的内容

1]业主情况登记表、照片、身份证复印件

2]业主临时公约承诺件

3]前期物业管理服务协议

4]室内装修管理协议书

5]消防安全责任书

6]业主装修检查记录表

7]室内装修申报表

8]装修申报所提供的平面图、管线图等

9]装修违规的'整改通知书

10]业主与物业管理处达成的书面协议

11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录

12]其它

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1整体档案管理

档案资料的建立应与今后的创优结合起来,按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

第一节基础管理资料

1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

1)工程规划许可证

2)施工许可证

3)工程总平面图

4)建设工程规划管理竣工验收合格证

5)国有土地使用证

2.办理接管验收手续

1)委托物业管理合同

2)工程建设施工建档移交清单

⑴幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;

⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);

3)商品房质量保证书

4)房屋移交验收资料

5)设施设备移交清单及档案资料

3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

3)物管企业资质证书

4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

5)上级批文(文件)

4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明

1)物业委托管理合同

2)前期物业管理方案

3)物业移交及实施意见

5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

6.建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

a)代管维修资金的使用范围

b)代管维修资金的来源和筹集方法

c)代管维修资金的管理与使用办法

d)代管维修资金的移交

7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

1)房屋使用说明书

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶门卫管理制度

⑷机动车停车场管理制度

⑸非机动车管理制度

⑹装修管理规定

3)政府有关文件

8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责

1)业主委员会筹备工作资料

⑴关于组建业主委员会实施方案

⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

⑶业主委员会章程

9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意

1)创优规划

2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

1)员工手册

2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

3)部门职责

⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

⑵员工手册

⑶管理中心职责

⑷财务部职责

⑸护卫部内务条令、岗位职责

4)部门工作程序、操作程序

⑴财务部管理制度

⑵客户服务中心工作程序

⑶工程部设备运行维修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各种应急处理方案

a、火警、火灾应急方案

b、停电应急方案

c、护卫部突发事件处理措施

5)管理中心综合管理制度

⑴值班制度

⑵回访制度

⑶档案管理制度

⑷原始记录、资料管理制度

6)管理人员、员工考评细则

⑴管理人员考核细则

⑵财务管理人员考核细则

⑶维修人员考核细则

⑷清洁、绿化人员考核细则

⑸护卫员考核细则

⑹护卫部岗位目标管理考核办法

7)护卫部培训日程、训练记录

8)护卫知识考试资料

9)管理中心原始记录资料

⑴门岗值班记录

⑵监控中心值班记录

⑶紧急情况记录

⑷停车场车辆进出原始记录

⑸房屋装修管理记录

⑹装饰装修申请书、责任书

⑺值班记录

⑻回访记录

⑼维修派工单

⑽住户档案

⑾维修员值班记录

⑿设施设备巡查保养等记录

11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。

1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

3)护卫员上岗证

4)员工劳动合同

12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。

1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

2)小区物业基本资料

3)办公文案

4)各类管理制度、文件夹

⑴护卫类

⑵财务类

⑶管理类

⑷保洁类

⑸经营类

⑹人事类

⑺业主委员会

⑻运行维修表

5)住户费用缴费统计资料

13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

1)年月--财务收支报告

2)向住户公布费用收支情况,资料

照片

3)物业管理费用标准批复

4)缴费通知单存根

14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册,管理完善,查阅方便。

1)总平面图

2)共用设施设备及配电系统

3)可视对讲、监控系统

4)消防系统

5)背景音乐系统

6)光纤电视系统

7)办公用设备

8)各种警示牌、标识卡

15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册,查阅方便。

1)住户档案

2)商业用房业主档案(含用户)

16.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理,有回访制度和记录。

1)值班制度

2)回访制度

3)管理人员值班记录

4)维修工单存根及回单

5)设备巡查记录

6)护卫门岗值班记录

7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见,对合理的建议及时整改,满意率为%以上。

1)《客户意见征询表》

18.建立并落实便民维修服务,承诺制,零修急修及时率为98%,以上的返修率为2%,并有回访记录。

1)物管中心工作程序(见工作守则)

2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

小区档案管理制度3

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：

1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

汪洋小区管理制度

为了小区正常生产秩序，节约和降低生产本钱，提高效益，实施科学、标准、制度化管理，明确各业主职责内权力与义务，特制定本管理制度，请遵照执行。

个人负责制

小区在公司领导与管理指导下,负责具体工作的实施,实行个人负责制，赋予一定的权力，承当相应的责任，权责统一。

1、养殖场人员实行个人负责制，赋予权力，承当责任。

2、养殖场主管负责场部对全体员工和日常事务的管理，对公司负责，及时汇报养殖场情况。

3、各岗位员工坚守岗位职责，做好本质工作，不得擅自离岗。

4、做好养殖场的平安防盗措施和工作。

5、晚上轮班，看护好场部的牲畜和其他物品。

6、做好每日考勤登记，不得作假或叫同事帮填写。

7、分工与协作统一，在一个合作团队下，开展各自的工作。

8、做好平安防范工作。

监督员的职责

1、遵守检验检疫有关法律和规定，老实守信，忠实履行职责。

2、负责养殖场生产、卫生防疫、药物、饲料等管理制度的建立和实施。

3、负责对养殖用药品、饲料的采购的审核以及技术员开具的处方单进行审核符合要求方可签字发药。

4、监管养殖场药物的使用，确保不使用禁用药，并严格遵守停药期。

5、应积极配合检验检疫人员和公司实施日常监管和抽样。

6、如实填写各项记录，保证各项记录符合公司和其他管理和检验检疫机构的要求。

7、监督员必须持证上岗。

8、发现重要疫病和事项，及时报告公司和检验检疫部门。

技术员的职责

1、技术员负责病虫防治、监督员负责药品发放和疫情汇报。

2、依各个季节不同病害，采取本场实际情况采取主动积极的措施进行防护。

3、技术员应根据病虫害发生情况开出当日处方用药，监督员根据当日处方用药与配药一起准备药品，监督员应准备好药品交付当日班长，并按当日处方使用方法和剂量全程监督施药。

4、技术员应每日观察害虫发生情况，对病虫害应做到早预防、早发现、早治疗。对异常牲畜要进行镜检以确定病虫害，遇到无法确定的情况应当日汇报给公司，公司请权威部门予以确定，并把确定的情况及时告诉技术员。

5、如发生重要疫病及重要事项时，应及时做好隔离措施。

6、监督员应监督技术员的病虫害发现情况，同时应将重要疫病及重要事项报告公司及检验检疫局部门。

采购员管理制度

1、采购员采购药品物品，必须哟地方签字，采购单要上交一份到公司财务办公室存档备案。

2、合理科学管理备用金，不能拿备用金做其他用途使用，更不能拿去做私人事情。

3、采购药品、物品及时入库，办好相关手续。

4、采购员的差旅费报销规定：〔1〕乘车费、业务洽谈费全额报销〔皆不包括打的和马仔费〕；〔2〕餐费标准：县城及县辖区各乡镇为7元/餐〔人〕；区、市等较兴旺城市15元/餐〔人〕；〔3〕住宿标准：县城及县辖区各乡镇为20元/晚〔人〕；区、市等较兴旺城市35元/晚〔人〕。

饲料管理制度

1、饲料需来自无农药全生态的农家生产的玉米、水稻、黄豆等

2、饲料中不得添加国家禁止使用的药物或添加剂。

3、饲料进仓应由采购人员与仓库管理员当面交接，并填写入库单，仓管员还必须清点进仓饲料数量及质量。

4、仓管员应保持有仓库的卫生。库内禁止放置任何药品和有害物质，饲料必须隔墙离地分品种存放。

5、建立饲料进出仓库记录，详细记录每天进出仓情况。

6、饲料调配应由技术员根据实际情况配制和投量。

7、调配间、搅拌机及用具应保持清洁，做到不定时的消毒，调配间禁止放置有害物品。

养殖用具管理制度

为保障养殖顺利进行，平安生产，特建立如下管理制度，希望全体养殖人员遵守执行。

1、不准喝酒、不准打架斗殴、不准拉帮结派，一经发现，严肃处理，直至开除。

2、吸烟应远离易燃物品，同时不影响工作，不影响环境卫生。

3、服从领导指挥，认真完本钱职工作。

4、及时发现问题，及时汇报，及时解决。对每位员工提出的好建议进行鼓励并奖励。

5、保持养殖场环境卫生，不许将生活垃圾乱扔，应采取措施，生活垃圾要选好地址统一堆放，定期销毁。

6、保持水槽，食槽，牲畜舍清洁，工具摆放有序。

7、养殖场物品实行个人负责制，注意保管、保养，丧失按价赔偿。如因丧失影响生产，另行处分。

8、实行请假销假制度。有事提前请假，以便调整安排，以不耽误生产为原那么。

全体员工应团结配合，扎实工作，以场为家，以场为荣。

卫生防疫管理制度

1、生活区的垃圾具备防护措施，及时清理，保持清洁。

2、养殖用具每天清洗一次，保持干净。

3、外来人员不得随时进入养殖区。

4、发现局部发生疫病时，养殖用具食料槽，饮水槽专用，并进行消毒，做好发病食料槽，饮水槽的有效隔离。

5、病、死牲畜当天烧毁或深埋，用过的药品外包装等统一放置并定期销毁。

6、购进的种牲畜经过检疫，防止病原体传入。

7、定期对养殖场进行消毒和疾病防疫药品投放。

药物管理制度

1、建立完整的药品购进记录。记录内容包括：药品的品名、剂量、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期。

2、药品的质量验收：包括药品外观性质检查、药品内外包装及标识的检查，主要内容有：品名、规格、主要成分、批准文号、生产日期、有效期等。

3、搬运、装卸药品时应轻拿轻放、严格按照药品外包装标志要求堆放和采取措施。

4、药品仓库专仓专用、专人专管。在仓库内不得堆放其他杂物，特别是易燃易爆物品。药品按剂量或用途及储存要求分类存放，陈列药品的货柜或厨子应保持清洁和枯燥。地面必须保持整洁，非相关人员不得进入。

5、药品出库应开?药品领用记录?，详细填写品种、剂型、规格、数量、使用日期、使用人员、何处使用，需在技术员指导下使用，并做好记录，严格遵守停药期。

6、不向无药品经营许可证的销售单位购牲畜用药物，用药标签和说明书符合农业部规定的要求，不购进禁用药、无批准文号、无成分的药品。

7、用药施行处方管理制度，处方内容包括：用药名称、剂量、使用方法、使用频率、用药目的，处方需经过监督员签字审核，确保不使用禁用药和不明成分的药物，领药者凭用药处方领药使用。

有毒有害物质防护措施

1、日常重视四周卫生，及时把死、病去除到无害化处理场所深埋，及时隔离、防护去除生活垃圾。

2、严格执行专人管理、专库存放制度，制定完整进仓和领用记录，记录需用相关人员签名。

3、值班人员遵守相关守那么、制度，防止外来人员投毒、投害。

4、以下有毒有害物质禁止进入养殖场，汞、甲基汞、砷、无机砷、铅、镉、铜、硒、氟、组胺、甲醛、六六六、滴滴涕、麻痹性贝类毒素、腹泻性药物。

奖惩制度

有以下情形之一者，将得到一定的奖励

1、对养殖场的疾病防治得力，挽救养殖场重大损失的；

2、进行自主创新，节约本钱，成效显著的；

3、进行立体综合养殖，效益明显的；

4、管理措施有力，使养殖场连续18个月没有发生事故的，等等。

有以下情形之一的，将受到一定的惩罚

1、弄虚作假的，如考勤、采购作假的；

2、经常迟到早退的〔一个月累计≥3次〕；

3、无故旷工的〔一个月累计≥18小时〕；

4、打架斗殴的，情节严重的交司法处理；

5、监守自盗或与他人合伙，使公司养殖场经受损失的，严重的交司法处置；

6、私自宰杀养殖场牲畜，照价赔偿，并追究法律责任；

7、出现养殖场无人看管时间超过35分钟的情况的等等。