档案管理制度

第一篇：档案管理制度

档案管理制度

档案管理办法 1.总则 1.1制定目的

使本公司档案管理程序化、制度化、合理化，以提高档案材料的利用率。1.2适用范围

本办法适用于宁夏美利百万吨林纸工程建设总公司档案管理工作。2.管理职能与范围 2.1管理职能

档案室在管理部的领导下，全面负责本公司所有资料、书籍、信息的收集、整理、存档及调阅、保管方面的工作事务。2.2职责范围与权限

2.2.1熟悉国家有关档案管理方面的方针政策及法律法规；

2.2.2在部门主管的领导下，主要负责档案资料的汇集、登记、保管和借阅、查收等方面的工作，对所有档案资料进行认真仔细、科学谨慎的分类管理；

2.2.3自觉遵守档案管理制度，努力提高自身文化素养及业务水平；

2.2.4遵守部门及公司的保密制度，对自己所接触和管辖的保密材料及文件严格保密； 2.2.5保持档案室干净整洁，档案摆放整齐有序；

2.2.6能熟练地操作微机，懂得一些网络知识，及时、准确、全面地收集和提供一些造纸行业、工程建设、科学技术、经营管理等方面的相关信息资料和资讯，做到信息共享； 2.2.7完成领导交办的其它各项工作任务； 2.2.8有权拒绝一切不符合查借阅程序的行为； 2.2.9有权拒绝闲杂人员进入档案室；

2.2.10有权对借阅资料逾期不还或损坏、丢失等现象提出处理建议和意见； 2.2.11有权提出改进档案管理程序及工作方法的合理建议和意见。3.档案管理工作内容与要求 3.1立卷归档的范围

3.1.1公司章程、条例、规章制度；

3.1.2股东会议文件、股东名册、股东印章簿； 3.1.3 董事会文件、董事会记录、董事就任书等；

3.1.4上级政府行政机关颁发的各项法规命令、指示、决定、决议、通知、计划、预决算、规章制度等政策性文件；

3.1.5集团、股份公司下发的各项命令、决议、通知、意见、方案、计划、总结、安排等事务性文件；

3.1.6向上级机关（政府部门、管委会、股份公司）报送的各类报告、汇报、请示、工作计划、批复、报表等相关材料；

3.1.7与有关单位的来往函件、抄送文件、传真等资料；

3.1.8公司党政会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、各项规章制度）； 3.1.9公司制订的计划、安排、总结、方案；

3.1.10公司主持召开的各种专业会议材料，包括领导讲话、文件、纪要、议程安排及发放宣传材料等；

3.1.11项目工程类文件资料，包括项目融资、调查、研究、分析报告、项目建议书、可行性研究报告及批复、技术交流文本、招标文本、地测设计资料、图纸资料、工艺方案、技术参数、技术措施等相关资料；

3.1.12 公司与业务往来单位签订的各类协议、合同;3.1.13公司内部业务资料，包括行政、人事、劳资、财务、设备、劳务、园区管理、园林管理等相关资料；

3.1.14公司经营管理及业务方面的书籍、刊物、报纸及音像、网络信息资料；

3.1.15 音像资料由录音带、录像带、摄像带、光盘、磁盘及照片（含底片）等和文字说明两部分组成。

收集范围包括： A、反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的音像资料； B、各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的音像资料； C、本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的音像资料； D、其它公司形成的与本公司有关的重要音像资料； E、其他具有价值的音像资料；

3.1.16其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验等。3.2 档案分类标准及保管期限区分 类别名称 类 别 内 容 保管期限

行政类

A、章程、公司条例、规章制度 永久保管 B、股东会议文件 ：a、股东会议记录 永久保管

b、股东会议通知 永久保管 c、股东名册、股东印章簿 永久保管 d、其他 永久保管

C、董事会文件： a、董事就任书 永久保管

b、董事会议记录 永久保管 c、商业账簿 永久保管 d、经营业绩 永久保管 e、请示 永久保管 f、业务执行文件 永久保管 g、其他 永久保管

D、经营业务文件：a、经营方针、计划书 十年保管

b、经营会议记录，会议通知书，会议资料 十年保管 c、重要契约 永久保管

d、执照、上级批准证书 永久保管 e、诉讼文件 永久保管 f、经营业务执行文件 永久保管 g、其他 永久保管

E、经营组织文件：a、业务机构表 十年保管

b、机构调整文件 十年保管 c、内部监察文件 五年保管 d、报告文件 五年保管 e、工作总结文件 五年保管 f、申请 三年保管

g、会议文件

1、会议议程 五年保管

2、会议纪要 五年保管

3、重要会议的领导讲话及汇报、总结材料 五年保管

h、宣传材料

1、报刊 十年保管

2、公司内部出版物 十年保管

3、造纸行业信息 十年保管

4、简介 十年保管

5、简报 三年保管

i、组织培训学习材料

1、培训学习通知 三年保管

2、培训学习资料 三年保管

3、培训学习考试试卷 三年保管

F、政府机关及公司批文: a、区市来文 永久保管

b、股份公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管 c、管委会文件 永久保管

d、集团公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管 e、建设总公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

3、非文头文件 一年保管

4、传真 收传真文件 一年保管，发传真文件 一年保管 G、人事、劳资：a、公司主要领导个人材料 永久保管

b、聘用合同、协议 永久保管 c、履历表、应聘书、辞退书 十年保管 d、毕业证书、职称证复印件 永久保管 e、人事报表 五年保管 f、工资报表 十年保管 g、公司职工花名册、考勤表 永久保管

合同、协议类

A、合同 永久保管 B、协议 永久保管 C、合作意向书 永久保管

融资类

A、贷款方面文件资料 永久保管 B、银行资料 永久保管

C、招商引资资料 永久保管类别名称 类 别 内 容 保管期限

项目类

A、项目资料：a、项目可行性研究报告 永久保管

b、技术方面（技术文本、图纸）永久保管 c、设备方面 永久保管

d、招标方面

1、未中标文件 十年保管

2、中标文件 永久保管

工程类

A、供水 永久保管 B、供电 永久保管 C、供汽 永久保管

D、项目工程资料：a、公司办公楼建筑工程资料 永久保管

b、园区主干公路项目资料 永久保管

E、工程依据资料 永久保管 F、辅助工程资料 永久保管 G、公用设施资料 永久保管

H、辅助工程资料 a、南水北调工程 永久保管 设备类

A、项目工程设备 十年保管 B、辅助工程设备 十年保管 C、公用设施设备 十年保管 技术类 A、技术性资料 永久保管 B、科研课题的论证、研究材料 永久保管 会计类 A、记账凭证 永久保管

B、明细账簿、总账簿、材料账簿 永久保管 C、会计报表 永久保管 D、合同 永久保管 3.3整理档案的方法

3.3.1接收到各部室整理过的资料，并与移交目录单核对无误后，经移交人与接收人签字，即可归档；

3.3.2归档时按资料文件的自然年限、性质、类别、密级进行分类、编码，并编制系统的案卷目录，与存放地址一一对应，做到系统排列，存放有序，查找方便；

3.3.3整个案卷目录的编码分五级功能码，前四级以大写英文字母为代码，最后一级以阿拉伯数字为代码，即案卷号；第五级功能码中的文件资料均按其自然年限归档，应以流水码建档； 3.3.4照片档案按年代、问题分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同量编写戎底片号；录音（像）带、摄像带按年代、问题分类，按内容编号，同一内容分录几盘应视为一个案卷号，编码同其他资料文件的编码方式，其密级与保管期限的划分同其他资料文件一致；

3.3.5公司秘密档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”*。绝密是重要的公司秘密；机密是比较重要的公司稠密；秘密是一般性的公司秘密，各密级的具体范围见附表1。此类档案要标明密级及保密期限，保密期限届满，经公司领导同意，可撤销档案密级；

3.3.6所有归档资料视其重要程度及利用查考价值分为永久保管、十年保管、五年保管、三年保管、一年保管五种保管形式。3.4整理档案的要求 3.4.1一般性资料文件于每年年末移交档案室一次，重要的、保密性资料文件可随时移交档案室； 3.4.2 音像资料应在形成后一个月内移交，档案室应随时收集零散的具有保存价值的音像资料； 3.4.3 会计资料在形成后的第二年年末移交档案室一次；

3.4.4 各部门资料员在整理资料的过中，要做到分类明确，移交目录单记录清晰；

3.4.5 档案管理员接收资料时，要认真检查归档资料的完好性，使每一份文件资料都页数完整，无遗漏，无残缺；

3.4.6 录音带、录像带、摄像带、光盘、照片和文字说明要收集齐全，无论原版、原件或复制件，要保证其完好性，内容要真实，并且底片原件与影像、复制品要相符；

3.4.7 具有保存价值的磁盘文件在接收时要进行演示，检查磁盘及所存资料是否完好； 3.4.8 据归档资料的不同保管期限及保密程度，做到归档分类准确，尽量保持文件资料的内在联系，符合其形成规律；

3.4.9 档案管理员要编制总的档案存放目录表，与档案实际存放地址相对应，便于查找。3.5档案借阅制度

3.5.1本公司各职能部门人员凡查借阅档案，必须登记在册，归还时进行注销；

3.5.2一般性档案的借阅期为3-7天，借阅期满要及时归还，不能转借、遗失，归还后办理注销手续，若还需借用，则重新办理借阅手续；

3.5.3查阅档案时，要爱护档案，不能在案卷上圈点、涂改、折卷、抽页、批注和损坏，否则给予经济处罚；

3.5.4借出的档案资料归还时，若发现有抽换、缺页、涂改等情况，立即向领导报告，及时追查； 3.5.5凡不按正常申请程序强行查借阅档案，造成不良影响及损失时，追究借阅者的法律和经济责任；

3.5.6所有借阅人员严格遵守档案管理方面的相关制度。

3.6档案保密制度

3.6.1档案管理人员首先要求上可靠，能严于律己，严格遵守各项管理制度；

3.6.2档案管理人员要树立高度的责任感，经本人翻阅存档的保密资料，不得对他人透露、在公共场合演说； 3.6.3不准私抄、复制保密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；

3.6.4凡属于公司密级档案资料，确定与撤销档案密级时，均由公司领导批示同意； 3.6.5若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。3.7档案的定期整理

3.7.1对于各部室的重要性、保密性资料文件，档案管理员要随时接收、整理；一般性资料文件每年末接收整理一次；

3.7.2对于已归档档案，据其不同保管期限，对保管到期档案进行整理、销毁。3.8档案的销毁管理

据档案保管期限表的年限规定，对到期档案进行鉴定，若有无需再保存的档案，经公司领导、专业技术人员共同鉴定后，确需销毁的，则必须填制销毁清册单，经公司领导审批后，送至档案室继续存放一年，确认其确实无价值，再进行销毁，并在销毁清册单和案卷目录上注明销毁日期。3.9档案责任追查制度

3.9.1档案管理人员若向他人透露公司秘密或在公共场合演说，使公司名誉、利益受到损害，追究其法律和经济责任；

3.9.2不准私抄、复制秘密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；

3.9.3借出的档案资料归还时，若发现有抽换、缺页、涂改等情况，立即向领导报告，及时追查； 3.9.4查阅档案时，要爱护档案，不能在案卷上圈点、涂改、折卷、抽页、批注和损坏，否则给予经济处罚；

3.9.5凡不按正常申请程序强行查阅档案，造成不良影响及损失时，追究借阅者的法律和经济责任；

3.9.6若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。4.档案管理程序 4.1档案整理程序

4.1.1 收集整理各部室资料，与移交目录单核对；

4.1.2将收集到的资料按其自然年限、类别分类、编码，编制案卷目录，进行存档；

4.1.3分类后的所有档案视其重要程度及其价值标明密级及保密期限，并注明具体的保管期限； 4.2借阅程序

4.2.1一般性档案的查阅进行登记即可，若需复印，必须填写档案调阅申请单，经档案室主管领导批准后，才可复印；借阅时除登记外，还需填写档案调阅单，经调阅部门主管领导同意后方可借阅；

4.2.2公司秘密档案、图纸、资料不得外借、复印，只能查阅。查阅时必须填写档案调阅申请单，属“绝密”、“机密”档案必须由公司主管领导批准才可查阅；“秘密”档案要由调阅部门领导同意，并经档案室主管领导批准方可查阅。5.档案的保管

5.1 档案每年清理一次，档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找；

5.2 每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安会；

5.3 档案管理人员应随时擦试档案柜，随时检查档案，维护档案清洁，以防虫蛀； 5.4 归档资料要摆放整齐，按类别有秩序的存放；

5.5 音像档案其载体为胶片和磁性材料，要妥善保存，应保持室温在14℃—24℃。

5.6 照片（含底片）、录音（像）带、摄像带应立放，并单独装袋保存。磁带必须避开30奥斯特以上的磁场，盒与盒之间留适当距离。6.档案室的安全防护措施

6.1档案室中严禁明火装置及使用电炉存放易燃易爆物品，应配有消防器材及防盗设施，保证档案存放安全；

6.2档案管理人员每天下班前要对档案室内电源、门窗进行检查，确保安全； 6.3档案管理员要保管好档案室所有门、柜钥匙，以防档案丢失现象发生； 6.4 档案管理员要保管好档案室所有门柜钥匙，以防档案丢失现象的发生。7.检查与考评

7.1日常工作的检查与考评

每日每周定时不定时地组织检查档案室工作，随时掌握、了解档案管理员工作情况，进行日常监督，参照考评细则进行分项考评，考评结果记入当月绩效考核中。7.2月度全面工作的检查与考评

每月25日前组织进行一次全面检查与考评，档案室本月工作情况记入管理部当月绩效考核中。8.附则

8.1本制度由管理部负责起草、修订、补充和完善； 8.2本制度由管理部负责监督执行、解释与说明。9.附表

附表1：《保密档案密级范围表》 附表2：《档案调阅单》 附表3：《档案调阅申请单》 附表4：《移交目录单》 附表5：《销毁清册单》 附表1 保密档案密级范围表 密级 秘密范围 保密期限

绝密

A、直接影响公司权益的重要决策文件资料；

B、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策； C、招标过程中未中标资料； D、项目融资方面的资料；

E、股东大会及董事会决议； 长期保存

机密

A、公司财务预决算报告及各类财务报表，统计资料，重要会议记录； B、公司内部重要会议纪要； 10-15年

秘密

A、公司内部掌握的合同、协议、意向书及主要会议纪录； B、公司人事档案、工资性、劳务性收入及资料； C、尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

第二篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第三篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

第四篇：档案管理制度

农广校档案管理制度

为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

1．成立档案资料工作领导小组。有一名校长分管，一名档案资料员具体负责。

2．健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3．农广校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。各种有关资料交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

4．学校德育活动档案包括班主任档案，各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案，由教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5．学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、教师培训档案等由教务处、教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6．学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

7．学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。8．积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

9．档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

10．积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

11．按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。12．按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。

第五篇：档案管理制度（范文）

档案管理制度汇编

西峰区爱卫办档案室

二○一二年十一月

目 录

1.档案室工作制度..................................3 2.档案材料归档规定................................4 3.档案管理人员岗位职责............................5 4.文书档案归档制度................................6 5.档案借阅与利用制度..............................7 6.声像档案管理规定................................9 7.档案的鉴定、销毁................................10 8.档案保密.......................................11 9.档案管理检查制度...............................12

10、消防安全......................................13

档案室工作制度

一、收集、整理、保管单位的文书、财会、科研、人事、声像等所有档案。

二、收集、整理、保管与档案有关的内部书刊等参考资料、证件。

三、修裱、复制字迹退色、纸张老化和损坏的文件材料。

四、对档案的收进、移出、保管、利用等进行登记和统计。

五、定期会同有关业务人员根据档案保管期限表，对全部档案进行鉴定，将通过鉴定拣出确无继续保存价值的档案，经主管领导批准后到保密局指定地点进行销毁。

六、根据各项工作需要，积极为领导和机关提供档案信息，为党、政及管理工作服务。

七、根据工作需要，积极汇编文件资料和编制各种专题目录、索引、卡片等检索工具。

档案材料归档规定

一、档案的归档范围：文书档案、财务档案、教学档案、人事档案、声像档案等。

二、单位办理完毕的具有保存价值的文件材料，按各类档案的整理方法，装成数盒，在翌年的上半年内向档案馆移交。

三、归档的文件材料应按它们自然形成的规律，保持它们的内部联系，根据具体情况装成数盒，使归档的档案能正确反映本单位各项工作活动，并且便于查找利用。

四、单位在整理档案时必须把党群和行政的文件材料分开整理归档。

五、具有永久和长期保存价值的档案，盒内文件要逐张编号，备有文件目录，并附上“备考表”。

六、向档案馆归档的档案，应编有档案目录。档案馆接收档案时应查对清楚，并由交接双方在移交目录上签字。

档案管理人员岗位职责

1、依照《档案法》认真学习档案专业知识，不断提高专业水平。

2、认真贯彻落实上级档案管理机关有关规章制度和管理办法，严格执行档案分类管理标准。

3、负责全年文书档案管理及归档工作。

4、负责制定业务管理办法，对文件收发工作进行指导。

5、负责定期对办公人员进行业务培训。

6、按月对文件及时归档整理。

7、认真及时地进行各类档案的收集、整理、统计工作及时立卷归档。

8、全年工作结束后，负责全部档案资料的接收和移交工作。

文书档案归档制度

一、单位在各项活动中形成的有价值的材料由专职档案人员负责收集整理，立卷后向区档案局按时归档。

二、文件材料归档的基本要求

1、归档的文件材料必须齐全完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映本单位党群、行政、技术等项活动地真是内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

三、归档案卷必须做好下列几项

1、必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。

2、归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映本单位的管理活动。

3、归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。

4、向档案局归档的档案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。

5、归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。

6、各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。

档案借阅与利用制度

一、为了保护国家秘密，维护档案的完整与安全，必须严格档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。

二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案室联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。

三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须经主管领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在单位内部查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅需要时可借阅复印件。凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。档案室有权调回急用的科技档案。

四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。

五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。

六、借阅档案人员离职，或调离本单位，所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则档案室及上级部门有权不在调动清单签字。

七、任何个人不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供一切档案材料，不得私带外单位人员到档案室查阅。外单位人员借阅档案，须持本单位介绍信，未经领导批准，不能复印任何档案材料。凡与本单位需借阅档案时，须经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手续。

八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。

声像档案管理规定

一、归档范围

1、本单位大型会议声像主要材料：照片、录像、录音带。

2、上级领导检查工作及作指示、讲话的声像材料。

3、必要的技术会议，有重大意义的活动照片、录像带。

4、反映单位重大检查、验收活动的录像带。

5、与其他载体档案有密切联系的，以及其他有保存价值的照片、录像带。

二、归档的基本要求

1、底片、照片说明要齐全，字迹工整。

2、底片与照片和影像要相符。

3、文字说明的成分主要包括事由、时间、地点人物、背景、摄像等六要素要填写齐全。

三、保管和利用

1、声像档案是特殊的载体材料，要比其他档案更应注意保管，要保存在温度14-24℃，相对湿度40-60%的库房内，为了避免磁带磁化，要使用防磁柜，长期保存的磁带，每季度要倒放一次。

2、珍贵的照片、录像带、录音带要复印一套备用。底片要注意防潮。

3、档案人员应做好声像档案保管和提供利用。

档案的鉴定、销毁

档案室应认真做好档案鉴定，即归档前对文件材料的鉴别保管期限划分和对已到期的档案存毁的鉴定。

一、先由档案人员进行初步鉴定后，由分管领导负责进行案卷的审阅，从而确定保管期限和存毁的意见。

二、鉴定应定期进行，原则上在本上半年一次，下半年一次。

三、档案通过鉴定，要求达到划分保管期限正确，如发现案卷中文件材料不齐不完整或其它缺陷时应及时补充修改。

四、经鉴定销毁的档案材料，必须经主管领导审定批准，并编制销毁注册备案。

五、经鉴定销毁档案材料必须送保密纸厂进行销毁，并有档案人员监销。

档案保密

一、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》，维护档案的机密和安全。

二、按规定办理借阅手续，未经许可，不得擅自外借、转借。

三、档案管理人员必须遵守以下保密守则：

1、不该说的秘密不说；

2、不在私人交往和通讯中泄露有关内容；

3、不将档案材料提供给无关人员阅看；

4、不私自录制、复印、拍摄、摘录、收藏档案。

四、档案人员调动时，必须办理档案移交手续。

档案管理检查制度

一、安全检查方式

1、定期检查：每季度一次。

2、不定期检查：根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。

3、节假日检查：针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。

二、安全检查主要内容

1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。

2、各类防护装置是否完好。

3、档案库房是否保持清洁。

4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。

5、隐患整改情况。

三、报告与反馈

1、对检查出来的问题，要积极自治整改，并及时上报，保证档案的安全保管。

2、检查中发现问题在未解决之前必须采取可靠安全防范措施，防止事故发生。

3、对检查的问题要求积极整改而造成后果的追究其责任。

消防安全

为了确保室藏档案资料的安全无损，有效利用。根据《档案法》等有关规定，特拟定如下消防安全规定。

一、认真学习贯彻执行有关消防、安全的法律法规，并将安全消防工作纳入档案管理的工作范围。建立相应工作小组。

二、档案室是保存、管理档案资料的机要重地，消防安全工作除明确分管领导之外，另确定专人负责，非本室人员，未经同意不得进入档案库房。

三、档案库房区域内禁止吸烟，严禁动用明火，并实行严格地监督、检查。每年要定期检查、保养安全灭火设备。如发现消防器材缺少、失效时，要及时添置、调换。

四、每天下班，须对档案库房进行防火、防盗等安全检查，关闭所有电器和门窗，节假日前进行一次全面检查并指定专人贴好封条和做好启封检查。

五、档案室出入口处，严禁堆物，并保持库内过道畅通。