档案管理制度

第一篇：档案管理制度

档案管理制度 1目的

各职能部门及下属其他部门各项档案资料是部门行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范、加强档案管理、理顺工作程序，明确工作职责，保证档案的完整、准确、系统与安全，依据《中华人民共和国档案法》和《企业档案工作规范》等法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。2适用范围

适用所属职能部门及下属其他部门。5.档案管理制度

5.1.2根据各部门职能特点,特制定归档范围。

5.1.3未在目录中体现的文件资料，由各部门经理判定是否应作为档案存档并判定其保存期限及保密等级。

5.1.4因财务人事档案的特殊性，本制度中未特别规定，请财务人事参考本制度，管理本部门档案。

5.2档案的归档要求

5.2.1凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后顺序排列好。

5.2.2归档文件的制成材料应有利于长久保存，用纸、用笔规范（使用黑色碳素笔），字迹清晰。（因记录类档案多且保存期限短，基于成本考虑，允许使用圆珠笔）。5.2.3归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

5.2.4图片、光盘、视频等档案归档时应附带相应文字说明。外文材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

5.2.5归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。利用频繁的档案，使用部门可留存扫描件。

5.2.6归档文件应检查，需盖公章的是否已盖公章。5.3档案的归档时间 5.3.1立即(当日)归档

5.3.1.1外来文件及公司内部发文处理完毕后应立即(当日)归档。5.3.1.2质量认证、资质证书、合同协议等文件应随时(当日)归档。

5.3.1.3外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后应立即(当日)归 5.3.1.4光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后立即(当日)归档，或可与相应内容的纸质载体归档时间一致。

5.3.1.5更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应立即(当日)归档。5.3.2定期归档

5.3.2.1按月归档（1）经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件应在处理完毕后第二月月初(10号前)归档。

5.3.2.2按年归档（1）记录类档案在第二年一月归档。

5.3.2.3按阶段归档（1）项目建设文件可分阶段、单项归档。（2）产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。5.4档案的保存期限

5.4.1档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

5.4.2档案保管期限一般分为永久和定期两种。按照中华人民共和国档案行业标准DA／T 42—2009：《企业档案工作规范》及有关规范结合公司的实际情况编制本公司档案保存期限。

5.4.2.1永久保管档案。凡是反映企业主要职能活动和历史面貌，对企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

5.4.2.2定期保管档案。凡是反映企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年、10年、5年、3年、2年等。5.5档案的密级划分

5.5.1公司档案密级分为：绝密、机密、非机密。

5.5.1.1绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料。

5.5.1.2机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到损害的档案资料。

5.5.1.3非机密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事利益关系较小，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料。5.6档案的整理 5.6.1档案的立卷

5.6.1.1卷内文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.6.1.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。5.6.1.3卷内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。5.6.1.4案卷必须按规定的格式逐件填写文件目录

5.6.1.5 管理档案需要添加盒脊档案盒脊，盒脊的内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、档案室号、档案馆号、盒号。

5.6.1.6 科技档案的案卷封装，需要添加案卷盒脊。案卷盒脊包括保管期限、档号、案卷题名、起止日期。5.6.2 档案的编号 5.6.2.1 编号示例：

档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案编号由英文 字母及阿拉伯数字组成，根据内容性质不同共分为管理类档案与科技类档案。（1）管理类档案:即文书档案。是机关、团体、企事业单位在行政管理实务活动 中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括请示、报告、批复、通知、信函会议纪要、计划、总结等。

（2）科技类档案：科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产 技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材 料等科技文件材料。专业性是科技档案最突出的特点之一。如生产技术档案、设 备档案、基本建设档案等。5.6.3 盒脊填写制作 盒脊填写说明：

（1）全宗号 ：由于本企业现未有全宗号，故暂时不填写；（2）年度：盒内档案所属年度，如“2015”；（3）保管期限 ：立卷时划定的案卷保管期限，如：永久、年、10 年、5 年等。可加入保密等级。如：“永久（机密）”（4）机构（问题）：档案所属部门及具体问题

（5）起止件号：盒内文件的起止号码，如盒内有本档案的 002、003、004、005、006、007、008、009 号文件则为：“002～009”。（6）室：档案所归属存放的档案室名称，如：档案一室（综

合办档案室），则填“一”，如暂存于本部门档案柜，此处暂时不填；（7）馆：为发展而保留，暂时不填；

（8）盒号：原则上在档案架上所属的流水编号（检索与统计时用，与起止件号不同）。5.6.3.2盒脊填写说明：

盒脊填写说明：（1）保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限，可加入保密等级。如：“永久（机密）”（2）档号：由一级类目代码，二级类目代码、三级类目代码、四级类目代码、案卷号组成。（3）案卷题名：应简明、准确的揭示卷内科技文件的内容，主要包括项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。（4）起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年、月（年度应填写四位数字，下同）

5.6.4卷内文件目录

5.6.4.1文件目录填写说明：

（1）机构问题：档案分类、年度、机构问题。（2）件号：文件件号。（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关。（4）文号：发文的字号等。（5）题名：文件标题。（6）日期：应填写文件的形成日期。（7）页数：填写文件的页数。5.6.4.2文件目录填写说明：

（1）档号：应填写分类号+案卷号（2）序号：用阿拉伯数字从001起依次标写卷内文件的材料件数的次序。（3）文号：应填写文件的文号，图样的图号，设备的代号，项目代号等。（4）责任者：填写文件的形成部门或主要责任者。（5）题名：应填写文件材料的全称。（6）日期：应填写文件的形成日期。（7）页数：填写文件的页数。5.6.5备考表填写说明：

盒内备考表填写说明：（1）由立卷（盒）人填写卷内文件数及文件页数等情况，案卷立好后发生或发现的问题由立卷（盒）人或相关档案管理人员填写说明并签名标注时间。（2）互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。（3）立卷（盒）人：由组成本卷的责任者签名。（4）检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。（5）归档时交送卷（盒）内备考表纸质版一份。5.7档案的移交

5.7.1事业部无统一档案室，各部门可将档案暂存于本部门档案柜内。5.7.2其他部门有统一档案室的，各部门按规定将档案整理完毕后统一移交到综合办档案室（档案一室）。无档案室的，可将档案暂存于本部门档案柜中。

5.7.3各职能部门需归档到事业部/其他部门综合办的档案，由各职能部门提报月归档计划，按计划按时移交档案。5.7.4移交手续：

5.7.4.1各部门应按期将档案交接登记表，随同已整理好的文件向事业部/其他部门综合办移交。

5.7.4.2综合办专职档案管理员应认真核对，并检查档案质量。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质档案的一致性。双方在档案交接登记表签字后各保留一份。重要档案移交时应由移交部门编写说明，并经部门负责人审核签字。

5.8档案的借阅 5.8.1档案的借阅

5.8.1.1借阅审批：（1）事业部综合办专职档案员和其他部门综合办专职档案员负责对保密等级和档案管理部门进行判定。

（2）绝密档案在公司内部的借阅必须由各部门档案借阅人填写档案借阅/借出申请单，的绝密档案借阅由事业部综合办专职档案员审核、借阅部门经理审核，档案归属部门经理审核，综合办主任审核，提报主管副总裁审批；其他部门的绝密档案借阅由其他部门综合办档案管理员审核、借阅部门经理、档案归属部门经理审核，其他部门厂长复核，生产总监复核、提报主管副总裁审批。（3）机密档案在公司内部的借阅必须由借阅人填写档案借阅/借出申请单由事业部综合办专职档案员审核、本部门经理审核，档案归属部门经理审核，送事业部综合办主任审批（合同档案需内控督查部经理审批）。其他部门的机密档案由其他部门综合办专职档案员审核、本部门经理审核，档案归属部门经理审核，送其他部门综合办主任审批（合同档案需其他部门厂长审批）。（4）非机密档案在公司内部借阅、复制无需走审批手续。（5）档案不可直接对外借阅,外来人员借阅/借出档案，由对接部门提报档案借阅申请外来人员档案借阅/借出申请单),对接部门经理写清情况签字审核，非合同档案在事业部借阅由事业部综合办主任审核并判定是否需要副总裁审批，非合同档案在其他部门借阅由厂长审核并判定是否需要副总裁审批；合同档案在事业部借阅由内控督察部经理审核并判定是否需副总裁审批，合同档案如在其他部门借阅由厂长审核并判定是否需副总裁审批。如需审批、经领导审批后，方可借阅、借出。如不需要，可直接对外借阅、借出。（6）机密档案借阅时，经各部门领导审核确认情况特殊的，需签到副总裁。（7）绝密、机密级档案已实现OA线上借阅归还功能，借阅线上审批流程同上。借阅审批通过后，借阅人需将借阅申请、审批记录打印成纸质文件提交档案管理员，审批凭证需永久留存备查。如系统问题等原因不能实现线上借阅，可补用线下档案借阅/借出申请单，档案借阅/借出登记表等。（8）合同档案借阅可根据借阅人需求，有针对性提供相应信息页。5.8.1.2借阅登记

（1）借阅人在档案借出及归还时均需填写档案借阅/借出登记表，档案归还时，档案管理员需认真核查归还档案，核查无异后，档案管理员在档案借阅/借出登记表上签字确认，档案归档。档案借阅/借出登记表由档案管理员永久留存备查。

5.8.1.3借阅要求（1）借阅/借出时除应按要求进行审批登记外，借阅时间一般不得超过4个小时，借出档案应当日返还，因情况特殊，需长时间借阅的，借阅前需特殊说明。（2）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。（3）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（4）档案使用应注意安全保密。5.9档案销毁

5.9.1任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料。

5.9.2档案到期需销毁时，事业部由档案管理部门专（兼）职档案管理员填写档案销毁审批单，交由档案归属部门经理、事业部综合办主任审核，主管副总裁审批后方可执行；其他部门各档案管理部门专（兼）职档案管理员填写档案销毁审批单，交由档案归属部门经理、其他部门综合办主任审核，其他部门厂长审核，提报主管副总裁审批后方可执行。

5.9.3经批准销毁的档案，档案管理人员须认真核对，将批准的档案销毁审批单和将要销毁的档案资料做好登记并归档。档案销毁审批单与登记表永久保存。5.9.4档案销毁，必须由档案生成部门兼职档案员与事业部/其他部门综合办专职档案员组成档案监督销毁小组，监督档案销毁。5.9.5保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值的；应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

5.10档案室的管理

5.10.1档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全性。档案室门、档案柜门需上锁、并及时锁好。任何无关人员未经许可不得进入档案室。5.10.2档案入库前一般应整洁。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

5.10.3档案室应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防尘、防光、防晒、防潮、防霉、防高温、防有害气体、防有害生物等防护功能。5.11档案的统计

5.11.1事业部综合办组织完成档案目录，该目录为 统一的档案检索系统，覆盖 所有部门及其他部门的各档案存放区域。

5.11.2每年12月底由 综合办下发至各部门档案统计表，由其他部门专职档案管理员、各部门兼职档案管理员负责统计并填写，综合办专职档案员负责审核并汇总，形成档案工作统计台账。统计台账主要内容包括，档案室藏情况，年度入出库情况，档案利用情况，档案专（兼）职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况。5.12保密原则

5.12.1档案管理员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为经公司允许的查看者提供档案资料。5.13档案工作考核

5.13.1事业部专职档案员对事业部各职能部门进行档案检查，每月一次。对各其他部门档案工作进行检查每季度一次。

5.13.2各其他部门专职档案员对各自其他部门职能部门进行档案检查，每月一次。5.13.3档案检查内容参见当月档案检查表。

5.13.4 综合办将对各部门档案管理情况进行考核，考核不合格的将在周例会、月例会上给予通报批评。

第二篇：档案管理制度

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条　凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第四条　档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条　归档范围：

1、公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条 档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条 档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第三篇：档案管理制度

泰州市歌德电商职业培训学校

档案资料管理制度

一、各培训机构都必须建立健全各类培训档案，如：培训教师档案、教学档案、培训学员考勤、成绩、培训合格证、操作证等档案，并指定专人负责档案管理工作。

二、培训教师档案应包括以下内容：目录、培训教师聘用“协议书”、基本情况登记表（个人简历）、学历证书（复印件）培训教师资格证（复印件）、个人教研成果资料及论文、教学工作鉴定等，并按规定装订成册，每人一档一袋，妥善保管。

三、各培训中心按照《泰州市民办教育管理暂行办法》建立教学档案，并以班（期）次为单位进行立卷。

（一）教学档案的内容材料：

1、卷宗目录

2、教学工作总结

3、开办培训班的有关文件（计划、报告、批文等）

4、教学大纲

5、教学计划表

6、教学计划执行表

7、学员登记表

8、学员考勤

9、监考表

10、考试成绩登记表

11、考试试卷

12、学员学籍登记表

13、证书发放审核备案表

14、参加培训学员相应的学历证明、身份证明材料。

（二）所有立卷材料应该按照《泰州市民办教育管理暂行办法》附件提供的样表及填写说明规范填写。表内所列内容、责任人签名、单位印章等不得随意漏填和缺项，没有内容的在卷宗目录栏内予以注明。

四、职工技能培训档案，按班（期）次参照上款内容和要求立卷，分工种（岗位）按汇总，妥善保管。

五、各培训中心安全培训档案、资料必须专人专柜管理，按规定需移交单位档案室保管的应及时移交。

六、技工学校联办的大专、本科函授学历教育的学员档案，学员毕业后交职工培训部登记后转学员所在单位。

七、档案记录填写要字迹工整，严禁涂改、剪裁，档案附件资料必须齐全。各类档案只可查阅，不得外借。八、二级单位的培训机构都必须建立企业领导人员和后备人才培训档案，内容包括：个人基本情况、参加培训时间、地点、内容、考试考核结果、个人论文、后续学历证书（复印件）等。

第四篇：档案管理制度

辽宁交通建设集团规章制度汇编

档案管理制度

一 总 则

1、为了加强集团档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为集团各项工作服务，特制定本制度。

2、凡集团各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须定期向集团机要档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。

3、各部门的领导应重视本部门文件资料的收集管理和文书立卷归档工作，责任到人。各项目部的财务账簿及凭证由财务部长负责移交，内业资料由项目总工负责移交。

4、各部门的文书立卷工作和档案管理工作由集团办公室负责监督和指导。

二 归档范围

1、凡是反映集团工作活动、具有查考利用价值的文件材料（合同、公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、光盘等）均属归档范围。

2、上级机关文件材料应归档的有：

（1）上级机关颁发的需要集团贯彻执行的文件材料；（2）上级机关有关领导视察、检查集团工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊;（3）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

辽宁交通建设集团规章制度汇编

3、集团文件材料应归档的有:（1）集团颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集团的请示与上级机关的批复文件，所属各单位、各部门的请求与本集团的批复文件；

（3）集团及各部门的工作计划、总结、报告；

（4）集团召开的各种会议的全套文件与记录以及会议形成的声像材料；

（5）集团领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（6）集团领导或各部门有关负责人代表集团对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（7）反映集团经营和管理的专业文件材料，如项目竞标文件、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（8）集团或各单位、各部门汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（9）集团及各部门、各公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（10）集团及各部门、各公司制定的规章制度等；

（11）集团的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映集团重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（12）集团编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

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（13）集团及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（14）集团职工、党员、团员名册、报表；

（15）集团职工转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（16）集团外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、工作来往文件等；

（17）集团解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（18）集团或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（19）集团固定资产登记，财产，物资、财务账簿及凭证。（20）集团购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

（21）集团下属各单位、各项目部财务账簿、凭证及分包合同等（22）集团所辖的各施工项目内业资料中开竣工报告、业主奖惩、竣工质量验收报告及真实反应施工过程中特殊施工工艺、质量控制、变更资料等有价值的文字文件材料。

三 立卷归档要求

1、集团各单位应在每年一月底以前将上需归档的文件材料整理、立卷，向集团档案室移交完毕。

2、各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

辽宁交通建设集团规章制度汇编

3、各公司、各部门向集团档案室移交档案时，要严格履行移交手续。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一起立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

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（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四 档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定档案保管期限的原则

（1）凡是反映各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本集团有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映各部门一般活动，在较长期时间内对集团工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对集团有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五 档案的鉴定与销毁

1、集团办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出销毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

六 档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门

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领导批准，然后到集团档案室填写档案借阅单，方可借阅。

2、集团各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团领导批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

6、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失档案的，应立即报告。

7、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，须经相关领导批准。

第五篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强对公司档案材料的管理，充分发挥档案信息的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》和其他有关法律法规的规定，结合本企业的实际，制定本办法。

第二条 公司各类档案材料的形成、归档、分类、鉴定、保管、借阅、保密、统计、销毁等档案管理的步骤和内容，均要遵照本办法执行。

第二章 档案管理机构

第三条 公司的档案工作由公司行政总监分管，设置档案室和专职或兼职档案管理人员，档案管理人员应具有档案专业知识和技能，负责档案的具体管理工作。

第四条 档案管理人员的主要职责：(一)参与制定公司档案工作的规章制度；

(二)对公司各部门档案材料的归档工作，进行指导和监督；(三)做好公司档案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性档案材料向有关档案机关移交工作；

(五)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。第三章 档案材料归档的范围

第五条 公司文件材料的归档范围主要包括：

(一)企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。包括合资企业申请立项的意向书、可行性研究报告、洽谈纪要、协议、合资合同、公司章程、出资证明、批准文件、委派和撤换董事通知、董事会名单等。

(二)董事会、总裁办公会议及其相关的会议形成的文件材料。包括会议决议，会议纪要、会议纪录等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司颁布的各种综合性的规定、决定、规章制度和奖惩办法等。

(四)财务、会计及其管理方面的文件材料。包括审计报告，财务计划，财务预算，财务决算，年、季、月会计报表，会计账簿，会计凭证等。

(五)劳动工资、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事调整、人事管理、奖惩记录、员工名册、员工档案，员工工资审核记录等。

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(六)法律事务方面的文件材料。包括法律意见书、经济纠纷材料、各类诉讼案件材料等。(七)经营管理方面的文件材料。包括公司发展计划，的生产计划，营销计划，公司和月度工作总结，单项工作总结，调查报告，公司的各类计划指标、技术指标、营销指标，以及公司各类命令、工作指示、调度纪录等，还包括在经营活动中形成的合同书、协议书，以及其他原始记录和凭证。

(八)安全生产管理方面的文件材料。包括安全生产规章制度、操作规程、安全生产检查总结、安全生产统计报表、事故调查报告等。

(九)生产技术管理方面的文件材料。

(十)仪器、设备方面的文件材料。包括仪器、设备维修、改装、保养记录，设备统计台帐，设备使用说明书，合格证，图纸和有关技术文件、材料等。

(十一)基本建设方面的文件材料。包括立项、报建、设计、施工、竣工验收各个阶段的文件材料。

(十二)科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料。(十三)教育培训方面的文件材料。(十四)情报信息方面的文件材料。

(十五)证书证件方面的文件材料。包括法人营业执照、税务登记证、法人代码证、土地使用证，房产证、进出口许可证等各种企业生产经营需要的证件，以及企业和产品获得的各类荣誉证书，达标证书和证明等。

日常工作需要使用的证照由总裁办保管，有关部门按规定办理借用和年审。(十六)其他具有利用价值的文件材料。第四章 档案材料管理的程序

第六条 档案管理的程序包括：收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用等工序。

第七条 会计档案按照《中华人民共和国会计法》有关规定进行管理。第五章 档案材料的收集

第八条 各部门形成的档案材料原则上由本部门负责立卷和归档，根据公司规定向档案室移交，任何个人不得据为己有。

第九条 凡属第三章规定范围的档案材料，均应立卷归档。第十条 立卷归档的时间要求。

(一)会议材料，在会议结束后一周内归档。

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(二)基建项目材料，在项目验收后二周内归档。(三)各种案件材料，在结案后一周内归档。

(四)其他档案材料，在已经办理完毕后，一周内立卷归档，移交给档案室。

(五)对于某些专门文件、或个别驻地在外的业务部门单位的文件，为方便日常工作的需要，档案材料立卷归档的时间，报主管领导批准后可适当延长。

(六)会计档案原则上在翌年五月份前，将档案目录移交档案室，两年后移交档案材料。(七)各部门确实因为业务和工作需要保留档案材料的，经主管领导批准后，可以保留，但必须按照立卷归档时间要求，移交档案目录清单，并办理有关手续。

第十一条 立卷归档的要求

(一)各部门兼职档案员或经办人员，在规定的时间内，把整理审定完毕的档案资料，移交给档案室归档。

(二)移交档案要填写移交清单，移交清单一式三份，移交人和接收人双方签字后各执一份，另一份保留在移交的档案中。

(三)归档的文件材料必须完整、真实、准确，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。

(四)立卷时要编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无金属物，填写备考表，注明保管期限。

(五)填写案卷一律使用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应该清楚，准确。

(六)立卷应以本公司形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能够正确反映企业生产活动状况和面貌。

(七)立卷应以问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切关系的文件组合在一起。(八)立卷应把其他单位的文件与本公司的文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

(九)立卷后，发现需立卷的文件材料，可按立卷原则进行插卷。

(十)文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统反映问题，做到查找方便。

(十一)各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须是原件，并保持完好。

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(十二)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第六章 档案材料的借阅

第十二条 档案材料主要供本公司利用，一般不允许外单位人员查阅，如有特殊情况，外单位人员须持介绍信，并经主管领导批准，可查阅无密级档案。

第十三条 各部门工作人员可以查阅本部门业务工作范围的档案资料，如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经主管领导批准，方可查阅。

第十四条 档案材料的借阅者应负责档案的完整和完全，未经许可，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注记，不得转借，如有违反，予以处罚。

第十五条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式，复制品应仔细校对，与原稿无误后，提供使用。

第十六条 必要时，档案室可对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章才有效。对外单位出具证明材料，必须得到主管领导批准。档案证明材料只是证明某事在档案上有记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案材料作解释或下结论。

第十七条 档案材料一般不可带出档案室，如有特殊情况，必须经过主管领导的批准并办理借阅手续，借期最多为一周，如延长借阅时间，需及时办理续借手续。逾期不归还者，档案管理员要及时催还。

第十八条 借阅档案材料必须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报主管领导批准后，责令遗失者赔偿，并给予纪律处分。

第七章 档案材料的保密要求

第十九条 档案管理员和借阅档案的人员，要加强保密意识，共同做好保密工作。第二十条 档案分一般档案和密级档案两类，密级档案分为绝密、机密和秘密三级。第二十一条 有密级档案只允许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案需要复制、摘录时，必须得到主管领导的批准。

第二十二条 有密级档案只限归档人使用，其他人利用要经过主管领导批准。第二十三条 对已经到了保密期限的档案，要及时请档案鉴定小组鉴定解密，并报主管领导批准，对解密档案作一般档案管理，提供使用。

第二十四条 档案管理员丢失或擅自提供、泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。

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第二十五条 公司员工调离本企业时，需按照档案室的要求整理已经形成的文件材料，移交给档案室，并退还所借的档案资料，档案员审查无误签字后，才能办理离职手续。档案管理员离职，由主管领导监督办理交接手续，完成交接后，才能办理离职手续。

第八章 档案材料的鉴定

第二十六条 公司成立档案鉴定小组，负责制定档案材料的保管期限表，确定和调整档案的密级，对档案存、毁提出处理意见。档案鉴定小组由主管领导担任组长，组员由有关部门负责人、技术人员和档案管理工作人员组成。

第二十七条 档案保管期限分为永久、长期和短期。具有长远查考利用及研究价值的永久保存，在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期从长。

第二十八条 对每一份档案材料应根据保管期限表，确定该档案材料的保管期限。第二十九条 基本建设方面档案材料保管期限，遵照《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001执行。

第三十条 会计档案保管期限以具体保管年限登记，遵照《会计法》和其他有关规定执行。

第九章 超期档案的销毁

第三十一条 对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理员登记造册，经档案鉴定小组鉴定后，报董事会批准，按规定销毁。

第三十二条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。销毁档案的目录必须永久保存。

第三十三条 销毁文件必须在指定地点进行，由档案室和有关部门指派专人共同监督，严禁将销毁的文件作为他用、或作废纸出售，文件销毁后，监销人应在销毁册上签字，以示负责

第十章 档案材料的保管

第三十四条 档案材料是公司的宝贵财富，必须妥善保管，确保万无一失。

第三十五条 档案管理人员对归档的档案材料要认真整理、分类、标号、登记、保管，做到档案材料齐全、分类准确、折叠整齐、美观、规范，以及存放合理。

第三十六条 设置存放档案的库房和箱柜，并做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防污染措施，维护和延长档案的寿命。

第三十七条 实物和声像档案材料的要更根据其自身的特点，制定完善的保管方案，妥发布实施日期 第5页 善保管。

第十一章 违反档案管理办法的处罚规定

第三十八条 对将工作中形成的应当归档的档案材料据为己有，拒绝向公司档案室移交者，除追缴档案和责令赔偿损失外，还给予记大过和降职、撤职处分，拒绝移交档案超过二年的给予开除处分。

第三十九条 损毁、丢失或者擅自销毁档案材料者，除责令赔偿损失外，视档案的期限不同，分别给予警告或记过处分，属永久保存期限档案的，给予降职、撤职或开除处分。

第四十条 擅自提供、抄录、复制密级档案者，视密级情况分别给予警告、记过和降职、撤职处分。泄露秘密者，按照《员工奖惩办法》处分，并责令赔偿经济损失。

第四十一条 涂改、伪造档案者，除责令改正、赔偿损失外，给予警告或记过处分。第十二章 其他

第四十二条 本办法经总裁核准后颁布实施，修改时亦同。

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