档案管理制度

第一篇：档案管理制度

中铁十五局集团有限公司 溧马高速公路LM-1标施工段

档案管理制度

中铁十五局集团有限公司 溧马高速公路LM-1标项目经理部

二〇一一年一月三日

第一章 档案管理总则

1、为适应集团公司新的组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团公司的实际情况，规范项目工程档案管理，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2、工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。

3、工程资料是建筑施工的一个重要组成部分，是建筑工程进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分。

4、工程资料的编制、整理，依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行。

第二章 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。>>精彩专题推荐：公司管理制度大全。工程资料包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。

1、基建文件是指建设单位在工程建设过程中形成的文件，分为工程准备文件和竣工验收等文件。包括工程准备文件、工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。竣工验收文件、建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2、监理资料是指监理单位关于工程施工方面的通知、相关文件等。包括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。

3、施工资料是指施工单位在工程施工过程中形成的资料。可分为施工质量保证资料、技术资料、安全资料；它包含了整个建筑物施工开始到结束，所产生的文件内容，有联系外单位（建设、设计、勘察、监理等）的文件；记录工程的质量、技术及安全等情况（包括新工艺、原材料检测、检验）；保存施工时的安全信息和安全纠正内容（安全方案的编写、安全教育等），是施工全过程的记录文件。

施工资料应该严格按照规范编写，真实的反映施工现场的技术、质量情况，资料的形式有：纸质资料、实物资料、视听、图片、影像资料等。

4、竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，符合工程实际状况的施工图。因为在施工过程中难免有修改，为了让建设单位或者使用者能比较清晰地了解管道的实际走向和设备的实际安装情况，国家规定在工程竣工之后施工单位必须提交竣工图。

作为城市实践案例，持续建设新农村、新的经济圈等经济持续发展规划建设，必须进行新的规划图和施工图与现存的竣工图核查核实，才可以进行施工建设，尤其是隐蔽工程检查记录，必须仔细进行标高审查备案！由各专业人士审查签字才可放行。

第三章 档案管理员的职责

1、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。积极宣传和认真贯彻执行《档案法》、《档案实施办法》及《江苏省档案条例》。

2、热爱档案事业，刻苦学习档案业务和科学文化知识，不断提高业务水平和工作能力。

3、加强组织纪律性，自觉遵守党的纪律和国家的法律．法规，严守党和国家的机密，遵守公司的各项规章制度。

4、集中统一管理项目全部档案，维护档案的完整与安全，并按规定积极提供利用，为项目各项工作服务。

5、热情、耐心接待查档人员。坚持查档规定，做到调卷迅速准确，不断提高工作效率。

6、负责项目各部门各种门类的档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。

7、认真做好档案库房的内务管理，箱柜排列有序，整齐清洁，布局合理，分类明确，查找方便。

8、认真做好档案库房防火、防盗、防潮、防尘等八防工作。

9、积极开发档案信息资源，编制各种检索工具和编研材料。

10、做好信息利用和档案利用效果收集整理及有关档案工作情况的统计。

第四章 资料的收集与整理

在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。其中包括合同文本（含工程总包及工程分包合同）、深化设计方案、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、竣工资料等

1、施工前资料的收集与整理

（1）由公司组织项目经理部配备资料管理人员，成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目经理部工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。

（2）工程开工前一周内，项目经理部依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计划》，经公司审核后报集团公司技术质量部备案。

（3）工程资料管理计划的内容应包括以下内容 1）编制依据。

2）工程总体概况，旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。

3）工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数。4）工程资料管理组织机构。5）工程资料填报、整理职责分工。

6）工程资料管理制度，包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。7）竣工组卷及对外移交要求。

（4）项目经理部在分包项目施工前与其签订资料管理协议，依据“谁施工，谁负责”的原则对分包单位施工资料的编制、报审、移交等提出具体要求。

2、施工过程中资料整理

（1）项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。

（2）工程资料应随工程进度及时收集、整理，项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。

（3）项目经理部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。

（4）做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

（5）项目经理部资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。

（6）项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。对检查合格的资料，做好编目、外观整理、组卷等工作。

（7）项目经理部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改，并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。

（8）公司定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。

3、竣工验收阶段工程资料管理

在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

（1）工程竣工验收前，项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作，为工程竣工验收提供必要条件。

（2）项目经理部，应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料，统一管理。

（3）工程竣工验收通过后，项目经理部应及时收集各项验收记录的原件，经整理、汇总后形成完整的竣工资料。

（4）编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

1）归档文件、齐全完整； 2）分类清楚，保持联系； 3）题名确定，容易查找； 4）卷内排列，系统条理； 5）保管期限准确； 6）密级划分恰当； 7）蓝图折叠，符合要求； 8）卷皮书写，正楷整法； 9）案卷装订，整齐美观； 10）声像资料，清楚清晰。

第五章 资料的分类、归档与统计

高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

1、档案分类

按照业主、监理单位对竣工文件的编制原则和要求，将工程资料进行整理分类，分类过程中，将资料的形成时间、机构、资料载体、保管期限等因素全面考虑。首先按保管期限把资料划分为短期、长期、永久三大类，再根据施工时间把资料划分为一期、二期工程，最后按照机构分前期档案资料、建设单位资料、监理单位资料、施工单位资料、竣工验收资料、其他档案资料。

（1）前期档案资料

1）招标、招标补遗、投标文件的收集整理。2）施工行政许可证、设计交底 3）征地拆迁土地数量一览表 4）合同书、协议书等（2）单位工程施工资料 1）路基及构造物工程 2）路面工程 3）房建工程 4）交通设施工程 5）绿化工程 6）工程照片 7）支付资料

（3）竣（交）工验收档案资料 1）工程交工验收报告

2）单项工程验收报告（机电工程验收、房建工程验收、环保工程验收、工程档案验收）

3)工程竣工验收影像资料（4）新技术、新材料档案资料

2、档案立卷归档制度

凡是工程项目在各项活动中形成的具有现实查考使用价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的材料，必须归档保存。

立卷归档的基本要求

(1）应归档的文件材料齐全、完整，书写材料字迹符合保存要求。(2）分类组卷合理正确、案卷标题简明确切，关键要素（单位工程名称、分部工程名称、分项工程名称、立卷时间、归档人等）要求。

(3）卷内文件的排列，必须保持文件之间的联系，准确区分保管期限，便于保管和利用。

(4）案卷装订结实，页号编写正确，封面封底填写完整。

为了科学管理，了解库情，有利于保护、促进利用，使各项档案工作健全地发展，特制定本制度。

3、档案的统计

（1）做好各类档案收进和移动登记台帐。（2）做好档案查阅、借阅登记簿。

（3）每年年末对库存档案的数量、类别，提供利用情况，档案机构人员变动情况进行统计。（4）坚持统计原则，仔细核对数据，按时、按质、按量完成各项统计工作。

第六章 档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

5、档案借阅内容包括：招投标文件，各单位、分部工程的施工设计图纸，设计变更、设计交底及工程相关文件。

第七章 档案室管理制度

1、档案室是保管学校档案的机要重地，必须严格执行档案库房技术保护管理办法，认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。

2、非档案管理人员未经允许不得进入库房。

3、档案室内必须配备适宜保存档案的铁质箱柜，并采取防盗、防火、防潮、防光、防尘、防高温等八防措施，使库房温度控制在14℃—24℃，相对湿度保持在45—60％，并做好记录。

4、库房门窗必须保持坚固，出入库房应随手关门，以确保库房的安全。

5、调阅或出借档案，应严格执行本单位制订的档案查（借）阅制度。

6、档案室应经常保持清洁，做到窗明、门洁、地净，箱柜无灰尘。

7、室内档案应分类存放，箱、柜、架必须摆放整齐，并编上箱号，严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。

8、对室内的档案，定期进行检查核对，并做好记录，发现可疑情况应追查。

9、离开档案库房，要随手关门，钥匙要妥善保管。

第八章 维修档案管理制度

1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理。

2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。

3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

6、文员每月对维修档案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。

7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

第九章 档案的销毁

1、项目部任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任、总工程师、项目经理、审核批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由项目经理批准方可销毁；一般的档案资料，由办公室、各部室、总工程师批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

第二篇：档案管理制度

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条　凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第四条　档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条　归档范围：

1、公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条 档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条 档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第三篇：档案管理制度

泰州市歌德电商职业培训学校

档案资料管理制度

一、各培训机构都必须建立健全各类培训档案，如：培训教师档案、教学档案、培训学员考勤、成绩、培训合格证、操作证等档案，并指定专人负责档案管理工作。

二、培训教师档案应包括以下内容：目录、培训教师聘用“协议书”、基本情况登记表（个人简历）、学历证书（复印件）培训教师资格证（复印件）、个人教研成果资料及论文、教学工作鉴定等，并按规定装订成册，每人一档一袋，妥善保管。

三、各培训中心按照《泰州市民办教育管理暂行办法》建立教学档案，并以班（期）次为单位进行立卷。

（一）教学档案的内容材料：

1、卷宗目录

2、教学工作总结

3、开办培训班的有关文件（计划、报告、批文等）

4、教学大纲

5、教学计划表

6、教学计划执行表

7、学员登记表

8、学员考勤

9、监考表

10、考试成绩登记表

11、考试试卷

12、学员学籍登记表

13、证书发放审核备案表

14、参加培训学员相应的学历证明、身份证明材料。

（二）所有立卷材料应该按照《泰州市民办教育管理暂行办法》附件提供的样表及填写说明规范填写。表内所列内容、责任人签名、单位印章等不得随意漏填和缺项，没有内容的在卷宗目录栏内予以注明。

四、职工技能培训档案，按班（期）次参照上款内容和要求立卷，分工种（岗位）按汇总，妥善保管。

五、各培训中心安全培训档案、资料必须专人专柜管理，按规定需移交单位档案室保管的应及时移交。

六、技工学校联办的大专、本科函授学历教育的学员档案，学员毕业后交职工培训部登记后转学员所在单位。

七、档案记录填写要字迹工整，严禁涂改、剪裁，档案附件资料必须齐全。各类档案只可查阅，不得外借。八、二级单位的培训机构都必须建立企业领导人员和后备人才培训档案，内容包括：个人基本情况、参加培训时间、地点、内容、考试考核结果、个人论文、后续学历证书（复印件）等。

第四篇：档案管理制度

辽宁交通建设集团规章制度汇编

档案管理制度

一 总 则

1、为了加强集团档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为集团各项工作服务，特制定本制度。

2、凡集团各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须定期向集团机要档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。

3、各部门的领导应重视本部门文件资料的收集管理和文书立卷归档工作，责任到人。各项目部的财务账簿及凭证由财务部长负责移交，内业资料由项目总工负责移交。

4、各部门的文书立卷工作和档案管理工作由集团办公室负责监督和指导。

二 归档范围

1、凡是反映集团工作活动、具有查考利用价值的文件材料（合同、公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、光盘等）均属归档范围。

2、上级机关文件材料应归档的有：

（1）上级机关颁发的需要集团贯彻执行的文件材料；（2）上级机关有关领导视察、检查集团工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊;（3）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

辽宁交通建设集团规章制度汇编

3、集团文件材料应归档的有:（1）集团颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集团的请示与上级机关的批复文件，所属各单位、各部门的请求与本集团的批复文件；

（3）集团及各部门的工作计划、总结、报告；

（4）集团召开的各种会议的全套文件与记录以及会议形成的声像材料；

（5）集团领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（6）集团领导或各部门有关负责人代表集团对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（7）反映集团经营和管理的专业文件材料，如项目竞标文件、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（8）集团或各单位、各部门汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（9）集团及各部门、各公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（10）集团及各部门、各公司制定的规章制度等；

（11）集团的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映集团重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（12）集团编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

辽宁交通建设集团规章制度汇编

（13）集团及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（14）集团职工、党员、团员名册、报表；

（15）集团职工转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（16）集团外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、工作来往文件等；

（17）集团解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（18）集团或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（19）集团固定资产登记，财产，物资、财务账簿及凭证。（20）集团购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

（21）集团下属各单位、各项目部财务账簿、凭证及分包合同等（22）集团所辖的各施工项目内业资料中开竣工报告、业主奖惩、竣工质量验收报告及真实反应施工过程中特殊施工工艺、质量控制、变更资料等有价值的文字文件材料。

三 立卷归档要求

1、集团各单位应在每年一月底以前将上需归档的文件材料整理、立卷，向集团档案室移交完毕。

2、各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

辽宁交通建设集团规章制度汇编

3、各公司、各部门向集团档案室移交档案时，要严格履行移交手续。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一起立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

辽宁交通建设集团规章制度汇编

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四 档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定档案保管期限的原则

（1）凡是反映各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本集团有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映各部门一般活动，在较长期时间内对集团工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对集团有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五 档案的鉴定与销毁

1、集团办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出销毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

六 档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门

辽宁交通建设集团规章制度汇编

领导批准，然后到集团档案室填写档案借阅单，方可借阅。

2、集团各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团领导批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

6、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失档案的，应立即报告。

7、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，须经相关领导批准。

第五篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强对公司档案材料的管理，充分发挥档案信息的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》和其他有关法律法规的规定，结合本企业的实际，制定本办法。

第二条 公司各类档案材料的形成、归档、分类、鉴定、保管、借阅、保密、统计、销毁等档案管理的步骤和内容，均要遵照本办法执行。

第二章 档案管理机构

第三条 公司的档案工作由公司行政总监分管，设置档案室和专职或兼职档案管理人员，档案管理人员应具有档案专业知识和技能，负责档案的具体管理工作。

第四条 档案管理人员的主要职责：(一)参与制定公司档案工作的规章制度；

(二)对公司各部门档案材料的归档工作，进行指导和监督；(三)做好公司档案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性档案材料向有关档案机关移交工作；

(五)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。第三章 档案材料归档的范围

第五条 公司文件材料的归档范围主要包括：

(一)企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。包括合资企业申请立项的意向书、可行性研究报告、洽谈纪要、协议、合资合同、公司章程、出资证明、批准文件、委派和撤换董事通知、董事会名单等。

(二)董事会、总裁办公会议及其相关的会议形成的文件材料。包括会议决议，会议纪要、会议纪录等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司颁布的各种综合性的规定、决定、规章制度和奖惩办法等。

(四)财务、会计及其管理方面的文件材料。包括审计报告，财务计划，财务预算，财务决算，年、季、月会计报表，会计账簿，会计凭证等。

(五)劳动工资、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事调整、人事管理、奖惩记录、员工名册、员工档案，员工工资审核记录等。

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(六)法律事务方面的文件材料。包括法律意见书、经济纠纷材料、各类诉讼案件材料等。(七)经营管理方面的文件材料。包括公司发展计划，的生产计划，营销计划，公司和月度工作总结，单项工作总结，调查报告，公司的各类计划指标、技术指标、营销指标，以及公司各类命令、工作指示、调度纪录等，还包括在经营活动中形成的合同书、协议书，以及其他原始记录和凭证。

(八)安全生产管理方面的文件材料。包括安全生产规章制度、操作规程、安全生产检查总结、安全生产统计报表、事故调查报告等。

(九)生产技术管理方面的文件材料。

(十)仪器、设备方面的文件材料。包括仪器、设备维修、改装、保养记录，设备统计台帐，设备使用说明书，合格证，图纸和有关技术文件、材料等。

(十一)基本建设方面的文件材料。包括立项、报建、设计、施工、竣工验收各个阶段的文件材料。

(十二)科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料。(十三)教育培训方面的文件材料。(十四)情报信息方面的文件材料。

(十五)证书证件方面的文件材料。包括法人营业执照、税务登记证、法人代码证、土地使用证，房产证、进出口许可证等各种企业生产经营需要的证件，以及企业和产品获得的各类荣誉证书，达标证书和证明等。

日常工作需要使用的证照由总裁办保管，有关部门按规定办理借用和年审。(十六)其他具有利用价值的文件材料。第四章 档案材料管理的程序

第六条 档案管理的程序包括：收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用等工序。

第七条 会计档案按照《中华人民共和国会计法》有关规定进行管理。第五章 档案材料的收集

第八条 各部门形成的档案材料原则上由本部门负责立卷和归档，根据公司规定向档案室移交，任何个人不得据为己有。

第九条 凡属第三章规定范围的档案材料，均应立卷归档。第十条 立卷归档的时间要求。

(一)会议材料，在会议结束后一周内归档。

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(二)基建项目材料，在项目验收后二周内归档。(三)各种案件材料，在结案后一周内归档。

(四)其他档案材料，在已经办理完毕后，一周内立卷归档，移交给档案室。

(五)对于某些专门文件、或个别驻地在外的业务部门单位的文件，为方便日常工作的需要，档案材料立卷归档的时间，报主管领导批准后可适当延长。

(六)会计档案原则上在翌年五月份前，将档案目录移交档案室，两年后移交档案材料。(七)各部门确实因为业务和工作需要保留档案材料的，经主管领导批准后，可以保留，但必须按照立卷归档时间要求，移交档案目录清单，并办理有关手续。

第十一条 立卷归档的要求

(一)各部门兼职档案员或经办人员，在规定的时间内，把整理审定完毕的档案资料，移交给档案室归档。

(二)移交档案要填写移交清单，移交清单一式三份，移交人和接收人双方签字后各执一份，另一份保留在移交的档案中。

(三)归档的文件材料必须完整、真实、准确，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。

(四)立卷时要编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无金属物，填写备考表，注明保管期限。

(五)填写案卷一律使用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应该清楚，准确。

(六)立卷应以本公司形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能够正确反映企业生产活动状况和面貌。

(七)立卷应以问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切关系的文件组合在一起。(八)立卷应把其他单位的文件与本公司的文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

(九)立卷后，发现需立卷的文件材料，可按立卷原则进行插卷。

(十)文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统反映问题，做到查找方便。

(十一)各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须是原件，并保持完好。

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(十二)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第六章 档案材料的借阅

第十二条 档案材料主要供本公司利用，一般不允许外单位人员查阅，如有特殊情况，外单位人员须持介绍信，并经主管领导批准，可查阅无密级档案。

第十三条 各部门工作人员可以查阅本部门业务工作范围的档案资料，如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经主管领导批准，方可查阅。

第十四条 档案材料的借阅者应负责档案的完整和完全，未经许可，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注记，不得转借，如有违反，予以处罚。

第十五条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式，复制品应仔细校对，与原稿无误后，提供使用。

第十六条 必要时，档案室可对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章才有效。对外单位出具证明材料，必须得到主管领导批准。档案证明材料只是证明某事在档案上有记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案材料作解释或下结论。

第十七条 档案材料一般不可带出档案室，如有特殊情况，必须经过主管领导的批准并办理借阅手续，借期最多为一周，如延长借阅时间，需及时办理续借手续。逾期不归还者，档案管理员要及时催还。

第十八条 借阅档案材料必须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报主管领导批准后，责令遗失者赔偿，并给予纪律处分。

第七章 档案材料的保密要求

第十九条 档案管理员和借阅档案的人员，要加强保密意识，共同做好保密工作。第二十条 档案分一般档案和密级档案两类，密级档案分为绝密、机密和秘密三级。第二十一条 有密级档案只允许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案需要复制、摘录时，必须得到主管领导的批准。

第二十二条 有密级档案只限归档人使用，其他人利用要经过主管领导批准。第二十三条 对已经到了保密期限的档案，要及时请档案鉴定小组鉴定解密，并报主管领导批准，对解密档案作一般档案管理，提供使用。

第二十四条 档案管理员丢失或擅自提供、泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。

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第二十五条 公司员工调离本企业时，需按照档案室的要求整理已经形成的文件材料，移交给档案室，并退还所借的档案资料，档案员审查无误签字后，才能办理离职手续。档案管理员离职，由主管领导监督办理交接手续，完成交接后，才能办理离职手续。

第八章 档案材料的鉴定

第二十六条 公司成立档案鉴定小组，负责制定档案材料的保管期限表，确定和调整档案的密级，对档案存、毁提出处理意见。档案鉴定小组由主管领导担任组长，组员由有关部门负责人、技术人员和档案管理工作人员组成。

第二十七条 档案保管期限分为永久、长期和短期。具有长远查考利用及研究价值的永久保存，在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期从长。

第二十八条 对每一份档案材料应根据保管期限表，确定该档案材料的保管期限。第二十九条 基本建设方面档案材料保管期限，遵照《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001执行。

第三十条 会计档案保管期限以具体保管年限登记，遵照《会计法》和其他有关规定执行。

第九章 超期档案的销毁

第三十一条 对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理员登记造册，经档案鉴定小组鉴定后，报董事会批准，按规定销毁。

第三十二条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。销毁档案的目录必须永久保存。

第三十三条 销毁文件必须在指定地点进行，由档案室和有关部门指派专人共同监督，严禁将销毁的文件作为他用、或作废纸出售，文件销毁后，监销人应在销毁册上签字，以示负责

第十章 档案材料的保管

第三十四条 档案材料是公司的宝贵财富，必须妥善保管，确保万无一失。

第三十五条 档案管理人员对归档的档案材料要认真整理、分类、标号、登记、保管，做到档案材料齐全、分类准确、折叠整齐、美观、规范，以及存放合理。

第三十六条 设置存放档案的库房和箱柜，并做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防污染措施，维护和延长档案的寿命。

第三十七条 实物和声像档案材料的要更根据其自身的特点，制定完善的保管方案，妥发布实施日期 第5页 善保管。

第十一章 违反档案管理办法的处罚规定

第三十八条 对将工作中形成的应当归档的档案材料据为己有，拒绝向公司档案室移交者，除追缴档案和责令赔偿损失外，还给予记大过和降职、撤职处分，拒绝移交档案超过二年的给予开除处分。

第三十九条 损毁、丢失或者擅自销毁档案材料者，除责令赔偿损失外，视档案的期限不同，分别给予警告或记过处分，属永久保存期限档案的，给予降职、撤职或开除处分。

第四十条 擅自提供、抄录、复制密级档案者，视密级情况分别给予警告、记过和降职、撤职处分。泄露秘密者，按照《员工奖惩办法》处分，并责令赔偿经济损失。

第四十一条 涂改、伪造档案者，除责令改正、赔偿损失外，给予警告或记过处分。第十二章 其他

第四十二条 本办法经总裁核准后颁布实施，修改时亦同。

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