担保公司档案管理制度

第一篇：担保公司档案管理制度

公司档案管理制度（试行）

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理，确保档案资料的完整性，促进担保业务经营的合法性和担保资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》等有关法律法规和担保管理的相关规定，特制定本制度。

第二条 担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的用以记录和反映担保业务全过程及与担保客户关系的重要文件、凭据和图表等相关资料。主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。

第三条 担保业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，业务部门、风控部门应配合综合档案人员，对担保业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。客户经理负责担保业务档案移交前的收集、整理工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。

档案管理人员负责担保业务档案移交后的整理、立卷、保管和日常维护工作，并对移交后的担保业务档案的安全、管理、立卷、归档、提取、调阅、销毁、保密等负责。

第四条 各部门要遵守担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保担保业务档案的完整和安全。第五条 担保业务档案涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章 担保业务档案的归档方法

第六条 担保业务档案主要分为评审卷和风险卷两大类。

评审卷由业务部门人员进行收集和整理，装订。以确保评审卷内容的完整性和正确性。当所有的文件、资料、手续都以齐全，并放款完毕后。在5个工作日内将评审卷档案移交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案归档整理。如果评审卷档案有手续文件不全或需要补充新手续文件等情况都由业务部门人员自行完成。没有做成的项目评审卷和已经决定不在继续进行的项目评审卷档案由业务部门人员自行进行管理。档案管理人员不予接收保管。

风险卷由风险部门人员进行收集、整理、装订。以确保风险卷内容的完整性和正确性。当确定所有的合同文件，资料，手续都以齐全，并放款完毕后。在5个工作日内将风险卷档案移交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案归档整理。

第七条

评审卷和风险卷内所有的合同文件和手续资料都由业务部门人员和风险部门人员整理完毕后，移交给档案管理人员，由档案管理人员进行整理、立卷，制作侧封和封面，再装入档案盒内归档。并根据目录和编号存放在不同银行的档案盒中，并把不同银行的档案盒放在不同编号的档案柜中。档案管理所需档案盒和清单均按规定格 式统一编制。每个档案按类别分为评审卷和风险卷两大类，如有补充可建立副卷档案。档案管理人员负责对档案日常的保管、维护、安全管理、日后调阅、保密销毁等工作。

第三章 担保业务档案的基本内容

第八条 风险卷档案主要包括：抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)，抵押物的保险单、担保意向书（含回执）、放款通知书（含回执）、担保函、借款合同、保证合同、法院裁定书、贷款诉讼等各类担保业务合同(协议书)的相关证件。

第九条 评审卷档案主要包括：各类客户担保业务申请报告和申请书、《企业法人营业执照》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期 财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。各类股东会决议、客户担保业务尽职调查报告、调查表、业务审查报告、签批表、审保会会议纪，可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

第四章 担保业务档案的日常管理

第十条 担保档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：相关人员调阅担保档案应填写档案登记表，登记查阅人姓名、日期、内容、编号，用途等相关情况。未经总经理批准，不得私自翻看或复印档案内容。

外借：担保业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需向总经理说明情况，由档案管理人员登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，经总经理批准后才能外借。

保管：档案管理人员要对担保业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查担保档案的保管情况，并作书面记录。销毁：由档案管理人员建议，同时编制担保档案销毁清册，到期销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。由档案保管的负责人在销毁清册签署意见，报公司总经理签字同意后销毁。

第五章 责任

第十一条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章 附则

第十二条 担保业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一编制。

第十三条 本制度由档案管理部门负责解释。第十四条 本制度自颁布之日起执行。

年 月 日

第二篇：融资担保公司档案管理制度

融资担保公司担保业务档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强担保业务档案管理，确保担保资料的完整性，促进担保业务经营的合法性和担保资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国物权法》、《商业银行法》、《融资性担保公司管理暂行办法》等有关法律法规和担保管理的相关规定，特制定本制度。

第二条 担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的用以记录和反映担保业务全过程及与担保客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。

第三条 担保业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，业务部门、风控部门应配合综合档案人员（部门），对担保业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。客户经理、评审人员负责担保业务档案移交前的收集、整理工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门负责担保业务档案移交后的整理、立卷、保管和日常维护工作，并对移交后的担保业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第四条 各部门要遵守担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保担保业务档案的完整和安全。

第五条 担保业务档案涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章 担保业务档案的归档方法

第六条 担保业务档案区分法人客户和自然人客户，均按一户一档建档。在实物归档的基础上，所有归档资料应同时进行扫描并刻盘存档二份。

第七条 担保业务档案分为四类：

权证类：采用抵押、质押担保方式的担保业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件;

要件类：办理担保业务过程中产生的能够证明担保业务的合法性、合规性的基本要件;

管理类：借款人的基本资料;综合类：保后管理资料等。

档案室分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。

1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、综合类档案。

2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、综合类档案。

3、权证区(立卷区和归档区的权证类，主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等)抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在担保档案中管理，其中有价单据必须存放于保险柜，其他权证类档案存放于档案库内的专柜中，但必须双人、双锁保管。

第三章 担保业务档案的基本内容

第八条 权证类档案包括：抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)等，抵押物的保险单。

第九条 要件类档案包括：各类客户担保业务申请报告和申请书、各类股东会决议、各类客户担保业务尽职调查报告、调查表、业务审查报告、签批表、审保会会议纪、担保意向书（含回执）、放款通知书（含回执）、各类客户担保业务合同(协议书)、保险合同，以及涉及贷款担保的其他必要资料。

项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣 工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。

签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。

其他业务所必须的要件等。

第十条 管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。

自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

第十一条 综合类档案包括：保后调查检查报告、审计报告、解除反担保审查表、项目终结报告书、抵贷协议、法院裁定书、贷款诉讼全过程等相关资料。

第十二条 权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，担保员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第四章 担保业务档案的日常管理

第十三条 担保档案资料的收集、整理、立卷、归档

收集：各客户经理、评审人员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的担保资料，审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各担保档案类别的相应资料。

整理：业务实际发生结束后，应对担保业务原始资料进行排序，编写页码，从担保资料的首页到尾页逐页编号(凡有字迹即为一页)填写卷内目录。

立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年担保档案立卷盒中，客户档案一户一盒，每盒按档案类别分为四块，分门别类，5 归档：对已还清贷款的和已失效或已处置完毕的担保资料从本年担保立卷区中抽出，按结清日期排序放到归档区归档，已还清的应保存两年以上方可销毁。

第十四条 担保档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：相关人员调阅担保档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级担保主管负责人签字同意。

外借：担保业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报总经理批准才能外借，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，存放在金库的权证类档案一律不得外借。

保管：档案管理人员要对担保业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查担保档案的保管情况，并作书面记录。

解除担保关系的担保档案从客户与本社的最后一笔担保业务结清后次年的1月1日起，保管期两年。

担保业务档案保管及核销清册为永久保管。

销毁：档案管理部门提出销毁意见，编制担保档案销毁清册，到期销毁的名称、卷号、册数、起止和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经档案保管的负责人在销毁清册签署意见，报公司总经理签字同意。

第五章 责任

第十五条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章 附则

第十六条 担保业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一编制。

第十七条 以录音、录像、扫描、缩印等方式保存的担保业务档案归集在档案部门保管。

第十八条 本制度规定的担保业务档案内容是担保管理部门至少应包括的基本内容，不仅限于此。

第十九条 本制度自董事会审议通过之日起执行，修改、解释权归董事会。

第三篇：公司担保管理制度

XX有限公司对外担保管理制度

第一章 总则

第一条 为了维护投资者权益，规范XX有限公司（以下简称“公司”）的对外担保行为,有效控制公司资产运营风险，促进公司健康稳定地发展, 特制定本制度。

第二条 本制度所称对外担保是指公司为他人提供的保证、抵押、质押及其它方式的担保,包括公司对关联公司的担保。具体种类包括但不限于借款担保、银行开立信用证、银行承兑汇票担保、开具保函的担保等。

第三条 本制度适用于公司所有的对外担保业务。

第四条 股东大会和董事会是对外担保的决策机构,公司一切对外担保行为必须按程序经公司股东大会或董事会批准。未经公司股东大会或董事会批准,公司不得对外提供担保。

第五条 公司应严格按照有关规定履行对外担保情况的信息披露义务。

第二章 担保的审查与控制

第六条 公司决定提供担保前,应充分了解申请担保单位的资信状况。公司财务部负责对申请担保单位的资信状况进行审查并对担保事项风险进行分析、评估，财务部应要求申请担保单位提供包括但不限于以下资料进行审查、分析:(一)申请担保单位的基本资料；

(二)近期经审计的财务报告及还款能力分析；(三)债权人的姓名；(四)担保方式、期限、金额等；(五)与申请担保相关的合同等；

(六)能够用于反担保的固定资产的权属证明文件等资料(如适用)；(七)其他说明申请担保单位资信情况的资料。

财务部审查后应提出担保业务评估报告并经财务负责人和总经理审核同意后报公司董事会批准。

第七条 公司对外担保必须先经董事会审议。董事会审议批准对外担保事项须经出席董事会的2/3以上董事书面同意。

涉及关联担保的,关联董事不得对该项决议行使表决权,也不得代理其他董事行使表决权,该董事会会议由过半数无关联关系的董事出席即可举行,董事会所作决议须经无关联关系董事过半数通过,并经出席董事会的2/3以上无关联关系董事书面同意。出席董事会的无关联关系董事人数不足 3人的,应将该事项提交股东大会审议。第八条 董事会应认真审议分析被担保人的财务状况、营运状况、信用情况,审慎依法作出决定。必要时可聘请外部专业机构对实施对外担保的风险进行评估, 以作为董事会或股东大会进行决策的依据。对存在下列情形的申请担保单位,不得为其提供担保:(一)不符合国家法律法规或国家产业政策的；(二)提供虚假资料的；

(三)公司曾为其提供担保,发生过逾期还款等情况的；(四)经营状况恶化、资信不良的；

(五)上亏损或上盈利甚少且本预计亏损的；(六)董事会认为不能提供担保的其他情形。

第九条 下列对外担保行为经公司董事会审议通过后,还须经股东大会审议通过:(一)单笔担保额超过公司最近一期经审计净资产10%的担保；(二)本公司的对外担保总额,超过最近一期经审计净资产的50%以后提供的任何担保；

(三)为资产负债率超过70%的担保对象提供的担保；

(四)连续十二个月的对外担保总额,超过最近一期经审计总资产的30%以后提供的任何担保；

(五)连续十二个月内担保金额超过公司最近一期经审计净资产的50%且绝对金额超过 3,000 万元人民币；

(六)对股东、实际控制人及其关联方提供的担保。

以上所称公司对外担保总额,包括公司对关联公司担保的担保金额。公司为关联人提供担保的,不论数额大小,均应当在董事会审议通过后提交股东大会审议。

第十条 股东大会审议第九条担保行为时须经出席股东大会的股东所持表决权的半数以上通过,但第九条第(四)项担保行为须经出席股东大会的股东所持表决权的 2/3 以上通过。股东大会在审议为股东、实际控制人及其关联方提供的担保议案时,该股东或受该实际控制人支配的股东,不得参与该项表决,该项表决由出席股东大会的其他股东所持表决权的半数以上通过。独立董事应当就对关联方的担保事项向董事会或股东大会发表独立意见。第十一条 公司向第三方提供担保时,被担保方必须向公司提供反担保,或公司对被担保方享有不低于被担保债权金额的合法的债权。第十二条 经股东大会或董事会审议批准的担保项目, 由董事长或董事长授权人对外签署担保合同。担保合同须符合有关法律法规,明确约定下列条款:(一)被担保的主债权的种类、金额；(二)债务人履行债务的期限；(三)担保的方式；(四)担保的范围；(五)担保的期间；

(六)各方的权利、义务和违约责任；(七)双方认为需要约定的其它事项。

第十三条 签订人签订担保合同时,必须持有董事会或股东大会对该担保事项的决议及对签订人的授权委托书。签订人不得越权签订担保合同,也不得签订超过董事会或股东大会授权数额的担保合同。签订担保合同时,签订人必须对担保合同有关内容进行审查,对于明显不利于公司利益的条款或可能存在无法预料的风险条款,应当要求对方删除或更改。

第十四条 公司担保的债务到期后需展期并需继续由公司提供担保的,应作为新的对外担保,重新履行担保审批程序。

第十五条 公司在接受反担保抵押、反担保质押时,应当按照法律规定办理抵押、质押等相关手续。

第三章 担保的风险管理

第十六条 对外担保的管理部门为公司财务部,对外担保过程中的主要职责如下:(一)审查申请担保单位的资信状况和担保风险评估；

(二)妥善保管担保合同及被担保人的文件,并及时通报监事会、董事会办公室；

(三)对外提供担保之后,及时做好对被担保人的跟踪、监督工作；(四)办理与对外担保有关的其他事宜。

第十七条 公司财务部应指定人员具体负责管理每项担保业务,经办负责人应及时跟踪、掌握被担保人资金使用情况、被担保人单位的生产经营、资产负债变化、合并分立、法定代表人变化等情况,特别是担保人的债务偿还情况,公司所担保债务到期前,要积极督促被担保人按约定期限履行债务,对担保过程中可能出现的风险应及时向公司财务部报告。

第十八条 当被担保人债务到期后十五个工作日内未履行还款义务,或被担保人出现破产、清算、债权人主张担保人履行担保义务等情况时,公司财务部应及时了解被担保人的债务偿还情况,并同时通报董事会办公室,由董事会办公室报告董事会审议后及时履行披露义务。第十九条 被担保人不能履约,担保债权人对公司主张债权时,公司应立即启动反担保追偿程序,同时通报董事会,并在必要时予以公告。第二十条 公司为债务人履行担保义务后,应当采取有效措施及时、积极地向债务人追偿,并将追偿情况同时报告董事会, 并在必要时予以公告。

第二十一条 公司作为一般保证人,在主合同纠纷未经诉讼或仲裁,并就债务人财产依法强制执行仍不能履行债务前,未经公司董事会批准不得对债务人先行承担保证责任。

第二十二条 债权人放弃或怠于主张物的担保时, 未经公司董事会同意不得擅自决定履行全部担保责任。

第二十三条 公司作为保证人,同一债务有两个以上保证人且约定按份额承担保证责任的,应当拒绝承担超出公司约定份额的保证责任。第二十四条 人民法院受理债务人破产案件后,债权人未申报债权的,公司与担保相关的部门及责任人应该提请公司参加破产财产分配,预先行使追偿权。

第四章 担保的信息披露

第二十五条 公司应当严格按照公司章程的有关规定,认真履行对外担保的信息披露义务。披露的内容包括董事会或股东大会决议、截止信息披露日公司对外担保总额、公司对关联公司提供担的金额、上述数额分别占公司最近一期经审计净资产的比例。

第二十六条 对于已披露的担保事项,公司还应当在出现下列情形之一时及时披露:(一)被担保人于债务到期后十五个工作日内未履行还款义务的；(二)被担保人出现破产、清算及其他严重影响还款能力情形的。第二十七条 公司应向为公司审计的会计师事务所如实提供相关情况。公司独立董事应当在报告中,对公司累计和当期对外担保情况、执行上述规定情况进行专项说明,并发表独立意见。

第五章 责任和处罚

第二十八条 公司董事、总经理及其他相关人员未按本制度规定程序擅自越权签订担保合同,对公司造成损害的,应当追究当事人责任。第二十九条 责任人违反法律规定或本制度规定,无视风险擅自担保,对公司造成损失的,应承担赔偿责任。

第三十条 责任人未能正确行使职责或怠于行使职责,给公司造成损失的,可视情节轻重给予罚款或处分。

第三十一条 担保过程中,责任人违反刑法规定的,由公司移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附则

第三十二条 本制度所称“以上”、“以内”、“以下”，都含本数；“不满”、“以外”、“低于”、“多于”、“超过”、“少于”均不含本数。

第三十三条 本制度经公司股东大会批准后生效。

第三十四条 本制度未尽事宜，遵照有关法律、法规、部门规章和公司章程的规定执行。

第三十五条 本制度由公司董事会负责解释。

第四篇：公司档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第一条 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条 各部门、各分公司在工作活动中形成的，具有参考利用价值的文件材料，必须按规定定期向行政人事部提交备份，从而保证行政部作为档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性 第三条 行政人事部负责档案管理、文书立卷的工作，并对各分公司档案管理工作进行监督、指导。各分公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。第四条 行政人事部负责公司档案保管的定期检查、监督，指定专职档案管理人员整理、保管各种档案，并负责借阅档案的审批，保证档案的准确、安全、完整 第二章 归档范围

第五条 凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围

第六条 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

第七条 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银行与企业联系函件等）第八条 政府、项目批文、合同

第九条 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）

第十条 各分公司及各部门工作计划及资金计划 第十一条 公司有效证照、证件、印章 第十二条 具有法律效力及保存价值的文件

第十三条 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等 第十四条 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等 第十五条 各分公司、各部门获得的社会荣誉资料

第十六条 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等

第三章 立卷归档要求

第十七条 行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交备份

第十八条 各分公司、各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料 第十九条 各分公司向行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专人签收后各留存一联清单备查

第二十条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附本、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷内文件材料按照排列顺序依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者 第四章 档案保管期限

第二十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上 第二十二条 确定档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案保密级别

第二十三条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级 第二十四条 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政人事部经理及副总以上领导批准

第二十五条 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经行政人事部经理及副总以上级领导批准

第二十六条 对已到保密期限的档案要请行政人事部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用 第六章 档案的借阅 第二十七条 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅 第二十八条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团行政人事部经理批准

第二十九条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销

第三十条 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须行政人事部经理批准

第三十一条 有密级的档案调阅、复制时均需行政人事部经理及副总以上领导批准

第三十二条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天

第三十三条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失

第三十四条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。第七章 电脑档案的管理

第三十五条 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放 第三十六条 行政专员即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查

第八章 档案的鉴定与销毁

第三十六条 行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁

第三十七条 档案鉴定工作由行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存或毁意见 第三十八条 档案材料鉴定小组审定，并需要集团总裁批准后，方可销毁

第三十九条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字 第九章 罚则

第四十条 各分公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款50元～300元，并予以通报批评

第四十一条 集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经行政部经理批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款300元～800元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任 第四十二条 集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查

第四十三条 集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任

第四十四条 档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任

第四十五条 集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。第十章 附则

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集团行政人事部负责解释

3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准

第五篇：公司档案管理制度

XX公司档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司生产建设和经营管理服务，依照《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》等，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指公司在建设、生产、经营管理等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案全宗见附表1。

第三条 公司各部门及每位员工都有保护档案的义务。

第四条 公司应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入公司发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需的经费，加快实现档案管理现代化的进程。

第五条 公司档案实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各部门的利用。

第二章 档案机构及其职责

第六条 公司综合部负责对公司文书、科技和财务档案统一归档，集中保管，业务上接受铁路局和地方档案行政管理部门的指导。

第七条 贯彻执行上级机关对档案管理工作制定的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施。

第八条 综合部负责对公司各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和捡查，公司各部门设档案专管员，接受综合部统一的档案业务培训、指导和检查。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或者个人，由公司给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定整理立卷，定期向综合部移交、集中管理，任何个人不得据为己有。

第十一条 综合部按有关规定，及时做好国家重点建设项目的档案管理登记工作，定期向有关档案馆移交档案。

第十二条 基本建设工程和技术改造项目验收、科学技术成果鉴定、重要设备开箱和其他技术项目的验收、鉴定，应有公司档案工作人员参加，验收应当归档的材料。国家确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目形成的档案，由同级档案行政管理部门和有关主管部门的档案机构验收。

第十三条 公司各部门应认真做好本部门档案移交前的准备工作，严格落实档案形成、积累、立卷、归档等环节的工作责任，确保档案完整、准确，归档及时。

第十四条 公司综合部按或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。对接收的档案进行审核、编号、保管和提供利用。

第十五条 综合部应积极采用现代化先进手段，编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务。

第十六条 落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作。

第十七条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第四章 归档范围

第十八条 文书档案归档范围

1.本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的简报、材料等。如股东会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料。

2．本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等，以及内部资料、统计报表资料。

3．本单位领导、部门负责人参加主管机关(如安徽省、铁道部及有关部门)召开重要会议带回的文件材料。

4．本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等。

5．本单位与有关单位签定的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料。

6．本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册。

7．其他重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等。

8．文书档案保管期限，参见附表2。

第十九条 科技(工程)档案归档范围

按铁道部科技档案管理规定和铁道部办公厅《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档[2002]8号)的规定执行。

（一）铁路运输档案

铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等。

（二）基本建设档案

1．铁路线路(干线、支线、联络线、专用线)、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结、竣工资料以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸。

2．旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表。

3．桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸。

（三）设备仪器档案

在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生的技术材料。

（四）科技研究档案

在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。

（五）技术标准档案

铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准(标准图、通用图、参考图)，各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。

第二十条 声像照片档案归档范围(参见附表3、4)。

第二十一条 财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。

第五章 档案的接收

第二十二条 公司综合部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、科技、声像等档案入库。

第二十三条 接收档案时间:公司各部门将处理完毕的各类文件经综合部审核后，填写卷内目录、编码、立卷后交综合部保管。本的文书档案于下的4月底前归档；基建档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后由工程部负责整理归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后由设备管理人员负责整理立卷归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档；科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档。

第二十四条 综合部对归档的文件材料逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。

第二十五条 归档卷宗，应编制案卷目录（卷内目录、文件目录）一式两份，签名盖章后综合部和部门各执一份留存备查。

工程项目档案待竣工验收后，由综合部按铁道部有关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。

第六章 档案的分类

第二十六条 按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。各类档案编号由综合部统一明确(附表5)。

第七章 档案的保管

第二十七条 档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防光等设施。

第二十八条 为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。

第二十九条 定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。

第三十条 提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。

第三十一条 档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。

第八章 档案的利用

第三十二条 档案管理人员要熟悉馆藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。

第三十三条 档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料。

第三十四条 档案一般不外借，公司各部门工作人员因工作需要可以借阅公司档案，借阅档案要办理借阅手续，非财务人员借阅财务档案需征得财务部门负责人的同意。

第三十五条 借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅。借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还。

第三十六条 外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅(复印)，原则上不予外借。

第三十七条 借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失。如发现将按《档案法》及《实施办法》严肃处理。

第九章 附 则

第三十八条 本办法适用于本公司，如有与上级档案管理规定相抵触的条款，以上级管理规定为准。

第三十九条 本办法由公司（综合部）负责解释。

第四十条 本办法自公布之日起执行。

附表：1.公司档案全宗

2.文书档案保管期限

3.声像档案种类、分类代号

4.照片档案归档范围、分类及保管期限表

5.公司档案总目录