公司档案管理制度

第一篇：公司档案管理制度

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度，公司档案管理制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司档案管理制度》。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第二篇：公司档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第一条 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条 各部门、各分公司在工作活动中形成的，具有参考利用价值的文件材料，必须按规定定期向行政人事部提交备份，从而保证行政部作为档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性 第三条 行政人事部负责档案管理、文书立卷的工作，并对各分公司档案管理工作进行监督、指导。各分公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。第四条 行政人事部负责公司档案保管的定期检查、监督，指定专职档案管理人员整理、保管各种档案，并负责借阅档案的审批，保证档案的准确、安全、完整 第二章 归档范围

第五条 凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围

第六条 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

第七条 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银行与企业联系函件等）第八条 政府、项目批文、合同

第九条 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）

第十条 各分公司及各部门工作计划及资金计划 第十一条 公司有效证照、证件、印章 第十二条 具有法律效力及保存价值的文件

第十三条 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等 第十四条 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等 第十五条 各分公司、各部门获得的社会荣誉资料

第十六条 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等

第三章 立卷归档要求

第十七条 行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交备份

第十八条 各分公司、各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料 第十九条 各分公司向行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专人签收后各留存一联清单备查

第二十条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附本、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷内文件材料按照排列顺序依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者 第四章 档案保管期限

第二十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上 第二十二条 确定档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案保密级别

第二十三条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级 第二十四条 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政人事部经理及副总以上领导批准

第二十五条 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经行政人事部经理及副总以上级领导批准

第二十六条 对已到保密期限的档案要请行政人事部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用 第六章 档案的借阅 第二十七条 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅 第二十八条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团行政人事部经理批准

第二十九条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销

第三十条 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须行政人事部经理批准

第三十一条 有密级的档案调阅、复制时均需行政人事部经理及副总以上领导批准

第三十二条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天

第三十三条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失

第三十四条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。第七章 电脑档案的管理

第三十五条 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放 第三十六条 行政专员即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查

第八章 档案的鉴定与销毁

第三十六条 行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁

第三十七条 档案鉴定工作由行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存或毁意见 第三十八条 档案材料鉴定小组审定，并需要集团总裁批准后，方可销毁

第三十九条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字 第九章 罚则

第四十条 各分公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款50元～300元，并予以通报批评

第四十一条 集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经行政部经理批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款300元～800元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任 第四十二条 集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查

第四十三条 集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任

第四十四条 档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任

第四十五条 集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。第十章 附则

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集团行政人事部负责解释

3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准

第三篇：公司档案管理制度

XX公司档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司生产建设和经营管理服务，依照《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》等，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指公司在建设、生产、经营管理等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案全宗见附表1。

第三条 公司各部门及每位员工都有保护档案的义务。

第四条 公司应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入公司发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需的经费，加快实现档案管理现代化的进程。

第五条 公司档案实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各部门的利用。

第二章 档案机构及其职责

第六条 公司综合部负责对公司文书、科技和财务档案统一归档，集中保管，业务上接受铁路局和地方档案行政管理部门的指导。

第七条 贯彻执行上级机关对档案管理工作制定的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施。

第八条 综合部负责对公司各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和捡查，公司各部门设档案专管员，接受综合部统一的档案业务培训、指导和检查。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或者个人，由公司给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定整理立卷，定期向综合部移交、集中管理，任何个人不得据为己有。

第十一条 综合部按有关规定，及时做好国家重点建设项目的档案管理登记工作，定期向有关档案馆移交档案。

第十二条 基本建设工程和技术改造项目验收、科学技术成果鉴定、重要设备开箱和其他技术项目的验收、鉴定，应有公司档案工作人员参加，验收应当归档的材料。国家确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目形成的档案，由同级档案行政管理部门和有关主管部门的档案机构验收。

第十三条 公司各部门应认真做好本部门档案移交前的准备工作，严格落实档案形成、积累、立卷、归档等环节的工作责任，确保档案完整、准确，归档及时。

第十四条 公司综合部按或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。对接收的档案进行审核、编号、保管和提供利用。

第十五条 综合部应积极采用现代化先进手段，编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务。

第十六条 落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作。

第十七条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第四章 归档范围

第十八条 文书档案归档范围

1.本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的简报、材料等。如股东会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料。

2．本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等，以及内部资料、统计报表资料。

3．本单位领导、部门负责人参加主管机关(如安徽省、铁道部及有关部门)召开重要会议带回的文件材料。

4．本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等。

5．本单位与有关单位签定的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料。

6．本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册。

7．其他重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等。

8．文书档案保管期限，参见附表2。

第十九条 科技(工程)档案归档范围

按铁道部科技档案管理规定和铁道部办公厅《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档[2002]8号)的规定执行。

（一）铁路运输档案

铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等。

（二）基本建设档案

1．铁路线路(干线、支线、联络线、专用线)、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结、竣工资料以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸。

2．旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表。

3．桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸。

（三）设备仪器档案

在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生的技术材料。

（四）科技研究档案

在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。

（五）技术标准档案

铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准(标准图、通用图、参考图)，各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。

第二十条 声像照片档案归档范围(参见附表3、4)。

第二十一条 财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。

第五章 档案的接收

第二十二条 公司综合部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、科技、声像等档案入库。

第二十三条 接收档案时间:公司各部门将处理完毕的各类文件经综合部审核后，填写卷内目录、编码、立卷后交综合部保管。本的文书档案于下的4月底前归档；基建档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后由工程部负责整理归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后由设备管理人员负责整理立卷归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档；科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档。

第二十四条 综合部对归档的文件材料逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。

第二十五条 归档卷宗，应编制案卷目录（卷内目录、文件目录）一式两份，签名盖章后综合部和部门各执一份留存备查。

工程项目档案待竣工验收后，由综合部按铁道部有关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。

第六章 档案的分类

第二十六条 按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。各类档案编号由综合部统一明确(附表5)。

第七章 档案的保管

第二十七条 档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防光等设施。

第二十八条 为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。

第二十九条 定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。

第三十条 提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。

第三十一条 档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。

第八章 档案的利用

第三十二条 档案管理人员要熟悉馆藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。

第三十三条 档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料。

第三十四条 档案一般不外借，公司各部门工作人员因工作需要可以借阅公司档案，借阅档案要办理借阅手续，非财务人员借阅财务档案需征得财务部门负责人的同意。

第三十五条 借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅。借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还。

第三十六条 外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅(复印)，原则上不予外借。

第三十七条 借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失。如发现将按《档案法》及《实施办法》严肃处理。

第九章 附 则

第三十八条 本办法适用于本公司，如有与上级档案管理规定相抵触的条款，以上级管理规定为准。

第三十九条 本办法由公司（综合部）负责解释。

第四十条 本办法自公布之日起执行。

附表：1.公司档案全宗

2.文书档案保管期限

3.声像档案种类、分类代号

4.照片档案归档范围、分类及保管期限表

5.公司档案总目录

第四篇：公司档案管理制度

篇一：企业档案管理制度

公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

第二章 档案归档

第四条 归档范围(一)(二)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。

(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设 备、qc部设备等。(五)(六)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。(八)(九)供应商档案。质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一)记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三)标准操作规程。

(十四)验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。(十五)行政类文件：

? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章规程等；

? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；

? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；

? 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； ? 所有加盖公章的文件复印件；

? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。

第五条 归档时间

(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；

(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档；(三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续；(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；

(五)供应商档案按归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续；(六)(七)手续；

(八)验证文件随时产生随时归档，验证主计划按归档，于每年1月25 记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次； 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档 日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九)(十)其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节 轻重予以相应处理。

第六条 归档份数(一)(二)原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第七条 归档要求(一)(二)(三)(四)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第八条 归档手续

各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二

份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

第三章 档案的收集与整理

第九条 档案的收集

(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进 行分类、排列、编目后移交档案室。

(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。(三)收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不 全的档案，要做好记录。

第十条 档案的整理(一)(二)档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下： 7、8、9位代表流水号001～999。、6位为档案柜号。

、4位为二级分类的编号。、2位为一级分类的英文缩写。

第四章 档案建档

第十一条 分类梳理

归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。

第十二条 档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条 档案编号章

档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案 室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条 检索目录

所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。第十五条 电子备份

重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章 档案使用和归还

第十六条 档案使用

(一)文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人 批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经 部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

(三)借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。(四)借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准 后方可使用。(六)按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使 用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

第十七条 档案归还

(一)档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档

案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。(二)发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失 篇二：公司档案管理制度实施细则

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等； 2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市 场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政部：xz 人资部：rz客服部：kf 设计部：sj 市场部：sc工程部：gc 财务部：cw 法务与档案部：fd企划部：qh 仓管部：cg

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：nhkc-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下： 日期 客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门

篇三：公司档案管理制度

××公司档案管理制度

一、总则

（一）为规范××公司（以下简称“公司”）档案的管理，根据《××集团档案工作管理规定》，结合公司iso9000体系与贸管程序，特制定本制度。

（二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。

（三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。

二、管理职责

（一）公司档案管理小组职责：

负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作。

（二）公司档案管理员职责

督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，注意安全，严防丢失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设。

（三）各部门档案管理员的职责：

负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守保密规定，妥善保管部门档案，注意安全，严防丢失和泄密；负责

向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作。

三、档案归档范围

公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等，具体如下：

（一）贸易业务合同类档案包括：铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等。

（二）贸易业务非合同类档案包括：客户函件、客户资料、客户评审等文件。

（三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括：专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件。

（四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括：项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等。

（五）人事类档案类别包括：员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件。

（六）财务类档案类别包括：计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件。

（七）行政管理类档案类别包括：纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、erp项目资料、办公合同、iso9000等文件。

档案归档时按卷宗形式归档。

（一）贸易业务合同类，各部门应按以合同进行归档，一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号”，并遵循单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3）的填写。

（二）贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时，按档案细分类别进行归档，各每个档案细分类别为一个卷宗，对应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按根据其产生的先后顺序进行整理、归档，完成 “归档文件目录”（附件3），并按编制各部门的“部门档案目录”（附件2），档案归档流程及档案状态见“档案归档流程图及档案状态图”（附件4）。

（三）归档的合同、协议必须是正本原件。凡有电子版的，纸质版本应与电子版同时保存。

（四）档号的编号规则：

1、贸易业务合同类档号编制规则为：部门--合同号。

其中“部门”以字母代替：铌产品业务部nt、矿产资源部tk、钢铁部gt、有色金属部gj。“”为合同产生，若合同号前面有合同产生，则编号时直接以“部门-合同号”作为编号。如铌铁部2008年合同号为2008rmjs/n－3003项下档案对应的档案编号为：nt-2008rmjs/n－3003。

2、贸易业务部门非合同类档案、铌产品业务部技术推广类按档案类别进行归档，档号编制规则为：部门--档案类别。

其中部门以拼音首字母代替，如：铌产品业务部nt、实业投资部sy、计财处jc、综合处zh。档案类别以拼音首字母代替。如2007年rd项目对应文件的档号为：nt-2007-rdxm。

3、投资业务类按项目进行归档。档号编制规则为：部门--项目名称。

项目名称以拼音首字母缩写代替。如实业投资部2007兴光矿业项目对应文件的档号为：sy-2007-xgky。

4、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案按档案细分类别进行归档。档号编制规则为：部门--档案类别。其中档案类别以其拼音首字母代替。如综合处2008年培训文件的档号为：zh-2008-px。

（五）档案装盒时，可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒，对应一个盒脊号，也可将一个卷宗放入多个档案盒中，对应多个盒脊号。盒脊号为每个档案盒的编号，按以数字1、2、3„„顺序分别表示。

五、档案的移交及管理

（一）特殊档案的管理

特殊档案由专人负责收集、整理，并按归档要求进行归档、建目录、装盒、编制目录、保管，不向公司档案管理员移交，每年2月需向公司档案管理员提交上一特殊档案的“归档文件目录”。负责保管特殊档案的人员需将特殊档案存放在安全、可靠，可独立上锁的档案柜内。

（二）其他档案的移交及管理

1、档案移交前的管理

档案在移交前，由各部门档案管理员负责部门档案的管理，各部门档案管理员应将档案存放在安全的场所，并及时按照要求建立档案目录。

2、档案移交中的管理

（1）贸易业务合同类档案的移交程序为：

各部门终结合同时将纸质和电子目录、合同及合同项下所有的正本单据移交给计财处贸管，贸管根据归档文件目录，对照业务系统终结合同需提供的单据明细，审查与该档号项下单据相符时，双方在移交归档文件目录上签字确认；贸管完成合同终结审批后，将终结合同对应档号的纸质和电子目录、合同及合同项下所有单据移交给综合处档案管理员，双方在移交归档文件目录上签字确认。

第五篇：公司档案管理制度

公司档案管理制度

第一条 管理部门

1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

第三条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条 档案分类

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号

1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条 档号编定

1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理 1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条 档卷清理

1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

第十条 调卷程序

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理

1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。