党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读

第一篇：党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读

党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读

发布时间：2013-09-10 来源：

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《党 政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，自2012年7月1日起施行；新的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布，自2012 年7月1日起正式实施。这次实施的《国家党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，是在《中国共产党机关公文处理工作条例》、《国家行政机关公 文处理办法》和《国家行政机关公文格式》基础上制定和修订的，其最大特点是解决了原来党的机关和行政机关存在两部公文处理法规、两个公文标准、两种公文处 理方式的问题，首次统一和规范了党、政机关的公文处理。为便于大家理解和执行，下面就新制定的《党政机关公文处理工作条例》和新《党政机关公文格式》重点是变化之处进行一下解读,同时就我们公文实际拟制工作中易出现的问题进行一下剖析。

一、《党政机关公文处理工作条例》的主要特点

这次新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》在一定意义上综合了《中国共产党机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》。其主要特点有以下几个方面：

第一，统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

第二，统一了公文种类。原 来党的机关公文种类有14种（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要），原来行政机关公文种类有13种（命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要），两者之间只有9个文种是相同的。新实施的《国家党政 机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），可 以理解为是在行政机关公文种类基础上增加了党的机关的“决议”和“公报”两个文种。这里大家注意，除了文种种类统一以外，还有一点就是“会议纪要”改成了 “纪要”。

第三，统一了公文构成要素。这方面变化较多。一是公文格式要素进行了调整。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急 程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成；行政机关公文一般 由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印 发机关和印发日期等部分组成。这次进行了统一，规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要 素，取消了主题词格式要素。二是公文格式要素编排有较大变化。进一步细化了特定格式公文的编排要求，新增了联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）首页版式等式样。

第四，统一了行文规则。这方面，变化不是很大，基本规则没有大的变化，主要是作了进一步的细化和明 确。一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关，部门向上级主管 部门请示、报告重大事项，应当经本级党委或政府同意或者授权（属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门），请示应当一文一事，不得在报告等非请 示性公文中夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（新增 加）。四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指 令性要求，涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅（室）外不得 对外正式行文。第五，统一了公文处理工作。将原来《中国共产党机关公文处理工作条例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文签发”、“公文办理的传递”、“公文管理”、“公文立卷归档”、“公文保密”和《国家行政机关公文处理办法》中的“发文办理”、“收文办理”、“公文归 档”、“公文管理”统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”三大类一系列相互关联、有序衔接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。主要 变化有：在公文拟制方面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；在公文管理方面，增加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政 府的办公厅（室）提出发文立户申请。

二、《党政机关公文格式》的主要新变化

新《党政机关公文格式》对标准结构和装订要求进行了适当调整（如纸张白度由85%－90%调整为80%－90%，骑马订或平订两订外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为各70mm处），变化最大的是公文格式要素及其编排的调整。

第一，对公文格式要素的划分进行了调整。新 标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分（原标准是划分为眉首、主体、版记三部分）。明确规定，公文首页红色分隔线以上的部分称为版 头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于 版心外。

第二，对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；没有了“印制份数”格式要素要求。第三，对公文格式各要素编排进行了较大调整。如 将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如删除“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求 如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第四，对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。

第五，对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。

第六，新增加了页码格式要素。明 确规定公文页码作为格式要素不可少。大家注意，原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷分数，原《国家行政机关公文处理办法》没有，新的《党政机关公文处 理工作条例》的公文要素中也没有印刷分数，而把原《中国共产党机关公文处理条例》和原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”作为公文的要素之 一。

综上，主要变化可用六句话来帮助记忆：主题词和份数不再标；密级紧急左上角；机关署名不可少；成文日期用数字；公文页码别忘了。

三、《党政机关公文格式》各要素编排规则解读

这里重点对公文格式要素及其编排作一简要梳理和归纳，便于大家理解和掌握。第一，版头部分

由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。

1、份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2、密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3、紧急程度。公 文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而 下分行排列。

4、发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二 字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐 使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二 字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5、发文字号。发文字号是发文机关按照 发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文 字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6、签发人。上行文应当标注签发人 姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与 发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7、版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。第二，主体部分

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

1、标题。是 对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。（注：原《国家行政机关公文处理办法》规定： “公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，而新《党政机关公文处理工作条例》对此没有作专门要求,实际使用中是否加标点可根据需要或 视省政府办公厅使用情况而定。

2、主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3、正文。公 文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、” “

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。

4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5、发文机关署名、成文日期和印章。有 四种不同的情况。一是加盖印章的公文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出 现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印 章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出 版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。二是不加盖 印章的公文（电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章）。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文 机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发 文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签 名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空 四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对 齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发 人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6、附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

7、附件。公 文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第 一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。第三，版记部分

由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

1、版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2、抄送机关。除 主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对 齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将 主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机 关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编 虚位（即1不编为01），后加“印发”二字（注：原来我们一直随省政府办公厅用“印”字）。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分 隔线隔开。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上 而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印 发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。

2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪 要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿 宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同 出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。第五，其他情况说明

1、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2、公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

3、公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。

四、公文拟制常见错误剖析

公文拟制工作中，我们经常遇到一些问题不知如何处置，甚至出现了许多“习惯性错误”。这里，梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行剖析，有些内容是对《党政机关公文格式》各要素编排规则的重复和强调，目的是进一步引起大家注意，避免再犯此类错误。

（一）违反行文规则。公 文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要五个方面：一是直接报送省体育局领导同志个人。按照规定，除局领导同志交办事项和确需直接报送审批的 少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送局领导同志个人（有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领 导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系）。二是多头报送。主送省体育局的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局 领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关局领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请局领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬，原则上应向省体育局写出请示，统一协调安排（有一个市有个活动，给每位局领导都送了请柬，本意是不错，但造成很大被动）。三是越级行文。按照规定，省体育 局不受理直属单位内设处室和县级政府、县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级体育部门如果有问题需请示省体育局的，可以先向其上一级部门（市政府或市 体育局）呈文，由其上一级部门再向省体育局呈文。四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不 同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。如，某中心关于备战第十二届全运会夏训工作动员会议及有关经费的请 示，此件中既邀请局领导参加会议，又申请有关经费，这些事项分属不同的局领导分管，没法报批，应一事一文分别报送。五是不经协商或协商不一致行文。这里要 强调，局机关各处室涉及经费的公文在送办公室审签前要送经计财处审核同意并签署意见，涉及法律法规的公文在送办公室审签前要送经法规产业处审核同意并签署 意见。

（二）文种适用常见错误。主要有三个方面：一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有 的单位把向省体育局请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位向省体育局写的“报告”中含有请示事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。二 是 “请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批 准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个 文种（除单位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省（局）贯彻落实意见时可以使用“意见”文种，如××关于贯彻落实全国体育某会议精神的意见外，一般情况下使用“请示”和“报告”文种），其他文种不能用。省体育局办公室曾经收到个别中心《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报×× 的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。

（三）“签发人”常见错误。按 照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于 发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出 访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发 人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照 发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个 签发人姓名同处一行）。

（四）公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关 于××（事由）的＋文种”。常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的 情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费，给省体育局打了个请示，标题是“某某中心关 于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请省体育局批复，经局里研究同 意某中心的请示，这时有职能处室代省体育局起草批复时，标题用“省体育局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该是“省体育局关于同意某事（某意 见）的批复”。三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组 不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形(原来下发文机关一 般单独一行，新的格式没有作明确规定)。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（本次新格式 未作明确要求，建议仍按原规定执行），但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意 见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定” “办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”、“关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规 定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。

（五）主送单位常见错误。除 命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省 委、省政府”除外），给省体育局报文不能写给处室（如果省体育局内设机构如办公室、人事处等可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用 “函”）；二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号 隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门”，省体育局 发文顺序是“各市体育局，机关各处室，各直属单位”，而如果省体育局发文抬头写成“各市体育局、机关各处室、各直属单位：”就是不正确的。三是编排不正 确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。这方面大家要注意。

（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一 是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有 的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“

一、”“1.”标识（数字序号 后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“

1、”），“

（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是„„”或“首先、其次、第三„„”等。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方 面，大家要注意。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成 行）。经常见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。

（七）字符使用上容易出现的几个错误。一是汉字 “○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“（）”代替；三是单书名号 “〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小数点“.”代替；五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上 问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。

（八）数值范围表述常见错误。常 见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如 “5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成 “

三、四天”、“七八十年代”不能写成“

七、八十年代”。

（九）引用（引文）常见错误。一是引用公文不规范，往往只引发文号 或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号（用括号括住）,再次出现时可直接引用发文字号，无文 号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施 方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制 度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。三是使用 非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××” 首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在 引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点（是一句话的最后时，句号放在引号外）。许多公文在这方面经常用错。

（十）阿拉伯数字与汉字混淆。规 范用法：一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月 二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数 字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。实际使用中，也有一些情况，具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。比 如，整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；比较孤立的普通数量结构（数字加普通量词），如果是十以下的整数用汉字就较得体，如 一个人、三本书、看了十遍、三项议题等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具有统计 和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如“通过几年的发展，该区已入驻企业35家，总投资近20亿元，2010年完成税 收5000多万元。”

（十一）容易用错的词。一是“截止”与“截至”。从意思上讲，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说，“截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某 月某日”。“截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成；“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等；“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多；“制 订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制度的订立，如“研究制定体育产业发展规划”应该是“制订体育产业发展规划”。三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体； “遵照”带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照×× 同志的指示精神„„”，应写为“遵照×× 同志的指示精神„„”。五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时 间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间”可以单说，如“期间，对文件修改 了20多次。”应写为“其间，对文件修改了20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城 市”，还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

（十二）语言表述不够规范。我 们工作中遇到的主要问题有三方面：一是请示事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请示，文中提到，因某某原因，需要购买价值为多少的设备，最 后是妥否请批示。从公文中看不明白，你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了解，是申请经费。既是申请经费，请示内容就要 明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲（不拐弯抹角）。我们遇到比较多的问题是总怕说不清 楚，长篇大论，过多地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言（开端用语、承启用语、表态用语、征询用语、结尾用语等），我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等；期请用语：敬请、恳请、报请、望、希 望、盼等；综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等；结尾用语：以上请示当否，请批复；妥否，请批示；上述意见如果可行，请批准；以上报告如有不 当，请指示；特此函告；特此布告等。

（十三）“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，这一点容易忽视，因此公文如有附 件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”（不能标注到成文日期之后）。一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空 1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表：”），后标附件名称。二是标点 符号易出错。附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定 使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序 号”对齐）正确标识方法是：

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

（十四）落款（发文机关署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已说到，这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有五个注意事项：一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名，这是一个新的变 化和要求，必须引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注，这也是一个新的变化和要求，必须引起注意。成文日期，注 意不能按拟稿日期标注，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；法规性文 件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期；特殊情况署印发日期，如电报。三是编排位置。分两种情况：加盖印章的公文，标准规定，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印 章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。不加盖印章的公文，一般 情况下，电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章（实际中我们几乎用不到，了解一下即可）。单一机关行文时，在正文（或附 件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成 文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。四是联合行文印章。为防止出 现空白印章，一般将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不 得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。首排印章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。五是“此页无正文”的错误。机关署名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面，当公文排版后所剩空白处不能容下时，应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十五）“附注”常见错误。附 注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等 等。常见错误，一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等 上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文（特别是请示件）没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。三 是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。（十六）“附件”常见错误。公 文附件是正文，这一点很多同志认识不到，往往不够重视，如果应有附件而没有附件或使用不当，就会影响工作。常见错误：一是应有未有。以下五种情况应当有附 件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件（必要时附原件）；正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件（会签件要附 上会签意见件），以便局领导做出决策；正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿；正件是需要以省体育局名义给省 政府或国家体育总局行文的，要附上代拟稿；当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规 章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的（根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发 的讲话、规章和文件应作为正件；而文件标题未明确转（印）发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理）。三是标注位置和字体不正确。标准 规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行（也就是说“附件” 与“标题”之间要空一行）。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。

(十七)“抄送机关”常见错误。抄 送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。常见错误：一是没有使用全称或者规范化简称、统称。二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级 的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号” 方面常出错。三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一行编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。四是使用 “抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。

（十八）“印发机关”和“印发日期”常见问题。一 是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关” 左空一字，“印发机关”右空一字。三是“（×年×月×日印）”与“（×年×月×日印发）”问题。省政府办公厅的做法一直是使用“（×年×月×日印）”，主 要考虑上行文用“印发”不合适，为体现一致性，省体育局原来也要求使用“（×年×月×日印）”。这次新的要求是使用“（×年×月×日印发）”。四是印制份 数问题。新的格式对此未做明确规定。

（十九）制作复合体公文常见错误。印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关； “转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。二是不要将印转文件当附 件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题 中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、“关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知” 作用和地位类似于“按语”或“编者按”。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下 侧；去掉被转发文件的主送机关；将被转发文件的发文机关移到其标题之下（或以括号标注），若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略；去掉被转发 文件的印章；去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下（或以括号标注）。四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文 的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“关于转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种，但这 样往往造成两种情况，一个是标题冗长繁琐，二个是成分多余，一个标题中多次出现“关于”“转发”、“通知”，就会出现类似“某某中心（市体育局）关于转发 《河北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通知” 这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则，即无论层次多么繁杂，无论转发多少通知，标题中只能出现1次“关于”，最多只能出现两个“通知”。解决办 法主要有四：①直接转发第一个发文机关的通知（省略法）。如标题“某某市体育局转发《省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”，可以将 其改写为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”（注：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那 么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”，同时转发标题的文种“通知”也要省略）；② 抽取被转发文件的核心自拟标题（概括法）。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”，可改写为“某某市体育 局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号（替代法）。如“某某省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件 精神的通知”、“某某市人民政府办公室关于贯彻省发〔2005〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知”（采用替代法时，最好不要只写文 号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询）。④直接转发原文件（直转法）。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发，如标题“某某市体 育局转发省体育局关于转发《全民健身条例》的通知”，可以将其改写为“某某市体育局关于转发《全民健身条例》的通知”。

以上，结合工作实践，就《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》进行了简要梳理和解读，就实际操作中易忽略或常见问题进行了剖析，与大家交流，以期对规范省体育局系统公文拟制工作能有所帮助。不妥、不对之处，谨请谅解并欢迎指正。

衷心感谢大家对我一直以来特别是在办公室工作期间的大力支持，工作中不到之处也敬请包容。谢谢！

第二篇：党政机关公文格式

党政机关公文格式模板制作技巧

（制作人：蒋永章，2015 年6月）

从 2015年 6月 1 日起施行新的 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和《党政机关公文格式》国家 标准（GB/T9704-2012），对党政机关公文处理和制作格式作 了详细规定。本文在 WORD 和 hp1020 激光打印机环境下，从 公文红头格式模版制作，以及横向表格页面页码编排等方面，对党政机关新公文格式标准的制作进行详细讲解，以方便大 家更好地掌握和实践应用。

具体说明如下： 1．页面边距设置方法

按照版心距纸张上边缘 37 ㎜、版心尺寸 156 ㎜×225 ㎜ 和每页 22 行每行 28 字的要求，打印测试得出 WORD 页面边距 值为：上 3.4 ㎝，下 3.0 ㎝，左 2.8 ㎝,右 2.6 ㎝，行距 29.5 磅约占 10 ㎜。此时，不论在哪行编写文号，公文页面最末行 始终会正好撑满版心末端。若要将正文按每行 26 字编排，则 可对正文文字（三号仿宋字体）按字符间距加宽 0.5磅进行设置。

2．红色分隔线制作方法

按照红色分隔线位于文号下空 4 ㎜位置要求，在选中文 号所在行后点击 WORD“格式”菜单下的“边框和底纹”功能，在“边框”界面中选中 3 磅红色实线，在“选项”中设置距 正文下 8 磅后，“预览”中添加文号段落的下边框。若将文号编排在第 8、9 行位置，则红色分隔线将会在距纸张上边缘第 12、13 ㎝的位置上。

3．发文机关标识大小与位置

按照发文机关标识高不超过 22 ㎜要求，应设置其方正小 标宋字体字号在 55～60 磅之间，字号 60 磅时打印出的字高 为 2 ㎝。按照发文机关标识前有份号、秘密等级和保密期限、紧急程度三个要素行的要求，将页面第 4 行设置成发文机关 标识。发文机关标识的前 3 行行距都为 29.5 磅时，发文机关 标识应设置行距为 88 磅，才能使其上边缘离纸张上边缘 72 ㎜（即 37 ㎜+35 ㎜）。

4．红色分隔线位置

按照发文机关标识下空两行后再文号，以及文号下空 4 ㎜再红色分隔线的要求，若文号行及其上的两空行按标准行 29.5 磅编排，则打印出的红色分隔线位置会在距纸张上边缘 13 ㎝，发文机关标识与文号之间的距离为 29 ㎜（约超出近1 个标准行位置）。此时，可以采用删除其中一个空行的方法来 实现，删除后红色分隔线位置在距纸张上边缘 12 ㎝。

5．联合向上行文签发人编排

按照上面删除一个空行的方法制作，文号与发文机关标 识间仅空一行。若要编排 4 个以上签发人，按每行 2 个签发 人需要 3 行以上排布时，可以使用增行减距的方法编排发文 机关标识的前 4 行和后 3 行（含文号行）的行距设置为 21 磅来6．页码编排方法 在页脚外侧位置插入不带（短）横线的页码后，双击页 脚进入页脚编辑状态，对准页码单击出现编辑框时进行如下 设置：（1）在页码两侧使用特殊符号添加一字线和半角空格，并设置 4 号宋体格式；（2）将标尺上页码框对应的首行缩进 游标移至左端且将其宽度拉开至 8 刻度位置，居中排布，即 可实现奇数页左空一字偶数页右空一字要求；（3）建议设置 页面页脚为 2.5 cm，实现页码一字横线距一字线上距版心下 边缘 7mm，此方法可以回避图文框方法位置不固定问题。

7．版记横线制作方法

与红色分隔线制作方法相同，细线设置 0.75 磅打印时 0.25 ㎜（1 磅=0.3527mm），粗线建议设置 1.5 磅打印时 0.5 ㎜（相比国标的 0.35 ㎜更有区分度）。这样，在按所提供的 页面边距设置值制作时，不会出现添加版记横线跳页情况。

8．空白页页码不标注方法

根据国家标准 GB/T9704-2012规定，公文的版记页前有空白 页的，空白页和版记页均不编排页码。制作时，可在不需要页码 的页面中插入“下一页”分节符，点击取消“页眉和页脚”工具 条中的“链接到前一个”按键，再删除页脚中的页码即可。

9．行距及位置计算

标题行距＝（1+7/8）×二号字高 22 磅＝40 磅；正文行 距＝（1+7/8）×三号字高 16 磅＝30 磅。红色分隔线位置＝ 版心天头+标识上距版心+标识高度+空两行高+字号高＝（37+35+21+20+10+4）㎜＝127 ㎜（Word 状态栏显示有“位 置：XX 厘米”字样）；函武文线位置＝标识上距页边+标识高 +间距＝（30+21+4）㎜＝55 ㎜。

10．横向表格纵向页码方法

首先，在需要编排成横向页面位置，插入“下一页”分节符，通过页面设置将页面方向调整成横向，此时页面边距上为 2.8 ㎝、下为 2.6㎝、左为 3.0㎝、右为 3.4 ㎝。其次，进入“页眉 和页脚”的编辑状态，点击“页眉和页脚”工具条中的“链接到 前一个” 按键取消对页眉和页脚的链接，而后删除页脚中的页码。第三，在横向页面正文（或表格）界面状态下，插入“纵向外侧” 位置“左侧”对齐的页码，进入页脚编辑状态后，设置好页码左 右一字横线及字号，并调整页码文字方向为竖向及居中对齐。第 四，在页脚编辑状态下选中页码编辑框，右击后进入“设置图文 框格式”，设置尺寸大小为“固定值”宽度 0.7 ㎝、高度 3 ㎝，水平对齐相对于“页面”的“左侧”距正文 0.2 ㎝位置，垂直对 齐相对于“页边距”的“外侧”距正文 0 ㎝位置。

以上编排方法，公文红色分隔线编印在纸张上边缘 12 ㎝位置，既实现编排第 8 行文号印在纸质红色分隔线上空 4 ㎜位置，也可实现电子版红头文件（含红色分隔线）与纸质 相同效果编排，正文页面每页 22 行每行 28 个汉字。

附件：党政公文格式 模板本页观察：

1、纸张和表格内容实行横向编排；

2、偶数页码实行纵向编排，且在纸张左下角位置；

3、页码与表格交叉时，不会相互影响、挤压

000001 格式一 机密★1 年 特急

某某省人民政府办公厅文件 文号〔2012〕第 8 行位置 1413 某某省人民政府办公厅

关于印发某某省人民政府公文格式细则的通知 109 8 7 6 5 4 3 2 1

附件：1．××××××××××××

2．××××××××××××××××××××× ×××（换行时与上行文字对齐）×××

××省人民政府办公厅 201×年××月××日（联系人：×××，电话：0598－×××××××）

第三篇：党政机关公文格式

党政机关公文格式

一、版头部分（公文首页红色分隔线以上的部分）

包括：份号、密急和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。

1.公文的份号、密级、紧急程度的标注：应按顺序上下排列注于公文首页(版头面)左上角。份号，由表示顺序号的英文缩写字母“No”和6位3号阿拉伯数字组成，顶格标注于版心左上角第一行，如“No000015”；密级和保密期限，顶格标注于份号下方，一般用3号黑体字，如“绝密★30年”；紧急程度，标注于密级下方，用3号黑体字，密级和紧急程度的字与字之间均空1个字。

2.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部，上边缘至版心上边缘35mm,使用小标宋体字。联合行文公文版头和文号的标注：一是公文版头一般使用主办机关名称，也可并用联署机关名称；二是联合行文使用联署机关较多时，公文版头可采用调整字体字号形式，限于在公文首页排印，不得另页排印；三是版头使用联署机关名称，组成版头的“文件”二字置于联署机关名称后中间位置；四是联合行文时,发文字号只使用主办机关的发文字号。

3.发文字号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。在发文机关标志下空2行（约20 mm）处编辑，文字采用3号仿宋GB2312，发文年份用中文六角括号“﹝﹞”，发文字号的发文代字字与字之间不空格，普发性公文发文字号标注于版头下方、横线之上居中位置；标注“签发人”的公文，发文字号居左空1个字标注于横线之上位置。

4.签发人：报告、请示件等上报公文应在发文字号右侧标注签发人，（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋GB2312，后面加冒号，签发人后标注姓名，文字采用3号楷体字，联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。

二、主体部分

标题：由发文机关名称、事由和文种组成。2号小标宋体，位于红色分隔线下空二行位置，约20 mm，标题长度一般不超过50个字，多行标题排列为梯形或菱形，不采用长方形或沙漏形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

主送机关：标题下一行顶格，3号仿宋GB2312。主送机关名称用全称或规范化简称，或同类型机关统称。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后用全角冒号。

正文： X X X X X X X X X X(3号仿宋GB2312)；每个自然段左空二字，回行顶格。公文首页必须显示正文，转发、印发文 件类的通知部分，用3号楷体GB2312（含主送机关名称）。

正文中的层次序数：一般依次用汉字“

一、”，汉字加圆括号“

（一）”，阿拉伯数字“1.”，阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。

第一层

一、X X X(黑体)，作为小标题时句尾无标点。

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)第二层

（一）X X X(楷体)，作为小标题时句尾标点可有可无。

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)

第三层

1.X X X仿宋，无论是否作为小标题，要有标点。X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)第四层

(1)X X X仿宋，必须有标点。

X X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)附件：(正文下一行前空两字写“附件：”字体字号用3号仿宋GB2312，后接排附件名称，名称后不加标点符号。)3 如果多个附件，序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如：

“附件：1.X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

2.X X X”

发文机关署名：(附件下两行居成文日期中)，应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋GB2312，单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。两个或两个以上联合机关发文，发文机关上下并排，等距撑开，长度相同。

成文日期：右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

(联系人：„„;联系电话：„„)(如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。)印章：单一机关行文时，印章端正，居中下圧成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内，不得出现空白印章；联合行文时，应将各发文机 4 关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正，居中下圧发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交，相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

附注：如果公文有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。

附件内容：应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

三、文尾部分

包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。

1.抄送机关：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。居左排，前空一字，在印制版记上方，字体字号用4号仿宋GB2312，用一条宽同版心的正线与印制版记相隔，“抄送”后标冒号，公文标注抄送机关，各抄送机关间用顿号或逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号。

2.印制版记：应置于公文最后双页码下方，标明印发机关名称、印发日期。印发机关名称和印发日期单列一行位于同一行的两端；印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋GB2312，此行之间用一条宽同版心的反线相隔。

3.页码：数字用4号半角宋体阿拉位数字，置于版心下边缘之下1行，数码左、右各一条4号一字线，一字线距版心下边缘7 mm。单页码居右空1个字，双页码居左空1个字。空白页和空白页以后的页不标注页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

4.分隔线：与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

四、公文版面及装订要求

1.开本：国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm允许误差为±2mm，特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

2.版心：版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37 mm，下空约33 mm，公文用纸订口（左白边）为28 mm，右空约26 mm，为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行，增减行数时适当调整行距，保持版心高度不变。

3.装订：左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令属下行文，一般无主送、抄送。

（三）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，一般无主送、抄送。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。

（八）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告属上行文。

（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般 分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。

（十一）批复。适用于答复下级机关请示事项。批复属下行文。

（十二）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位告知某些事项时（如告知办公地点变更等），也可作平行文使用。

（十三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函和答复函、请求批准函和答复审批函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

函的写作格式

一、函概念：

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

二、函类型：

按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。

三、函用法：

1.下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2.平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜。

3.用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4.向上级机关请示较小事宜也常用函。

四、函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

（一）首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1.标题。XXX关于XXX的函(2号小标宋体)公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2.主送机关。(标题下一行顶格，3号仿宋)

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)，其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1.开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2.主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管 部门批准等。

4.结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X(三)尾部

一般包括署名和成文时间两项内容。

1.署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

2.单位名称(附件下两行居成文日期中)。3.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)。

通知格式

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。结构如下：

一、标题

制发机关+事由+通知。“关于XXX的通知”(2号小标宋体)

二、主送机关

(标题下一行顶格，3号仿宋，名称后加冒号。)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

㈢结尾(三种写法)

1.意尽言止，不单写结束语。

2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3.再次明确主题的段落描写。

4.附件：（1）X X X(正文下一行右空两字)

（2）X X X

四、落款

1.单位名称(附件下两行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)

请示的写作格式

请示含义：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。结构如下：

一、标题

制发机关名称+事由+请示。关于XXX的请示(2号小标宋体)

二、主送机关

(标题下一行顶格，3号仿宋)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)

（一）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

（二）请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（三）结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。

（四）附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X

四、落款

1.单位名称(附件下两行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)

第四篇：党政机关公文格式专题

党政机关公文格式模板 式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图

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第五篇：党政机关公文格式

党政机关公文格式 范围

本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。

本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 GB 3100 国际单位制及其应用

GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则 GB 3102（所有部分）量和单位 GB/T 15834 标点符号用法 GB/T 15835 出版物上数字用法 3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。3.1 字word 标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。3.2 行 line 标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m~80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。公文用纸幅面尺寸及版面要求 5.1 幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。GB/T 9704—2012 5.2 版面

5.2.1 页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

5.2.2 字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。5.2.3 行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。5.2.4 文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。6 印制装订要求 6.1 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。6.2 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.3 装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°;，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm； b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。7 公文格式各要素编排规则 7.1 公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。7.2 版头 7.2.1 份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。7.2.2 密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

7.2.3 紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

7.2.4 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

7.2.5 发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。7.2.6 签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.2.7 版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。7.3 主体 7.3.1 标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

7.3.2 主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。

7.3.3 正文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

7.3.4 附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章 7.3.5.1 加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

7.3.5.2 不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。7.3.5.4 成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。7.3.5.5 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.3.6 附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.3.7 附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

7.4 版记

7.4.1 版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

7.4.2 抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

7.4.3 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。7.5 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

GB/T 9704—2012 8 公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。公文的特定格式 10.1 信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。10.2 命令（令）格式 发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。签发人职务、签名章和成文日期的编排见7.3.5.3。10.3 纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。11 式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图12。