公文处理手册（共5则）

第一篇：公文处理手册

国家行政机关公文

处 理 手 册

前 言

为帮助国家行政机关文秘人员更好地学习、掌握国家行政机关公文处理办法，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文处理实用手册》关于国家行政机关公文处理的有关规定以及省、市人民政府关于公文的处理办法，XX政府办公室编制了本处理手册，以进一步规范公文处理程序和格式，提高公文质量。

党的机关公文和行政机关公文处理办法是有所区别的，本手册中所述公文处理办法是指国家行政机关公文处理办法，不包括党的机关公文处理办法。

XX政府办公室 xx年x月x日

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国家行政机关公文处理办法

第一章 基本知识

（一）公文的定义。

国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）公文处理的定义。

公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（三）公文处理的原则。

各级行政机关的公文处理，必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

（四）公文处理的管理部门。

各级行政机关的办公厅（室）或秘书科（股）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，应当配备专职人员负责公文处理。

（五）文秘应当具备的基本素质。

负责公文处理的文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，工作积极，作风严谨，遵守纪律，严守机密，具备公文处理的专业知识。

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第二章 公文的种类和适用范围

（一）行政机关公文的种类。

行政机关的公文主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）行政机关公文的适用范围。

1．命令（令）的适用范围。命令（令）适用于省级人民政府依照有关法律规定发布行政规章，县级以上人民政府宣布实施重大强制性行政措施，奖惩有关人员。

2．决定的适用范围。决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位和人员；变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

3．公告的适用范围。公告适用于各级行政机关向人民群众宣布重要事项或者法定事项。

4．通告的适用范围。通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知的适用范围。通知是应用最广的一种公文，主要适用于：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；四是人事任免。

6．通报适用的范围。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况。

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7．议案适用的范围。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表或者人民代表大会常务委员会提请审议的事项。

8．报告的适用范围。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示的适用范围。请示适用于向上级机关请求指示、批准的事项。

10．批复的适用范围。批复适用于答复下级机关的请示事项。11．意见的适用范围。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函的适用范围。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要的适用范围。会议纪要适用于记载、传达会议精神和决策事项。

第三章 行文关系和行文规则

（一）行政机关的行文关系。

各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大或者紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

（二）政府部门的行文规则。

1．政府各部门依据部门职权范围可以相互行文。

2．政府各部门可以向下一级政府相应的主管行政部门行文。3．隶属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直—4—

接报送上级主管行政部门处理。

4．部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。5．政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。

（三）联合行文。

1．同级政府、同级政府各部门可以联合行文。2．上级政府部门与下一级政府可以联合行文。3．政府与同级党委和军队机关可以联合行文。

4．政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。5．政府部门与同级人民团体和具体行政职能的事业单位可以联合行文。

（四）联合行文的规则。

1．必须是涉及两个以上部门职权范围内的事。2．必须明确主办部门。

（五）两个以上部门行文的规则。

两个以上部门行文要注意充分协调，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可以由一个部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。

（六）政府与部门向下行文的规则。

1．属于部门职权范围内的事务一般由部门自行行文或者联合行文，联合行文应当明确主办部门。

2．需经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，—5—

但文中应当注明“经政府同意”。

3．属于部门职权范围的事，但为了增加公文权威性，可请政府转发。

4．政府及其部门向下级机关或者本系统的重要行文，应当直接抄送上级机关。

（七）请示的行文规则。1．请示应当一文一事。2．一般只写一个主送机关。

3．需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

4．不得将请示夹带在报告里，因为请示需要批复，而报告则不必批复。

5．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

（八）有双重领导关系的行文规则。

1．受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复。

2．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。

（九）行政机关和党委机关的行文规则。

各行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应当与同级党委联合行文。

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第四章 发文的办理程序和要求

（一）发文办理程序。

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（二）公文草拟的原则。

1．符合国家的法律、法规及其他有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行本加以说明。

2．情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。

6．应当使用国家法定计量单位。

7．使用规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他均应当使用阿拉伯数字。

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9．公文的结构层次。公文的结构一般分为4个层次，第一层为“

一、”，第二层为“

（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（三）公文的审核。

1．草拟公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报上级机关协调或者裁定。

2．发文审核的重点。公文送负责人签发前，应当由机关的办公厅（室）或者秘书科（股）进行审核。审核的重点为：一是是否确需行文；二是行文方式是否妥当；三是是否符合行文规则和拟制公文的要求；四是格式是否符合规定。

3．公文的签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或者平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

4．公文印制前的复核。公文印制前，文秘部门应当进行复核，复核的重点为：一是审批、签发手续是否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范。

第五章 收文办理的程序和要求

（一）收文办理的程序。

收文办理的程序是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、—8—

审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（二）收文的审核。

收到下级机关上报需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点为：

1．是否应该由本机关办理。2．是否符合行文规则。

3．内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。4．涉及其他部门或者地区职权的事项是否已协商、会签。5．文种使用、公文格式是否规范。

（三）公文的拟办。

对符合《国家行政机关公文处理办法》要求的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合要求的公文，经办公厅（室）或者秘书科（股）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（四）承办公文的时限。

承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，一般要求一个月内必须答复，若不答复，则视为同意，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜本单位办理的，应当及时退回文秘部门并说明理由。

（五）公文的审批。

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意

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见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（六）公文的催办。

送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第六章 公文的归档

（一）公文归档的要求。

1．公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》以及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

2．归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3．归档公文应当明确定期保管时限，按照有关规定定期向档案部门移交。

（二）联合办理公文的归档。

联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

（三）本机关负责人兼任其他机关职务形成的公文归档。本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程—10—

中形成的公文，由兼职机关整理（立卷）、归档。

（四）归档公文的书写要求。

拟制、修改和签批公文应当按照档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或者专用签字笔书写。公文用纸和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和签批公文，也不得在文稿装订线左侧书写、签批意见或者修改公文。

第七章 公文管理的基本要求

（一）公文的统一管理。

文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。公文由文秘部门或者专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）公文翻印的要求。

上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者办公厅（室）、秘书科（股）负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（三）公文的公开发布。

机关公文不能随意公开发布。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经过批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（四）公文复印件的使用规定。

公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明印章。

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（五）公文被撤消和废止的效力。

公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（六）没有保存价值公文的处理。

经过鉴别，不具备归档和存查价值的公文，经过办公厅（室）、秘书科（股）负责人批准，可以销毁。

（七）秘密公文的销毁。

销毁秘密公文应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

（八）机关合并时公文的处理。

机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

（九）机关撤消时公文的处理。

机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后，按照有关规定移交档案部门。

（十）工作人员调离时所保存公文的处理。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得擅自销毁公文。

第八章 公文格式

（一）公文格式的定义。

1．字。表示标识公文横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占的空间。

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2．行。表示标识公文纵向距离的长度单位。正文以3号字高度加3 号字高度7/8倍的距离为一基准行；标题以2号字加2 号字高度7/8倍的距离为一基准行。

（二）发文机关标识。

发文机关的标识由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。如：“云南省人民政府文件”、“云南省人民政府办公厅文件”、“昭通市人民政府文件”等。一些特定的公文在发文机关名称后不加“文件”二字，如“国务院任免通知”、“云南省人民政府决定事项通知”等。但这仅限于特定公文，一般情况下，行政机关的平行文、下行文和上行文都应当加“文件”二字。用红色标识。

（三）平行文和下行文发文机关标识的位置。

用于平行文或者下行文的文件红头，发文机关标识上边缘至上页边为62毫米，发文机关下边缘至红色反线为30毫米。

（四）上行文发文机关标识的位置。

凡上报的公文，发文机关标识上边缘至上页边为117毫米，发文机关下边缘至红色反线为30毫米。

（五）发文机关标识字体。

由于发文机关的标识是有执法职能的国家行政机关的公文，为体现庄重，《国家行政机关公文格式》中，国家标准推荐使用小标宋字体，其他带有书法艺术成分的字体，不适于发文机关标识使用的字体。

（六）发文机关标识的字号。

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按照《国家行政机关公文格式》国家标准的规定，发文机关标识的字号以22毫米×15毫米为标准，现行“国务院文件”的字号即是22毫米×15毫米。以此为高限，要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”使用的字号，以显示国务院作为国家最高行政机关的地位。具体用多大字号，由各级行政机关根据机关名称的字数多少来确定，一般要小于22毫米×15毫米，以醒目美观为原则。

（七）联合行文的公文机关标识的排布。

联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。如果联合行文的机关过多，可能出现将正文挤出首页的情况时，只能挤发文机关，不能挤正文，以保证公文的严肃性；可以将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位臵。

第九章 公文各要素标识规则

（一）公文各要素的划分。

国家行政机关公文的各要素主要划分为眉首、主体、版记三个部分。

1．臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。一般包括文件份号、密级、紧急程度、发文机关标识、文件字号、签发人姓名等内容。

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2．臵于红色发线（不包含）以下至主题词（不包含）之间的各要素统称主题。一般包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等内容。

3．臵于主题词以下的各要素统称为版记。一般包括主题词、抄送机关、制文机关、制文时间、打字人姓名、校对人姓名等。

（二）公文份数序号的标注。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需要标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上第1行。序号的位数，由发文机关根据公文份数确定，至少不能少于两位，即“1”编为“01”。

（三）需要编序号的公文。

按照《国家行政机关公文处理办法》规定，带有密级的公文要编制份数序号。如考虑有的公文的特殊情况，不带有密级的公文也可编制份数序号，以便准确掌握公文的印制份数和分发范围。

（四）公文的秘密等级和保密期限。

密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。需标识秘密等级的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字，如需同时标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过长。具体标识方法是：“绝 密★三个月”、“机 密★一年”等。除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

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（五）公文的紧急程度。

紧急程度是对公文送达时限的要求，分为“特 急”、“急 件”两种。需标识紧急程度的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。

（六）电报的紧急程度。

凡电报都应按照规定在指定的位臵，分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。各种紧急程度的时间按照以下原则把握：“特提”是要求一天之内办完的电报；“特急”是要求三天之内办完的电报；“加急”是要求五天之内办完的电报；“平急”是要求十天之内办完的电报。

（七）公文发文字号的编排。

各级行政机关的公文都要编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。位臵在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。年份和序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，如“2006”，不应标为“06”，用六角括号“„‟”括入；发文序号不编虚位，即“1”不能编为“001”，不加“第”字。标准格式为：“大政发„2006‟1号”、“大政请„2006‟1号”、“大政函„2006‟1号”或“大政办发„2006‟1号”、“大政办请„2006‟1号”、“大政办函„2006‟1号”等。

（八）上报公文发文字号与签发人的排列。

签发人标识仅在上报的公文中才出现。上报的公文需要标识—16—

签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字（不顶格），签发人姓名居左空1字，也就是和发文字号同处在第3行，这样排列对称、美观。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（九）多个签发人的排列格式。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。

（十）公文标题的标识。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，无论是上行文、平行文还是下行文，一般应标明发文机关、发文事由和发文文种。

（十一）公文标题中的标点符号使用。

公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不使用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。

（十二）公文标题的字体和排列。

公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋字体，可分一行或多行居中排布；回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。有两行或者以上的标题之间的宽度为固定值40磅（在Word文档格式中的段落处理菜单中）。

（十三）主送机关的字体和排列。

主送机关在标题下空1行，用3号仿宋字体顶格标识，回行

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时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。

（十四）公文正文的标识。

正文的标识方法与写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数字标识的不能回行。

（十五）公文附件的标识。

公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号，冒号后边标注附件名称。附件有2件以上的，要用阿拉伯数字标识序号，如“附件：1．××××”。附件名称后边不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋顶格标识“附件”二字，有序号的要标识序号，如“附件1”，附件的序号和名称前后标识要一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（有序号的带序号）。

（十六）公文成文日期的标注。

成文日期是公文的生效时间。是公文的一项重要内容。为增强其准确性，成文日期一律要用汉字标注，不能用阿拉伯数字与汉字混用；年、月、日要齐全，“零”要写成“○”，“壹”要写—18—

成“一”。单一机关发文的公文，成文日期右空4字；两个机关联合发文的公文，应当将成文日期拉开，左右各空7字；三个机关联合发文的公文，在最后一排印章之下右空2字标识。

（十七）公文成文日期的确定。

公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。

第十章 公文使用印章的规定

（一）国家行政机关印章的尺寸。

1．国务院的印章，直径6厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行。

2．各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅、国务院各部委的印章，直径5厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行。

3．自治州、市、县级和市辖区人民政府的印章，直径4.5厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行。

4．地区行政公署的印章，直径4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行。

5．乡（镇）人民政府的印章，直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行。

6．国家行政机关内设机构或直属单位的印章，直径不得大

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于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行或名称前段自左而右环行，后段自左而右横排。实行民族区域自治的地方人民政府的印章，可以并列汉字和相应的民族文字。

（二）各级行政机关印章的制发。

国务院的印章，由国务院自制。各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅的印章，由国务院制发。自治州、市、地区行政公署、县级和市辖区人民政府的印章，由省、自治区、直辖市人民政府制发。乡（镇）人民政府的印章，由县级人民政府制发。国家行政机关内设机构或直属单位的印章，分别由国务院各部门和地方各级国家行政机关制发。

（三）单一发文印章的盖法。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，即上不压正文，下要骑年跨月。印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。

（四）两个单位联合行文印章的盖法。

当两个单位联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排均压成文日期。两印章间互不交叉或者相切，相距不超过3毫米。

（五）三个以上单位联合行文印章的盖法。

当联合行文需要加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称（可以用简称）按照加盖印章顺序排列署在相应位臵，再—20—

把印章加盖或者套印在其上。排列时，主办机关在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或者两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不能相交或者相切。

（六）公文最后一页不能容下印章时的处理办法。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位臵时，应当采取调整行距、字距的办法加以解决，务必使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。

（七）公文附注的标识办法。

公文如有附注，用3号仿宋字体，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件发至县团级）”、“（此件可登报）”等，而不是对公文内容作出解释或者注释。一般来讲，上行文和平行文均要标注附注，内容为联系人和联系电话，以方便联系。规范标注为：“（联系人：×××，电话：×××）”。

第十一章 版记各要素的标识规则

（一）主题词的概念。

主题词是用于揭示公文内容，便于检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。

（二）主题词的字体和位置。

“主题词”3字用3号黑体字，在“（附注）”之下居左顶格

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标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋字体，词目之间空1字，不能用顿号。主题词下边用一条黑色反线与抄送机关隔开。

（三）主题词的标识办法。

按照《国务院公文主题词表》（国务院公文主题词表附后）规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个词，不少于3个词。如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是“文秘工作 公文 办法 通知”。“文秘工作”是类别词，“公文 办法”是类属词，“通知”是文种。通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明是自己编写的类属词。

（四）公文抄送机关的标识办法。

公文如有抄送机关，在主题词下居中左空1字，用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐；抄送机关之间用逗号或者顿号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。

（五）印发机关和印发日期的标识办法。

印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋字体。印发日期以公文付印日期为准，右空1字，用3号仿宋阿拉伯数码标识。

（六）打字人和校对人的标识办法。

为对公文质量负责，也便于存档查询，公文必须标识打字人—22—

和校对人。标识办法为：“打字”二字用3号仿宋字体，左空1字，标识在印发机关下1行，“打字”后标全角冒号，冒号后署录人姓名；“校对”二字用3号仿宋字体，右空1字标识在印发日期下，与打字人同处于一行上，“校对”后标全角冒号，冒号后署校对人姓名。

（七）版记中反线的划法。

版记中各要素之下（除“打字”和“校对”外）均要加一条反线，宽度等同版心。一是为了显示各要素之间的区别；二是显得美观。

（八）版记的位置。

版记应臵于公文最后一面，版记的最后一个要素臵于最后一行。如果公文主体之后的空白容不下版记的位臵，可以另加一页在最下面标识版记，前面完全空白也没有关系。

（九）公文页码的标注办法。

公文的页码用4号仿宋半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，左右各致一条4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码右空一字，双页码左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（十）公文附表的规定。

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四应为空白，—23—

将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件的最后一页上。

第十二章 公文的特定格式

（一）信函。

在制发机关公文的过程中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或者下行文，而且使用频率较高。这种公文除了不标识签发人外，其他各要素均与“文件式”公文相同。具体格式为：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30毫米，用红色小标宋字体，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4毫米处为一条红色武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一条红色文武线（上细下粗），两条线均长170毫米。每排28个字，首页不显示页码。发文字号下空一行标识公文标题。如需要标识份数序号、秘密等级、紧急程度，可臵于武文线一行版心左边缘顶格标识。

（二）命令。

命令标识由发文机关名称加“命令”或者“令”组成，用红色小标宋字体，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距上白边57毫米，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文，中间没有红色反线；正文下空1行右空4字标识签发人亲笔名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或者令的签发人职务应标识全称。签名章之后下空1行右空2字标识成文日期。

（三）会议纪要。

—24—

会议纪要（即红头）标识由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成，如“××省人民政府常务会议纪要”。用红色小标宋字体，字号由发文机关自定。位臵和格式同“文件式”发文机关的下行文和平行文标识方法一样。会议纪要不加盖印章，不标识主送机关。

（四）命令（令）的字号和序号的标识办法。

命令（令）应当在发文机关之下空2行居中标识令号，令号用黑体字，前加“第”字，即“第××号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年限限制，一直顺编下去，这与发文字号以年度为限不同。

（五）命令（令）的版记与公文的版记的区别。

命令（令）的版记格式与公文的版记格式基本上都相同，只有一点不同，即命令（令）不分主送、抄送，而用“分送”这一特定格式。

第十三章 公文用纸和排版、印刷与装订要求

（一）公文用纸的幅面尺寸。

公文用纸采用GB/T148中规定的A4纸型，其成品幅面尺寸为：210毫米×297毫米，尺寸的允许偏差度为正负3毫米。

（二）公文用纸的技术指标。

公文用纸一般使用纸张定量为60g—80g的胶版印刷纸或者复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度

—25—

≥85%，PH值为7.5—9.5。

（三）公文的图文颜色。

未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。

（四）公文页边与版心的尺寸。

公文用纸天头（上白边）为37毫米，允许误差正负1毫米。公文用纸订口（左白边）为28毫米，允许误差正负1毫米。版心尺寸为156毫米×225毫米（不含页码）。

（五）公文的排版。

公文的排版规格为：正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋或者黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。

（六）公文的制版。

公文制版的要求是：版面干净天底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准、版心不斜，误差不超过1毫米。

（七）公文的印刷。

公文的印刷要求是：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2毫米。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%或者M80%。印品着墨匀实，字面不花、不白、不断划。

（八）公文的装订。

公文应左侧装订，不掉页、不脱落、不空白。两页码之间误差不超过4毫米。骑马或者平订的订位为：两针钉锯外眼距书芯上下各4/1处，允许误差正负4毫米。平订钉锯与书脊的距离为3—5毫米，无坏钉、漏钉、重钉。裁切成品尺寸误差不超过正负1毫米，四角成90度，无毛茬或缺损。

—26—

国务院公文主题词表

01．综合经济（77个）01A计划

规划 统计 指标 分配 统配 调拨 01B经济管理

经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 流通 产业 行业 改革 改造 竞争 兼并 开发 开放 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格 投资 招标 经营 生产 转产 项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营 私营 集体 个体 企业 公司 集团 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产 效益 节约 浪费 破产 亏损 特区 展销 展览 所有制 股份制 责任制 合作社 开发区 保税区 商品化 横向联系 第三产业 生产资料

02．工业、能源、邮电（69个）02A工业

冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军区 轻工 盐业 食品 印刷 包装 纺织 服装 丝绸 设备 原料 加工 手工业 有色金属 02B交通

铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运输 旅客 空中管制

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02C能源

石油 煤炭 电力 燃料 煤气 沼气 天然气 02D邮电

通信 电信 邮政 网络 数据 民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费

03．旅游、城乡建设、环保（42个）03A旅游 03B服务业 宾馆 饮食业 03C城乡建设

城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察 测绘 设计 市政 监理 环卫 征地 工程 房屋 住宅 装修 设施 出让 转让 园林 岛屿 房地产 公用事业 风景名胜 03D环保

植物 动物 污染 生态 生物 风景 饭店 城乡 国土 沿海 保护区

04．农业、林业、水利、气象（56个）04A农业

农村 农民 农场 农垦 粮食 棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产 渔业 水果 副业 农膜 种子 化肥 农药 饲料 灾害 扶贫 畜牧业 乡镇企业 以工代赈 经济作物 农民负担 农副产品 04B林业

绿化 木材 森林 草原 防沙治沙

—28—

04C水利

河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 节水 防汛 抗旱 三峡 水土保持 04D气象

气候 预报 预测 烟酒 牧业 土特产 有机肥 多种经营 05．财政、金融（57个）05A财政

预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务 税率 审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金 基金 租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产 05B金融

银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷 贴现 交易 期货 利率 利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 现金 留成 储蓄 费用 侨汇 折旧率 信用社 流动资金 通货膨胀 06．贸易（62个）06A商业

商品 物资 收购 定购 购臵 市场 集贸 酒类 销售 消费 批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货 营业 仓库 储备 储运 货物 日用品 副食品 06B外贸

军贸 进口 出口 引进 海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资 合资 合作 关贸 贸易 倒卖 议购 议售 垄断 经贸 贩运 票证 外经 交易会 外向型 许可证

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对外援助 驻外企业 07．外事（42个）07A外交

领土 领空 领海 建交 公约 大使 领事 条约 协定 协议 照会 国际 抗议 议定书 备忘录 涉外事务 外交人员 对外政策 对外关系 07B外事

出访 出国 签证 护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 宴会 外宾 涉外 出入境 招待会 外国人 国际会议 国际组织 对外宣传 对外友协 外国专家 08．公安、司法、监察（46个）08A公安

警察 武警 警衔 治安 安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查 扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件 游行 海防 边防 边界 边境 危险品 非法组织 08B司法

政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序 公证 劳改 劳教 监狱 08C监察

审查 纪检 执法 行贿 受贿 贪污 处分 侦破 廉政建设

09．民政、劳动人事（85个）09A民政

选举 地名 人口 社团 救灾 救济 募捐 婚姻 移民

—30—

抚恤 慰问 调解 烈士 纠纷 基地 殡费 残疾人 基层政权 行政区划 双拥工作 社会保障 老龄问题 社区服务 09B机构

体制 职能 编制 精简 更名 驻外机构 09C人事

干部 考核 录用 职工 家属 子女 专家 参事 院士 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安臵 调配 模范 表彰 奖励 公务员 行政人员 知识分子 文史馆员 09D劳动

就业 失业 招聘 工人 保护 劳务 事故 合同制 第二职业 09E工资

津贴 奖金 福利 收入 老年 简历 劳资 人才 招工 待业 补助 丧葬 奖惩 拥军优属

10．科技、教育、文化、卫生、体育（73个）10A科技

科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量 专利 发明 实验 情报 信息 卫星 地震 海洋 计算机 自动化 10B教育

学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材 校办企业 10C文化

—31—

文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书 宣传 广播 电视 电影 出版 版权 报刊 新闻 音像 文物 古迹 纪念物 电子出版物 10D卫生

医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病 检验 检疫 计划生育 妇幼保健 10E体育

比赛 馆所 院校 校舍软科学

11．国防（24个）11A军事

军队 国防 空军 海军复员 文职 后勤 装备武器 弹药 人武 退伍12．秘书、行政（74个）12A文秘工作

机关 国旗 国徽 机要档案 会议 文件 秘书总结 批示 汇报 建议办法 细则 规定 方案公告 通告 通知 通报12B行政事务

行政 休假 着装 参观礼品 馈赠 服务 出席—32—

社科 运动员 教练员 地方志 征兵 服役 转业 民兵 军衔 战备 作战 训练 防空 军需 预备役 印章 信访 督察 保密 公文 电报 提案 议案 谈话 讲话 意见 文章 题词 章程 条例 布告 决议 命令 决定 指示 报告 请示 批复 函 会议纪要接待 措施 调查 视察 考察 发言 转发 名单 批准 审批

信函 事务 活动 纪要 督察 工作制度 纪念活动 庆典活动

13．综合党团（54个）13A党派团体

团体 工会 协会 学会 文联 学联 妇女 儿童 共产党 共青团 基金会 民主党派 民间组织13B统战

政协 民主人士 爱国人士 13C民族

民主事务 民族自治区 13D宗教 寺庙 13E侨务

归侨 侨乡 外籍华人 13F港澳台

香港问题 澳门问题 台湾问题 13G综合

整顿 形势 社会 法人 发展 其他政治 范围 党派 组织 领导 方针咨询 中心 清除 精神文明

试点 推广政策 党风青年 事业 —33—

公文校对和修改基本符号

1．改正 10．加大空距

增高出版物质量。校对程序。

2．删除

提高出版物质量质量。

3．增补

要搞好校工作。

4．对调

认真经验总结。

5．接排

要重视校对工作，提高出版物质量。

—34—

11．减小空距 校对程序。12．保留 认真搞好校对工作。13．代替 从浅兰到深兰〃〃〃 14．说明 第一章 校对职责

兰色的程度，6．另起段

15．分开

完成了任务。明年要〃〃〃 Goodmorning！

7．转移

16．空1字

校对工作，提高

出版物质量要重视。

8．上下移

校对 的用法。16=42 符号 H2SO4 0

9．左右移

要重视校对工作，第一章校对职责 17．改正上下角 九.一八

〃5 18．排齐 校对 非常重要。

工作

国 家 标 准

—35—

第二篇：公文处理

公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

公文管理

第二十八条 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十七条 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

对密级文件要做到： 密件的运转要密来密去 密件的处理要紧锣密鼓 密件的阅者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要万无一失 对密件的管理存在的一些问题

1、随意携带涉密公文外出

2、确定、变更、解除不规范

3、使用非涉密计算机和移动存储介质存储涉密公文

4、长期留个人手中

5、当废品出卖

第三篇：公文处理

第三章 公文处理 第一节

公文的拟制

1.公文拟制包括哪些程序？应当做到哪些？

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。应做到：

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述 准确，文字精炼。

（4）文种正确，格式规范。

（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。2.什么是草拟？什么是会签？

草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。

会签也称会稿，是持草拟的公文与有关部门会商审稿。3.什么是审核、审核的重点有哪些？

审核又称核稿，即在撰拟的文稿送交领导签发之前，对其所做的全面检查和修改。审核的重点是：

（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；

（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；

（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。4.什么是签发、有什么要求？

签发是指发文机关负责人对文稿审定后批注发文意见并签署自己名字的过程。签发是制文阶段的最后决定性环节。

签发的要求有：（1）签发前应对文稿作全面的审查；

（2）对需修改的问题，若工作量不大，可直接修改；若工作量较大，可作出批示，请拟稿人或复审人修改后再审批；

（3）签发人签署意见时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。同时，书写材料应符合存档要求，不能用圆珠笔、铅笔和红笔，也不要把意见签在装订线内。

5.签发的权限是什么？

签发的权限是指机关单位负责人签发文件的审批权限与职责分工。（1）公文应当经本机关负责人审批签发；

（2）重要文件和上行文由机关主要负责人签发；

（3）党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或按有关规定签发；

（4）联合发文由所有联署机关的负责人会签。

注意：签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第二节 公文办理

1.公文办理包括哪些内容？

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档 2.什么是收文办理？它有哪些程序？

收文办理是指对收到的公文进行签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等过程，其中可分为收进阶段和阅办阶段2部分。

收进阶段包括：文件的签收、拆封和登记

阅办阶段包括：初审、承办、传阅、催办、答复等环节 收文办理主要程序是：

（1）签收（2）登记（3）初审（4）承办（5）传阅（6）催办（7）答复 经审核，出现以下三种情况应当分别如下处理：

（1）对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

（2）对不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由；

（3）对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回交办的秘书部门并说明理由。

3.发文办理主要程序有哪些？ 复核、登记、印制、核发 4.涉密公文应怎么处理？

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

5.需要归档的公文及有关材料应怎么处理？

（1）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

（2）两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

（3）机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第三节

办毕公文的处理

1.办毕公文处理的内容主要包括哪些？

办毕公文处理的内容主要包括：清理与清退、利用与保管、立卷与归档等 2.公文清退的含义及范围是什么？

含义：办毕的文件要进行立卷归档，首先要按规定将留在各个工作人员手中的文件收起来，这就是文件的清退工作。

清退工作包括发文机关收回需退文件和收文机关文书人员收回传阅、送阅文件。

范围：应清退的文件一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件和未经本人审阅的领导同志讲话材料等。3.公文清退的手续有哪些？

（1）通知清退

1）机密文件的清退：由文件印发部门填写“文件清退通知单”

2）传阅、送阅文件的清退：领导或有关部门人员审阅后，由

文书人员负责收回

3）征求意见文件的清退：在文件标题旁注明“征求意见稿”

4）有重大错误文件的清退：及时收回

5）其他文件的清退：必须收回的文件，均应在发出时注明退回期限，并在文件上加盖“阅后退回”戳。（2）清点核对

文书人员根据“文件清退通知单”或收文登记簿等对各部门退来的文件进行仔细核对。（3）清退交接

4.公文的保管方法是社么？

文件的保管应坚持按立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的工作步骤和方法进行。

5.公文的立卷归档的含义及意义是什么？

含义：公文立卷归档，是指把一年内已办毕的具有查考、保存价值的公文，在平时归卷的基础上，加以系统整理，组成一个个案卷，转化为档案保存。

意义：（1）公文组成案卷，便于查找利用；

（2）公文组成案卷，有利于保护公文；

（3）公文组成案卷，为档案工作奠定基础。6.公文立卷的基本原则是什么？

基本原则是：遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，把握重点，区分公文的保存价值，便于保管和利用。7.公文立卷归档的范围是什么？

公文立卷工作由文书部门负责，档案部门应对公文立卷归档工作进行指导和监督。

凡本机关、单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应立卷归档。

第四篇：公文处理注意事项

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公文处理注意事项 注办。各部门具体承办人员要根据文件办理要求和局领导批示及

时办理。办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况

一、发文管理应注意的事项：

和结果，并签名。注办时应注意查看拟办意见和局领导批示意

（一）拟稿

见。各部门负责人要经常对本部门阅办文件的办理情况进行检1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘

查，确保文件及时正确办理完毕。

米，左2.8厘米，右2.6厘米。

二、发文处理

2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三

拟稿。各科室、单位拟稿人在拟稿时，必须先正确填写“文头纸”号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑

栏下的各个项目，标注主题词可使用“自动标引”功能，并根据主体三号字。段落行距为固定值30磅。

题词标引的规定进行调整。进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二

再编辑附件，与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中○○四年十月十二日”。

选择，建立关联，以便审核、签批参阅。正文和附件的编辑原则4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引

上应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，将文件发送发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍

本部门负责人初审。拟稿人起草的文件凡可以公开的，应设定兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国

为共享文件，以便其它工作人员查询。

税办〔2004〕444号）”。

审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进5.草拟公文结构层次序数，第一层为“

一、”、第二层为“

（一）”，入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩

审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。需其它部门语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发6.公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时间之

送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。例如： “ 附

文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关

室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签负责人的签发日期为准。

完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种

后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核类，一般应当标明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。

后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法9.转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部但不能以上级机关公文的发文号代替。

门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回10.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简

主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要称、统称。

文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。办公室核稿后，11.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其

必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直

上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。各单位每个工作日12.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。

必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位13.抄送多个单位，中间用逗号隔开，结尾用句号。例如：“抄送：

接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。×××，××××，××。”

（二）审批

1.签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。

2.公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名 后，送办公室审核。其中涉税规范性文件经部门负责人初审后一

律先送市局法规处复审，再送办公室审核。办公室核稿时发现未经法规处复审的涉税规范性文件应及时退回拟稿部门。

二、普通收文处理

1.办公室应及时提出拟办意见。

2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示，并按领导批示办理。

3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理，并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果，同时签名。阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕，可以不签名。计算机公文处理中的流程及要点

一、收文处理 收文登记、收文扫描后进入公文处理系统。

拟办。由办公室专人处理，填写拟办意见转交收发人员信箱。

批办。局领导阅批文件在个人信箱中处理，在阅批并签名后转回办公室。办公室收发人员根据局领导意见将文件分送有关部门。凡局领导有重要批示内容的文件，文书人员应及时抄送办公室领导，以便加强督查。

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第五篇：公文知识手册

公文知识手册

一、公文的概念

公文即公务文书的简称。通常有广义和狭义之分，广义的公文是指党政机关、社会团体和企事业单位在处理公务时形成的文书。它包括所有的通用公文和专用公文。狭义的公文一般指行政机关公文。

二、公文的特点

1、政治性。公文是管理国家、处理政务不可缺少的一种工具，具有传达贯彻党和国家的方针政策、处理公务的重要职能，同党和国家的政治经济紧密相关，涉及全国人民的根本利益，具有鲜明的政治性。各级行政公文必须传达党和国家的方针政策，保证各项方针政策的实施。

2、法定性。党政机关公文由法定机关制发，代表法定机关的意图，在法定机关的权限范围内具有法定的权威和约束力，因此法定形式是其最显著的特点，具体表现为三个方面，即法定的作者，法定的办理程序和法定的权威性。

3、规范性。党政机关公文是应用文中规范性很强的文体。这种体式上的规范性，有助于迅速高效地制作公文，准确地传达发文机关意图，为公文处理科学化、规范化和现代化提供了基本条件。

4、时效性。党政机关公文是为完成某项工作或针对公务活动中某个具体问题而制定的，因而具有特定的效用性，有时简称为现行效用或时效。行政机关公文是应公务活动而制作，提出问题、意见，表明立场、态度，回答咨询、质疑，记载情况、精神等，都要及时、迅速、明确。它在现行工作中形成、使用，在特定的时间期限内具有效力。

三、公文的种类

（一）命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章（发布令）；宣布施行重大强制性行政措施（行政令）；嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）。

（二）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（三）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决策事项。

（四）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（五）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（六）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

（八）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十一）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽合作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十四）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十五）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

四、公文的格式

（一）眉首部分

眉首又称文头、版头，位于文件首页上方，约占首页版面的三分之一。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六要素。

1、公文份数序号

公文份数序号是公文印制份数的顺序编号。序号一般用阿拉伯数码标识于公文版心的左上角第1行。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。标识份数序号有利于公文的登记、分发和掌握其走向，便于更好地管理秘级较高的公文。

2、秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分“绝密’’、“机密”、“秘密”三级。秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和保密期限用“★”隔开。

3、紧急程度

根据公文送达和办理的紧急程度，公文可分为“特急”和“加急”两种，紧急电报有“特提’’、“特急”、“加急”、“平急”等四种。紧急程度一般顶格标识在版心左上角。如需同时标识份号、秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，紧急程度顶格标识在版心左上角第3行。

4、发文机关标识

发文机关标识由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，如“国务院文件”、“江西省人民政府文件”、“江西财经大学文件”等，用套红大字居中印在公文首页上部，故公文俗称“红头文件”。对一些特定的公文（如函）可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时应将主办机关名称排前，其他机关依次在下方整齐对应排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关名称。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，简称文号。其中年份、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称；序号不编虚位。

一份公文只有一个发文字号。几个机关联合发文，只标注主办机关的发文字号。

6、签发人

上报的公文需标识签发人或会签人的姓名，平行排列于发文字号右侧。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。如果有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，共他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发稳机关顺序依次排列。

（二）主体部分

公文主体是公文页红色分隔线以下至末页首条分隔线以上的部分，通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、附件、成文时间、公文生效标识和附注等要素构成。

1、公文标题

公文标题是对公文主要内容的概括及文种的标示，一般由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素组成。事由的概括要准确、简明。文种选择要恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2、主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复公文中的事项。置于标题之下正文之上，顶格书写'类似普通信件的抬头。上行文只能有～个主送机关。下行文如主送机关较多的，可采用概括性的统称。凡直达公众的公布性及法规性公文，如公告、命令（令）、通告等，一般不标明主送机关。

（三）公文正文

正文是公文的核心部分。比较复杂的公文的正文都有开头、主体、结尾三部分。

1．开头

常见的开头方式有以下几种。

(1)目的式。常使用“为了……”或“为……”等词语写明发文的目的。如《国务院关于开展第一次全国经济普查的通知》的开头：为适应经济和社会发展需要，并与国家编制五年计划更好衔接，推进同民经济核算与统计调查体系的综合配套改革……

(2)根据式。开头先写明行文所依据的方针、政策、法规或事项，以增强公文的权威性和说服力，常用介词“根据”、“遵照”、“按照”领起。

(3)缘由式。指通过介绍情况、提出问题或明确意义，使受文者了解行文的缘由。

(4)转发式。各级机关批转下级公文或转发公文，已经形成相对固定的格式。(5)直陈式。公文开篇不陈述任何理由，也不交代背景，而是直截了当地把事项写出来。

以上五种开头方式是公文的基本开头方式。其他开头方式均可从这五种基本方式演化出来或归人这五种方式。

2．主体

主体是正文的核心，是表达公文基本内容的部分。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚是对所有主体部分的写作要求。

3．结尾

常见的结尾有以下几种。

(1)说明式．对有关事项作进一步交代，以利于执行。

(2)祈请式．在报告、请示等上行文中，常用“妥否，请批复”、“以上意见，如无不妥，望遵照办理”等祈请语结束．

(3)期望式。在下行文结尾中常提出要求和希望，敦促受文者及时办理。还有一些结尾，文字略长．常用“为……作出贡献”“为实现……而奋斗”等号召性词语结尾，也属于期望式结尾一类。

行文简洁，收束有力，是对所有公文正文结尾的要求，也有一些公文自然收束，不加结尾。

（四）附件说明

附件说明是指公文附件的顺序号和名称。如有附件，“附件”两字在主件正文下空行左空2字标识。公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。如有两个或两个以上的附件，则应使用阿拉伯数码标明序号（如，附件：1．×××××）。附件名称后不加标点符号。

（五）附件

附在主件之后，对主件起补充、说明作用的文字或材料叫作附件。公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。

公文如有附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（六）成文时间 成文时间一般来说也是公文的生效时间，原则上应以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准，会议通过的文件以会议通过的日期为准，成文时间大多数写在公文正文右下角，用阿拉伯数字表达；决定、通告、会议纪要等公文则写在公文标题之下，用括号标注。

（七）公文生效标识

公文生效标识是公文生效的凭证，具体表现为加盖印章。

（八）附注

附注是指对公文的传达范围、使用注意事项等情况的说明。

（三）版记部分

公文的版记部分通常由抄送机关、印发机关，印发时间等要素构成。

1、抄送机关

抄送机关指除了主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送要从实际需要出发，不能乱抄乱送。抄送应在主题词的下一行、左空1字标识。

2、印发机关和印发时间 印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是发文机关的办公室或秘书室。它应在抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）、左空1字标识。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，与印发机关同居一行位置，右空1字．

五、公文的写作要求

(1)一文一事请示要求一事一请，内容单一明确。

(2)单头请示。请示只能主送一个上级机关，不能多头主送。(3)不越级请示。请示一般不能越级，如因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。

(4)不得抄送下级机关。请示行文时不得同时抄送给下级机关。(5)报告中不得夹带请示事项。

六、习作园地 1.函

（1）概念：函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函是一种平行文，不能用于上下级机关（2）特点：

（一）沟通性

函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性

表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。（3）分类

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。（4）范例

四川省电力工业局关于

在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函 广元市人民政府：

宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水，1996年年底首台机组投产发电，水库已基本形成。据了解，库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行，现将我局有关意见函告如下。

一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款，四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。

四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主，又是工程主管部门。按照国家有关基本建设“谁投资，谁受益”,的原则，四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权，宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导，是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此，为支持库区移民发展生产，根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条“大型电站形成后的水面和消落区，在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下，由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用”和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条“开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营，也可以与有关单位签订经济合同，进行协作或联合经营，应注意有关社队利益，搞好团结和生产”的精神，我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发，但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划，并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。

二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条“兴建大坝时，建设单位应当按照批准的设计，提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围”的规定，宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产，大坝未全部建成，大坝管理和保护范围尚未划定，依照批准设计和国家有关规定，大坝上游3-5公里，以及整个库区征地线以下，属大坝管理和保护范围。根据《水库大坝安全管理条例》第十七条“在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的，须经大坝主管部门批准”和《水利水电工程管理条例》第十一条“确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动，应征得水利电力主管机关的同意”的规定，任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动，必须经四川省电力局批准后方可实施，未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发，都是违反国务院规定的。

三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动，必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度，不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划，有计划、有组织地进行。

以上意见，特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函 湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。由于“中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。广州市人民政府(盖章)X X年x月X日