测绘公司档案管理办法（5篇）

第一篇：测绘公司档案管理办法

档 案 管 理 办 法

批准：

日期：2007年4月

根据国家和福建省测绘成果资料档案管理的有关规定，结合我公司实际情况制定本办法，本办法规定了档案（测绘成果、资料档案等）管理办法。

一、管理机构和人员

（一）按照统一管理原则，把有关测绘成果资料整理完毕后，由专人收集、整理、送缴公司建立的档案室。具有保存价值的或必须归档的，不得以任何借口隐留文件、资料。

（二）有专兼职管理人员管理，思想好，事业心强，并具有一定档案管理知识的人员负责。

二、档案管理的主要任务

（一）制定档案工作规章制度、办法和实施细则，保管本公司测绘及其他档案。

（二）做好档案资料验收、归档和管理工作。编制必须的检索工具和参考资料以及汇编目录等，积极开展利用工作。

（三）参与相关档案的修改、补充、鉴定和销毁工作。

（四）向上级部门及时汇交相关资料。

（五）做好相关资料的开发、利用工作，对社会做好有尝服务。

三、档案归档要求

（一）测绘档案。

1.测绘工作结束后15天之内，由测区负责人指定专人，将该区所形成应归档的测绘材料，按规范的要求加以整理、分类、装订，经审查验收合格后，及时向档案室移交。在未完成移交归档前，不能认为已完成该区的工作任务。

2.凡属测绘文件材料，应做到字迹工整、图面清晰、数据无误。以A14纸为基本规格，装订。禁止用圆珠笔和复写纸书写。凡未达到归档要求，档案室有权拒绝接受。

3.为便于查找、利用和保护。每份归档的科技文件材料都应编制封面。每一盒（袋）内编制卷内目录。

4.凡属归档的原始资料应严格执行公司有关档案的要求，并经上级资料主管部门验收。

（二）其他档案

1.人事档案。凡归档材料，均要认真鉴别，发现问题及时解决。需要销毁的材料要详细登记。严禁私自保存人事档案材料。2.设备档案单独建档。于设备验收15天内建档。

四、档案鉴定与销毁

（一）档案销毁要严肃细致，定期对档案的保存价值进行鉴定。已超过保管期限且失去使用价值的档案从具体出发采取直接鉴定，对到期或过期档案提出存、毁意见。

（二）鉴定结束后，由公司成立的鉴定小组提出鉴定报告，填写销毁清单，经审定批准后，指定销毁人和监销人。

五、档案资料管理和使用

（一）加强档案形成过程的管理，确保资料质量。

（二）资料收集人员向档案管理人移交的资料必须完整，不完整资料管理人员有权拒收，并限期补做工作使其达到要求。

（三）档案管理人员对归档资料，应及时进行登记，整理。

（四）已归档的测绘资料不得借出。个别需要复制资料应在档案管理人员的允许下进行。

（五）本公司人员不得向任何单位和个人提供资料。（本公司人员因生产需要借阅资料，可直接找管理人员借阅。）

（六）外单位需借阅档案资料者，必须由公司技术负责人同意后才能提借。

（七）借阅档案资料必须履行登记手续，填写《档案资料借阅单》，按期归还。

（八）档案资料一般不得带出资料室，确需带出的需经有关部门负责人批准，需复制资料的必须经有关部门负责人同意，由资料管理员复制。

（九）资料室应根据工作需要编制各目录、编号、对照表等查找工具，采用现代化管理方法提供利用。

（十）使用单位人员对借用档案资料必须爱护，对所借资料应负安全保密责任，不得泄露、遗失污损、严禁在资料上涂画。如有遗失或损坏，视情节严重程度给予批评或处分。

（十一）确保资料安全，最大限度延长资料利用寿命。

1．库房建筑要牢固，门窗严实。

2．库房附件禁止吸烟，非档案工作人员未经许可，不准随意进入库房。

3．档案资料管理员要责任心强，不断提高管理水平，严格执行保密规定。

4．应定期检查档案资料的保管状况，对破损或变质的档案，要及时修补和复制。

六、档案检查

1．每年由公司技术负责人组织检查小组对档案资料进行两次检查。

2．资料归档入库、借用手续是否符合规定；查安全措施；查目录帐册与实物是否一致。检查结果上报公司领导，对存在的问题应提出改进意见和措施。

七、资料开发利用

测绘资料的有偿利用，即可发挥资料应有作用，可以增加效益，创造一定的经济效益。

八、本办法由本公司主管领导负责解释，自印发之日起实施。

2007年4月

第二篇：公司档案管理办法(最新)

QG/PG0097—2016

攀钢集团有限公司管理制度

档案管理办法

2016 –10– 24发布 2016–11–11 实施

攀钢集团有限公司 发布 QG/PG0097—2016

目 次

第一章 总则………………………………………………………………………………………………1 第二章 组织机构与职责…………………………………………………………………………………2 第三章 管理流程…………………………………………………………………………………3 第四章 档案管理基本原则与档案分类……………………………………………………………………3 第五章 文件材料收集………………………………………………………………………………………3 第六章 档案的整理、保管、利用…………………………………………………………………………5 第七章 档案的鉴定与销毁…………………………………………………………………………………6 第八章 资产与产权变动档案的处置………………………………………………………………………7 第九章 档案的统计与保密管理……………………………………………………………………………7 第十章 档案的检查与考核…………………………………………………………………………………8 第十一章 附则…………………………………………………………………………………………………9 附件1: 档案工作流程图……………………………………………………………………………………10 附件2: 科技档案管理实施细则……………………………………………………………………………11 附件3: 文书档案管理实施细则……………………………………………………………………………15 附件4: 会计档案管理实施细则……………………………………………………………………………18 附件5: 声像档案管理实施细则……………………………………………………………………………26 附件6: 荣誉档案管理实施细则……………………………………………………………………………35 附件7: 电子档案管理实施细则……………………………………………………………………………36 附件8: 工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则……………………………………………41 附件9: 档案借阅制度 ……………………………………………………………………………………63 附件10: 人事档案管理实施细则……………………………………………………………………………66 附件11: 科技档案、文书档案、会计档案归档范围及保管期限表………………………………………77 附件12: 查阅人事档案审批表 ………………………………………………………………………… 104 附件13: 转递人事档案材料通知单及存根……………………………………………………………… 105 附件14: 工程竣工资料验收认可证明书………………………………………………………………… 106 附件15: 工程竣工资料封面……………………………………………………………………………… 107 附件16: 工程竣工资料目录……………………………………………………………………………… 108 附件17: 工程竣工资料移交清单………………………………………………………………………… 109 附件18: 工程项目档案验收实施细则…………………………………………………………………… 110 附件19: 工程项目档案验收申请表……………………………………………………………………… 116 附件20：工程项目档案验收意见表……………………………………………………………………… 118 附件21：工程竣工技术资料扣款通知书………………………………………………………………… 122

Ⅰ

QG/PG0097—2016 攀钢集团有限公司档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范攀钢集团有限公司（以下简称公司）档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《鞍钢集团公司档案管理制度》、《鞍钢集团公司档案工作规范》，制定本办法。

第二条 本办法主要包括档案管理基本原则与档案分类，文件材料收集，档案的整理、保管、利用，档案的鉴定与销毁，资产与产权变动档案的处臵，档案的统计与保密管理，档案检查与考核等。

第三条 有关定义

（一）本办法所称档案指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式和载体的文件材料。主要包括以下几类：

1.文书档案：指单位在企业管理活动中行使其计划、组织、指挥、监督和调节等职能活动过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。

2.会计档案：指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。QG/PG0097—2016 3.科技档案：指集中保存起来以备查考直接记述和反映立档者科技、生产等活动的科技图样、图表、文字、电子、声像以及其它各种方式和载体的科技文件材料。

4.电子档案：指具有保存价值的归档后的电子文件。电子文件则是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输的数字代码序列。

5.声像档案：指单位在各项工作和社会活动中直接形成的具有历史保存价值的照片、影片、录音、录像等以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。具有客观性、形象性和技术性的特点。

6.荣誉档案：指单位在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。

7.人事档案：指记述和反映某人经历和德才表现等情况的具有保存价值的历史记录。人事档案分为干部人事档案和工人人事档案。

（二）本办法所称归档指文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构。

第二章 组织机构与职责

第四条 公司办公室按照国家和鞍钢集团公司的要求对攀钢档案管理工作实行整体掌控和宏观管理。

第五条 综合服务中心代行公司档案管理职能，具体负责公司的日常档案管理工作：

1.负责制订、完善档案管理制度,报公司分管领导审批后实施；

QG/PG0097—2016 2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

3.对子分公司（单位）档案工作进行指导、培训、检查和考核。第六条 子分公司（单位）须按公司的要求组织本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

第七条 公司其他职能部门负责对本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并移交公司档案馆归档保管。

第三章 管理流程

第八条 档案管理流程图（见附件1）

第四章 档案管理基本原则与档案分类

第九条 公司档案管理基本原则：统一规则，分级管理企业全部档案，维护档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用。

第十条 档案分类

根据档案的内容、特性及材质等，档案可分为文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案、人事档案、电子档案、声像档案等。

第五章 文件材料收集 QG/PG0097—2016 第十一条 归档范围

（一）各档案材料形成部门应按业务范围指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，定期向档案室（馆）移交归档。

（二）科技档案、文书档案、会计档案按《科技档案、文书档案、会计档案归档范围和保管期限表》（见附件11）有关要求进行收集，其他类型档案按相应专业档案管理细则执行。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

（三）文件材料归档后不得更改。

（四）非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。

（五）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

（七）档案管理部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。

（八）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。

QG/PG0097—2016

（九）各形成部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本部门的各项工作计划、纳入领导的工作议程、纳入有关人员的工作标准，使档案管理工作与其相关的各项业务活动同步进行。

（十）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可增加到3份。

第六章 档案的整理、保管、利用

第十三条 档案整理

（一）档案管理部门在接收档案材料后，应按《档案分类编号细则》进行分类、编目，并确定保管期限，方可入库保管。

（二）档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四种（见附件11）。凡界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第十四条 档案保管

（一）档案的保管应做到既便于利用，又便于保守国家和企业秘密。

（二）子分公司（单位）应建立健全档案保管制度，不断改善档案保管条件。

（三）子分公司（单位）应根据档案的多少，设臵专门的库房，配备相应数量的档案装具，购臵必要的用品，库房和装具应有一定的余地，以满足档案数量增长的需求。QG/PG0097—2016

（四）档案库房必须门窗坚固，有防火、防尘、防盗、防虫、防潮、防光、防高（低）温、防有害气体（简称“八防”）设施。

（五）库房的“八防”设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）。

（六）要做到档案库房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引标记清楚。

（七）档案库房要与档案人员办公室和阅览室分开。

（八）档案人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手续后，方可离岗。

第十五条 档案利用

（一）各级档案管理部门应编制必要的查找工具和参考资料，积极开发档案信息资源，有条件的单位应充分发挥档案现代化管理的优势，及时录入档案信息目录和原件，做到查找调卷迅速、准确，更好地为本单位各项工作服务。

（二）子分公司（单位）应执行“档案借阅制度”（见附件9），做到既方便利用，又有利于保密的要求。

（三）各级档案管理部门按借阅期限对到期未归还档案者做好催退工作，借阅者对到期尚需利用的档案，应及时办理续借手续。

第七章 档案的鉴定与销毁

QG/PG0097—2016 第十六条 档案鉴定、销毁

（一）子分公司（单位）要定期组织对已过保管期限的各类档案进行鉴定。

（二）档案的鉴定工作要在单位分管领导的直接领导下，由有关业务部门和档案管理部门组成鉴定小组。

（三）鉴定后应提出保存和销毁报告，并附销毁清册，经主管领导批准并报上级主管部门备案（其中会计档案须报上级主管部门审核批准）后方可组织销毁。

（四）根据档案保管现状，销毁档案应由相对应的档案管理部门执行。销毁时应同相关部门取得联系，并应指派专人监销。销毁时应销完毁尽，销毁人和监销人在销毁清册上签字，销毁清册和审批手续永久保存。

第八章 资产与产权变动档案的处置

第十七条

资产与产权变动档案的处臵按照《国有企业资产与产权变动档案处臵暂行办法》和《鞍钢集团公司破产、重组、改制企业档案处臵规定》执行。

第九章 档案的统计与保密管理

第十八条 档案的统计 QG/PG0097—2016

（一）公司档案管理部门、子分公司（单位）应对各类档案的收集、整理、保管、鉴定销毁、提供利用等情况进行登记、统计，做到目录、实物、统计数字相统一；同时对档案机构、人员、设备设施进行统计。

（二）子分公司（单位）每年12月20日之前按公司的统一要求，向公司档案管理部门报送相关统计数据（数据截止日期为当年11月20日）。

第十九条

档案的信息化管理

子分公司（单位）应加快档案信息化建设步伐，与本单位信息化建设同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

第二十条 档案的保密管理

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定，在档案管理工作的各个环节，做好档案材料的保密工作，严防档案失、泄密事件的发生。

第十章 档案的检查与考核

第二十一条 综合服务中心负责组织对子分公司（单位）的档案工作进行检查与考核。

第二十二条 在攀单位每年检查一次，外埠单位每两年检查一次。

第二十三条 检查的内容按集团公司下达的《档案工作检查考评表》进行，检查的结果按集团公司绩效考核的有关规定执行。

QG/PG0097—2016

第十一章 附 则

第二十四条 本办法由攀钢集团有限公司综合服务中心负责解释。QG/PG0097—2016 附件1:

档案管理流程图

档案管理流程图（QG/PG0056—01）各单位（部门）各单位（部门）未通过档案部门档案部门收集、整理收集、整理文件材料，编制文件材料，编制移交清册移交清册审核通过档案接收档案整编档案保管未通过统计销毁鉴定利用通过销毁

QG/PG0097—2016 附件2：

科技档案管理实施细则

第一章 收集

第一条 归档范围

凡是在本单位的科学技术研究、新产品开发、基本建设、技术改造、设备检修、地质勘探、地形测绘、出国考察、对外谈判、引进国内外技术等活动中形成的一切具有保存价值的科学技术文件材料，都属于归档范围（见附件11）。

第二条 归档要求

（一）归档文件材料必须齐全、完整、系统、准确。

1、科技成果、新产品试制项目进行鉴定时，档案部门对应归档科技文件材料是否齐全、完整、系统、准确进行验收，否则，认为该项目没有完成。

2、基建和技改工程项目交工验收后，施工、监理单位必须按照《工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则》（见附录H）的要求交清竣工资料，否则档案管理部门不盖竣工资料确认章，财务管理部门不予办理结算。

3、设备进厂开箱时必须通知档案人员参加,并接收设备档案,日后设备有所改动,相关部门必须归档完整、准确的变更记录和相应的修改图纸，以保持图物相符。

（二）各科学技术文件材料形成部门应将要归档的科学技术文件材料，按照其自然形成规律和历史联系，加以系统整理，组成保QG/PG0097—2016 管单位（卷、册、袋、盒）；划分保管期限（见附录K）；按保密规定确定密级；编制好案卷封面；对卷内文件编上张号，一卷一号，卷内目录单独编号；填写卷内文件目录和卷内文件备考表；对能装订的材料，装订成册，需装订整齐，厚度一般不宜超过5cm，超过部分应单独装订成册，经本部门负责人审查合格后向档案部门移交归档。

（三）凡是图纸材料，如有底图的，底图也应归档。第三条 归档时间

（一）工程项目的设计成果（含可行性研究、初步设计、施工图方案、施工图设计及变更材料、地质勘察、地形测绘资料等），土地征用资料、安评和环评资料，工程竣工验收阶段形成的资料，由主管部门在资料形成并完成相关手续后6个月内向档案部门移交归档。

（二）工程竣工资料，由施工单位和监理单位按《工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则》（见附件8）的时间要求向档案管理部门移交归档。

（三）工程设计、施工、监理招标形成的文件材料，应在招标项目完成后的第二年由主管部门向档案管理部门归档。

（四）工程预结算材料应在工程项目竣工后两年内由合同预算部门向档案管理部门移交。

（五）本单位的设备、仪器、仪表方面的科学技术文件材料，凡由设计管理部门转发来的，应立即归档；凡自行设计的，设计完成审批晒印后即应归档；凡设备制造厂随设备来的，开箱验收或接12

QG/PG0097—2016 收后即时归档；设备大、中、小修和设备改造过程中形成的科学技术文件材料，应在一项工作任务完成后及时归档。

（六）设备（备件）招标文件材料，招标牵头单位应在招标项目完成后的次年向本单位档案管理部门移交归档。

（七）本单位形成的新产品开发方面的科技文件材料，凡属产品研制和试生产阶段产生的科学技术文件材料，在正式转产后即应归档。

（八）本单位科学试验研究活动方面的科学技术文件材料，在一个试验研究项目完成后应及时归档。对其中未取得正式成果者，应在暂停试验研究活动后及时归档。

（九）出国考察、对外技术谈判方面形成的科学技术文件材料，办理完毕后及时归档。引进国外技术，随到随归档。先归档而后交付使用。

第二章 整理

第四条 根据科学技术档案的内容进行分类，分类编号详见《档案分类编号细则》。有电子档案的，在分类编号时要与其对应的纸质档案建立一一对应关系（见附录G），以便于查询利用。

第五条 将科技档案材料装入与其厚度相适应的档案盒中（档案盒规格为310×220mm，厚度可根据实际需要在10、20、30、40、50、60mm中选择使用），填写案卷标题和档案号。

第六条 若形成的科技档案中既有文字材料又有图纸，则放臵和编号的顺序为：文字材料在前，图纸在后。QG/PG0097—2016 第七条 对形成的保管单位应填写案卷目录和卡片并将案卷标题录入计算机管理。

第三章 保管

第八条 需保密的科技档案应单独保管。第九条 底图和蓝图应分开保管。

第十条 科学技术资料与科学技术档案应分开保管。第十一条 需修改已归档的科学技术档案时，由××单位或部门提出申请并说明理由，经原归档部门的领导审批后才能进行。档案部门有责任监督归档以后图纸的修改。修改后的底图与晒印出的蓝图一并归档，并替换出因更改而作废的图纸，以保证档案的准确、可靠。

第十二条 若干个单位承办的一项科技项目或工程所形成的科学技术文件材料，应由主办单位的档案部门保存全套，协作单位可只保存在自己承担的协作任务中所形成的科学技术档案。

第四章 提供利用

第十三条 借阅科技档案必须按借阅制度履行手续（见附件9）。第十四条 出借档案，借用和退还时必须当面点清，借阅人应在登记本上签字。

第十五条 借阅人在使用过程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、损坏、失、泄密和转借他人。未经档案管理部门负责人批准，任何单位和个人不得复印带密级的档案。

QG/PG0097—2016 附件3：

文书档案管理实施细则

第一章 收集

第一条 子分公司（单位）应建立健全文书材料的归档制度，把文书档案工作与现行文件管理工作衔接起来，积极做好文书档案的收集归档工作，确保应归档文书材料的齐全完整。

第二条 归档范围：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档保存（见附件11）。

第三条 归档时间：次年5月底前将上一年管理活动中形成的文书材料移交本单位档案管理部门。

第四条 归档要求：归档文件材料应齐全、完整。

（一）归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

（二）所有归档的文件材料，有电子文件的，应与纸质文件一并归档。

第二章 整理

第五条

文书档案分类、编号按《档案分类编号细则》执行。对于档案管理现代化水平较高，实现计算机编目、检索和“文档一体化”的单位，可以“件”为单位进行整理，具体组盒和编号方式如下：不分类，一份文件为一件，按不同的保管期限组盒，其编号QG/PG0097—2016 结构为四段，第一段为全宗代号，用两位阿拉伯数字表示；第二段为保管期限代号，用1、2、3、4、5分别表示永久、长期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段为代号，用四位阿拉伯数字表示；第四段为盒号，按不同的保管期限流水编号。盒内的每份文件须编件号，按盒流水编号。每盒卷内目录和备考表的填写方式要求不变。由于没有分类，每盒不用拟写案卷标题，但为了保持相关文件之间的联系，在组盒时应尽量将同一保管期限下的相同专题文件材料组为一盒或多盒。

第六条 文书材料的立卷，应尊重文书材料的自然形成规律和历史联系，灵活运用问题、作者、名称、时间、通信者、地区等特征；将同一性质或同一问题的文件尽量集中立卷，将不同保管期限的文件尽量分开立卷，并把这二者有机地统一起来，使组成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。

第七条 每个案卷必须确定保管期限，写好案卷标题；进行卷内排列并编张号；填写卷内目录；臵放卷内文件备考表。

第八条 卷内文件材料要去掉易生锈金属物，破损的文件材料应托裱，字迹已扩散的应复制，复制件应放在原件之后。装订时应将卷内文件的底边与左边取齐，大于公文纸的要折叠压平，未留装订线的应加边。成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订，装订位臵在文件左侧中部，距订口边10MM，装订长度为120MM为宜，结头在背后中孔。对不能装订或暂不装订的案卷，卷内文件应编件号。件号由档案分类、卷号、文件顺序号组成，并采用带分数式的写法将这三种代号融为一体。

QG/PG0097—2016 第九条 文书档案以分类方案序列为基础进行案卷排列。确定案卷号和编制案卷目录，以便查找调卷和提供利用；以同一保管期限的案卷为基础，结合分类序列进行入柜排卷；其入柜排卷号（即每种保管期限下各自的大流水号）为案卷的实际保管号并将实际保管号填入案卷目录的“保管号”栏和案卷卷脊的固定位臵，以实现按其保管期限的不同进行分别保管。

第十条 对整理工作结束后接收的零星的应归档文件，量小可插卷，量大宜搞附卷，设附卷号。附卷仍应按原分类方案和案卷构成插入案卷序列，以便科学管理和查找利用。

第十一条 对已形成的保管单位应填写文书档案案卷目录并将案卷标题录入计算机管理。

第三章 保管

第十二条 各级立档单位形成的文书档案，经整编后及时移交公司档案馆或子分公司（单位）档案室保管。

第十三条 要做好文书档案的统计工作，建立统计台账。

第四章 提供利用

第十四条 借阅文书档案必须按借阅制度履行手续（见附件9）。第十五条 出借档案，借用和退还时必须当面点清，借阅人应在登记本上签字。

第十六条 借阅人在使用过程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、损坏和转借他人。未经档案管理部门负责人批准，任何单位和个人不得复印带密级的档案。QG/PG0097—2016 附件4：

会计档案管理实施细则

第一章 收集

第一条 归档范围

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、日记账、各种明细账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会计账簿等。

（三）会计报表类：月度、季度、半、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告，合并报表工作底稿。

（四）电子档案类：公司统一管理的财务信息系统使用软件，具体包括存储在磁性介质上的财务数据；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与财务信息系统使用软件相配套的各种说明书及使用手册的电子文档。

（五）其他类：包括财务数据统计资料、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务清查汇总资料、工资册、单独装订成册的入库单、领料单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

QG/PG0097—2016 第二条 归档要求

（一）当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由财务管理部门保管一年。因工作需要确需推迟移交的，经单位负责人（含鞍钢集团机关部门负责人）审批，报档案管理部门备案后，在会计部门保管最长不超过三年。子分公司（单位）财务管理部门负责将应归档全部会计档案整理立卷、装订成册,妥善保管，做到存放有序，查找方便，严防毁损、散失和泄密。

（二）财务管理部门会计档案库房必须做好“八防”工作，确保会计档案的安全。

（三）财务信息系统的财务数据应定期在维护单位和公司财务管理部门双备份，并定期更换备份介质（磁盘1年、光盘5年、移动硬盘10年更换一次），以防止数据丢失。

（四）电子会计档案移交时，将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

（五）档案部门接收电子会计档案时，要对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第三条 归档时间

会计档案保管一年期满之后，由财务管理部门编制清册移交档案管理部门归档保管，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒收。

第二章 整理 QG/PG0097—2016 第四条 会计档案分类编号办法按《档案分类编号细则》执行。第五条 档案管理部门负责对装订成册的会计档案整理立卷，归档保管。档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要重新整理的，应当会同财务管理部门共同拆封整理。

第六条 每个案卷必须确定保管期限，写好案卷标题，进行卷内排列，填写卷内文件目录，臵放卷内文件备考表。凭证类可不填写卷内文件目录，也可不臵放卷内文件备考表。对长期和永久保存的案卷要编张号。案卷封面要填写清楚，不得漏填。

第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类（见附件11）。定期保管期限分十年、三十年两种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

第八条

会计档案的案卷排列以各大类下的为序列进行排列，确定案卷号，“一年一个流水号”；以同一大类的案卷为基础，结合分类的序列进行入柜排列，编保管号，保管号是每个大类下各自编“一个大流水号”。保管号分别填入案卷目录“保管号”栏和案卷封面、卷脊的固定位臵。

第九条 子分公司（单位）可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第十条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

QG/PG0097—2016

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十一条 满足本细则第十条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章 利用

第十二条 子分公司（单位）应当加强会计档案管理工作，贯彻落实相关管理制度，保证会计档案真实、完整、可用、安全。出纳人员不得兼管会计档案。

第十三条 暂由财务部门保管的会计档案 QG/PG0097—2016

（一）暂由子分公司（单位）财务部门保管的会计档案不得借出。如有特殊需要，可以提供查阅或者复制。查阅或复制会计档案，需经会计档案形成部门的会计主管批准。

（二）查阅或复制会计档案的人员，应持单位正式介绍信，介绍信上应写清楚查阅或者复制会计档案的内容和用途，由本单位负责人在介绍信上签字。

（三）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（四）子分公司（单位）应建立会计档案查阅登记制度。第十四条 移交档案管理部门的会计档案

（一）借阅时必须按借阅制度履行手续（见附件9）。

（二）档案管理部门应建立会计档案查阅登记簿，用以登记查阅或复制会计档案的时间、需查阅或者复制会计档案的内容、档案保管号、数量、用途、查阅或者复制会计档案单位、批准人、查阅或者复制人等情况。

第四章 鉴定销毁

第十五条 会计档案保管期满，通过鉴定小组鉴定需要销毁的，应按如下销毁程序和要求进行：

（一）子分公司（单位）档案管理部门会同本单位审计、纪检监察部门、财务管理部门提出会计档案销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、、保管号、案卷标题、卷数、应保管期限、已保管期限、鉴定人签字等内容；

QG/PG0097—2016

（二）单位负责人、审计、纪检监察部门负责人、财务部门负责人、档案部门负责人在会计档案销毁清册上签署意见后，报上级主管部门审查，经批准后方可销毁；

（三）对于其中保管期限已满但涉及产权、未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了结事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务或失去保管价值时为止，同时应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；

（四）正在项目建设期间的建设单位，会计档案不得销毁；

（五）销毁会计档案，应由本单位档案管理部门、财务管理部门及公司档案管理部门、财务管理部门、审计部门共同派员监销；

（六）子分公司（单位）信息化管理部门负责与档案部门、会计部门共同派员监销电子会计档案。

（七）监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。销毁清册要归档保存；

（八）监销人员在会计档案销毁时，必须在现场严密监护，捡净销尽，不得遗漏；

（九）严禁子分公司（单位）向废品收购单位出售到期会计档案。

第五章 撤销、解散、破产等情况下会计档案的处理 第十六条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位财产所有者代管或移交公司档案馆代管。QG/PG0097—2016 第十七条 单位分立原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交公司档案馆代管。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

第十八条 单位合并后原子分公司（单位）解散或一方存续其他方解散的，原子分公司（单位）的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原子分公司（单位）仍存续的，其会计档案仍应由原子分公司（单位）保管。

第十九条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第二十条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第二十一条 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、、案卷标题、卷数、起止和档案保管号、应保管期限、已保管期限等内容。

第二十二条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十三条 电子会计档案与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保24

QG/PG0097—2016 存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第六章 公司驻境外机构会计档案的管理按照本细则执行 第二十四条 公司所有境内单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输到境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十五条 公司驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理，定期向本单位档案室移交的同时，刻录pdf格式的光盘作为容灾备份。QG/PG0097—2016 附件5：

声像档案管理实施细则

第一章 组织机构与职责

第一条 公司档案管理部门负责对全公司声像档案管理工作进行业务指导、监督检查和考核。

第二条 公司声像档案馆设在攀钢文化传媒分公司，负责公司级声像档案资料的定期收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。

第三条 各子、分公司（单位）负责收集和保管好本单位形成的声像档案，并将对公司有重要保存价值的声像档案在形成1个月内向公司声像档案馆移交归档。

第二章 收集

第四条 归档范围

（一）反映公司及子分公司（单位）各时期建设和发展概貌等声像资料。

（二）组织或参加公司内外各类重要会议、社会活动的声像资料（包括会场、主席台、主要内容、领导讲话等场面）。

（三）组织或参加重要外事活动的声像材料。

（四）上级领导、著名人物来公司视察、指导工作或参加与公司有关的重大活动形成的声像资料。

（五）重大工程建设、重大技术改造和技术引进等声像材料（包括开工原貌、建设过程、竣工验收、试生产情况、工程全貌等）。

QG/PG0097—2016

（六）反映公司重要科研成果、科技发明、专利技术成果及新技术、新工艺、新材料应用等声像资料。

（七）上级机关、团体授予公司的奖杯、牌匾和证书等声像资料。

（八）公司历年生产的主要产品及产品获奖、免检等奖杯、牌匾和证书等声像资料。

（九）公司其它重要活动、重要事件或重大事故、重大自然灾害等声像资料。

（十）其他具有保存价值的声像资料。第五条 归档时间及要求

（一）属于归档范围的声像资料，应由承办部门或摄录人员在形成后1月之内按归档要求及时整理并移交，不得私自保存。

（二）归档的声像资料应齐全、完整。

（三）以感光材料为载体形成的声像资料应是原版、原件，特殊情况下经档案管理部门批准方可接收复制件。归档的声像资料必须做到图像清晰、声音清楚，并由承办单位或摄录人员加以必要的文字说明。

（四）文字说明应用简洁的语言概括出声像资料所反映的内容，一般应包括：事由、时间、地点、内容、人物、背景、作者等。

（五）归档的声像档案必须按照规定格式和规格制作保存，其视频格式为：AVI；音频格式为：WAV，压缩率：25Mb/s：数码图片按照原始数据保存，格式为JPG，图像模式为RGB格式。QG/PG0097—2016

（六）归档的照片其底片与照片的影像应符合；以感光材料为底片形成的重要照片，如无底片的，应进行翻拍复制底片；对于拍摄张数较多的同一事件的照片，应从中选择最能反映事件情况的照片归档。

第三章 整理

第六条 照片档案的底片应单独整理存放，照片和说明一同整理存放。

第七条 底片的整理

（一）底片分类，将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。

（二）底片的编号。在全宗内统编流水号。

格式：全宗号—底片号，如：13—535。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片下边处。

（三）底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。

（四）按底片号顺序将底片插入底片册。

（五）电子照片在全宗内统编流水号，并注明所在光盘号（子分公司（单位）照片档案的光盘号按大流水往下编）。

格式：全宗号—电子照片编号—光盘号，如：01—1—1。第八条

照片档案说明的编写方法和要求

（一）符号说明的项目有：照片号、底片号和参见号。照片号：案卷内照片的顺序号；

QG/PG0097—2016 底片号：底片在全宗内编的流水号；

参见号：与本张（组）照片有联系的其它档案的代号（分类号）。

（二）照片档案文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

事由：照片所反映事件、事情的情由；

时间：事件发生或事物变化、产生和拍摄的时间； 地点：被摄物所在的具体地点；

人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；

背景：对揭示照片景像主题具有一定作用的背景资料； 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

（三）照片档案文字说明的编写要求：

综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；

用阿拉伯数字表示时间，年、月、日三字用“.”隔开。例：1985年3月2日写作1985.3.2。

（四）总说明和分说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。

凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注“*”号。

（五）照片档案说明的格式

说明应分段书写，格式如下：

照片号/底片号 拍摄时间

文字说明 QG/PG0097—2016 参见号 摄影者

单张照片说明可书写在照片正下方芯页上，也可在照片右侧或左侧芯页上书写。总说明在第一张照片上方的芯页上书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。

将“全宗号—案卷目录号—案卷号—照片号—底片号”写在照片背面右下角。

第九条 照片的整理方法

（一）照片的分类。一般应在全宗内按年代进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

（二）根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mm×210mm。

（三）根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位臵。

（四）照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。

（五）案卷内的芯页以30页左右为宜。

（六）卷内目录的填写，以照片的自然张数或有总说明的若干张为单元填写。内容有：

照片号：卷内照片的顺序号： 底片号：卷内底片的顺序号：

照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50个字；

拍摄时间：拍摄该张（组）照片的年、月、日。

QG/PG0097—2016

（七）案卷目录，以所有案卷为单元形成的目录，填写内容主要有：案卷号、案卷题名、、张数、保管期限。

（八）卷内备考表。可采用文书档案的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。

（九）卷皮格式。可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。

（十）按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

（十一）大张照片、反转片应与其它照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”、“反转片”。

第十条

照片的整理要求： 照片要组成案卷（保管单位）；

案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题；

档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象； 说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况；

案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表； 有完整的、符合标准格式的案卷目录。

第十一条 数据流磁带、光盘、录音带、录像带的整理

（一）按不同的载体类型分别编号，同一类的按归档时间顺序编流水号。其格式为：全宗号〃载体类型号〃流水号。

（二）载体类型及代号： 录音带：1；

QG/PG0097—2016 录像带：2； 光盘：3； 数据流磁带：4；

（三）按要求填写声像档案的文字说明和存储介质的软硬件环境。

（四）按不同载体编制声像档案总目录，其内容包括盒（盘）号、内容、制作者、制作时间、密级、保管期限、参见号、备注等。

第四章 保管

第十二条 保管条件： 库房应符合“八防”等要求；

保存底片的适宜温湿度：温度13—150C，相对湿度35%-45%； 保存其它介质声像档案适宜的温湿度：温度14—240C，相对湿度40%-65%。

第十三条 底片保管时应立放。第十四条 保管装具

（一）底片袋，用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×100mm或相应规格的纸袋。

（二）底片册，由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。

（三）底片盒，为95mm×95mm纸盒，用于贮存大张底片。

（四）卷筒纸芯，用于保存大张底片、照片的装具。其推荐内径为直径76.4+20mm，壁厚2-3mm。

第十五条 保管要求

QG/PG0097—2016

（一）照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。检查内容：

黑白底片入库前要进行水洗处理； 照片水洗后要上光；

对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。

（二）接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。

（三）库房内昼夜温度变化不能大于±30C，湿度变化不能大于±5%。

（四）对本馆（室）保存的照片档案要根据情况定期进行检查，发现问题及时处理。

（五）对库存的数据流磁带、录音带、录像带、光盘等载体的声像档案，应做到每2年检查一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行技术处理。

第五章 声像档案的鉴定

第十六条 声像档案的保管期限参照文书和科技档案保管期限执行。

第十七条 以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵历史价值的数码照片应冲洗成照片保存。

第十八条 对已到保管期限经鉴定确认无保存价值的声像档案，需登记造册，由主管领导批准后方可进行技术处理。销毁声像

QG/PG0097—2016 档案须两人以上监销，并在销毁清册上签字，销毁清册归档永久保存。

第六章 声像档案的产权管理及利用

第十九条 本单位职工为完成本职工作、单位安排的工作所形成的声像资料，属于职务作品，其产权属于单位所有，作者享有署名权。作者应及时归档形成完整的声像档案，不得私自保存或据为己有，也不得未经单位许可进行商业利用。

第二十条 非涉密的声像档案经单位同意可以提供第三方使用，所得收益作为单位的其它业务收入，单位对作者应给予适当的奖励。

QG/PG0097—2016 附件6：

荣誉档案管理实施细则

第一章 收集

第一条 归档范围

上级机关发给本机关的奖状、证书、锦旗、奖牌、奖杯以及上级领导视察本单位的题词、书写的字画等。

第二条

归档时间

子分公司（单位）每年形成的荣誉档案于次年一季度内由各专业管理部门编造清册同实物一并向档案管理部门移交。

第二章 整理

荣誉档案的分类编号办法详见《档案分类编号细则》。

第三章 保管

对荣誉档案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防损毁。

第四章 鉴定销毁

荣誉档案的鉴定销毁程序参照文书档案鉴定销毁程序办理。

第五章 利用

在对外借阅时，档案原件不得借出，如有特殊需要，须经档案管理部门负责人批准，方能借出，并限期归还。

QG/PG0097—2016 附件7：

电子档案管理实施细则

第一章 收集

第一条 归档范围

电子档案的归档范围按公司各类纸质档案的归档范围执行。第二条 归档要求

（一）用文字处理技术形成的电子文件，归档时要求文件存储格式为“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。

（二）用扫描等设备获得的图像电子文件，归档时要求文件存储格式为“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色图像文件非压缩格式为“.JPEG”或“.BMP”。如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集归档。

（三）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，归档时要求文件存储格式为“.DWG”。CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明。专用CAD软件要支持ACAD的阅读格式，否则应将相关软件一并收集归档。

（四）用视频设备获得的动态图象文件，归档时要求文件存储格式为“.AVI”或“.MPEG”，图像文件要求支持标准播放软件的文件格式。收集时应注意收集其压缩算法和软件。

（五）音频文件格式为“.WAV”，用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

QG/PG0097—2016

（六）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

（七）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件版本和相关参数，如软件产品说明及软、硬件平台说明。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一同收集。

（八）电子文件性质代码：R-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；O-正式电子文件；N-无纸电子文件；T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；M-多媒体文件；P-计算机程序；D-数据文件。

（九）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系。

（十）归档电子文件应刻录在只读光盘、一次写光盘、磁带等耐久性载体上，禁用软磁盘作为归档电子文件的长期保存载体。

（十一）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写光盘编号。

（十二）电子文件形成和归档部门应对所收集的电子文件的有效性、完整性和有无病毒进行审核，同时按项目填写README.DOC说明文件，内容包括：项目起止时间、项目名称、电子文件格式及所需软硬件环境等，并将该文件一同刻入光盘中（外来电子文件需形成纸质README.DOC说明文件贴在包装盒内），由部门负责人签署意见后移交本单位档案管理部门归档。

QG/PG0097—2016

（十三）档案管理部门应对载体有无划痕、有无完整性、有效性审核手续等方面的内容进行审核，合格后双方在移交登记上签字，办理交接手续，否则，应退回文件形成部门重新制作。

（十四）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

第三条 归档份数

一式两份，一份用以长期保存，一份用以提供利用。第四条 归档时间

逻辑归档应实时进行，物理归档（刻录）应与纸质文件归档时间一致。

第二章 整理

第五条 档案管理部门在接收电子档案后，应该进行必要的加工整理，分类、编号，而后入库保管。

第六条 电子文件的分类按纸质文件分类的有关规定执行。第七条 电子档案的编号

档案管理部门在对电子文件进行整理时应在对应的纸质档案数据库中增加一个“光盘号”字段，以建立纸质档案与电子档案的唯一标识（无纸质的电子档案做法相同）。

光盘编号办法为：全宗号—类别号—流水号表示。例如：“9—7—0001”表明为：炼钢厂竣工档案1#光盘。同时应将光盘号填入档案案卷目录及相应的备考表和卡片中。

第八条 保管期限的划分

QG/PG0097—2016 电子档案保管期限的划分，可参照国家和公司关于纸质文件的有关规定执行（见附件11）。

第三章 保管

电子档案的保管除应具备纸质档案一般要求外，还应符合下列条件：

归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形；

环境温度选定范围：14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—65%； 存放应远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；

电子档案应与纸质档案分开保管，有条件的单位可购买防磁柜等设施，用以单独存放电子档案；

电子档案在形成部门的保管，也应参照上述条件。

第四章 统计

档案管理部门应及时按对电子文件归档情况、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。

第五章 利用

第九条 电子档案的封存载体不得外借。第十条 利用时使用拷贝件。第十一条 利用时要遵守保密规定。

第十二条 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。第十三条 具有保密要求的电子档案，在网上传输时必须符合国家和公司有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

QG/PG0097—2016

第六章 电子档案的鉴定销毁

第十四条 到期电子档案的鉴定销毁，按国家和公司关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行。

第十五条 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。第十六条 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，需连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

QG/PG0097—2016 附件8：

工程竣工技术资料编制、交付归档和验收

实施细则

第一章 术语、定义及缩略语

第一条 工程竣工技术资料

指工程项目在其建设、勘察、设计、施工、监理和交、竣工验收等阶段形成的集中保存起来以备查考的直接记述和反映工程实际情况的图样、图表、文字、电子、声像以及其他各种方式和载体的历史记录材料。

第二条 建设工程项目

指经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

第三条 监理资料

指监理单位在工程施工监理过程中形成的资料。第四条 施工资料

指施工单位在工程施工过程中形成的资料。第五条 竣工图

指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。第六条 竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

第二章 组织机构与职责

QG/PG0097—2016 第七条 工程施工单位负责编制、整理和交付工程竣工技术资料。

第八条 工程质量监督部门负责审查施工单位提交的工程质保资料，并出具工程质量评定证书。

第九条 工程监理单位负责编制、整理和交付工程监理资料，并审查施工单位提交的工程竣工技术资料，在“工程竣工资料验收认可证明书”上签字认可。

第十条 工程使用单位（包括使用单位的工程管理部门和档案管理部门）负责初审施工和监理单位提交的工程竣工技术资料（含光盘），并在“工程竣工资料验收认可证明书”上签字认可。同时，使用单位的工程管理部门负责对施工单位施工合同项目的图号进行清理、核实，并在施工单位的资料移交清单（见附件17）上签字盖章。

第十一条 公司及子分公司（单位）的档案管理部门负责复审施工和监理单位提交的工程竣工技术资料，并在工程结算单和工程监理结算材料上签字盖章。

第十二条 财务管理部门负责工程竣工资料保证金的核算和管理，并为已办理完工程竣工技术资料验收认可手续的施工和监理单位办理工程结算。

第三章 工程竣工技术资料的组成

第十三条 工程竣工图 第十四条

随机技术资料

QG/PG0097—2016 随机技术资料包括引进设备及国内设备的出厂合格证、装箱单、开箱记录、说明书、操作规程（手册）、参数值表、设备图纸（含设备现场处理资料）等。

第十五条 监理资料(详见附件11)第十六条 工程建设过程中形成的全部技术文字材料（以下简称文字材料）

（一）一类文字材料：主要由设计变更材料（统称变更材料，后同）组成。具体包括：

图纸会审纪要；

变更通知单（包括变更设计的电传等在内，后同）及除代替图、新增图以外的附图；

业务联系单、工程洽商单及除代替图、新增图以外的附图； 材料代用单；

设备处理委托单（含设备制造单位派驻工程现场代表现场处理单）；

其它形式的变更材料。

（二）二类文字材料：指除一类和三类以外的施工过程资料（详见附件11)。

（三）三类文字材料：主要指测量成果。具体包括： 各种地形测量（包括水下）和施工控制测量成果；

QG/PG0097—2016 一般土建工程的施工定位（含水下）测量成果和竣工测量成果（包括打桩工程的桩位实测记录及最后测量和水下建筑物的竣工测量成果）；

管线安装工程测量成果（包括管线的起点、中点、拐点、终点和管线交叉点的坐标、标高、坡度）；

各类机器设备安装工程的复测记录、测量成果；

道路工程的测量成果（包括路面、结构层、桥台、桥墩基础及顶部的测量，隧洞工程施工中在地面上建立的平面与高程控制网，将地面上的坐标、方向和高程传递到地下后在地下建立的平面与高程控制网，工程施工中的施工定位测量和竣工测量，隧洞开挖后的洞底高程、贯通情况、衬砌后的洞底高程、每10米处的洞宽、洞高的测量和横断面图等）；沉陷观察、位移、变形记录等。

（四）工程建设前期资料。主要包括：立项报告、可行性研究报告、可行性研究评估、批复、初步设计任务书、初步设计方案、审查、批复、工程地质及地震资料、地形测量、水文及气象资料、征地搬迁、人员安臵、施工准备、施工设计图纸及其说明、招投标、机构设臵、人员分工、管理办法等。

（五）外事活动资料。主要包括：技术交流、出国考察、商务谈判、询价、报价、签订协议、合同、出国培训、监制、装箱运输、报关、商检、开箱检查、索赔、外国专家现场服务、质量事故处理、费用支付、设备调试、技术总结等。

（六）外部配套建设或协作的有关资料，包括原、燃材料、辅助供应、设备供应、动力供应等方面的协议、合同、会议纪要、与44

QG/PG0097—2016 此有关的上级和地区有关文件、指示、建设条件、进度、资源情况、资金来源等。

（七）工程项目建设期间上级或当地与工程有关的各项文件、讲话、指示，召开的各种专题会议文件（纪要、总结、会议资料），预算审批、资金安排、项目调整、进度安排、计划调整等。

第四章 工程竣工技术资料的编制

第十七条 工程竣工技术资料的编制原则和编制责任

工程竣工资料编制应满足《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）要求。

（一）工程竣工技术资料原则上按工程施工和监理合同进行编制。

（二）实行总承包的工程项目，由总承包单位全面负责整理交付竣工技术资料。

（三）对于一个整体图号由两个或两个以上施工单位施工形成的竣工资料，由主体施工单位负责汇总，但其他施工单位应在所施工范围内的竣工图及变更材料上加盖竣工章，其共用图纸及变更材料应由各方同时加盖竣工章，技术文字材料由主体施工单位将各方的合并成册（一册或多册，单册厚度不超过5.0cm），封面上应反映各相关施工单位的内容并加盖公章，对变更材料在相应的竣工图上进行标注，然后与相应的竣工图配套移交。

第十八条 工程竣工技术资料的质量要求

QG/PG0097—2016

（一）工程竣工技术资料应为原件，所使用的表格和填写的内容以及签字、盖章均须为原件，且内容必须真实、准确，与工程实际相符合。文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（210mm×297mm），并且字迹清楚，图样清晰，图表整洁，无任何破损，签字盖章手续完备。文字材料用纸应采用具有一定厚度、便于长期和永久保存的韧力大、耐久性强的纸张，并应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔（包括黑色圆珠笔）、复写纸和铅笔等，资料中不得使用涂改液。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，要求图面无破损，线条、数据清晰无污点，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。不同幅面的工程图纸应按《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609．3—1989）统一折叠成整齐、规范的A4图幅（210mm×297mm），做到图面在里，图标栏露在外面，并预留10～15mm的保护边。送交城建档案馆的图纸须折成手风琴形式（非楼梯状），折叠时图纸的左边留出25mm的装订线后的回折需左右对齐。

（二）对于施工单位自行采购的材料，应提供材质证明书（合格证）的原件。如果同期采购的一批材料多处使用，可将原件放在材料使用量最大的图号中，其他相关图号可使用复印件，但须在复印件上注明原件所在的具体图号，并且原件须交公司档案馆保存。合格证若为金属牌，需在边角处穿孔系绳装入信封中，再将信封边沿与其他合格证装订在二类文字材料中。若材料采购量太少，供货46

第三篇：公司档案管理办法

公司档案管理办法（讨论稿）

为了提高我公司档案管理水平，加强档案工作，充分发挥档案的作用，使档案工作达到规范化、制度化、标准化的水平，根据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，我公司特制定档案管理规定如下：

一、管理原则：

本公司档案采用文件材料形成部门立卷的原则，“统一领导、分级管理”。实行各部门自行立卷，留存备份后移交人事行政部管理，同时履行移交手续。

为确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，各部门定期向档案室转交存档文件。公司的立卷归档工作由人事行政部负责，并对本公司各部门的档案工作进行监督和指导；各部门设立兼职档案员负责本部门文件材料的立卷、归档工作。

二、归档范围：

各部门凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档。

三、归档要求：

1、归档的文件材料必须完整。

（1）文字清晰，用碳素墨水或签字笔书写。（2）不同内容要分卷立案。（3）归档文件材料必须为原件。

2、归档文件材料必须明确地反映公司在各项活动中形成的真实内容和具体过程。

四、归档时间：

各部门于次年二月前将上一办理完毕的文件材料由兼职档案员按立卷要求整理归档，经本部门负责人审查后，交人事行政部审核，对不符合质量要求的案卷退还立卷部门重新加工整理。

五、档案管理：

1、立卷完毕后，兼职档案员应按照不同的保管期限，内容分别填写一式两份案卷目录，其中一份交行政人事部档案室留存，另一份由立卷部门自己留存。人事行政部档案室对所接收的案卷应进行审核把关

2、各部门要重视公司的档案工作，专人（兼职）负责本部门的档案收集、整理。兼职档案员如进行调整，需及时通知人事行政部，并作好本部门档案的交接记录。

七、各部门收集范围：

（一）人事行政部：

1、行政管理档案

（1）各种会议的会议记录、纪要；各部门收发文登记本。（2）公司工作计划、总结；公司半年工作计划、总结；公司各部门工作计划、总结。（3）公司大事记及组织机构变革。

（4）公司制定的规章制度、部门职责、岗位职责。（5）本公司的请示及上级机关的批复。

（6）反映公司经营活动的各种合同、协议及文件。

（7）出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料。（8）公司开业、歇业、撤并材料。

（9）上级机关反映本公司活动的信息、简报。（10）处理来信来访材料。

（11）各种计划统计报表和计划管理中形成的文件材料。（12）公司内部行文、公司对外发文或需要加盖公章的文件材料。

2、人事管理档案：由人事部负责立卷保管，留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。（1）员工奖惩材料。（2）计划生育有关文件。

（3）公司人事任免、变动通知及决定。（4）职工岗位、薪资异动资料。

（5）人员基本情况统计；员工花名册；工资表；年终统计报表。（6）因私出国人事关系保留协议书及相关材料。（7）先进集体、个人的申报材料。

（二）销售部：包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

（三）技术部：由研发部负责立卷保管，留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。

（四）财务部：公司有关财务方面的请求及批复；财务计划、总结；各财务分析报告；清产核资材料；会计报表；会计账簿；会计凭证等。

（五）商务部：公司客户资料，供应商资质资料、销售合同、公司宣传资料、样卡；设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

（六）其他方面：都由人事行政部负责立卷保管，留存备份。

七、档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、原则上档案只在档案室进行查阅，不得借出档案室，但各部门常用文件可向档案室提出长借，但须借阅人及其部门经理在借阅单上签字，如有丢失，部门经理受连带责任。

7、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

8、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

9、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

10、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

11、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

九、档案资料借阅制度：

公司为了逐步完善档案资料的归档入案工作，充分发挥档案资料的作用，更好地方便各部的工作，特制定档案资料借阅制度如下：(一)、借阅

1、各部门凡需短时间(3—5天)借出的档案资料，借阅人事先打电话与档案室联系，提供档案资料名称，档案室予以准备。

2、所借档案资料，借阅人要妥善保管，不得涂改、乱画、弄脏、丢失。

3、所借档案资料，借阅人无权复印、更改，如需复印长期使用，由档案室统一办理。

4、所借档案资料，要及时归还，不得转用。(二)、查阅

1、所需查阅档案资料由档案室人员查找提供，不得自取。

2、查阅后的档案资料折正，放好，由档案室人员查正后放回原处，以备再用。

3、档案室保持肃静，不得大声喧哗。

十、本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

十一、本规定自发布之日起执行。

第四篇：公司档案管理办法

编号：XG/SB-005-2010 档 案 管 理 办 法 2010.06.25 发布 2010.07.01 实施 西林钢铁集团有限公司设备工程部 发布

档案管理办法

第一章

总

则

第一条

为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本管理办法。

第二章 档案管理

第二条

公司设备工程部档案室负责全公司科技、财务、文书档案的管理职能。第三条

按照归档范围的要求，各单位、部门负责归档文件材料的收集和整理工作，按照各种档案归档时间的要求，定期交档案室集中管理。

第三章 档案的归档范围及要求 第四条 归档的要求

一、归档的文件材料必须完整；

二、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；

三、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第五条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料； 党委：

1、本企业员工参加各级代表大会、重要发言、提案等；

2、党委会议记录；

3、党委换届选举任免文件；

4、党、团工作总结、计划；

5、表彰先进党组织、优秀党员材料；

6、纪检、监察中形成的重要材料；

7、工会总结、会议记录；

8、企业年鉴 办公室：

1、办公会议、领导班子会议记录；

2、组织机构改革；

3、上级领导、机关来企业视察检查形成的提词、讲话、声像等形成的材料；

4、本企业重要的工作会议、讨论通过的决议材料；

5、本企业各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章；

6、本企业重大的体制改革形成的材料；

7、工作总结和计划、长远规划；

8、领导班子离任审计材料；

9、本企业规章制度；

10、本企业与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议；

11、办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复；

12、本企业编制的年报（大事记）；

13、上级机关或同级机关制发贯彻执行的文件。

二、本企业建设项目文件材料：

1、可行性研究、任务书：

项目建议书及批复，可行性研究报告，环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复，设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复。

2、设计基础资料： 工程地质、水文地质、勘探报告、地质图、勘探记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明，地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重点设备安装测量定位观测记录。

3、设计文件：

总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、设计预算书、关键技术试验、设计评估、鉴定及审批。

4、项目管理文件：

征用移民文件，计划、投资、统计、管理文件，招标投标、承发包合同协议，专项申请、批复文件。

5、施工文件: 建筑施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件。

6、监理文件、资料：

监理合同协议、监理大纲、监理规划及监理细则，施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料审批。

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审，开（停、复、返）工、许可证、中间验收证明书，设计变更、材料、零部件、设备代用审批。

协调会审记录、监理工程师指令、指示，来往函件，工程材料监理检查、复检、实验记录、报告，监理日志、监理周报、备忘录，各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录。

工程质量事故、施工安全事故报告。工程进度计划、实施、分析统计文件、变更价格审查、支付审批、所赔处理文件。

7、工艺设备文件：

产品检验、检测记录，设备材料采购合同、出厂质量合格证明，设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录。设备安装调试、测定数据、性能鉴定。

8、科研项目；

9、生产技术准备、试生产： 开停车方案，设备试车、验收、运转、维护记录，安全操作规程、事故分析报告，产品技术参数、性能、图纸。

10、财务、器材管理：

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。

11、竣工验收文件：

项目竣工验收报告，工程设计总结，工程监理总结，项目质量评审材料，工程审计文件、材料、决算报告。竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会明册、签字。

12、建设用地规划管理：

国有土地使用证、房屋所有权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设项目选址意见书。

三、会计档案归档具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计账簿。

2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料。

四、本企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料；

五、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

六、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

七、本单位执行、办理的外来文件材料； 第六条 归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第七条

下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、各车间设备大修、改造形成的文件材料（包括图纸）；

三、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

四、企业产权变动过程中形成的文件材料；

五、其他临时活动中形成的文件材料。

第八条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入施工现场。

第四章 档案的利用

第九条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第十条 查阅文书、财务、科技档案，由借阅单位主管领导签字，经设备工程部部门负责人签批后方可借阅。

第十一条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第十二条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第十三条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登 记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第十四条 对于归档范围内的归档资料各单位各部门负责收集并交由公司档案室同一管理，纳入考核。

第十五条

各单位应严格执行本规定，将归档资料完整、准确地收集好，并及时送交档案室统一管理，为西钢做大做强的飞速发展提供高质量的服务。

附加说明

——本文件编制人：李 俊 ——本文件审核人：王树礼 ——本文件批准人：刘继友

——本办法2010年首次发布，原XG/SB005-2006《设备技术档案管理办法》同时废止。

第五篇：公司档案管理办法

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范锡林郭勒元和路桥管理有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；

（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。

（三）会计档案在会计结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。

（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第六条 档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（详见集团公司管理制度p35-p40）确定档案的保管期限及档案的价值。

第七条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第八条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第九条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十一条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十二条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十三条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十四条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

第十五条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第十六条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第十七条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第十八条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第十九条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十一条 复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

第二十二条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。

第二十二条 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十三条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十四条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十五条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第二十六条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第二十七条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十八条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第二十九条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第三十一条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十二条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十三条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十四条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十五条 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

第三十六条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第三十七条 严禁将销毁档案转做其它用途。第三十八条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

公司档案分类试行规则

一、分类简表

0、党群工作 0.01党务工作综合 0.02组织工作 0.03宣传工作 0.04统战工作 0.05纪检工作

0.06工会工作，青年工作 0.07其他

1、行政管理

1.01行政管理工作综合 1.02培训工作

1.03保卫工作，安全环保工作 1.04劳动管理

1.05人事管理（工资报表）

1.06法纪监查工作（含案件处理与处分材料）1.07审计工作（含资产评估）1.08微机、档案管理

2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03仓储工作 2.04车辆管理

3、设备仪器

3.01机械设备（含特种设备）3.02电器设备

4、会计与财务管理 4.01报表 4.02工资单 4.03帐簿

4.04凭证（现金、银行、转账、贷款）4.05会计档案移交：销毁清册 4.06审计资料

5、基本建设（独立编号,按照下列有关文件进行归档）详见《公路工程立卷归档管理办法》

二、分类主表

0 党群工作 0.01党委工作综合

0.01.01党委总支指示、通知、规定、请示、报告、批复、批示（含上级各种通知、规定、批复、批示文件）

0.01.02党委总支工作计划、总结

0.01.03党委、总支会、民主生活会以及工会会议纪要记录（含党代会材料，党委总支中心学习记录，党政班子碰头会记录）。

0.01.04党委、总支调查研究材料

0.01.05专题总结、交流材料、讲话发言材料 0.01.06机要保密工作 0.01.07信访工作材料 0.01.08党务大事记 0.02组织工作

0.02.01组织工作通知、规定 0.02.02组织工作计划、总结报告 0.02.03组织工会会议记录

0.02.04组织机构设置（含组织机构建立、机构合并、机构撤销、升级、级别、待遇、领导关系、启用印信、改选等文件）

0.02.05整党建党

0.02.06评选支部、优秀党员表彰材料

0.02.07党员管理：组织生活、党员干部任免、选举、奖惩、审查考核、考绩、组织关系转移（介绍信存根、党籍、党员会材料）

0.02.08党员教育（包括工会、课、教材）

0.02.09统计报表、党费（含特殊党费）、党员花名册

0.03宣传工作

0.03.01宣传工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.03.02宣传工作计划、总结、会议记录 0.03.03干部轮训、教育（含计划与教材）0.03.04理论学习、时政教育、精神文明建设 0.03.05思想工作调研材料

0.03.06刊物图书管理、剪报、广播稿、本公司报刊 0.04统战工作

通知、规定、请示、报告、批复、批示、工作计划、总结、会议交流

材料、政策工作、调整材料（包括各种统计材料）0.05纪检工作

0.05.01纪检工作通知、规定、指示、会议纪要、请示、报告、批复、批示

0.05.02纪检工作计划、总结 0.05.03纪检经验交流材料

0.05.04党风建设（廉政建设、党纪、党规）0.05.05党员民主评议材料

0.05.06案件调查、党纪处分（含申诉复查）大事记 0.05.07纪检信访工作 0.05.08统计报表 0.06工会工作

0.06.01工会通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.06.02工会计划、总结、工会工作大事记 0.06.03工会会议记录，职代会，工代会文件

0.06.04组织工作（含机构设置、干部任免、党员管理）0.06.05民主管理和班组建设（包括干部评议材料）

0.06.06劳动竞赛、评选劳模、先进材料（各部门竞赛评比材料均入此）

0.06.07劳保福利（含职工休养、退管工作）0.06.08文体、宣传、教育、女工、调解、计划生育 0.06.09工会财务管理 0.06.10简报、统计工作 0.07共青团、青年工作

0.07.01团、青年工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.07.02团、青年工作计划、总结、大事记 0.07.03团委会记录、团代会文件

0.07.04组织工作（含机构设置、干部任免）

0.07.05团员管理（含组织生活、组织介绍信存根、团籍、团员处分）0.07.06青年工作

0.07.07竞赛比武、评选先进材料（含评选优秀团员、团干、团组织等）

0.07.08文体宣传教育活动材料 0.07.09团员管理、团费管理 0.07.10简报、统计报表、名册 0.08爱心工程

通知、统计、报表、感谢书信 0.09协会、学会工作（略）

1、行政管理 1.01行政管理综合： 1.01.01公司外部文件：

1.01.01.01各级政府各局、上级红头文件、来文、来函，外部企事业单位的各种文书、文函、交流资料 1.01.01.02 集团公司来文、来函

1.01.02公司内部管理文件

1.01.02.01办公会议文件及发展规划方向文件 1.01.02..02各项指示讲话（发言稿、记录稿）、批示

1.01.02.03各种证件管理：企业登记证、许可证，资质证书、企业法人营业执照等注册资料、房产证、土地证、债权股权凭证、规划证件及上述证件变更资料等。

1.01.02.04资产台账清册、资产评估报告资料 1.01.02.05行政文件：通知、通报、通告、布告、告示

命令文件：通令、命令、嘉奖令、决定

1.01.02.06法规文件、规定、办法、细则、案例、职责、准则、规程、规章等

1.01.02.07计划与总结性文件：生产计划、文教卫计划、财政计划、收支计划、费用计划、设备订购计划与清单，安装调试进度计划等

1.01.02.08向上请示报告（含上级批复、批示）1.01.02.09统计文件

1.01.02.10各部门间工作联系单

1.01.02.11文秘、机要、信访工作（含文书处理，启用印信）1.01.02.12外事接待、内务活动（活动计划、总结、简报）1.01.01.13修志工作大事记（修志工作的全部材料）1.01.03工商行政管理的招投标、经济合同、协议文件 1.01.04 公司行政发文 1.02教育培训卫生工作

1.02.01 教育、培训、卫生工作通知、规定、会议资料

1.02.02 教育、培训、卫生工作计划、总结、大事记 1.02.03 职工培训 1.02.04 教学工作

1.02.05文教设施经费审批

1.02.06卫生（职工健康）宣传、防病治病 1.02.07统计报表

1.03保卫工作、安全环保工作

1.03.01保卫、消防、治安、安全环保、通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

1.03.02保卫工作计划、总结、大事记

1.03.03组织工作（含机构设施、干部任免、通知、规定、会议报批文件、计划、总结、大事记）

1.03.04治安管理（含武器、危险物品、交通、治安、防范设施、保护等）（归档同1.03.03）

1.03.05法制宣传建设工作（刑事案件处理、历史案件及法律顾问入此类）

1.03.06消防工作（含抗洪抢险工作）（归档内容同1.03.03）

1.03.07环保工作[环保调查、污染处理、综合利用（包括大气、废水、废渣、噪音污染和费用的赔偿）等]（归档同1.03.03）

1.03.08奖惩工作（奖励与违纪处理文件资料）

1.03.09统计报表、名册 1.04劳动管理

1.04.01劳动工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.04.02劳动工作计划、总结

1.04.03劳动工作会议记录、纪要

1.04.04劳动力管理：（含定额、指标、申请就业、人员（包括合同工、监时工）招聘、录用、解聘工作文件资料、合同协议资料，考勤管理，安全保护，职业病防治

1.04.05工资管理（含报表）

1.04.06人员调配（包括介绍信存根、工资转移证、公司内调动通

知单）

1.04.07机构建设。职称评、聘（含职位任免）

1.04.08各级责任制、奖惩（包括岗位责任制、经济责任制）1.04.09安全保护（设备、人身、交通、意外事故，职业病防治）1.04.10人事档案管理（员工花名册、员工档案保管和调动）1.04.11统计报表、名册 1.05人事管理

1.05.01人事管理工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.05.02人事管理工作计划、总结

1.05.03人事管理工作会议记录、纪要

1.05.04干部任免、聘任（包括干部选拔、录用、培养）

1.05.05奖惩、福利待遇（含违纪处理，奖励、记功、记过、除名等）

1.05.06干部教育培训、调动，介绍信存根

1.06法纪监查工作

1.06.01通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.06.02各种会议记录、交流材料

1.06.03案件处理和处分材料

1.07审计工作：

1.07.01通知、规定、计划、总结、会议纪要、请示、报告、批复、批示

1.07.02专项审计的通知、请示、报告、批复、批示、结论、决定、调查材料、证明材料

1.07.03资产评估资料 1.08微机、档案管理

1.08.01档案管理（含库房及硬件配置：请示、报告、批复、批示、会议、规章、作业指导书、分类规则、登记表、目录表、检索表、汇总簿）

1.08.02微机台账管理、运转、维护、升级

2、后勤管理

2.01后勤福利

2.01.01工作通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

2.01.02工作计划、总结 2.01.03工作评比材料，考绩资料 2.02房管工作

2.02.01房管工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

2.02.02房管计划、总结、房屋分配等

2.02.03住房分配、管理 2.03 仓储管理

2.03.01仓储管理通知、规定、计划、请示、报告、批复、批示、总结、废旧物资回收利用

2.03.02账务管理（大帐本、小账本、票据验收、票据管理等）2.03.03实物盘存

2.04车辆管理（停车区域规划、收费标准、通知、办法、规定）

3、设备仪器 3.01机械设备

4.01.01运输设备（含输送机、叉车、装载车、拖车、牵引车等）4.01.05车辆设备（含卡车、轿车、面包车、救护车等）

3.02电器设备：（含变压器、稳压器、电动机、配电箱、启动器、镇流器、高低压开关柜、电力电容器等）3.03工程设备：（试验检测设备，测量相关仪器）

4、会计与财务管理

4.01报表 4.02工资单

4.03账簿 4.04凭证

4.04.01现金

4.04.02银行

4.04.03转账

4.04.04贷款

4.05会计档案移交、销毁清册 4.06审计

5、基本建设：（独立编号,按照下列有关文件进行归档）详见《公路工程竣工验收办法实施细则》