公司档案管理办法（精选5篇）

第一篇：公司档案管理办法

档案管理办法

第一节 总 则

第一条 为了加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和总公司有关规定，特制定本办法。

第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向综合部档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

第三条 各部门主任应重视本单部门资料的管理和文书立卷工作，配备兼职人员负责此项工作。

第四条 公司的文书立卷工作和档案管理工作由综合部监督和指导。第五条 综合部设专人专职负责档案工作。

第二节 归档范围

第六条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。

第七条 上级机关文件材料应归档的有：

（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

第八条

公司文件材料应归档的有：

（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的请求与上级机关的批复文件；

（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；

（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如销售活动、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（九）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；

（十）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（十一）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（十二）公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十三）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十四）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十五）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十七）公司或部门有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十八）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（十九）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第九条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；

（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第三节 立卷归档要求

第十条公司各单位应在每年2月底以前将上年度文档办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向综合部移交。

第十一条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料。如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。第十二条 各单位向综合部移交档案时，要严格履行移交手续。

第十三条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在同一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由综合部统一发给。

第四节 档案的密级管理

第十四条 机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其划分标准如下：

绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括：

1、财务资料；

2、公司重要会议纪要；

3、公司经营情况；

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

5、技术资料；

6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：

1、重要项目资料；

2、项目合同协议。

第五节 档案保管期限

第十五条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十六条确定公司档案保管期限的原则

（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第六节 档案保管

第十七条 档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

第十八条

所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。第十九条 所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

第七节 档案的借阅

第二十条 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到综合部档案室填写档案借阅单，方可借阅。第二十一条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

第二十二条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十三条 借阅档案的员工，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经综合部主任批准。

第二十四条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第二十五条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第九节第三十四条进行处罚。

第二十六条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

第八节 档案的鉴定与销毁

第二十七条 综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第二十八条 档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第二十九条 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

第三十条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第九节 罚 则

第三十一条 公司各单位凡违反制度第三节第十一条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

第三十二条 公司各单位凡违反本制度第七节第二十六条，泄露秘密，按《公司保密工作条例》进行处理。对涂改、拆散、或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

第三十三条 公司各单位凡违反本制度七节第二十四条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第三十四条 公司各单位凡违反本制度七节第二十五条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

第十节 附 则

第三十五条 本办法由综合部负责解释。

第三十六条

财务档案、人事档案、基建档案参照国家有关法规及公司有关规定。

第三十七条 本办法自颁布之日起实施。

第二篇：公司档案管理办法

档案管理办法

第一章 总则

第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为

公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条凡公司各部门、下属公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利

用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司档案室（办公室）移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

第三条各单位的负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或

兼职人员负责此项工作。

第四条公司业务档案，按照公司制定的《岗位职责和说明》归档、管理。

第五条公司会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》归档、管理。

第六条公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》

归档、管理。

第七条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能

力

第八条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。

第二章 归档范围

第九条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。

第十条上级机关文件材料应归档的有：

（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。

第十一条公司文件材料应归档的有：

（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；

（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（九）公司及各部门、各子公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（十）公司及各部门、各子公司制定的规章制度等；

（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（十三）公司及各部门、各子公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十八）公司或部门、子公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第十二条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；

（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第三章 立卷归档要求

第十三条公司各单位、各部门应在每年3月底以前将上办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

第十四条各单位、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。第十五条各单位、各部门向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。第十六条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）本公司各部门及各子公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司办公室统一发给。

第四章档案保管期限

第十七条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年

左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十八条确定公司档案保管期限的原则

（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十九条公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材

料，按规定进行销毁。

第二十条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被

鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第二十一条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。第二十二条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章档案的借阅

第二十三条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批

准，然后到公司办公室填写档案借阅单，方可借阅。

第二十四条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司

领导批准。

第二十五条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十六条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外

出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

第二十七条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。第二十八条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章

第三十一条进行处罚。

第二十九条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有

关保密规定办理。

第七章罚 则

第三十条公司各单位凡违反制度第三章第十三条，无故延期或不交应归档的文件

材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。第三十一条公司各单位凡违反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进

行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

第三十二条公司各单位凡违反本制度第六章第二十七条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第三十三条公司各单位凡违反本制度第六章第二十九条，遗失档案的，应立即

报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

第八章附 则

第三十四条

第三十五条

则。

第三十六条本办法由公司办公室负责解释。各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

Xxxxx有限公司

年月

第三篇：公司档案管理办法

公司档案管理办法（讨论稿）

为了提高我公司档案管理水平，加强档案工作，充分发挥档案的作用，使档案工作达到规范化、制度化、标准化的水平，根据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，我公司特制定档案管理规定如下：

一、管理原则：

本公司档案采用文件材料形成部门立卷的原则，“统一领导、分级管理”。实行各部门自行立卷，留存备份后移交人事行政部管理，同时履行移交手续。

为确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，各部门定期向档案室转交存档文件。公司的立卷归档工作由人事行政部负责，并对本公司各部门的档案工作进行监督和指导；各部门设立兼职档案员负责本部门文件材料的立卷、归档工作。

二、归档范围：

各部门凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档。

三、归档要求：

1、归档的文件材料必须完整。

（1）文字清晰，用碳素墨水或签字笔书写。（2）不同内容要分卷立案。（3）归档文件材料必须为原件。

2、归档文件材料必须明确地反映公司在各项活动中形成的真实内容和具体过程。

四、归档时间：

各部门于次年二月前将上一办理完毕的文件材料由兼职档案员按立卷要求整理归档，经本部门负责人审查后，交人事行政部审核，对不符合质量要求的案卷退还立卷部门重新加工整理。

五、档案管理：

1、立卷完毕后，兼职档案员应按照不同的保管期限，内容分别填写一式两份案卷目录，其中一份交行政人事部档案室留存，另一份由立卷部门自己留存。人事行政部档案室对所接收的案卷应进行审核把关

2、各部门要重视公司的档案工作，专人（兼职）负责本部门的档案收集、整理。兼职档案员如进行调整，需及时通知人事行政部，并作好本部门档案的交接记录。

七、各部门收集范围：

（一）人事行政部：

1、行政管理档案

（1）各种会议的会议记录、纪要；各部门收发文登记本。（2）公司工作计划、总结；公司半年工作计划、总结；公司各部门工作计划、总结。（3）公司大事记及组织机构变革。

（4）公司制定的规章制度、部门职责、岗位职责。（5）本公司的请示及上级机关的批复。

（6）反映公司经营活动的各种合同、协议及文件。

（7）出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料。（8）公司开业、歇业、撤并材料。

（9）上级机关反映本公司活动的信息、简报。（10）处理来信来访材料。

（11）各种计划统计报表和计划管理中形成的文件材料。（12）公司内部行文、公司对外发文或需要加盖公章的文件材料。

2、人事管理档案：由人事部负责立卷保管，留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。（1）员工奖惩材料。（2）计划生育有关文件。

（3）公司人事任免、变动通知及决定。（4）职工岗位、薪资异动资料。

（5）人员基本情况统计；员工花名册；工资表；年终统计报表。（6）因私出国人事关系保留协议书及相关材料。（7）先进集体、个人的申报材料。

（二）销售部：包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

（三）技术部：由研发部负责立卷保管，留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。

（四）财务部：公司有关财务方面的请求及批复；财务计划、总结；各财务分析报告；清产核资材料；会计报表；会计账簿；会计凭证等。

（五）商务部：公司客户资料，供应商资质资料、销售合同、公司宣传资料、样卡；设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

（六）其他方面：都由人事行政部负责立卷保管，留存备份。

七、档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、原则上档案只在档案室进行查阅，不得借出档案室，但各部门常用文件可向档案室提出长借，但须借阅人及其部门经理在借阅单上签字，如有丢失，部门经理受连带责任。

7、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

8、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

9、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

10、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

11、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

九、档案资料借阅制度：

公司为了逐步完善档案资料的归档入案工作，充分发挥档案资料的作用，更好地方便各部的工作，特制定档案资料借阅制度如下：(一)、借阅

1、各部门凡需短时间(3—5天)借出的档案资料，借阅人事先打电话与档案室联系，提供档案资料名称，档案室予以准备。

2、所借档案资料，借阅人要妥善保管，不得涂改、乱画、弄脏、丢失。

3、所借档案资料，借阅人无权复印、更改，如需复印长期使用，由档案室统一办理。

4、所借档案资料，要及时归还，不得转用。(二)、查阅

1、所需查阅档案资料由档案室人员查找提供，不得自取。

2、查阅后的档案资料折正，放好，由档案室人员查正后放回原处，以备再用。

3、档案室保持肃静，不得大声喧哗。

十、本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

十一、本规定自发布之日起执行。

第四篇：公司档案管理办法

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范锡林郭勒元和路桥管理有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；

（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。

（三）会计档案在会计结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。

（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第六条 档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（详见集团公司管理制度p35-p40）确定档案的保管期限及档案的价值。

第七条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第八条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第九条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十一条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十二条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十三条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十四条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

第十五条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第十六条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第十七条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第十八条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第十九条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十一条 复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

第二十二条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。

第二十二条 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十三条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十四条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十五条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第二十六条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第二十七条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十八条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第二十九条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第三十一条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十二条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十三条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十四条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十五条 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

第三十六条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第三十七条 严禁将销毁档案转做其它用途。第三十八条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

公司档案分类试行规则

一、分类简表

0、党群工作 0.01党务工作综合 0.02组织工作 0.03宣传工作 0.04统战工作 0.05纪检工作

0.06工会工作，青年工作 0.07其他

1、行政管理

1.01行政管理工作综合 1.02培训工作

1.03保卫工作，安全环保工作 1.04劳动管理

1.05人事管理（工资报表）

1.06法纪监查工作（含案件处理与处分材料）1.07审计工作（含资产评估）1.08微机、档案管理

2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03仓储工作 2.04车辆管理

3、设备仪器

3.01机械设备（含特种设备）3.02电器设备

4、会计与财务管理 4.01报表 4.02工资单 4.03帐簿

4.04凭证（现金、银行、转账、贷款）4.05会计档案移交：销毁清册 4.06审计资料

5、基本建设（独立编号,按照下列有关文件进行归档）详见《公路工程立卷归档管理办法》

二、分类主表

0 党群工作 0.01党委工作综合

0.01.01党委总支指示、通知、规定、请示、报告、批复、批示（含上级各种通知、规定、批复、批示文件）

0.01.02党委总支工作计划、总结

0.01.03党委、总支会、民主生活会以及工会会议纪要记录（含党代会材料，党委总支中心学习记录，党政班子碰头会记录）。

0.01.04党委、总支调查研究材料

0.01.05专题总结、交流材料、讲话发言材料 0.01.06机要保密工作 0.01.07信访工作材料 0.01.08党务大事记 0.02组织工作

0.02.01组织工作通知、规定 0.02.02组织工作计划、总结报告 0.02.03组织工会会议记录

0.02.04组织机构设置（含组织机构建立、机构合并、机构撤销、升级、级别、待遇、领导关系、启用印信、改选等文件）

0.02.05整党建党

0.02.06评选支部、优秀党员表彰材料

0.02.07党员管理：组织生活、党员干部任免、选举、奖惩、审查考核、考绩、组织关系转移（介绍信存根、党籍、党员会材料）

0.02.08党员教育（包括工会、课、教材）

0.02.09统计报表、党费（含特殊党费）、党员花名册

0.03宣传工作

0.03.01宣传工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.03.02宣传工作计划、总结、会议记录 0.03.03干部轮训、教育（含计划与教材）0.03.04理论学习、时政教育、精神文明建设 0.03.05思想工作调研材料

0.03.06刊物图书管理、剪报、广播稿、本公司报刊 0.04统战工作

通知、规定、请示、报告、批复、批示、工作计划、总结、会议交流

材料、政策工作、调整材料（包括各种统计材料）0.05纪检工作

0.05.01纪检工作通知、规定、指示、会议纪要、请示、报告、批复、批示

0.05.02纪检工作计划、总结 0.05.03纪检经验交流材料

0.05.04党风建设（廉政建设、党纪、党规）0.05.05党员民主评议材料

0.05.06案件调查、党纪处分（含申诉复查）大事记 0.05.07纪检信访工作 0.05.08统计报表 0.06工会工作

0.06.01工会通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.06.02工会计划、总结、工会工作大事记 0.06.03工会会议记录，职代会，工代会文件

0.06.04组织工作（含机构设置、干部任免、党员管理）0.06.05民主管理和班组建设（包括干部评议材料）

0.06.06劳动竞赛、评选劳模、先进材料（各部门竞赛评比材料均入此）

0.06.07劳保福利（含职工休养、退管工作）0.06.08文体、宣传、教育、女工、调解、计划生育 0.06.09工会财务管理 0.06.10简报、统计工作 0.07共青团、青年工作

0.07.01团、青年工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.07.02团、青年工作计划、总结、大事记 0.07.03团委会记录、团代会文件

0.07.04组织工作（含机构设置、干部任免）

0.07.05团员管理（含组织生活、组织介绍信存根、团籍、团员处分）0.07.06青年工作

0.07.07竞赛比武、评选先进材料（含评选优秀团员、团干、团组织等）

0.07.08文体宣传教育活动材料 0.07.09团员管理、团费管理 0.07.10简报、统计报表、名册 0.08爱心工程

通知、统计、报表、感谢书信 0.09协会、学会工作（略）

1、行政管理 1.01行政管理综合： 1.01.01公司外部文件：

1.01.01.01各级政府各局、上级红头文件、来文、来函，外部企事业单位的各种文书、文函、交流资料 1.01.01.02 集团公司来文、来函

1.01.02公司内部管理文件

1.01.02.01办公会议文件及发展规划方向文件 1.01.02..02各项指示讲话（发言稿、记录稿）、批示

1.01.02.03各种证件管理：企业登记证、许可证，资质证书、企业法人营业执照等注册资料、房产证、土地证、债权股权凭证、规划证件及上述证件变更资料等。

1.01.02.04资产台账清册、资产评估报告资料 1.01.02.05行政文件：通知、通报、通告、布告、告示

命令文件：通令、命令、嘉奖令、决定

1.01.02.06法规文件、规定、办法、细则、案例、职责、准则、规程、规章等

1.01.02.07计划与总结性文件：生产计划、文教卫计划、财政计划、收支计划、费用计划、设备订购计划与清单，安装调试进度计划等

1.01.02.08向上请示报告（含上级批复、批示）1.01.02.09统计文件

1.01.02.10各部门间工作联系单

1.01.02.11文秘、机要、信访工作（含文书处理，启用印信）1.01.02.12外事接待、内务活动（活动计划、总结、简报）1.01.01.13修志工作大事记（修志工作的全部材料）1.01.03工商行政管理的招投标、经济合同、协议文件 1.01.04 公司行政发文 1.02教育培训卫生工作

1.02.01 教育、培训、卫生工作通知、规定、会议资料

1.02.02 教育、培训、卫生工作计划、总结、大事记 1.02.03 职工培训 1.02.04 教学工作

1.02.05文教设施经费审批

1.02.06卫生（职工健康）宣传、防病治病 1.02.07统计报表

1.03保卫工作、安全环保工作

1.03.01保卫、消防、治安、安全环保、通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

1.03.02保卫工作计划、总结、大事记

1.03.03组织工作（含机构设施、干部任免、通知、规定、会议报批文件、计划、总结、大事记）

1.03.04治安管理（含武器、危险物品、交通、治安、防范设施、保护等）（归档同1.03.03）

1.03.05法制宣传建设工作（刑事案件处理、历史案件及法律顾问入此类）

1.03.06消防工作（含抗洪抢险工作）（归档内容同1.03.03）

1.03.07环保工作[环保调查、污染处理、综合利用（包括大气、废水、废渣、噪音污染和费用的赔偿）等]（归档同1.03.03）

1.03.08奖惩工作（奖励与违纪处理文件资料）

1.03.09统计报表、名册 1.04劳动管理

1.04.01劳动工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.04.02劳动工作计划、总结

1.04.03劳动工作会议记录、纪要

1.04.04劳动力管理：（含定额、指标、申请就业、人员（包括合同工、监时工）招聘、录用、解聘工作文件资料、合同协议资料，考勤管理，安全保护，职业病防治

1.04.05工资管理（含报表）

1.04.06人员调配（包括介绍信存根、工资转移证、公司内调动通

知单）

1.04.07机构建设。职称评、聘（含职位任免）

1.04.08各级责任制、奖惩（包括岗位责任制、经济责任制）1.04.09安全保护（设备、人身、交通、意外事故，职业病防治）1.04.10人事档案管理（员工花名册、员工档案保管和调动）1.04.11统计报表、名册 1.05人事管理

1.05.01人事管理工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.05.02人事管理工作计划、总结

1.05.03人事管理工作会议记录、纪要

1.05.04干部任免、聘任（包括干部选拔、录用、培养）

1.05.05奖惩、福利待遇（含违纪处理，奖励、记功、记过、除名等）

1.05.06干部教育培训、调动，介绍信存根

1.06法纪监查工作

1.06.01通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.06.02各种会议记录、交流材料

1.06.03案件处理和处分材料

1.07审计工作：

1.07.01通知、规定、计划、总结、会议纪要、请示、报告、批复、批示

1.07.02专项审计的通知、请示、报告、批复、批示、结论、决定、调查材料、证明材料

1.07.03资产评估资料 1.08微机、档案管理

1.08.01档案管理（含库房及硬件配置：请示、报告、批复、批示、会议、规章、作业指导书、分类规则、登记表、目录表、检索表、汇总簿）

1.08.02微机台账管理、运转、维护、升级

2、后勤管理

2.01后勤福利

2.01.01工作通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

2.01.02工作计划、总结 2.01.03工作评比材料，考绩资料 2.02房管工作

2.02.01房管工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

2.02.02房管计划、总结、房屋分配等

2.02.03住房分配、管理 2.03 仓储管理

2.03.01仓储管理通知、规定、计划、请示、报告、批复、批示、总结、废旧物资回收利用

2.03.02账务管理（大帐本、小账本、票据验收、票据管理等）2.03.03实物盘存

2.04车辆管理（停车区域规划、收费标准、通知、办法、规定）

3、设备仪器 3.01机械设备

4.01.01运输设备（含输送机、叉车、装载车、拖车、牵引车等）4.01.05车辆设备（含卡车、轿车、面包车、救护车等）

3.02电器设备：（含变压器、稳压器、电动机、配电箱、启动器、镇流器、高低压开关柜、电力电容器等）3.03工程设备：（试验检测设备，测量相关仪器）

4、会计与财务管理

4.01报表 4.02工资单

4.03账簿 4.04凭证

4.04.01现金

4.04.02银行

4.04.03转账

4.04.04贷款

4.05会计档案移交、销毁清册 4.06审计

5、基本建设：（独立编号,按照下列有关文件进行归档）详见《公路工程竣工验收办法实施细则》

第五篇：公司档案管理办法

公司档案管理办法

公司档案管理办法

公司档案管理办法

档案管理人员应当忠于职守，遵守工作纪律及公司的各项规章制度，并具备一定的专业知识。

对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的个人，由公司给予精神和物质上的奖励。

公司档案管理办法

公司档案管理办法

提供服务。

公司档案管理办法

附件：

档案管理人员工作细则

一、在公司（总）经理的直接领导下，负责公司档案，尤其是技术秘密资料的保管、分类、借阅、督促返还等工作。

二、审查档案借阅单上的签字是否齐全，签字人是否超越权限，对不符合借阅条件的不准借阅，否则出现的一切后果由出借人负责。

三、负责将档案进行分类、编号登记工作。

四、对借出的档案，要监督借阅人在规定的时间、地点和特定的环境下使用，否则，有权中止借阅人的借阅期限。

五、在借阅人归还技术秘密资料时，仔细检查封条是否开封，并询问借阅人是否利用复印、扫描、打印等手段私自留存备份，在登记簿上登记扩散项目。

六、档案室采用二人二锁同开机制，随时关门，禁止外人私自进入，防止泄密。

七、每月月底进行资料盘点，对未返还的进行督促，对破损的部分进行修补。

八、掌握技术秘密资料的密级，对资料载体的保管性能、存储的注意事项要知悉。

九、档案应当摆放整齐，标识准确、清晰、齐全。

十、注意安全防盗，上下班前后要检查门、窗是否关闭锁好，有无撬过的痕迹。

十一、做好防火、防雨、防潮工作，防止档案受潮、水浸、鼠咬。

十二、遇有特殊情况，及时向公司（总）经理汇报。