采购合同管理制度

第一篇：采购合同管理制度

采购合同管理制度

第1章总则

第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。

第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

第2章采购合同的编写

第3条工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

第4条采购合同的编写程序。1.调查供应商。

在编写合同前，采购部应组织专人对《初选供应商名单》中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。

2.进行谈判。

采购部应与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。

3.拟定草案并评审。

采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。

4.拟定正式的采购合同。

采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

第5条正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。1.合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2.标的的全称、价格及报酬。3.标的的数量和规格型号。4.标的的品质和技术要求。5.标的的履约方式、期限和地点。6.标的的验收标准和方式。7.付款方式和期限。8.售后服务和其他优惠条件。9.违约责任和解决争议的方法。

第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。

第3章采购合同的签订

第7条工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。

第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。

第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。

第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。

第4章采购合同的执行与控制

第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。

第13条采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。

第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。若供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

第18条采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同时保证库存物料满足生产的需求。

第5章采购合同的修改与终止

第19条在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料，采购部经调查核实后，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件予以执行。

第20条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

第21条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件予以执行。

第22条有下列情形之一者，视为合同终止。

1.因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2.因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3.出现违背合同中条约的状况。4.合同约定期满。

5.发生符合合同条款中合约解除的事项。

第6章合同纠纷的处理与合同管理

第23条当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时，一般情况采取以下四种解决方法。1.与供应商协商解决。2.请第三方协调解决。3.由仲裁机构进行仲裁。4.通过法律途径解决。

第24条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一的，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。

1.泄露合同内容。2.私自更改合同内容。3.丢失合同。4.在合同签订及资料保管时发生损害工厂利益的行为。

第25条参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损失和其他损失的，工厂将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重、触犯法律的，将依法追究其法律责任。

第7章附则

第26条本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。第27条本制度自总经理办公会议审议后执行。

第二篇：采购合同管理制度

上海中测行工程检测咨询有限公司资产管理篇ZCH/MS201.12-00-2008

采购合同管理办法

1、本办法适用于以公司名称对外签订各类设备、材料、燃油、服务类等采购合同的管理。

2、综合管理部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

3、供应商必须是公司认可合格供应商。根据公司管理体系程序文件“服务和供应品采购程序”和“办公用品、设备等的采购管理制度”的要求，进行采购品的申请、采购以及合同供应商的确定，确保所购产品合格、经济，满足工作需求。

4、综合管理部应与合格供应商展开谈判，采购技术设备、材料或服务类的商品时，需有相关检测部门或技术部专业人员参加，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

5、综合管理部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，也可采用供应商提供的合同模板，报送总经理进行审批。

6、正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容：

1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2）采购物品的单价、总价。

3）采购物品的数量与规格型号。

4）采购物品的品质和技术要求。

5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6）采购物品的验收标准和方式。

7）付款方式和期限。

8）售后服务和其他优惠条件。

9）违约责任和解决争议的方法。

采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

7、与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，综合管理部应审验其委托证明。

8、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

9、对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

签订后的合同由综合管理部统一保管。

11、合同签订后即具有了法律约束力，综合管理部应敦促供应商及时准备公司所需的物品。

上海中测行工程检测咨询有限公司资产管理篇ZCH/MS201.12-00-200812、综合管理部应配合相应检测部门做好采购商品的验收工作，当所采购的商品不符合合同所约定的质量要求时，综合管理部应积极联系供应商进行处理。

13、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，综合管理部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保采购品能够及时运送到公司。

14、综合管理部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的物品库存最低，同时还能保证采购物品满足生产的需求。

15、有下列情形之一者，视为合同终止：

1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3）出现违背合同条款的状况。

4）逾期没有履行合同约定的。

5）发生符合合同条款中合约解除的事项。

16、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法：

1）与供应商协商解决。

2）请第三方协调解决。

3）由仲裁机构进行仲裁。

4）通过法律途径解决。

17、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理：

1）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

2）私自更改合同内容。

3）丢失合同。

18、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

19、本方法自批准之日起开始实施。

第三篇：采购合同管理制度

采购合同管理制度

总则

1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购

管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

采购合同的编写

1.公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2.公司一次性采购物品金额高于

3.采购合同的编写程序。

1)选择供应商。必须是公司认可合格供应商。

2)进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供

货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

3)拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经

理分管副总进行审批。

4)拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理分管副总的意见对采购合同

草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

1)合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2)采购物品的单价、总价。

3)采购物品的数量与规格型号。

4)采购物品的品质和技术要求。

5)采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6)采购物品的验收标准和方式。

7)付款方式和期限。

8)售后服务和其他优惠条件。

9)违约责任和解决争议的方法。

5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

采购合同的签订

1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代

签，采购部应审验其委托证明。

2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3.对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供

应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

4.签订后的合同由财务部保管。

采购合同的执行与控制

1.合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

2.采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要

求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

3.采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证

明合同履约的原始凭证。

4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

5.在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生

产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

6.采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时

还能保证采购物料满足生产的需求。

采购合同的修改与终止

1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商

签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。

2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同

规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协

商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

4.有下列情形之一者，视为合同终止。

1)因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3)出现违背合同条款的状况。

4)逾期没有履行合同约定的。

5)发生符合合同条款中合约解除的事项。

合同纠纷的处理与合同管理

1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

1)与供应商协商解决

2)请第三方协调解决。

3)由仲裁机构进行仲裁。

4)通过法律途径解决。

2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。

1)泄露合同内容。

2)私自更改合同内容。

3)丢失合同。

4)在合同签订做资料保管中损害公司利益。

3.参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根

据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将

依法追究其法律责任。

附则

1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

2.本制度自总经理分管副总办公会议审议后执行。

第四篇：采购合同管理制度0918

江苏其元集团采购合同管理制度

《采购合同管理制度》

一 总则

1．0目的为了规范采购合同签订的管理，降低采购风险，最大限度维护企业利益，特制定本管理制度。

2。0适用范围。

本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等采购单价100元（含）和采购交易金额1000元（含）以上的单项采购。小额零星采购项目直接由部门总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署采购单即可！

3。0权责划分。

1．各部门总经理或其授权人负责合同签订的批准。

2．各事业部采购计划：常备材料由生产管理部门制定；预备材料由物料管理部门制定；非常备材料由使用部门制定。

3．采购部负责合同条款的商讨和合同的履行跟踪。

4．合同审计部门负责对合同签定和执行的合理性进行审核监督！

二、合同拟定、审批和签署

1．合同拟订。

1．1．合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价、议价的基础上进行。

1．1．1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

1．1．2采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。

1．1．3采购人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

1．1．4若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

1．1．5对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

1．1．6采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，应立即先行询价、议价，待接到请购单后优先办理。

1．1．7 如属新品开发“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。

1．1．8采购人员询价完成后，送“请购单”附呈三家以上报价单（供应商名称，生产/销售许可证，营业执照，联系人，电话，公章等）及详细询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。

1．2．采购人员根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。

1．3．企业采购合同采用统一的标准格式和条款，依据不同物品的特性各由事业部门总经理会同法律顾问共同拟定；应至少包括但不限于以下内容：

1．3．1．交货地点、方式。

1．3．2．交货期。

1．3．3．包装要求。

1．3．4．规格、特性指标。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的设备或非标准件等，必要时签订技术协议书。

1．3．5．验收：供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。

1．3．6．标识要求：对不同批次混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。

1．3．7．不合格品处理。

（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。

（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。

（3）企业降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。

（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。

1．3．8．保密条款：供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他业务机密。

1．3．9．付款方式。

（1）应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式；

（2）如采取付定金 %，货到付 %，验收合格在一个月后付 %的方式，原则上定金不超过 %，最后一笔款在 %以上。

（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。

2。合同审批。

2。1．部门采购计划申请人将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。

2。2．公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

2。3．公司合同审计部门负责对合同内容条款的合法性和合理性进行审查并提出审查意见。并负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。审查作业中，若发现异常情况，审查部门应立即通知有关部门处理。

2。4．公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。

2。5．公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。

3。采购作业方式：除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

3。1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

3。2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定稳定的供应商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购，此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。

4、采购合同归档管理：

采购合同经公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署盖章生效后，采购经办人员返还供应商一份，并以电话或传真确定交货(到货)日期；其余三份，一份交集团总裁审阅后经财务总监转财务部门留存；一份交各部门采购部门遵照执行；合同正本交档案室存档备查。

三 合同履行

1合同履行。

1。1．合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的通知、协助、保密等义务。1。2．在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况做详细、全面的书面记录，并保留相关原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。1。3物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应由部门副总级以上主管在送货单签字确认品质没有问题)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送财务部门。财务部门应于结帐前，办妥付款手续。

1。4材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

1。5短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

1。6超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。合同变更。

严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。2。1．由于不可抗力致使合同不能履行的。

2。2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

2。3．因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。2。4．其他合同约定的或法律规定的情形出现。

3合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。

四 采购合同的管理各部门采购人员负责设置合同文本签收记录。记录内容包含合同签定时间、供应商、规格、订单量、订单金额、预定交期、包装方式等资料。每周由各部门采购人员书面统计当月累计签定采购合同总量；已交量、未交量等；并报告预计影响合同交付的困难等！采购合同按年、月、按装订成册，保存一年以作备查。

4采购合同保存两年以上的，各部门采购人员应将其中未付款或有欠款单位的合同清理另册保管，已付款合同报部门总经理批准后作销毁处理。

五 附则本制度由集团办公室审计监督部门负责制定、解释及修改。本制度经董事长批准后实施，未尽事宜适时修订，增补亦同。

3附件：《采购合同审计笺》

编制：审核：批准：

第五篇：采购合同管理制度

【采购合同管理制度】采购管理制度

一、实行统一采购物资的范围

本厂所有的外购物品实行统一采购管理，具体范围包括：

1、生产所用原材料、辅助材料(含直接材料、间接材料、消耗品);

2、机器、设备、工具(含零配件、量具、检验仪器、模具等);

3、办公事务用品及文具用品、表单印制。

二、相关部门的工作职责

1、销售部门的工作职责

(1)根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。

(2)根据产品销售趋势，拟订材料采购价格要求。

2、生产技术部门的工作职责

(1)根据本厂产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据。

(2)根据生产计划，编制材料需求清单。

(3)根据本厂产品销售趋势、生产加工能力，为降低采购成本，减少采购费用，会同销售、供应、仓储、财务部门拟订大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额，报总经理批准后执行。

3、供应部门的工作职责

(1)向供货厂商询价，筛选供货单位，报经总经理审批确认。

(2)对经总经理审批确认的供货厂商，供应部门应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务处理，须先经财务部门审核确认，然后报经总理审批后确认。

(3)根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制材料请购单，报经总经理批准后组织采购。

(4)采购物资运抵本厂后，根据本厂内部控制的流程规定，签发入库单或待检验物资入库单，交本厂有关部门办理质检、点数入库手续，并核销采购计划。

(5)对现款采购的材料物资，付款时审核供货厂商的结算凭证、本厂的入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及总经理审批付款。

(6)对赊购物资在本厂规定的挂帐结算日，审核供货厂商提交的入库单、退货凭证，根据采购合同规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核。

4、财务部门的工作职责

(1)设置供应商、委托加工厂商资料档案，做好采购合同备案管理工作。

(2)认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。

(3)对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，避免给本厂造成经济损失。

(4)设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。

(5)做好与仓库、采购、销售部门的账账、账实的核对工作。

5、质检部门的工作职责

(1)根据供货厂商的信誉度，分别采取抽检或全检的方式，及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品的质量，并在入库单上签证确认。

(2)凡检验不合格的物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。

6、仓储部门的工作职责

(1)凡购进的各种材料、委托加工收回的工件等物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。

(2)对赊购采购的物资，在挂帐结算签证时，认真审核退货资料，避免给本厂造成经济损失。

7、其他部门的工作职责

其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报经有关部门审核，并经总经理，必要时董事会审批后，交供应部门办理采购事务。

三、采购作业操作规程

(一)基本规定

1、本公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。

2、供应部门应根据销售部门下达的销售订单计划结合库存物资的数量、生产耗用进度的实际需要编制采购计划，报总经理(或其授权人员)批准后执行。

3、供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。

4、采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《入库单》或《代保管送检入库单》，交质检部门进行质量检验，检验合格的入库物资交仓库进行点数入库。

5、除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。赊购入库物资实行代保管管理方式，供货商持有的《代保管送检入库单》不得作为结算付款的凭证。

6、入库物资检验过程中，对现款采购的物资实行全检的方式进行质量检验，对赊销采购的物资除新的供货商需要实行全检外，对信誉好的老的供货商可以实行抽检的方式进行质量检验。质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行。

对于同一型号、多家供货商的入库物资，必须要求供货商标上辨认标志，否则将视为不合格产品令其退货。

7、对以赊销方式购入的物资，采用“平时送货、月末挂帐结算”的方式，在公司规定的挂账日，供货方须提交的本厂出具的《代保管送检入库单》、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由供应部门填开《挂帐结算单》，报财会部门审核后，分别交由供货方收执及报送有关部门存查。

8、赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知供货方开具发票，收回《挂帐结算单》，并在扣除本期付款金额后重新填开《挂帐结算单》，经财会部门审核后，交由供货方收执。

9、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。

10、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。

11、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不起的付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。

12、采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。