公文写作基础知识

第一篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识

一、公文的种类

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关现行公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。我们常用的有七种：

（一）通知

通知是目前我们应用最多的一种公文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告在我们日常使用最多的情况就是上报各类工作总结，因为从公文的13种类型来看，总结本身并不属于公文的一种文种，所以，我们上报各类工作总结必须在前面附上呈报总结的报告，才符合公文的体例要求。在这里容易出现两个错误：一是不附加报告直接上报工作总结；二是在“报告”中夹带请示事项。

（三）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。在使用“请示”中容易出现两个问题：一是一文多事。“请示”应当一文一事，一事一请示；“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。二是以“申请”替代“请示”，如《某某局关于购臵办公车辆的申请》。

（四）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（五）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

（六）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据国务院办公厅2001年1月1 日发布的《关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》的规定：“函”作为公文主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

（七）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。比如 ：表彰决定、人事任免决定等等。

二、公文的格式 一份完整的公文，包括眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线(宽度同版心，即154mm)以上的各要素统称眉首；臵于红色反线(不含)以下主题词(不含)之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

(一)眉首。又称公文的“红头”部分，它相当于公文的“头”。眉首主要包括以下六个要素：

1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。我们日常普通公文一般不标，但是“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级(绝密、机密、秘密)和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度。如需标识紧急程度(特急，急件，其中电报应分别标明特提、特急、加急、平急)，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4.发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。对于一般性公文，我们都有统一印制的文头纸，直接印制公文即可。联合行文由于发文机关的不特定性，没有统一印制的文头纸，只能由发文单位自己打印。在办理联合行文时，我们要注意以下几点：

一是关于联合行文发文机关标识。推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

二是关于联合行文单位的排序。行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

三是关于联合行文的发文字号。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

四是关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。5.发文字号。发文字号由发文机关代字+年份+序号组成。位于发文机关标识下2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入(六角括号在word文档中，打开“插入”按钮，点击“符号”，对话框左侧：字体选择“普通文本”，右侧：子集选择“制表符”，在下面应能对应找到)；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。如：赤工商市字﹝2010﹞12号。发文字号之下4mm处为红色反线，也就是说我们在印制公文时要特别注意，发文字号要与红色反线有一定的距离，不能紧挨或压在红色反线上。

6.签发人。上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

联合行文有多个签发人，主办单位签发人姓名应臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

(二)主体。主体是公文的重心部分，它相当于公文的“体”。公文的主体包括以下七个要素：

1.公文标题

公文标题是对公文内容的概括与揭示，位于红色反线下空2行(日常我们与发文字号之间空2行)，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。在此，我们要注意三点：

一是公文标题的字体要求用小标宋体字。

二是当标题一行排不下时，回行要词意完整，排列对称，间距恰当，不能将一个词或词组从中间分开。

三是公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.主送机关

主送机关是对公文负主办或答复责任的机关。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识文法同抄送。

3.公文正文

公文正文是公文的主体部分，用以表示公文的信息内容，在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。在公文的正文中，我们要注意以下几点：

一是人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

二是结构层次序数要清晰，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

三是字体和标点符号使用要正确。一级标题用三号黑体字，如果单列，后面不加标点符号；二级标题用三号楷体字，后面加标点符号。三级标题用宋体字，加标点符号。其余正文内容一律为三号仿宋字。

四是应当使用国家法定计量单位。

五是文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。六是公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

4.附件

附件指附属于公文正件的其它公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正件的内容，与正文具有同等效力。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)，数码后加小圆点(位于键盘左上角)，不是顿号；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

5.成文日期

成文日期表示公文的生效时间，要用汉字将年、月、日标全，“零”应写为圆“○”，不能用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替(圆“○”的位臵：和查找六角括号一样，在word文档中，打开“插入”按钮，点击“符号”，在弹出的对话框中左侧：字体选择“普通文本”，右侧子集选择“CJK符号和标点”，在下面就能对应找到)。

确定公文成文日期的原则是：一是一般公文，以领导签发的日期为准；二是经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；三是法规性公文以批准日期为准；四是两个以上机关或部门联合行文，以最后签发机关或部门领导人签发日期为准。

6.公文生效标识

公文生效标识是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合发文印章。

(1)单一发文印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4个字。

(2)联合行文印章。这里分两种情况：

一是当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；

二是当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(3)特殊情况说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7.附注 附注是指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如需要加以注释的公文的阅读范围(此件发至××级)、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

(三)版记。版记是公文格式结构的第三部分，它相当于公文的“脚”，臵于公文最后一面，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记包括以下四个要素：

1.主题词

主题词是用以揭示公文主要内容的规范化词或词组。“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字最后一词后无标点符号。

2.抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其它机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识文法同抄送机关。

3.印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4.版记中的反线

版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边；公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

三、其它要求

(一)排版要求。按照《国家行政机关公文格式国家标准》的规定，公文页边与版心尺寸是： 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)，公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行，正文以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行，一般每面排22行，每行排28个字。这个标准我们日常不好掌握。大家按照下面这个标准排版：上边距：37 mm，下边距35 mm，左右边距各27 mm，行间距28磅，这样排版出来每页22行，每行28个字，符合标准要求。(二)印刷要求。一是 版面要干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。二是要双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

(三)装订要求。公文应左侧装订，要订两个订，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

(四)发文程序要求。制发公文的具体流程是：拟稿人拟稿-科室负责人把关-办公室秘书核稿-办公室主任审核-领导签发-办公室秘书登记、核号-发文部门印刷-办公室秘书用印-发文部门分发。

第二篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识(一)

一、文章主题的内涵及其确立

1、主题是一种“观念”，是人们对现实生活、客观事物由感性认识通往理性认识的“飞跃”的产物。、主题实际上是一种思想认识，正确的主题只能从实践中来。、源于生活实践的具体材料包括反映自身体验的和他人间接经验的两大部分。、机关应用文体在动笔之前接受的领导“授意”，这种现象并不违背材料先行的原则，原因有二：一是采用文体的写作是一个群体活动过程，领导者的“授意”常常在自己或他人调查研究的基础上形成；二是领导者的授意之“意”并不总是文章的主题。

二、突出文章主题的基本方法

为使文章的主题鲜明突出，应把握五点：1、直接阐述，开门见山。2、单一集中，做到一文事。3、“以意役法”，真正确立主题的统帅地位。4、片言居要，由一两句话形成主题句。

5、善用标题，使主题在标题中凸现。

三、文章材料的选取选取文章材料，应注意以下四条：1、紧扣主题。

2、注意材料的典型性。

3、注意材料的全面真实和高度准确性。4、注意材料的新颖生动性。

四、文章结构安排的主要环节及注意事项文章结构的安排，主要包括六大环节：1、选择角度，即确定表现客观事物的立足点、着眼点。2、设置线索，即寻找并确定可将全部材料摄为一个整体的人、事、物、理、时间、空间等。3、安排层次，即安排文章思想内容的表现次序。4、划分段落，即根据文字表达的需要划分“自然段”。5、设计开头和结尾。6、安排过渡的照应。在实际写作中，要有效驾驭文章结构的安排，必须抓住四条要领：1、应正确反映客观事物发展的规律和内在联系2、应服从和服务于主题的需要。3、要适应不同文体的特点。

4、文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。

五、文章基本表达方式的内容及要领文章常用的表达方式有叙述、描写、议论、说明 等，但不同的表达方式有不同的表现原则与技巧，具体要求如下：1、使用叙述这种表达方式时，一要注意要素齐全(时间、地点、人物、事件、原因、结果都要说明)；二要注意保持线索清晰；三是注意繁简得当。

2、使用描写这种表达方式时，一要注意具体真切；二是注意抓住特点，避免雷同；三要明确目的，不应滥描、滥写。3、议论由论点、论据和论证方法三个要素构成。论证分为立论和驳论，比较常用的论证方法有例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。

4、说明的具体形式有概说、界说和解说几种。说明是机关实用文常用的表达方法。

六、写文章的语言素养及语言运用的一般规律。写文章的基本语言素养为：正字、遣词、炼句和达意。在语言的应用过程中必须遵循下列规律。1、合体、得体。即文章的语言要合乎指定文体的要求，合乎指定社会语言环境的要求，要合乎作者在指定社会关系中的地位。

2、准确、顺达。(1)用词要得当。(2)语句要成分完整、搭配得当。语序妥贴、结构合理、含义明确、合乎事理、句式合理并力争有最佳表达效果。3、简洁、明快。即文章语言要简明扼要、精当不繁，同时又不荀简。4、生动、有力。写文章应力求语言富有文采，使语言形象化，并富有新鲜感和浓厚的感情色彩。

七、记叙文的特点记叙文以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能，其特点有四：、全面真实，没有虚构。

2、要素全面，选材典型。3、以叙述、描写为主要表达方式。4、语言生动活泼，富于表现力。

八、记叙文的一般结构模式

1、开头－－事件或行为、情感的发端。2、主体－－事件或行为、情感的发展。3、结尾－－事件或行为、情感的结果与启迪。

九、记叙文件写作要求

1、要体现记叙文的特点。即在全面真实，要素全面、选材典型以及表达方式和语言的运用方面抓住特色。

2、尊重记叙文体系内各具体文体的写作规律，注意发挥其各自特色，不可强求一律。

十、议论文的特点议论文体以议论为主要表达方式通过摆事实、讲道理、辨是非确定某种观点的正确与谬误，肯定或否定某种主张。其特点有六：

1、直接表露作者的思想观点。

2、以议论为主要表达方式，辅之以说明、叙述。

3、内容重在说理，坚持摆事实，以理服人。、其构成要素包话论点、论据和论证过程三个方面。

5、逻辑性强。

6、语言准确周严，简炼犀利。

十一、议论文的一般结构模式

1、开头－－引论。

2、主体－－本论。

3、结尾－－结论。

十二、议论写作要求

1、论点必须正确、鲜明、集中；论据必须真实、有说服力，容易引起关注；论证须得法。

2、结构要完整、明晰；要有头有尾、前后呼应；有条理、讲究过渡配合。

3、要有激情，给人以强烈染力。

4、语言准确、严密、通俗易懂、生动形象。

5、遵循议论中各类具体文体的特殊写作规律。

十三、说明文的特点说明文是以说明为主要表达方式解说事物、阐明事理的文章样式。其特点有四：、解说性强。、具有知识性、信息性。3、客观性强。、语言重通俗、简明、平实。

十四、说明文的一般结构模式。1、开头－－概说。2、主体－－分说。

3、结尾－－总说。

十五、说明文写作要求

1、内容要准确、正确，态度要客观。2、抓住本质特征，突出重点。3、条理要清楚。

4、文字简洁明了。

5、内容有的放矢。

第三篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识

公文是国家机关、社会团体、企事业单位处理工作，具有特定格式的文体。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。重点掌握：

1、各种公文的用途

2、相近文种的差别

3、公文格式

4、公文写法

一、公文的种类：9类（15种）

1、下行文：（1）命令、令、指令（2）决定、决议（3）布告、公告通告（5）通知（6）通报（7）批复。

2、行文：（8）报告（汇报、反映情况、不要答复）、请示（要求答复、批准）。

3、平行文：函.二、公文的格式：

1、标题：概括发文机关、主要事由、公文种类。

2、主送机关：除了命令、指示、布告、通告、通知、通报等使下级单位共同办理或普发性文件外，报告、请示、批复、函只送一个。写主标题之后，正文之前。

3、正文：先提要点（发文目的或结论），再叙事、说理。分层序码：

一、（一）、1、（1）结尾简单朴素。上行文：可用“以上报告，请审查”、“是否妥当，请批示”、“特此报告，请予审批、“以上请示，请批复”、“如无不当，请批转”。平行文：一般用“特此函达”、“特此函，请查照，并希见复为荷”、“特此函复”。也有用“此致敬礼”。下 行文：一般用“此令”、“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”、“希即遵照办理，并将情况及时上报”、“希即研究执行，如有意见 随时向我们反映“。

4、附件：如有附件应在正文之后，机关名称之前，注明附件名称与件数。

5、印章：盖在公文开发年月日的中间。

6、发文日期：一律写在文件末尾。留出空格，以便盖印。公文年月日，凡会议通过的文件，以通过日期为准；命令、指示、通知，以签发日期为准；一般性的通知、函，以实际发出日期为准。年份不得略写。

7、抄送单位：写在公文末页、发文日期之后。

8、公文编号：写在标题下面“x字x号”、“[2002]x字第x号”。

9、机密等级：根据密级，在左上角注明“绝密”、“机密”、“秘密”。

10、缓急程度：根据紧急程度，在标题（版头）右上角。

第四篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识

第一章 公文写作基础知识

1、公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。

2、狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文；广义的公文既包括狭义的公文，也包括司法、军事、外交、科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如倡议书、请柬等等。还包括改革开放以来出现的市场调查报告、商务说明书等。

3、按使用范围划分,公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。

4、政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。

5、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等部门使用。包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书等。如科研报告、实验报告、可行性报告、学术论文、设计说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计报告、训令、照

会、条约、声明等。

6、经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等。

7、日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。

8、按行文方向划分，公文分为：上行文、下行文、平行文。

9、按来源和运转方向分为：收文、发文、内发文。

10、按处理时限分为：紧急公文，通常当日办复；急办公文，通常3日内办复；

常规公文，通常7-10日内办复。

11、按机密程度划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通公文。

12、公文的特点是什么？

一、法定性

二、权威性

三、实用性

四、规范性

五、时效性

13、提高公文写作能力的方法主要有哪些？

一、参与实践，增强整体素质。（1）政治素质（2）经济意识（3）业务素质

二、学习协作知识，熟悉常用文体

三、多读古今中外范文。

14、报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行文。报

告分呈报性报告和呈转性报告。

15、报告主要包含标题、发文字号、主报机关、正文、发文机关、发文日期等。如有附件，则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称。有抄报机关的，应在末页的下半部分写明。

16、请示：是下级机关请求上级机关对某一工作、事项给予请示、批准的上行

文。

17、请示的特点：

一、一文一事

二、不能多头请示三、一般不能越级

18、请示包括标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、发文日期等内容。

19、请示和报告有何区别？

一、内容不同。请示是一文一事，报告内容可广泛。

二、对象不同：请示只送一个领导机关，报告可多头主送。

三、处理方式不同：请示需要批复，报告一般不需要批复。

四、行文时间不同。请示是事先行文，报告可在事前、事中、事后行文。

20、函的特点：行文自由、用途广泛、灵活多样。

21、函的种类：商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。

22、值班记录是指把工作期间发生的事情、客户的意见或建议（客户投诉）如

实记录下来的书面材料。

23、值班记录的特点是：

一、记实性

二、直接性

三、原始性

第五篇：公文写作基础知识

1、公文分类

（1）按公文内容、性质、作用不同分为：

1、规范性公文（条例、规定、办法），2、指导性公文（命令、决定、批复），3、报请性公文（报告、请示），4、商洽性公文（函），5、知照性公文（通报、通知、公告、通告）。

6记录性公文（会议记录、简报、会议纪要

（2）根据公文行文方向不同分为：

1、上行文（报告、请示、意见）；

2、平行文（函、议案、）；

3、下行文（命令、决定、批复、通知）

4、广行文（通告、公告）

（3）根据公文发行、传递范围不同分：：

1、机密公文

2、公布公文（对社会公开发文）

3、内部公文（机关内部）

（4）按公文作者性质分（方便管理）：

1、党务公文

2、行政公文

3、群团公文

（5）按公文文种性质分

1、法定公文（行政公文13种）

2、非法定公文（杂体通用公文）

（6）按文件的接受对象不同分：

1、主送件（主要受文对象）

2、抄送件（相关受文对象）

（7）按公文处理要求不同分：

1、承办性公文（必具体办理。——对应主送件）

2、参阅性公文（不需办理，只参考——对应抄送件）

（8）按公文处理时限要求分：

文件分：特急，急件，平件。

（9）公文涉密程度分为：

绝密（1级）时限（?年）

机密（2级）时限（?年）国家密级标志：★

秘密（3级）时限（?年）例：机密★5年

2、行文方式

从确定收文机关或行文对象的范围分：

1、逐级行文——直接向下或向上

2、越级行文——越过直接下级或上级

3、多级行文——又称呈、转一次性行文

4、普发行文——直达基层组织和群众的行文

5、联合行文——两个或两个以上机关或部门以共同名义向下或向上发文

6、授权行文——通过委托授权，由其他机关或个人代表本纪观、本部门对外行文（新闻机构、律师、办公室）

7、转发行文——一个机关转发其他机关的文件（转发、批转）

3、事务性语体

事务语体也叫公文语体，是国家机关、社会团体以及人民群众之间相互处理行政公务所用的一种语体。这也是使用频率最高、运用最为广泛的一种语体。事务语体的种类主要有命令、指令、决议、指示、公告、通知、报告、批复、公函等。

4、法定作者

答：法定公文的制作者即依法成立（法规性文件规定的）和担负相应义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

注：《中华人民共和国宪法》和《组织法》规定了国家机关的职能以及制定和发布公文的权限，《中国共产党章程》中，也具体规定了党的中央机关地方与军队各级党的领导机关和基层组织的权力和义务。

注：文件上法定作者也称发文机关

5、公文格式、6、文头、文面

（一）印装格式：

1、公文用纸A4（210mm×297mm)

2、上下边界36mm±，左右边界27mm ±，3、横书横排，从左向右，4、排版一般每页22行，每行28个字，5、字体：文头——56号华康简标宋体

标题——21号华康简标宋体

正文——3号（15.5）仿宋体

6、左侧装订

（二）文面格式——三大部分

1、文头部分：

（红色反线以上部分，又称眉首，占三分之一篇幅，共6项）

2、主体部分：

（红色反线以下部分，又称主体，共7项）

3、文尾部分：

（末页的最下方，主题词开始，又称版记。版记的最后一个因素应在末页的最后一行，共5项）

文头部分

第1、2、3 项：份数序号、*密级、*紧急程度为选择项，一般文件不用，只有普发的机密文件采用，其所占的3行位置必空留。第4项：发文标识又称版头：第5项发文字号：简称文号——一内发文的顺序号

7.行文规则

行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。为什么要制定行文规则？a、为了保证公文能迅速有效地进入生效过程；b、避免或减少公文旅行；c、维护机关的工作秩序和整个组织系统的管理效能。

所以党和国家都有行文的规则。如果违背规则则会不管公文写得如何好，一旦它是存在违背了行文规则的话，那么它就不能进入有效的传递过程，公文也就失去了存在的价值。

8、发文机关

发文机关就是公文制发的机关

9、发文字号

发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某一内所发各种不同文件总数的顺序编号，由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。

10、成文日期

成文日期指公文生效的时间。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。不能将阿位伯数字与汉字混用。

11、主题词

它是揭示公文的主要内容的规范化的词与词组，用来方便电脑检索时使用，一份文件主题词一般标引不超过5个。

12、主送

俗称抬头，在公文标题左下方，正文之前要顶格写。主送

又叫“受文机关”，是指发文机关要求对所发公文的内容进行答复或办理的对方机关。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。但是。“主送机关”又叫“受文机关”，即受理该公文的机关；而“收文机关”是指接收该公文的机关，包括“主送机关”和“抄送机关”。因此，“收文机关”的范围要比“受文机关”大。

主送机关=受文机关＜收文机关

主送的表现形式类型

①特称（单称）主送只一个时，应写单位全称

例：市政府行文——东莞理工学院：

某公司行文——宏伟数码机械有限公司：

②通称：上级对下级同类诸机关普发公文，这类公文的主送机关可写通称，如“各……”；主送下级并列的机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。

例：国务院行文——各地级以上人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门：

例：市教育局行文——市属各中小学、各幼儿园：

③递降式：（对垂直下级,从高到低）

例：省政府行文——各市、县人民政府：

例：学院行文——学院各系、各学生班级：

③通称并列式：（上级对下级同类诸机关，各单位之间用顿号隔开）

例：东莞市、惠州市、珠海市经贸局：

例：院内各单位：

④泛称：（向所有下级机关发送的公文，它有多个不同类的主送机关，采用泛称，其机关之间用标点符号的规则是同类各单位之间用顿号，不同类的各单位之间用逗号隔开。

例：市政府行文——各镇人民政府（区办事处），市府直属各单位：

例：省政府行文——广州市、深圳市外贸局，东莞市、惠州市经贸

2）无抬头（一般用于无确指对象，让人们周知的事）

普发性公文——通告、公告等

命令（公布、行政）决定（大多数）通知（对象不确指的）

确定主送机关的原则是什么？：

一是隶属关系，二是文件内容和工作确实需要。

◆哪些公文一般不写主送机关？

①普发即直接面向广大群众的，一般用于无确指对象，让人们周知的事）

如通告、公告等；

②通报情况的，如简报等；

③非直接对下行文的，如决定、决议、会议纪要等。

13、抄送

指除主送单位外需要协助办理执行或知晓的其他单位。

确定抄送机关的根据：

1、文件内容与性质、2、机关或领导人的职务与职能

3、工作的需要

1、公文的概念、性质、作用？公文写作的特点？

公文是行政机关在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范样式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

1、明确了公文的性质——工具

依法行政

进行公务活动

①凭证依据作用；

②法规约束作用；

③沟通联系作用；

④宣传教育作用。

特点

1、写作的受命性

2、写作目的专指性

3、写作内容政治性

4、写作的程式性

2、公文的三大特征？法定十三种行政公文名称

2、明确公文三大特征：

①实用性——工具性（在公文活动中形成、公务活动的重要工具）

②法定性——权威性（必由法定作者制发，即公文具有法定效力）

③程式性——规范性（必按特定程序、格式制

1、命令；

2、决定；

3、公告；

4、通告；

5、通知；

6、通报；

7、议案；

8、报告；

9、请示

10、批复；

11、意见

12、函；

13、会议记录。

3、根据什么选用公文文种? 根据什么确定行文关系?

依据行文目的 依据行文关系

依据发文机关权限

依据国家的有关规定

（1）行文关系——行文工作中发文单位与受文单位之间的关系。

公文写作是定向表述，除公告、通告以 及法规性文件等少数文种外，一般都有特定的 受文对象，受文对象不同，行文关系就不同，而行文关系不同，使用文种、表述语气等就不同，所分清行文关系是行文的前提。

行文关系=隶属关系+非隶属关系

隶属关系：指同一垂直组织系统中的上下级直接关系

包括：

1、块块关系即领导与被领导关系（注：一个政府所管辖的范围称为“块”）

2、条条关系即业务指导关系（注：从中央到地方县一级，各级政府设立的业务主管部门，由上至下形成了一条垂直的线，这条线称之为“条条”）

非隶属关系：指非同一垂直组织系统中不相属单位之间的关系，包括不相属平级和不相属不同级的单位。

▲我国各机关之间的行文关系主要有四种 ：

1、领导与被领导关系——同一垂直系统的上下级机关之间

2、业务指导关系——上级主管业务部门与下级业务主管部门之间

3、平行关系——同一系统的同级机关之间

不相隶属关系——非同一系统单位之间，既无领导与被领导关系，又无上下级业 务部门的指导关系的。

4、公文标题结构以及用词的要求是什么？

公文标题（结构）分为完全式和不完全式。

完全式标题：发文机关 +关于“ 事由” + 文种

例：国务院关于加强机构改革的决定

例： 东莞理工学院关于印发《学生进行职业技能培训的暂行规定》的通知

拟写公文标题要求：

1、标题结构正确，一般省略发文机关，用“关于+事由+文种”

2、搞清行文关系，正确选用文种

3、标题的事由的表达要求：

准确、鲜明、概括、简洁。

4、标题中除法规、规章名称加书引号外，一般不用标点符号

5、通知和通告运用和写法的区别？

（1）二者都有告知性，但内容范围不同

通知主要是告知工作情况，以及共同遵守执行的事项

通报则是告知正反典型或有关情况。

（2）行文的时间不同

通知是事前行文，通报是事后行文

（3）行文目的要求不同

通知行文目的是告知事项、布置工作，其内容具体，要求遵照执行，有严格约束力。

通报的行文目的不是贯彻执行，而是让人们了解情况，交流信息、提高认识，有宣传教育作用。

（4）写作表现方式不同：

通知主要是直接叙说式，告知人们做什么，怎样做，具体明白，语言平实。

通报则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，作出评价，使人了解情况，受到教育 “请示”和”报告”运用.写法以及区别和注意事项

需要请示的情况

⑴ 上级规定必须经过批准后方能办理的事项；

（一）请求批准的请示

或规定完成任务后必须报请审核的1、提出要求，请求批准

⑵对有政策不甚了解，需上级给予解释

2、提出困难，请求帮助

恳请

⑶工作中出现新情况，请示是否可变通处理

（二）请求指示的请示

⑷重大问题，难以处理，委决不下

1.提出问题，请求解答

⑸内部意见分歧，需上级裁定

2.提出主张，请求裁定

当否，请批示

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

单独成段（三种）

1、工作报告、情况报告用“特此报告”结尾，2、答复报告用“专此报告“

3、递送报告用”请审阅“”请阅收

就报告文字而言，写作时必须注意以下几点：

（一）陈述事实要完整清楚。

（二）分析要精炼，观点要鲜明。

（三）语言要朴实，格式要正确。

请示事项——坚持一文一事，以免延误办事

（1）请求批准的请求事项——往往用一两句话讲清则可（2）请求指示的请求事项——可采用分条列项方法

请示与报告都是上行文，使用时容易混淆，所相对比较来谈二者区别：

1、文种性质不同：请示行文内容具有请求性，是向上机关请求指示和批准的公文；具有请求的性质。而报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问的公文，具有陈述性，2、行文目的不同：请示的目的是请求上级指示、批准、解决具体问题，要求做出明确批复，求复性强；而报告的目的则在让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复；

3、行文时机的时间不同：请示具有超前性，必在事前行文，等上级机关作了批复后，才能付诸实施，而报告则可在事中、事后行文，一般不事前行文（报方案）

4、行文写法不同：请示请求事项单一，要求一文一事，而报告容量可大可小，有时可一文一章，也可以一文数事。

7、“函”的特性，请批函与请示的区别？申请与请示的区别

请示与申请区别——

（1）文种性质不同：请示是下级向上级机关请示指示和批准的法定公文。而申请是个人或单位向有关部门、组织、团体提出某种要求或申请解决某个问题而使用的日用文书。

（2）行文范围不同：

请示“窄”——请示的作者必定是法定的机关、团体，申请“宽”——申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。

（注意——个人向单位或组织请求解决问题不能使用“请示”，只能用“申请”。）

（3）行文前提不同：如果所要求的事项是有明文规定过的或有先例的，就用申请，即根据业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出申请，而遇到工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循，无法可依，需要上级机关作出明确指示或批准，即不知道怎么做时用请示。说通俗点就是 申请是问一件事可不可以做 请示是问这件事怎么做

（4）行文要求不同：机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。

8、会议记录与会议纪要的区别？会议写作常用的三种方法及适应范围？

第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。

第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作凭证或资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行，有指导作用

第三，写法不同：会议记录要求做到如实记录会议的进程及发言的情况，会议纪要则以会议记录为依据，围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括而成。

第四，使用范围不同：会议记录使用范围广，各种会议多可以用，而会议纪要只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的重大会议或专项性会议才使用。

10、“计划”有哪些种类和名称？计划的成熟度、方案的写作的四要

1.内容分：

综合计划、单项计划、专题计划

2.按时间分：

长期计划（跨）

中期计划（、季度)

短期计划（月、周、日）

3.按性质分：

生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、会议计划

4.按管理范围分：

国家、部门、单位、科室、班组、个人

5、按写法不同分:

条文式.表格式.综合式

（1）长中期计划的名称有：

1、规划：拟定具有全局性的，时限较长，涉及面广，提出可能实现的奋斗目标的计划叫规划。（规划带有方向性、战略性、指导性。）

2、设想：对长远的工作而非正式的粗线条计划叫设想。）

3、计划：中期计划，一般时间一般在一年、半年左右，对具体的处理程序和细节进行安排

（2）短期计划的名称有：

1、安排：对短期内一些具体事情地筹划叫安排（会议议程）、2、打算：准备近期去做，只有一些原则性的要求，初线条的大体安排。

3、方案：短、近期单项周密计划（对某项工作经过深思熟虑后从目的要求到方式方法都作出周密安排叫方案）

4、预案：为对应某种突发性的紧急重大事件或情况发生的处置办法称预案

（3）上级下达计划的名称有：

1、意见：上级对下级布置一个阶段性式某项工作提出具体的安排.要求.2、要点：上级对一段时间工作概括安排，对重点任务提示性扼要交代)

3、部署：上级对某项重大任务的安排）、关于成熟度：

不成熟，未定稿的计划应在标题后注明成熟度：

1、草案，2、初稿，3、讨论稿，4、征求意见稿，5、送审稿。

方案写作应做到“四要”

1、对理想目标要预计（前言）

2、对必要地程序要设计

3、对有关地细节要求要说明

4、对需要的花费要预算

11、“总结”的主体部分一般写哪四方面内容？什么是标项撮要法？

计划与总结的关系？

1、前言（基本情况）

2、成绩和经验

3、问题和教训

4、今后努力方向

所谓“标项撮要”，就是将总结的内容分为若干段并标序号，段首处用一个主题句表述观点，来揭示该段主旨，然后全段围绕此观点展开的写法。

12、合同写作的八大基本款项？意向书、协议书、合同的异同？

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的（音“地”）；

三）数量（指标的的计量，用公制计量单位）

（四）质量（指标的的质量，按国家标准、行业标准）

（五）价金（价款或者报酬）

（指取得对方产品或接受对方劳务等所支付的代价）

（六）期限（履行合同有效时限）

地点（履行合同的具体地点）

方式（实现合同规定双方义务的的方式）

包括交货方式、验收方式、结算方式、付款方式等

（七）违约责任（当事人双方依法商定违约制裁的方法）

（八）解决争议的方法（双方约定解决争议的方法）

（当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。）

84页

13、简报的特点、分类、文面格式？编者按的种类与写法

四、简报的种类：（可以从不同角度划分）

①按出刊时间分:

定期、不定期

②按内容涉及范围分:

综合性、专题性

③按性质和作用分（常用）

1、工作简报——反映领会和具体执行党和国家上级指示的情况，反映工作中的经验、教训问题，反映工作中先进事例和错误；

2、动态简报——将了解收集到的思想、政治、经济、文化等各方面动态、进展、经验、问题集中及时反映的简报

3、会议简报——比较大型会议时，用来向领导报告会议情况，并组织引导会议进行。

④按编发文稿的数量与形式不同分：

（1）一期一篇综述型简报

一事一报，篇幅长——1000字左右

如《贵港市学校党建集中建设活动领导小组办公室简报》

（2）一期数篇集纳型简报

（每篇200字左右，每期一般在2000字左右）

分为——

A、信息报道式：一则信息为一段，冠有小标题，自成一体，并列排列，往往在正文前有《要目》或《导读》作封面；如《东莞理工学院工会通讯》

（2）栏目式：按内容分设若干栏目，栏目按重要程度分先后排列，正文前冠〈内容提要〉作封面。如穗 府 信 息

（3）转发式（有编者按，一期一篇或数篇）

一般是领导机关为推动某项工作开展，或为了让某个问题引起有关单位注意，把有参考价值的材料用简报形式转发下去。（这些信息往往来自基层）。

如《三项主题活动简报》

（三）《编者按》的写作类型及要领：切中要害、精练简短

A、说明型：（著作前言、展览前言等都属于此种）

1、编发意图的阐述。

2、介绍交代文章的来源，出处，写作的关键背景，特别是转发处单位的材料，一定交代清楚；

B、标示型：提示中心内容，引起读者注意，引导讨论。

C、评论型：（可赞同原文也可批评原文）引导读者作正确评价，针对原文，表明自己的观点，发表鲜明观点的议论，以启发和深化读者的思考。

14、消息的定义、分类、结构要素及其写法

对新近发生事实迅速及时、简明扼要的报道。

消息的分类：

（从写作角度分为五种）

1、一句话新闻（一篇消息就只一句话，无标题

2、简明消息、（又叫简讯即100字新闻的短消息）

3、动态消息（有“消息头”“三要素”的新闻，结构完整的新闻,一般约300字左右写作上要开门见山、注重动感）

4、综合消息（一般为一组新闻，写作上要点面结合、多角度反映客观事实）

5、图表消息：用图片或表格，再配上文字来阐明新闻报道的主题。这种消息是往往以图表为主，读者在看完图表之后，就对消息报道的内容有了比较全面的了解，甚至更形象、更具体，对读者的印象更深。

6、述评消息（叙议结合点出事件的本质意义和发展趋势,有针对性地发表报道，以帮助人们了解事情的真相，认清其危害

三、消息的结构要素：

标题、消息头、导语、主体、背景、结尾

15、规章制度类有哪些文种？掌握分章列条法、总序分条法、逐条贯通法

包括：法规、章程、规章制度

(1)分章列条法（又叫“章断条连法）

总则、分则、罚则、附则。

全文分若干章，第一章为总则（写明制定规章制度的目的、根据、意义等），中间各章为分则（具体

基本规则部分），最后为附则（执行事项、措施部分）。

条数从总则第一条起依次排列，序号通贯，直至最后一条。（书P149181)

注意：正文一般内容为：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程序与方式、有关说明等。正文内容多时，按章、节、条、款、项目等层次组织，以条为基本单位的如《宪法》

2）序条法（又叫总序分条法）

全文开头有简短序言（写明目的、根据、意义等），然后正文逐条写明分则性内容，一般最末一条写附则内容。

（3）分条法（又叫逐条贯通法）P155

全文从头到尾不分章节，而分条分款逐条排列，序号从起首“第一条”依次排列而下，直至文末。

[3]重点练笔：——（13个文种）