机关公文行文规范

第一篇：机关公文行文规范

机关公文行文规范

一、标题

字体：方正小标宋简体。字号：二号。行距：固定值，28磅。

二、正文

字体：国标仿宋。字号：三号。行距：固定值，28磅。

三、正文标题序号 一级标题：一、二、三、四

字体：黑体。字号：三号。二级标题：

（一）（二）

（三）（四）

字体：国标楷体。字号：三号。加粗。三级标题：1.2.3.4.字体：国标仿宋。字号：三号。加粗。四级标题：（1）（2）（3）（4）

字体：国标仿宋。字号：三号。

第二篇：机关公文行文格式统一规范

部机关公文行文格式统一规范

一、页面设置

（一）页边距。上：3.7厘米； 下：3.5厘米；

左：2.8厘米；右：2.6厘米。

（二）方向。纵向（特殊要求除外）。

（三）纸张。A4纸 210×297毫米（特殊要求除外）。

（四）页眉、页脚和页码。页眉：1.7；页脚：2.1；

页码：小4号仿宋（首页不显示页码），居中（特殊要求除外）。

（五）网络。指定行和字符网络。

（六）字符。每行28字符，跨度15.8磅。

（七）行。每页22行，跨度28.95磅。

二、字体

（一）标题和正文设置。

一级标题：2号方正小标宋简体（不加黑）；

二级标题：3号黑体（不加黑）；

三级标题：3号楷体（不加黑）；

四级标题：3号仿宋（加黑）；

正文：3号仿宋（不加黑）。

（二）字符间距。缩放：100%； 间距：标准； 位置：标准。

三、段落和其它

（一）缩进。左：0字符；右：0字符；特殊格式： 首行缩进；度量值：2字符。

（二）间距。段前：0行；段后：0行；行距：固定值；设量值：28。（一级标题设量值为38，一级标题和正文之间空一行）

（三）附件。公文如有附件，则在左上角用3号字体定格标注“附件”后标全角冒号；两件或以上附件按顺序标注“附件一：”、“附件二：”，附件标题、小标题、正文排版同主件相同，若有图表，表内文字可灵活处理。正文标注附件必须一一对应。批转、转发、印发的公文，不属公文附件，不加附件标注。

（四）公文结构层次序数。公文结构层次序数一般为：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“

1、”，第四层用“（1）”。

（五）发文机关署名及成文时间。有主送机关的公文必须有部机关署名，无主送机关的可以不注部机关署名；以红头文件下发，需加盖公章。

成文时间以领导同志最后签发日期为准，联合行文以最后一个单位领导同志签发日期为准，如领导同志签发后因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，须呈领

导同志再次签发，公文成文时间用阿拉伯数字写明年、月、日。如果成文时间需用汉字，则“O”不得写为“零”。

第三篇：公文行文规范重点

附件

公文行文规范重点

根据《国家行政机关公文处理办法》和公司《公文行文规则》、《公文处理规程》的有关规定，结合实际工作情况，现将公文行文中涉及到的有关问题规范如下：

一、关于公文文种

重点要区分请示和报告两种文种。

1、“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；凡需批复的文件一律要用“请示”，不得出现“请示报告”、“申请报告”等文种混淆的现象。

2、“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。凡汇报工作一律使用“报告”，不得使用“汇报”、“情况说明”等非规范性文种。

二、关于行文关系

公文行文应遵循对等原则，一般不得越级行文。

1、除总裁授权总裁办公室作为公司发文的补充外，总部各部室不得以部门名义向公司的上级机关等单位行文，不得以部室名义直接向办事处和子公司直接行文，可以向办事处和子公司相对应的职能部门行文。

2、办事处不得以正式文件向总部发函，也不得以正式 文件向总部有关部门报送请示或报告。如需商洽工作，可以向总部有关部门发函。

3、办事处的内设机构不得直接向总部行文。

4、各单位不得以单位名义向公司领导个人报送文件。

三、关于签发人

1、一般情况下，公司向国务院、有关监管部门报送的请示、报告由总裁签发；其他公司发文由公司分管领导签发。

2、办事处、子公司报送公司总部的请示、报告由办事处负责人签发，文件上要注明签发人（办事处部分公文文头模版见附件1-4）；其他发文由办事处、子公司负责人或者由负责人授权的其他负责人签发。

四、关于发文字号

1、发文字号，包括单位代字、年份、序号。平行文和下行文的发文字号在发文单位标识下空2行，居中排列。上行文应当在首页注明签发人，印在发文字号同行右端；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后列全角冒号，冒号后标识签发人姓名。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。发文字号上区别文种，上行文用“报”，下行文用“发”、“复”等，平行文用“函”。联合发文，只标明主办单位发 文字号。

2、公司总部各部室单位代字如下： 总裁办公室 华融办 资产经营部 华融资产 发展规划部 华融发展 创新业务部 华融创新 风险管理部 华融风险 计划财务部 华融计财 股权管理部 华融股权 投资事业部 华融投资 客户营销部 华融营销 第二重组办公室 华融二办 法律事务部 华融法律 审计部 华融审计 信息科技部 华融科技 人力资源部 华融人力 工会工作委员会 华融工会 纪委监察室 华融纪检

资产经营部为例，总部各部室发文字号示范： 华融资产［2010］X号。

3、办事处单位代字一般为办事处所在城市简称。以北京办事处为例，办事处发文字号示范如下： 华融京报［2010］X号； 华融京发［2010］X号； 华融京复［2010］X号； 华融京函［2010］X号； 华融京党发［2010］X号； 华融京纪发［2010］X号； 华融京党办［2010］X号； 华融京综管［2010］X号。

4、子公司单位代字一般应为子公司简称。以华融租赁为例，子公司发文字号示范如下：

华租报[2010]x号 华租发[2010]x号 华租复[2010]x号 华租函[2010]x号 华租任[2010]x号 华租办[2010]x号 华租党发[2010]x号 华租党办[2010]x号

五、关于标题

1、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。标题中一般不写子公司或办事处名称。

2、标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。

3、公文标题居于红线下空1行，字体用宋体小二加黑。标题呈上宽下窄的倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

六、关于主送单位

主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。报送公司总部的文件，主送单位为“公司总部”；抄送单位是指与该公文内容有关的总部有关部室、其他子公司或公司外部平级单位；抄报单位是指除主送单位外需要知晓公文的上级单位。

七、关于正文字体

文中正文用仿宋三号字，文中一级标题用黑体三号字，二级标题用楷体三号字。标题独立成行的，结尾不带标点。公文纸一般采用国际标准A4型。页面布局一般采用Word软件默认普通版式，即上下页边距各2.54厘米，左右页边距各3.18厘米。段落中“对齐方式”采用“两端对齐”，行距采用“单倍行距”。

八、关于引文

公文中引用的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

九、关于序号 结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。只有两层关系时，也可以用“

一、”，“

1、”。

十、关于附件

1、公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。如系转发文件并在公文标题中已写明文件名称的，可省略标注附件名称。

2、附件如有序号使用大写数码（如附件：“

一、XXXX”）。附件中若还有附件，序号用阿拉伯数字（如附件：“

1、XXXX”）。附件名称后不加标点符号。

3、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

十一、关于签章

1、公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名字，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章。

2、单位印章与正文应同处一面，一般不采取标识“此页无正文”的方法解决。

十二、关于成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签 发单位负责人的签发日期为准。成文时间右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。

十三、关于定密

要正确区分国家秘密和商业秘密。

1、国家秘密分为:秘密、机密和绝密。公司系统各单位均无权在文件上标注国家秘密（秘密、机密、绝密）字样。涉及国家涉密的文件一律不得扫描或简单编辑后上网。涉及国家秘密的文件传递要按要求以纸质文件形式经由机要通信渠道或专人送达，一律不得使用特快专递或普通邮寄方式传送。

2、商业秘密分为：“商密一级”、“商密二级”、“商密三级”。商密一级：公司最重要的保密信息，如果泄露将对公司造成巨大损害或直接危及公司利益，例如公司改制的有关文件。商密二级：公司的重要保密信息，如果泄露将对公司造成较大程度的损害或在某一地区或业务领域造成重大损害，例如重大业务信息。商密三级：公司普通保密信息，符合公司商业秘密的最低要求，例如公司有关商业化业务成果。商密类文件按规定可上网传输。

十四、关于会签

公文内容涉及其他部室职权范围内的事项，主办部室应主动与相关部室协商，会签意见后签报公司分管领导，批准后方可行文。如有分歧，主办部室负责人应当出面协调，仍 不能达成一致时，主办部室应列明各方理据，提出倾向性意见，并与相关部室会签后报请公司分管领导协调审定。

十五、关于是否签报

涉及重大事项或重要批复性事项的公文，主办部室应先拟制签报稿，说明拟发文的主要内容和原则。如果是一般性转发文、例行工作等等，可以直接拟文送总裁办公室审核，报送公司领导签发。公文拟制时，应区别文件是制度性文件还是其他文件，分别按相应的行文规则拟文，制度性文件按照《制度性文件编制及管理规程》（编号：00—12003—20）编写，其他文件按照一般公文行文要求拟制。

附件：

1、办事处上行文头模版

2、办事处下行文头模版

3、办事处平行文头模版

4、办事处部室文头模版

第四篇：公文行文规范标准

公文行文规范标准

一、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“ [ ] ”。

二、标题的要求

（一）正文必须要有标题（封面除外）。标题（方正小标宋GBK二号字）（2011年11月），（方正楷体GBK三号字），班子名称或职务（方正楷体GBK三号字）。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。

（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

（三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

三、正文的要求

（一）正文要与标题隔一行。

（二）正文（方正仿宋GBK三号字）。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号方正黑体GBK，二级标题使用三号方正楷体GBK，三级标题使用三号方正仿宋GBK，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。

（三）全文层次序号的使用

第一层次标题（方正黑体GBK三号字）第二层次标题（方正楷体GBK三号字）第三层次标题（方正仿宋GBK三号字）第四层次标题（方正仿宋GBK三号字）

1.第一层为“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。

2.第二层为“

（一）”，以下可排

（二）（三）

（四）等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。

3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2.3.4.5.6.7.等。

4.第四层为“⑴”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。

— 2 — 5.第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

（四）行文格式的要求

1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前面不空格。

2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。

（五）正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

（六）正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号方正仿宋GBK字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

四、正文中一些主要标点符号的使用

（一）破折号。行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，— 3 — 破折号的长度为两个汉字的长度，例“——”，而不是数个短横，例“——”。

（二）连接号。相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。工作计划、总结中使用到的主要有以下情况：

1.表示时间起止的，工作计划、总结中有关中的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。

2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“0～3岁婴幼儿”，0和3之间应用浪纹线。

3.表示地点的，例如：文山——百色，是两个汉字的长度。

（三）省略号。省略号的形式为“……”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。

（四）标点符号的位置

1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。

2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。

3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。

（五）页码用四号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、文章中数字的使用

（一）使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2013年2月25日 500克 20支 等。

（二）使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二〇师 “ 十二五”计划 零岁教育等。

（三）应当使用国家法定计量单位。

（四）全文数字字体均用Times New Roman

六、封面和成文结尾时间的汉字写法

（一）正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间使用阿拉伯数字。

（二）时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼

— 5 — 写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二00九年。

（三）其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（四）成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。

七、落款及时间

落款位于正文内容空三行右下方，落款时间左空4个字，单位以日期为准居中。

八、公文中纸张及印章的正确使用

版式通用word，页边距上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，行距一般为固定值28磅。如有特殊要求，另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

第五篇：公文写作与行文规范

公文写作与行文规范

第一节 公文概述

一、公文的含义

公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。

二、公文的特点

（一）法定的权威性

首先,公文的作者和读者是法定的;

其次,适用范围是法定的;

第三,发文权限是法定的.（二）格式的规范性

（三）执行的时效性

三、公文的种类

（一）《国家行政机关公文处理办法》中有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）《中国共产党机关公文处理条例》中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

（三）公文按照传递方向、性质、密级、紧密程度和表达形式等不同，可以有许多种分类方法。

（四）公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。

（五）按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。

（六）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。

四、公文的一般格式

公文格式一般包括:眉首、主体、版记三个部分。

000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发

（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。

（一）眉首：

其中：

发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如：淮安汽车运输集团有限公司文件

发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。

例：

国发〔2004 〕40号机关代字年号序号淮汽行〔2011 〕20号机关代字年号序号

（二）主体：

000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发

（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。

例：

1、标题

公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。

例：

淮汽集团关于召开2011年春运工作表彰大会的通知发文机关主要内容文种关于召开2011年春运工作表彰大会的通知省略发文机关通告

省略发文机关、主要内容

标题常见的病例八方面：

（1）要素不全

（2）乱用文种

（3）隶属不清

（4）提炼不精

（5）题不达义

（6）用词重叠

（7）滥用符号

（8）标注不规范

2、主送机关：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如＂江苏省发展和改革委员会＂简称为＂省发展改革委＂，不能简称为＂省发改委＂;＂淮安市发展和改革局＂简称为＂市发展改革局＂，不能简称为＂市发改局＂等。

为了避免简称说得不规范，我们正常都是在公文中标注主送机关的全称。

3、正文：正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。

4、附件:是指随公文转发、报送的文件或资料。

5、成文日期:公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。正文右下方为发文机关，可以写，也可省略。

6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

7、印章

公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称;联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。

8、附注是指需要说明的其他事项。写在成文日前的左侧。

（三）版记

000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发

（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。

1、主题词

主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词，公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责人制定和发布。主题词分为主表和附表两大部分。

例：

×× 市关于发展外向型经济的若干补充规定

主题词：经济

开放

政策

规定

淮安市关于加强水土保持工作的通知

主题词：农业

水土保持

通知

2、抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

3、印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文印制的时间为准。

4、版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。

5、版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

五、公文行文制度

行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。

（一）行文方向

1、上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。

2、平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。

3、下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。

4、泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

（二）行文方式

是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。可从三个方面分类：

1、按受文机关或行文对象的范围分类

（1）逐级行文

（2）越级行文

（3）多级行文：发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。

（4）普发行文：发文机关向所属所有的机 关一次性行文。

（5）通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。

2、按发文机关的个数分类

（1）单独行文：只有一个机关署名发出的公文。

（2）联合行文：由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。

3、按行文对象的主次分类

（1）主送：发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。

（2）抄送：发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。

（三）行文规则

是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。

1、行文应当确有必要，注重效用

机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。

2、行文根据的规则

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。

3、政府各部门行文规则

属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

（1）政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。

（2）政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文。

4、联合行文规则

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。

5、协商一致的规则

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

6、抄送规则

向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

7、请示规则

各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。请示应当一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。

8、报告规则

（1）报告中不得夹带请示事项。

（2）一般不得越级报告。

如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。

9、报刊发表应视作正式公文的规则

经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。

10、一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”

第二节

几种常用公文格

式特点

一、通知：

（一）功用

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）特点

１、适用范围广

２、使用频率高

３、行文时效性强

（三）格式

标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”

主送机关

正文：缘由和目的、通知事项、执行要求

落款

(四)写法

1、指示性通知

又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。

例：《财政部、审计署、监察部、最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知》其事由部分写得很充分：

“长期以来，党和国家一直十分重视财经纪律状况，采取措施维护和整顿财经秩序，各部门和各财经执法机构作了大量工作，为促进国民经济的持续、稳定、快速发展，加强社会主义法制建设，保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用。但是，在财经执法工作中，也普遍存在执法不力，以补代罚、以罚代刑、‘对事不对人’的现象，已成为违反财经纪律问题屡查屡犯、屡禁不止的重要原因。这种状况如不采取果断措施加以改变，不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展，还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响。为此，各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识，牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法纪观念，加大执法力度，切实改变执法不严的状况。为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任，现将有关事宜通知如下：„„”

2、批转、转发、发布通知：

共同点：

（１）均有附件,而且附件是主要件

（２）标题均含有批转、转发、发布公文的名称

（３）正文均较短

例：

关于修订下发《人力资源管理制度》及 《员工薪酬与绩效考核制度》的通知

公司各单位、各部室、工会：

为了适应企业发展的需要及法律环境的变化，2007年12月27日公司第二届第三次职工代表大会对《人力资源管理制度》及《员工薪酬与绩效考核制度》提出了修改意见，2008年1月5日公司工会委员会成员和公司企业方代表经过平等协商，确定两项制度修改后的具体条款，2008年2月2日经公司董事会审议通过，现下发给你们，遵照执行。各控股子公司应通过法定程序予以确认、执行。

附：

1、《人力资源管理制度》

2、《员工薪酬与绩效考核制度》

二○○八年三月十七日

［析评］

这是一篇我公司发布的告知性通知。通知正文只有一段，依次写了目的、依据和事项，文字简练。

3、会议通知：

正文需交待清楚的几项要素：会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点，以及必要的准备。

例：

关于召开淮汽网站管理工作会议的通知

公司各单位：

为进一步完善公司网站版面、提高维护管理质量，公司定于近期召开网站管理工作会议，具体内容如下：

一、会议时间：2011年3月7日16:00

二、会议地点：公司第三会议室

三、参会人员：......四、会议内容：总结网站管理工作经验和不足，研讨下一步网站管理意见，进一步完善版面、提高质量。

请参会人员做好发言准备。

特此通知。司

二０一一年三月四日

4、任免通知

例：

关于XXX同志聘职的通知

公司各单位、各部室：

淮安汽车运输集团有限公

经考评，总经理决定：

聘用XXX同志为XXX经理（主持工作）。

聘期为一年，自发文之日起执行。

淮安汽车运输集团有限公司

二○○六年十一月二十九日

二、报告

（一）功用：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（二）特点：

1、汇报性；

2、陈述性。

（三）类别：

１、工作报告

用于汇报某一阶段的正常工作。

２、情况报告

用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。

３、答复报告

用于答复上级机关查询的事项。

(四)格式

１、标题

２、主送机关：为直属上级机关。

３、正文：报告的缘由、报告的内容、报告的结语。

４、落款

（五）写法摘要

工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。

情况报告一般以 “ 情况――原因――教训――措施 ” 的结构来写。

答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。

例：

关于治理水质污染问题的报告

××市人民政府：

前接×政发 〔 2004 〕10号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：

我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是„„四是„„

解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂„„。其次，加大宣传力度„„其四，环保部门依法行政，严格执法，从源头把关，减少各种污染。

专此报告.二○○四年四月二十九日

(六)行文规则

１、不得夹带“请示”事项。

２、一般不越级。

三、请示

（一）功用

适用于向上级机关请求指示、批准。

１、属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的；

２、对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的；

３、工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；

４、遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。

５、属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。

（二）特点

１、求复性

２、单一性

（三）类别

１、请求批准的请示

２、请求指示的请示

３、请求帮助支持的请示

４、请求批转的请示

（四）格式与写法

１、正文重点是两部分内容：

请示的缘由——“为什么要写请示”

请示的事项——“请示什么”

２、写好请示缘由的要求：

（１）合情合理

（２）具体充分

（３）清楚明白

例：

关于解决职工宿舍区自来水分表到户改造费用的请示

集团公司：

我单位受托管理的七个职工宿舍区分别位于淮海东路、淮海西路、大治路、健康东路、承德路等地，宿舍区的房屋始建于六、七十年代，供水管道因建设年代久远导致锈蚀十分严重，每年因管道渗漏造成的水损耗近20万吨，经济损失约45万元。为保护珍贵的水资源，建设节约型社会，根据淮政发（2003）124号文件精神，我单位对所管辖的七个宿舍区全面推行自来水分表到户改造工作，现改造工作已全部结束，共计改造983户，七个宿舍区的所有住户的自来水全部实现了分表到户。

在对宿舍区进行自来水分表到户的改造过程中，改造费用我单位已先期垫付，现恳请集团公司予以解决为感。

商贸经营部

二○○六年七月二十六日

（五）请示的行文要求

１、必须一文一事

２、不能多头请示

一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。

３、不得越级请示

有必要时，要抄送被越过机关。

（六）请示与报告的区别

１、行文目的不同

２、内容要求不同

３、行文时限不同

四、函

（一）功用

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（二）特点

１、使用的广泛性

２、行文的多向性

３、写作的灵活性

（三）类别

1、按照内容性质和用途划分：商洽函、问答函、请求批示和批复事项的函。

2、按行文方向划分：去函、复函。

（四）格式与写法

1、函可以不设文头、不编文号、不写标题。

2、发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。

3、事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。

4、结语：“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告”、“特此函复”

（五）写作须知

1、内容要简洁

2、语言要得体

3、文体要正确

例；

函

××汽车运输集团有限公司：

因我公司原有客运站场进行搬迁，并对各客运站的始发班线进行调整，现将涉及贵公司的调整班线告知如下，请贵公司予以配合。

特此函告。

淮安汽车运输集团有限公司

二○一○年十一月一日

五、批复

（一）批复的含义

批复是上级机关针对下级机关报送请示的批注答复。

批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文，批复的内容涉及面比较窄。首先，每个机关都受权有限，上级机关一定在职权范围内批复；第二，上级机关要根据请示的内容批复，同时，对下级机关作出的批复要符合方针政策、法律法规，要合情合理、切实可行。因此，比起其他文种来，批复的使用范围最不宽泛。

（二）批复的特点

1、针对性

指批复一定是针对下级机关的某一请示作出的答复，不可能无缘无故作出批复，即“有请示必定有批复”。而且，批复必须是态度明确的，批复的内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复。

2、指示性

指上级机关在回复下级机关提出具体问题的同时，往往要对下级机关提出政策指导，对每一问题或环节的具体要求及执行要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报。

3、及时性

指上级机关在收到下级报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不要耽搁、延误，因为批复是请示机关办理事项和开展工作的依据。即得不到批复的下级机关是不能做请示涉及内容的工作的。

4、被动性

指批复是根据下级机关的某一请示作出的答复，没有请示便不会有批复。不会有主动向下级发送批复的情况。

（三）批复的结构

1、标题

发文机关+事由+文种

事由+文种

2、正文部分

开头：引述来文标题和文号，使用惯用的过渡句“现批复如下：”

主体部分：表明态度，提出要求。

批复一般不安排结束语，批复内容完结了便自然结尾。

3、落款

批复的落款由署名和成文日期组成。

例： 要点标题：主送机关：正文：模板

（一）×××单位关于×××的批复—————：（主送机关）你局《×××单位关于×××的请示》（×报〔××××〕×号）收悉。现批复如下：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。发文机关：成文日期：

×××××××××××××年×月×日

六、会议纪要

（一）会议纪要的含义

会议纪要是经过整理的会议要点，是用于记载和传达会议精神、情况及议定事项的公文。

会议纪要的使用范围较为宽泛，是机关、团体、企事业单位记载和传达会议精神、情况及议定事项使用的文种。《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《中国人民解放军机关公文处理条例》《人大机关公文处理办法》（试行）《人民法院公文处理办法》《最高人民检察院机关公文处理规定》等法规性文件都将会议纪要列为法定文种。

（二）会议纪要的特点

1、纪实性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。要求忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性使其具有资料文献价值和凭证作用。

2、提要性

会议纪要的提要性，是指会议纪要将会议精神和情况进行综合、概括，重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者的主要观点，达成的共识，形成的决定或决议等。

3、指导性

会议纪要具有指导工作的作用，要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。

4、知照性

会议纪要的知照性，是指通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。

（三）会议纪要的结构

1、标题：

按照《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（BG/T9704—1999）的规定：会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。如《国务院扶贫开发领导小组第一次全体会议纪要》等。

2、正文部分

开头：概括交代记述会议的基本情况，包括召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。介绍会议的基本情况，要详略得当。然后，可用“会议纪要如下：”或“会议经过讨论，议定以下意见：”等过渡语句转入主体部分。

主体：集中反应会议的主要精神、会议议定的事项、会上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。可以分条列项，加小标题或题号；也可以用“会议认为”“会议指出”“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。

结尾：会议纪要的结束语，比较简短，或提出希望、号召，或强调意义，或提出要求。有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文自然结束。

3、落

款

会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。

会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。

《国家行政机关公文处理办法》和《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（BG/T9704—1999）都有“会议纪要不加盖印章”的规定。

要点标题：标识成文日期：主送机关：正文：概况—————：模板××××会议纪要（×××年×月×日）时间、地点、名称、主持人、主要出席人、主要议程、讨论的主要问题等，过渡语句（会议决定如下）：事项

一、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

三、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿结束语发文机关：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。××××××××

第三节

公文的写作过程

一、公文的构成要素

材料——文章的“血肉”

主题——文章的“灵魂”

结构——文章的“骨架”

语言——文章的“细胞”

二、公文的材料

材料是形成观点的基础，是表现观点的支柱，材料的使用要点：

（一）材料要点面结合：既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例的典型情节。

（二）材料之间要有较强的逻辑关系：各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情况。

（三）材料要处理好详略关系：最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细；反之则略。

三、公文的主题

（一）公文主题“三要素”：中心思想、原委背景、行文目的。

（二）公文的主题主要来自于三个方面：单位领导、工作实践、文件文献。

四、公文的结构

（一）公文的结构方式具有程式化的特点：

“五个要素——三个部分”

（二）五个要素：

1、依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；

2、目的——公文达到什么意图；

3、文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；

4、事项——公文的具体内容，是公文的重点；

5、要求——提出希望、要求。

（三）三个部分：前言；主体；结尾。

公文五要素范例： 各单位：

袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①(依据)为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培目的养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②(目的)省人民政府决定：③(文种承启语)

（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；

„„④(内容)

希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤(要求)

五、公文的语言

（一）特点：简明、准确、庄重、规范。

1、用书面语

书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。例：

2、用文言词语的保留用法

是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色。如：收悉、惠允

3、用专业术语

由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。

例：不规范语言范例

口语：改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜

公文：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”

（二）常用公文开端用语

为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

（三）常用公文结尾用语

上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告； 以上报告，请批转；以上报告，请审核。

平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。

下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为„„而努力；„„现予公布。

六、公文写作 “20字诀”

符合政令

行文周严

格式规范

遵守规则

表述精当