公文行文规则

第一篇：公文行文规则

公文行文规则 1目的

规范公文种类、发文类别、公文格式、行文规则等公文处理工作，提高公文效用。2范围

适用于公司公文行文的规范管理。3术语和定义

本公司所称的公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书（不含签报），是公司开展业务和管理活动的重要工具。4职责和权限 4.1公司办公室

负责起草公司有关公文管理的规章制度，指导和管理公司的行文规范工作。4.2公司各部门

负责本部门公文行文规范管理工作。5工作程序

5.1公文种类及其适应范围：

1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，嘉奖和处分有关单位或人员；变更或撤销部门不适当的决定。

2）通知：适用于传达落实党中央、国务院、上级单位和主管部门会议、文件、指示精神；发布规章制度；转发上级单位、同级单位

和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级机构办理和需要周知、执行的事项；任免干部。

3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复上级单位和主管部门的询问。

5）请示：适用于向上级单位和主管部门的请求指示、批准。6）批复：适用于答复下级单位的请示事项。

7）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

8）函：适用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准和答复审批事项等。

9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2公文类别及适用范围

以公司名义的正式发文：包括行政类、党务类发文字号。5.2.1行政类发文

1）金交所发：适用于传达党中央、国务院及上级单位和主管部门的会议、文件精神，公司重大决策和部署全系统工作等的重要文件。

2）金交所函：适用于向无隶属关系的单位，通报、商洽、询问、答复有关事项。

3）金交所报：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准，汇报工作，反映情况，陈述问题，提出建议或答复上级单位和主管部门询问等文件。

4）金交所任：适用于干部任免和聘用。5）金交所复：适用于答复下级单位请示事项。

6）金交所办发：作为公司发文的补充，适用于日常业务和管理活动的文件。5.2.2党务类发文

1）金交所党发：用于公司党委重要发文。2）金交所党办：用于公司党委一般发文。

3）金交所党：用于上行文，公司党委向上级党组织请求指示（包括干部任免请示）、报告工作和反映情况。

4）金交所党任：用于公司系统党内人事任免。5）金交所纪发：适用于公司纪委发文。6）金交所工：适用于工会委员会发文。7）金交所团：适用于公司团委发文。5.3公文格式

5.3.1公司公文由发文单位、发文种类、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄送单位、本公司发送部门、校对和时间等部分组成。

5.3.2发文单位：应使用全称或规范化简称；联合发文，应将主办单位排列在前。

5.3.3公文密级：涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应根据《保密工作管理规范》分别标明秘密、机密、绝密等密级，不标明密级的文件视为不涉密文件。

5.3.4紧急公文：应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，紧急程度不标明的文件视为“一般”。

5.3.5发文字号：发文字号包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文单位标识下空2行，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标公元全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。

5.3.6公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，不要包含公司名称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题居于红线下适当位置，字体用二号宋体字。如标题字过多也可用三号黑体字。标题呈倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.3.7主送单位：主送单位即公文的主要受理单位，主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。

5.3.8公文字体：除标题外，发文字号、主送单位、正文、附注、落款年月日、抄报送单位、内部发送、印发机关和印发时间等文字使用3号仿宋字体。正文中如插入图表或其他文字等，字体字号可自行设定，但要搭配美观得体。

5.3.9公文正文：正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

5.3.10附件：公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件如有序号使用大写数码（如附件：“

一、XXXX”）；

附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

5.3.11印章：公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距或正文字数等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

5.3.12成文日期：成文日期以签发人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

5.3.13主题词：公文应标注主题词。主题词是用于文件的分类和检索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部分组成。主题词应按照《公司常用公文主题词表》的内容和归档进行标引。上报的公文，应当按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过四个。5.3.14抄送单位：抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送单位左空1字，后标全角冒号；抄送机关用顿号

或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

5.3.15 内部发送：位于抄送单位之下位置，标明在本单位内发送范围。5.3.16 印发单位和印发时间：印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

5.3.17公文用纸：公文纸一般采用国际标准A4型，左侧装订，每页22－24行，每行26－28个字。

5.3.18 公文结构层次序数：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”，第五层为“a”，第六层为“a)”。5.3.19 公文中的数字：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.3.20 计量单位：应当使用国家法定计量单位。5.4行文规则

5.4.1行文应当确有必要，注重效用。凡可发可不发的公文，可以以电话通知、发电子邮件等方式进行处理。

5.4.2公司各部门不得以部门名义对公司系统外行文，确因工作需要，可以部门名义对公司系统外发送便函。

5.4.3公司发文除有特定发送范围的，均应发送公司领导和办公室。一般性业务工作文件，应根据业务需要发送公司相关部室。5.4.4 根据来文拟办的文稿，必须将来文附在文稿后面，以便审核和存档。6相关文件

6.1《保密工作管理规范》 6.2《公司常用公文主题词表》 7相关记录

无

第二篇：机关公文行文规范

机关公文行文规范

一、标题

字体：方正小标宋简体。字号：二号。行距：固定值，28磅。

二、正文

字体：国标仿宋。字号：三号。行距：固定值，28磅。

三、正文标题序号 一级标题：一、二、三、四

字体：黑体。字号：三号。二级标题：

（一）（二）

（三）（四）

字体：国标楷体。字号：三号。加粗。三级标题：1.2.3.4.字体：国标仿宋。字号：三号。加粗。四级标题：（1）（2）（3）（4）

字体：国标仿宋。字号：三号。

第三篇：公文的 行文关系

公文的行文关系

1、行文关系的确定

根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围来确定。（1）行政上下级关系

直接的上下级关系是指同一组织系统中具有领导和被领导的上下级之间的关系，如国务院与各省、自治区、直辖市之间的关系、国务院与国务院各部委、各直属机构之间的关系。（2）业务上下级关系

业务上下级关系是指同一组织系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的关系。这种关系实际上是业务的领导与被领导的关系，如国家教育部与各省、自治区、直辖市教育厅之间；省财政厅与各市财政局之间。（3）相同级别关系

相同级别关系是指同一组织系统中机关级别相同的各个行政机关之间的关系。如国务院各部、委、办、局，各直属机构之间的关系；各省、市、自治区、直辖市之间的关系。相同的各个行政机关之间的关系是一种平级关系。（4）不相隶属关系

不相隶属关系是指非同一组织系统的、不相隶属的、没有领导和被领导的行政机关之间的关系。这种关系可以是上下级，也可以是平级的，如：国务院办公厅和各省、自治区、直辖市教育厅之间的关系；省财政厅与大学（地级大学）、省教育厅与省委宣传部之间的关系。

2、根据国家行政机关的关系，各级机关之间的行文关系可分为上行文、下行文、平行文和普行文四个方向。（1）上行文

上行文是下级机关向上级机关行文。确定其行文关系应注意： ①向直属上级行文，不可越级行文

上行文的主送机关必须是直属上级机关。如市人民政府（不包括县级市）的直属上级机关是省人民政府。在一般情况下，市人民政府只能向省人民政府行文，如无特殊情况，不可以越过省人民政府而直接向国务院行文。如果情况特殊，需要越级行文，则必须抄送省人民政府。②准确选定文种，不可错用文种

向上级机关行文的文种有“请示”、“报告”、“议案”和“函”。“请示”、“报告”用于向直属上级机关行文；“议案”则用于人民政府向同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项；“函”一般用于向不相隶属的上级机关行文。

这些文体在选择上要注意它们之间的差异。③主送机关要单一

上行文的主送机关就是发文机关的直属上级机关，因此，主送机关只能写一个，不能写两个以上的主送机关。即使是“函”，主送机关也应是一个，不能多头主送。（2）下行文

下行文即上级机关向下级机关行文，也包括上级业务主管部门向下级业务部门的行文。下行文确定行文关系时应注意： ①按直属上下级关系行文

下行文和上行文一样，必须按照直属的上下级关系行文，不可以越级行文。如省人民政府向下行文，必须直接向各地、自治州、市人民政府，省政府各厅、局，各直属机构。不可以直接向县及县级市行文。

下行文的主送机关可以有多个。凡是发文机关直属的下级机关，都是下行文的主送机关，但在列出下行文的主送机关时不应该也不可能把所有的下级机关都列出来。

一般说来，政府机构的主送机关可以分为两部分：政府机关、职能部门和直属机构。

政府机关包括三部分：汉族区域政府、少数民族区域政府和直辖政府。如国务院向下发文，其主送机关是这样安排的：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。

其他各职能部门的下行文主送机关的排列可依此类推，如国土资源部的下行文，其主送机关可以这样排列：各省、自治区、直辖市及计划单列市土地（国土）管理局（厅），解放军土地管理局、新疆生产建设兵团土地管理局。②文种的选择要恰当 下行文的文种比较多，有“命令（令）”、“决定”、“意见”、“通知”、“会议纪要”、“批复”、“通报”等，在具体选用时要考虑准确、恰当。要做到准确恰当，首先要注意文种与发文意图的一致性问题。比如，同样是表彰先进，发文意图不同，则选择的文种也不同，如果要给予重大的表彰，则要用“命令（令）”；比较重大的表彰，则要用“决定”；一般的表彰，则用“通知”。其次，要注意文种与机关的级别的一致性问题，有些文种不能在较低级别的政府机关里使用，如“命令（令）”，虽然按规定县级以上的人民政府机关可以使用，但在实际应用中县级机关使用“命令（令）”很少，其他非政府机关，如企业事业单位，则不可以使用“命令（令）”。（3）平行文

平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。行文时应注意： ①没有隶属关系，应根据相互关系行文

机关之间属于不同的组织系统，或虽属于同一组织系统，但机关的级别是相同的，这样的机关之间不能行指导性、法规性、呈报性公文，如财政部与各省、自治区、直辖市人民政府之间，不能行法规性、指导性、呈报性公文。如果财政部的指导性、法规性公文需要各省、自治区、直辖市人民政府执行时，则要由上一级领导机关批转，即由国务院批转，该公文方可运作。平行机关和不相隶属机关之间可行知晓性、商洽性公文。②文种的选择一般以函主

平行文的文种主要是函，各种机关之间者可以通过函进行沟通、并商洽事宜。（3）普行文

普行文是向全社会行文，行普行文要注意以下两点： ①没有明确的行文关系

普行文一般没有明确的行文关系，因为受文单位是全社会，行文与受文之间不具备行文关系。但要注意公文面向的具体读者对象。如果面向国内外，则要考虑行文的广泛性，如果面向一定范围，要考虑一定范围内读者的接受。②普行文的文种

普行文的文种有“公告”和“通告”两种。

第四篇：公文行文规范重点

附件

公文行文规范重点

根据《国家行政机关公文处理办法》和公司《公文行文规则》、《公文处理规程》的有关规定，结合实际工作情况，现将公文行文中涉及到的有关问题规范如下：

一、关于公文文种

重点要区分请示和报告两种文种。

1、“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；凡需批复的文件一律要用“请示”，不得出现“请示报告”、“申请报告”等文种混淆的现象。

2、“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。凡汇报工作一律使用“报告”，不得使用“汇报”、“情况说明”等非规范性文种。

二、关于行文关系

公文行文应遵循对等原则，一般不得越级行文。

1、除总裁授权总裁办公室作为公司发文的补充外，总部各部室不得以部门名义向公司的上级机关等单位行文，不得以部室名义直接向办事处和子公司直接行文，可以向办事处和子公司相对应的职能部门行文。

2、办事处不得以正式文件向总部发函，也不得以正式 文件向总部有关部门报送请示或报告。如需商洽工作，可以向总部有关部门发函。

3、办事处的内设机构不得直接向总部行文。

4、各单位不得以单位名义向公司领导个人报送文件。

三、关于签发人

1、一般情况下，公司向国务院、有关监管部门报送的请示、报告由总裁签发；其他公司发文由公司分管领导签发。

2、办事处、子公司报送公司总部的请示、报告由办事处负责人签发，文件上要注明签发人（办事处部分公文文头模版见附件1-4）；其他发文由办事处、子公司负责人或者由负责人授权的其他负责人签发。

四、关于发文字号

1、发文字号，包括单位代字、年份、序号。平行文和下行文的发文字号在发文单位标识下空2行，居中排列。上行文应当在首页注明签发人，印在发文字号同行右端；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后列全角冒号，冒号后标识签发人姓名。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。发文字号上区别文种，上行文用“报”，下行文用“发”、“复”等，平行文用“函”。联合发文，只标明主办单位发 文字号。

2、公司总部各部室单位代字如下： 总裁办公室 华融办 资产经营部 华融资产 发展规划部 华融发展 创新业务部 华融创新 风险管理部 华融风险 计划财务部 华融计财 股权管理部 华融股权 投资事业部 华融投资 客户营销部 华融营销 第二重组办公室 华融二办 法律事务部 华融法律 审计部 华融审计 信息科技部 华融科技 人力资源部 华融人力 工会工作委员会 华融工会 纪委监察室 华融纪检

资产经营部为例，总部各部室发文字号示范： 华融资产［2010］X号。

3、办事处单位代字一般为办事处所在城市简称。以北京办事处为例，办事处发文字号示范如下： 华融京报［2010］X号； 华融京发［2010］X号； 华融京复［2010］X号； 华融京函［2010］X号； 华融京党发［2010］X号； 华融京纪发［2010］X号； 华融京党办［2010］X号； 华融京综管［2010］X号。

4、子公司单位代字一般应为子公司简称。以华融租赁为例，子公司发文字号示范如下：

华租报[2010]x号 华租发[2010]x号 华租复[2010]x号 华租函[2010]x号 华租任[2010]x号 华租办[2010]x号 华租党发[2010]x号 华租党办[2010]x号

五、关于标题

1、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。标题中一般不写子公司或办事处名称。

2、标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。

3、公文标题居于红线下空1行，字体用宋体小二加黑。标题呈上宽下窄的倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

六、关于主送单位

主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。报送公司总部的文件，主送单位为“公司总部”；抄送单位是指与该公文内容有关的总部有关部室、其他子公司或公司外部平级单位；抄报单位是指除主送单位外需要知晓公文的上级单位。

七、关于正文字体

文中正文用仿宋三号字，文中一级标题用黑体三号字，二级标题用楷体三号字。标题独立成行的，结尾不带标点。公文纸一般采用国际标准A4型。页面布局一般采用Word软件默认普通版式，即上下页边距各2.54厘米，左右页边距各3.18厘米。段落中“对齐方式”采用“两端对齐”，行距采用“单倍行距”。

八、关于引文

公文中引用的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

九、关于序号 结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。只有两层关系时，也可以用“

一、”，“

1、”。

十、关于附件

1、公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。如系转发文件并在公文标题中已写明文件名称的，可省略标注附件名称。

2、附件如有序号使用大写数码（如附件：“

一、XXXX”）。附件中若还有附件，序号用阿拉伯数字（如附件：“

1、XXXX”）。附件名称后不加标点符号。

3、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

十一、关于签章

1、公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名字，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章。

2、单位印章与正文应同处一面，一般不采取标识“此页无正文”的方法解决。

十二、关于成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签 发单位负责人的签发日期为准。成文时间右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。

十三、关于定密

要正确区分国家秘密和商业秘密。

1、国家秘密分为:秘密、机密和绝密。公司系统各单位均无权在文件上标注国家秘密（秘密、机密、绝密）字样。涉及国家涉密的文件一律不得扫描或简单编辑后上网。涉及国家秘密的文件传递要按要求以纸质文件形式经由机要通信渠道或专人送达，一律不得使用特快专递或普通邮寄方式传送。

2、商业秘密分为：“商密一级”、“商密二级”、“商密三级”。商密一级：公司最重要的保密信息，如果泄露将对公司造成巨大损害或直接危及公司利益，例如公司改制的有关文件。商密二级：公司的重要保密信息，如果泄露将对公司造成较大程度的损害或在某一地区或业务领域造成重大损害，例如重大业务信息。商密三级：公司普通保密信息，符合公司商业秘密的最低要求，例如公司有关商业化业务成果。商密类文件按规定可上网传输。

十四、关于会签

公文内容涉及其他部室职权范围内的事项，主办部室应主动与相关部室协商，会签意见后签报公司分管领导，批准后方可行文。如有分歧，主办部室负责人应当出面协调，仍 不能达成一致时，主办部室应列明各方理据，提出倾向性意见，并与相关部室会签后报请公司分管领导协调审定。

十五、关于是否签报

涉及重大事项或重要批复性事项的公文，主办部室应先拟制签报稿，说明拟发文的主要内容和原则。如果是一般性转发文、例行工作等等，可以直接拟文送总裁办公室审核，报送公司领导签发。公文拟制时，应区别文件是制度性文件还是其他文件，分别按相应的行文规则拟文，制度性文件按照《制度性文件编制及管理规程》（编号：00—12003—20）编写，其他文件按照一般公文行文要求拟制。

附件：

1、办事处上行文头模版

2、办事处下行文头模版

3、办事处平行文头模版

4、办事处部室文头模版

第五篇：公文的行文规则

公文的行文规则

公文的行文规则，是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。

1、行文原则。有2条值得注意：（1）“少而精”的原则。《中国共产党机关公文处理条例》第11条明确规定：“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。《国家行政机关公文处理办法》也有同”样规定。在具体联络协调工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。

（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。《国家行政机关公文处理办法》第22条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”《中国共产党机关公文处理条例》也有相同规定。直接向领导同志个人报送公文，有损领导机关的权威，违背公文流转办理程序，从报送者角度看可以提高效率，但对领导机关而言，则损害了效率。就法院而言，领导同志批示、交办的案件比较多，对于交办案件，领导同志明确批示“望复”、“回告结果”等意思的，可以公文形式对领导同志个人报送，除此之外，一般不要向领导同志个人报送公文。

2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

3、行文方式。根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机 1 关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。

4、具体要求。（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。……不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”《国家行政机关公文处理办法》有相同规定。允许越级行文的情形：发生了严重紧急情况；直接上级机关的上级机关越级交办某些事项，同时指令越级上报的；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的问题，但是直接上级机关长期不予解决，以致对工作或即将对工作产生严重的负面影响的；等等。

（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。根据规定，党委和政府可以向各自的上一级或下一级党委和政府行文；党委、政府办公厅（室）在得到党委、政府授权后，可以向下一级党委、政府正式行文；党委、政府的其他下设部门，一般不得向下一级党委和政府正式行文；其行文对象，包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门，以及同级党委、政府的下设部门。不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公文，不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。法院公文的行文对象要求是一样的。

（3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。简单地说，谁是主管，2 那么主送就是谁。公文的主送机关，一般只能是一个。《国家行政机关公文处理办法》第21条规定：“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第20条规定：向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第23条规定：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。《中国共产党机关公文处理条例》规定相同。值得注意的是，有的同志对一些重要公文忽视抄送，导致法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地方有关机关了解和掌握，一定程度上影响了工作的效果。要准确确定抄送机关，需要全面把握公文内容和与之有工作联系的有关机关，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（5）需要联合行文时，作者应是同级机关。《国家行政机关公文处理办法》第16条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，应当明确主办部门，应当严格控制联合行文单位数量。

（6）关于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与有关机关协商一致，如未能达成一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一般只写一个主送机关；请示不得抄送其下 3 级机关；“报告”不得夹带请示事项。

二、公文的格式规范

公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，使公文的写作规范化、标准化，不仅增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理，提高工作效率。《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公文的格式做了规定，而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局发布、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》，更是前所未有的，最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。为规范公文的制作和处理，2005年开展“规范司法行为，促进司法公正”专项整改活动期间，中院参照《国家行政机关公文处理办法》和最高法院有关规定，于9月7日制定了《宜昌市中级人民法院公文处理办法》，编入《规章制度》一书，就公文的制作、处理进行了规范，作了比较详细的规定。下面分别就公文的发布形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。

（一）公文的发布形式和适用范围

就法院系统来说，以中院为例，主要有：

1、《宜昌市中级人民法院文件（宜市中法发）》，主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署，发布重要的决定、通知等。

2、《宜昌市中级人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。

3、《宜昌市中级人民法院办公室文件（宜市中法办）》，是中院文件的补充形式，主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院发布某些事项，发布办公室职权范围内的事项。

4、《传真电报（宜市中法明传、密传）》，用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。

5、以中院各部门名义制发的公文，一般使用中院信笺版头。

（二）公文的书面格式

公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主 5 送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

2、秘密等级和保密期限

秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特 6 别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，并且标识密级的两字之间须空1个字；如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“★”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

3、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识

发文机关标识，《中国共产党机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组 7 成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。“命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令（令）”的发文字号标注在“命令（令）”的发文机关标识下边缘空2行居中位置；“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

6、签发人

发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。

7、红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm）。

——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。

1、标题

公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，9 下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，印（转）发“方案”、“计划”等没有抬头的公文或其他资料性的公文，标题中一般不冠原制发机关名称，而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起来。

公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，更不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。

2、主送机关

主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中院对下行文，其主送机关排列形式一般是：“各基层人民法院，中院各部门”。

主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识 10 方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。

3、正文

正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。“命令（令）”的正文置于令号下空2行的位置。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：

第一层用“

一、“

二、”“

三、””……

第二层用“

（一）（二）“”

（三）“””……

第三层用“

1、“

2、”“

3、””……

第四层用“（1）（“2）”（“3）””……

绝对不可以将层次颠倒过来，随意使用，比如用“

（一）（二）“”

（三）“””……作第一层，用“

一、“

二、”“

三、””……作第二层，等等，这是不允许的。

4、附件

附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料（包括图表）。公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅二个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：

附件：（1）XXXXXX

附件：（2）XXXXXX

如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

需要说明的是，附件并不是每份公文都必须有的，是否附列附件，应根据具体情况和实际需要决定。

5、成文时间

成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，一般置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。“命令（令）”的成文时间标识在签发人签名章下一行右空2字处，“会议纪要”的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。

6、印章

印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。应加盖印章的公文，除用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。加盖印章应上距正文 13 2mm～4mm，端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（2）中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7、附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。按照《国家行政机关公文 14 处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

——版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

1、主题词

主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。主题词词目之间不用标点分隔，而是彼此间隔一个字的距离。主题词应置于公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

2、抄送机关

公文都必须有的，应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送 15 机关后标句号。如果主送机关移至“主题词”之下，标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发时间

印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下（如无抄送机关则在“主题词”之下），占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

4、份数

份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。

5、反线

版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。

（三）公文的用纸格式

公文的用纸格式，主要包括公文用纸的主要技术指标和公文用纸的幅面及版面尺寸两个基本方面。《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸一般使用纸张定 16 量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷或复印纸，纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5—9.5。”

国家机关公文用纸的幅面尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸采用GB／f148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。”当前党内系统公文仍然采用幅面为184mm×260mm的纸张，不够统一。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定，但应保持一定的纸型，如8开型、A4开型等，以便于折叠和装订。

至于公文用纸的页边和版心尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”，“公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm”，“版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。

（四）公文的印装格式

公文一律采用从左至右横写、横排的格式。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版。

公文的排版规格，《国家行政机关公文格式》规定：“正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。”一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7／8倍。

公文的制版要求是，版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

公文的印刷要求是，双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画，黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。

公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

公文的页码标识，要求用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。