公文行文规则(下)

第一篇：公文行文规则(下)

公文行文规则（下）

主讲人：李克实 中国人事科学研究院副院长

二、公文行政名义

（一）公文行政名义种类

第二个，公文的行政名义。一般来讲，公文是公对公的文，主送机关是公家，是组织，落款也是单位，也是组织，公对公大部分是这样。

但是行政名义也有一些特殊情况。一种情况是抬头和落款是个人的这种公文没有。比如，一个机关的领导给上级机关的领导写封信就不是公文。虽然他说的可能是公务，涉及到国家的建设发展的有关问题。但是，文件的抬头是个人，落款是公家或者是文件是公文，但是落款是个人。

这有两种特例。一种是上级机关领导个人直接批示交办事项的回复，这个回复上面写的就是领导同志的名字，名字是个人。我那时候在机关工作，总书记有一个批示，他看了新华社的一个国内动态清样，报道了一个事情他很关注，然后就批了，也是要求我们调查，并将情况告我，很清楚。告诉你得回复我，我等着呢。我们就组成了一个调查组，就赶紧下去了去进行调研，搞了一个月。最后回来以后写一个报告，这个抬头怎么写。你写党中央国务院吗？那你说人家收到这个是什么呀，对不上，这个抬头就只能是写，谁批给你的那你就回复给谁。所以这个抬头就是锦涛同志，冒号，根据你几月几号什么上面，什么批示，我们组成了一个什么样的一个调查组，下到什么地区，进行多长时间调查，现将情况报告如下，12345678，最后落款是调查组，盖公章。对领导个人的，就是上级机关领导个人的就是这唯一一种方式。过去还有好几种，你比如说什么紧急，什么绝密，这次新的条例都去掉了，就保留了这一种，只有这种情况你是可以以个人抬头，这个是去书写的。

这个注意区别一下，就我们机关内部对本机关领导写的请示，写个人没问题，这是你机关内部规定的。机关对上级机关不可以写个人。除这种情况之外，你不可以写个人，这个不要搞乱了，搞混了。你说你变成机关内部，处室向领导领事请示工作都不可以了，这就没法运行了。各个机关都有内部规定，不在条例规定范围之内，这是一个。

第二，以领导人的名义实施的文件。这个在我们15个文种当中是有一个特例的。

这是一个模拟的，市长叫毛译俭，翻译的译，勤俭的俭，这都是模拟的。写出来看着伟人的似的。

我们还有一种就是令，政府令、部令、国务院令这种最后不落公章，落名章，这个为什么呢？其实这个道理很简单。就是人的一种心理的一种倾向，就是人这种群体性的心理倾向有一个特点，就是崇拜权利，崇拜名人，崇拜英雄。利用这种心理倾向来发公文，往往会起到比公章更有效的效果。可能会取得更好的感召力、感染力、宣传鼓动力、威慑力、震撼力。比如说法院院长令枪毙犯人，就是基于这么一种心里特征。这个不是说是中国人的特征，这是人类的特征。在国际上，在外国更是认签名，不大认公章，这种作用更加明显。总统令、市场令往往就会产生一种事半功倍的效果。

举一个例子来说明一下，效果的区别。你比如说我们非常著名的战役就是叫长江渡江战役。这个战役之前，有一个叫中国人民解放军进军令，这是一个非常有特点的一个公文。

当时这个名字是后起的，当时这个历史文献上面就是两字命令。然后抬头也是很有特点，用的是统称叫做中国人民解放军全体指挥员、战斗员，这一下子到每一个人了，然后是我命令你们打过长江去，解放全中国。下头1234。说完了以后，中央军委主席毛泽东手签的毛笔字，总司令朱德，这是两个人。你像前进将士看到这个命令，毛主席、朱总司令命令我们打过长江去，解放全中国，你想想

那种士气，那种感觉，摩拳擦掌，最后排山倒海摧枯拉朽，有船坐船，没船抱着块门板，抱着块木头，实在没的抱了，干脆棉袄一脱就游过去了。你像那会儿3月份淮海战役，4月份就过了长江，那基本上都是穿着棉袄，都没有来得急换装。进展多么神速。你总不能穿着棉袄过去。

最后，棉袄里头没了，你不像现在海军装里头还有内衣还有衬裤，就是光着游过去的。这个挺有意思的，你像那种士气，那种场景，你想想都激动人心。如果我们假想一下，现在不是按照当时那个特点的一个公文。我们按照一般的规则，应该是这样，一个红头文件，抬头是各军区、各野战军、各军兵种冒号，然后经中央研究决定几月几日这个过长江，现将有关事项通知如下1234，然后盖个大圆戳。这个你像还有这种气势吗？搞不好这个江过不去了也不好说。明确我们可以感受到这个里头的差异，是非常明显的。所以，往往在处理一些大事情的时候，用领导人的名义去颁布去颁发，就有更好的行政效力，这个一直延续至今。

但是我们要特别地注意，文种不要滥用，要把握两个要点，第一就是重大，一定是大事。说说最近咱们这个干部老是吊儿郎当的老迟到，咱们搞个考勤令。这事儿不行，这事儿太小。那么这个就就就不好使。或者说基层搞个村长令，这恐怕也不好使。没人听你的。一个叫重大，二叫权威。你权威得够得上，你再用这种方式，你够不上，你就别使了。这是这种公文的这种特点，这是行文名义的两种。

再有一种行文名就是是你的公文吗，是。但是，不以你的名义发布，而是以上级机关的名义发布，这是为什么？这个原因就是一条，因为由你的名义去发布的话，是超越你的本级机关的权限了。你比如说我们刚才讲的，你的发文权限范围就是一点点。但是你这个发的文要更多的部门周知，那你就必须是报请上级机关了。如果是小范围的，你联合行政可以采取方式去解决的也可以。那么要是解决不了的，你要求所有的机关都要知晓，那你就是只能报上级机关，以上级机关的名义去行政、去发文。

（二）上级机关名义行政发文的四种做法

上级机关的名义行政去发文有四种做法。一种是上级机关的名义行政；第二

种是上级机关办公部门的名义行政；第三种是上级机关的名义批转；第四种是上级办公部门的名义转发。这四种去怎么去区分，我们怎么样要求上级机关对待我们这个文件，是采取哪一种方式，我们怎么样去请示，提出这种意见。是这样来划分的。

报请上级机关名义行政的，主要是新发布的法规或者是修订、废止过去法规的法规。就是前边法规作废了，新建立一个法规，完全就是替换更替了这种法规，这一种这个法规法规头次颁布的是要以上级机关的名义行政。地方上的话，就是你的同级人民政府去颁布一个规定，一个法规。

如果是已经有这个法规规定了，在贯彻实施法规规定的实施细则、办法或者是贯彻的意见，这类也是一种低一个规格的法规，就是执行层的。第一层我们叫决策层的、政策层的，就是本级机关的名义。下列一层的叫执行层的，就可以以上级机关办公部门的名义去发布。我们也很多政策，第一次发布的时候就是国务院，然后，贯彻执行就是国务院办公厅，关于这个贯彻什么什么国务院多少号文件的意见或者办法等等，这个就是第二个层次的。你已经是前面有法规了，后头是贯彻落实法规的，这个具体执行级文件。

第三种，执行了一段这个法规了以后，发现有遗漏，需要补充、需要解释、需要做局部的修订，但是不否决已经形成的法规。这时，你按照立法的规定就是，你一个法的话，解释权在他的发布法规的同级机关，你不能由他的下级机关去解释他，去改变他。

那么就是报请上级机关的名义去批转，你还能看出后头就是你的文件。直接以上级机关的名义，你就看不出来是谁的文件了，是谁起草的了，只能是从最后一部分本规定由谁谁谁负责解释，原来是他起草的。这能看出来，如果没有这句话，基本上是看不出来谁起草的了。那就是只能是根据你对职能分工的理解去猜了。

但是，后边这个的话，就是带着你的原文的，前边有一个批转，后头还是你的原文，而且你这原文不是附件，就是正文。这个的话呢，就是干这个用的，这是常规的。

最后一种，就是说是超越权限的一般规律事项，事项不是说新发布的法规对吧，一般性的常规的工作事项，但是，虽然是由你来牵头，但是说超越你的发文权限了，这个事儿就由上级机关办公部门名义给你转发，转发的是后头还是你那个文件。经过转发以后，那各级机关就认了，这解决一个你的发文权限问题，这是行文名义。

三、公文格式要素

第三个就是格式要素。格式大概有两类，一个是文件的尺寸，字行字号，字的间距，空格，这一类的东西，离边沿的距离多大。讲的这些东西，我就不跟大家去详细地讲了，这就是一个尺码没有什么不好理解的，是一个规矩，就是一个方圆，我们照葫芦画瓢就可以了。而且印刷车间，打字室，打字员他们知道就行了。我们在处理起草公文知道有这么一个尺寸就行了，不必去深入去研究它，重点不在这儿。

还有一个讲格式，我们讲的是公文当中的各种要素的处理，这个我们要知道。你像什么叫要素，大概有这些。一个公文有序号、有密级，有急缓，发文机关的标识就是红头、字号、标题、主送机关、正文、抄送机关、印发机关、印发日期、成文日期和印章等等，都叫做公文要素。我们是要要了解，能够掌握和使用它。

1.文件密级

一般来讲，密级要准确的去确定。有的时候会接到一个文件，文件要求我们是广为宣传，但是这个文件上写着秘密，搞的我们就两头为难了。你又要他广为宣传，你又是秘密，那我怎样宣传呢？秘密就是不能宣传的。那么就只好等着这个文件就是登报，登报了以后就是认为就是自然解密。那么实际上登报和收到文件之间就差了一天。那么我就觉得是不是你这个秘密级别就是定高了。你文件本身当中内容就要求我们扩大宣传，那么也有这种解释，是逐级传达，不到登报那一天你就算泄密。但是我觉得这些文件好象没那意思，因为内容当中都是可以宣传的。最后登报的内容和原文一字不差。那么确定密急的时候，就给人感觉是定

高了，定高了就不利于你执行。但是你定低了也不合适，你定低了，那肯定是说稀里哗啦的，就是大家都知道了，你有一些不适合公开的，最后可能产生非常不好后果。

2.文件急缓

再有一个就是急缓，我们比较少用，说实在的，公文当中我们比较少用。你像我们有时候用这个事儿比较急，是在这个就是传输过程中要求急，办理过程中要求急，正式发文一般很少去标计划，包括下发文，平行文这很少。有的在送达的时候，是限时送到，限下午5点以前送达，这个都是比较急的了，但是很少在公文上标注。但是，可能有一些公文呢，他有这种急缓。还有一种用法就是把急缓加注在标题当中。关于什么什么的紧急通知，这种做法也有，但是也很少在这个角上去标注急缓。再有一种，就是再急的话，就是改变公文的载体，不搞纸质的，直接就是电报不就完了吗或者是明传也行，速度要比那个快的多。你哪怕是加急电报。

所以，急缓就是留个位置，所以在这个公文真正处理的时候，能用上急缓的比较少。如果要标注急缓，也确实是急的再标，这个地方就是不要去乱标。特别是上行文，上行文当中你想想你是给上级机关领导看的东西，你弄一个特急，什么意思啊？你上级布置公布，说你们要抓紧，雷厉风行。给你们一个星期的时间，我要听汇报，这都是上级领导对下讲话的口吻。你没说是你搞一个请示，说是你上面说你快批，你给我抓紧时间批，有这样的吗？这也非常不礼貌啊。所以说尤其是在这个上行文上，不是说你不能用，一定要慎重，不要乱用。那么说领导赶紧批了以后，我踏踏实实回家过年去了。这不行。这是会造成乱子的。所以急缓，我就是提醒大家，不是说不能用，但是你确实紧急。需要的话在这个位置上，一般性的公文还少用，别动不动就是什么特急，这是急缓。

3.文件字号

字号大体上就是说是三五个字，不要搞的太多，这个字你搞了多了以后就罗嗦了。过去我们讲什么字，这个字也不要了。文号编制也是本着一个从简的原则，你不要有多的系列的号，你像这个中办、国办、国发、国办发、中发、中办发就

四个。不要搞的过于复杂，还有，往下就是说你像国办秘函、中办秘函，就是在第一个等级的联系工作使用的。你像正式文件的话，我们就这么几个。

另外，就是说还有一些非公文的资料性的，你比如说中办通报什么，情况通报这一类的。这是要简化。你比如说是一个部委字号下头，10几个业务司局，各个司局挂一个字儿，没必要。

4.文件标题

另外就是标题，标题不可以过长。这个没有规定说标题不能够超过多少个字。我见过最多的一个标题是94个汉字，已经是不短了。有一次秘书局的一个领导，跟我讲说你不行，我见过最长的一个150个汉字，那得多少行。那你想想的话呢，就是说我说94个汉字恐怕就得8、9行了。那你150个汉字不得一篇了，这个要缩短。公文标题原则上必须要有主办机关名称，但是有些情况下可以不要。你比如说一对一的公文，不脱离红头形势独立发挥效应的公文，一般像请示，函这一类的报告，它不脱离公文，就是他的红头独立发挥效力的这种文件可以简化掉，那不影响。但是，你要转发、印发这种东西，没头儿，不知道是谁的了，那你必须要有。再有的话，就是多部委联合行文的话，那你取一个主办机关名称就可以了。还有一个红头当中，就是我这个后头再讲。

红头的排列有几个系列。大的系列就是党政军群，你要是联合行文的话就是党政军群。现在正式分开了以后，正的应该是按原来的道理，就是市就是加在政里头的，所以说要加个塞的话，那应该是党政市军群。这个大家可以讨论，我个人意见可能应该是这样排列，因为原来市在政里面分离出来的。那么应该是不是这个顺序，这是一个，第一系列，这是一个大顺序。

第二个顺序，你联合行文的话就是主办机关排在前边。那么第三个顺序就是按照机构名称表，这是有一定之规的，排列不要错误。正文印章就是没有难理解的了，我想这是这几个我跟大家说一下。

四、公文办文流程

（一）各类报送文的处理

最后这一讲，再把公文的办文流程这个跟大家做个介绍。办文流程的话一个就是说各类报送文，包括平行文，收到这个文件的处理的流程。首先，就是我们收到文要进行这个收文审核，那么受理的范围事先也是明确的，不该受理的，加个章就打回去了。

你要看行文规则对不对。你比如说他应该是属于请示的，他写成函，严格一点说，那你应该是让他退回去重写。应该是函的，你写成通知，这个你也得给退回去。用函的格式写通知，那么但是有的时候呢，就是说反正明白这个意思就完了，这个特别是平行文，也比较客气，也不愿意说了，主要是说是下级机关报送的，就是严格一些。因为是你的下级机关，你还要管他的公文。那么包括会签是否合法，这个都要看一下。

这里头有一个会签的争论问题，我这里面有说一下。有些机关是由更高职务的领导兼任领导的，你比如说我们有一些部，俗称叫大部。你比如说外交部、公安部、教育部、卫生部、发改委可能就是都曾经有过或者是现在还是这样的，就是由国务委员兼任部长。这个在行文当中呢，他就有一个问题，就是说会签的时候，就会出现一些冲突，主办机关没有签名让会办机关签。会办机关就说你们部领导没有签，我们怎么签啊，这个就造成一些麻烦。像这个的话，我们要分清楚一个事儿，就是由高层领导兼任部长的只是说是部长的个人的行政级别比较高，但是部的职能并没有发生变化，那么按照我们行文规则，主办机关先签，这个不能改变。所以说呢这个就是说，不管是谁当部长，你应该是谁主办谁先签。这是一个规矩，这个要说清。

收文的时候，你主办机关你没有签的，那你就是退回去，你就是应该让你的部领导签，如果你这个有一些文的话，那你主管部长、副部长签你也可以。你不能够就是说秘书处签了一下，你就拿过来，这不可以。

再有，就是说觉得不对的，就是退回补充修改或者是退回，那么觉得没什么问题的，你再收，收了以后，你就要提出一个拟办意见。有一些就是送到这个主办部门去处理了，送到司局去处理了，有一些要先送给领导批示，有一些就是要

标注密级实现。在提出拟办意见的时候，要提出密集实现。还有一些，还有指定会办机构，这都是我们办公部门在提出拟办意见的时候把这些事情都要做到，这是一个。那么这个主办机关如果也认为，说不该是我管，他也有权给你退回来。那么认为是应该我管，那就没什么了。那么办结了以后就正式退回了，这是一个报送文的流程。

（二）上级交办公文办理

再有一个就是上级交办公文的办理，我们讲上级，直接上级机关只有一个，但是，我们还有一些，一个叫做是除了上级机关，还有上级机关领导的批示这个也很重要，这也是上面来文。还有是这个上级有关机关来文。你比如说一些是个人大、政协，有事情、议案，这些要求你答复的，那么直接给你的。类似像这种情况。

还有的就是上级机关部门来文，你比如说组织部来文，你像这种文都是统统都是代表上级机关的，所以，我们就是在这一类文件处理上，我们统称为上级来文，那么上级来文的话，我们在办的时候，也是要有一个，有些要领导批示，有些直接是文秘分办，其实跟前面的流程是差不多的。

这两种都提出一个问题，就是哪些要交给领导批示，先给领导批示，哪些你直接办理。曾经有一次我们办公室主任一个讨论。有一个就是这个办公室主任就讲了，说这个你在机关里头啊，说机关的领导这个脾气秉性直接影响你这个工作，如果他这个人很怪，我们就很难伺候。他就说他们的一个老局长，说我们这个局长就是很难伺候。说有一次他刚上任那时候就把我叫去了，叫去了以后了，是我问你一个问题，说你们办公室每天都干什么呀？他说我就不知道怎么回答这个问题，他接着又说了，他说我看反正来了文，你就往我这屋一堆一送就完了，说好象你们什么都不用管呢？他琢磨这话就是嫌他们就是不挡风了，不处理直接就是都给领导送，那么就下来就研究了研究，说哪些送给领导，哪些就不要送了，哪些就直接办了。分了分工，划了划类，这家伙送文就少了。又过了一段，又找他了。他说我发现你这个人很能干。说咱们这儿有没有别人都无所谓了，关键有你就行了。这什么意思这话，那就是说你越权了，又吓了一跳。那么说你看看，说

左右都不是。

后来我们也想了，这个就是你没有处理好一个问题，就是你哪些事要报领导，哪些事儿你自己处理。那么你这个事儿的话，你要把握不住，那可不是两头挨批。所以说你当办公厅主任，如果是这个事情分不清楚，那日子真的是不好过了。我想了这儿有一个大原则，包括是品行和下边报文，和上级机关来文都适用的一个大的原则，就是已有办文化流程的事项按规则走。

你比如说我们有很多户口审批的这种东西，你们要不要先送给部领导，我们都有详细的办理流程，怎么走怎么走，你按照这个办就完了，这个就是正常的业务内容那就报给领导。

有这么几种就是先报给领导，然后再做处理，一种就是上级机关领导个人直接批示交办事项，你要在第一时间让一把手知晓。你别在上边批一大堆，说是总理的批示很重要，认真贯彻落实，你再给你们机关的领导，那不是找挨批吗，这个话就是赶紧送，这是一个。

第二个，没有办过的事情，从来没遇到过的事情，或者说你这个部门职权范围当中的没有明确，但是在其他部委的职能当中也没有。这个事儿的话你不管谁管，像这种事儿。还有，是你的职能，但是你没有明确地处理流程的；再有一种，这个事情他有他的特殊性，但是明显的是违反现有规定和法规规定。按这个要求来。但是他确有特殊性，像这种事儿。那你处理不了，那你就得先报给领导去决策，同时报送的时候说明情况。这样的话，就是大事儿落不下，但是小事儿又不干扰。这是办公流程中要解决的。

（三）签署、签发和会签

再有一个，就是说是发文会签的程序。这个程序当中我们注意一个签署文件的一个热点呢，就是当时我们2000年讨论的时候，也挺热闹的，就是这个画圈的事儿。过去的领导习惯划圈，那么结果的话呢，就是有好多事情，就是要看底下去猜。这个到底是同意还不是同意，最后涉及到一些案子也是这样。说划了个圈，那你是批准还是说知道了。那么所以说当时我们2002年修订国务院办法的时候，就对划圈做了一个详细的解释。就是阅件划圈，视为知，阅知，知道，已阅知。

那么办件首批领导，这个有一个概念，叫首批领导，就是第一个看文件的，不一定是一把手。你比如说我们分管外事，那么这个可能是涉外的一些文件先到我这儿，那么我提出意见以后再报给一把手。首批领导要有明确意见不准划圈。其他领导划圈视为同意首批领导意见。这就搞的比较复杂。这次条例做了一个规并，就是这么一个原则，我解释为就是叫圈则自负。就是你要非得划圈也可以，你像这个圈从哪儿来的，现在也不好考证。

我们查了一个就是末代皇帝，这个爱新觉罗溥仪最后一个皇帝，人家是都是写的字，这两个是阅件，知道了，览叫照发。这个也没有划圈，但是现在这个划圈呢，那么你就是说是咱们定一条，就是划圈，你要是划，那么就是认为在办件当中，有表示意向方向的文件当中，圈就视为同意。你当然有一些文件，他没有一种意向方向，这自然就是解释为就是知道了。

只要是这个文件的内容有方向性，那就是表示为同意。说到时候我说我不认帐，那不认账的话，那你要怕要出事儿的话，那你还是签名。我们正面的规定是叫做签名，不是划圈，要有明确意见。但是说划圈也行，党中央国务院替你解释了，这个圈就视为同意了，比较简单了，这是关于划圈的问题。

（四）发文首页格式设计

再有，就是发文首页，我们现在发文首页，就是各个机关现在有很多机关还沿用传统的，老的方式，就是在正式发文之前还有一张纸，叫发文稿纸，或者叫发文首页。格式是各不相同，各自有各自的事情，一个部委一个样。但是更多的机关部委，现在已经改了，就是取消了这张纸，不要了，一个就是说提高效率，避免是多次套红，减少了一个环节；再有一个会签的位置也比较灵活，是一个有利于网络化流转办工。再一个，就是说比较直观，避免套错红头等等有很多好处。

所以，这个是改变流程以后的发文首页格式，就是将来存就是存这个。有一些办文信息，是不正式印刷在文件上的，没有关系。在最后文件最后有一条黑线当中，这个注明，就是我们不进入正式印刷就完了。在办理的时，这一部分是放到就是第一页上，但是印刷的时候黑线以下的不印，这是是建议，就是更改过来，这是对于提高我们办公效率和质量，我觉得是很有好处的。

（五）公文处理流程再造

再有一个就是公文处理流程再造的改革，我们怎么样去提高办公效率，简化中间环节。避免重复性工作，原则高效的核准方式，加速传递采取一些现代化的手段等等吧，这都是为了使我们的这个公文做到更好。

这一讲我们就到这儿结束。

第二篇：公文行文格式要求

格式要求

页边距：上3.5cm，下2.5cm，左2.8cm，右2.8cm 标题：方正小标宋简体，二号字 副标题：楷体_GB2312，三号字

正文：仿宋_GB2312, 三号字，数字及字母字体为新罗马3号Times New Roman 正文一级标题：黑体三号字 正文二级标题：楷体_GB2312三号字 正文三级标题：仿宋_GB2312三号字，加粗 行间距：固定值27-29磅，段前段后间距为0行 页码：外侧（样式：— 1 —）大小：半角宋体四号字 文号：例，城中政发„2015‟1号，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（“„‟”此符号如用搜狗输入法可直接输入“v1”进行快捷符号选择，勿使用“[ ]” “【 】”这两个符号。）

落款：单位名称右空两个字符，日期右空四个字符。（注：需要套红头的文件可不落单位名称，不套红头的文件需要落单位名称。）

附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件

名称的首字对齐。

版记：红头文件需要有版记，版记必须放在偶数页，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

政办、政发公开方式黑体三号 政报需要写联系人，写在版记之上。

第三篇：公文行文规则

公文行文规则 1目的

规范公文种类、发文类别、公文格式、行文规则等公文处理工作，提高公文效用。2范围

适用于公司公文行文的规范管理。3术语和定义

本公司所称的公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书（不含签报），是公司开展业务和管理活动的重要工具。4职责和权限 4.1公司办公室

负责起草公司有关公文管理的规章制度，指导和管理公司的行文规范工作。4.2公司各部门

负责本部门公文行文规范管理工作。5工作程序

5.1公文种类及其适应范围：

1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，嘉奖和处分有关单位或人员；变更或撤销部门不适当的决定。

2）通知：适用于传达落实党中央、国务院、上级单位和主管部门会议、文件、指示精神；发布规章制度；转发上级单位、同级单位

和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级机构办理和需要周知、执行的事项；任免干部。

3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复上级单位和主管部门的询问。

5）请示：适用于向上级单位和主管部门的请求指示、批准。6）批复：适用于答复下级单位的请示事项。

7）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

8）函：适用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准和答复审批事项等。

9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2公文类别及适用范围

以公司名义的正式发文：包括行政类、党务类发文字号。5.2.1行政类发文

1）金交所发：适用于传达党中央、国务院及上级单位和主管部门的会议、文件精神，公司重大决策和部署全系统工作等的重要文件。

2）金交所函：适用于向无隶属关系的单位，通报、商洽、询问、答复有关事项。

3）金交所报：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准，汇报工作，反映情况，陈述问题，提出建议或答复上级单位和主管部门询问等文件。

4）金交所任：适用于干部任免和聘用。5）金交所复：适用于答复下级单位请示事项。

6）金交所办发：作为公司发文的补充，适用于日常业务和管理活动的文件。5.2.2党务类发文

1）金交所党发：用于公司党委重要发文。2）金交所党办：用于公司党委一般发文。

3）金交所党：用于上行文，公司党委向上级党组织请求指示（包括干部任免请示）、报告工作和反映情况。

4）金交所党任：用于公司系统党内人事任免。5）金交所纪发：适用于公司纪委发文。6）金交所工：适用于工会委员会发文。7）金交所团：适用于公司团委发文。5.3公文格式

5.3.1公司公文由发文单位、发文种类、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄送单位、本公司发送部门、校对和时间等部分组成。

5.3.2发文单位：应使用全称或规范化简称；联合发文，应将主办单位排列在前。

5.3.3公文密级：涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应根据《保密工作管理规范》分别标明秘密、机密、绝密等密级，不标明密级的文件视为不涉密文件。

5.3.4紧急公文：应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，紧急程度不标明的文件视为“一般”。

5.3.5发文字号：发文字号包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文单位标识下空2行，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标公元全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。

5.3.6公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，不要包含公司名称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题居于红线下适当位置，字体用二号宋体字。如标题字过多也可用三号黑体字。标题呈倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.3.7主送单位：主送单位即公文的主要受理单位，主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。

5.3.8公文字体：除标题外，发文字号、主送单位、正文、附注、落款年月日、抄报送单位、内部发送、印发机关和印发时间等文字使用3号仿宋字体。正文中如插入图表或其他文字等，字体字号可自行设定，但要搭配美观得体。

5.3.9公文正文：正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

5.3.10附件：公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件如有序号使用大写数码（如附件：“

一、XXXX”）；

附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

5.3.11印章：公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距或正文字数等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

5.3.12成文日期：成文日期以签发人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

5.3.13主题词：公文应标注主题词。主题词是用于文件的分类和检索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部分组成。主题词应按照《公司常用公文主题词表》的内容和归档进行标引。上报的公文，应当按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过四个。5.3.14抄送单位：抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送单位左空1字，后标全角冒号；抄送机关用顿号

或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

5.3.15 内部发送：位于抄送单位之下位置，标明在本单位内发送范围。5.3.16 印发单位和印发时间：印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

5.3.17公文用纸：公文纸一般采用国际标准A4型，左侧装订，每页22－24行，每行26－28个字。

5.3.18 公文结构层次序数：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”，第五层为“a”，第六层为“a)”。5.3.19 公文中的数字：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.3.20 计量单位：应当使用国家法定计量单位。5.4行文规则

5.4.1行文应当确有必要，注重效用。凡可发可不发的公文，可以以电话通知、发电子邮件等方式进行处理。

5.4.2公司各部门不得以部门名义对公司系统外行文，确因工作需要，可以部门名义对公司系统外发送便函。

5.4.3公司发文除有特定发送范围的，均应发送公司领导和办公室。一般性业务工作文件，应根据业务需要发送公司相关部室。5.4.4 根据来文拟办的文稿，必须将来文附在文稿后面，以便审核和存档。6相关文件

6.1《保密工作管理规范》 6.2《公司常用公文主题词表》 7相关记录

无

第四篇：公文行文规则

公文行文规则

行文规则的含义

行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。行文规则的作用

遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型：

第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。

第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。

第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。

第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。公文行文分类

根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。行文的基本规则

正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：

一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则

这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。

二、授权行文的规则

这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。

三、联合行文的规则

这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。

联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。四、一般情况下不越级行文的规则

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。

五、不越权行文的规则

第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。

六、“请示”不直接报送领导者个人的规则

“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。

七、“请示”规则

这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。

八、“报告”中不得夹带请示事项的规则

“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

九、公文由文秘机构统一处理的规则

为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。

行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。非法定公文的格式和行文

[1] 何谓非法定公文？它在公文系统中处于什么样的地位？它应具备什么样的格式？如何行文？要解决这一系列问题，我们必须首先弄清楚什么是法定公文。

在公文写作学界，非法定公文是相对于法定公文而言的，这已经是广大文秘人员和研究者大家的共识。根据《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布，以下简称《条例》）和《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发，以下简称《办法》）两大公文法规规定，我们认为：公文是社会政治集团，即党和国家机关在领导党的事业和治理国家施政方面，表达意志，传递策令的重要文字工具和手段。我们通常所说的法定公文文种，即《条例》和《办法》中明确规定的公文。《条例》中规定的文种有14个，分别是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。《办法》中规定的文种13种，分别为命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。两大公文法规共列举了27个文种，其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的，所以，党政公文的法定文种（亦叫“正式文种”或“主要文种”）合计为18个。

非法定公文，即《条例》和《办法》中没有明确规定的文种，它们中大至工作总结、计划、规划、调查报告、会议记录、会议讲话稿类文书，小到专用书信、便函等。非法定公文在整个公文体系中处于次要、从属地位，既没有法定的格式，也不具备独立的行文资格。尽管如此，作为辅助性公文，非法定公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广，使用频率较高，起着不可替代的作用。

机关公文行文格式（行文部分）

正文部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等构成。

（1）标题：完全性、省略性标题均可。位于行文部分开首居中。标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。

（2）主送机关：

A.上行文只能标注一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以用抄送形式，但“请示”文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范化简称。

B.下行文分专发性和普发性。专发性的主送机关只能有一个，如“批复”。普发性在排列主送机关名称时不能一一注出，要确定一个合理的顺序，一般采用统称的写法，如“各区、县人事局”。

C.公开发布的普法性公文和会议形成的公文，如“公告”、“通告”、“决定”、“会议纪要”等一般不标注主送机关。

D.主送机关的称谓要准确科学，党政机关不能混用，机关与个人不能混用。主送机关位于标题之下，顶格从左向右标注。回行时仍顶格。

（3）正文：主要内容。

（4）附件说明：应注明附件顺序和名称。附件主要包括：随文颁发的规章制度、文件中的报表、统计数字、人员名单等。

（5）发文机关：在正文下方（如有附件，则在附件下方），单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称，只表示成文日期。联合行文，应并列标注各发文机关名称，主办机关排列在前。

（6）成文日期：用汉字书写，年、月、日三者俱全。确定成文日期，常规行文以单位负责人签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。（7）印章：尽管公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的机关公文，发文机关都应加盖印章。

加盖印章要清晰、端正、不丢不漏。位置在成文日期上侧，会议通过的机关公文，成文日期标注在标题下圆括号之内。印章要求上不压正文，下要齐年盖月。

（8）附注：位于成文时间下方左侧，顶格在圆括号内标注。

第五篇：公文格式及行文规则

行文规则及文本格式规定

作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。为了贯彻落实好《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），进一步加强我校各类公文的规范性，确保广大教职工能够熟练、正确的制作公文、处理公文，特制定学校文本格式及行文规则。

一、公文用纸幅面尺寸、版面要求及印制装订要求

（一）幅面尺寸

公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

（二）版面要求

公文用纸页边距设置为上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右

2.6cm。

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

–– 1 ––

（三）印制装订要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。

公文应当左侧装订，不掉页，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处（订书针约距版面上下各四分之一处），允许误差±4mm;钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

二、公文格式

（一）封面

封面采用学校统一模板，名称用宋体小一号，落款日期用宋体二号。

（二）标题

一般用2号小标宋体字，上下各空一行，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（三）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。公文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，一般每面排22行(行距可设置为28磅)，每行排28个字，并撑满版心,特定情况可以作适当调整。文中结构层次序数依次可以用“

一、（一）“”“1.”（”“1）”标注；一般一级标题用黑体字、二级标题用楷体字、三级和四级用仿宋体字标注。

材料如有封面，正文最后不再需要落款署名和日期。–– 2 ––

（四）附件说明

公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）署名

署全称或者规范化简称。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

（六）成文日期

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措 –– 3 ––

施解决。

（七）印章

公文中有机关署名的，应当加盖机关印章，并与署名机关相符。

（八）附件

公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（九）页码

公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

三、本规定自2013年12月13日起施行

四、本文已按规范文本格式处理以供参考

2013年12月13日

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