公文的格式 行文制度

第一篇：公文的格式 行文制度

第一节

公文的格式

在应用文书中，公文是最讲程式化的文种。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式以表现。

法规与规章文书在文面上表现为章条式，诉讼文书和部分经济文书（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。（参见公文示例

1、示例2）

一、文头格式

公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

（一）文件名称

文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“ ××公司文件”。

（二）发文字号

发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。

发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。

发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06，括号须用六角括号“〔

〕”，不能用半圆括号“（）”。

联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。

发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。

（三）签发人

上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。

（四）秘密等级（密级）

秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。

（五）紧急程度（急度）

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。

（六）份号

份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

二、主文部分

公文的主文，包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。

（一）标题

公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。

完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。

概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混，令人不知所云，要体现概括性，不能面面俱到，臃肿庞杂。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。

（二）题注

题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。

（三）主送机关

主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。位于正文之前，标题之下，顶格写。如主送机关不止一个时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：

各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：

普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。

上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。

（四）正文

正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。

（五）发至级限

发至级限指文件发至层次，一般写在正文后，落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。

（六）附件

附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。

附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。

附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号。

“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。

有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文文本已写清这些文件、材料的名称，因此不必再标“附件”。

（七）发文机关

发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。

（八）签署

签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。

（九）成文时间

一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。

成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。成文时间，一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，则标在公文标题下。

（十）印章

公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

三、文尾部分

文尾部分格式，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。

（一）主题词

主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等）。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间，不写标点，空1个字的间距。

（二）抄送单位（抄送机关）

指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。

（三）印发机关、印发日期和印数

印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。

印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。前面左空1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空1字。

印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印××份”，用圆括号括上。

（四）附注

附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字，在成文时间下一行。

（五）页码

页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。

（六）书写与用纸

文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

有关公文的其他格式规定，请参见《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704－1999）。

第二节

公文行文制度

行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。

本章只介绍行政公文的行文制度知识。

一、行文方向

行文方向，就是以发文机关为立足点，根据工作需要和行文关系，公文向不同层次的机关单位运行的去向。

按行文方向分，公文可分为上行文、平行文、下行文和泛行文四种。

1．上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。

2．平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。

3．下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。

4．泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

二、行文方式 行文方式，是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。其种类比较复杂，可从三个方面分类。

（一）按受文机关或行文对象的范围分类

1．逐级行文。发文机关向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。

2．越级行文。发文机关越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。

3．多级行文。发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。

4．普发行文。发文机关向所属所有的机关一次性行文。

5．通行行文。发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。

（二）按发文机关的个数分类

1．单独行文。只有一个机关署名发出的公文。

2．联合行文。由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。

（三）按行文对象的主次分类 1．主送。发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。

2．抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。

三、行文规则

行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。

（一）行文应当确有必要，注重效用

机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。

（二）行文根据的规则

“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。所谓职权，是指各行政机关的职责权力。而行文关系根据隶属关系和职权范围而定，是指公文的运行，既必须考虑发文机关与收文机关是什么样的关系，又必须注意公文的内容必须是本机关职责权力范围内的事，否则，就是违规或越权。

（三）政府各部门行文规则

政府各部门即是政府的职能部门，如省政府的××厅、××局。政府各部门在自己的权限内，具体的行文规则包括：

1、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

2、政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。

3、政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文，因为它们之间既存在对口职能业务工作上的紧密联系，又存在这方面的指导与被指导关系。

4、政府各部门一般不得向下一级政府正式行文，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。如省农业厅或省林业厅得到了省人民政府的授权，可以在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文。在行文时，还必须在正文的开头，说明授权的机关或领导人。

5、政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

6、政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（四）联合行文规则

1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；

2、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；

3、政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。

（五）协商一致的规则

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（六）抄送规则

1、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（七）请示规则

1．各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

2．请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

3．请示应当一文一事

4． 除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。

（八）报告规则

1．报告中不得夹带请示事项。

2．一般不得越级报告。如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。

（九）报刊发表应视作正式公文的规则

经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。

（十）一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”

公文必须严格按照正确的渠道和程序进行处理，若以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”，可能延误公务，或助长不正之风，产生误会或制造不必要的矛盾。

第二篇：公文行文格式要求

格式要求

页边距：上3.5cm，下2.5cm，左2.8cm，右2.8cm 标题：方正小标宋简体，二号字 副标题：楷体_GB2312，三号字

正文：仿宋_GB2312, 三号字，数字及字母字体为新罗马3号Times New Roman 正文一级标题：黑体三号字 正文二级标题：楷体_GB2312三号字 正文三级标题：仿宋_GB2312三号字，加粗 行间距：固定值27-29磅，段前段后间距为0行 页码：外侧（样式：— 1 —）大小：半角宋体四号字 文号：例，城中政发„2015‟1号，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（“„‟”此符号如用搜狗输入法可直接输入“v1”进行快捷符号选择，勿使用“[ ]” “【 】”这两个符号。）

落款：单位名称右空两个字符，日期右空四个字符。（注：需要套红头的文件可不落单位名称，不套红头的文件需要落单位名称。）

附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件

名称的首字对齐。

版记：红头文件需要有版记，版记必须放在偶数页，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

政办、政发公开方式黑体三号 政报需要写联系人，写在版记之上。

第三篇：公文行文规则

公文行文规则 1目的

规范公文种类、发文类别、公文格式、行文规则等公文处理工作，提高公文效用。2范围

适用于公司公文行文的规范管理。3术语和定义

本公司所称的公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书（不含签报），是公司开展业务和管理活动的重要工具。4职责和权限 4.1公司办公室

负责起草公司有关公文管理的规章制度，指导和管理公司的行文规范工作。4.2公司各部门

负责本部门公文行文规范管理工作。5工作程序

5.1公文种类及其适应范围：

1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，嘉奖和处分有关单位或人员；变更或撤销部门不适当的决定。

2）通知：适用于传达落实党中央、国务院、上级单位和主管部门会议、文件、指示精神；发布规章制度；转发上级单位、同级单位

和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级机构办理和需要周知、执行的事项；任免干部。

3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复上级单位和主管部门的询问。

5）请示：适用于向上级单位和主管部门的请求指示、批准。6）批复：适用于答复下级单位的请示事项。

7）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

8）函：适用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准和答复审批事项等。

9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2公文类别及适用范围

以公司名义的正式发文：包括行政类、党务类发文字号。5.2.1行政类发文

1）金交所发：适用于传达党中央、国务院及上级单位和主管部门的会议、文件精神，公司重大决策和部署全系统工作等的重要文件。

2）金交所函：适用于向无隶属关系的单位，通报、商洽、询问、答复有关事项。

3）金交所报：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准，汇报工作，反映情况，陈述问题，提出建议或答复上级单位和主管部门询问等文件。

4）金交所任：适用于干部任免和聘用。5）金交所复：适用于答复下级单位请示事项。

6）金交所办发：作为公司发文的补充，适用于日常业务和管理活动的文件。5.2.2党务类发文

1）金交所党发：用于公司党委重要发文。2）金交所党办：用于公司党委一般发文。

3）金交所党：用于上行文，公司党委向上级党组织请求指示（包括干部任免请示）、报告工作和反映情况。

4）金交所党任：用于公司系统党内人事任免。5）金交所纪发：适用于公司纪委发文。6）金交所工：适用于工会委员会发文。7）金交所团：适用于公司团委发文。5.3公文格式

5.3.1公司公文由发文单位、发文种类、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄送单位、本公司发送部门、校对和时间等部分组成。

5.3.2发文单位：应使用全称或规范化简称；联合发文，应将主办单位排列在前。

5.3.3公文密级：涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应根据《保密工作管理规范》分别标明秘密、机密、绝密等密级，不标明密级的文件视为不涉密文件。

5.3.4紧急公文：应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，紧急程度不标明的文件视为“一般”。

5.3.5发文字号：发文字号包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文单位标识下空2行，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标公元全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。

5.3.6公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，不要包含公司名称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题居于红线下适当位置，字体用二号宋体字。如标题字过多也可用三号黑体字。标题呈倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.3.7主送单位：主送单位即公文的主要受理单位，主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。

5.3.8公文字体：除标题外，发文字号、主送单位、正文、附注、落款年月日、抄报送单位、内部发送、印发机关和印发时间等文字使用3号仿宋字体。正文中如插入图表或其他文字等，字体字号可自行设定，但要搭配美观得体。

5.3.9公文正文：正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

5.3.10附件：公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件如有序号使用大写数码（如附件：“

一、XXXX”）；

附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

5.3.11印章：公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距或正文字数等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

5.3.12成文日期：成文日期以签发人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

5.3.13主题词：公文应标注主题词。主题词是用于文件的分类和检索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部分组成。主题词应按照《公司常用公文主题词表》的内容和归档进行标引。上报的公文，应当按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过四个。5.3.14抄送单位：抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送单位左空1字，后标全角冒号；抄送机关用顿号

或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

5.3.15 内部发送：位于抄送单位之下位置，标明在本单位内发送范围。5.3.16 印发单位和印发时间：印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

5.3.17公文用纸：公文纸一般采用国际标准A4型，左侧装订，每页22－24行，每行26－28个字。

5.3.18 公文结构层次序数：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”，第五层为“a”，第六层为“a)”。5.3.19 公文中的数字：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.3.20 计量单位：应当使用国家法定计量单位。5.4行文规则

5.4.1行文应当确有必要，注重效用。凡可发可不发的公文，可以以电话通知、发电子邮件等方式进行处理。

5.4.2公司各部门不得以部门名义对公司系统外行文，确因工作需要，可以部门名义对公司系统外发送便函。

5.4.3公司发文除有特定发送范围的，均应发送公司领导和办公室。一般性业务工作文件，应根据业务需要发送公司相关部室。5.4.4 根据来文拟办的文稿，必须将来文附在文稿后面，以便审核和存档。6相关文件

6.1《保密工作管理规范》 6.2《公司常用公文主题词表》 7相关记录

无

第四篇：公文行文规则

公文行文规则

行文规则的含义

行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。行文规则的作用

遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型：

第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。

第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。

第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。

第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。公文行文分类

根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。行文的基本规则

正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：

一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则

这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。

二、授权行文的规则

这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。

三、联合行文的规则

这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。

联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。四、一般情况下不越级行文的规则

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。

五、不越权行文的规则

第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。

六、“请示”不直接报送领导者个人的规则

“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。

七、“请示”规则

这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。

八、“报告”中不得夹带请示事项的规则

“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

九、公文由文秘机构统一处理的规则

为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。

行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。非法定公文的格式和行文

[1] 何谓非法定公文？它在公文系统中处于什么样的地位？它应具备什么样的格式？如何行文？要解决这一系列问题，我们必须首先弄清楚什么是法定公文。

在公文写作学界，非法定公文是相对于法定公文而言的，这已经是广大文秘人员和研究者大家的共识。根据《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布，以下简称《条例》）和《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发，以下简称《办法》）两大公文法规规定，我们认为：公文是社会政治集团，即党和国家机关在领导党的事业和治理国家施政方面，表达意志，传递策令的重要文字工具和手段。我们通常所说的法定公文文种，即《条例》和《办法》中明确规定的公文。《条例》中规定的文种有14个，分别是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。《办法》中规定的文种13种，分别为命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。两大公文法规共列举了27个文种，其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的，所以，党政公文的法定文种（亦叫“正式文种”或“主要文种”）合计为18个。

非法定公文，即《条例》和《办法》中没有明确规定的文种，它们中大至工作总结、计划、规划、调查报告、会议记录、会议讲话稿类文书，小到专用书信、便函等。非法定公文在整个公文体系中处于次要、从属地位，既没有法定的格式，也不具备独立的行文资格。尽管如此，作为辅助性公文，非法定公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广，使用频率较高，起着不可替代的作用。

机关公文行文格式（行文部分）

正文部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等构成。

（1）标题：完全性、省略性标题均可。位于行文部分开首居中。标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。

（2）主送机关：

A.上行文只能标注一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以用抄送形式，但“请示”文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范化简称。

B.下行文分专发性和普发性。专发性的主送机关只能有一个，如“批复”。普发性在排列主送机关名称时不能一一注出，要确定一个合理的顺序，一般采用统称的写法，如“各区、县人事局”。

C.公开发布的普法性公文和会议形成的公文，如“公告”、“通告”、“决定”、“会议纪要”等一般不标注主送机关。

D.主送机关的称谓要准确科学，党政机关不能混用，机关与个人不能混用。主送机关位于标题之下，顶格从左向右标注。回行时仍顶格。

（3）正文：主要内容。

（4）附件说明：应注明附件顺序和名称。附件主要包括：随文颁发的规章制度、文件中的报表、统计数字、人员名单等。

（5）发文机关：在正文下方（如有附件，则在附件下方），单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称，只表示成文日期。联合行文，应并列标注各发文机关名称，主办机关排列在前。

（6）成文日期：用汉字书写，年、月、日三者俱全。确定成文日期，常规行文以单位负责人签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。（7）印章：尽管公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的机关公文，发文机关都应加盖印章。

加盖印章要清晰、端正、不丢不漏。位置在成文日期上侧，会议通过的机关公文，成文日期标注在标题下圆括号之内。印章要求上不压正文，下要齐年盖月。

（8）附注：位于成文时间下方左侧，顶格在圆括号内标注。

第五篇：公文格式及行文规则

行文规则及文本格式规定

作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。为了贯彻落实好《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），进一步加强我校各类公文的规范性，确保广大教职工能够熟练、正确的制作公文、处理公文，特制定学校文本格式及行文规则。

一、公文用纸幅面尺寸、版面要求及印制装订要求

（一）幅面尺寸

公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

（二）版面要求

公文用纸页边距设置为上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右

2.6cm。

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

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（三）印制装订要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。

公文应当左侧装订，不掉页，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处（订书针约距版面上下各四分之一处），允许误差±4mm;钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

二、公文格式

（一）封面

封面采用学校统一模板，名称用宋体小一号，落款日期用宋体二号。

（二）标题

一般用2号小标宋体字，上下各空一行，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（三）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。公文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，一般每面排22行(行距可设置为28磅)，每行排28个字，并撑满版心,特定情况可以作适当调整。文中结构层次序数依次可以用“

一、（一）“”“1.”（”“1）”标注；一般一级标题用黑体字、二级标题用楷体字、三级和四级用仿宋体字标注。

材料如有封面，正文最后不再需要落款署名和日期。–– 2 ––

（四）附件说明

公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）署名

署全称或者规范化简称。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

（六）成文日期

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措 –– 3 ––

施解决。

（七）印章

公文中有机关署名的，应当加盖机关印章，并与署名机关相符。

（八）附件

公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（九）页码

公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

三、本规定自2013年12月13日起施行

四、本文已按规范文本格式处理以供参考

2013年12月13日

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