金融风险管理形成性考核(简答论述)参考答案

第一篇：金融风险管理形成性考核(简答论述)参考答案

简答题

1.金融风险产生的原因有哪些？

答：⑴信息的不完全性与不对称性；⑵金融机构之间的竞争日趋激烈；⑶金融体系脆弱性加大；⑷金融创新加大金融监管难度；⑸金融机构的经营环境缺陷；⑹金融机构的内控制度不健全；⑺经济体制原因使然；⑻金融投机行为；⑼其他原因：①国际金融风险的转移；②金融生态环境恶化；③金融有效监管放松。

2.信息不对称的含义是什么？信息不对称导致的逆向选择和道德风险是什么？ 答：信息不对称，是指某些参与人拥有但另一些参与人不拥有的信息。

信息不对称的含义有两点：（1）有关交易的信息在交易双方之间的分布是不对称的，例如在银企关系中，企业对自身的经营状况、前景和偿还债务的能力要比银行更清楚；（2）处于信息劣势的一方缺乏相关信息，但可以知道相关信息的概率分布。

信息不对称导致的逆向选择和道德风险：（1）逆向选择：是指贷款市场上，由于借贷双方的信息不对称，作为贷款银行只能根据投资项目的平均风险水平决定贷款利率。这样，那些风险低于平均水平的项目由于收益率一般较低就会退出借贷市场，剩下来的愿意支付较高利率费用的项目一般是风险水平高于平均水平的项目。最终的结果是银行贷款的平均风险水平提高，平均收益反倒降低，呆账增加。（2）道德风险：是指在达成契约后，由于一方缺乏另一方的信息，这时拥有信息方就可能会利用信息优势，从事使自己利益最大化，而损害另一方利益的行为。在金融自由化和放松管制的背景下，企业可能会利用对项目的信息优势，利用银行监管放松的事实，改变贷款用途或做假账转移利润，用破产、合资等方式逃费银行债务。

3.贷款五级分类的类别如何划分？

答：正常、关注、次级、可疑、损失五类。后三种为不良贷款。

正常是指借款人能够履行合同，没有足够理由怀疑贷款本息不能按时偿还。

关注是指尽管目前借款人有能力偿还贷款本息，但存在一些可能对偿还产生不利影响的因素。次级是指借款人的还款能力出现明显问题，完全依靠其正常营业收入无法作恶偿还贷款本息，即使执行担保，也可能造成一定损失。

可疑是指借款人无法足额偿还贷款本息，即使执行担保，也肯定要造成较大损失。

损失是指在采取所有可能的措施或者一切必要的法律程序之后，本息任然无法收回，或只能收回极少部分。

1.金融风险管理的策略有哪些？

答：金融风险管理策略包括：1.回避策略。风险回避是一种事前控制，指决策者考虑到风险的存在，主动放弃或者拒绝承认该风险。这是保守的风险控制手段，回避了风险的损失，同样也意味着放弃了风险收益的机会。2.防范策略。是指预防风险的产生。金融机构通过对风险事故发生的条件、原因进行分析，尽量现值事故发生条件的产生，从而使风险事故发生的可能性尽量减少直至完全消除。3.抑制策略。又称消缩策略，是指金融机构承担风险后，采取种种积极措施以减少风险发生的可能性和破坏程度，常用语信用放款。4.分散策略。指管理者通过承担各种性质不同的风险，利用七相关程度来取得最有风险组合，使加总后的总体风险水平最低。商业银行的风险分散策略一般分两种：随机分散和有效分散。5.转移策略。也是一种事前控制策略，记载风险发生之前，通过各种交易活动，把可能发生的危险转移给其他人承担。6.补偿策略，首先是将风险报酬计入价格之中，即在一般的投资报酬率和货币贬值因素之外，再加入风险报酬因素。7.风险监管。贯穿于整个卷弄风险管理过程中的，包括外部监管和内部监控。

第二次作业

简答题

1、什么是流动性风险？流动性风险产生的主要原因是什么？

答：流动性风险是指无法在不增加成本或资产价值不发生损失的条件下及时满足客户流动性需求的可能性。成因：

（一）资产与负债的期限结构不匹配。

（二）资产负债质量结构不合理。资产质量高，其流动性就会好；金融机构的负债质量高，比如可转让大额定期存单，持有者可以到二级市场转让，而不必到发行银行来变现，那么给银行带来的现金压力就小。

（三）经营管理不善。如果经营不善，长期贷款短期要收回，活期存款不能随时支取，就会使流动性减弱。

（四）利率变动。当市场利率水平上升时，某些客户将会提取存款或收回债权；贷款客户会选择贷款延期。

（五）货币政策和金融市场的原因。当中央银行采取紧缩性货币政策时，货币数量和信用总量减少，流动性风险也会增大。

（六）信用风险。

2.何为利率敏感性资产和利率敏感性负债？在两者彼此大小不同的情况下，利率变动对银行利润有什么影响？

答：⑴利率敏感性资产和利率敏感性负债是指资产的收益或负债的成本受利率波动影响较大的资产或负债；⑵当利率敏感性负债大于利率敏感性资产，利率下降会增加银行利润，升高会减少利润；⑶当利率敏感性负债小于利率敏感性资产，利率上升会增加银行利润，下降会减少利润。

3.何为外汇风险？何为外汇敞口头寸？

答：外汇风险又称汇率风险，是指经济主体在持有或运用外汇时，因汇率变动而蒙受经济损失的可能性。

外汇敞口头寸包括：

（1）在外汇交易中，风险头寸表现为外汇超买（即多头）或超卖（空头）部分。

（2）在企业经营中，风险头寸表现为外币资产与负债不相匹配的部分，如外币资产大于或小 于负债，或者外币资产与负债在数量上相等，但期限不一致等。

论述题

试述流动性风险管理理论的主要内容。

答：流动性风险管理理论包括 “商业性贷款理论”、“负债管理理论”和 “资产负债管理理论”。

1.“商业性贷款理论”：（1）商业性贷款理论的基本内容。商业性贷款理论认为，商业银行的资金来源主要是吸收的活期存款，商业银行只发放短期的、与商品周转相关联或与生产物资储备相适应的自偿性贷款，也就是发放短期流动资金贷款。因为这类贷款能随着商品周转、产销过程的完成，从销售收入中得到偿还。这种理论认为，商业银行不宜发放长期贷款和消费者贷款，即使需要发放，其数额也应严格限制在银行自由资本和储蓄存款的范围内。同时，这种理论强调，办理短期贷款一定要以真实的商品交易为基础，要用真实商品票据作抵押，这样，在企业不能还款时，银行可以处理抵押品，保证资金安全。因此，人们又称之为“真实票据理论”。• 当时，商品生产和商品交换的发展程度很低，一般企业的运营资金多数来自于自有资金，只有在出现季节性、临时性资金不足时才向银行申请贷款。此外，当时人们还没有举债消费的习惯，如果发放消费者贷款未必会有市场。况且，当时银行资金来源主要是活期存款，定期存款不多。资金来源的高流动性要求资金运用的高流动性。（2）对商业性贷款理论的评价。商业性贷款理论是一种典型的资产管理理论，在相当长的时期内支配着商业银行的经营活动，对保持银行流动性具有一定的积极意义。①它为保持银行的流动性和安全性找到了依据和方法，从而避免或减少了由于流动性不足或安全性不够带来的风险。②能适应商品交易对银行信贷资金的需要。因为这种理论强调银行贷款以真实商品交易为基础，当社会生产扩大，商品交易增加时，银行信贷会自动跟上；当生产缩小，商品交易减少时，信贷会自动缩减。这样既不会引起通货膨胀，也不会产生通货紧缩。正因为如此，在相当长一段时间内，各国商业银行都遵循这一理论。

2.“负债管理理论”：（1）负债管理理论的基本内容。过去人们考虑商业银行流动性时，注意力都放在资产方，即通过调整资产结构，将一种流动性较低的资产转换成另一种流动性较高的资产。负债管理理论则认为，银行的流动性不仅可以通过加强资产管理获得，而且可以通过负债管理提供。简言之，向外借钱也可以提供流动性。只要银行的借款市场广大，它的流动性就有一定保证，没有必要在资产方保持大量高流动性资产，而可以将资金投入到高盈利的贷款和投资中。（2）对负债管理理论的评价。负债管理理论最重要的意义在于为商业银行找到了保持流动性的新办法；同时，它使商业银行更富有进取和冒险精神，因为它是建立在对吸收资金信心的基础上的。但是从另一角度看，这种经营策略既提高了银行负债的成本，又增加了银行的经营风险，导致银行自有资本比重越来越小，“借短放长”问题日益严重。

3.“资产负债管理理论”：该理论认为，商业银行单靠资产管理，或单靠负债管理，都难以达到安全性、流动性和盈利性的均衡。只有通过资产结构和负债结构的共同调整，资产和负债两方面的统一管理，才能实现三者的统一。如资金来源大于资金运用，应尽量扩大资产业务规模，或者调整资产结构；反之，如资金来源小于资金运用，则应设法寻找新的资金来源。这一理论主张，管理的基础是资金的流动性；管理的目标是在市场利率变化频繁的情况下，实现最大限度的盈利；应遵循的原则是：规模对称原则、结构对称原则、速度对称原则、目标互补原则和资产分散化原则。

第三次作业

简答题

1.保险公司保险业务风险的含义是什么？它主要包括哪几类风险？其各自的表现形式是怎样的？ 答：1.保险业务风险是保险公司在经营过程中，业务经营预订目标与实际运营结果之间的可能偏差，即造成的可能经济损失或不确定性。

2.保险业务风险主要包括保险产品风险、承保风险和理赔风险。其各自的表现形式为：（1）保险产品风险的主要表现–该风险包括产品设计风险和基于产品设计的展业风险。（2）承保风险的主要表现–忽视风险责任控制，随意提高自留额、降低费率、放宽承保条件、采取高额退费；–超承保能力承保（3）理赔风险的主要表现–内部理赔风险–外部保险欺诈风险–自担风险：将损失直接摊入成本或冲减资本金–自保风险：通过建立贷款呆账准备金以补偿贷款呆账损失

2、我国证券公司传统的三大业务及其含义是什么？

答：投资银行业务、经济业务和自营业务是我国证券公司传统的三大业务，也是证券公司收入的主要来源。投资银行业务就是协助政府或工商企业销售新发行证券、为企业提供财务顾问、帮助企业进行资产重组等。经济业务就是替客户买卖已发行证券，即经济业务是一般投资者委托证券公司买卖证券的行为。自营业务就是证券公司通过在自己的账户上买卖证券，以获取投资收益的行为。

3.农村信用社的主要风险及其含义。

答：信用风险。又称违约风险，是指信用社的债务人不能偿还或延期偿还贷款本息而造成信用社贷款发生呆账、坏账，给信用社造成损失。

流动性风险。主要是指信用社没有足够的资金清偿债务、满足客户提取存款的需要，不得已以亏损价格卖出其资产来取得现金而使信用社遭受经济损失的可能。

利率风险。是指由于市场利率水平的变动造成信用社负债成本变动、资产收益变动所造成的损失。

操作风险。是指由于信用社内控机制出现问题、失误或由于工作人员因故意或过失造成操作失误导致信用社资产或盈利减少,并可能给客户造成损失的风险。

资本金风险。资本金风险是指信用社出现没有偿债能力的可能性。从技术角度看，当一家信用社的净收益或股东权益出现负数时，该信用社就缺乏偿债能力。

论述题

试述商业银行中间业务风险管理对策和措施。答：1商业银行中间业务分类及其风险特征。

1.结算性中间业务

– 指商业银行为客户办理的与货币收付有关的业务，还包括结售汇、外币兑换、信用卡等业务。– 该业务风险来源于人为错误、沟通不良、未经授权、监管不周或系统故障等原因而给客户或银行造成损失

2.融资性中间业务

– 指由商业银行向客户提供传统信贷以外的其他融资引起的相关业务，包括票据贴现、出口押汇、融资租赁等。

– 该类业务的风险来源是票据的真实性 3.代理性中间业务

– 各类代收付款项，代发行、买卖、承销和兑付政府、金融及企业债券，代理客户买卖外汇，代理保险等。

– 该类业务的风险集中在操作风险上，风险较小 4.服务性中间业务

– 指商业银行利用现有的机构网络和业务功能优势，为客户提供纯粹的服务业务，包括提供市场信息、企业管理咨询、项目资产评估、企业信用等级评定等。

– 该类业务的风险也集中在操作风险上，风险较小。5.担保性中间业务

– 担保性中间业务是指商业银行向客户出售信用或为客户承担风险而引起的相关业务，包括担保、承诺、承兑、信用证等

– 该类业务也称为或有资产和或有负债，其特点是银行依靠信用，不占用资金，处于第二债务人地位。除流动性风险外，各类风险均存在，风险较大。

6.衍生类中间业务

– 指由商业银行从事与衍生金融工具有关的各类交易引起的业务，包括金融期货、期权、远期利率协议、互换业务等。

– 这类业务风险较大。

2商业银行中间业务风险管理的对策与措施。商业银行中间业务风险管理的对策包括： ——深化监管部门对中间业务风险的监管 ——加强中间业务风险的基础性内部管理 ——健全中间业务风险管理制度

——优化客户结构，合理确定中间业务的范围

第四次作业

简答题

1.金融衍生工具的种类及含义是什么？

答：——远期（Forward）：是最简单的金融衍生工具之一，是指买卖双方约定在未来某一时期按确定的价格购买或出售某种资产的协议。远期类金融衍生工具以远期工具为核心变化、合成的一系列衍生产品，包括商品远期交易、远期外汇交易、远期利率协定等。远期合约和期货合约都是交易双方约定在未来某一特定时间、以某一特定价格、买卖某一特定数量和质量资产的交易形式，只不过期货合约是期货交易所指定的标准化合约，对合约到期日及买卖的资产种类、数量、质量做出了统一规定，而远期合约是根据买卖双方的特殊需求由买卖双方自行签订的合约。

——期货（Futures）：实际是由交易所统一设计推出，并在交易所内集中交易的、标准化的远期交货合同。和远期合约相比，其最大特点就是每张合约所包含的内容都是标准化的。期货类金融衍生工具是以期货工具为核心变化、合成的一系列衍生工具，包括商品期货、外汇期货、利率期货和股票价格指数期货等。

——期权（Option）：是在未来某时期按照协议价格买卖金融工具的权利而非义务。有买权和卖权之分。买权（卖权）是指在约定的未来时间内按协定价格购买（出售）若干标准单位资产的权利。期权合同的买方取得这一权利要付出一定的代价，即期权的价格。还有欧式和美式之分，欧式期权只能在到期日行使合同，美式期权可以在合同到期前的任何一天行使合同。期权类金融衍生工具是以期权工具为核心变化、合成的一系列衍生工具，包括商品期权、外汇期权、利率期权、股票期权和股票价格指数期权等。

——互换（Swap）：是指双方签约统一，在确定期限内互相交换一系列支付的一种金融活动。互换类金融衍生工具是交易双方签订的在未来某一时期相互交换某种资产的合约，更为准确的说，是当事人之间签订的在未来某一期间内相互交换他们认为具有相等经济价值的现金流的合约。较为常见的是利率互换和货币互换。

2.什么是货币的时间价值原理？

货币的时间价值（TVM），是指当前所持有的一定量货币比未来获得的等量货币具有更高的价值。这是因为：货币可用于投资，获得利息，从而在将来拥有更多的货币量；货币的购买力会因通货膨胀的影响而随时间改变；一般来说，未来的预期收入具有不确定性。

3.网络银行的风险管理方法的主要内容是什么？

技术创新的快速发展改变着银行在网络银行业务中面临的风险特征和范围，加大了银行管理风险的难度。

在网络银行业务领域，最为常见、最为通俗的是巴塞尔委员会制定的风险管理步骤。巴塞尔委员会把网络银行风险管理分为三个步骤：即评估风险、管理和控制风险以及监控风险。

（1）评估风险：通常包括如下三个步骤：识别风险，确定银行的风险承受能力；确定风险暴露是否在银行的承受能力之内。实际上就是风险的识别过程，它包括识别风险和量化风险。

（2）管理和控制风险：管理和控制风险的实质就是对风险设计各种各样相应的控制措施和制度，从而达到减少风险和消除损失的目的。风险管理程序应该包括如下内容：实施安全策略和安全措施；系统的评估和升级；采取措施来控制和管理外包业务；信息披露和客户培训；制定应急计划。

（3）监控风险：系统测试和审计是其中的两个要素。

论述题

试述怎样构筑我国金融风险防范体系。

答：1.建立金融风险评估体系，即识别风险，衡量风险，防范风险和化解风险，这些都依赖于风险评估，而风险评估师防范金融风险的前提和基础。需要做好以下工作：（1）健全科学的金融预警指标体系。（2）开发金融风险评测模型。

2.建立预警信息系统。（1）增加描述市场总体金融风险和金融机构风险的指标，为风险监测和预警提供信息支持。（2）严格和完善金融机构财务报表制度，指定严格的数据采集内容和格式、方式和方法及采集渠道。

3.建立良好的公司治理结构。（1）改进国有商业银行的分权结构。（2）完善公司治理的组织结构。（3）完善激励机制和制约机制。（4）加强信息披露和透明度建设。

4.加强审慎监管体系建设。（1）构建监管主体的监管组织机构。（2）健全我国金融机构的内部控制制度。（3）建立金融行业自律机制。（4）充分发挥社会中介的监督作用。

第二篇：办公室管理形成性考核答案(2013版)

办公室管理形成性考核册答案

作业1

1．一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

1[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容

2[文书制作]复印资料。打印文稿及表格

3[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4[档案管理]档案管理。

5[会议组织]安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。

6[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7[信息资料]准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息 8[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。

9[接待工作]接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。10 [协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。[督查工作]督导一般职员或速记员。[日程安排]替上司定约会并做好记录；[日常事务"] 阅读并分类信件通讯事务、电话；[办公室管理]办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品[其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项 交办的事项-]

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

17外出办事，如银行、邮局等。

二、公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；

（2）软盘、光盘等；

（3）铅笔；

（4）圆珠笔；

（5）签字笔或钢笔；

（6）修正液或修正带；

（7）印盒；

（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

（9）小刀；

（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。

1．请示方法和报告方法；

2．计划方法和总结方法；

3．受意方法；

4．传达方法；

5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；

7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以注意。

作业

2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。

（1）基本用途：

“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象 带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

（2）两者与一般会议的不同：

可以消除时空上的局限性。

（3）各自的优劣：

“电视会议”——

优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”——

优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放 功能；劣：费用高，技术含量高。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；

（2）上司繁忙时；

（3）上司即将外出时；

（4）远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

3．第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一 下。最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”。

作业4

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

口头语言的基本特征：

（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。

（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。

（3）有歧义。因为汉字一音多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规 范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。

敬语使用的一般场合：

（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。

（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要 使用敬语。

（3）敬语一般针对：

年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者； 有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

二、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办— —注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本 含义。

类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征 立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联 系和处理情况，运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

（1）通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

（2）通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以 提供档案外借；

（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

（5）以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提

供咨询服务；

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；

（7）通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

第三篇：办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案（修改版）

行政管理（第三学 2010-05-12 10:33:07 阅读2574 评论0字号：大中小 订阅办公室管理形成性考核册答案作业

11．一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

（1）[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容

（2）[文书制作]复印资料。打印文稿及表格

（3）[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。（4）[档案管理]档案管理。

（5）[会议组织]安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。

（6）[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

（7）[信息资料]准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息

（8）[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。

（9）[接待工作]接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。（10）[协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。（11）[督查工作]督导一般职员或速记员。（12)[日程安排]替上司定约会并做好记录；

(13)[日常事务]阅读并分类信件通讯事务、电话；

(14)[办公室管理]办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品(15)[其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项

交办的事项]

(16)替上司申报交纳所得税及办理退税。

(17)外出办事，如银行、邮局等。公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；

（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒；

（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。

1.和王先生联络今天预定计划的变更。2.和司机联络今天预定计划的变更。3.拍发喜庆电报。

4.复印下午的会议资料。5.准备奠基仪式。

6.誊写原稿（今天截稿）7.结算旅费。8.制作感谢信。9.整理档案。

10.练习电脑打字。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。

1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以注意。

办公室管理形成性考核册答案作业

2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

2、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些?

询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。

如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

答：

1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；

2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；

3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；

4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；

5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；

6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。

五、五。怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时；

（4）远道来访或有重要事情的来访时。

办公室管理形成性考核册答案作业

3一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点.1、注意把握时间，灵活的话，可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏；

2、主题；这是一个相当重要的环节，在议题上一定要扣紧；

3、发言顺序；这个直接关系到会议质量，一般的顺序是先谈问题，再表扬，最后总结；

4、中场休息，这个时间要选择合适；

5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能及时的发表意见

二．文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点.（1）准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点、交通工具，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况.旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档.（2）制定约会计划.约会计划表应该包括：城市和省的名称，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。（3）为商务洽谈收集资料.把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料,分类整理准备好.（4）决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要

带的信笺信封和文具用品列出清单,避免遗漏.旅行用品一览表

•信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票 •笔记本

•地址目录：电话、传真等号码 •日历卡

•世界各地时间表

•国际电话号码表 •文件夹 •商业名片 •声像材料

•手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 •现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 •相关档案

•旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍 •日程表、约会安排表、时间表和计划表 •护照、签证等 •钢笔、铅笔

•回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子 •图章和印泥盒 •急救药盒

（5）行李问题.文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些关于行李携带的信息.要准备随身携带的行李，要为每件行李准备识别标签，注

意每件行李里面还要放一套

（6）安排差旅费。旅行时，商务人员可使用下列方法带差旅费： a.预支差旅费，b.个人支票，c.旅行支票，d.信用证

（7）建立旅行——旅馆信息资料库。如果上司经常出差，文秘人员应该收集一些交通图、时间表和飞机时刻表，还要有一些介绍旅馆方面的小册子，并随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库.（8）办理旅行保险.如意外伤害保险等

四，文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。作业四

一、简要阐述社交话题的选择。合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）

积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

三．简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办— —注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四．按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本 含义。类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征 立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联 系和处理情况，运用最广泛。

五、简要说明电子文件归档的基本方方法

1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。

2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。

3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上

第四篇：办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)1 [文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。[会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 [信息资料] 准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9 [接待工作] 接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录;13 [日常事务"] 阅读并分类信件通讯事务、电话;14 [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 [其他临时以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项

交办的事项 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事，如银行、邮局等。18

同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容;这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些?

办公用易耗品主要有：1.信封、纸张;2.软盘、光盘等;3.铅笔4.圆珠笔;5签字笔或钢笔;6.修正液或修正带;7.印盒;8.各种小型机器，如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;9.小刀;10.日历等;11.其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何?本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1.计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2.实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施;配合上司预期的期限。3.检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施 ——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1.将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事?B.是否做或不做都无所谓的事?C.是否不可以做的事?对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事(优先做);紧急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不紧急的事(第三做);虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事(可以请他人代劳)。3.与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1.请示方法和报告方法;2.计划方法和总结方法;3.受意方法;4.传达方法;5.进言方法;6.变通方法和挡驾方法;7.分工方法与合作方法。本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。

受意方法要注意：(1)善于领会上司意图，不要曲解上司意图;(2)备好记录本，记录下指示要点;(3)注意倾听，用心判断指示的用意(4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话;(5)如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度;6)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2.结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点;事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。

办公室管理形成性考核册<二>

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

同：1.都应先问好，再传达自己的信息;2.都应保持耐性、热情的态度;3.通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情;4.都应简明扼要表达自己的意思。

异：1.打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。2.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。1.基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

2.两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3.各自的优劣：

“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象;劣：技术上的要求较高。

“交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能;劣：费用高，技术含量高。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)按照收件人的姓名分拣;(2)按照邮件的重要性分拣;(3)按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件?本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?

答：1.上司正在开会时;2.上司繁忙时;3.上司即将外出时;4.远道来访或有重要事情的来访时。

办公室管理形成性考核册<<三>>

一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例，编制一份××预定表。本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案： 1.日程安排计划表的种类：

(1)年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。(2)月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下：

1.提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2.私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。(2)纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3.财物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续.(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4.其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。本题在教材上的答案非常明确，只需要同学们进行一定的归纳即可。另：第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”.办公室管理形成性考核册<<4>>

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。本题主要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特征”和第2点的“敬语的用法”这两个知识点。以下为参考答案：

1.口头语言的基本特征：(1)语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中;所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。(2)有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。(3)有歧义。因为汉字一音多字。(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些;休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。2.敬语使用的一般场合：(1)对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要使用敬语。(3)敬语一般针对：年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者;有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。同学们要注意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征;二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点。

二、简要阐述社交话题的选择。本题主要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点，本题答题思路如下：

1.合适的话题包括：(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等;(2)一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等;(3)显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等;(4)比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;.(5)积极、健康的生活体验的话题;(6)风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。_2.不合适的话题包括：(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。(6)庸俗的、色情的话题。(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。

1.印章的使用的主要形式为：(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、骑缝章、更正章的使用范围：(1)落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。

1.收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2.分送的基本原则：

(1)属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;)(3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批;(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;(5)在文件份数少时，阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。

五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。

1.类型：(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。本题主要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的利用”这一知识点。

1.通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读;2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借;3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率;4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务;6.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息;7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。同学们在回答本题时，一定要注意审题，本题实际上只有一个问题——“通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。弄清楚了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了。

第五篇：办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案

作业1

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表

序号国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）[文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。[会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。[调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。[信息资料] 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 8 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。[接待工作] 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录； [日常事务"] 阅读并分类信件 通讯事务、电话； [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 [其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项 交办的事项-] 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。

二、公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；

（2）软盘、光盘等；

（3）铅笔；

（4）圆珠笔；

（5）签字笔或钢笔；

（6）修正液或修正带；

（7）印盒；

（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

（9）小刀；

（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。

1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以注意。

作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；

（2）上司繁忙时；

（3）上司即将外出时；

（4）远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

作业4

一、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办— —注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本 含义。

类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征 立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联 系和处理情况，运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

（1）通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

（2）通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以 提供档案外借；

（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

（5）以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提 供咨询服务；

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；

（7）通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。