第一篇：公文规范
公文写作基础知识 2007-04-18 21:29 第一节 公文概述
什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。
公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用„„等等。
写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。
根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令)；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 函； 12 会议纪要。根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。
以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。
公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。
二、公文的格式与要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。公文的格式要素一般包括：
（一）发文机关（版头）
发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：
１、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。
２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。
至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。
（二）公文份号 〖HT〗公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。
（三）秘密等级 〖HT〗公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。
（四）紧急程度
紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。
（五）发文字号 〖HT〗发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第１２号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。
（六）签发人 签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
（七）标题
公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关；“关于加强血吸虫病防治工作”是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。拟写公文标题时，应特别注意以下几点：
１、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。
４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如： 国务院关于依靠科技振兴农业 加强农业科技成果推广工作的决定
（八）主送机关
主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。
确定主送机关应注意：
１、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。
２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。
４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。
（九）正文
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。（写法见后）
（十）附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
（十一）印章
印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。
（十二）成文时间
一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
（十三）附注 〖HT〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
（十四）主题词 〖HT〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
（十五）抄送机关
民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。（十六）印发机关和时间
印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。
三、公文正文的写作方法
草拟公文正文必须符合以下要求：
(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成“９４年”。
(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。
(五)结构层次序数，依次为“一”、“
（一）”、“１”、“（１）”。(六)公文中应使用国家法定计量单位。
(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。(八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：
（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。
（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。
（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。
（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。
（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。
通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。第二、文字表达简明、确切、条理清楚。
简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。第二节 通知与函的写作
一、通知的写作
通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。(一)通知的类别
根据功用，通知可分以下类别：
1、发文通知
①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。
②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》；《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。
③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
2、知照通知
用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》；《国务院办公厅关于暂停实行夏时制的通知》。
3、事项通知
①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。(二)通知的写法
1、标题
通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。
2、主送机关
视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
3、正文
一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。
正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。
由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。
4、落款
正文结束后在右下方署名署时并盖公章。
二、函的写作
函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准等。根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。(一)函的类别
本教材专指公函的分类。
1、联系函
①商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《××学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院关于×××遗产纠纷案托查的函》。
②询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。
3、告知函
主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。
2、请批函
向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。
（二）函的写法
1、标题
函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。
2、主送机关
顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
3、正文
开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。
主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。
落款 正文右下方署名署时并盖公章。正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。第三节 报告与请示的写作
一、报告的写作
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。(一)报告的类别
1、呈报报告
这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专题报告两种。
①综合报告 是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况，往往有一文数事的特点。例：《关于××市九五规划执行情况的报告》。
②专题报告 是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点。例：《关于元旦春节市场安排情况的报告》。
2、呈转报告
这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例：林业部《关于加强野生动物保护管理工作的报告》。
3、回复报告
这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可。例：××市民政局《关于拥军优属情况的报告》是“八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。(二)报告的写法
1、标题
报告标题通常由事由和文种组成。
2、主送机关
报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。
3、正文
正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。
4、落款
正文结束，在右下方署名署时并盖公章。
二、请示的写作
请示适用于向上级请求指示、批准。(一)请示的类别
1、请求指示
如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例：《关于确定××市高校行政级别的请示》。
2、请求审批
对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的；对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审批的工作性请示。例：《关于××建设项目需用资金的请示》。(二)请示的写法
1、标题
请示标题通常由事由和文种两部分组成。
2、主送机关
应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。
3、正文
请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”等惯用语。
4、落款
正文结束，在右下方署名署时并盖公章。(三)报告与请示比较
相同点：①两者都属上行文。②为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。③通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。
相异点：①性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。②上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。③篇幅容量不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请，篇幅相对较短小。④行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文；而请示必须事前行文。
第二篇：公文规范
近年来，各地各部门按照中央有产规定和要求，认真做好公文处理工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：
一、公文格式不规范
公文格式是公文最基本的规范。对此。中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，扔存在着不规范的情况。
（一）与标题有关的问题 1.无标题或标题要素不全。
按照规定，公文一般应当有标题，且应由 发文机关名称+事由+文种 三个要素组成
如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。
其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅者一一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文后才知道行文单位的意图；有的公文没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精炼，让
人看了一头雾水。
2.标题编排不美观。
按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短相宜，间距恰当，呈梯形或菱形，但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或者分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。
举例
错误1：没有发文机关名称，标题过长不分行
关于2011全国XX系统干部培训班有关安排的通知
正确：
XXX办公厅关于2011全国XX系统
干部培训班有关安排的通知
错误2：没有发文机关名称，分行不合理，两行字数相差太大
对政协十一届全国委员会第四次会议第XXX号提案的
协办答复意见
错误3：回行时把一个词（“工作任务”）拆开写在了两行，破坏了词义完整
XXX关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任
务进展情况的报告
正确
XXX关于2011年政府系统 反腐倡廉有关工作任务进展情况的报告
（二）与落款有关的问题
1.不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。
按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应该使成文日期右字二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
举例：加盖印章的落款与不加盖印章的落款编排上的不同
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXX公司
2015年11月1日
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXX公司
2015年11月1日
2.落款不正文空隔不当。
常见的情况是：落款与正文空隔过大，省的空二三行，多的空五六行。具体规定是：加盖公章的公文，印章顶端应当距正文一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文都将署名标注在正文下空一行位置。
3.忘记加盖印章。
一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志精心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘记用印，或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。
（三）与附件有关的问题 经常见到有错误是：
1.附件说明编排不当。如：附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行，附件说明顶格编排等。正确的编排要求是，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
2.附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写。而是另起一行。
3.附件名称较长需要回行时，没有与上一行附件名称的 首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。
4.使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。
5.附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。
6.附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的附件顺序号用汉字数字并且在后面加冒号等如：“附件一：”。
举例
错误：附件名称没有紧随“附件：”之后，使用标点符号不当
附件：
1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；
2、《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》；
3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX。
正确
附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（四）与字体字号相关的问题
1.没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号方正小标宋简体，正文用三号仿宋字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字，第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，字体和层级不按照要求要编排。
2.在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如仿宋和方正仿宋。这种情况多数是因这一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而造成的。
（五）格式方面的其他问题
1.文字没有对齐。按照规定，每个自然段的名首应左空两个字，但有时会出现左空一个字或者一个半字的情况。
2.附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，如公文印发传达的范围，使用蚨须注意的事项，关系人等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。
举例： 错误
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）
XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日
正确
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日
（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）
3.落款在无正文页。在规范公文中，落款不得落在无正文页，也不得使用“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。
二、标点符号用法不规范
（一）没有分清点号之间的层级关系，“乱了辈分”。常用的点号的层级关系从低到高的应该是：顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释，就是要行用句内点号，再用句末点号；先顿号、再逗号、然后分号、最后才是句号。
（二）没有分清标号之间的不同功能，“戴错帽子”。标
号的作用是标明，主要标示某些成分（主要是词语）和特定性质的作用。在公文中，标号使用错误最多是书名号。按照规定，书名、篇名、报纸名、刊物名，以及其他文化精神产品（如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目可用书名号，非文化精神产品不能使用书名号，如：物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中，许多同志对书名号的用法并不是很清楚，造成了书名号滥用的情况，如：“信息中心加大技术支持力度，建成《终结信访事项数据库》”数据库不具备文化精神产品的属性，不能使用书名号，但为了强调，引起人们的注意，可以使用引号，即：“信息中心加大技术支持力度，建成‘终结信访事项数据库’。”
（三）不注意语意语境，站错位置。
主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿，但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如：“我们认真贯彻落实，严格按照《通知》要求，周密部署，扎实推进。并以此为契机，进一步规范相关工作。”这一段话中的“并”是一个关联词，说明一句话未讲完，因此，在“并”字前，不能使用句号民，而应该使用逗号。
（四）不该标注时标注，“画蛇添足”。
这种情况多发生在附件中或标题中。如：附件名称使用
书名号、分号或句号；在公文标题中使用标点符号，而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在文中单列的第一层标题后加句号；对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等，都属于此类情况。
（五）不按照规范标注文号中的括号，“蒙混过关”。按照规定，文号中的括号应该使用六角括号，如：“中发〔2015〕5号”。一些同志或不清楚有关规定，或是为了图省事，在书写文号时，常常使用圆括号或方括号，如：“中发（2015）5号”或“中发[2015]5号”，这些都是错误的。
三、数字用法不规范
公文中的数字包括两种，一种是阿拉伯数字，一种是汉字数字。在公文中如何使用，视情况而定，大致可分为两种情况：一种是“必须”的、“唯一”的选择，如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字，而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字数字。如：八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十一、十七届六中全会，等等。另一种是可以 “变通”的选择，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等，目前体例大都无统一规定，可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则：一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，应该使
用阿拉伯数字；二是全篇体例应当一致。在公文中，数字使用不规范有以下几种情况：
（一）时间的表述。原则是使用阿拉伯数字，且分为12小时计时制的表述和24小时计时制的表述，而有的同志则混用了，如：“上午8时40分”、“下午14时30分”。因为“上午几时”或“下午几时”是12小时制的表述方式，而24小时制的表述方式不用标明上午或下午，直接写“8时40分”、“14时30分”。此外，也可以另一种便捷表达方式，如“08:40”、“14:30”。
（二）分数和百分比表述。对于规范格式公文，分数和百比表述使用阿拉伯数字的表述方法，如“1/3”、“50%”，而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“二三米”、“一两个小时”。但常常有的同志使用阿拉伯数字，或在相邻的两个概数之间使用了顿号，如“
2、3米”、“
1、2个小时”或“
二、三米”、“
一、两个小时”。
（四）全文体例不一致。按照规定，如果遇到没有严格规定的数字用法，应遵循一个原则，就是要照顾到上下文，保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则，如：“我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“我局
现有12个司室，47个处。”又如：同一个文号的文件，在前一个自然段中表述为“5号文件”，后一个自然段却表述为“五号文件”。
第三篇：公文规范
重庆市长寿区农业委员会
关于转发《国家行政机关公文处理办法》的通知
委属各单位：
为规范公文写作，提高公文写作能力，现将《国家行政机关公文处理办法》（国发„2000‟23号）转发给你们，请各单位认真组织学习，并依照执行。
二○一二年一月六日
国家行政机关公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1。”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 密码电报的使用管理，按照有关规定执行。
第九章 附 则
第五十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 GB/T 9704-1999 代替 GB/ 9704-1988
前言
本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T 9704－1988进行修订。本标准相对GB/T 9704－1988作如下修订：
（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；
（2）删去原标准中的引言部分；
（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；
（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；
（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；
（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；
（7）增加了公文用纸的主要技术指标；
（8）增加了印刷和装订要求；
（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；
（10）增加了主要公文式样。
本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。
本标准为第一次修订。
本标准由国务院办公厅提出。
本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。
本标准主要起草人：孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 148－1977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3 定义
本标准采用下列定义。3.1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3.2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％-90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5-9.5。5 公文用纸幅面及版面尺寸 5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。5.2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。7 排版规格与印制装订要求 7.1 排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。7.3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。8.1.3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。8.1.5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„ ‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。8.2 主体 8.2.1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。8.2.2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。8.2.3 公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。8.2.5 成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位臵见8.2.6。8.2.6 公文生效标识 8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。8.3 版记 8.3.1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
8.3.3 印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。8.3.4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。8.3.5 版记的位臵
版记应臵于公文最的一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封
三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。11 公文的特定格式 11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。11.2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。11.3 会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位臵同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。12 式样 图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸
图2 公文首页版式 图3 上报公文着页版式
图4 公文末页版式
图5 联合行文公文末页版式1 图6 联合行文公文末页版式2
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
国家质量技术监督局1999－12－27批准发布 2000－01－01实施
第四篇：公文规范
随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人口和计划生育工作已经进入稳定低生育水平、统筹解决人口问题的新的历史时期，宣传教育首要地位的价值取向日益凸显。
一、影响宣传教育工作的瓶颈
新时期计生宣教工作取得的工作成效、社会效益有目共睹，举世公认，但影响其向深度、广度发展的瓶颈仍然存在，亟需认真研究，采取切实措施予以解决。
1、少数党政领导尤其是基层党政部门的领导，对宣传教育的重要性认识不够，忽视计生宣教工作。
2、重形式，轻内容。有关部门的一项社会调查表明致富信息、实用技术已成为人们关注的焦点。勤劳致富已成为群众第一需要。但宣教模式仍普遍停留在就计划生育讲计划生育的低水平。
3、对象层次不明。计生宣教显性对象是正处于生育旺盛期的婚育妇女，同时也是计生宣传的主体。未婚人群、退出生育过程的或已落实绝育措施的人群等是宣教工作的隐性对象，他们的婚育观往往影响和干预着显性对象的生育行为。由于对这两类对象的特点研究不够，笼统地采取类似同一的方式进行宣教，影响了宣教效果的提升。
4、宣教手段单一。主要还是依赖于发放宣传资料、集中宣教、举办知识竞赛等传统方式。
二、突破宣教瓶颈解决上述问题
计生宣教工作存在上述瓶颈，主要是由计生工作本身的艰巨性和宣传对象的复杂性所决定的。突破上述障碍，应采取的主要对策如下：一是转变宣传思想，提高对宣教工作重要性的认识，形成全社会齐抓共管的长效机制；二是加大宣传力度，宣传方式多样化。在村组等人群集中的地方设立宣传橱窗、宣传板面，悬挂横幅，基本上实现群众“抬头驻足间，计划生育映眼睑”的宣传格局。三是宣传内容实效化。坚持以人为本、因人制宜，分别对青春期人群、新婚期人群、孕产期人群、哺乳育儿期人群、实行避孕节育人群、更年期妇女6类人群分类施教，进行不同内容的宣传教育，增强宣传教育效果。四是宣传行为社会化。充分发挥人口计生领导小组的作用，进一步明确自己的职责，建立大宣教格局。同时利用各类重大节日，将计划生育宣传融入丰富多彩的群众性文化文艺活动中，形成强大的宣传舆论氛围。
三、近年来呼图壁县园户村镇的主要做法
近年来园户村镇计生办根据实际情况开展了丰富多彩的宣教活动。如构建“入户宣传、标语宣传、阵地宣传、媒体宣传、文艺宣传”等“五位一体”的宣传教育新机制。倾心打造三个计划生育宣传教育示范基地，扩大了人口计生宣传教育的影响力和覆盖率。
呼图譬壁县园户村镇是典型的民族乡镇，总人口2.4万人,其中农业人口1.5万人，有回、汉、哈、维等7个民族组成，少数民族占全镇总人口的54%。今年园户村镇着重开展了“穆斯林生殖健康”项目活动，意在提高穆斯林人群生殖健康水平和预防性病、艾滋病能力，改
变不良的卫生习惯和行为。活动开展的过程中，建立了一支政治强、业务精、纪律严、作风正的高素质宣传队伍。开展宣传教育，倡导健康生活理念，发挥宗教人士的表率作用，阿訇在礼拜时或者主麻日大力宣传党的计划生育政策及生殖健康知识，使穆斯林群众逐步了解了相关的知识，提高了对生殖保健的认识和对性病、艾滋病的防御能力。这一活动，得到了国家人口计生委的一致认可，国家计生委副主任赵白鸽亲临呼图壁县园户村镇，对这项活动取得的成果给予充分的肯定，这些活动的开展，使婚育文化活动在园户村镇创出特色，得到了广大群众的认可，取得了良好的效果。
同时依据不同的宣传服务对象，有针对性地开展宣传服务工作，依托婚育新风进万家、“三结合五关爱”、生育关怀行动、关爱女孩行动等活动，不断创新计生宣传教育载体。近年来，在省局和市委、市政府的正确领导下，平凉市国税局在税收宣传工作中牢牢把握税收宣传工作主旋律，坚持正确的舆论宣传导向，按照“围绕中心、服务大局，把握旋律、营造环境”的基本原则，坚持以制度建设、整合资源、突出效果、队伍建设为抓手，确立新的宣传思路，探索新的宣传方法，培养新的宣传人才，卓有成效地建立起了税收宣传工作的新格局，充分发挥了宣传在税收工作中的重要作用，为全面促进国税工作又好又快发展营造了良好的外部环境。
一、以制度建设为抓手，确立新思路，强化宣传工作“包抓”责任制
我局始终把宣传工作作为党组织实施思想政治领导的基本条件之一，以制度建设为抓手，不断探索完善税收宣传的领导机制，初步建立起了“总体抓”、“对口抓”、“具体抓”与“协助抓”相结合的宣传工作责任制，有效地保证了税收宣传工作的规范和有序开展，深化了税收宣传的影响力。一是每年召开专题会议研究税收宣传工作，提出目标，制定措施，并成立宣传工作小组，明确职责分工，形成了“一把手”总体抓、分管领导对口抓、责任部门（办公室）具体抓、相关部门协助抓的责任制，切实加强对税收宣传的统一领导。二是坚持将税收宣传工作纳入全年税收工作计划和岗位目标管理责任制，加大对税收宣传工作的人力、财力、物力投入；对于大型的税收宣传项目，主要领导亲自参与方案策划、组织实施、效果评估的全过程，班子成员带头撰稿审稿，带头宣讲税收政策和工作情况，并将税收宣传贯穿于同地方党委、政府及有关部门的沟通交流之中，扩大了宣传活动的辐射效果。三是制定了《平凉市国税系统税收宣传工作管理办法》、《平凉市国税局机关新闻宣传工作管理办法》和《平凉市国税局信息调研工作管理办法》，建立了通讯员网络管理、信息调研工作计划、重大新闻线索报送、新闻责任内部追究、与相关媒体联络沟通、新闻媒体采访接待、宣传稿件审核管理、信息调研登记通报和通讯员培训、奖励等制度，对信息宣传工作实行年初制定目标并分解任务、季度通报、半年督查、年终考核、奖励制度，极大地提高了各级领导对税收宣传工作的重视程度和全体通讯员采写宣传稿件的积极性，促进了全系统税收宣传工作的健康开展。近三年来，市县两级共兑现信息调研奖励12万多元，平凉国税连续三年被省局评为信息调研工作先进单位，6人（次）被省局和市政府评为信息调研工作先进个人，2人被《甘肃经济日报》社评为优秀通讯员。
二、以整合资源为抓手，拓宽新渠道，构建“纵横互补”的立体宣传格局
在税收宣传中，我局不断提高认识，以整合资源为抓手，坚持重点宣传与阶段性宣传相结合，坚持对外宣传和对内宣传相结合，坚持日常宣传与特色宣传相结合，坚持主流媒体与宣传主阵地相结合，继续拓宽宣传渠道，延伸宣传触角，统筹协调各方面力量，建立起了“纵横互补”的立体宣传格局。一是每年分不同阶段确定全年和阶段性宣传工作的重点及要求，牢牢把握舆论导向，提高引导水平，把对内宣传和对外宣传作为开展宣传工作的两翼，有重点、有针对性地开展主题宣传和特色宣传活动，使宣传工作更具吸引力和说服力。二是
在办好市县两级国税网站和《平凉国税信息》、《平凉国税调研》的基础上，将《甘肃国税信息》、《甘肃国税调研》、《甘肃经济日报.纳税人》周刊和中央、省、市级主流媒体作为重点宣传平台,相对应地制订分解宣传报道计划,并注重日常宣传与专题策划相结合，先后在《中国税务报》、《甘肃日报》、“甘肃卫视”频道、《甘肃经济日报.纳税人》周刊、《平凉日报》、《平凉电视台》等媒体策划刊登（播放）以反映平凉国税精细化管理、精神文明创建、税务文化建设、“十五”工作成就及“十一五”工作展望等为主题的文章和专题片，收到良好的宣传效果和社会反响。三是充分认识税务报刊作为税收宣传的主渠道、主阵地作用，在逐年增加系统内部税务报刊图书订阅数量并向基层和业务骨干倾斜的基础上，积极向纳税人宣传推荐税务报刊，并在纳税人有自愿征订需求的前提下，为其征订提供全方位服务。同时，每年拿出一定的经费订阅税务报刊图书赠给当地四大班子领导和财政、审计、金库、银行等相关部门，取得了党政领导和相关部门对国税工作的理解与支持，营造了良好的税收氛围。
三、以突出效果为抓手，探寻新载体，增强宣传的连续性、广泛性和针对性
紧紧围绕不同时期的重点工作，以突出宣传效果为抓手，借助灵活有效的宣传方式,不断增强税收宣传的连续性、广泛性和针对性，力争更好地宣传工作、宣传政策法规和先进典型,取得良好的宣传效果。2005年通过全系统职工运动会、“国税杯”万人长跑和趣味性群体活动的举办，吸引了地方党政部门和新闻媒体的广泛关注，市局以此为契机，大力宣传平凉国税精神文明创建、税务文化建设的典型经验和显著成效，进一步实施平凉国税“品牌”建设，使平凉国税成为全市精神文明创建的典型示范单位，多次接受省、市相关部门的参观检查，并一举成功创建成为“全国精神文明建设工作先进单位”；2006年，我们又举办了全系统职工文艺调演和书画展，开通了纳税人手机短信服务平台，在甘肃电视台制作播出了反映税收科学化、精细化管理成效的专题片《细节决定成败》，在平凉电视台制作播出了反映精神文明创建工作的专题片《一路风景一路歌》，均发挥了良好的宣传功效；2007年税收宣传月期间，市局与市委宣传部、法制办、广电局联合举办了以“依法诚信纳税、共建和谐平凉”为主题的税法知识电视大奖赛，全市9支企业代表队参加了角逐，近千名纳税人和干部群众观看了现场比赛，《甘肃日报》、《平凉日报》、平凉电视台和平凉市政府网站对活动情况进行了报道。2008年市局与平凉日报社联合举办了“税收.发展.民生”主题有奖征文活动,与当地新闻媒体联合开展“看平凉国税发展”新闻采风活动，参与了《投资平凉》大型宣传画册和《平凉改革开放三十年》丛书的组稿宣传，并将组织参加咸阳、庆阳、平凉三地税务文化论坛交流活动。“5.12”汶川地震发生后,平凉文艺界举办了赈灾义演活动,我局在做好抗震救灾并积极捐款捐物的同时,在参加义演活动过程中,对做好税收工作，支援灾区建设进行了大力宣传，赢得群众的交口称赞。我们还积极利用元宵节灯展、社火表演、参加社会公益活动等时机开展税收宣传，通过创作歌曲、小品等形式，广泛宣传平凉国税新形象。同时，我们尽量开阔眼界，拓宽视野，瞄准一些热点、难点问题，及时向市委、市政府反馈税收动态和与社会有关联的税收信息，拓宽了税务信息工作的服务领域。例如，怎样实现“工业富市”一直是社会反映强烈的热点问题。对此，我们从税收的角度，就如何培植支柱税源，发展地方经济展开了深入调查，先后编报了《“十一五”时期平凉国税收入形势及因素分析》、《关于国税工作服务平凉经济发展的思考》等调研信息，引起市政府领导的高度重视。近三年来，全市国税系统共在《中国税务报》、《中国税务》杂志、人民网、《甘肃日报》、《甘肃经济日报》、《平凉日报》和“纳税人”周刊等媒体上刊发新闻宣传稿件900多篇（条），有6个税收宣传项目被省局评为优秀税收宣传项目。
四、以队伍建设为抓手，培养新人才，建立“市、县（区）和分局（所）”相结合的三级宣传网络
市县两级党组十分重视通讯员队伍建设，并以此为抓手，培训与激励相结合，培养了一大批素质高的宣传人才，建立起了强大的宣传网络。一是在人员录用、岗位轮换工作中，优先考虑将年富力强、政治素质高、写作能力好的同志调配到税收宣传岗位。二是建立完善了宣传报道人才储备制度和激励竞争机制，鼓励广大通讯员多写稿，写好稿，争取上头版、上头条。三是积极创造条件、给予机会，多为通讯员提供学习、调研和培训机会，让他们能有更多、更好的机会更新观念、更新知识。建立了通讯员培训制度，通过讲座、经验交流等方式，请相关领导和专业人士向通讯员传授学习和写作方法，注重将重点培养与广泛培训相结合，加强本单位通讯员的示范带动作用，增强通讯员之间的交流，提高通讯员综合素质，培养了全局意识，增强了协调各方面关系的能力。目前，全系统各单位均配备了专、兼职税收宣传人员，建立健全了市局、县（区）局和税务分局三级通讯员网络，各单位都有了以骨干通讯员和信息员组成的通讯员队伍，他们中的一些人已经成为各单位、各部门的中坚力量和管理人员。
搞好税收宣传是一项长期而艰巨的工作任务。在这项工作中，我们虽然付出了一定努力，取得了一定成绩，但与税收工作发展新形势对宣传工作的新要求还有较大差距。在今后的工作中，我们将在省局的正确领导下，以科学发展观为统揽，进一步认清形势，明确目标，不断探索旨在提高税收宣传工作水平的新思路、新方法，学习借鉴兄弟单位在税收宣传工作中的好经验、好做法，努力提高税收宣传工作的影响力、渗透力和战斗力，为促进国税工作又好又快发展提供强有力的舆论支持，为国税工作更好地服务地方经济社会发展做出新贡献。
第五篇：公文写信规范
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件 的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才 能显示完你的标题。
3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了 反而累赘。
4.标 题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实 际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主 题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6．可适当用使用大写字母或 特殊字符（如“*!” 等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回 复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千 万不 可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这 既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回 应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不 清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小 姐”称呼，但要 把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是 不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要 有问候语
最 简单的开头写一个 “HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中 文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此 致”为 紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多 人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
正 文
1.Email正文要简明扼 要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通 报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不 可没头没脑就是正事，别人不 知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正 文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附 件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的 语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程 度、等级关 系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢 谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客 观。“邮件门” 就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明 确。
如 果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确 的说 明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全 部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别 字，注意使用拼写检查
这 是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼 音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通 顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大 字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要 的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式 来辅助阐述
对 于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件 人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商 务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只 用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
附 件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字 命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3.正文中应对附件内容做 简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩 成一个文件
5.如果附件是特殊格式文 件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.如果附件过大（不宜超 过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语 言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文 邮件
英文邮件只 是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮 件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天 书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方 与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或 重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理 解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用 五号 或10号 字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置 过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道 发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职 务、公司、电话、传真、地址等信息，但信 息不宜行数过多，一般不超过4行。你 只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或 公司的宣传口号。但是要分清收件人对 象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名 档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏 远。你可以在OUTLOOK中 设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电 子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占 用时间的，对于一些 优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只 是确认一下收到了。
如果你正在出差或休 假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答 案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一 大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出 你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨 论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的 交流回复超过3次，这 只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时 并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问 题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的 结果进行小结，删减瘦身，突出有 用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单 独回 复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道 的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提 出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不 停的RE来RE去，与发件人讨论。你们 讨论 好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而 行！
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或 在文末添上以下语句：“全部办 妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正 确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送 人、秘送人）
1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件 予以回复响应。
2． 而CC的人则只是需要知道这回 事，CC的 人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3． 而BCC是秘送，即收信人是不 知道你发给了BCC的 人了的。这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循 一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的 规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮 件，不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之 前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收 人。
如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以 突出信息。不要将RE了几 十层的邮件 发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮 件或者附加特殊链接。
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