审计机关行政公文处理办法

第一篇：审计机关行政公文处理办法

审计机关行政公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为了规范审计机关行政公文处理工作，根据《中华人民共和国审计法》和《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号），制定本办法。

第二条 本办法所称审计机关行政公文，是指审计机关在行政管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条 本办法所称的公文处理，是指公文的制发、办理、管理、立卷、归档、销毁等一系列相互关联的工作。

第四条 审计机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。

审计机关的各内设机构，应当指定公文管理人员。

第五条 公文处理工作必须严格执行国务院《国家行政机关公文处理办法》，做到准确、及时、安全。

第六条 审计机关通过计算机网络发出的电子公文经密码确认后，与纸质文件具有同等效力。要充分利用审计机关计算机网络等现代办公手段，扩大电子公文的应用范围，逐步减少纸质公文，提高公文处理效率。

各级审计机关要保障计算机网络的安全畅通，及时准确地收发信息，做到设备、制度、人员落实。

第七条 各级审计机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章 公文种类

第八条 审计机关的行政公文种类主要包括：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律、行政法规发布部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题。

（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十五）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十条 公文排版规格及各要素标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）执行。

第十一条 公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０mm×２９７mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十二条 电子公文的格式与纸质公文的格式相同，按审计署制定的模版规格制作。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 审计机关的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条 署机关行文的权限。

（一）以审计署名义行文：

１.向国务院报告、请示工作；

２.答复省、自治区、直辖市人民政府等请示国务院的有关审计业务问题；

３.就审计工作发布审计规章、决定、公告和通告；

４.就审计工作对地方审计机关及署派出派驻机构发布指示、布置工作，答复请示；

５.就有关工作向省部级单位发出函件。

（二）以审计署办公厅名义行文：

１.就审计业务对地方审计机关及署派出派驻机构布置工作计划，答复一般性问题的请示，交流情况和经验；

２.通知召开会议、举办培训班等；

３.代表审计署就有关工作向地方或外部门厅（司、局）级单位发出函件。

（三）署机关各司局可以本司局名义，就具体工作事项向地方审计厅（局）、署派出派驻机构发信函，但不得正式行文、直接布置任务和要求直接报送文件。

第十六条 省级审计机关及署派出派驻机构应经过办公厅向署报送文件，不得多头报送或直接向有关业务司局报送文件，也不得未经署领导允许直接向领导同志个人报送文件。

第十七条 同级审计机关依据职权可以相互行文和向下一级审计机关行文；除依法行使审计监督职责发出审计文书，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经本级政府授权不得向下一级政府正式行文。

审计机关的派出派驻机构，可以在主管机关授权范围内对外行文。

各级审计机关的内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第十八条 向下级审计机关的重要行文应当同时抄送其上级审计机关和本级人民政府。

第十九条 拟制公文，对涉及其他机关职权范围内的事项，应当与有关机关会商，取得一致意见后方可行文；经会商意见仍不一致的，应据实上报各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十条 同级审计机关、上级审计机关与下一级人民政府可以联合行文；审计机关与相应的党组织和军队机关可以联合行文；审计机关与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第二十一条 联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，应经政府同意后行文，文中应当注明经政府同意。

第二十二条 “请示”应当一文一事，不得越级；情况特殊，确需越级请示的，应当抄送被越过的上级机关；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十三条 受双重领导的审计机关同时向本级人民政府和上级审计机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级审计机关向受双重领导的下级审计机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十四条 对下级审计机关不适当的行文，有管辖权的上级审计机关应当予以纠正或撤销。

第五章 发文办理

第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核（业务文书）、签发、核查、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十六条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为（“一）”，第三层为“１.”，第四层为（“１）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十七条 公文送负责人签发前，应当由拟文单位、会签单位办公室进行审核。

第二十八条 以本机关名义制发的公文，由主要负责人或者经主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行核查，核查的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，是否符合行文规则，格式是否统一、规范等。如果发现文件内容有误需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

对已送印的公文文稿，印制过程中如发现有疑义，应当报文秘部门处理；必须做改动的，送签发人审阅同意后方能修改。

第三十条 草拟、修改和签批公文使用的笔墨，必须符合存档的要求。不得在装订线外书写。

第三十一条 缮印公文必须手续完备，印制符合规定格式，字迹清晰、纸面整洁、装订端正牢固；对公文原稿应当注意保护，不得涂抹和损坏；校对要准确无误。

第三十二条 纸质文件加盖发文机关的公章方能生效。

第三十三条 发送秘密纸质公文，应当在信封上标明秘密等级。绝密公文应当加盖专用密封章或指定专人传递。密码电报不得密电明复、明电密电混用。

第三十四条 电子公文的发文比照纸质公文的发文规定办理。发送秘密电子公文必须通过审计机关加密的计算机网络系统，绝密级文件不得用网络传输。

第六章 收文办理

第三十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十六条 各级审计机关收到公文后，要签收、登记，并检查核对。如发现问题，要及时与发文单位联系处理。外出参加会议带回的公文（包括重要资料），交本机关文秘部门按收文办理。未经文秘部门登记分发的公文，各部门不予办理。

第三十七条 收到文件后要区分阅件与办件，阅件及时送有关领导和部门传阅，上级机关交办事项的文件呈负责人批示后送有关部门处理。

收到下级审计机关上报的办件，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。符合本办法规定的办件，应当及时送负责人批示办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。批办公文应当确定办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十八条 承办部门收到公文后应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向批办领导说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的领导并说明理由。

第三十九条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人负责协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第四十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十一条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，各级文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十二条 下载打印电子公文要从严控制。下载打印的文件骑缝加盖本机关公章，以对其真实合法性负责，并应按照纸质公文进行管理。

第七章 公文归档

第四十三条 公文办理完毕后，应当由公文主办部门根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十五条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十六条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

第四十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十八条 电子公文的归档按照国家档案部门的有关规定办理。

第八章 公文管理

第四十九条 审计机关的文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度，并经常进行检查，督促落实。

第五十条 上级审计机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级审计机关负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印秘密文件时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

第五十一条 公文复制件作为正式公文使用时，要注明复制机关并加盖复制机关印章，视同正式公文妥善保管。

第五十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经过审计机关办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

第五十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十四条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

审计机关工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第五十六条 电子公文及各种载体比照纸质公文的办法管理，具体办法另行制定。

第九章 附则

第五十七条 审计机关审计规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五十八条 公文处理中涉及电子公文的未尽事宜另行规定。

第五十九条 各级审计机关的办公厅（室）对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况，应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

第六十条 本办法自２００２年１月１日起施行。１９９６年１２月１７日审计署发布，１９９７年１月１日起施行的《审计机关公文处理的规定》同时废止。

审计业务文书按有关规定办理。

各级审计机关可结合当地政府的要求和本地的实际情况，制定实施细则。

第六十一条 本办法由审计署办公厅负责解释。

第二篇：行政公文处理办法

行政公文处理办法

第一节 总则

第一条 为做好公司的行政公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，特制定本办法。

第二条 公司行政公文，是公司在各项工作管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司决定，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公文处理是指围绕公文的形成、办理、管理等所进行的一系列衔接有序的工作。行政管理部主管负责指导公司系统的公文处理工作，坚持统一领导、统一管理、统一归档的原则。

第四条 公文处理工作人员应当具备一定的政治、文化和业务素质，工作积极，作风严谨，严守纪律，恪尽职守，树立为领导、为基层服务意识。

第五条 公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。

第六条 公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第二节 行文规则

第七条 公司行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第八条 公司各部室、各子公司可分别以本单位名义行文，但不得以本单位名义自行对外行文，更不能自行对外报送请示性公文。因业务工作需要对外行文时，自拟文稿，经总公司领导签发后以公司名义行文。

第十条 公司各部室，在自己的职权范围内，可以向各公司行文；根据集团公司的授权和有关规定，可以答复各公司请示事项。在一般情况下，各部室不能对各公司发布指示性公文。相关部室对同一问题未达成一致意见，不得各自行文。

第十一条 请示的公文，不要同时抄送同级或下级单位，在上级单位未批复前，下级单位不得擅自按请示公文的内容执行，请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。

第十三条 各公司向集团公司报送正式公文，公文抬头一律写“集团公司”送行政管理部拟办、呈批，不要直接送领导同志本人，更不要同时送几位领导同志，以免重复批示或遗漏。

第十四条 向下级单位行文，一般不抄报上级单位。重要行文，经签发人审定，可以抄报直接上级单位。

第十五条 行文要注重效用，坚持少而精的原则，对普发性文件，应严格控制发文数量，发文范围为集团公司各领导和各公司、各部室。

一、凡是通过网络、口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，不要再行文；

二、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，不要再行文。

三、发布内部制度、规范性公文，必须注意与已发布的同类规章相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在行文时注明对原发布规章修改或废止，已有的规章未废止前，不要重复发布同类规章。

四、只有原则性意见，尚未有切实可行的执行措施或办法前，不要仓促行文。

第三节 常用文种

第十七条 集团公司常用文种主要有：决定、决议、意见、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要等。

决定：对重要问题或重大行动做出的决定及采取的措施，用“决定。”

决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项，用“决议。”

意见：发布对重大问题的主张，要求有关部门贯彻执行，用“意见。”

通知：发布规章，任免干部，传达上级的指示，向各部室、各公司布置工作，转（印）发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，发布要求各部室、各公司办理、周知或共同执行的事项，用“通知”。

通报：表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神或情况用“通报”。请示：向公司外或上级单位请求指示、批准，用“请示”。

报告：向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求，用“报告”。“请示”和“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求指示和批准事项，公文标题不得用“请示报告”。

批复：上级单位向下级单位答复请示用“批复”。

会议纪要：记载和表达会议主要精神和议定事项，要求与会单位共同遵守，用“会议纪要”。

第四节 公文起草

第十八条 起草公文是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。公文起草要在调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草重要文件，应在总经理办公会认真研究的基础上，由有关领导亲自动手或亲自指导、主持进行。

第十九条 公文起草的基本要求：

一、全面、准确地反映客观实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，符合上级单位的有关指示精神；

二、完整、准确地体现工作意图；

三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字清晰，标点准确，书写工整，篇幅力求简短。

四、正确使用文种，符合公文格式要求；

五、人名、地名、时间、数字、引文等要准确，时间应写具体的年月日，引用文件应先引用标题，后引发文字号；

六、公文中的数字，除部分序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字以及其他必须使用汉字的外，一般使用阿拉伯数码。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，数字的使用应前后一致；

七、公文中的汉字和标点符号按国家发布的标准方案执行，计量单位采用国家法定计量单位；

八、文字规范，用词准确。使用简称时，除已规范化的简称外，一般先用全称，并注明简称。

第二十条 拟送审核、签发的文稿首页必须使用规范的发文稿纸。

第五节 公文校核

第二十一条 集团公司公文在送领导审批或签发前，均须行政管理部负责认真核稿。第二十二条 公文核稿的重点：

一、是否确需行文；

二、内容是否符合党和国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法令和规定，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行，内容涉及的单位是否经过协调，意见是否一致；

三、篇章结构是否合理，层次是否清楚，文句是否简明通顺、符合语法规范，书写是否工整；

四、公文格式如标题、主送单位、发文单位、成文日期等的拟写是否合乎要求，文种的选择是否适当等；

五、是否符合规定的审批、会签手续，附件是否齐全。

第六节公文审批权限

第二十三条 公文必须经有关领导签发方能印发生效。集团公司公文，按照下列规定签发：

一、凡属对外公文，由集团公司总经理签发，特殊情况由经授权的其他领导签发。

二、凡属内部行文由总经理签发。

三、经会议授权或经签发人授权的公文，可由被授权人签发。

第七节 公文格式

第二十四条 公文格式包括版式和公文体式的有关部门。即：版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、单位印章、主题词、抄送（报）单位、秘密等级、缓急时限、印制版记等。

一、版头由发文单位全称或规范化简称（或加括号标注文种名称）组成。版头文字一律用红色套印。

二、发文字号由单位代字、发文和发文顺序号组成（如“××字[2003]××号”），位于发文单位标识下方居中。公文的发文顺序号一律以本单位发文顺序统编大流水号。

三、签发人姓名标注在发文字号右侧适当位置。

四、公文标题应当准确、概括地反映公文的主要内容，一般由发文单位名称、公文内容和文种三部分组成，使用版头的公文，标题中可省略发文单位名称。公文标题位于发文单位标识和发文字号下方居中。

五、主送单位是指收受、办理公文的单位，写在标题之下，正文之上，顶格书写。

六、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。

七、公文如有附件，标题置于正文之后、发文单位名称之前；如附件较多，应标注顺序号，逐件写明附件的名称。

八、发文单位名称应使用全称，写在正文的下面偏右侧，一般不得省略。

九、成文日期以公文签发或会议通过日期为准，一般标注在发文单位名称下方居中。

十、公文的秘密等级分“绝密”、“机密”、“秘密”，紧急公文为“特急”、“急”。公文的密级范围和缓急由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。密级和紧急程度标注在公文首页左上角。

十一、正式公文都应加盖单位印章（有特定版头的普发性公文除外）。用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月，端正清楚。

十二、集团公司行政公文，要逐步实现标注主题词，以利于现代化工具检索。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或词性词组组成，标注在公文末尾左下部，抄送范围上方。

十三、公文抄送（报）范围标注在发文单位下方位置。除主送单位外，对其他需要了解公文的主管单位或部门用“抄报”，同级单位和不相隶属单位用“抄送”。对抄送（报）单位的数量应严格控制，既不要滥抄滥送，又要防止遗漏。

十四、印制版记包括打字人、校对人和印刷份数。公文末页下端，并加上、下隔线。

十五、当发文单位署名页无正文时，应当在发文单位名上方标明“（此页无正文）”。第二十五条 公文使用的汉字从左至右横排，采用3号仿宋字体打印。公文用纸幅面规格一般用A4纸型，左侧装订，页数多的公文在左册两处用钉，毛天齐地，毛左齐右。第二十六条 公文制作要先急后缓，保证时限要求，做到准确及时、文面清晰、字体适当、用纸规范、美观大方、装订整齐。

第八节公文办理

第二十七条 公文办理为收文办理和发文办理。收文办理主要包括公文的签收、启封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办和对内催办等程序；发文办理主要包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

一、签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点；如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。各部室、各公司要指定人员按时负责公文的取送签收。

二、启封应按规定的职责范围进行。一般公文由行政管理部人员启封；写明领导“亲收”、“亲启”的封件，应交本人启封。

三、登记须将公文标题、发文字号、发文单位、成文时间、主送单位、份数、收发时间及处理情况等逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。

四、拟办主要指行政管理部负责人对收文提出初步处理意见，注请主管领导批示或注送有关职能部室办理，并提供背景材料，供领导审批时参考。

五、分发是指行政管理部根据拟办意见或领导批示、有关规定将公文分送有关领导和有关单位。时限性强的公文要及时分送，以免延误。

六、传阅是指行政管理部根据领导批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅批。办理公文传阅应当注明送传时间，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

七、批办是领导对公文作出批示性意见，是公文处理的决策程序。有领导重要批示的公文批示文件必须妥善保存、归档；批示意见须其他领导阅知或须有关人员办理时，由行政管理部人员统一分送，不得横传，防止丢失或延误。送领导批示的公文除急文随到随办外，领导一般在三日内做出批示。

八、承办是指有关部室、公司和人员对公文的具体办理。凡属承办单位职权范围内可以答复的事项，承办单位应当直接答复呈文单位，同时在批办单上注明办理结果并签署日期，送行政管理部销结；凡涉及其他单位的业务事项，承办单位要主动与有关单位协商办理；凡须报请领导审批的事项，承办单位应当提出处理意见，送请主管领导审批。承办公文一般要在三日内做出处理。

九、催办是指行政管理部对需要办理的公文的承办情况进行督促检查，是实现公文效用的关键环节。它贯穿于公文办理的各主要环节中。紧急或重要的需要办理的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，防止公文漏办或延误，做到件件有结果，并随时或定期向领导反馈。

十、核发是指行政管理部在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、确定分送单位和印制份数。

第二十八条 起草、修改、校核、签批、办理公文，应当使用符合存档要求的书写材料，禁用铅笔、圆珠笔，并书写在装订线以内。

第九节 公文管理

第二十九条 行政公文的传阅、复印、销毁由行政管理部统一管理，复制的公文应与正式印发的公文同样管理。

第三十条日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼职档案员负责。工作人员调离工作岗位时，不得将个人保管或借用的公文带走，应当按照有关规定移交、退还。

第十节 公文立卷和归档

第三十一条 公文办理完毕后，各公司、各部室兼职档案员负责及时、按要求将本单位具有查考和保存价值的公文（包括文件、电报、传真件等文字材料）收集齐全，上交行政管理部（档案室）按照《档案管理制度》有关规定进行立卷和归档。其他部门和个人不得保存应归档的公文。

第三十二条 行政管理部（档案室）负责对各公司、各部室文书立卷归档工作进行业务指导、协调、检查、督促。

第十一节 附则

第三十三条 集团公司各部室、各公司各级领导干部应带头执行本办法，并认真督促检查本办法的贯彻落实，对违反本办法造成严重后果的，应严肃处理。

第三十四条 本办法由集团公司行政管理部负责解释。

第十四章文书收发制度

第一条 本公司文件（本公司之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。

第二条 文书的收发、分布等事务，由行政管理部统一管理。

第三条在部室中设文件负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。

第四条对公司外来文书的接收由行政管理部负责。

第五条收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上，用别针别在一起。

行政管理部将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在“收文簿”上，交行政管理部负责人。

第六条行政管理部在对文件及“收文簿”加以审核后，作出分发。

第七条行政管理部将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的领导或文书负责人应该在“收文簿”上签收。

第九条 文书的发送由行政管理部负责。

第三篇：行政公文处理办法

行政公文处理办法》制定本细则。

第一章公文格式

第一条公文通常由文头、文干和文尾三大部分组成。

第二条文头部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素，各要素根据需要选择。

1.涉及国家和学院秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，一般情况下，行政公文无需标明。

2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3．发文单位标识（以下简称“版头”）由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”组成，也可以只用发文单位全称或者规范化简称，红色套印。联合行文，主办单位一般排列在前。我院的发文版头包括“西安交通大学城市学院文件”、“西安交通大学城市学院”、“西安交通大学城市学院会议纪要”，印制时应采用小标宋体字，字号为14mm×10mm。

根据职权范围和行文关系，学院发文版头的使用范围为：

（1）“西安交通大学城市学院文件”版头，适用于印发学院决定、工作部署，以学院名义下发的学院综合性通知、工作安排等；向教育部和省、市级政府、省教育厅及领导人请示、报告；批复、批转院内单位的重要请示、报告、意见；院长依照职权任免相应职级的负责人；院级表彰奖励和惩处；公布院长办公会议通过的规章制度等。

（2）“西安交通大学城市学院”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向院外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等；转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学院领导的重要讲话；就全院带有综合性的工作作出具体安排和布置等。

（3）“西安交通大学城市学院会议纪要”版头，主要适用于院长办公会议、董事会会议。

4.发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。联合行文只标明主办单位发文字号。发文单位代字应使用规定的代字，重要发文都应有发文字号。

5.“请示”文在发文单位标识右下方注明签发人姓名。

第三条文干部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章落款等。

1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位较多时，应按单位类别集中排列。

3.公文正文应按照行文关系、文种及拟文要求认真撰写。

4.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称（如“附件：1.××××”），并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不加印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后可不再列述。

5.落款，包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。落款名称和印章与发文单位版头必须一致。

（1）上报的公文和其他对外行文：不署名，只盖发文单位印章。

（2）下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学院权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章，并以单位负责人名义行文，同时冠以职务或身分。

（3）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期必须标明汉字年、月、日，“零”应写为“0”。

（4）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第四条文尾部分一般由附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

1.附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处标明联系人的姓名和电话。

2主题词。公文应当标注主题词。

3.抄送机关。抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。

4.印发单位和时间。在公文末页下方最后一行，应当注明公文的印发单位和印发时间。印发时间以送印日期为准。

第五条文字从左至右横写、横排。版头、公文用纸一般为A4型，右侧对齐，左侧装订。需公开张贴的公文用纸大小，可根据时间需要确定。

第二章发文办理程序

第六条发文处理一般包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记（编号）、缮印、用印、分发、立卷、归档等程序。

第七条拟稿。学院的综合性公文，由党政服务中心组织拟稿或者由党政服务中心会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。草拟公文应当做到：

1.内容符合党和国家的路线、方针、政策及有关法律、法规、行政规章等规定。

2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，文字简洁，书写工整，标定正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6．结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

7．使用国家法定计量单位。

8．文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第八条拟稿完毕，拟稿人应当清楚地填写“西安交通大学城市学院发文稿纸”中的有关要素。

第九条核稿。核稿由拟稿人送主办单位负责人完成。核稿的重点：是否符合国家的法律法规和方针政策及学院有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则规定；是否需要其他单位会稿。

第十条会稿。会稿一般由拟稿人送审，由会稿单位负责人完成。会稿的重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。

第十一条审稿。一般由拟稿人送审，凡以学院名义印发的重要公文（包括规章制度）在报院领导签发前，必须送党政服务中心审稿。审稿的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其他单位会稿；是否与学院已有的规章、政策相一致；是否需要经学院研究决定。需要由院领导签发的，注明“请×××签发”。

第十二条签发。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。紧急公文，签发人如果不在校内，可以通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行。

1.以“西安交通大学城市学院文件”、“西安交通大学城市学院”版头制发的公文，由院长、常务副院长或主管副院长签发。

2.需要经会议通过的必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过的日期。

3.公文签发应在签发栏中签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为须送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送×××阅后再发”。

第十三条缮印。公文正式印制前，负责该文的文秘人员应当进行复核。重点是：审批、核发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。尔后按照规定的公文格式排版缮印。

第十四条盖印。拟稿单位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按本细则规定加盖印章。

第十五条分发。由拟稿单位负责按规定的份数和范围发送。重要的和有办理时限的院内发文必须一一送交签收；寄送校外的请示、重要报告必须用挂号信发出或亲送签收。

第十六条利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。

第十七条公文分发后，拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交有关人员立卷和归档。第十八条需要办理的公文，有关部门及人员应及时按学院有关规定督查、督办。

第三章收文办理程序

第十九条收文办理一般包括签收、编号、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷等程序。党政服务中心负责学院行政收文处理。

第二十条签收：收到来文，应当先依据本细则行文的有关规定进行审核签收。

第二十一条编号、登记：按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记。来文编号、登记时间一般不超过12小时。

学院收到的来文，属国务院、国家教育部、陕西省教育厅、陕西省政府、西安市政府的，编“政”字号，其它部委和单位的，编“综”字号，简报类的，编“简”字号，院内各单位的，编“内”字号。第二十二条拟办：编号、登记后的来文，党政服务中心附“文件阅办单”后，要在24小时内进行拟办处理。若遇到紧急公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。

第二十三条批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过三天，并答复来文单位。凡涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。

第二十四条承办：已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过一周，紧急公文应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商处理。

第二十五条催办：对超出办理时限要求的文件，文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。第二十六条立卷、归档：文件办理完毕后，各单位应对本单位刚收到的文件按照有关规定进行立卷归档。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，由主办单位进行归档。

第四章附则

第二十七条本细则由党政服务中心负责解释，自印发之日起施行。公文格式样板见附件。

第四篇：人大机关公文处理办法

人大机关公文处理办法（试行）

第一章总则

第一条为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，制订本办法。

第二条人大机关的公文，是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条人大机关秘书部门是人大机关公文管理的工作机构，负责公文的处理，协调和指导本机关各部门的公文处理工作。人大机关各部门应当设置专门机构或配备专职人员负责本部门公文的处理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。

文秘工作人员应当忠于职守、作风严谨、严守机密、廉洁正派，具备相应的专业知识。

第四条人大机关的公文处理，是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到准确、及时、安全。

第五条公文处理中必须严格执行国家保密法律、法规和人大机关内部的保密规定，确保国家秘密的安全。

第二章公文种类

第六条人大机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，法、条例、规则、实施办法，议案，意见、批评和建议，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。

公告适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。

决议适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。

决定适用于对重要事项做出的决策和安排。

法、条例、规则、实施办法适用于人大及其常委会审议通过的法律、地方性法规。

议案适用于根据法定程序，有关机构向人大及其常委会提请审议的事项。意见、批评和建议适用于人大代表向人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关研究处理并负责答复的事项。

请示适用于请求指示、批准事项。

批复适用于答复请示事项。

报告适用于汇报工作、反映情况、提出建议，或答复询问等。通知适用于传达指示，转发公文，传达需要执行或周知的事项等。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流情况。

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门提出请求等。

意见适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

会议纪要适用于记载会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第七条人大机关的公文，一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发

人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。

（－）版头版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，或者加括号标明文种组成。联合行文时，主办机关应该排列在前。

（二）秘密等级秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”。“秘密”，标注于公文首页左上方。机关内部的公文，应当标明 “内部文件”。

（三）紧急程度紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号发文字号由机关代字、年份、序号组成。“文件”的发文字号应当排列于版头之下，横线之上居中处。“函”的发文字号应当排列于版头之下，横线之下居右侧。联合发文，只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。

（五）签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。

（六）标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。位于主送机关或正文之上正中间。

（七）主送机关主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称，位于正文上方，顶格排列。

（八）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。

（九）附件公文附件，应当在正文之后，发文机关署名之前注明附件顺序和名称。

（十）发文机关署名发文机关应当写全称或规范化简称。

（十一）成文时间应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。特殊情况除外。

（十二）加盖印章公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖部门印章。印章必须与署名相符。

（十三）主题词主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。

（十四）抄报、抄送单位指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文；“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。

应当排列于公文本页下端。

（十五）印制版记由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成，标于公文末页下端。印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。

（十六）公文用纸一般为16开型（长260毫米，宽184毫米）。左侧装订。公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号宋体字，主送机关使用3号黑体字，正文使用3号仿宋体字，文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，落款使用楷体字。

第四章行文规则

第八条人大机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。

（一）人大机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。

（二）人大机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文。必要时，应当同时抄送其直接上级机关。

人大机关部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（三）人大机关各部门可对外向不同隶属关系的部门行文。

重要问题的行文，应当与有关部门协商一致后发文。

（四）同级人大机关各部门、上一级人大机关部门与下一级人大机关部门可联合行文；人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门也可联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

第九条请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示，或多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

向常委会领导请示问题的公文，应当送办公厅（室）秘书部门按规定程序办理，不应直接送领导本人，特殊情况除外。

第五章公文办理

第十条公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅、请办、承办和催办等程序；发文主要包括：公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。

一、收文的办理

（－）签收应当逐件清点来文后签收。如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。

（二）登记应当将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。

（三）分发应当根据来文内容或来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导和部门。

（四）传阅应当按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。秘书部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。

（五）请办对需要办理的公文，应当送请主管领导批示后办理。

（六）承办有领导批示的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。承办部门应尽快办理，不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或不适宜由本部门承办的，应及时退回交办部门并说明理由。

对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要文秘部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应提出办理时限。

（七）催办对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈情况。

二、发文的办理

（－）公文的起草草拟公文应当做到：

1.符合国家的宪法、法律、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。

2.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，用词和标点准确、规范。

3.结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“（－）”，第三层为“1．”，第四层为“（l）”。

4.必须使用国家法定计量单位。

5.公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具

有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）校对审核公文文稿送领导审批之前，应当认真细致地逐级校对审核，文责自负。公文校对审核的内容是：

1.报批程序是否符合规定；

2.内容是否符合国家的法律、地方性法规和方针、政策及有关规定，是否完整、准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

3.涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

4.所提措施和办法是否切实可行；

5.人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄报（送）单位、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合有关规定。

6.已经领导审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核，如内容需作实质性修改，须报原审批领导复审。

（三）审签公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由机关主要领导或上级领导审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签发公文应当用钢笔或毛笔。

（四）登记编号应当按照发文字号编制办法的要求，进行登记编号。

（五）印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂（或一般印刷厂的保密车间）印制。

（六）分发应由主稿单位或秘书部门分送主送机关、抄报（送）机关。第十一条传递秘密级以上的公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。不得密电明复，或者明、密电混用。绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。凡需存档或请领导批示的传真件，应当复印后再办理。

第六章公文立卷、归档和销毁

第十二条公文办理完毕后，应根据档案法及机关档案管理工作的规定，按时将公文和有关材料立卷归档，并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应归档的公文。

第十三条联合办理的公文，由主办单位负责立卷，相关单位如需要可保存复印件。

第十四条没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到指定的保密地点，由两人以上监销。确保不丢失、不泄密。

第七章附则

第十五条各级人大机关可根据本办法的规定，结合工作实际情况，制订实施细则。

［据1998年2月6日全国人大常委会办公厅（关于印发以

大机关文秘档案工作座谈会会议纪要）和两个协法）的通知）

（常办〔1998〕秘字第12号）】

第五篇：人大机关公文处理办法

人大机关公文处理办法 第一章

总

则

第一条 为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，制定本办法。

第二条 人大机关的公文，是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条 人大常委会办公室负责公文的处理，协调和指导本机关各部门的公文处理工作。人大机关各委室应当由专职人员负责本工委的公文的处理工作，并逐步改善办公条件。

文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。

第四条 人大机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第二章 公文种类

第六条 人大机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，法规、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。

公告 适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。

决议 适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。

决定 适用于对重要事项做出的决策和安排。

法规、条例、规则、实施办法 适用于人大及其常委会审议通过的地方性法规。

议案 适用于根据法律规定，依据法定程序，提案人向人大及其常委会提请审议的事项。

建议、批评和意见 适用于人大代表向人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

请示 适用于请求指示、批准事项。

批复

适用于答复请示事项。

报告

适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。

通知 适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。

通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门提出请求事项等。

意见 适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。

一、秘密等级和保密期限

涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页发文机关标识右上方。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，位于公文首页左上方。

二、紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

三、发文机关标识

即版头，由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。联合行文，主办机关名称应当排列在前，或者按照规范顺序排列。

四、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。

五、签发人

上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。

六、标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。

七、主送机关

指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。

八、正文

公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

九、附件

公文附件，应当注明顺序号和名称。位于正文之后，发文机关署名之前。

十、发文机关署名 发文机关应当写全称或者规范化简称。

十一、成文日期

应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。

十二、加盖印章 公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文机关印章。印章必须与署名相符。加盖印章必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。

十三、主题词 主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。位于公文末页，抄送单位之上。

十四、抄送单位 指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。

十五、印制版记 由公文制发机关名称、印发日期组成，位于公文末页下端。印发日期应当用阿拉伯数字书写。

十六、公文用纸一般为A4型（210mm×297mm）。左侧装订。

公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号（或小2号）标宋体字，主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词使用3号黑体字。

第四章 行文规则

第八条 人大机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。

一、人大机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。

二、人大机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文。必要时，同时抄送其直接上级机关。

人大机关部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

三、人大机关各部门可对外向不同隶属关系的部门行文。重要问题的行文，应当与有关部门协商一致后再行文。

四、同级人大机关各部门、上一级人大机关部门与下一级人大机关部门可联合行文；人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门也可联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

第九条 请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

向领导请示问题的公文，除特殊情况外，一般应当送办公室按规定程序办理，不应直接送领导本人。

第五章 公文办理

第十条 公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序；发文办理主要包括：公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。

一、收文的办理

(一)签收 逐件清点来文后签收。发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。

(二)登记 将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。

(三)分发 根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导和部门。

(四)传阅 按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。文秘部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。

(五)拟办、批办 对需要办理的公文，由文秘部门提出拟办意见，再送请主管领导批示后办理。

(六)承办 领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。承办部门应及时办理，不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的，应及时退回交办部门并说明理由。

对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要文秘部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出办理时限。

(七)催办 对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。

二、发文的办理

(一)公文的起草 草拟公文应当做到：

1． 符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。

2． 情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规范。

3． 结构层次序数，第一层为 “一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”

4．必须使用国家法定计量单位。

5、国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。

公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。

(二)校对审核 公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。公文校对审核的内容是：

1． 报批程序是否符合规定。

2． 内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文相衔接。

3． 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

4． 所提措施和办法是否切实可行。

5． 文种使用是否准确，公文格式是否规范。

6． 已经领导审批的文稿，在印发之前应再作校核。如内容确需作实质性修改的；须报原审批领导复审。

(三)审签 公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由发文机关主要领导审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签批公文应当用钢笔、签字笔或者毛笔，不要用铅笔。

(四)登记编号 按照发文字号编制办法的要求，进行登记编号。

(五)印制 做到准确、及时、规范、安全。秘密公文应当由机要印刷厂或者一般印刷厂的保密车间印制。

(六)分发 应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。

第十一条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复，或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件，应当复印后再办理。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第十二条 公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。

第十三条 联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复印件。

第十四条 没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。确保不丢失、不漏销。销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。

太谷县人大常委会办公室 关于文件办理工作的暂行规定

为做好人大机关文件处理工作，逐步实现公文处理规范化、制度化、科学化，根据全国人大关于《人大机关公文处理办法》以及省、市人大关于文件办理工作的有关规定，结合我县实际，对县人大机关文件办理工作作如下规定：

一、文件形式及适用范围

人大机关文件主要有六种形式，即：

（一）太人发文件，文头为“太谷县人民代表大会常务委员会文件”，适用范围主要是：

1、县人大常委会关于贯彻落实中、省、市人大重大决策的决定、意见；

2、县人大常委会发布的公告、规定、办法以及重大事项的决议、决定和重要的工作安排部署；

3、县人大常委会通过的干部任免通知、审议意见、评议意见；

4、县人大常委会关于先进集体，优秀县人大代表的表彰决定、通报等。

（二）太人字文件，文头为“太谷县人民代表大会常务委员会”，适用范围是：

1、县人大常委会向上级人大常委会的报告、汇报、请示；

2、县人大常委会向同级党委的报告、汇报；

3、县人大常委会关于某方面工作的安排部署和“一府两院”及乡镇人大有关报告、请示的批复（含批转执行）等。

（三）太人党发文件，文头为“中共太谷县人民代表大会常务委员会党组文件”，适用范围是：

县人大常委会党组关于机关党建、思想政治及精神文明建设和党风廉政建设方面工作的安排部署、工作方案等。

（四）太人党字文件，文头为“中共太谷县人民代表大会常务委员会党组文件”，适用范围是：

1、县人大常委会党组向县委的报告、汇报、请示；

2、县人大常委会党组向县委提出的干部任免提议和推荐意见等。

（五）太人办发文件，文头为“太谷县人大常委会办公室文件”，适用范围是：

1、关于贯彻落实县委、县人大常委会重要会议精神以及有关重大决策、部署的意见、措施、要求的通知；

2、县人大常委会关于召开人代会、常委会以及其他重要会议的通知；

3、根据授权，转发上级文件、印发常委会和主任会议拟定的事项、工作安排；

4、应由办公室拟发的其他文件。

（六）太人办字文件，文头为“太谷县人大常委会办公室”，适用范围是：

1、以人大办公室名义向市人大办公室的报告、汇报、请示；

2、根据授权，人大办公室关于下级机关报告、请示的批复（含批转执行）；

3、县人大办公室关于工作要点、工作安排、工作总结以及制定的各项规章制度等。

人大机关文件除上述六种形式外，还有（1）“会刊”，用于辑录人民代表大会、人大常委会讨论通过的事项及会议相关资料；（2）“太谷县人大常委会办公室”编“太人办函字”的文头，用于转达县人大常委会领导对有关文件、信访件的批示，办公室与不相隶属机关之间商洽工作和联系办理具体事宜的函件；（3）“太谷人大工作”，主要用于反映县、乡镇人大工作动态，经验交流，刊发具有借鉴、指导价值的理论文章、心得体会、调查研究材料等。

二、公文格式 人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印制版记等部分组成。按排序依次为：

（一）涉密文件应当标明密级和保密期限，标注位于公文首页右上方。“绝密”、“机密”级公文要标明份数序号，位于公文首页左上方。

（二）紧急公文根据紧急程度标明“特急”或“急件”等，标注位于公文首页右上方。

（三）发文机关标识即版头，由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。联合行文，主办机关名称排列在前，或者按规范顺序排列。

（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，位于横线之上居中处。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）有的上行公文还要标注签发人，位于横线之上右侧。

（六）公文标题一般由发文机关全称（或简称）、主要内容和文种三部分组成，也可由后两部分组成，位于正文之上居中排列。

（七）主送机关指主要受理公文的机关，应当用全称或规范化简称。县人大常委会文件主送机关针对内容而定，一般为县人民政府、县法院、县检察院。

人大办公室文件主送机关视内容而定。

以通知、通报等形式印发的文件主送机关位于在上方，顶格排列；以决定、规定、决议、意见、方案等形式印发的文件，主送机关位于正文之后，印制版记内。

（八）正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关之下。

（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。位于正文之后。

（十）成文日期应以领导签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。

（十一）每一件公文都必须加盖发文机关印章。印章一般骑印在发文机关和发文日期上。

（十二）公文如有附注，应当在成文日期和印章之下，版记之上加圆括号标注。

（十三）主题词的标注，应当符合主题词标注的各项规则，必须使用规范标准的主题词。位于公文末页，抄报或抄送机关之上。

（十四）抄送单位 是指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。

（十五）印制版记由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于公文末页下端。印发日期和份数用阿拉伯数字书写。

公文用纸一般采用国际标准A4型（210MM×297MM），左侧装订。公文文字从左至右横写、横排，并使用规范的字号、字体。

三、行文原则

人大机关文件坚持注重实效，少而精的原则，确保文件的政治性、权威性、规范性和可行性。

人大机关的行文关系根据其隶属关系和职权范围确定。县人大机关对外发文，只能以人大常委会和人大办公室名义，各工作委员会不对外发文。

不属于人大常委会职权范围内的工作，县人大常委会不发文件。

中、省、市人大在报刊上已公开发表的有关决议、决定、规定、办法、条例等，县人大常委会如无新的规定要求或工作部署，一般不再转发。

四、办文程序

公文办理分为发文和收文。县人大机关的文件办理工作必须严格按程序进行处理。其主要环节是：

（一）发文办理

1、拟办。以县人大常委会、办公室名义上报下发的文件，须经县人大常委会或主任会研究决定，由常委会领导提出拟办意见。有关单位报请需要批转的文件，也应交办公室统一处理。

2、起草。公文起草必须符合行文关系，不违反党的路线、方针、政策和法律、法规，事实准确、结构严谨、条理清晰、重点突出、观点鲜明、文字简练等。

起草的文件，第一页必须使用统一的“发文稿纸”，拟稿单位、拟稿人、核稿人要签署自己的姓名。

3、文件校对审核。县人大常委会各类文稿在送领导审批之前，必须逐级认真细致地校对审核。县人大常委会各专委会按照职责分工代县人大常委会和人大办公室起草的公文，须经专委会主要领导审核后送交办公室签署意见，再送分管副主任会签或审签，如需作大的修改、调整，退回修改。

4、审签。县人大机关文件的审签应贯彻集体领导和个人分工负责相结合的原则进行。签发原则是：

（1）太人发、太人字文件，由常委会主任签发，或常委会主任委托副主任签发；

（2）太人党发、太人党字文件，由常委会党组书记签发或常委会党组书记委托副书记签发；

（3）太人办发文件，属于人大常委会或主任会议研究决定授权行文的由常委会主任或副主任签发，属于办公室职责内的，由分管办公室的常委会副主任签发。

（4）太人办字文件，一般由办公室主任签发，必要时报请分管办公室的常委会副主任签发。

（5）涉及联合行文的公文审签，须由所有联署机关的领导审签。

5、复核。已签发文件，打印出清样后，由主稿人对文字进行核对，再由办公室对文件内容、格式、发送范围、文字进行一次全面复核，以杜绝差错。

6、印制和用印。印制公文应做到准确、及时、规范、安全、保密。印制完毕要加盖发文机关印章。

7、分发和分送。一般由办公室或主稿部门协助对文件进行分捡，收发人员分送。

（二）收文办理

1、签收。由办公室收发人员对来文进行认真签收登记。

2、分发传阅。根据来文内容，由办公室签署拟办意见。对上级、平级和下级来文一般按照程序规定以及常委会领导工作分工和对口联系部门的要求将公文分送常委会领导阅或传阅；对需要周知性的文件普通传阅，原则上不得随意扩大传阅范围；报刊一般不作传阅；文件传阅要及时，应尽量缩短存放时间。

3、拟办、批办。对需要办理的公文，由办公室提出拟办意见，再送请领导批示后办理。

4、承办。有领导批示的公文，应按领导批示内容迅速办理，不得延误、推诿。

5、催办、督办。送有关人员或交承办部门、专委会办理的公文，办公室要负责催办、督办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

五、公文归档

（一）公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，由办公室文秘人员将领导签发的公文定稿和公文正本整理归档。个人不得保存应归档的公文。

（二）收文阅批完毕后也应及时整理归档。

（三）联合办理的公文，原件由主办机关整理归档，其他机关保存副本。

（四）不具备归档和存查价值的公文，经办公室主要领导鉴别批准后，可以销毁。密级公文销毁要到指定场所由专人监督销毁，并进行登记。档案资料借阅要按规定履行借阅手续。