电子邮件功能毕业论文

第一篇：电子邮件功能毕业论文

中文摘要

摘要

随着信息技术特别是网络技术的不断发展，国际互联网的全球化热潮使人类社会进入了一个新的信息时代。由于互联网具有不受时间、地域限制的特性，一种通过网络实现相互传送和接收信息的现代化通信方式应运而生。电子邮件的产生与发展，使人们的交流方式得到了极大的改变，用户可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系。

为了更好的方便用户使用电子邮件，开发商根据不同用户的需求而开发出具有特殊的功能与特点的电子邮件系统，本文拟就各电子邮件系统功能之比较来进行研究，探索未来电子邮件系统的发展趋势。

关键词 电子邮件；电子邮件系统；发展趋势

Abstract Abstract As information technology, especially the development of network technology, the globalization of the Internet boom to the human society entered a new information age.As the Internet has no time, the characteristics of geographical restrictions, a network to send and receive information with each other modern means of communication came into being.E-production and development of communication people have been greatly changed, users can use a very low price, a very fast way, anywhere in the world of network users to contact.In order to better facilitate the use of e-mail users, developers according to the needs of different users to develop special functions and features of the e-mail system, this paper intends to Comparison of the functions of the e-mail system to conduct a study to explore the future of e-mail system Trends.Keywords E-mail, E-mail system, Trends

目录

目录

摘要............................................................................................................................I Abstract.........................................................................................................................II 目录..............................................................................................................................III 第1章 绪论..................................................................................................................1 1.1 课题来源、背景及意义.....................................................................................1 1.1.1课题来源...........................................................................................................1 1.1.2课题背景及意义...............................................................................................1 1.2 国内外研究现状及相关分析.............................................................................1 1.3 课题研究目的及意义.........................................................................................2 1.4 论文的主要工作.................................................................................................3 第2章 电子邮件系统分类..........................................................................................4 2.1 门户网站.............................................................................................................4 2.2 手机邮箱.............................................................................................................4 2.3 邮件列表.............................................................................................................5 2.4 与聊天软件关联的邮箱.....................................................................................6 第3章 电子邮件系统特殊功能的比较......................................................................7 3.1 腾讯QQ邮箱.....................................................................................................7 3.2 Gmail邮箱...........................................................................................................7 3.3 网易163邮箱.....................................................................................................8 3.4 邮件列表.............................................................................................................8 3.5 139邮箱...............................................................................................................9 第4章 电子邮件系统的技术实现概述....................................................................10 4.1 Web邮件系统开发............................................................................................10 4.2 邮件客户端软件系统开发...............................................................................11 4.3 手机邮箱系统开发...........................................................................................12 第5章 电子邮件系统未来的发展趋势....................................................................13 5.1 电子邮件系统存在的缺点与不足...................................................................13 5.1.1 垃圾邮件........................................................................................................13 5.1.2 邮件地址欺骗................................................................................................13 5.1.3 企业邮箱企业用户信息泄露........................................................................14 5.2 电子邮件系统未来的发展趋势.......................................................................14 结论..............................................................................................................................16 致谢..............................................................................................................................17 参考文献......................................................................................................................18

第1章 绪论

第1章 绪论

1.1 课题来源、背景及意义

本章主要介绍本课题的来源、背景及主要意义，重点介绍电子邮件的应用范围和作用，通过国内外对电子邮件研究的相关分析，来说明电子邮件的目的及意义。

1.1.1课题来源

21世纪是网络飞速发展的时代，电子邮件已经成为热门话题。随着网络技术的不断发展，网络应用已经渗透到人类社会的各个角落。作为网络世界信息传输的支撑点的电子邮件，更是人们关注的焦点。电脑的普及化，促进了互联网的进一步的发展和完善，而作为互联网上基本的存在电子邮件系统给予了上网的电脑用户另一个别样的空间。如今，电子邮件系统随着用户需求的增多也随之开发出各种不同的功能，例如：增加网盘、自动转发、邮箱双克隆等功能。正因为这些特殊功能引起了我的关注，所以我选择了电子邮件系统功能之比较作为我的毕业论文题目。1.1.2课题背景及意义

电子邮件是Internet资源中使用最广泛的一种。随着互联网的飞速发展，电子邮件的用户数量和业务量的激增，这要求电子邮件系统的种类、容量、技术支持等要求需要提高。邮件服务系统在保留了电子邮件系统最初的收发邮件、邮件存储等基本功能的同时，还融入了更多的计算机与网络技术。随着系统用户的增加，用户邮箱也随着增加，各类电子邮件系统根据用户的不同需求开发邮件系统，邮件系统之间的功能也不尽相同，比较各电子邮件系统的功能，其意义在于能够更全面、更系统地了解电子邮件系统发展现状及其功能特点，分析研究各电子邮件系统的功能，对各电子邮件系统的功能进行比较，从而使用户更方便的选择适合自己的电子邮件系统。1.2 国内外研究现状及相关分析

1、国内研究现状及相关分析

第1章 绪论 的有点与缺点，只有深入了解电子邮件系统的功能，才能更好的改进与完善，以便更好的在日常生活和工作中运用，让电子邮件更好的为用户服务。1.4 论文的主要工作

由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。如今，电子邮箱系统种类繁多，功能也不尽相同，如何才能选择真正适合自己的邮箱呢？各种电子邮箱系统有什么优缺点呢？各种电子邮箱系统有什么特殊功能呢？这些问题使用户在邮箱的选择上出现困扰。

本论文的主要工作：

一是通过研究分析各电子邮件系统的优缺点，通过对各电子邮件系统功能之比较，说明各电子邮件系统之间的差别，帮助解决用户对电子邮件系统的存在的疑问，方便用户选择真正适合自己的邮箱。

二是研究各类电子邮件系统的开发系统，从本质上了解电子邮件的工作原理、过程及工作环境，重点分析当今电子邮件系统存在的缺点与不足，通过分析研究来展望未来电子邮件系统的发展趋势。

北京信息职业技术学院毕业论文

运营商现有的无线网络，利用U-IMAP/SMS/WAP等相关技术实现的移动邮件增值业务。通过本业务，移动用户不但可以随时随地通过移动终端使用电子邮件服务，而且当新邮件到达时，系统可以主动地通过SMS Push，WAP Push等方式，及时通知移动用户，触发终端通过邮件传送协议（如U-IMAP协议）及时收取新邮件，阅读和操作新邮件。

实现手机邮箱pushmail目前主要有两种技术方案，一种中国移动目前使用的短信push,即以短信形式触发安装在移动终端上的软件客户端工作从而配合服务器来完成整个邮件接收过程。另一种是黑莓业务和国内的尚邮使用的ip push，即以保持移动终端手机邮箱客户端软件ip长链接的形式。

PushMail覆盖范围广，移动终端用户可以在全国有GPRS信号或者漫游使用世界其他国家和地区的GSM/GPRS网络覆盖的地点使用PushMail服务，收取企业邮件系统内的邮件。用户可以根据自身的需要，并根据终端设备的能力，设置相应的参数，控制接收和传递指定大小的电子邮件。同时，用户可以控制是否接收邮件中附件的内容。支持多种附件。PushMail系统支持在手机上阅读和下载附件，在大部分智能手机上，可以支持WORD、TXT、EXCEL、PDF、HTML等文本格式附件，BMP、JPG等图片格式附件，MP3、WAV等音频格式附件，AVI等视频格式附件。2.3 邮件列表

邮件列表（Mailing List）的起源可以追溯到1975年，是互联网上最早的社区形式之一，也是Internet上的一种重要工具，用于各种群体之间的信息交流和信息发布。早期的邮件列表是一个小组成员通过电邮件讨论某一个特定话题，一般称为讨论组，由于早期联网的计算机数量很少，讨论组的参与者也很少，现在的互联网上有数以十万计的讨论组。讨论组很快就发展演变出另一种形式，即有管理者管制的讨论组，也就是现在通常所说的邮件列表，或者叫狭义的邮件列表。讨论组和邮件列表都是在一组人之间对某一话题通过电子邮件共享信息，但二者之间有一个根本的区别，讨论组中的每个成员都可以向其他成员同时发送邮件，而对于现在通常的邮件列表来说，是由管理者发送信息，一般用户只能接收信息。

邮件列表是为了解决一组用户通过电子邮件互相通信的要求而发展起来的，第3章

电子邮件系统特殊功能的比较

第3章 电子邮件系统特殊功能的比较

本章主要对各种电子邮件系统的特殊功能进行比较，基于不同的邮箱系统具有不同的功能，通过学习分析，深入了解其不同点，以便更好的使用电子邮箱。3.1 腾讯QQ邮箱

腾讯QQ邮箱是腾讯公司2002年推出，向用户提供安全、稳定、快速、便捷电子邮件服务的邮箱产品，目前已为超过1亿的邮箱用户提供免费和增值邮箱服务。QQ邮件服务以高速电信骨干网为强大后盾，独有独立的境外邮件出口链路，免受境内外网络瓶颈影响，全球传信。采用高容错性的内部服务器架构，确保任何故障都不影响用户的使用，随时随地稳定登录邮箱，收发邮件通畅无阻。

QQ邮箱特殊的功能之一就是用户只要申请QQ号码，就会立即获得与QQ软件绑定的免费的QQ邮箱，只要一登陆QQ，就可以直接访问，而且有信的时候还可以通过qq通知你，非常的方便。

QQ邮箱特殊的功能之二就是具有“一邮多名”的特点，就是让您的邮箱拥有两个名字，如：chen@qq.com和chen@foxmail.com。您可以用@foxmail.com帐号给您的工作伙伴发邮件，或者印在您的简历、名片上。Foxmail超过10年的邮箱品牌，让您的商务沟通更显专业气质。在与家人、朋友的沟通上，您可以选择使用@qq.com帐号，做到“一邮多名”，而且帐号两年免冻结：长时间不登录邮箱也不用担心帐号被冻结了，您的邮箱帐号(@foxmail.com和@qq.com)超过两年不登录才会被冻结。3.2 Gmail邮箱

Gmail邮箱 是 Google 的免费网络邮件服务。它随付内置的 Google 搜索技术并提供7312兆字节以上的存储空间（仍在不断增加中）。可以永久保留重要的邮件、文件和图片，使用搜索快速、轻松地查找任何需要的内容，让这种作为对话的一部分查看邮件的全新方式更加顺理成章。

Gmail邮箱特殊的功能之一就是具有“自动转发功能”，利用自动转发功能，即使用户真正用于提取和阅读邮件的邮箱不是Gmail邮箱，但只需要在自动转发列表里写入你的其它邮箱地址就可以提取和阅读邮件。利用自动转发功能，你还

第3章

电子邮件系统特殊功能的比较

到小组的公共电子邮件，通过系统处理后，将这封邮件分发给组内所有成员。

邮件列表特殊的功能是可以实现“多对多”通信。邮件列表是为了解决一组用户通过电子邮件互相通信的要求而发展起来的，是一种通过电子邮件进行专题信息交流的网络服务。它一般是按照专题组织的，目的是为从事同样工作或有共同志趣的人提供信息，开展讨论，相互交流或寻求帮助。大家根据自己的兴趣和需要加入不同主题的邮件列表，每个列表由专人进行管理，所有成员都可以看到发给这个列表的所有信件。每一个邮件系统的用户都可以加入任何一个邮件列表，订阅由别人提供的分类多样、内容齐全的邮件列表，成为信息的接收者，同时，也可以创建邮件列表，成为一个邮件列表的拥有者，管理并发布信息，向其订阅用户提供邮件列表服务，并可授权其他用户一起参与管理和发布。3.5 139邮箱

139邮箱是中国移动提供的新一代电信级服务质量的电子邮件业务，以手机号@139.com为后缀的免费邮箱。它具备常规互联网基础邮箱功能，又充分发挥手机的优势，让用户可以方便直接地通过手机短信、彩信或者WAP上网等方式，随时随地收发和管理邮件，将办公移动化进行到底。139邮箱为用户提供安全、稳定、快速、易用、个性化的高品质移动电子邮箱服务的同时，实现了手机和邮箱高效互通。

139邮箱特殊的功能之一是新邮件到达免费短信通知，支持免打扰设置，客户在新邮件达到时，第一时间短信通知，绝不会误事。手机随时随地收发邮件，支持附件的上传和下载。只要手机号码有效，便永久拥有移动邮箱。

139邮箱特殊的功能之二是通过邮箱，可以向你的朋友、家人、同事等发送短信，免去手机键盘输入的辛苦，单条最多可编辑350汉字的正文，长短信手机会以一条短信的方式接收。

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Web 页面。属于数据服务层的邮件服务器存储用户所有的邮件和相关的资料,后台的数据库主要存储用户的有关资料和地址簿等。4.2 邮件客户端软件系统开发

Email信息通常保存在邮件服务器中，因此首先应将邮件下载到自己的计算机中才能阅读（基于Web的Email可用WWW方式用浏览器软件进行阅读、编辑、收发、管理电子邮件），这时就需要用到Email的客户端软件。

邮件客户端通常指使用IMAP/APOP/POP3/SMTP/ESMTP/协议收发电子邮件的软件。用户不需要登入邮箱就可以收发邮件。世界上有很多种著名的邮件客户端，比如Windows自带的Outlook Express，Microsoft Office的Outlook、Mozilla Thunderbird、The Bat!、Becky!以及国内客户端三剑客FoxMail、Dreammail和KooMail等。

博大互联网公司的Foxmail Server 系统是一个基于NT/Unix 邮件服务系统。

与同类系统相比，博大Foxmail Server 系统具有高负载、安全性强、功能丰富、使用方便和用户界面美观等多个优点。在功能上，Foxmail Server 系统具备了市场上现有的mail系统的所有功能，包括邮件管理、目录管理等。同时，Foxmail Server 系统还具有邮件“所见即所得”的即时编辑、地址本服务、多域名服务、用户分组及多级权限分配等功能。

Foxmail Server 系统是博大互联网公司在邮件服务领域的拳头产品。它符合互联网中所有的邮件标准协议，提供如SMTP、POP3 等多种服务。Foxmail Server 系统使用了先进的java 技术。在系统应用中，Foxmail Server 系统运用了多层调用与分布调用的架构，使系统能高效地运行。在数据存储中，Foxmail Server 系统运用了多级目录架构，提供了数据库和LDAP 服务器的网络接口，使系统能在高强负荷的环境下稳定地运行。

在系统扩展性方面，博大Foxmail Server 系统提供了多种方法给系统运行者参考。Foxmail Server 系统为多种的系统功能提供丰富的API，方便系统运行者能快捷、灵活地进行系统的二次开发；系统为应用分布和数据分布内嵌了接口，使系统能够通过增加机器数量和简单的系统配置来提高系统的负载能力。博大互联网公司在邮件服务领域中，已经拥有多个产品。

第5章

电子邮件系统未来的发展趋势

第5章 电子邮件系统未来的发展趋势

5.1 电子邮件系统存在的缺点与不足

电子邮件是Internet上应用最广泛的服务之一。邮件应用的不断发展直接导致了邮件自身价值的不断增加，电子邮件系统发展到今天依然存在着很多缺点和不足，其中最主要的问题就是安全性问题，电子邮件的安全威胁主要有垃圾邮件、邮箱地址欺骗、企业邮箱企业用户信息泄露等。5.1.1 垃圾邮件

在日常生活和工作中我们最常见的就是垃圾邮件，垃圾邮件不仅占用网络带宽，造成邮件服务器拥塞，进而降低整个网络的运行效率，侵犯收件人的隐私权，侵占收件人信箱空间，耗费收件人的时间、精力和金钱。有的垃圾邮件还盗用他人的电子邮件地址做发信地址，严重损害了他人的信誉。垃圾邮件经常被黑客利用成助纣为虐的工具。

例如：在2000年2月，黑客攻击雅虎等五大热门网站就是一个例子。黑客先是侵入并控制了一些高带宽的网站，集中众多服务器的带宽能力，然后用数以亿万计的垃圾邮件猛烈袭击目标，造成被攻击网站网路堵塞，最终瘫痪。5.1.2 邮件地址欺骗

邮件地址欺骗是黑客攻击和垃圾邮件制造者常用的方法，对于垃圾邮件制造者，由于很多邮件服务器的过滤或防转发机制采用的是针对邮件域名的识别，因此冒用邮件域名的方法常被采用。

攻击者针对某用户的电子邮件地址，取一个相似的电子邮件名。在邮箱配置中将“发件人姓名”配置成与该用户一样的发件人姓名，然后冒充该用户发送电子邮件。当收件人收到邮件时，往往不会仔细检查邮件地址和邮件信息头，从发件人姓名、邮件内容等上面又看不出异样，误以为真，攻击者从而达到欺骗的目的，这种情况常见于使用免费电邮箱的情况。通过注册申请，攻击者很容易得到相似的电子邮件地址。

另一个邮件地址欺骗的手法是冒充回复地址，人们通常以为电子邮件的回复地址就是其发件人地址，这是一种误解。在各种电子邮件服务系统中，发件人地

第5章

电子邮件系统未来的发展趋势

用户私密文件，保证个人邮箱私隐安全。

致谢

致谢

在论文完成之际，我要感谢我的导师黄波对我的悉心指导与无私帮助。师从黄波老师是我的荣幸，黄老师严谨的治学态度，渊博的学识，使我受益良多。从论文的选题到最后定稿，这期间包含了导师的滴滴心血。在此我由衷地表达对黄老师最真挚的谢意。

同时感谢*********的各位领导与教师对我的亲切关怀与不懈指导，感谢你们对我多年的培养和教育。在此还要衷心感谢在百忙中为我评阅论文的各位老师。

第二篇：关于电子邮件格式

商务电子邮件格式

一、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。3.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3.回复不得少于10个字

4.不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6.转发邮件要突出信息

第三篇：电子邮件管理

广州XXX电子科技有限公司

电子邮件管理规定

第一章 总纲

第1条 为了规范员工对电子邮件的收发和使用，特制定本规定。第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章 公司电子邮箱的使用

第3条 各员工需要有一个属于自己的电子邮箱。以方便公司内部之间信息的传递。并且由行政人事部备案。

第4条 员工必须妥善保管好电子邮箱地址及密码，防止被盗用。第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件。

第6条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第7条 员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：（1）称谓：包含“先生、小姐、主管、经理”等敬称；（2）问候语：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；（4）告知邮件中的附件个数以及内容描述；

（5）结束语：如“商祺”“非常感谢”、等，如需回复，应写明：“候复”“请立即回复”等内、容。

（6）个人签名，可按如下样板设定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部门名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收发

第8条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。重要文件则抄送行政人事部进行备案。

第9条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为扫描文件或图片格式：（1）公司发文单，包括部门通知等；（2）会议纪要（3）各类报告、工作计划、工作总结等（4）企业内刊或简报（5）员工通讯录

（6）工程技术普及性知识文档（7）其他需要发送电子版本的文件

第10条 各部门员工在阅读电子邮件后应当进行回复，回复内容可以为：“知悉。收到。”等一切表示你已经阅读邮件并理解邮件内容的文字。

第11条 邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第四章 电子邮件的管理

第12条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第13条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。第14条 邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。

第15条 员工离职时，人事经理/主管必须及时注销或更改电子邮箱密码。商务岗位工作人员的电子邮箱需在离职前完成交接手续。

第16条 若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告人事行政部。第17条 人事行政部负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务帐号。第18条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：（1）已离职的商务人员邮箱（2）邮箱收发异常，有泄密可能的（3）邮件来往中发现病毒较多的（4）公司重要邮箱

（5）其他重要邮件需进行跟踪的

第五章 处罚

第19条 发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：具体如下：

（1）长期不阅读邮箱内的邮件，导致重要邮件接收延误的；处以50元/天.直到发现此邮件为止。（时间以电子邮件到达时间为准）

（2）请示邮件规定在三天内答复，若超过三天，按照50元/天处罚，若收件人遇到特殊情况不能及时批示或者必须请示更高一级指示的，则等待答复时间不能超过5天；（时间以电子邮件到达时间为准）

（3）批示邮件必须当天答复，超过当天的，则按照50元/天处罚；（时间以电子邮件到达时间为准）

（4）对于邮件中的“收件人”，接到邮件必须答复，对于邮件中的“抄送人” 接到邮件可以不答复。“收件人”若一个月内出现5封电子邮件未回复，则处以通报批评，6封电子邮件以上则按20元/封处罚。

（5）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的，经查实，处以通报批评，若再犯，则以撤职、开除处罚。（6）邮件只是针对某人、某事发放，不能够乱发、群发，如果行政部接到投诉，初犯处以警告。若再犯，每次处罚20元/次。

（7）以上情况，若“收件人”处于出差或休假期间，则“发件人”应以电话形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”产生的处罚则由“发件人”承担。第20条 本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

2012年04月01日

第四篇：英文电子邮件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第五篇：英文电子邮件格式及

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。一般电子邮件： Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇：

附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中

转发forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给Alice 保持联系 stay /keep in touch 对方告知决定.Please let me know your decision as soon as possible.写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.实用邮件举例： 工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为参考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致包含如下：

1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清晰 as possible.3）末尾用一句话结束总结这次咨询。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表达希望时用语：I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。

英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正规)Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正规的(例如客户)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司

客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.邮件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的