企业档案管理及利用制度

第一篇：企业档案管理及利用制度

档案管理制度

为规范公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。

方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。

用档案协助领导和有关部门解决实际问题，热心为利用者提供服务。

第二篇：浅论档案管理和利用中的保密工作

浅论档案管理和利用中的保密工作

徐慧春

随着社会的发展进步，档案资源的社会价值日益为公众所认知，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。但在大量档案信息被挖掘利用的同时，也有一些因利用不当而造成失泄密问题。出现这样问题所占比例虽然极小，但其负面影晌是不容忽视的。因此，在加大档案利用力度的同时，还要注意档案的保密工作，这已经成为档案部门必须高度重视的问题。

一、当前保密工作中容易出现的问题

㈠思想认识上的麻痹。一些人保密观念淡薄，认为市场经济无密可保，在当前高科技发展的时代有密难保。档案工作人员、涉密工作人员忙于具体业务，对经手的大量国家秘密见密不知密，习以为常，麻痹大意，对国家秘密的安全造成了严重的威胁。

㈡通信和办公自动化程度不断提高，对保密工作提出新的挑战。随着先进的通信工具和办公自动化系统与设备被广泛应用于办公活动中，在极大地提高了工作效率的同时，秘密传递渠道的拓宽和秘密载体的多样化，也使泄密的可能性大大增加。特别是无线电技术、红外、蓝牙、激光、计算机等高科技手段的普及，使保密与窃密之间的斗争更加尖锐复杂，涉密档案文件的保密工作面临严峻挑战。

㈢保密制度不健全，措施不落实。《档案法》、《保密法》及其〈实施办法〉为我们做好各项保密工作提供了法律依据和行为准则，保密单位根据各自的情况也制定了相应的保密法规、制度。1

但是仍存在领导不重视、措施不落实、制度执行力欠缺等情况，使档案保密工作出现空档，失密情况时有发生，给国家、集体和个人带来不可估量的损失。

㈣定密上的随意性。定密工作是档案保密工作的基础，《保密法》规定国家秘密需要“依据法定程序确定”。但一些单位为了保险，随意扩大定密范围，把不是国家秘密的档案定为秘密级，把应定为秘密的档案定为机密级。还有的单位为了省事，对该定密的不定密，或为了外出携带方便，怕遗失后承担保密责任而不定密级。

㈤密与非密文件资料混合组卷。《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”。它明确规定了标有密级的文件资料必须单独立卷。但在调查中发现，有的单位在文书立卷时不按照档案法规定进行立卷，在文件分类时，没有把密级的文件单独立卷，把密与非密文件混合组卷，给档案的管理和开发利用造成了严重的影响。

三、如何做好档案管理和利用中的保密工作

㈠加大学习宣传力度，强化保密观念和保密技术手段。思想上保密意识的强弱，安全防范教育的好坏，是做好保密工作的前提，因此，必须强化全员保密教育，增强保密意识，这是做好档案利用工作的客观需要。通过宣传教育提高行员对保密工作的认识，使之明确加强保密工作是维护国家安全、扩大改革开放、搞好经济建设的重要保证。档案工作者要加强对新知识、新技术的学习，做到既精通档案业务和保密要求，又能够较为全面地掌握计算机信息系统的管理和技术防范手段，通过新技术手段进一步

把保密工作做实、做好。

㈡强化档案库房的科学管理。档案库房管理是档案保密的重点，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。在档案管理的实践中，有些单位通常将档案库房附设在机关办公楼之中。从保密管理和档案安全的角度来讲，不是随意的任何一间房间都能够拿来作档案库房使用的。按照档案保密和安全管理的要求，档案库房不适合设在办公楼的最底层尤其是不具备通风防潮条件的地下室，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、烟感器、电子监控设备等，以达到防盗等要求。同时，还应努力做到档案库房、档案工作人员办公室、阅档室之间的三分离。要严格档案库房的管理，指定专人进行负责，制定严密的档案库房管理制度，禁止无关人员出入。

㈢加强涉密档案的科学管理。直到现在，一些单位还存在把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供的现象，留下了扩散机密的隐患。针对这种问题，可以采取对已经混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷办法加以解决。特别是在2000年中华人民共和国档案行业标准发布以后，按照新的《归档文件整理规则》将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。因此，调阅档案时要以件为单位进行提供，以避免扩大涉密文件阅知范围。立档单位应严格按照《档案法》要求，对密级文件单独立卷，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞因混卷在提供利用过程中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录，建立涉密文件统计台帐及存放地点索引，为科学的管理、有效的保密、及时的利用创造条件。

㈣做好档案利用中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体来说，档案利用监督可以从以下两个方面实施:一是强化制度建设。建立健全立卷归档、档案查阅、档案保管等一系列工作制度，坚持把保密要素渗透到档案管理的各个环节，做到用制度管人、靠制度管事，增强档案管理人员的责任意识，进一步规范保密人员的工作行为，杜绝档案保密工作的主观随意性，防止因工作失误而造成失泄密责任事故。二是强化监督措施。在利用中，要关于了解和掌握档案利用人的心理与思想动机，根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护。在条件允许的情况下，档案馆室还应该安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案，避免档案损失。

㈤做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。首先应明确档案保密期限与保密期限的区分原则。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实意义和历史意义，依照本单位的工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。《保密法》第十五条中规定：“国家秘密的保密期限，应当根据国家秘密事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内，不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年”。由此可知，保密期限是依照国家秘密事

项在一定时间内，如泄露或公开，将对国家的安全和利益造成的危害来进行确定的。这里所说的“另有规定”主要是指在保密事项范围中明确规定某类国家秘密事项保密期限为“长期”的情况。这些国家秘密事项具有较强的稳定性，长期关系国家安全和利益，即使确定为本款限定的最长的保密期限，也难以满足保密需求。在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

㈥做好档案密级的调整工作。档案在管理过程中，其密级不会是固定、一成不变的，档案的密级会随着时间的推移和文件贯彻的情况而发生变化的，其基本变化一般为升密、降密，直至解密。总的来讲，变化的原因有三项：保密范围的变化，密级文件作用的变化，保密时限的变化。对只标有密级而没有保密时限，要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求进行调整。对涉密档案要定期审核，应当自行解密的自行解密，需要延长保密期限的，要在原保密期限届满前重新确定保密期限。要主动接受保密部门对调整密级工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定，严格确定密与非密的划定原则，严格划清密与非密的区分界限，要明确哪些档案能够开放利用，哪些档案必须限制在一定范围内利用，哪些档案不能开放提供利用，为进一步强化涉密档案建设打下扎实的基础。

㈦正确处理好档案保密与利用的关系。在日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，长期埋头苦干，默默奉献。在实践中，有的同志过于强调保密要求，因噎废食，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生大批档案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有价值的档案长期被束

之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案资源浪费。一方面，导致单位领导和相关人员不能及时全面地了解情况，使档案得到有效地利用；另一方面，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案管理人员改变观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。保密档案应该注重保密工作，但要清醒地认识到保密与利用的辩证关系。保密的目的之一是为了科学地利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的保存价值。同时，也要注意，档案利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用势必会给党和国家的安全和利益造成危害。因此，对档案工作来说，保密与利用两者都至关重要，决不可偏废。

作者单位：中国人民银行鸡西市中心支行

第三篇：办公室 档案管理 制度

办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条立卷方法。文件的分类采用分、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分。将文件按其形成或针对的分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

第四条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

二、档案的管理和利用

第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第四篇：档案管理保存制度

居民健康档案管理制度

1、加强档案的收集、管理工作，有效地保护和利用档案。健康档案要采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、指导性和规范化。

2.公共卫生科要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。

3、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。

4、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。

5、居民健康档案存放处要做到“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作。

6.达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。

档案的保管制度

1、居民建档率要符合市卫生局的要求。设立健康档案资料室，以户为单位，一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。

2、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整齐、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。

3、居民健康档案应由全科医师负责填写，责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记，档案盒要设目录和分类信息登记。

4、定期开展随访工作，按疾病分期随访病人，结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检，以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容，及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。,5、资料管理人员及责任医师，应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。

6、对借阅档案要及时登记，督促完整归还。

居民健康档案信息管理制度

一、加强信息化建设，及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息，鼓励利用计算机管理健康档案。

二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。

三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。

四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。

五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。

六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。

居民健康档案室岗位责任制度

一、负责健康档案文本保管，资料微机输入，保持微机内的记录与文本记录一致，并做到同步更新及动态变更，管理有序。

二、居民健康档案应由专人保管，应保证居民信息资料的完整性与可利用性。

三、非档案资料管理人员，不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案；凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案，出院后继续交回建档机构责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。

四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录，内容要真实可靠；符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任医生必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。

五、对各科室(站)查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限，保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。

六、熟练运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每月有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。

第五篇：档案管理实施细则(制度范本、DOC格式)

档案管理实施细则

第一章 总 则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

1． 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

3． 财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；

4． 政府、项目批文、合同；

5． 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6． 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

7． 公司及各部门月度、年中、工作计划及资金计划； 8． 公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 9． 公司有效证件、印章； 10． 具有法律效力及保存价值的文件；

11． 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12． 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条

部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下： 1． 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； 2． 部门例会会议纪要；

3． 各部门与其相关业务单位函件管理； 4． 招投标文件管理；

5． 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6． 仪器、设备维修保养资料； 7． 客户、特约商家资料及信息管理； 8． 公司的媒体宣传资料、销售报表；

9． 财务会计凭证、帐册、月度、财务报表。

第三章 公司档案管理体制 第三条

公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

第六条 档案管理部门及负责人 1． 公司档案管理部门为行政部； 2． 公司立档单位为各部门；

3． 档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。

4． 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书的职责

1． 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2． 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3． 承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。

第四章 档案管理、归档文件整理 第八条

各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条

各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。

第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限

各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。第十二条 归档文件的整理

1． 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2． 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3．

归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4．

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5． 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6． 整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7．

归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8．

案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。

9． 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM的装订区域。

10． 归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11． 存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

12． 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十三条 归档文件的移交 1． 档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2．

移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十四条 档案的保管

1． 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2．

公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

3． 每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章 档案名称、编号

第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十七条

档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十八条 档案编号原则

1． 公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号——保管期限—文件类型--盒号—件号”。

2． 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。(见附件2)3． 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。4． 档号的表示方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00 1)“商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号

2)“AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。

3)“CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：201X。

4)“DE”表示保管期限。如：长期、二年。

5)“FG”表示类型名称（大类/小类）。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。

6)“00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。

5． 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。

6． 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7． 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

第六章 档案的编目与装盒 第十九条

归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。请将卷内目录放在卷首。

第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。第二十二条

装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。

第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。

第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第七章 档案的鉴定与保管期限 第二十五条 档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第二十六条 档案的保管期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。1． 长期保存： 1)公司章程； 2)股东名册；

3)组织规程及办事细则； 4)董事会及股东会纪录； 5)财务报表；

6)政府机关核准文件；

7)不动产所有权及其他债权凭证； 8)工程设计图；

9)其他经核定须永久保存的文书。10)预算、决算书类； 11)会计凭证； 12)事业计划资料； 13)期满或解除之合约； 2． 二年保存：

1)结案后无长期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件

第八章 档案密级 第二十七条

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1．

“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。2．

“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3． “密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4． “普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章 档案借阅、利用工作 第二十八条

总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。第二十九条

各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》(见附件3)并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。

第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。第三十一条 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

第三十二条 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。第三十三条

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十四条

档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第三十五条 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十七条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

第十章 档案的销毁 第三十八条

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。

第三十九条 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。第四十条 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十一章 附则

第四十一条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第四十二条 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行

报送：侯总、张总

抄送：总公司总裁办、综合管理部 发送：各部门

传阅：全体员工（张贴公告栏）附件1： 《档案盒封面》： 档 案

全宗名称成都合能新城市广场管理有限公司 归档部门名称（文档名）

文档的条款号：（起-止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷内共 件，保管 年

《档案盒盒脊》： 部门、文档大类，二0 年

附件2：(例)归档文件封面

全宗号成都合能新城市广场管理 有限公司类别号XZ 年 度201X保管 期限长期盒 号00 件 号00文件字号商管(行)字201X第000号文件日期201X0525 责任人新城市广场管理公司行政部页 数13页 归档单位行政部密 级普通 题 名档案管理办法 备 注附：

档案盒封面；归档文件封面；档案调阅审批单；文件归档目录。

附件3： 档案调阅审批单 年 月 日

类 别 调阅部门 调阅人 文件名称 内容摘要 调阅用途 使用方式

调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止计 日 档号及件数 借出日期年 月 日 共 件

归还日期年 月 日（保管人签章：）备注

调阅人： 审核： 核准： 说明：

1)本单一式二联，第一联于档案退还后由档案管理人退还调阅人，第二联留存档案室备查。

2)借阅本部门档案材料时，借阅人需由本部门负责人签字，借阅非本部门档案材料时，还应有相关部门负责人签字方可借阅。

3)申请使用方式有：A 查阅、B摘抄、C复制、D借出。