办公用品管理制度

第一篇：办公用品管理制度

办公用品管理制度

第一章 总则

第1条 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，特制定本制度。

第2条 办公用品由办公室集中管理，办公外包服务商负责实施，实行一年比价招标、统一采购，统一发放，统一回收处理。

第3条 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、IT耗材系列。第二章 办公用品计划

第4条 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报办公室。

第5条 办公室专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人签审后传送至外包服务商。

第6条 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经办公室同意授权各部门自行采购。第三章 办公用品采购

第7条 办公用品采购采用即时供应的办公外包模式。由办公室直接对口外包服务商进行管理。

第8条 办公用品采购计划传送至外包服务商后，外包服务商给予反馈，按协议要求配置办公用品并即时配送。办公室专员收到服务商送至的办公用品后办理入库单。

第四章 办公用品分发领用

第9条 各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式三份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。一份用于财务记账。

第10条 办公室接到各部门的《办公用品领用单》后，进行核对并做好登记。

第11条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由外包服务商统一调换或回收。

第五章 办公用品管理

第12条 对于列入公司固定资产和非消耗办公用品由办公室全面管理。

第13条 办公室对办公用品的使用情况作月度报表，反馈办公用品当月开支费用、结余、预算管理等情况。

第14条 使用中的办公用品出现问题及故障，由外包服务商负责退换、保修、维修、配件等事宜。第六章 相关表格

《办公用品领用计划表》、《办公用品采购计划》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》

第二篇：办公用品管理制度

办公用品管理制度

1.总则

1.1 为加强集团各部门、各公司办公用品的管理，规范办公用品的适用范围、分类、管理、采购、保管、领取和使用。确保办公所需，倡导勤俭节约、避免浪费，达到合理管理、节约使用的目的，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于集团各中心（部门）、各公司。

3.分 类

按照办公用品的用途分类(分类详细内容见附件一)如下： 3.1 文具事务用品: 文具事务用品包含文件档案管理类、桌面用品、办公本、书写、修正用品、财务用品及辅助用品等。

3.2 办公耗材类: 办公耗材类包含打印耗材、装订耗材、办公用纸、IT耗材及日用品。3.3 办公设备:

办公设备包含办公设备和办公电器等。

4.办公用品的管理原则

4.1 员工应爱护自己保管的办公用品，规范使用。

4.2 办公用品在储备、使用、保管过程中发生丢失、损毁等情况，及时查明原因，物品损坏责任人应按照损坏物品价值的50%-80%进行赔偿。

4.3 任何人未经允许不得私自挪用办公用品，严禁办公用品带回家私用。

5.办公用品的购置

5.1 办公用品的购置根据集团各中心（部门）、各公司实际所需进行申购。5.2 申购分类：申购情况一般分为定期申购和应急申购：

5.2.1 定期申购：集团各中心（部门）、各公司办公用品专管员根据部门日常用量制定申购计划，需每月25日12:00前将次月的申购计划上报行政人事中心行政部,由行政部汇总，进行统一采购。各单位逾期不报视为无需求，届时总公司行政人事中 心办公用品专管人员有权拒发。

5.2.2 应急申购：办公用品原则上由行政人事中心（行政部）指派专人统一采购，个别确需自行采购的，急需物品申购经单位领导、财务管理中心、行政人事中心总监审核、审批后可特事特办。5.3 申购单模板及审批流程 5.3.1 办公用品申购单模板

由集团统一制定《办公用品申购单》，应急办公用品申购使用同一模板，申购单模板及填写说明详见附件二。5.3.2 《办公用品申购单》审批流程

申报人填写办公用品申购单——部门或公司负责人签字批准——行政部签字（采购负责人）——财务中心总监（或委托人）批准——交给集团办公用品负责人——行政人事总监确认——集团办公用品负责人统一采购。

6.办公用品验收、入库

6.1 验收：办公用品到货后须由办公用品专管员进行实物交接验收。

6.2 入库：办公用品到货后3天内需将新购办公用品录入《办公用品电子台账》（模板见附件三）。做好保管工作，定期进行库存盘点，确保帐物相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适量库存，保障供给。

7.办公用品的领用原则、领用时间和盘点

7.1 领用原则：办公用品应本着“合理领用、节约使用“的原则；

7.2 领用时间：每月5号（节假日顺延）领取当月所需办公用品数量，其它时间不予领取（特殊情况除外），对于领用的频次和数量明显异常又无正当理由时，办公用品专管人员可拒绝发放。

7.3 集团各中心（部门）、各公司办公用品管理人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制领取的数量和次数，保证办公需要，根据需求部门或者个人的实际情况，严格依据实际需求发放办公用品，做好领用登记。

7.4 盘点：集团各中心（部门）、各公司办公用品管理人员每月25日前盘点一次，做到账实相符，根据次月需求和库存情况申购次月办公用品，新购办公用品入库完毕后将电子台账提交至集团行政部，每季度针对各部门领用情况进行分析，同时做好年中及年终的办公用品分析。8.新入职员工办公用品的发放及离职人员办公用品的回收

8.1 新入职员工办公用品的发放

8.1.1集团中心（部门）使用《新入职员工办公用品发放表》（模板详见附件四），各公司可根据公司岗位的实际需求自行制定发放表。8.2 离职人员办公用品回收

8.2.1离职人员按照《离职员工办公用品回收表》（模板详见附件五），核对办公用品发放记录，如实将办公用品回收存库。

9.附 则

9.1 本办法未尽事宜，依照固定资产有关规定执行。9.2 本办法由行政人事中心负责修订和解释。

10.本办法自二0一三年九月二十二日施行。

第三篇：办公用品管理制度

办公用品管理制度

第一条 目的及适用范围

1)厉行节约，杜绝浪费，物尽其用；

2)公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法；

第二条 管理组织 1)公司行政部负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放等； 2)各部门根据行政部领用标准提报并领取使用；

第三条 办公用品购置

1）公司及部门需要添置办公用品时，应先填写《办公用品采购申请单》

2)采购购买到位后组织验收，办理入库手续，填写《入库单》。

3)办公用品原则上由行政部统一采购。行政部不能统一采买的由各部门派专人采买，但申购、入出库手续等必须遵守行政部规定。第四条 办公用品的入库及盘点

1)仓库根据《入库单》所列物品与所需采购物品核对，并清点入库，填写《办公用品库存台帐》。

2)仓库应每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符。

第五条 办公用品的领用、保管

所有办公用品都按“以旧换新”的方式进行领取（传真纸、复印纸、便签纸、铅笔和各种胶带等低值易耗品除外），无旧物时行政部拒绝发放新用品。1)仓库在入库完成后，联系各部门办公用品领用人领取。

2)属于需临时支领的办公用品，行政部按定额标准核定后领取，办理出库手续，填写出库单。

3)对于大件器具类办公用品，行政部应本着多人合用原则组织领用。

4)如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回行政部，需要本部门继续留用的，确定使用人后报行政部，便于行政跟踪办公用品的使用情况。

第六条 机器耗材（配件）管理

1)耗材、配件申请领用同办公用品，可在每月《办公用品领用申请单》中的填写。

2)计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的，确认不能维修的，可到行政部办理领用手续，并将已坏配件归还行政部。

3)对于打印机、传真机耗材，应本着节约原则，提前作出需求计划；同时行政部作为管理部门，应对相应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。

4)仓库对以上机器耗材（配件）同时也应建立台帐进行管理。

第七条 库房管理

库房物品必须摆放整齐，非库房人员，未经许可不得进入库房。

第八条 相关说明

1)对于不能按时提报办公用品报表和申请表的部门，行政部有权认为该部门无办公用品申请，不予采购相应用品。

2)部门申请金额超过计划标准，行政部有权取消相应金额的申请数量。

一、办公用品的分类

1.消耗性办公用品：便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、打印机墨盒、打印纸、印章、印油、订书钉、大头针、回形针、小夹子、胶水、胶带、双面胶、标签纸、改正带、单页夹、记事贴、笔记本、记号笔、圆珠笔芯等，根据使用情况适当领取；

2.个人使用的耐用品：剪刀、裁纸刀、计算器、直尺、订书机、笔刨、笔筒、自动铅笔、圆珠笔、磁盘、文件盒、各式文件夹、办公桌、办公椅、电脑、电话、衣架等根据情况一次性领用，使用至报废，以旧换新；

3.非个人使用的耐用品：打孔机、档案盒、印盒等根据使用情况适当领取，使用至报废，以旧换新；

4.部门负责领用和保管的物品：复印机、传真机、打印机、碎纸机、文件柜、文件架、报刊架等，公司根据使用情况添置；

办公用品领用管理制度

第一条

为更好的控制办公消耗成本,规范集团总部办公用品的发放、领用和管理工作，特制定本规定。

第二条 耐用办公用品的领用：

1、耐用办公用品包括：电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、戒纸刀、直尺、起钉器。

2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。

第三条 易耗办公用品的领用：

1、易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。

2、部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔。

3、个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸。

4、部门常用易耗办公用品月用量，可依据每月平均用量进行合理调整。

7、领用方法：由各部门文员按发放日期统一到办公用品仓申领，填写《领料单》，经部门经理签字后交仓管员按《易耗办公用品需求计划表》发放，若部门领用超出需求计划的，须经人力资源中心总监批准后方可发放。

8、部分办公用品（油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则，传真纸领用时须以中间纸交换。

9、电脑耗材品（鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由总经办电脑部经理审核，人力资源中心总监批准后方可领用，申领时须依旧换新。

10、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。文秘部落对于节俭成效突出的员工，公司将予以表扬。

第四条：未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领，按集团相关制度执行。

第五条：本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准。

附件：

1、常用易耗办公用品月用量标准

2、《部门办公用品需求计划表》

附件1：常用易耗办公用品月用量标准

第一条 本制度所称办公文具分为消耗品,管理消耗品及管理品三种.1.消耗品:铅笔,刀片,胶水,胶带,大头针,图钉,笔记本,复写纸,卷宗,标签,便条纸,信纸,橡皮擦,夹子等.2.管理消耗品:签字笔,荧光笔,修正液,电池,直线纸等.3.管理品:剪刀,美工刀,钉书机,打孔机,钢笔,打码机,姓名章,日期章,日期戳,计算机,印泥等.第二条 文具用品分为个人领用与部门领用两种.个人领用指个人使用保管的用品,如圆珠笔,橡皮擦,直尺等.部门领用指本部门共同使用的用品,如打孔机,钉书

第三条 消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间.第四条 消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品(如直线纸)不在此限.第五条 管理品移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购.第六条 办公用品的申请应于每月25日由各部门提出“具用品申请单”,交管理部统一采购,并于次月一日发放,但管理性用品的申请不受上述时间限制.第条 各部门设立“文具用品领用记录卡”,由管理部统一保管,在文具领用时作登录使用,并控制文具领用状况.第七条 办公用品严禁带回家私用.第八条 办公用品一般由管理部向批发商采购,其中必需品,采购不易或耗用量大的物品,应酌量库存,管理部无法采购的特殊办公用品,可以经管理部同意并授权各部门自行采购.第九条 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请单向管理部领取办公用品,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余用品一并交管理部.附件2：《部门办公用品需求计划表》

名称

单位

数量

自动铅笔

支

回纹针

盒

钉书机

台

修正液

瓶

第四篇：办公用品管理制度

办公用品管理

1、目的

为规范办公用品管理，满足工作需要，控制行政费用开支，特制订本办法。

2、管理规则

2.1办公用品由办公室集中管理，实行统一采购、保管，统一发放。2.2新员工入职每人按标准配备办公用品。如中性笔、笔记本、四栏文件框、文件夹等办公必需品。

2.3对于管制类办公用品的第二次发放起，必须实行以旧换新。2.4严格控制各类办公用品领用，节约资源，控制行政费用开支。

3、管理组织/职责

3.1办公室负责办公用品的计划、采购、验收、保管、发放、登记、公示等事宜。

3.2办公用品按采购、验收、保管、发放职责由办公室专人管理。3.3办公室应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。

4、管理流程 4.1预算

4.1.1办公室每年根据上一各部门领用办公用品的情况、工作性质、作业量、人数等因素的变化，与各部门沟通后，形成公司各部门办公用品费用预算。

4.1.2该预算提交财务管理部审核，经公司总经理或其授权人批准后执行。4.2采购

4.2.1采购原则：节省成本、物美价廉。

4.2.2员工不得利用办公用品采购之便谋取个人私利。

4.2.3办公室及财务部共同负责办公用品的采购，任何其他部门或个人不得擅自购买办公用品。

4.2.4每年年初办公室编制统一的办公用品目录，统一品名、规格、单位，经分管领导审核批准后，按目录进行日常的采购工作。

4.2.5办公室每季度根据库存情况，预计办公用品耗用量编制《办公用品采购计划表》，报领导审批后作为采购依据。4.2.6采购物品后，办公室应指定专人对采购物品办理验收及入库手续，验收人应检查实际收到的办公用品数量、规格和质量等是否与送货单、采购需求一致，确认后填写《办公用品验收入库单》。

4.2.7凭购买发票和《办公用品验收入库单》交办公室负责人签字后向财务核报。

4.2.8公共办公设备或部门特殊办公用品必须购买时，由使用部门提出书面申请，由办公室负责人审核，经主管领导批准后方可购买，财务管理部根据审核批准的采购申请和《办公用品验收入库单》作为付款依据。

4.3领用

4.3.1为了提高效率、便于管理，各部门所有办公用品的领用时间为每周五，新进员工及特殊情况除外。领用办公用品时须填写《办公用品领用出库单》后方可使用。

4.3.2价值在500元以上的贵重办公用品，需领导批准后才能领用。4.4使用

4.4.1员工必须爱惜办公用品，严禁各种故意破坏用品的行为发生，易耗品应节约使用，避免浪费。

4.4.2严禁员工将公司办公用品带出公司使用。

4.4.3管制类办公用品已领取的员工，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因及凭损毁原物以旧换新，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。

4.4.4各部门必须对本部门员工复印纸、打印纸的使用实施领用登记管理办法，任何人不得随意摆放各类纸张，不得随意浪费纸张。

4.5其他说明

4.5.1员工在公司内调动时，个人使用的办公用品不收回，由原使用者随同带走继续使用。

4.5.2办公地点调动或离职的员工，其领用的办公用品应退回办公室。上诉人员领用的低值易耗品及管制类办公用品如不退还，在办理离退手续时应按使用时间折旧给予扣款。

5、附则

5.1本办法由办公室负责解释、修订，自发布之日起执行。

第五篇：办公用品管理制度

办公用品管理规定

第一章 主题内容与适用范围

为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。

第二章 办公用品的购买

办公用品购买细则

第一条 原则

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。

第二条 办公物品的申购

根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。

第三条 采购规定

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。

办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。

行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。

第四条 验货

所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

第五条 各部门申请办公用品

办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提

出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。

第三章 办公用品的分类、领用及报废处理

第六条 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

第七条 管理和发放：

1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。

③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。

④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。

⑤、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下使用。

⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。

⑦、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

⑧、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

第八条 报废处理

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第四章 办公物品的保管

第九条 填写清单

所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

第十条 保管

必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。

第十一条 盘存

办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。

第十二条 印刷品与纸张管理

印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。

第十三条 持有量调查

必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。

第五章 对办公物品使用的监督与调查

第十四条 调查内容

对公司各部门进行调查，调查内容包括：

1．核对用品领用单据与用品清单。

2．核对用品申请书与实际使用情况。

3．核对用品领用清单与实际用品清单。

第十五条 行政经理职责

1．核对收支传票与用品实物清单。

2．核对支付传票与送货单据。

第十六条 本规定自下发之日起执行。

复印纸管理规定

1、目的：为保证公司员工正常办公，合理使用办公资源，防止浪费，节约开支，特制定本管理规定。

2、范围：公司全体在职员工。

3、权责：各部门经理安排专人负责登记、监督。

4、内容：

4．1 各部门于每月1日从行政部领用复印纸一包。

4．2 复印时应先到各部门登记复印内容，按规格登记复印份数，紧急情况灵活处理，但应后补登记及领用复印纸数量手续。

4．3 所有需复印资料之人员必须熟练复印技术，倘若自己不懂复印技术必须向总台文员咨询清楚方可。

4．4 复印时原件、纸张必须放置妥当，保证复印质量，印件清晰。

4．5 若复印资料数量较多时，应先选择复印1件，确认质量合格，再输入余数，以免浪费纸张。

4．6 节约纸张，若内部使用则尽量使用再生纸张。（行政部可以领取再生纸）

4．7严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款20元。

4．8 各部门每月月底统计使用复印纸的数量。