浅析人事档案管理流程优化

第一篇：浅析人事档案管理流程优化

浅析人事档案管理流程优化

【摘要】人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况、综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现有的人事档案工作能否适应社会的变化和需求，如何优化人事档案管理流程，提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

【关键词】 人事档案

管理流程

优化

浅析人事档案管理流程优化

人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况，反映着每个职工的综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察了解、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、合理使用、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现今，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档案管理的缺陷，如何优化人事档案管理流程、提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

1.人事档案工作现状。

我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的档案工作管理体系。然而在信息化的今天，档案管理工作的重要性被进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，传统的人事档案陷入“可有可无”的尴尬。根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。可见，随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流通方式更加灵活，人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档

案管理的缺陷。

2.档案管理中存在的问题。2.1档案意识弱化。

长期以来，人事档案是一项内部性、保密性很强的工作，并不引人注目、也不容易取得明显的成绩。事人学习、工作等实践活动中产生的材料由单位上报审核后，直接交由档案管理人员存档，管理过程中的透明度不高，影响人们对档案的了解，从而构成人事档案管理的封闭性。这也导致领导干部及档案管理人员对人事档案管理工作不够重视，认识存在一些误区：认为现在任用干部重在现实表现，档案没有太大用处；认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作；认为档案工作不能为单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能外调、能查档就行。企业档案意识进一步弱化。

2.2档案材料收集被动。

由于部分单位未按规定、按标准配备档案管理专业人员，档案管理人员多为兼职、变动频繁，且多数没有接受过专业知识的培训，也没有专门的档案材料收集鉴定制度，导致在档案材料的收集过程中，常常出现收集材料不作为、分类不清，或者一些该归档的材料没有及时归档，甚至被当做废纸丢弃，档案材料收集被动。

2.3材料鉴别不规范。

材料鉴定工作是在人事档案管理中几乎缺失的流程，对形成材料的鉴定、对无头档案、死亡人员档案的鉴定工作都要实实在在开展起来。由于长期的历史、政治原因，大多档案管理人员在鉴定材料时怕承担鉴定责任，有“从宽比从严保险”，“宁有勿缺”的思想。档案管理人员的保守思想和畏难情绪致使档案材料鉴定工作发展迟缓，档案中的“假材料”则与鉴定工作的不到位直接相关。

2.4档案“重藏轻用”。2.4.1被动服务。

由于档案材料不断地有更新内容，归档材料规格不一，大多要进行技术加工、折叠、剪裁、裱糊。档案管理人员常忙于材料的整理、分类、裱糊、装订等大量简单、重复的劳动，被动的进行服务，根本没有时间和精力去考虑开发档案内在信息，没有发挥的档案的积极作用。

2.4.2对人事档案的利用控制过严。

这种控制具体表现在人事档案查阅的原则和范围过严过紧，如与人事工作联系不大的单位，不得直接查阅人事档案；对查阅的要求过于苛刻，如必须是中共党员，查档人员不得查阅本人及亲属的档案等等；查阅的程序和手续复杂，如必须有介绍信、审批表、领导批示签字盖章等。

3.优化档案管理流程的措施。

时代在发展，社会在进步，档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，科学规范的档案管理可以不断地提升一个

企业的管理水平。

3.1加强企业人员档案意识。

加强宣传，增加档案知识。通过各种方式加大档案宣传力度，不断增强部门领导及广大干部职工对档案管理工作的认识，让大家知道各自享有的权利、义务。同时加强宣传档案的利用效益，从根本上提高认识，大家的档案意识，才能大大提高。

加强档案管理人员自身业务学习。要让档案管理人员充分认识到自身在档案事业发展中的实际意义。档案服务质量的提高，根本出路在于档案人员整体素质的不断提高，要将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程，同时建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

3.2掌握档案材料收集规律。做好档案的收集工作是人事档案利用的重要保证。人事档案的质量取决于档案收集的质量，收集工作是档案工作的基础，档案材料的质量是档案的生命。

明确收集要求。做好人事档案收集，要明确知道要达到什么标准。人事档案材料要求完整、真实、条理、实用。缺少任何一个阶段或任何一张材料的不真实，都可能给职工个人利益带来影响，可能会导致错用人才，给企业或者国家带来损失；无价值的档案既增加管理人员的工作量，又浪费人力物力财力。

掌握档案材料形成规律。把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，年终干部和专业技术人员年度考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全；把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务、职称任免表等；掌握信息普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作，档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。

3.3规范档案材料鉴定。

人事档案的鉴别，是一项政策性很强的工作，它决定材料的取舍，是维护人事档案真实性和完整性的一项重要工作。所以要做到随时收集、随时鉴别，包括鉴别是否属于人事档案材料，手续是否齐全，格式、填写是否规范，材料是否真实，把好材料“入口关”，剔除没有价值的材料、假材料。

坚持实事求是.以有关文件及相关部门制定的政策规定为依据判定材料的价值，确定材料的取舍，明确鉴别工作的政策、界限、工作程序及归档范围。

坚持具体问题具体分析。文件各项规定对鉴别工作具有宏观指导意义，但每一份材料所反映的具体问题，是不可能从中央文件中都找到现成答案的，需要人事档案工作者对具体问题作具体的分析。确定材料的取舍，切忌主观臆断和望题生意，一定根据

材料的内容和材料形成的客观历史条件来判定。

3.4拓展档案利用范围。

人事档案利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

3.4.1档案可与本人见面。有人说“就那么一个小小的纸袋，却跟着我们一生，不知什么时候，不知在哪件事，就会影响我们，甚至改变人生轨迹。那里面装着什么，写着什么，我们却不得而知”。据采访，有83%的人认为自己应该有看到自己档案的权利。所以，人事档案逐渐与本人及直系亲属见面的措施的实行迫在眉睫。我们应扩大利用范围、放宽利用限制、简化利用手续、多途径多视角地向社会提供人才信息，充分发挥人事档案作用。

3.4.2强化服务理念，发挥档案信息资源的作用。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念,以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环 境 条件等都存在着差异，因此，在档案管

理现代化方面不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，并注重总结工作经验，与时俱进。

第二篇：人事档案管理

至于办理，毕业时学校会给你一张户口迁移证和报到证，查看一下户口迁移证和报告证的地址正不正确的，一般户口迁移证的地址就是你高中时户口所在地的派出所，报告证的地址应该是你高中时所在地的人事局，毕业后带上你的报告证去人事局报到，人事局会给你开具报到证明，之后拿这个报到证明和户口迁移证去派出所入户，这样手续就全了。

如果回原籍，也不要让学校给你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但户口回自己上学前的街道

档案也要回街道，人事身份就失去了，按失业处理，除非再考学等特殊渠道

否则无法恢复干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收单位

让学校和接收单位给你做正式的派遣和接收手续（如果学校现在还给你做派遣的话）

做了正式的派遣和接收手续以后，你的人事身份就是干部了

或是说保住了自己的干部身份，对于以后，无论是去事业单位还是将来退休都比较有利

有一种情况是，人才中心直接以企业的形式出面，给你做接收手续

给你干部身份，那样的话，就不用担心了，也省得自己去找接收单位了

另一种情况是，原籍的人才中心只管给你暂存档案，没有给你作正式的接收手续

这种情况对你是没有好处的，没有正式接收手续，拿不到干部身份

原籍的人才没有给你做接收手续一天，你在北京上的养老保险就白上一天

将来退休的时候，都不算数，不算工龄，而且你是迟早要找一家单位来给你的档案做接收的打回原籍等于未就业，是没有工龄的„ 找人事代理公司是计算工龄的。

但是很多大企业的职工档案也在人事局.小公司根本不具备存档案的条件.办人事代理后你的档案是在你申

请地方的人事局.存在教育局和存在人才市场待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠费他们会在你存档的时候通知你缴费，好处是如果你考事业单位（比如教育口）你可能会被优先考虑，存在人才市场不一定工龄就有效，如果你在私人企业，就和工龄没有关系了，这就是郎方面的优劣势，如果你有把握进事业单位，还是存在人才中心，如果你考教育口，还是存在教育局

打回原籍是指打回原户口所在地。如果你原籍是农村或县级，档案应该在你所在的市人事局。你手中的档案材料需要你到所在的人事

局报道时缴纳对应，如果一直没有工作单位提取你的档案，那么你的档案可以一直放在人事局，但是你需要缴纳相应的管理费。具体 情况请咨询人事局人员

最好放人才市场，那样如果考公务员什么的可以算工龄，如果时间长在自己手里可能就失效了！

档案是不可以自己保管的，必须放在正规的人才市场和人力资源中心在可以，超过一定时间的不落户的话，就是“黑档”，过期国家

就不承认了，你这么多年的学也白上了。而且如果以后你上保险和缴纳住房公积金的时候，也会受到很大影响。建议你还是赶紧去把

档案落实到人才市场的好。

到你现在工作所在地的人才中心办理档案人事代理手续，从而把

档案交给人才中心管理即可。只有这样，才能连续计算你的工龄以及保留你的干部身份。同时，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便调档。

档案如果放在人才市场是和工龄挂钩的.应该放人才或单位吧。

建议大家把档案放在人才交流中心，每年付费180元.毕业生每年付费把档案放在人才交流中心，可以省很多麻烦，人才交流中心可以为学生代办任何手续。

大型国有企业都有存放和管理员工人事档案的权利，但是很多私企都没有人事档案管理权

学校原则上是不帮毕业生托管档案的，在我们毕业之前的一个月，我们学校就叫我们要么联系好工作，把档案放在所在单位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就帮你把档案打回原籍，不知道你们学校是不是也要求你们这样！你先去问学校，档案应

该还在那里，你的档案只可能在3个地方：学校，人才中心，原籍！你去问学校就知道了！至于怎么保管，就要根据你的实际情况来分析了，找到工作了当然是放到你单位那里去，如果还没有找到但是正在找，建议你就放在

你找工作的所在地的人才中心，毕业后档案可以保存的几个地方：学校、户口原籍、就业该市的人才市场、用人单位及上级管理机构。

直接让学校寄送档案回原籍，这样出生地公安局或劳动部门回把这一批的大学生档案暂待管理。

第三篇：人事档案管理

中组部、国家人事部关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充规定

中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）下发以后，各地区，各部门采取了一些措施，为纠正流动人员人事档案管理中产生的混乱现象做了不少工作。但是，现行存在有令不行，有禁不止的现象。有一些民办公司，人才开发中心等机构还在擅自接收和管理流动人员的人事档案不按有关规定办事，有的甚至把无原则地出具出国政审证明材料和保管档案当成谋利手段。为了进一步贯彻执行流动人员人事档案管理规定，加强对流动人员的管理，促进人才合理流动，特作如下补充通知：

一、流动人员的人事档案必须严格执行中共中央组织部，人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》的规定，一律由各级党委组织部门或政府人事及其所属的人才流动服务机构按照有关规定进行管理。对于不应管理流动人员人事档案的机构，各级组织，人事部门要认真进行检查，并督促他们将其管理的人事档案按有关规定尽快移交。

二、党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位录用、聘用流动人员，必须凭管理其人事档案的党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的人事关系介绍信，方可正式办录用、聘用手续，并接收其人事档案。

三、今后，各级组织、人事部门，对脱离党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位自谋职业的流动人员的人事档案，一律凭有关党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的转档通知，办理转档手续，不得再转给任何民办机构。

四、流动人员的人事档案管理是一项重要工作，各极党委组织部门和政府人事部门政府人事部门所属人才流动服务机构，一定要认真属行职责，建立健全各项管理制度，把这项工作做好。

第四篇：人事档案管理

人事档案管理

范围

本标准规定了XXXXXX的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适应于XXXXXX人事档案的管理工作。

引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

中共中央组织部关于印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目

标管理考评标准》的通知(组通字［1996］55号)。

关于转发中共江苏省委组织部《江苏省1996-XX年干部人事档案工作规划》的通知(组厅

字［1996］36号)。

国电公司关于印发《国家电力公司干部档案工作八项制度》的通知(人建［1998］48号)。

《干部人事档案材料收集归档规定》。

管理职责

3.1 主管劳动人事工作的局长对人事档案工作负领导 责任。

3.2 工作由局劳动人事部负责。

3.3 专职负责工作。

管理内容与要求

4.1 基本任务

4.1.1 负责接收、征集、整理、立卷、编目和统计本局形成的人事档案。

4.1.2 负责对形成人事材料的局属各部室的归档工作进行业务指导和检查。

4.1.3 负责人事档案材料的鉴定、保管、保密、查阅和传递、检查核对等管理工作。

4.2 人事档案材料的收集途径和范围

4.2.1 通过局党委工作部、劳动人事部收集职工在吸收、聘任、调配、转业退伍安置、任免、办理工资待遇、政审等工作中形成的档案材料。

4.2.2 通过局党代会、职代会、工会、共青团等代表会议的部门，收集代表、委员登记

表和个人政绩材料。

4.2.3 通过局劳动人事部收集职工受教育的学生(学员)登记表，考生登记表，学习成

绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩表，学习鉴定

等材料。

4.2.4 通过局劳动人事部收集专业技术资格评定、认定、确认审批材料和工人技师资

格审批材料。

4.2.5 通过局党委工作部收集在组织建设中形成的批准为正式中国共产党党员的志愿书

、申请书、自传、登记表等材料。

4.2.6 通过局党委工作部收集在共青团建设中形成的入团志愿书、申请书、登记表等材

料。

4.2.7 通过局长工作部、局工会、党委工作部等部室收集表彰活动中形成的先进工作（生产)者、劳动模范等的登记表、先进模范事迹、嘉奖通报等材料。

4.2.8 通过局纪检监察室、劳动人事部等部室收集形成的处分决定、本人检查、上级批

复、个人对处分决定的意见等材料。

4.2.9 通过局审计稽查部收集形成对职工经济工作中的评价、处理意见等材料。

4.2.10 通过局安全生产部、生产科技部及本人、报刊杂志等途径收集本局职工的发明、科研成果及有重大影响的论文、著作等的目录．

4.2.11 通过局劳动人事部、工会收集职工更改姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团

时间、参加革命工作时间等有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级

批复及职工离、退休审批材料等。

4.2.12 通过局工会、安全保卫部等部门收集死亡职工的悼词、公开报道、非正常死亡的 调查报告等材料。

4.2.13 人事档案具体归档范围按中共中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规

定》执行。

4.3 归档要求和时间

4.3.1 凡需要归档的人事材料，由各主管部室负责收齐，确认无误后，填写移交清册一

式二份，经部室领导审签后，交局人事档案室归档。

4.3.2 凡需要归档的人事档案任何人都不得擅自保存，更不得据为已有，必须主动向局

人事档案室移交。

4.3.3 各部室移交人事档案时，必须详细填写登记表一式二份，连同归档材料一齐送局

人事档案室。

4.3.4 专职接收归档人事材料时，须按照归档登记表的 项目，逐份逐页地

进行核对，检查无误后，签字盖章，其中，一份归档登记表留存档案室备查，另一份退回，由

归档部门保存。

4.3.5 归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，材料齐全完整真实，文字清楚，对象

明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 归档材料必须手续完备，经鉴别不属归档范围的材料，要分别情况予以处理。

4.3.7 对伪造的材料要追究责任，严肃处理；对应销毁的材料要详细登记，经分管局领

导审查批准；对应转出的材料要办理转递登记手续。

4.3.8 人事档案材料的载体，应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的 装订边。

4.3.9 凡归档人事材料的撰写必须符合要求，文字必须是铅印、计算机打印、胶印、油

印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复

写纸书写。

4.3.10 归档材料必须是原件，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件

存档。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一个月内移交局人事档案室，移交份数一般为

一份(省公司管理的局级领导需二份)。

4.4 鉴别与转递

4.4.1 认真鉴别、判定人事档案的真伪，做到不错归、错销。

4.4.2 从本局职工姓名的异同(即：同姓同名，同姓异名或异姓同名)上鉴别人事材料

是否是该职工的材料，避免张冠李戴现象发生。

4.4.3 按照人事档案十大类(即：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、处分、待遇、其他等类)的内容，鉴别其是否属于人事档案归档范围。

4.4.4 以《干部档案工作条例》及《企业职工档案管理工作规定》为准绳，以审查结论

为依据，以案情缘由为线索，鉴别归档材料是否符合材料清理的有关政策。

4.4.5 剔出归档材料中的重份、内容重复、不能说明问题和没有价值的材料，使归档材

料更精练。

4.4.6 通过政审材料和处分材料的构成以及每份材料 的内容，鉴别归档材料是否完整。

4.4.7 检查归档材料的审查、批准、签署、盖章、落款等手续，鉴别归档材料手续是

否完备。

4.4.8 职工因工作调动需要转递人事档案的，应在10天内办理转递手续，避免因时间

拖久，产生“无头档案”。

4.4.9 对转出的人事档案要认真地检查核对，按有关要求整理合格，装订成册，不得

扣留材料或分批转出。

4.4.10 人事档案转出后，须在档案名册注明何时转向何处，以便备查。

4.4.11 转出的人事档案要仔细填写《人事档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴

密封条并盖密封章，通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交本人自带。

4.5 人事档案的整理

4.5.1 人事档案的整理必须规范，按照《干部档案工作条例》、《职工档案管理工作

规定》的方法和程序，对归档的干部、职工个人材料进行鉴别、分类、排列、编目、装订，使

之系统化、条理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，须按计算机档案管理程序的要求，依姓氏笔画的顺序，逐卷、逐

件、逐个字段地输入微机。

4.5.3 案卷装订前，应拆除卷内每份文件的装订金属物，整平、裱糊褶皱和破损的材料。

4.5.4 案卷装订时，按“封面——目录——卷内文件——封底”的顺序分箱排架。

4.5.5 案卷装订后，一律使用标准档案装具装袋，在填写好装具脊背各栏项目的内容后，按“姓氏笔画——编号”的顺序分箱排架。

4.6 人事档案的保管、保密

4.6.1 为确保人事档案的绝对安全，须使用门窗较坚固的专用档案库房，配置专用铁

质的档案柜。

4.6.2 人事档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14°C～24°C之

间，湿度控制在45%～65%之间。

4.6.3 库房内每个铁质档案柜中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵

蚀。

4.6.4 依据档案库房通风去湿(降温)原理，不定时地开 启库房门窗，保持库内空气清新

，防止有害气体对档案的腐蚀。

4.6.5 档案库房的门窗必须密封无损，库房门窗开启后，须随时注意关闭，防止老鼠入

库危害库存档案。

4.6.6 严禁在库房内吸烟和摆放易燃物品，正确使用电器设备，保证用电安全。

4.6.7 每月定期对库藏档案进行清理检查，若发现有破损或载体变质的档案，要查明原因

并及时进行修补或复制。

4.6.8 管理人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容。

4.6.9 任何人不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人的档案材料。

4.6.10 人事档案库房为我局机要重地，无关人员不得入内。

4.6.11 档案管理专职每天下班前须对库房进行安全检查，节假日须做好安全防范工作。

4.7 人事档案的提供利用

4.7.1 档案管理专职须按姓氏笔画编制人事档案案卷目录检索工具，积极为人事工作服

务。

4.7.2 凡本局需查阅人事档案者，必须是中共党员，查阅前应填写查阅登记表，在查阅

室查阅，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

4.7.3 查阅人事档案时要注意爱护，保持案卷的整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。

4.7.4 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料，确因工作需要从档案中取证的，必须

经有关领导同意后，方可办理，复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。

4.7.5 本局人事档案一般不外借，特殊情况需外借的，可由借用单位写出借阅报告，经

本局分管领导批准后方可借用，借用档案一般不超过三天，用后及时归还。

4.7.6 借用的人事档案必须妥善保管，要严格保密，不准交给无关人员和职工本人翻阅

，用毕及时归还。

4.7.7 本局任何职工不得查阅本人及家属的人事档案。

4.7.8 档案管理人员接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案时要清点，再归档。

4.7.9 每月检查一次借出档案的退回情况，逾期不还者 要及时催回；每年年底进行一次

档案总核对工作，将不该管的档案转到有关单位，应管档案及时索要。

检查与考核

本标准的检查与考核按《XXXXXX工作质量综合考核办法》执行。本标准的检查与考核还应按XXXXXX有关规定执行。

第五篇：人事档案管理

员工档案管理办法

1目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。

2范围

公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。

3解释

人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。

4权责

4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。

4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

4．3 公司员工的人事管理档案，必须是部门主管（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。

5工作内容

5.1人事档案

5.1.1人事档案的调转

5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。

5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。

5.1.2 人事档案的管理

人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。

5.2人事管理档案

5.2.1人事管理档案的建立

5.2.1.1人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。

5.2.1.2人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。

5.2.1.3对公司员工应收取身份证复印件（核对原件）三份、免冠一寸照4张、学历证书复印件（核对原件）、最近一家工作单位离职证明书（收原件）、社保卡复印件（核对原件）/社保数码回执、居住证复印件（核对原件）/居住证数码回执、其中销售部、财务部员工除收取上述资料外还需收取担保文件。

5.2.1.4收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。

5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。

5.2.1.6档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。

5.2.2人事管理档案的健全、更新

5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。

5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。

5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照

5.2.1.5条款规定交档。

5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。

5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

5.3 人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理

5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案：

a.了解所属员工基本情况；

b.员工晋升、降职；

c.员工奖惩；

d.员工调动。

5.3.2 查、借阅及复印人事（管理）档案的手续

5.3.2.1 查阅人事（管理）档案的手续

a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持人事专员（档案管理）签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。

b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。

5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续

a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持人事专员（档案管理）签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。

b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。

d.归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e.因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。

5.3.2.3的确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。

5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。

5.4离职人员档案的处理

5.4.1 退档手续的办理

离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。

5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。

5.5 证件的借用、归还程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属部门主管/经理或单位负责人批准。

5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。

5.5.3证件的归还

5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。

5.6 档案的统计、清点

5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。

5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。

5.6.3每年一月份，对档案进行清点。统计上归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。

5.6.4人事管理档案保存期限：

a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算；

b.未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。

5.6.5 每年三月份，对上已超出保存期限的档案统一进行销毁。

5.7 本办法自颁布之日起开始执行。

6.相关表单

6.1 《人事（管理）档案资料移交清单》

6.2 《人事管理档案分类目录》

6.3 《人员薪资/异动变化记录表》

6.4 《人事(管理)档案查阅/借阅单》