档案管理具体流程

第一篇：档案管理具体流程

湛江市安保押运有限责任公司档案管理流程

为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质，特制定公司档案管理流程。

1、档案编码

由办公室统一编码。

（1）、公司下发的文件按文件编号作为档案编号。（2）、员工档案按个人的工号作为档案编号。（3）、财务档案由财务部编号。

（4）、上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号。

（5）、业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号。（6）、对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。

（7）、其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。

备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到办公室进行统一的编码（财务部的除外）。

2、档案整理

由办公室整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（1）、每年装订一次。

（2）、同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。（3）、按时间顺序或入档顺序排列装订。

备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络办公室进行修正。

3、档案归档

（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

（3）、财务部档案由本部门装订、编号，满

周年归档，档案室设专柜管理。

4、外来文件的收发

由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件的需在‘文件收发记录表’的备注栏上注明。

5、档案资料的发行

如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’并经审核后再由档案室统一发行。

备 注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

6、印章管理

湛江市安保押运有限责任公司档案专用章，并各分设‘存档’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，（执照等证件除外）。

（1）、在档案室存档的档案资料需盖有‘存档’章------红色

（2）、发行的档案资料需盖有‘发行’章-------兰色

（3）、对于过期或失效的档案应改有‘作废’章-------兰色

（4）、档案的‘存档’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历。

7、档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1）查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

①、查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、查阅非本部门档案：

a、B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批

b、A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（2）借阅本部门档案：

①、程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、时间：三天，如续借则需再次填写申请表。（3）借阅非本部门档案：

①、B级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批

②、A级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（4）、复印、摘抄：

①、复印、摘抄本部门档案：

程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、复印、摘抄非本部门档案：

a、B级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批。

b、A级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（5）、备注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

8、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的：

（1）、借阅：只需在登记表上作相关的登记。

（2）、领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记。

第二篇：会计档案管理具体制度

会计档案管理具体制度

一、会计档案的装订(一)会计档案的整理立卷

会计终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一并分门别类按各卷顺序编号。1，分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

2，档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放拒和存放序列统一。

3，管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按排序汇编装订成册。(二)会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。1，会计凭证的装订。

会计凭证装订前的准备工作: ①分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;②按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;④整理检查凭证顺序号。如有颠倒要重新排列。发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;⑤记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

会计凭证装订时的要求: ①用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅;②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制。封面规格略大于所附记账凭证;③装订凭证厚度一般15厘米左右，方可保证装订牢固。美观大方。

会计凭证装订后的注意事项：

①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章: ②在封面上编好卷号。按编号顺序入柜，以便干调阅。2会计账簿的装订。各种会计账簿结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:(1)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全。序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。(2)活页账簿装订要求。

第一，保留已使用过的账页，将账负数填写齐全，去除空白负和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

第二，多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

第三，在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人)签章。(3)账簿装订后的其他要求。

第一，会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角。错页、掉页、加空白纸的现象。

第二，会计账簿的封口要严密。

第三，封面应齐全、平整，并注明所属及账篡改名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借)款日记账、分户明细账。

第四，会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号，总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

3．会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表员数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底:第三，按保管期限编制卷号。

二、会计档案的保管

《会计档案管理办法》规定:“当年会计档案，在会计终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有: 1会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行:（1）开列清册，填写交接清单:（2）在账簿使用日期栏填写移交日期;（3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

2，会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方。并选离易供品堆放地，周围应备有适应的防火器材;（2）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;（3）会计档案室内应经常用消毒药并喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀;（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿;（5）设置归档登记簿、档案目录登记蒲、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

3，会计档案的借阅。

（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。

（2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后。办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（3）借阅会计档案人员不得在案卷内乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回。并办理注销借阅手续。

4，会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、15年等三种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起，如:1996终了日为12月31日，保

管期限按1997年元月1日开始计算。

为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”，及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数。做到心中有数、不出差错。

三、会计档案的销毁

1，会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门会同财务会计部门提出销毁意见，共同鉴定、严格审查。编造会计档案销毁清册。

2，会计档案要销毁时，需报本单位领导及上级单位有关管理部门批准后销毁。

3．会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出。另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。4．销毁档案前。应按会计档案销毁清册

位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

第三篇：档案管理流程

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

主要为设计工程、设备、公司人事教育培训和会计报表档案资料:

2.1设计工程档案是指各类报批文件(跟银行有关的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2.2设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。2.3组织人事/教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.4会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

1.2 各部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案保密制度

2.1 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

2.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

2.3对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。2.4档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

2.5公司在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

3、档案工作人员岗位职责

3.1热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。3.2负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3.3积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。

3.4办理领导交办的其他档案业务工作。

4、档案管理制度

4.1非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

4.2档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

4.4对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。4.5凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

4.6档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。

5、档案安全制度

严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

6、档案资料查阅利用制度

本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。

档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。

查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

7、档案的收集

档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

8、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

三、立卷归档的时间

1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

四、立卷归档的要求

1、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

2、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的负责人、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

3、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

4、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

6、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

7、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

五、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表； 1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8工程设计图；

1.9其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：

2.1预算、决算书类； 2.2会计凭证； 2.3事业计划资料；

2.4其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存 ：

3.1期满或解除之合约；

3.2其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：

结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

六、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

2、本制度经董事会批准发布。

3、本制度自下发之日起实施。

第四篇：公司档案管理流程

档案管理流程

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2.2组织人事教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.3会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构及其主要职责

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司行政部所辖档案室归档。

1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案管理机构主要职责：

2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.2对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

2.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括公司和月度工作总结、下属部门的和月度工作总结等。

5、批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。

6、凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、劳资人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

12、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

四、立卷归档的范围

凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。

五、立卷归档的时间

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政部立卷归档。

六、立卷归档的要求

1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政部立卷归档。

2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

七、档案的借阅

1、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

2、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

3、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

4、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

5、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。

6、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

八、档案保密要求

1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。

5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

九、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表；

1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8其他经核定须永久保存的文书。

2、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

十、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

第五篇：公司档案管理流程

公司档案管理流程

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2.2组织人事教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.3会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构及其主要职责

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案管理机构主要职责：

2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括企业和月度工作总结、下属部门的和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

四、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、档案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

六、立卷归档的范围

凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。

七、立卷归档的时间

1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政文化和中心立卷归档。

2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

八、立卷归档的要求

1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政文化中心立卷归档。

2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

4、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

5、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

6、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

7、立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

8、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

11、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

九、档案的借阅

1、档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅无密级档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

5、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。

7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

十、档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

十一、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表；

1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8工程设计图；

1.9其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：2.1预算、决算书类； 2.2会计凭证； 2.3事业计划资料；

2.4其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存 ：3.1期满或解除之合约； 3.2其他经核定保存5年的文书。4、1年保存： 结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

十一、超期档案的销毁

1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

十二、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

十三、附则

1、本制度由总经理办公室起草。

2、本制度经董事长批准发布。

3、本制度自下发之日起实施。