外贸学习之租船订舱

第一篇：外贸学习之租船订舱

外贸学习之租船订舱

备货报验工作结束后，出口商必须按照合同信用证规定安排货物的运输，负责租船订舱和装船出运事宜。实务操作中，CFR、CIF成交方式下，出口商可以选择外运公司；FOB成交方式下，一般由进口商指定船公司承运，但还是由出口商安排出运的具体工作。

在本章节中，外运公司通常视出口商为委托人或托运人。希望通过本章的学习，使大家了解租船定舱的基本流程，掌握租船定舱时所需的单据。

租船定舱分为询价、订舱和装货三个步骤。

询价

询价又称询盘。通常是指承租人根据自己对货物运输的需要或对船舶的特殊要求通过租船经纪人在租船市场上要求租用船舶。询价主要以电报或电传等书面形式提出。承租人所期望条件的内容一般应包括：需要承运的货物种类、数量、装货港和卸货港、装运期限、租船方式或期限、期望的运价（租金）水平以及所需用船舶的详细说明等内容。询价也可以由船舶所有人为承揽货载而首先通过租船经纪人向租船市场发出。由船舶所有人发出的询价内容应包括出租船舶的船名、国籍、船型、船舶的散装和包装容积、可供租用的时间、希望承揽的货物种类等。订舱

订舱是货物托运人(shipper)或其代理人根据其具体需要，选定适当的船舶向承运人(即班轮公司或它的营业机构)以口头或订舱函电进行预约恰订舱位装货、申请运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。

当卖方备妥货物，收到国外开来的信用证，并且经过审核无误后，能否做到船货衔接，按合同及信用证规定的时间及时将货物出运，主要决定于租船订舱这个环节。租船订舱的准则

1、出口公司根据船公司提供的船期表掌握船、货情况，在船舶抵达港口或截止签单前，及时办理托运手续。

2、出口公司办理订舱手续时，力求准确无误，尽量避免加载（增加订舱数量）、退载和变载的情况发生，以免影响承运人和船、货代理人以及港务部门的工作。

3、对于发生额外特殊货物，如散装油类，冷藏货和鲜活货物的订舱，出口公司应事先通知承运人或船、货代理人，并列明要求。

租船订舱的程序

在C.I.F.或C.F.R.条件下，租船订舱是卖方的主要职责之一

如出口货物数量较大，需要整船载运的，则要对外办理租船手续；如出口货物数量不大，勿需整船装运的，可由外运公司代为洽订班轮或租订部分舱位运输。

1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。

2、外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（shipping order）交给进出口公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。

3、货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单（”又称大副收据，matereceipt）。收货单的船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。然后就是装货。报关

报关是指进出口货物装船出运前，向海关申报的手续。按照我国海关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

当前，我国的进出口公司在办理报关时，必须填写出口货物报关单，必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单，商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。

投保

凡是按C.I.F.价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时中国人民保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，一般不真写投保单，而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单，保险公司接受投保，签发保险单或保险凭证。

报关报检租船订舱业务流程图 实际操作流程

订舱委托-----给货代公司------货代公司找船公司订舱------船公司出入货通知给货代------货代出入货通知给您------您安排货物集港或者让货代安排产装------操作的同时------您要把报关单据给货代------报关委托-箱单-发票-核销单及其它相关单证------通关完毕------货物集港------装船------船开------付款------买提单

一份基本的订舱运输委托书除了要显示：发票号，目的港，价格条款，件重尺，货物品名，发货人，收货人，通知人等还需要注意一下以下这些问题：

1.LC上要求不能转运------那么订舱的时候一定要联系好船公司或代理问清楚，避免出现提单的显示会产生不附点。

2.LC的装期-------有些港口的船期一周只有一班，那么在订舱前就要问好船期，不能过了LC的装期，而且最好不要赶在正好的那个最后的装期那天。因为可能会因为一些因素船晚开，那么只能：要么问问船公司能否倒签，要么换其他船公司。3.LC上的一些特殊要求-------（1）订舱时务必在出口运输委托书上明确写上LC要求显示在提单上的信息要求。船公司或代理在收到时，如不能满足应及时沟通，要么更改LC，要么换船公司。（2）还有些会要求不能在以色列转运什么的，这样的话就得事先咨询下船公司的运输情况。（3）有些LC还要求出具船证明，例如船龄需在15年以上什么的，如果是新开的船公司或船龄未到，而无法出具这样的证明，需更改。4.运价和限重问题---------如果客户没有具体要求船期的，可以多询些价格有竞争力的船公司。或客户一直比较喜欢的船公司。另外，有些船公司对货重有一定的限制，如果我们出运的货物较重的话，订舱前需先确认。或确认该补上的超重费。

5.收货人和通知人---------一般情况下，订舱时的收货人，通知人没有严格的要求，我们可在货物出运后，再按客人LC的要求来更改确认提单。且订舱时最好写上收货人或通知人的联系电话。因为很多船公司都会要求提供的，以便在船到港了他们和客人联系。6.详细的订舱要求----------委托人应在委托书上明确表面订舱的要求，例如，（1）货物X月X号好；（2）定X月X号的XX船公司的1X40'HQ或1X20'FCL的超重箱等；（3）确认运费XXXXX或运费到付，客人约号为XXXX；（4）几票报关资料（几个关单号订舱）；（5）提单上需显示XXXXX；（6）装柜地点，确认拖车费XXXX等等。

7.关于检验----------货物出运前如果需经过ITS,SGS或其他检验公司检验的，需在托书中备注下，好让代理订好舱后可以合理的安排提柜的时间及货柜到厂/库时间。

8.关于到付--------很多人都觉得到付的指定货代一般都很拽，呵呵，这个没办法，客人自己指定的，只要我们把自己的工作做好，该怎么配合人家就怎么去做。费用方面，他们开的再高，合理的话，我们还是要接受的。如还是很不满，时间长了就和客户反应。到时候让客户去和他们沟通就是。期间，如果订好舱后客户又来了新的要求，或工厂赶不及交货，或加货柜等等一些其他要求，一定要及时通知代理更改，以免耽误事情哦。总之，还是那句话吧，细心最重要，呵呵！

订舱单据——出口十联单

第一联：集装箱货物托运单（货主留底）第二联：集装箱货物托运单（船代留底)第三联：运费通知（1）

第四联：运费通知（2）第五联：场站收据（装货单）第五联副本：缴纳出口货物港务费申请书 第六联：大副联（场站收据副本）第七联：场站收据 第八联：货代留底

第九联：配舱回单（1）第十联：配舱回单（2）

租船业务

租船人在租船时，主要应注意以下几方面的问题：

1、租船前应熟悉贸易合同有关的条款，做到租船合同条款与贸易合同条款相一致。

2、要了解装卸港口码头的有关情况，泊位水深、一般侯泊时间（拥挤情况）、装卸效率、港口习惯等。

3、在挑选船舶时，应选船龄较短，质量较好的船，在一般情况下，不租船龄15年以上的超龄船。

租船洽谈的程序

1、询租，指租船人向船东或租船经纪人发出租船单，让对方知道你有什么货，要租什么船。

2、报价和还价，报价是指报价人向对方提出租船的主要条件，通常是船东先报，报价和还价是交替进行的，这就是讨价还价，通常要经若干回合才能成交。

3、签约，是指签订租船合同，如果是直接船东租下来的，由租船人自己签，如是通过代理人租下来的，可由代理人签，也可由自己签。租船合同通常缮制正本两份，双方各执一份。

租船合同

租船合同涉及的内容很多，为了使租船人和船东在洽谈租船合同时有所参考和引用，国际上的航运组织和各种大宗货物商会制定了多种标准租船合同，其中应用比较广泛的有“统一杂货租船合同”“统一定期租船合同”等。中国租船公司也制定有“定期租船合同标准格式”，我国对外定期租船业务中均以此为依据。

第二篇：外贸单证租船订舱流程

理论流程

一、租船订舱

1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。

2、外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（shipping order）交给进出口公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。

3、货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单”（又称大副收据，matereceipt）。收货单的船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

二、报关

报关是指进出口货物装船出运前，向海关申报的手续。按照我国海

关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

当前，我国的进出口公司在办理报关时，必须填写出口货物报关单，必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单，商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。

三、投保

凡是按C.I.F.价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时中国人民

保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，一般不真写投保单，而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单，保险公司接受投保，签发保险单或保险凭证。

从以上出口合同履行的环节可以看出，在出口合同履行过程中，货、证、船的衔接是一项极其细致而复杂的工作。因此，进出口公司为做好出口合同履行，必须加强对出口合同的科学管理，建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度，采取相应的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是买卖合同为对象，根据进程卡片反映的情况，其中包括信用证是否开到、货源能否落实，进行分析排队。并归纳为四类：即“有证有货、有证无货、无证有货、无证无货”通发现问题，及时解决。“三平衡”是指以信用证为对象，根据信用证规定的货物装船期和信用的有效期远近，结合货源和运输能力的具体情况部署，分清轻重缓急，力求做到证、货、船三方面的衔接和平衡。尽力避免交货期不准、拖延交货期或不交货等现象的产生

报关报检租船订舱业务流程图

实际操作流程

订舱委托-----给货代公司------货代公司找船公司订舱------船公

司出入货通知给货代------货代出入货通知给您------您安排货物集

港或者让货代安排产装------操作的同时------您要把报关单据给货

代------报关委托-箱单-发票-核销单及其它相关单证------通关完

毕------货物集港------装船------船开------付款------买提单 一份基本的订舱运输委托书除了要显示：发票号，目的港，价格条款，件重尺，货物品名，发货人，收货人，通知人等还需要注意一下以下这些问题：

1.LC上要求不能转运------那么订舱的时候一定要联系好船公司或代理问清楚，避免出现提单的显示会产生不附点。

2.LC的装期-------有些港口的船期一周只有一班，那么在订舱前就要问好船期，不能过了LC的装期，而且最好不要赶在正好的那个最后的装期那天。因为可能会因为一些因素船晚开，那么只能：要么问问船公司能否倒签，要么换其他船公司。

3.LC上的一些特殊要求-------（1）订舱时务必在出口运输委托书上明确写上LC要求显示在提单上的信息要求。船公司或代理在收到时，如不能满足应及时沟通，要么更改LC，要么换船公司。（2）还有些会要求不能在以色列转运什么的，这样的话就得事先咨询下船公司的运输情况。（3）有些LC还要求出具船证明，例如船龄需在15年以上什么的，如果是新开的船公司或船龄未到，而无法出具这样的证明，需更改。

4.运价和限重问题---------如果客户没有具体要求船期的，可以多询些价格有竞争力的船公司。或客户一直比较喜欢的船公司。另外，有些船公司对货重有一定的限制，如果我们出运的货物较重的话，订舱前需先确认。或确认该补上的超重费。

5.收货人和通知人---------一般情况下，订舱时的收货人，通知人没有严格的要求，我们可在货物出运后，再按客人LC的要求来更改确认提单。且订舱时最好写上收货人或通知人的联系电话。因为很多船公司都会要求提供的，以便在船到港了他们和客人联系。

6.详细的订舱要求----------委托人应在委托书上明确表面订舱的要求，例如，（1）货物X月X号好；（2）定X月X号的XX船公司的1X40'HQ或1X20'FCL的超重箱等；（3）确认运费XXXXX或运费到付，客人约号为XXXX；（4）几票报关资料（几个关单号订舱）；（5）提单上需显示XXXXX；（6）装柜地点，确认拖车费XXXX等等。

7.关于检验----------货物出运前如果需经过ITS,SGS或其他检验公司检验的，需在托书中备注下，好让代理订好舱后可以合理的安排提柜的时间及货柜到厂/库时间。

8.关于到付--------很多人都觉得到付的指定货代一般都很拽，呵呵，这个没办法，客人自己指定的，只要我们把自己的工作做好，该怎么配合人家就怎么去做。费用方面，他们开的再高，合理的话，我们还是要接受的。如还是很不满，时间长了就和客户反应。到时候让客户去和他们沟通就是。

期间，如果订好舱后客户又来了新的要求，或工厂赶不及交货，或加货柜等等一些其他要求，一定要及时通知代理更改，以免耽误事情哦。总之，还是那句话吧，细心最重要，呵呵！

第三篇：租船订舱流程

租船订舱的简单程序为：

1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。

2、外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（shipping order）交给进出口公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。

3、货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单”（又称大副收据，matereceipt）。收货单的船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

B、报关

报关是指进出口货物装船出运前，向海关申报的手续。按照我国海关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

当前，我国的进出口公司在办理报关时，必须填写出口货物报关单，必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单，商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。

C、投保

凡是按C.I.F.价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时中国人民保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，一般不真写投保单，而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单，保险公司接受投保，签发保险单或保险凭证。

从以上出口合同履行的环节可以看出，在出口合同履行过程中，货、证、船的衔接是一项极其细致而复杂的工作。因此，进出口公司为做好出口合同履行，必须加强对出口合同的科学管理，建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度，采取相应的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是买卖合同为对象，根据进程卡片反映的情况，其中包括信用证是否开到、货源能否落实，进行分析排队。并归纳为四类：即“有证有货、有证无货、无证有货、无证无货”通发现问题，及时解决。“三平衡”是指以信用证为对象，根据信用证规定的货物装船期和信用的有效期远近，结合货源和运输能力的具体情况部署，分清轻重缓急，力求做到证、货、船三方面的衔接和平衡。尽力避免交货期不准、拖延交货期或不交货等现象的产生。

第四篇：租船订舱介绍及流程

订舱简介

订舱是货物托运人(shipper)或其代理人根据其具体需要，选定适当的船舶向承运人(即班轮公司或它的营业机构)以口头或订舱函电进行预约恰订舱位装货、申请运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。

订舱单上通常会有货名，重量及尺码、起运港，目的港、收发货人、船名等内容。承运人对这种申请(预约)给予承诺后，就会在舱位登记簿上登记，即表明承托双方已建立了有关货物运输的关系，并着手开始货物装船承运的一系列准备工作。

什么是租船订舱

租船订舱是租船和订舱的合成词。租船订舱，在货物交付和运输过程之中，如货物的数量较大，可以洽租整船甚至多船来装运，这就是“租船”。如果货物量不大，则可以租赁部分舱位来装运，这就是“订舱”。

当卖方备妥货物，收到国外开来的信用证，并且经过审核无误后，能否做到船货衔接，按合同及信用证规定的时间及时将货物出运，主要决定于租船订舱这个环节。

租船订舱的准则

1、出口公司根据船公司提供的船期表掌握船、货情况，在船舶抵达港口或截止签单前，及时办理托运手续。

2、出口公司办理订舱手续时，力求准确无误，尽量避免加载（增加订舱数量）、退载和变载的情况发生，以免影响承运人和船、货代理人以及港务部门的工作

3、对于发生额外特殊货物，如散装油类，冷藏货和鲜活货物的订舱，出口公司应事先通知承运人或船、货代理人，并列明要求。

租船订舱流程-怎样租船订舱?

1、出口公司填写托运单，作为订舱依据。托运单是指托运人（发货人）根据买卖合同和信用证内容填写的向承运人或其代理人办理货物托运的单证。承运人或其代理人根据托运单内容，结合般舶的航线挂靠港、船期和舱位等条件综合考虑，认为合适即可接受托运。

2、船运公司或其代理人收到托运单后，经审核确定接受承运，即将托运单的配舱回单退回，并发给托运人装货单。装货单（俗称下货纸）是接受人托运人提出装运申请的船公司或外轮代表公司签发给托运人，凭以命令船长将承运货物装船的单据。

3、货物经海关查验入行装船后，即由船长或大副签收“收货单”。收货单是船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

如何订舱-订舱费-订舱流程

一、接受货主询价

二、接单（接受货主委托）

三、订舱

四、做箱

五、报关（有时同时、有时先于做箱）

六、提单确认和修改

七、签单

八、航次费用结算

九、提单、发票发放（提单样本）

十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主核销单以及报关单。

租船订舱的简单程序为：

1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。

2、外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（shipping order）交给进出口公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。

3、货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单”（又称大副收据，matereceipt）。收货单的船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

B、报关：报关是指进出口货物装船出运前，向海关申报的手续。按照我国海关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

当前，我国的进出口公司在办理报关时，必须填写出口货物报关单，必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单，商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。

C、投保：凡是按C.I.F.价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时中国人民保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，一般不真写投保单，而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单，保险公司接受投保，签发保险单或保险凭证。

从以上出口合同履行的环节可以看出，在出口合同履行过程中，货、证、船的衔接是一项极其细致而复杂的工作。因此，进出口公司为做好出口合同履行，必须加强对出口合同的科学管理，建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度，采取相应的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是买卖合同为对象，根据进程卡片反映的情况，其中包括信用证是否开到、货源能否落实，进行分析排队。并归纳为四类：即“有证有货、有证无货、无证有货、无证无货”通发现问题，及时解决。“三平衡”是指以信用证为对象，根据信用证规定的货物装船期和信用的有效期远近，结合货源和运输能力的具体情况部署，分清轻重缓急，力求做到证、货、船三方面的衔接和平衡。尽力避免交货期不准、拖延交货期或不交货等现象的产生。

配舱回单”是货代在取得货主的报关资料向船公司定舱后取得的单证。而提单是提货的单证之一。

出口订舱流程：

一、接受货主询价

海运询价：

① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格 ；

② 主要船公司船期信息 ；

③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如 货名，危险级别等。（水路危规）

陆运询价：（人民币费用）

① 需掌握各大 主要城市公里数 和拖箱价格；

② 各港区装箱价格；

③ 报关费、商检、动植检 收费标准。

不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。

二、接单（接受货主委托）

接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 船期、件数、箱型、箱量、毛重、体积、付费条款、货主联系方法、做箱情况，门到门还是内装。

各项型最大体积为：(长*宽*高)可装体积，可装重量

1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT

1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT

1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38

1×45'GP=86CBM

（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 ；HC high cubic 高箱）

三、订舱

缮制委托书（十联单）；

制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。

加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。

取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。

四、做箱

门到门：

填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

内装：

填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）

五、报关（有时同时、有时先于做箱）

了解常出口货物报关所需资料：① 需商检，② 需配额，③ 需许可证，④ 需产地证，⑤ 需提供商标授权、商标品名，⑥ 出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件），⑦ 需提供商会核价章

填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，贸易方式，审核报关单的正确性（单证一致）。

显示报关单所在货物的 “中文品名”，对照 海关编码 大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

备妥报关委托书，报关单，手册，发票（原件），装箱单（原件），合同，核销单，配舱回单（十联单第五联以后）和其他所需资料，于截关前一天通关。

跟踪场站收据，确保配载上船。

凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。

六、提单确认和修改

问明顾客“提单”的发放形式：① 电放： 需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。② 预借：(经船公司同意)需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。③ 倒签 ：(经船公司同意)需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。*此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.④ 分单：(经船公司同意)应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。⑤ 并单：(经船公司同意)应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单⑥ 异地放单：(经船公司同意)须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。

依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

七、签单

查看每张正本提单是否都签全了证章。

是否需要手签。

八、航次费用结算

海运费：① 预付(FREIGHT PREPAID)；② 到付(FREIGHT COLLECT)。

陆运费

① 订舱

② 报关(包括返关之前己经报关的费用)

③ 做箱(内装/门到门)

④ 其他应考虑的费用：

冲港费/冲关费

商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改

九、提单、发票发放（提单样本）

货主自来取件的,需签收通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号"等要素以备日后查证

十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”

一般应该在备齐货物的时候订舱，因为货物未备好之前，无法确定货物的运输状态，也就无法制作订舱单。

如果全部委托货代报关加订舱，应该提交的单据有：核销单，商业发票，装箱单，订舱单（shipping order),或许还需要委托单。

第五篇：外贸单证员的租船订仓流程

10.租船订仓：

10.1.如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。