从订舱到出货(外贸跟单流程)

第一篇：从订舱到出货(外贸跟单流程)

一.定舱

(1)确认工厂是否已生产完毕.(2)传订舱委托书BOOKING给货代,写名要订的船期,目的港,始发港,几个柜子(大柜还是小柜),产品名称,数量,件数,毛重,净重,体积等.让其代为定舱.(3)货代定舱成功后，会传真一份进仓单SHIPPER ORDER给你,上面注有何时到工厂拖柜或何时前将货物送到指定的仓库地点,及单证的送达截止日期.(一般是开船前三天为截止时间,最好是按照货代通知单上的要求时间,当然能提前最好)

(4)收到货代的进仓通知后,就要给工厂发啊进仓通知,写明货物的品名,箱数,送达仓库的详细地址,到达时间(最好比规定的提前一天),进仓编号,联系人,电话等.(5)然后电话确认工厂是否已收到该进仓通知,是否能按时进仓,如有状况,可即使与货代调整。

二,准备报关资料

(1)如无商检单,需如下单据:

a,报关委托书

b,报关发票(原则上按实际收汇单价来报关,有时也有不同,看各公司的操作)c,装箱单

d,报关单

e,核销单

(2)如果是通关单,需如下单据:

a,报关委托书

b,报关发票

c,装箱单

d,报关单

e,核销单

f,通关单

(3)如果有商检换证凭单,需如下单据:

a,报关资料同(1)

b,商检单据

a>,商检换证凭单(一般是当次用完,如当次不能全部走完,有剩余,可告知货代让其为你保留到下次出货用)

b>,发票(单列商检单上的品种)

c>,装箱单

d>,有些产品需要提供知识产权证明

准备好报关资料后,将其寄给货代,代为报关

三,到厂拖柜或在货代仓库装柜.四,跟货代要提单确认件.按照装箱单上的件数,数量等来确认,特别是要注意目的港,件数,品 名,体积的功能，因为这是比较重要的饿.如果寄单时才发现不对,不仅耽误时间,还有可能要出费用(海运提单要改单的话要收费用,货代提单则一般不要)要多次确认,直到没有一点错误,方 可要求货代出正本提单.五,准备议付单据

一般情况下,需要如下单据:

(1)发票

(2)装箱单

(3)提单

(4)Form A 或产地证C/O(应在开船期前办,日期在开船期前或一致)

(5)保险单

如果是做信用证,按照信用证要求来做.六,收汇

(1)如是T/T,催客户付款

(2)如是L/C或D/P,交单

第二篇：外贸单证租船订舱流程

理论流程

一、租船订舱

1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。

2、外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（shipping order）交给进出口公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。

3、货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单”（又称大副收据，matereceipt）。收货单的船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

二、报关

报关是指进出口货物装船出运前，向海关申报的手续。按照我国海

关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

当前，我国的进出口公司在办理报关时，必须填写出口货物报关单，必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单，商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。

三、投保

凡是按C.I.F.价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时中国人民

保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，一般不真写投保单，而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单，保险公司接受投保，签发保险单或保险凭证。

从以上出口合同履行的环节可以看出，在出口合同履行过程中，货、证、船的衔接是一项极其细致而复杂的工作。因此，进出口公司为做好出口合同履行，必须加强对出口合同的科学管理，建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度，采取相应的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是买卖合同为对象，根据进程卡片反映的情况，其中包括信用证是否开到、货源能否落实，进行分析排队。并归纳为四类：即“有证有货、有证无货、无证有货、无证无货”通发现问题，及时解决。“三平衡”是指以信用证为对象，根据信用证规定的货物装船期和信用的有效期远近，结合货源和运输能力的具体情况部署，分清轻重缓急，力求做到证、货、船三方面的衔接和平衡。尽力避免交货期不准、拖延交货期或不交货等现象的产生

报关报检租船订舱业务流程图

实际操作流程

订舱委托-----给货代公司------货代公司找船公司订舱------船公

司出入货通知给货代------货代出入货通知给您------您安排货物集

港或者让货代安排产装------操作的同时------您要把报关单据给货

代------报关委托-箱单-发票-核销单及其它相关单证------通关完

毕------货物集港------装船------船开------付款------买提单 一份基本的订舱运输委托书除了要显示：发票号，目的港，价格条款，件重尺，货物品名，发货人，收货人，通知人等还需要注意一下以下这些问题：

1.LC上要求不能转运------那么订舱的时候一定要联系好船公司或代理问清楚，避免出现提单的显示会产生不附点。

2.LC的装期-------有些港口的船期一周只有一班，那么在订舱前就要问好船期，不能过了LC的装期，而且最好不要赶在正好的那个最后的装期那天。因为可能会因为一些因素船晚开，那么只能：要么问问船公司能否倒签，要么换其他船公司。

3.LC上的一些特殊要求-------（1）订舱时务必在出口运输委托书上明确写上LC要求显示在提单上的信息要求。船公司或代理在收到时，如不能满足应及时沟通，要么更改LC，要么换船公司。（2）还有些会要求不能在以色列转运什么的，这样的话就得事先咨询下船公司的运输情况。（3）有些LC还要求出具船证明，例如船龄需在15年以上什么的，如果是新开的船公司或船龄未到，而无法出具这样的证明，需更改。

4.运价和限重问题---------如果客户没有具体要求船期的，可以多询些价格有竞争力的船公司。或客户一直比较喜欢的船公司。另外，有些船公司对货重有一定的限制，如果我们出运的货物较重的话，订舱前需先确认。或确认该补上的超重费。

5.收货人和通知人---------一般情况下，订舱时的收货人，通知人没有严格的要求，我们可在货物出运后，再按客人LC的要求来更改确认提单。且订舱时最好写上收货人或通知人的联系电话。因为很多船公司都会要求提供的，以便在船到港了他们和客人联系。

6.详细的订舱要求----------委托人应在委托书上明确表面订舱的要求，例如，（1）货物X月X号好；（2）定X月X号的XX船公司的1X40'HQ或1X20'FCL的超重箱等；（3）确认运费XXXXX或运费到付，客人约号为XXXX；（4）几票报关资料（几个关单号订舱）；（5）提单上需显示XXXXX；（6）装柜地点，确认拖车费XXXX等等。

7.关于检验----------货物出运前如果需经过ITS,SGS或其他检验公司检验的，需在托书中备注下，好让代理订好舱后可以合理的安排提柜的时间及货柜到厂/库时间。

8.关于到付--------很多人都觉得到付的指定货代一般都很拽，呵呵，这个没办法，客人自己指定的，只要我们把自己的工作做好，该怎么配合人家就怎么去做。费用方面，他们开的再高，合理的话，我们还是要接受的。如还是很不满，时间长了就和客户反应。到时候让客户去和他们沟通就是。

期间，如果订好舱后客户又来了新的要求，或工厂赶不及交货，或加货柜等等一些其他要求，一定要及时通知代理更改，以免耽误事情哦。总之，还是那句话吧，细心最重要，呵呵！

第三篇：26跟单-点货-出货流程

跟单-点货-出货规定

2009.4.27

针对以往在跟单、点货、送货上存在的一些问题和矛盾,我们经过商讨,拟定了下一步解决和突破这些问题的一些方法和决定,为使该项工作能顺畅、正规而有序的开展,现将有关程序和规定强调如下:

1.由跟单员拟定出一份‘特别’客户出货资料给点货员,注明出货所需的报告、追踪单或其它相关资料,并注明该项负责人.2.跟单员接到客户订单或电话后,应及时打好生产单和标签(及其它附件)给生产部.标签由QC签收(生产单应注明出货具体时间,如遇临时改变则及时通知).对每辆车装货顺序可用小标签标明.3.跟单员在每天上午11点前,下午5点前须统计好下次出货的送货单,并交给点货员.提醒跟板员或QC做好追踪单.4.跟单员在派遣车辆路线和货物时,要合理安排,尽量做到合理合情.对点货员提出的问题或疑问要认真对待.同时要进一步提高业务水平,熟悉客户路线和工作内容安排的进一步完善.5.电工在刚上班时,若无特急的工作,应首先协助孙海南进行点货、派单,在下班前协助孙海南对下次出车货物进行清点, 做到心中有数,无工作任务时须在保安室待命,6.点货员在每班下班前,要对下次须派出的货进行清点,包括送货单、退桶单、出货品生产的情况有比较清楚的了解、货物的标签、个别厂的报告等资料,对不齐全或有问题的方面要及时反映、追踪.点货前根据货源情况进行货物的先后顺序,如有个别情况要及时反映到跟单员处,对司机或跟车员反映实情进行斟酌,对有问题的情况方可向跟单员反映.7.点货员要提醒跟车员及司机按要求时间出车,随时注意、提醒或警告跟车员和司机注意安全事项,严禁碰撞与重摔.8.司机与跟车员要与点货员相互合作, 司机与跟车员负责送货过程中的安全及其送货所附带的相关工作(如:送货单与退桶单的签收、盖章及其它临时吩咐的工作内容),服从跟单员和点货员及领导的工作派遣及其它工作安排(特别在下班时间),有合理化建议可向点货员提出,在没有获得同意的情况下,必须绝对服从原计划和原安排.凡因不服从工作安排,影响工作进度或内部团结的,将视情节予以相应的处理.9.跟车员须绝对按照点货员指定的货物进行装卸,严禁在车上打瞌睡或做影响安全的行为.一经发现或查明将严肃处理.10.明确小车司机是跟老板开小车的,负责临时性工作任务或协助(货车不顺路的情况下)送板等工作,替代请假司机的工作.原则上同样服从跟单员及领导的绝对安排.11.强调:

A— 认清形势,适应环境B— 步入程序,走向正规

C—-细小言行,显露品质D— 岗位决定职责,工作决定内容

E— 何去何从,自己主宰

第四篇：外贸跟单流程

外贸跟单流程（亲身工作经历）

1.客户下单

2.根据客户需求，制订单生产要求表给采购/生产部

3.跟采购/确认所有来料符合订单要求

4.跟进生产进度，对生产出现的问题及时反馈给相关部门并督促解决问题

5.货将备好时向客户指定的货运代理公司订舱(BOOKING)(若为FOB贸易方式)，通知其提供订仓单/SO以及开/截舱日期

备注：可要求货代提供SO（Shipping Order）的同时发来FOB LOCAL费用明细以对比费用高低

接下来根据出散货还是出整柜分别做不同的工作

若走散货：

1.根据SO中的仓库，若要预约的(外运仓)拨打电话获取预约号/时间。在品名一栏中须有中文名称，去仓库一般带3份SO(入仓单)即可

2.通知生产/仓库具体出货时间，并安排请车，出货时点清数目。

3.将报关单据（报关单/装箱单/发票）做好发给报关单位（若不以自己公司名义报关的话），告知用汇明细

注：报关单据若超过五项则要收取￥150/份的超单费，同时，发SO以告知截舱时间以及寄报关单据的地址

4.到仓库填写入闸纸（车牌，送货人及电话，日期，票数，有无自带卸货工具，有无余货带出仓库

仅缴纳入仓费￥50（若报关单据之类快递给报关行的话）收取该发票，凭卸货单到相应站台卸货，卸完后签字并领取收货凭条

5.送完货后询问报关单位是否已经将报关单据寄出，给快递单号查询，另隔天询货代报关是否放行，若放行提供报关底单，报关底单须仔细核对海关编码以及报关金额

若走整柜：

1.拿到SO后，最好提前一天将SO发给拖车公司安排拖柜（如果由自己公司拖柜），以让拖车公司知晓拖柜港口，截重柜截舱时间，拖车公司打到单后表明订到柜（打单费￥30），拿到柜后及时发来柜号，封条号，车牌，司机姓名/联系电话

2.装完柜后核对柜号封条号等信息，然后在凭条上签字收取一联留底（20''柜可装29立方，40''柜为56个方），装完柜后要发补料（S/I：SHIPPING INFORMATION），可在装柜前发（只要确定出货数量），不限，格式不定，内容包括SHIPPER以及CONSIGNEE公司名/地址/联系电话,货物品名以及对应数量，外箱唛头，毛重，体积，柜号封条号

3.将报关单据（报关单/装箱单/发票）做好发给报关单位（若不以自己公司名义报关的话），告知用汇明细，该事项可在第二项前完成或同时进行，不限

注：报关单据若超过五项则要收取￥150/份的超单费，同时，发SO以告知截舱截放行时间以及时安排报关，另附上柜号封条号

4.询拖车公司是否已还柜，若还柜第一时间传真重柜纸（表明柜已还）给报关行（自己留底一份），报关行须凭重柜纸报关

5.另隔天询报关行或货代报关是否放行（走整柜一般由负责核销单的合作单位报关，报关底单由他们自己出），报关底单须仔细核对海关编码以及报关金额

不管是走散货还是整柜，余下的事情为：

1.将报关底单给负责核销单的合作单位（中电股份投资有限公司）以通知其发来买卖合同以便财务按此合同开票，之后由此结税（出口退税，一般为17%的税率）

2.通知货代发来BL（提单：Bill Of Lading)并确认，若要更改BL，应在船开前，否则将产生改单费。另外提供对账单核对，确认后开具发票安排付款（货代只有收到款后才提供提单正本或电放提单，除非与他们合作的很熟）

3.寄正本提单一般须填写《寄单委托书》盖章传真给货代以防提单丢失时分清责任（格式不限）提单做电放也要填写《电放保函》盖章传真以认定责任，电放费在2011年5月起各船公司由￥200涨至￥300（电放保函一般货代会提供给你，各公司都不一样，不必讲求格式）

4.出完提单/做完电放后，更新出货数量，出货费用，用汇结汇明细表，将出货文件归档

至此，基本完成如下为关于外贸跟单中遇到的一些问题处理办法以及一些专业词汇解释和提示：

1.SI(补料)：若不能在截补料/SI(Shipping Information)之前提供SI,可向货代申请延迟截SI时间，若确定出货数量不变，那可在装柜/装货

前就给货代SI

2.订舱:不要等到货好是才订舱，万一遇到爆舱繁忙时就赶不上自己要的船期或定不到柜，提前定舱后若不能及时赶上船期，取消并延迟

到下一班船就可以，不产生费用

3.截重柜：若不能在截重柜之前还柜，可向货代申请延迟截重柜时间，但必须由拖车公司先打单提柜，提到柜后将柜号封条号告知货代，由他们向船公司申请延迟截重柜时间

4.核销单：一般在报关后30天（走整柜）退回给报关单位（出口单位/公司），走散货退回时间为45天，出口单位凭核销单向进出口部

门申请出口退税，申请期限为报关后3个月。若核销单丢失，须在报纸上登载该遗失信息（字数少一般为￥120），然后拿未退税证明向进出口部门申请。

5.查柜：在截放行最后一天入舱的货物（冲关）容易遭海关查柜，若查柜将产生查柜费￥480，因查柜误船须更改船期的将产生改船费

￥200，这些费用由报关行收取，另外若查柜造成误船，则须延迟到下一班船，应提供改船保函给货代以通知其改船期，另将产生改单费$40（￥280）改船费￥350/20’柜，以及仓租费￥125/天，这些费用由货代收取

6.拼柜：拼柜要用同一家货运代理公司以及同一家报关公司，若各家拼柜公司须单独出提单的话，那应分别向货代提供补料，分别寄单

据给报关行，到时货代就每份单分别收取相应费用（DOC,AMS,BILL等，ORC以及HANDLING费用均摊），而出具的提单也会有诸如1/4，2/4之类的标注（即总提单份数），若只出一份提单的话，则只要将统一的补料发给货代，到时也只算一份的费用，各家公司均摊此费用，而报关行方面，因为要为每家公司进行报关，所以不论是否只出一份提单，都要各自付报关费，而港建费用均摊(一般为￥150/柜)，若货物要做商检的公司，须在截放行时间办理好，以免耽误其他公司

7.船运：至美国一般须30天到港，东南亚为7天，所以须在到港前提供客户正本提单或电放，以免货物到港后客户不能及时提货/报关

产生滞报关费

8.计费体积：出口货物（走散货）体积以仓库实际丈量为准（一般都高于我们提供的立方数），货代按此计费时可要求其出示仓库的丈

量单据

9.异地提柜：拖车公司一般要按SO上标明的港口提柜还柜，若该港口缺柜，则更改到该船公司的其他港口提柜，但还柜必须要还至SO

上标明的港口，如此即为异地提柜，要加收异提费一般为￥100，提柜费用一般为￥7.0/公里，比如从深圳盐田港拖柜至机场周边费用一般为￥700

10.快递进口报关：货物价值RMB50元以下免征关税，50RMB以上按17%征收税（汽车功放的退税率是17%)，若物品价值较小的，与

快递公司清关负责人联系报关事宜即可（他们在快件到达深圳后通知我们清关），若原申报价值不能通关，须重新填写由快递公司提供的货物说明并加盖公章传真或扫描发给快递公司以安排清关放行，物品价值较大的，快递公司（FEDEX）客服会及时通知我们，他们再安排专人联系我们，并且发来FEDEX单/INVOICE/PACKINGLIST/进口快件清关通知书（正式报关），我们须找一个报关代理公司，再将这些发给报关代理公司，他们然后发给我们协议/进口确认函/报关流程，我们在进口确认函上填好货物品名，海关编码以及申报价值等盖章传真给报关代理，并注明增值发票须为双抬头，他们办理好后会通知我们付税款以及服务费，以后再开具相关发票给我们。一般这样的服务费为每票￥480

11.原产地证（Certificate of Origin):与中国建立了自由贸易互惠关系的东南亚国家要求中国企业出具的产地证一般为格式E，即

FORM E，进口若要FORM E（中国-东盟自由贸易区优惠原产地证明书），须在船开后确定船名船次(VESSEL/VOY NO.)以及开船时间（FORM E须填这些东西），要填好FORM E Draft（BL DRAFT内容要跟FORM E保持一致）给到报关行那边的操作员。出证日期若与开船日期相隔时间较长时（一般最好在4天内），则须在FORM E第13项勾选第一栏，即：IssuedRetroactively（后发），另外要提供报关单号（报关底单）以及提单号，还有品名中文名，以及货物总箱数，FORM E费用一般为150元一份。FORM E货代或报关行都可以做。FORMA: Generalized System ofPreference Certificate of Origin(普惠制原产地证明书格式A)

12.提单：分为货代提单和船公司提单，HBL（货代提单）：House Bill Of Lading,货运公司出具的提单（常用），到目的港后客户还要凭此

单再换成船公司提单，要换单费，一般货代出具的都是这类提单，而MBL(船公司提单)：Master Bill Of Lading则可凭此直接提货

13.AMS(美国仓单系统）：America Manifest System，美国航线处于反恐需要的特殊要求，若目的港在美国，则须于开船前48小时提供给

货代该资料（格式及内容一般由货代提供给我们），货代再把货物/收货人等详细资料报给承运人

14.报关代理：我们公司不自己报关，而是跟报关代理公司（比如与我们合作的是知名度较高的中电股份投资有限公司合作，其收费较贵，但是查柜率低，走货比较顺，服务一般），由他们代理报关。由此我们所收外汇（客户打款）都是付到中电的帐号，然后按双方约定时间段（如付款生效日9：30）的现汇买入价（汇率精确到小数点后四位，如：6.4850）结汇（结人民币）再付到我们公司账号，而出口退税额要在报关放行后结算给我司，而跟中电达成此合作要付给中电的代理费为1美金收9分人民币，即约为1.38%，在结退税给我司时会将该费用结算，即从退税额中扣除该费用归为已有后付余下的给我们，该票货的合作才告完成。无论是结汇还是结税，都应要求其提供银行水单

15.报关代理费：结税时扣除须付给出口报关单位（中电）的代理费后余下我们应收取的费用计算方法是：结汇汇率减去约定代理费比例

后乘以退税率（117%）以及出口报关金额再减去之前已经结算的结汇金额

计算公式为：（结汇汇率-0.09）/0.8547(退税率)×报关金额－结汇金额（注：除以0.8547及相当于乘以117%，为便于精确）找报关代理公司进行报关退税的利处在于报关容易通过，且简化了我司所须做的工作，最重要的是在报关放行后即可拿到出口退税便于资金周转，而不用等到30天或45天退回核销单去进出口部门申请出口退税后才能拿到.跟单过程中最重要的是要主动了解各项事宜进展情况并向老板主动汇报，不是等到老板向你问，主动！！

原创：余生QQ: 465544353

第五篇：外贸跟单流程

外贸跟单流程

一、和客户订合同，把PI（形式发票）发给客户确认。

二、客户付定金后，按照PI 做发货申请单（excel表格）。做好后发给业务批复，批复后业务会把excel表格转换成PDF格式文件。发给生产部和财务部。

三、接近交货日期时

1.催客户付余款。

2.联系货代订舱,把Booking（订舱委托书）提供给货代，等货代和他们国外确认后会提供给我们SO(shipping order）.按照SO 上的截关时间和船期及时把货物运到码头仓库。

3.把报关资料(装箱单、发票、合同、报关因素、报关单、报关委托书、报检委托书和几张备用修改的白纸）原件及复印件及时寄到报关行进行报关。

四、联系货运公司订时间装柜。

五、装柜后提供提单补料给货代，之后货代会发提单草稿给我们让我们确认。确认后回复货代此单是出正本提单还是出电放提单。如若要出电放提单，我们要出具电放保函。另外，需要向货代要报关底单（和一份合同一起给财务）。

六、装柜后要提供包装清单和易损件清单及装柜照片给客户。

七、提单出过后要和装箱单、发票一起发给客户清关。

1.出正本提单时，等货代把正本提单寄给我们，我们打印出来装箱单和发票后，三个文件一起寄出。

2.出电放提单时，只用把电放提单和装箱单、发票的扫描件发个客户即可。（提单一定要留底哦）

八、出货一个月后，要向货代要关单。要回后复印一份存档，原件交财务。

以上为FOB条款。EX-W条款时，拖车及报关都由货代安排，不用我们再联系货运公司。