文员管理制度

第一篇：文员管理制度

重庆市凯弘投资有限公司

文员管理制度

为树立一个良好的企业形象，实行凯弘公司规范化，保证公司顺利快速发展，公司文员必须遵守以下管理制度。

第一条

基本仪容仪表规定

（1）上班必须着工作服，佩戴工号牌。

（2）上班均应将头发梳理整齐，不得留长指甲，且须保持整洁。

第二条

基本行为举止规定

（1）上班应保持以下基本要求：仪容端庄、热情大方；温文有礼、简洁明快。

（2）同事、工友遇到困难时，任何文员均有责任及义务帮助解决困难，提供必要支援。

（3）办公室工作人员在电话铃响三声之内应接听；接打电话，应语调平缓，声音柔和适度；使用电话应长话短说，禁止电话聊天。

（4）热诚接待宾客，使用礼貌语言、守时守信、不卑不亢。（5）禁止随地吐痰，乱扔垃圾，维持良好的公共秩序。（6）每天工作完毕后，自觉进行岗位区域及设备的清洁、保养工作。

（7）爱护公物，厉求节约，养成人离开前随手关灯、空调、水龙头等的习惯。

（8）文员间应互敬互爱，和谐相处，不损人利己，不讽刺挖苦，不窥视他人隐私，不对他人进行人身攻击，不以工作之外事情议论他人。

（9）外出前，须按有关规定办理手续（无论公务还是私事）。（10）上下班须打卡，不得伪造出勤卡。

（11）携带公司物品外出时须办理规定手续，发生丢失损坏时照价赔偿。

（12）以上规定，公司所有员工应积极配合。第三条

工作纪律规定

（1）上班时不得吃东西、聊天、喧哗、追逐嬉戏、打瞌睡、看小说、打游戏。

（2）不得处理与工作无关的私事，不得看与工作无关的书籍。（3）未经允许，不得在工作场所自放音乐或“随身听”。（4）工作时间不准喝酒（公务应酬除外，但提倡中午不喝酒）。（5）必须尽忠职守，服从指挥安排，对上级工作安排有争议时以首选服从为前提，但可事后提出意见。

第四条

保密制度

（1）严守公司机密，公司未实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策不得泄露。

（2）公司财务报表、预算报告、统计报表、人事档案、工资性及劳务性收入资料、内容合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录不得泄露。

（3）公司的档案或资料，未经总经理或主管特别授权时，不得携带离开公司。

重庆市凯弘投资有限责任公司

二0一二年八月二十九日

第二篇：文员管理制度

第九章档案、公文打印管理

第五十八条：公司的档案管理由人力资源部指定专人负责，归档范围包括：员工档案、公司规定、计划、财务审计、劳动工资、经营方案、会议记录、决议、决定、委托书、协议合同、项目方案、通报、通知等文件材料。

第五十九条：人力资源部主管和指定专人应切实履行职责，确保原始资料及单据、表册齐全完整。

第六十条：总经理借阅非密级档案，可直接提档；公司其他人员需要借阅档案时，必须经总经理批准，并办理借阅手续。

第六十一条：借阅档案必须做到爱护档案，保持档案原有整洁、整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借或丢失，如因工作需要摘录或复制的，需经人力资源部主管同意批准；凡属于保密档案，必须经总经理批准同意后，方可摘录和复制。

第六十二条：档案的销毁：任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，一律要经过总经理批准同意，并列出销毁清单，经手人签字后，方可销毁。

第六十三条：如需对外发送公文或其他资料及表册的，必须经本部门负责人签字，方能打印和发送。

第六十四条：公司各部门打印的文件、制度必须一式三份呈报总经理办公室，并经总经理阅示批准后，方能执行。

第六十五条：公司印鉴由总经理或人力资源部经理负责管理。

第十章劳保用品管理

第六十六条：员工工衣分夏、秋两季各两套；上班必须统一着装，并保持干净、卫生；员工未干满一个月的不发给工服，未干满一年的，工服费由员工自己承担。第六十七条：公司工牌由公司统一制作，并配发给每个员工；员工上班时必须将工牌佩戴在指定位置。

第六十八条：员工必须爱护劳保用品，节约公司财物，每次领取劳保用品应该做好领取登记、回收登记。

第十一章离职与解聘

第六十九条：员工自愿辞职须提前一个月写出辞职申请书并填好辞工表，报经部门主管同意后，上报人力资源部审批，方可办理辞职手续。

第七十条：依据公司用工制度，因员工不能胜任岗位工作及各项要求的，由部门提出解聘意见，并填写《解聘书》，报人力资源部备案，办理解聘手续。

第七十一条：在试用期内，员工有品行不良、工作欠佳或无故旷职等行为，公司可以随时停止试用，并由主管部门报人力资源部办理辞退手续。

第七十二条：员工离职应该做好工作交接手续和离职手续，并交回工牌、工服等物品和相关文件资料。

第七十三条：辞职者或被解聘者在办理完手续当天即可以到财务部门办理工资结算手续。

第三篇：总办文员管理制度

总办文员管理制度

第一条总台及各楼层值班人员，统称总办文员。

第二条总办文员上班需着工作装、化淡妆。

第三条 总办文员要按以下程序工作：

8：15到公司，穿着工作服，检查打卡机，挂领导值

班牌，开空调机(夏天)；

8：20，站立迎候员工上班，主动递送卡片；

8：30收卡；

第四条总办文员对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周 到。对来找高层管理者的客人，要问清事先有无预约，并主动通知 被找者。

第五条各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照总台的 工作程序做好工作。文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒 茶水。会议结束后，立即清理会议室，第六条值班文员应推迟30分钟下班，各楼层文员下班前应 先关好空调机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班离开时应通知总台。当天值班的总台文员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。

第七条总办文员如违反本制度，视情节给予其批评，或处 50元以上100元以下罚款处理。屡教不改的，扣除当月奖金直至 给予辞退处理。

第四篇：办公室文员管理制度

办公室文员管理制度

1．严格执行，自觉遵守公司及部门的各项规章制度，敬业爱岗。

2．负责公司各部各类文字资料的打印、复印、装订、登记等工作。

3．负责办公设备的使用、维护保养。

4．负责办公室用品的领取，复印纸、打印纸、传真纸等办公设备用料的保管。

5．负责各类文档资料的编号、登记、立卷、归档、保管和机要文档的管理工作。

6．经常指导各部门的文档资料的管理工作。

7．负责公司文件的收发、登记、呈报、归档，书报刊的传送及公共报刊的整理、管理工作。

８．参加工作例会，做好会议记录，起草会议纪要，经核批后打印成文，上报、分发、归档。

９．在完成本职工作的基础上，做好办公室主任交办的其它各项任务． 工作职责：

1． 打字处理工作

2． 信息的上传下达

3． 文件归档、保管

4． 工作记录

5． 来访客人通报及接待

6． 本工作区域清洁

主要工作：

1． 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报

2． 完成日常的正常管辖范围内的工作

3． 接听电话做留言记录、讯息处理

4． 工作资料的保存、分类、归档、保管

第五篇：文员

办公室文员毕业实习总结

来源：（58.com）发布时间：2011-01-19

办公室文员毕业实习总结

不知不觉中，我已经在社会岗位上度过了六个月的时间，这六个月的日子是我从青葱校园走向复合型社会的过渡期，也是我人生历程中很重要的一个转折点。

作为大学生涯的最后一课，实习不仅重要更有其独特性，正是通过实习，让我逐渐掌握怎样把学校教给我的理论知识恰当地运用到实际工作中，让我慢慢褪变学生的浮躁与稚嫩，真正地接触这个社会，渐渐地融入这个社会，实现我迈向社会独立成长的第一步。

站在时间的这一端倒回去看，五个月的实习经历教会我许许多多的东西，无论是对我以后的职业生涯还是对于我的人生来说，都是有益的。

感触挺深的，总结起来，那就是要认认真真做事，对自己负责。

用姜汝祥博士的话来说就是：

从依附型向独立型转变，坚守原则去执行；

从服从型向主动型转变，积极主动去执行；

从个体型向团队型转变，协同一致去执行；

从避责型向守责型转变，承担责任去执行；

从封闭型向分享型转变，开放心态去执行。

第一、我们要学会自己独立，不养成依赖的习惯

社会是一个复杂的社会，适者生存也是社会一成不变的潜规则，当我们还是学生，我们可以躲在温室里，可以依赖，也可以无条件地索取，一旦踏入社会，我们就必须让自己独立起来，要学会选择，学会自己作主，没有谁可以帮谁一辈子，社会是一个竞争的社会，我们处的时代讲究优胜劣汰，不能

独立，势必就要被社会淘汰。所以，我们要学会摆脱依赖的心理，让自己慢慢独立，自己为自己负责。第二、在物欲纵流的现代社会，要做到不随波逐流，保持真我，坚持做自己。

社会是一个大染缸，形形色色的人都有，不公平的现象也会有。社会终究是社会，它不是校园，也不若校园里的一切那么简单明了，单纯透明。社会充斥了成人之间的明争暗斗，面对这些我们无力改变的状况，我们能做的，就是坚持自我，不随波逐流。

台湾著名的作家刘墉说过，在我们每个人的心里，都应该有这么一座堡垒，在平时的时候可能显示不出其重要性，但是，一旦遇到特殊情况，我们可以一退再退，但是，退到不能再退，我们誓与堡垒共存亡。

这也就是告诉我们，什么叫原则。

在工作中，我们可以忍受，可以退避，但是，我们不能放弃我们自己的原则，我们要坚持做自己，端正做人，专心做事。

第三、工作的时候，要做到眼看四方，耳听八方，也就是要眼到手也到。工作的事情，要主动地去做，而做任何的事情，都要勤快。

作为办公室的一个新人，在这个新的环境里，勤快一点总是没错的。论辈分，办公室的同事都是我们的长辈，论资历，我们又都只是初出毛庐，没有一点社会工作经验，出于对前辈们的尊重，也是为自己创造学习的机会，办公室的小事我们都要主动勤快地去做，不要认为自己主动多做一些事情就是自己吃亏，其实，事情做的比别人多并不一定就是自己吃亏了，有时候恰恰相反，我们做的愈多，我们得到的学习机会就愈多，便愈能锻炼我们自己。我们的主动积极会给我们创造更好的环境和更多的机会，只有去做，去付出，才会有收获。

第四、营造良好的人际关系网，有助于你的工作顺利进行。

俗话说，朋友多了路好走。你对别人怎么样，别人也是同等地回应你的。你对别人好，只要是会感恩的人，都会记在心里的。

我们无论身处在怎样的环境里，我们都应该和身边的人搞好关系，不轻易交恶，但要真诚地待人。敌人是很容易树立的，朋友也是要诚心才能相交的。在工作中，我们会遇到很多的人，也许，某些人只是公司合作的来往伙伴，也许，某些人只是走走过场，但是，无论，我们面对什么样的人，微笑，真诚，是留给别人最好的印象。

而且，同在一个办公环境里，和同事相处得融洽，会让自己的工作发挥得更出色。

一个人的力量无论再怎么强大，终究还是有限的，然而一个团队的力量却可以无限量的大，在这个团队里，我们每个人都可以有自己的主见，而能使这些主见变成现实的则是我们的团体。凡是强大的团体，都是个体牺牲后能够得回报的团体。身为团队的一员，我们更要团结，互帮互助。

当我们拥有良好的人际关系网，那么，许多的事情处理起来会相对容易的多，即使是自己一个人的独立工作，也会有很多人愿意帮助你协助你，这会让我们的工作做得更加出色，同时也在这个团队里共同成长。

第五、自己为自己的行为负责，要做一个敢于承担责任的人。

没有谁必须要为我们自己的行为负责任，能为我们自己行为负责的人，只有我们自己。很多的时候，我们难免会犯错误，遇到这种情况的时候，我们要做的，不是逃避，也不是搪塞，而是主动站起来承担。在努力改正这个错误的同时，自己为自己负起责任来。

自己为自己负责，才是一个担当者真正该做的事。

要知道，人都会无可避免得要犯错误，更何况作为新入职场的新人，没有工作经验，犯错误更是家常便饭的事，做错了，不要试图掩盖，那只会让你错得更彻底。公司的前辈们会容许我们犯这样那样的错误，但绝对不容许我们为了这个错误做出更错误的决定。

一旦错误已经发生，不要惊慌，静下心来想想怎样去补救，把损失尽量减少到最低，并且，要主动承担责任。

第六、试着与同事分享自己的工作心得，分享工作成就，分享工作的快乐。

不要单独一个人静静地坐着，在工作有余的时间内，不妨与周围的同事多多交流，把自己在工作中的心得体会说出来听听，也许听的人还会给你一些好的建议，同时自己也可能在别人的言语中找到自己忽略的某些东西。

一起工作的时候，不要计较着个人的利益得失，我们所处的，是一个团队，我们所做的，都是为了更好的服务这个团队，所有为了工作收集的信息，我们都可以互相聊一聊，取长补短。

我们要有分享的意识，更要有共同分担的自觉。

这样，工作会带给我们许许多多的快乐。

第七、要对自己有信心，相信别人能做的，自己经过努力也能做得到，要勇敢。

我们每个人，或多或少都有过自卑的心理，觉得自己不行。这时候，我们需要自己给自己一点信心，如果自己都不能相信自己，我们又怎么能期望别人相信自己呢？

为什么别人能做到的事情，我们不能呢？只要我们够努力，别人能做到，我们也可以做得到，甚至可能会做得更好。因为，我们并不比任何人差！

在工作中，一定不要失去信心，尽管我们的能力还很弱，但是，我们还可以做更多的事，所以，在争取一份工作机会的时候，要勇敢一点，给自己机会证明自己做得到。

当然，如果结果并不如人意，也不要灰心。要知道，一个坏的结果，总比没有结果强。

也许，我们需要的，还有时间。

第八、凡事要忍耐，不要意气用事，要让自己磨练得更加坚强。

身在职场中，我们或许会遭遇到不公平的指责，会遭受排挤，会受委屈，会经历太多过去没有经历过的事情，这时候，我们更要冷静。

忍一时风平浪静，退一步海阔天空。在遭遇不公平现象的时候，只要不触及到原则问题，能忍则忍，不要冲动，更不要意气用事。如果这样的不公平是常久以来就存在的，就凭借我们的力量想要去改变，那是不太可能的。莽撞只会带来更大的麻烦。

职场自有职场的规矩，新人难免受委屈，受委屈不要紧，就当做是对自己的磨练，在这种磨练中，把自己培养成为坚强的人。

以上是我在我的毕业实习中总结出来的心得体会。参加实习的五个月时间里，我收获得不仅仅是工作经验，还有许多的朋友和更多宝贵的人生财富。

在此感谢广西经贸职业技术学院文传系的老师们，感谢我工作过的南宁广缘汽车销售服务有限公司,感谢东风日产分公司的所有同事，感谢所有帮助过我的人们，我成长的每一步，都离不开他们的关心与扶持，谢谢他们。

这一段难忘的实习时光，将会永远铭记在我的心里。成为我一辈子的永恒的记忆。