外贸财务工作流程200908[精选5篇]

第一篇：外贸财务工作流程200908

财 务 流 程

为加强公司财务管理，规范票据，减少差错，依据公司有关文件规定，结合我公司的贸易方式：自营出口销售、视同自营的代理出口销售、代理出口销售、自营进口销售、视同自营的进口销售、代理进口销售、来料加工、进料加工及国内销售等的具体情况，现就主要的贸易方式说明如下：

一、出口商品收购、付款需提供的资料及单据的填写

商品入库或出运后，业务部凭“出口商品购销合同”、“出口商品成本核算及合同评审单”、“增值税专用发票”、“商品入库通知单”、“付款通知书”及其他收购证明到公司财务部办理登记付款及退税发票的认证等相关手续。出口合同的评审权限见冀外轻字（2009）第10号《合同评审签署权限的规定》。所提供的资料应注意以下几点：

1、业务人员取得的工厂所开具的《增值税专用发票》要求票面整洁，无折痕，工厂所盖发票专用章清晰明了，盖在备注栏空白处，不能覆盖金额和税额。

2、《成本核算及合同评审单》填写要规范完整，计算准确，勾稽关系明了，尤其是要填写日期，出口国别，有无逾期欠款，销售利润率等等。

3、《入库通知单》按发票内容填写准确齐全。

4、《出口商品购销合同》上应注明合同编号，签订时间，货物名称，数量 金额、双方责任等，及购销双方签字盖章（合同专用章或公章）。

5、《付款通知单》要求注明购销合同号、付款方式、付款金额等，且经办人及相关领导签字。

6、财务部以成本核算及合同评审单为基础，超出核算单中预计支出及核算单中未列明的支出项目，业务员应按规定补办审批手续，否则财务部不予支付。

二、商品出口交单、结汇及成本结转：

商品出运后，业务部应及时将“出口商品发票”、“出口商品明细单”、“商品出库通知单”、“商品入库单”等有关单据交财务部，财务部审核、登记后签收、记账。各部室交单时应注意一下几点：

1、出口业务收汇后，未列明出口发票号的结汇水单由业务员到财务部确

认且注明商品名称，结汇后5日内，财务部采用网上申报方式进行国际收支申报。

2、预收货款的业务人员，收到国外货款时，应向财务部提供购销合同进行登

记备案，等货物报关出口15天后，及时向财务部出纳提交报关单核销预收款项。

3、《河北省出口商品发票》由物流部开具，财务部依据出口商品发票及当月外汇牌价确定销售收入。

4、《出口货物明细单》中要特别注明收款方式，销售价格，及海运费、佣金和保险费等相关费用，财务人员据此预估海运费、保险费、佣金。

5、《商品出库通知单》所出商品一定与《商品入库通知单》一一对应。财务部以此审核、计算销售成本。

6、根据公司《关于存货计提资产减值损失的通知》规定：自存货形成六个月之日起，每季度按存货与其对应进项税合计金额的25%确认季度资产减值损失，直至全部。提取的存货减值损失暂不计入业务员成本，不参与计算综合盈亏，但作为奖金计算的依据扣减此损失。

7、根据公司《关于逾期应收款项计提坏账准备的通知》规定，自应收款项逾期一个月末收之日起，每季度按逾期应收款项的25%确认季度坏账损失，直至全部。提取的坏账准备暂不计入业务员成本，不参与计算综合盈亏，但作为奖金计算的依据扣减此损失。

三、运保佣的支付

财务部根据物流部审核、相关领导签字后的运、保费单据支付运、保费；在出口货物收汇后办理外汇付佣金手续，对外支付佣金应总由经理签批，所附资料：

1、外销合同复印件

2、结汇水单复印件

3、出口发票（或形式发票）

4、购买外汇申请书加盖财务章及法人章

5、境外汇款申请书加盖财务章及法人章

6、如是中间商应提供相应的证明资料加盖财务章

四、代理进、出口销售业务：

代理进出口业务需签订代理进出口合同（协议），其中代理出口合同（协议）按《代理出口业务管理办法》规定进行签署；代理进口业务的审批：金额十万美元以上的代理进口合同，由公司总经理审批和签署；金额十万美元以下的代理进口合同由公司主管经理审批和签署；以国内销售为目的的自营进口合同均由总经理（或其授权的代理人）审批和签署。

（一）业务部凭审批过的视同自营的代理进口合同（协议）到财务部办理开证、付款手续，此类合同编号后一定附加AA，区别于自营进口合同，付款时应提供以下手续：

1、购销合同复印件

2、国外发票复印件

3、购买外汇申请书加盖公章

4、境外汇款申请书加盖财务章及法人章

5、成本核算及评审单

6、付款申请单

7、如到货后付款应提供报关单原件及复印件

8、付汇前应先到办公室办理河北省外汇管理局网站登记备案手续。

9、进口商品报关后，业务人员及时将报关单复印件、海关关税及增值税原件及复印件传递到财务部，用于进项税的抵扣。凭公司开具的国内销售发票退单，财务记账。

（二）业务部凭审批过的代理进口合同（协议）到财务部办理开证、付款手续，按合同约定收取的进口保证金存入进口保证金户，需办理融资的由业务部填制“进口开证授信申请书”一式三份，由总经理签批加盖公章后交财务部办理；进口商品到货后，业务部应及时与委托方联系收回货款，并按贸易融资比例收取利息；按代理进口协议收取代理费。代理进口业务原则上应向委托方收取全额保证金。

（三）视同自营代理出口合同商品出运后，应按自营出口商品销售合同的付款收汇及退单参照自营出口合同执行。合同编号后一定附加AA。此类合同应先收汇后付款，税款不代垫，如需公司代垫退税款的，公司按银行同期利率200%的标准向委托方收取180天所垫税款的利息，同时公司保持向委托方加收超期利息（超过半年未退税情况下）或追回全部代垫税款的权利。

（四）代理的出口业务，确认结汇后，凭代理出口协议及结汇水单和付款通知单支付委托方货款，支付货款前按协议约定收取代理费。代理业务不得占用

公司资金。

五、费用及其他支出的审核、支付：

各部门费用及其他支出的有效的原始凭证均应由主管部门或主管经理审批，其中：各部室办公费、职能部室租车费由资产部审核，总经理签批；电脑、打印机及相关耗材支出必须填写固定资产购买申请，由财务部审核，总经理签批；招待费、礼品、飞机票等费用由总经理审批；备用金500元以内由部经理审批，500元至1000元由主管经理审批，1000元以上由总经理审批；业务员出国购汇应填制“出国购汇申请表”，由签署公司派出出国人员文件的经理审批，加盖财务章后领取支票到银行办理购汇。具体说明如下：

1、业务人员要提供规范的原始票据，一定要注明单位，时间、项目及名称、金额大小写一定要一致。

2、差旅费报销单要注明报销时间，出差日期，出差地点，人员及经办人和领导签字，所附原始单据要与报销单上的金额一致。

3、借出空白支票：借支票人应填制空白支票领用单，由总经理签批，填写日期、收款人、用途及小写金额封口；借支票人必须于借出支票后十日内凭签批后的发票及支票存根联到财务部办理注销手续，支票未使用的应及时交回。

4、票据的粘帖：票据由左向右，右上向下，顺序粘贴，凡是传递到财务科的资料原则上用碳素笔填写。

5、财务部对违反税法、财经制度、票据管理规定的费用等支出项目有权拒付并提出改正意见。例如过期发票、无财务章的空白发票，单位名称不是公司名称的发票等。

6、每月末28日前业务部室及时把相关单据传递到财务科，由于点石软件的设臵原因，过期无法退单。

财务部

二00九年八月二十六日

第二篇：外贸业务员工作流程

外贸业务员工作流程

时间：2011-09-07 13:55:29编辑：coco

一、接到询盘

1、认真报价

（1）与工厂核对最新产品价格

（2）查当日最新汇率

（3）核算FOB价格

（4）与货代联系询最新海运价格

（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量

（6）付款方式要确认

2、做样品

（1）安排工厂打样

（2）一定要客户确认样品在下单

二、客户下单

1、做PI

（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查

（2）订单号，PI的时间一定要正确

（3）商品名称一定正确

（4）单价金额一定要核准（5）总金额和大写金额一定要正确

（6）一定要有正确的本公司银行信息

PO=purchase order（客户发给你的采购订单）, PI=proforma invoice（你开给客户的形式发票，相当于合同）, CI=commercial invoice（出货之前要做的商业发票）,PL=packing list（出货之前要做的装箱单）

2、做合同

（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查

（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误

（3）合同其他条款一定要做细做全

三、安排工厂生产

1、下订单给工厂

（1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量

（2）索要正规报价（工厂传真过来）

（3）等收到客户银行水单再安排工厂生产

2、做采购合同

（1）合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。

（2）数量、金额要仔细核对无误

（3）验货方式要写详细、清楚

（4）确认付款方式

（5）确认出了问题的解决办法和索赔方式

3、打定金给工厂

（1）核对工厂账号信息

（2）核对本公司会计打款的账单信息

（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐

4、跟踪生产进程

（1）随时掌握生产进程

（2）确认货物尺寸、重量

四、联系货代安排运输

1、要价格（海运或空运）

（1）多找几个货代比对价格和船公司

（2）选定价格和货代公司

（3）确定好付款方式（预付还是月结）

3、快递报关单证

（1）快递报关单证给货代报关（报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）

（2）确认报关信息

五、交货运输

1、通知客户打余款

（1）通知客户货已生产完成，拍照

（2）做PI给客户打余款

（3）安排客户验货

2、打余款给工厂

（1）验货

（2）打余款给工厂

（3）要增值税invoice

（4）工厂安排送货到指定仓库

外贸网-龙之向导

3、运输货物到目的港

（1）货物运出后要提单

（2）货到港后付货代运费

（3）货代要invoice

（4）货代核销单和报关单

第三篇：外贸业务员工作流程

外贸业务员工作流程

一、接到询盘

1、认真报价

（1）与工厂核对最新产品价格

（2）查当日最新汇率

（3）核算FOB价格

（4）与货代联系询最新海运价格

（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量

（6）付款方式要确认

2、做样品

（1）安排工厂打样

（2）一定要客户确认样品在下单

二、客户下单

1、做PI

（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查

（2）订单号，PI的时间一定要正确

（3）商品名称一定正确

（4）单价金额一定要核准

（5）总金额和大写金额一定要正确

（6）一定要有正确的本公司银行信息

2、做合同

（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查

（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误

（3）合同其他条款一定要做细做全

三、安排工厂生产

1、下订单给工厂

（1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量

（2）索要正规报价（工厂传真过来）

（3）等收到客户银行水单再安排工厂生产

2、做采购合同

（1）合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。

（2）数量、金额要仔细核对无误

（3）验货方式要写详细、清楚

（4）确认付款方式

（5）确认出了问题的解决办法和索赔方式

3、打定金给工厂

（1）核对工厂账号信息

（2）核对本公司会计打款的账单信息

（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐

4、跟踪生产进程

（1）随时掌握生产进程

（2）确认货物尺寸、重量

四、联系货代安排运输

1、要价格（海运或空运）

（1）多找几个货代比对价格和船公司

（2）选定价格和货代公司

（3）确定好付款方式（预付还是月结）

2、给货代托单订舱

（1）给托单，包括商品名称、数量、重量、体积、单价和总金额等

（2）HS编码、单位代码和海关注册码

（3）确认订舱信息

3、快递报关单证

（1）快递报关单证给货代报关（报关单、代理报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）

（2）确认报关信息

五、交货运输

1、通知客户打余款

（1）通知客户货已生产完成，拍照

（2）做PI给客户打余款

（3）安排客户验货

2、打余款给工厂

（1）验货

（2）打余款给工厂

（3）要增值税发票

（4）工厂安排送货到指定仓库

3、运输货物到目的港

（1）货物运出后要提单

（2）货到港后付货代运费

（3）货代要发票

（4）货代核销单和报关单

六、快递单证给客户

1、快递提单

（1）确认余款已到帐

（2）快递提单等给客户

2、其他产地证，保险单等

七、核销退税

1、收到核销单和报关单

2、退税（外贸财务会计职责）

八、结单

1、整理本单所有文件，总结归档

2、结算提成

第四篇：外贸工作流程（定稿）

工作流程

跟单流程：

客户下PO（Purchase Order）→ 制作合同给工厂（确认价格、交货期）→ 做PI（Proforma Invoice 给客户）→通过邮件向客户催款 → 向工厂付货款 → 向工厂催货（电话或QQ）

单证流程：

将出口货物明细单给货代，向货代订仓 → 货代发进仓通知 → 给工厂

↓+ 出口货物报关信息表（进仓前2~3天）给一达通

↓

从这里开始是报关：出货后一周内，问货代拿报关预录单给一达通

↓

一达通提供开票信息给工厂

↓

催工厂开发票

↓

拿到发票后，核实发票的信息

↓

寄给一达通（让其认证）

↓

出货后一个月，催货代给报关单

↓

原件寄给一达通，办理出口退税

清关：

第一种情况：①确认提单（货代签发）

②催款：将提单、发票、装箱单的扫描件寄给客户

③确认收到货款

④将清关文件（提单、发票、装箱单的原件）寄给客户

第二种情况：已经确认客户付清款项

①确认提单，给货代电放保函、电放提单

②把电放提单、发票、装箱单的扫描件给客户

第五篇：外贸新手工作流程

一．样品

①样品管理：样品寄达做归类整理，包装上贴标签，记录样品送达时间，厂家及样品名称。送达样品登记在“样品管理”表格中。②寄样：

1.内贸客户：封瓶口，贴中文标签，用韵达快递派送，快件中放质检单和名片（若填写批号，则质检单上批号应与瓶身上标签批号保持一致；实测值适当修改，在指标范围之内）。2.外贸客户：封瓶口。贴英文标签，武汉锦辰取件，用DHL寄往国外，告知锦辰寄件员地址，并要求拍照，照片连同随质检单（不含包装栏，改实测值后）放入寄样文件夹中。③寄样跟踪：所寄样品详细信息登记在“寄样登记表”中，定期通过快件单号查询物流信息，记录样品签收时间，确保客户收到样品。

二．内贸合同

①合同制定：采购合同与销售合同一一对应，连同开票资料放入内贸跟单文件夹中，若无采购合同可制定一份供公司内部参考。

②合同编号及管理：合同编码参考文件夹中说明，合同信息登记在合同编号及管理表格中。例：1.销售合同：JFX120901S a.JFX为公司中文缩写，12为年份，09为月份，01为订单序号,S为SALE缩写。b.若合同为对方公司所传过来，合同上已有合同号，我司在接到合同后，依然要按上述规定给这份合同一个合同号，作为内部合同号。

2.采购合同：JFX120901P a.JFX为公司中文缩写，12为年份，09为月份，01为订单序号,P为PURCHASE的缩写，此采购合同要与内贸销售合同一一对应。

b.若一份采购合同项下有多个产品，则采购合同后再续编编号-1，即JFX120901P-1，JFX120901P-2 c.若合同为对方公司所传过来，合同上已有合同号，我司在接到合同后，依然要按上述规定给这份合同一个合同号，作为内部合同号。

③合同上需加盖公司章子传真给对方，且需对方回传。将回传后纸质合同及开票资料保存，并需扫描合同及开票资料将电子档放入相应文件夹中。

三．外贸 ①报价：

例：苯甲醇一个柜到台湾

苯甲醇：一个柜16.8吨，从上海走货,海运费$150,港杂费￥3200（含附加费）注：报价时，若是东南亚，韩国及台湾客户会有附加费产生，在向货代询价

时应明确。附加费项目：EBS---紧急燃油附加费；CIC----集装箱不平衡附加费；ECRS----个别船公司征收的费用，目前东南亚航线未通知此项。

COST:(￥15400+￥600)/6.3﹡1.083=$2345

↓

↓

出厂价

利润

Freight:（$150+￥3200）/16.8=$40

↓

↓

海运费

港杂费

Insurance:$3/T CIF Keelung:$2390

②发货流程与货物跟踪：各项信息登记在发货流程与货物跟踪表格中 1.订舱：根据业务员合同或形式发票制定订舱委托书。2.大船：

3.ETA(预期到达时间)4.货代：

5.进舱通知：货代发给卖方，类似装箱明细和提箱单，需交给工厂相关人员做送货用。6.进舱时间：实际的，与工厂沟通；让货代准备，进舱时拍照。

质检单找工厂要，按公司格式修改。

7.唛头：若给工厂，在跟工厂下订单时给工厂，不得晚于发货时间；若给货代，订舱时给，不得晚于进舱时间。

8.商检：在工厂办理，所需商检资料在下定单时交给工厂。

9.报关：订舱后交给货代，代理报关委托书需正本。上海港口报关单需正本 10.装箱照片：进舱找货代要，交给我方。

11.装船通知：shipping advice,开船当天或第二天向货代要

12.提，保单：装箱完核对，进舱时找货代要，拿到提单正本扫描件的时间不得晚于开船后三个工作日。

13.货物跟踪：输入船公司名，找到查询网页，跟踪货物，用提单号或箱单号查。

提单核对： 核对标准：

一是客户对某一单的特定指令，二是客户的订单+业务员整理的单据要求，三是参照上一单（同一客户，同一地址）

1.shipper(地址写全), 2.consignee（地址写全）, 3.notify party 4.装运港 5.卸货港

6.货物描述（货物名称，件数，包装总类，）7.唛头：写全/ AS PER INVOICE NO.8.毛重，尺码

9.费用与运费 保单核对：

被保险人，(如果被保险人是我方，则寄给客户单据是要背书)保险金额（发票上总金额*1.1）

14.客户单据制作：拿到提单正本扫描件当日完成。注：文件转成为PDF格式，发客户确认，各项单据时间同提单日期。

15.客户确认完毕后，再将正本提单等文件寄往目的国，记录快件单号以便跟踪。

③单据制作：单据有模板，改内容 1.商检：

A.记事本：报检号是出口方单位的

B.Sale contract:卖方名称写BEST TRADE（避免客户信息泄露）

C.发票：含货物名称，规格，数量，单价，总金额等内容。合同号=发票号码，与客户订单保持一致，D.箱单：含体积，净重，毛重等内容，除去贸易条款一栏。E.唛头：按客户要求制作 F.唛头说明：记事本

G.与厂家的采购合同：合同号同sale contract中合同号码。

2.报关：

A.正本文件：代理报关委托书（自己有，手填）

填写：委托方，主要货物名称，HS编码，贸易方式（一般贸易）盖章：中英文圆章+法人章，上下都盖，一式三联。B.报关发票2份：条形章+法人章 C.报关箱单2份：条形章+法人章

D.Sale contract.中英文圆章，合同中电话，地址不填 E.报关单Excel，上海港口需正本，报关专用章 F.非危保函：中英文公章 G.中文产品说明：条形章+法人章

H.MSDS（货物安全说明书）：条形章+法人章,4页边缘加盖圆章和条形章 上海港口：需邮寄文件：报关发票2*

箱单2*

非危保函

中文产品说明

报关单（正本+EXCEL打印）

代理报关委托书（正本）

MSDS

3.客户单据制作：

注：A给客户看，信息写全，不得出现中文字，拿到提单正本扫描件当日完成客户单据制作，且拿到提单正本扫面件时间不得晚于开船后三个工作日。

B发客户确认的电子档文件需转成为PDF格式，单据上日期同提单日期,给南美客户的单据中价格条款需要单列。

Shipping list, Commercial invoice, COA, B/L, MSDS, Insurance COO(按提单做)：

页面登陆→新建：发票号码

出口商

收件人

出运方式

编辑商品：进出口成分P

数量+毛重

HS.code

↓

提交

审核通过后到贸促会打印，地址：金茂大楼15F（江汉北路8号）

④核销单：货代退回后填写，按模板 1.核销单发票：按报关时的报关发票，清单做 2.出口明细单

将核销单发票和出口明细单打印出来，连同核销单上交。

四.表格登记：

1.甲苯原油：原油昨日结算

国际行情：欧美亚甲苯收盘价

分析报告：国内市场评述：华东地区报价及成交价 周一看周评，即定期报告，华东市场，描述周五的价格。2.发票及付款：

A.用款申请表：打印出来，签字，连同需付款发票一起交给财务。B.支付明细表 C.采购发票