计调的工作内容与性质

第一篇：计调的工作内容与性质

计调的工作内容与性质

旅游091许招

计调是旅行社的基础岗位，也是核心岗位，如果说旅行社是串联旅游各行业，是一个中心的话，那么计调部则是串联旅行社各部门，是旅行社的一个中心，计调人员的素质决定了旅行社的经营管理水平，也决定着旅行社的利润和服务质量。长期以来，旅行社对计调岗位缺乏足够的重视，使得计调人员的流失严重，制约了计调人员整体的发展。

一计调人员的工作内容

就像我们经常在网上看到的很多回答，“计调工作是负责旅游团队的吃、住、行、景点、娱乐、导游等等的安排”；他们回答的基本正确，但是，我们还远远的没有看到他们的工作细节。

旅游旺季，业务繁忙的旅行社的计调每天打电话的时间可能在6个小时以上，因为每一个工作的完成都离不开电话机，联系一个司机、找到一个导游、与餐厅的沟通、与酒店（宾馆）销售部的讨价还价等等，没有电话机的帮助是不可能的列举一小小例子：

HQ0815b 团 16人，需要订房

1，致电到几个符合条件的相应酒店探讨价格（这个过程可能是需要几个小时）

2，价格确定后，填写（制定）传真内容

3，发传真至酒店（传真样式后附）

4，等待酒店回复确认传真（这个过程可以从几分钟到几天的时间）另一例子：

旅行社经理决定开发一条线路，是郊区的某个景区，行程3天，在一般情况经理的设计只是“纸上谈兵”，当经理的意图一定，便传达给计调和外联人员，他们必须前往相关的景点洽谈协议其内容包括、了解景区的价格、环境、开放时间、淡旺季区别、酒店住宿、餐饮条件及餐费价格，有的时候计调和外联的工作是相通的，出差到外地了解具体情况也是正常的。所以计调的工作将利用传真、电话、e-mail QQ

他们每天接触的都是导游、餐厅、司机、酒店、景点，自己的经理和会计

二计调人员的工作性质

（一）、人性化。计调人员在讲话和接电话时应客气、礼貌、谦虚、简洁、利索、大方、善解人意、体贴对方，养成使用“多关照”、“马上办”、“请放心”、“多合作”等“谦词”的习惯，给人亲密无间，春风拂面之感。每个电话，每个确认，每个报价，每个说明都要充满感情，以体现你合作的诚意，表达你作业的信心，显示你准备的实力。书写信函、公文要规范化，字面要干净利落、清楚漂亮，简明扼要、准确鲜明，以赢得对方的好感，（二）、条理化。计调人员一定要细致地阅读对方发来的接待计划，重点是人数、用房数，有否自然单间，小孩是否占床；抵达大交通的准确时间和抵达口岸，核查中发现问题及时通知对方，迅速进行更改。此外，还要看看人员中有否少数民族，或宗教信徒，饮食上有无特殊要求，以便提前通知

餐厅；如果发现有在本地过生日的游客，记得要送他一个生日蛋糕以表庆贺。如人数有增减，要及时进行车辆调换。

（三）、周到化。“5定”(定房、定票、定车、定导游员、定餐)是计调人员的主要任务。尽管事物繁杂缭乱，但计调人员头脑必须时刻清醒，逐项落实。这很像火车货运段编组站，编不好，就要“穿帮”、“撞车”，甚至“脱节”。俗话说：“好记性不如烂笔头”。要做到耐心周到，还要特别注意两个字。第一个字是“快”，答复对方问题不可超过24小时，能解决的马上解决，解决问题的速度往往代表旅行社的作业水平，一定要争分夺秒，快速行动。第二个字是“准”，即准确无误，一板一眼，说到做到，“不放空炮”，不变化无常。回答对方的询问，要用肯定词语，行还是不行，“行”怎么办？“不行”怎么办？不能模棱两可，是似而非。

（四）、多样化。组一个团不容易，往往价格要低质量要好，计调人员在其中往往发挥很大作用。因此，计调人员要对地接线路多备几套不同的价格方案，以适应不同游客的需求，同时留下取得合理利润的空间。同客户“讨价还价”是计调人员的家常便饭。有多套方案，多种手段，计调就能在“变数”中求得成功，不能固守“一个打法”，方案要多、要细、要全，你才可“兵来将挡，水来土掩”，纵然千变万化，我有一定之规。

（五）、知识化。计调人员即要具有正常作业的常规手段，还要善于学习，肯于钻研，及时掌握不断变化的新动态，新信息，以提高作业水平，肯下工夫学习新的工作方法，不断进行“自我充电”，以求更高、更快、更准、更强。如要掌握宾馆饭店上下浮动的价位；海陆空价格的调整，航班的变化；本地新景点，新线路的情况，不能靠“听人家说”，也不能靠电话问，应注重实地考察，只有掌握详细、准确的一手材料，才能沉着应战、对答如流，保证作业迅速流畅。

计调人员不仅要“埋头拉车”，也要“抬头看路”，要先学一步，快学一步，早学一步，以丰富的知识武装自己，以最快的速度从各种渠道获得最新的资讯，并付诸研究运用，才可以“春江水暖鸭先知”。虚心苦学、知识化运作其实是最大的窍门。

第二篇：旅行社计调工作内容和注意

计调流程

对接待计划有了全面、详细的了解之后，让我们来看看，计调人员是怎样围绕计划，逐项、分步骤地落实计划内容的。计调业务流程有如下步骤：接收计划、发送计划、确认计划、更改计划、归档计划和统计计划。

（一）接收计划

计调部从外联和各组团社接收到的旅游计划和预报是各种各样的，系列团、散客团、特殊团、小包价团、单项委托等等；有着急的、不着急的；传真过来的、电子邮件发过来的，五花八门。计调部在收到这些计划后，要进行及时处理，分门别类、编号登记，按照轻爪缓急的顺序及时送报相关领导、财务，以及计划中涉及的所有合作部门和机构。分类和编号方法视具休的公司和部门而定。

（二）发送计划

计调部应将分类整理好的计划，提前发送给民航、铁路、车船公司、饭店，以及本社订房中心、订票中心、导游部等有关单位和部门，以便这些单位和部门能及时了解接待计划，做好充分的接待准备工作。具体提前多长时间发送计划，视团队和市场情况而定，最好是及时发送，及时预知。

（三）确认计划

为了确保接待计划的顺利实施，杜绝各种责任事故的发生，计调部要对所发送的计划进行逐一确认，切实落实各接待部门已经明确了白己的接待任务。确认计划是计调部业务流程中至关．敢要的环节，琐碎繁杂、耗时耗力，但却不容忽视。这就要求计调人员必须认真负责、耐心谨慎。确认计划，要求坚持书面确认的原则，无沦是通过传真还是电子邮件的形式，一定都要有对方的书面确认。书面确认的内容包括：确认人、确认项目、确认时间，避免今后不必要的责任扯皮。这点是需要计调人员特别关注的。

确认的具体内容，是围绕计划落实客人的行、游、住、食、购、娱等各个环节是否已经按要求准备到位。

(l）行― 车队或汽车公司确认用车标准，是否有行李车；交通部门或票务中心，确认各段机、车、船票是否订妥；

(2）游― 导游部确认地陪和全陪的安排，景点门票的购买；

(3）住― 各饭店和饭店预订中心确认用房天数和间数（单间、双间、陪！司床）;(4）食― 各餐厅确认用餐人数、标准和特殊需求，如素食等；(5）购― 计调部确认是否有购物限制，如次数、地点等；(6）娱― 计调部确认娱乐项日的安排，如京剧、杂技等；

(7）地接― 各地接社确认已收到的计划，并按计划要求安排客人的行、游、住、食、购、娱。

（四）更改计划

俗话说得好：天有不测风云，计划赶不上变化。一个旅行团，说不定哪个环节就会有变化，计调部要马上将此变化无一遗漏地通知到各相关部门和．单位。如人数，不管是减少还是增加，都会影响到用车、用房、用餐和门票等。所有变更都

要按时间顺序与原计划存放在一起，以备随时查看，避免出错。传统的变更，都是计调部以书面形式发送到各相关部门和单位的，计调部将各部门签收、确认的变更单，按时间顺序逐一粘贴在原计划的背面。现在，由于电子邮件的广泛应用，书面变更的程序已被电子更改所取代，外联人员在原计划基础上变更内容，并通知计调部；计调部将变更情况通过电子邮件发送给各相关部门和单位。变更通知是对原计划的修正，若联系不当，则会导致混乱，造成失误，从而影响接待质量。因此，变更仍需要书面确认，流程与确认计划相同。变更的内容主要有以下几方面：

(l）人数的增加或减少；

(2）因人数变更引起的其他相应变更；(3）抵离航班、时间的更改；

(4）因航班变更，用餐时间和地点的相应变更；(5）其他内容的变更等。

（五）归档计划

计调部对外，不但要与饭店、交通、旅游景点、定点商店等机构联络合作，还要与其他旅行社合作；对内，更要与外联、接待和财务等相关部门搞好交接工作。计调部每天往来的传真、电子邮件、记录等非常多。团队旅行虽然结束了，但结算、统计等后续工作还有待完成。这就要求计调部务必要将计划作为原始资料归档收存，建立团队业务档案库，妥善保存起来，以便查阅。团队计划档案的留存时间一般为2 一3 年。

（六）统计计划

为了更好地发展业务，扩大市场份额，适应市场变化，在日益激烈的市场竞争中立于不败之地，旅行社必须对各项经营活动进行认真全面的统计，并进行科学有效的分析，从而及时调整经营方针与经营策略。因此，影响旅行社经营情况的一切数量关系，均是计调部统计工作的内容，具体包括如下几个方面：(l）客源统计：对客源情况的统计分析，是计调部统计工作最主要的一环。本旅行社一年及各个月份接待的人数、天数，各客源国（地区）的客源数量、客源流向，淡、旺季的分布等等，都应有详细的统计资料。通过对本期统计数据同上年同期统计划数据的对比，从中发现问题，找出规律，有利于旅行社决策部门开拓市场。通过图和表的形式，可以把旅游现象数量方面的资料形象、清晰地反映出来。(2）合作单位情况统计：旅行社与民航、铁路、饭店、汽车公司、旅游景点、餐厅、定点商店等方面都建立了合作关系，有必要对合作单位进行全面的统计和分析，看看本旅行社在一定时期内，向以上行业、部门和单位输送了多少客源，为今后能争取到更为优惠的价格提供依据。可根据需求设计出各种各样、不同形式的从各个角度反映本旅行社经营情况的统计表。如用车一览表、旅游景点价格一览表等。对这些表格也要妥善收存，分门别类以备查询使用。

注意事项

旅行社计调作为旅行社工作的核心，对他的从业人员有尤其严格的要求，但对于一些初次从事计调工作的人员来说，总有一些工作做得不到位，即使对于一些老计调来说也容易犯一些常识性错误。旅行社计调工作八大注意事项一

口头确认或不明确确认：计调在与相关合作单位确定吃、住、行、游、购、娱等方面的接待事宜时，必须要以接收到对方盖有公章或者业务专用章的的确认函或者接收到对方盖有公章或者业务专用章传真确认件为准，并加以核实，不能接受对方的口头确认或者网络聊天确认，即使对方是很熟的合作对象也不可以，因为口头确认和网络聊天确认的内容存在很大的变数，尤其是在旅游旺季时节，相关接待事宜较难得到保证，甚至造成与对方要求标准的不一致，从而给本社声誉造成不可弥补的损失。例如某沿海旅游城市一家旅行社在07年接待河北客人的时候，组团社一次性的确认了两批团队，由于传真确认件不是十分清楚，地接社计调也没有详细查看，电询了对方导游的电话号码后做行程安排，结果漏掉了第二批团队，致使第二批客人到达该城市游览时无房可住，时值旅游旺季，无法按照对方标准来安排，最后甚至让第二批客人露宿街头，此次事故造成的影响无论是组团社还是地接社，都是巨大的。最后组团社联合许多旅行社集体封杀地接城市的这个旅行社合作。口头确认的事宜对对方缺少法律意义上的约束，对方极有可能为了追逐更高的利润或者受其他因素的影响而撤销对你的接待承诺。一旦对方撤销对你的接待承诺，你又没有接到变更通知，在旅游淡季时节也许可以变通接待事宜，但旅游旺季时节对计调人员来说，绝对是严峻的工作挑战。处理不当会导致严重的经济损失和名誉损失。旅行社计调工作八大注意事项二，工作无条理：计调需要处理各种各样的日常或者突发事件，也需要与各种各样的人打交道，这就要求计调人员做事要有条理，有计划，要分清轻重缓急与先后顺序，更要预先准备好各种情况下的处理预案。计调要对每一个运行团队的基本情况烂熟于心，并适时进行双向的信息沟通。

计调要有一个机敏灵活严谨的大脑，要随身带一个大笔记本，把经常用到的各种信息分门别类地记下来，尤其是易忘但又需要特殊注意的一些事情更要随时记下来，每天都看上几遍，以备忘。可以写的很条理，也可以只是几个关键词，只要是自己能看懂就可以。

旅行社计调工作八大注意事项三，延误回复：计调人员对每一件需要你尽快给予回复的要求都要引起足够的重视，绝对不能拖延或者应付。否则，要么耽误事情的有效处理，要么会失去客户。比如对方要求你提供一个产品的报价，或者一条旅游线路设计，你必须尽快从自己的资料库中提取相关信息，并进行加工润色之后，在3—5分钟之内回复过去，否则对方会因等待焦虑而转而寻求其他合作单位。如果自己实在忙不过来，应该请其他计调人员给予协助。切忌对于不熟悉的旅游产品和线路胡乱报价，否则要么影响自己公司的经济收入，要么会影响公司的信誉，从而失去客户对公司的信任。

旅行社计调工作八大注意事项四，滥用通讯设施：计调人员对打出或打入的电话都应该言简意赅，快捷明了，不能闲扯过多的无关话题，也不能拨打私人电话，更不能用来谈情说爱而进行“话聊”，实在不能兼顾时要采用双手机或双卡或多手机的形式，并要以旅行社事务为主。否则会导致许多业务电话既不能打进也不能打出，会耽误旅行社业务的及时有效处理。与之相对应的是，计调必须保证24小时开机，不分上班时间还是下班时间都应该保证自己的联系方式是畅通的，除非重大事项，不能无故关机。目前旅游市场上的年轻化大有愈演愈烈之势，而且部分年轻人有比较多的共同话题，经常以工作之需的名义互相聊天，套近乎，从而达到拉住客户的目的，但是，某旅游城市的地接社计调在安排好本天的工作项目后外出，晚间，计划第二天到达的团队由于事故原因提前一天抵达该市，可是负责安排本项工作的地接计调由于手机故障的原因，电话始终接不通，最后，组团社在万般无奈之下选择了其他合作伙伴，从而造成了地接社的巨大损失。旅行社计调工作八大注意事项五，作业不精心：计调人员要缜密严谨，心细如发，目光如电，要能够发现接待计划中的细微变动，要对特殊要求仔细研究，要有重复检查及细节检查的意识。要对每一项需要向接待人员交代的注意事项都落实到书面上，不能只是在脑子里过一下或者临时现想，否则就会有遗漏而存在隐患，不利于接待计划的正常执行。计调的文档管理要规范有序，需要什么材料都能在最短的时间之内找到，不能一团乱麻一锅粥。特别对于顾客有特殊要求的，比如有回族朋友用餐要求，住宿时需要安排几个单人间，以及行程安排上的种种特殊要求，一定要牢记，要交代明细，同时在团队抵达之后要对本社工作人员再三叮嘱。旅行社计调工作八大注意事项六，行程安排不合理：计调要对本接待区域的吃、住、行、游、购、娱等事项全面了解并实地查看，还要掌握这些事项的最新变化，要以最优的组合规划，妥善安排旅游接待计划。对于一些诸如看日出、观潮汐、进场馆、游宫观、赏比赛的有关事项要严格掌握时间、地点、规则、禁忌、路线等的特殊要求。要以最合理最经济的方式安排行程，既方便与旅游者，也方便与己方的接待人员，更是为自己减轻工作负担。要适时与有关接待人员（包括导游与司机）进行信息沟通，虚心听取他们的意见建议。尤其是掌握最新的景区信息变化，否则将会给行程造成巨大的影响，甚至对本社利益造成巨大损失。某市某景区由于内部矛盾正在封闭，没有及时通知旅行社，同时旅行社也没有仔细询问，依然按照常理安排日常行程，结果抵达某景区之后，无法游览，因此造成客人不悦，由于该景区距离其他景区较远，在与客人沟通无果的情况下，地接社只能贴钱给客人安排异地的一个著名

景区做弥补，既造成了本社信誉问题，同时还蒙受了经济损失。针对不同线路不同行程，计调人员一定要做到心中有数，安排合理。旅行社计调工作八大注意事项七，与外联人员缺乏有效沟通：计调在安排团队接待计划及接待人员时一定要与联系本团的外联人员，向他详细了解本团队的有关信息及特殊要求，并据此作出有针对性的接待计划，按照一般经验制定的接待计划是不符合特殊团队要求的。只有加强沟通，增进了解，才能给游客跟舒心的服务，根据团队的特点提供相应的介绍与沟通，尽快减少客人在异地的这种不安全感，能够为更好的顺利的进行旅游行程提供巨大的帮助！

旅行社计调工作八大注意事项八，合作社缺乏了解：计调在联系合作旅行社时要对其进行深入了解，诸如规模、行业信用度、团量等信息是必须要掌握的，是否“黑社”或者部门更要从严核实，否则就会因图便宜而吃大亏。随着我国旅行业的蓬勃发展，一些人投机到旅游行业里，不讲诚信，抓住一个宰一个，合作一次骗一次的非常规旅游人员也不少，因此，计调人员在互相合作之前，要对合作方有一定的认知，不然，赔了夫人又折兵的事情就可能出现在自己的视野里。同样的道理，寻求诸如酒店、餐厅、旅游车、票务代理、导游、景点、商店等合作单位时也必须全面掌握有关信息。

第三篇：计调工作展望与总结

计调工作展望与总结

本人从事计调工作近4年，成功参与组织旅游项目多个。与多个景区、餐饮及航空工作协调人员建立了良好的信息渠道关系。并已锻炼培养出，习惯关注行业趋势及发展的工作态度。因为，这一切的热情均来自于个人对于旅游行业的热爱。

关于计调工作，本人的理解是以下几点。

1.接待地合作渠道信息统计

一条完美旅游线路计划的制定，是需要结合整体旅游行业走势、接待地即时行情以及政策性干扰等多方面的因素审酌而成的。其目标是将线路价格成本降低，将线路服务质量提高。以价格及服务，来创造公司整体收益的最大化。因此这就要求我们计调人员除了掌握正常作业的常规手段外，还要不断学习、钻研，及时掌握不断变化的新动态、新信息、以提高作业水平。具体的如要掌握宾馆饭店上下浮动的价位；海、陆、空价格的调整，航班的变化；本地新景点,新线路的情况，不能单纯靠“听人家说”、也不能只靠“打电话问”，要争取尽量做到注重实地考察，只有掌握详细、准确的一手材料。才能沉着应战，对答如流，保障作业迅速流畅性。因此，预前信息的整理统筹。无论是对于我个人日后旅行线路方案的确定也好，对于公司线路服务形象的建设性也好。都具备深远的意义。

2.线路方案制定

综合预前统计了以上的信息。在旅游项目方案的制定过程中，本人将工作更多的侧重于方案计划的“系统”与“快捷”。常规方案制定无非是“5定”(定房,定票,定车,定导游员,定餐)。因此，除了要做到耐心周到同时，本人还特别注重两个字，第一个字是“快”，如：答复渠道疑问时，不可超过24小时，能解决的马上解决,解决问题的速度往往代表旅行社的作业水平，会在行业圈内建立良好的口碑，争分夺秒，快速行动。是我一贯的工作信条。第二个字是“准”，即准确无误，一板一眼，说到做到，“不放空炮”。毕竟信誉才是个人与公司长远发展根本。

3.旅游接待工作

旅游接待工作是公司对外表现的第一步，首先代表了旅行社的形象。具体的表现，在于细节的处理。毕竟一个良好的印象，不是肤浅的靠华丽的辞藻，就可以直接影响客户的选择的。真诚、谦谨、干练是完成这项工作的不变准则。多从对方的角度，考虑客户切实的需求，结合本公司的资源项目优势，满足对方的需要。我觉得，这才是一次完整的接待工作，最终要达到的目的。

4.行业形式跟踪学习

通过几年的工作，我深刻体会到身为一个计调人员不仅要“埋头拉车”，也要“抬头看路”，要先学一步，快学一步，早学一步，以丰富的知识武装自己，以最快的速度从各种渠道获得最新的资讯，并付诸研究运用，才可以真正做到“未雨绸缪”。虚心苦学，知识化运作是我在参与计调工作中总结出的诀窍。当然，计调人员的全面提升，并不代表着做为一个计调就一定能做到任何事情都能安排得完美无缺。很多时候还是会在客观因素的作用下，而使得很多旅游计划不得不停滞或取消。因为这些改变而带来的损失也是不得已的。我们所能做的，就是尽量做到更及时、更全面地掌握外界的变化。并及时地根据自己的实际情况做出相应的改变，以适应整个工作环境整个旅游业甚至整个社会的变化。

总结：计调工作是公司的核心，要多了解、多问、细心才能做好计调工作。

2008年3月6日

第四篇：计调部工作原理和内容教案

广西理工职业技术学院教案

【复习旧知】

1.旅行社计调部的特点有哪些？

2.旅行社对计调部的要求主要表现在哪些方面？ 【引入新课】

旅游产品从某种程度上受环境、气候、交通等诸多因素的制约，而且还会随着消费的不同要求而变化，这就增加了计调业务的难度。成功的计调操作，往往可以弥补旅游产品的不足或其他原因造成的失误，起到鼓励更多旅游者购买旅游产品的作用。反过来也会因为计调业务的不严密、不细致而使旅游产品发生偏差，导致严重后果。因此我们要求计调具体操作人员，要精通业务、一丝不苟，稍一疏忽，差错与损失就接踵而至。【学习新知】

一、计调工作的基本原理

计调部业务，就要根据销售部及个组团社发来的预报进行分类整理，编制计划，并根据销售合同的要求落实好旅游者在当地的食、住、行、游、购、娱等事宜 1.计调业务要编写全社月、季接待任务预报及流量预报

2.根据本社历年的接待统计资料，分析、预测下一及每个月的旅游者流量 3.代表旅行社提前与相关部门签订合同

二、旅行社计调人员要对每个旅游团的接待计划逐项落实，目前，一般常用的操作方法有流水线操作法和专人负责法

1．流水线操作方法的流程是：接待计划(A业务员签收)－订车、船票(B业务员负责)+订房(C业务员负责)一市内交通(D业务员负责)一安排游览活动(E业务员负责)一订文艺节目(F业务员负责)一向接待部下达接团通知(G业务员负责)。

这种操作方法常被接待量较大的旅行社所采用，它一环套一环，不太容易出现差错，即使在某个环节上发生差错，也容易发现

2．专人负责法的流程是：就是将与本社有关系的旅行社(客户)分成几块，让每个业务员负责一块，从客户发来的接待计划起，一直到向本社的接待部发接待通知为止，均有一个业务员负责到底。

这也是一种行之有效的操作方法，尤其是对业务量不是很多的小旅行社比较适用。

二、计调工作的基本内容

广西理工职业技术学院教案

1.与交通部门合作的步骤及注意事项 2.与饭店部门合作的步骤及注意事项 3.与餐饮行业合作的步骤及注意事项 4.与旅游参观游览合作的步骤及注意事项 5.与旅游定点商店合作的步骤 6.与娱乐行业合作的步骤 7.与保险公司合作的步骤

此环节由各个小组的学生上台做汇报 【小结】

本次课主要学习了计调部的工作原理和基本内容，同学们通过学习计调工作的原理，掌握了计调部常用的操作方法，即流水线操作法和专人负责法。通过小组合作学习汇报计调部与七大部门合作的步骤，同学们对计调与计调合作的各个部门的合作步骤及注意事项有了初步的认识与理解。【课后作业】 预习第三章的内容

第五篇：旅行社计调工作流程及内容（模版）

旅行社计调的工作流程及内容

蔡耀钊

一、线路报价：

根据客人要求的景点、住宿标准、用餐标准、人数、天数等进行参考线路编排；根据线路及标准向旅游目的地旅行社或景点进行询价或询问政策或是自己手头的资料进行估价，向车队询问车价，再加入保险、导服、帽包等综费，给出一个大概的价格给客人。报价应把握好价格和利润，做到利润最大又不会报价太高。

二、线路编制：

在公司网站上传最新的热点线路，上传最近要出发的团队线路。方便查找存档。

三、旅游计划落实：

落实将要出发团队的“吃住行游购娱”安排。

1、用房：根据团队人数、要求、导游联系方式，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送确认件并要求对方盖章回传确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店，要求对方盖章回传确认或将联系方式给导游，让导游自己和酒店确认。

2、用车：根据人数、要求安排用车，电话联系车队预订车，提前一天确认司机，将司机的电话和姓名、车牌交给导游以便联系。

3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送点餐确认件，并要求对方盖章回传确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方盖章回传确认。

4、地接社安排：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求，并要求对方盖章回传确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方盖章回传确认。

5、出发前的物质准备：仔细落实并核对计划，核算需要的费用，写好预领单让导游前往财务处预领团款；将出团单、意见单、车辆单、导游日志单、以及各种回传确认件移交导游。

四、导游回团报帐：

团队行程结束，通知导游员凭出团单、导游意见表、导游日志表、车辆表、各地发票等及时向计调报帐。详细审核导游的出团单、名单、发票核实费用，确认签字移交财务处。

五、回访：

电话回访部分游客询问旅游状况，将情况上传网站，回团确认。

六、存档：

整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询。