总经理办公室岗位职责

第一篇：总经理办公室岗位职责

总经理办公室岗位职责

PART 1

行政人事经理岗位职责

岗位名称：行政人事经理

直接上级：总经理

直接下级：文员、行政助理、人事助理等

主要职责：

（一）行政专员职责：

1、协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

2、协助参与并起草公司发展规划的拟定年度经营计划的编制及各阶段工作目标分解；

3、负责总公司年度综合性资料，组织并起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件；

4、负责公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理；

5、搜集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；

6、负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，根据需要撰写会议纪要，并跟踪、检查、督促会议的贯彻实施；

7、监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查；

8、负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动，开展年度总评比和表彰活动；

9、负责公司内外文件的收发、登记、传递、归档工作；

10、负责公司办公用品的管理；

11、负责公司员工活动的策划和组织；

12、负责公司档案管理工作；

13、加强部门之间的协调，为促进相互之间的团结做好工作；

（二）人事专员职责：

1、负责公司人力资源工作的规划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；

2、负责制定和完善公司岗位编制，协调公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要；

3、根据现有的编织及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；

4、做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整组要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；

5、负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订；

6、建立并及时更新员工档案，做好年度/月度人员异动统计（包括离职、入职、晋升、调动、降职等）

7、制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；

8、对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；

9、负责拟定部门薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制；

10、制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督和控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；

11.、负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞退等手续；

12、做好员工考勤统计工作，负责加班的审核和报批工作

13、负责公司员工福利、社会保险、劳动年检的办理；

14、配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜；

15、定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成；

16、其他突发事件处理和领导交办的工作。

（三）行政助理岗位职责：

1、负责招聘工作，应聘人员的预约，接待及面试；

2、员工入职手续办理，员工劳动合同的签订、续签与管理；

3、公司内部员工档案的建立与管理；

4、负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达；

5、负责公司各部门的行政后勤类相关工作；

6、负责考勤及工资绩效的核算；

7、负责部门一些日常行政事务，配合上级做好行政人事方面的工作；

8、负责制定、监督及执行企业管理规章制度、行政人事管理制度以及工作流程、绩效考核制度；

9、负责组织企业文化建设工作，包括公司庆典、年会安排、会务组织、文体活动安排等；

10、协助上级制定各部门岗位职责说明书，报批后监督并执行；

11、协助上级制定员工培训计划，包括新员工培训以及所有员工的培训计划；

12、负责对新员工进行企业制度与文化的培训工作，建立企业形象；

13、负责协助各部门进行人员招聘工作，包括招聘流程、面试记录与筛选推荐等；

14、制定岗位晋升、下调策略，报批通过后加以监督执行；

15、制定薪酬上调、下调策略，报批通过后加以监督执行；

16、负责离职员工的善后处理工作，包括办公用品、钥匙、出勤核算、离职证明、合同解除等；

17、负责管理劳动合同、保密协议、房屋租赁协议以及各类人事行政文档；

18、协助各部门做好节假日期间工作安排，包括值班安排、检查门窗、关闭电源电脑等工作；

19、负责企业资产配置（包括办公设备、办公用品）的管理工作，包括清点、维护、登记等；

20、其他突发事件的处理

（四）前台文员岗位职责： 1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

PART 2：

（一）总经理办公室职责

1．坚决服从总经理的统一指导，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责；

2．协助总经理做好综合、协调 各部门工作，处理公司日常事务；

3．负责组织 公司规章制度的拟定、修改和编写工作；

4．负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；

5．负责公司行政文书的处理，做好文件的收发登记、传递、催办、归档、立卷工作；

6．负责公司印章的定理和信件的收发及报刊的订阅，分发工作；

7．负责公司办公用品的采购，分配与管理工作；

8．负责全体员工的劳动人事管理、职工工资管理及人事档案管理；

9．协助参与公司发展规划的拟定，年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；

10．负责全公司车辆的调度、安排、管理工作。

11．负责公司宣传报导工作及领导交办的其它事宜。

（二）总经理办公室主任职责

1．负责组织起草公司工作计划、工作总结、行政综合性报告工作年鉴和决议，组织拟定有关全公司性规章制度；

2．负责总经理办公会议的安排、记录、督促检查公司办公会议的贯彻落实情况，以及各中心材料上报，考勤、目标责任制落实情况进行工作巡查情况通报；

3．负责公司人事劳资管理，做好公司的人事管理、员工聘任、劳动合同签订工作；负责公司内外的合同、协议的组织审核、留存；

4．负责公司印章的管理；

5．协助总经理组织直辖市各部六共同输综合性工作；检查各门作协指标完成情况；

6．协助做好项目投资的考察、论证工作；

7．负责协调下属公司的有关事宜；

8．负责上级和和内部有关文件及文字资料的审阅；

9．负责协助处理突发事件及领导交办的其它行政工作。

（三）总经理办公室主任助理职责

1．负责办公室内部行政管理及后勤保障工作；

2．负责对外联系及来访人中贩接待工作，按政策处理来信来

3．加强经费计划管理，搞好经费预、决算；加强会计核算、组织经费供应和资金的管理，审查经费开支内容，提供会计核算资料；

4．负责输员工社会保险；

5．协助总经理办公室主任开展各项工作；

6．完成领导交办的其它工作。

（四）总经理办公室文员职责

1．负责公司文字材料的打印、复印及自检校对工作，并做好登记；

2．上及各单位来文、来函的收发、登记、传递、保管及文书档案的管理工作，认真执行保密制度。

PART 3

总经理办公室岗位职责

（一）部门及主任岗位职责 ：

1、筹办公司召开的重要会议，起草有关文稿、资料；负责公司总经理办公会议的组织及会议纪要和决议事项的督促、检查、协调工作。

2、负责公司文秘、信访接待、法人印章和法定代表人名章保管使用及行政信息的收集、整理、分析、传递、反馈工作。

3、负责以公司名义进行的行政接待工作。

4、协助公司领导对机关各部室工作进行协调、督办，协助处理公司的公关事务。

5、负责与当地公安机关的联系以及对各项目经理部施工现场的治安管理及消防、保卫进行检查、考核等工作；

6、负责车辆管理、交通安全以及公司交通安全委员会工作。

7、负责公司机关行政事务管理工作。

8、负责公司内部治安保卫、门卫值班、消防安全等的巡查工作。

9、负责公司电话通讯、水、电、汽管理，精神文明、环境卫生、公司风纪的监督检查。

10、负责公司机关办公设施、办公用品、计算机耗材、事务的采购、保管、发放工作。

11、负责公司的综合档案的管理工作。

（二）秘书岗位职责 ：

1、参与起草公司行政工作报告、年度工作总结、重要的行政管理制度及行政公文。

2、起草以公司名义报出的经验交流材料、专题汇报材料。

3、收集、编写、刊发公司行政大事记。

4、收集、编报公司信息，深入基层单位进行调查研究，及时将基层单位动态反馈给领导。

5、对各部门拟写的行政公文进行领导签发前的审核。

6、参与公司各类型行政会议和综合性会议的组织工作，做好会议纪录、记要工作。

7、协助主任对公司行政工作安排、行政会议决议、记要及领导批示进行督查督办，及时向领导反馈督办结果。

8、参与以公司名义进行的接待工作。

（三）档案事务管理岗位职责 ：

1、制定档案工作制度、办法、标准，并组织实施。

2、指导与监督各职能部门和项目经理部的预立卷工作。

3、对档案材料进行分类、组卷、编目、装订、装盒、上架。

4、负责编制全引目录、案卷目录、卷内目录、等检索工具，并运用微机进行检索。

5、严格遵守档案的查、借阅制度，为基层部门单位提供优质服务。

6、定期检查档案，对案卷中纸张破损、变质、字迹退色、扩散等文件材料进行修复、复制。

7、完成档案的统计工作。

8、严格执行保密制度。

9、负责保持档案库房环境，定期清扫，做到“七防”。

10、依照保管期限表，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，编写销毁清册，报总经理批准，办理销毁手续进行销毁。

11、负责机关办公用品、事务用品的验收入库、保管、发放和登记管理工作。

（四）治安消防管理岗位职责 ：

1、负责公司治安综合治理的日常工作，开展日常的治安、保卫、消防、交通安全的检查，协助公安机关进行各类案件的侦破工作。

2、开展“四防教育”，培训治安保卫员，检查指导治安巡逻队、夜间值勤值班人员的工作。

3、负责日常消防检查，检查整改情况，提出考核意见，填写呈报消防工作报表、整理健全防火档案。

4、组织消防知识培训，开展防火宣传，负责调购和发放消防器材，维护消防设备；负责年底开展消防检查验收、评比、考核的活动。

5、负责追查突发案件，调查火灾事故。

（五）车辆管理岗位职责 ：

1、组织制定交通安全管理的各项规章制度，督促、检查，落实情况；开展日常的交通安全检查，下发隐患通知书，了解掌握情况，提出考核意见。

2、组织公司机动车驾驶员会议，组织安全教育、安全法规考试；

组织 机动车辆自查自检和年审年检工作。

3、负责公司车辆的注册、过户、转出、转入、变更、注销登记工作；负责向国家征费部门缴纳公司车辆养路费、道桥费、车船税、运管费等。

4、负责公司车辆保险费用的缴纳及交通事故的理赔工作；负责组织营运车辆上线进行技术等级核定及二级保养的签证工作。

5、负责建立车辆档案，健立健全交通管理档案。

6、协助交警部门处理交通事故。

第二篇：总经理办公室岗位职责

我心目中的总办工作

时隔14年，庆幸有机会能再次与国企重续前缘，内心还是很不平静的。回顾自己的第一份工作，正是从一家国企总办开始起步的。可以说，那是我迈向社会、认识社会、历练自我、学会工作的开始，是人一生中与工作结缘的“初恋”，美好而记忆深刻。要谈我心目中的总办工作，我想还是结合自己的工作实践经历来认识这项工作。如果把总办的工作比作一部书，那么我的工作经历就是翻阅这部书的的一个记录。19年的工作生涯中，先后在国企、民企、外企工作过，奉献了自己的工作热情，也从中学习了很多书本没有教过的东西，得到了锻炼和提高。这些企业就是我成长的摇篮、人生的社会大学。每个企业都有自己的文化特色，都闪耀着个性的光芒。无论何时何地，回顾他们时，我都会怀揣一颗感恩的心来铭记这些企业曾经给予我的平台。

一、在实践的经历中认识总办的工作

总办的机构设置，应当说是具有中国企业特色的机构，特别是国企中最为常见。外企和民企中综合事务性管理部门常见的叫法是“管理部、综合管理部、企管部”，部门职能中没有“党团工作、妇女工作”。因此，基于总办的特殊性，我对总办的工作认识如下：

认识

一、实践中对总办工作的了解

我的第一份工作就是从三鑫集团开始的，他是开发区管委直属5大直属公司之一，下属参股和控股企业23家。1996年改制成为私营企业。记忆中，自己能进入集团公司总办工作，源于公司举办的一次征文比赛，从此我就与总办的工作结缘了。进入总办最初的工作岗位是文员，负责公司文档工作，包括①公司行政文书的处理，做好文件的登记、传递、催办、归档、立卷，以及行政文书档案的管理工作；②事务性公文的起草、下发、跟踪催办，以及其他部门发布文稿的校对、审核；③下属企业工作及各部门工作动态的了解和收集。④协助领导召集和安排公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，并编写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；⑤公司的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作；⑥协助领导做好全公司员工大会工作的组织工作。⑦开展总结评比和表彰活动；⑧协助领导做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；⑨与上级主管部门联系，公司有关法律咨询和联系工作；⑩公司简报的撰写和上报。

■工作体会：总办是总经理直接领导的综合管理机构，是承上启下、沟通 内外、协调左右、联系四方的枢纽，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心。总办的工作千头万绪，有安全保卫、卫生绿化、食堂、宿舍、车辆、行政接待、会务管理、法律事务、党团工作、妇女工作、公文和综合材料起草、文档印信、书刊管理、办公设施、水电通讯费、办公用品、文化活动等方面管理工作，以及各部门之间事务协调及与外单位联系沟通等。我从这些繁杂琐碎的工作中，学到了细心、周全和如何分清事情的轻重缓急，同时遇事要冷静，不要急于判断和下结论。协调事情时，多从对方的立场、利益和角度想问题，耐心和真诚帮助对方，力求实现双赢。

认识

二、实践中对人事工作的了解

进入荣昌制药是我的人力资源管理实践学习的开始，当时国内高校还未设立人力资源管理这门课程，因此，对这门学科的学习是在实践中摸索、学习和总结的。最初接触人力资源管理模块是教育培训，主要的工作内容有“培训制度建立和完善、教育积分管理制度制定与实施、继续教育的管理、员工自主开发的管理、入职培训、晋升培训、公司各层级人员培训课程的开发、教育培训计划的制定和实施、培训经费的预算和控制、内部讲师的选拔和管理、外部培训机构的开发和管理、培训效果的评估”。在担任部长助理期间，分管绩效考核（绩效考核制度的建立和完善、绩效考核方案的拟定和组织实施）；劳动关系管理（奖惩实施/劳动合同管理/劳资纠纷的协调处理/员工离职管理）；企业文化建设(公司内刊/对外宣传)，同时还担任公司GMP认证小组成员，负责体系认证中人事方面的文件体系起草拟定。经过全体成员的共同努力，98年荣昌制药成为山东省第一家通过GMP认证的中药制药企业。

■工作体会：在荣昌工作的6年，直接和间接地熟悉人力资源的各个模块，积累了较为丰富的实际操作经验，加深对人力资源理论的认识。在组织各种培训的过程中，也接受了方方面面大量的培训，学到了新知识、新理念和新技能。参加MBA的学习，使自己思维和眼界更加开阔，领导能力、执行力、创新能力和管理能力得到进一步的提升。同时，也深深地体会到人力资源管理是一门实践应用的学科，做好人事工作，不仅要努力学习专业知识和技能，还要加强做人的自我修养，培养自我高尚的人格。只有这样，才能赢得他人的信任和支持，才能协调好各方关系，更好地开展工作。

认识

三、实践中全面负责人事/总务/行政工作

华河机械是一家年轻的公司，有3家省外公司，分别是“湖南成功华河公司”、“广西成功华河公司”、“连云港成功华河公司”，烟台华河是总公司，省内下设16个办事处，人员总计600多人。由最初粗放式管理，逐步走向规范式管理。在此期间，我在人事、总务、行政方面做了以下主要工作，解决了公司管理中存在的突出问题，理顺了公司的管理。

（一）人事方面突出问题。

1、人员流动频繁，员工流失率较高。由于公司人员构成中销售人员和售后服务人员所占比重最大，这些人员又分散在各个办事处，过去经常出现人员不辞而别。

2、考勤管理混乱，经常出现人员已离职，考勤统计中还有此人，工资发放常出差错的现象。

3、员工调薪、升职没有规范性的管理制度，会出现经常性申请调薪的现象。

4、同级干部收入差距过大，干部内心不满，因此引起相互协作中出现推诿扯皮现象。

5、驻外人员劳动纪律缺少有效的监督。●应对的措施：

1、对现有在册人员，采取考勤日报制。

由过去手工记录，月报制改为各办事统一配备电脑，建立OA办公自动化平台，网上日报，分管薪酬人员网上确认，日报日结。

2、实行在册人员重新评价，评价合格统一实行劳动合同管理，公司缴纳社保，员工劳动关系纳入公司规范管理。

3、建立绩效考核评价，每季度兑现一次绩效工资，体现多劳多得。

4、建立公司晋升体系，采取双渠道晋升路线，分为管理类和技术类两条晋升路线。每年的1月份员工统一评价、考核，使员工的职务晋升和工资晋级做到有依据、有规划。

5、重新规划薪酬体系，增加年功序列工资项目。对干部采取年薪制、保密制，同级干部每月基本工资相同，年底绩效工资体现差异。

6、招聘、录用权收回公司总部，制定公司招聘制度和招聘流程，明确权责，避免任人唯亲的现象。

7、建立培训制度，利用淡季对公司各层面进行培训。

通过以上措施，提高了员工满意度，降低了员工流失率，规范了公司用人管理

（二）行政管理方面存在的突出问题

1、公司全年会议缺少计划性。

2、行政接待方面，缺少接待管理标准、接待操作流程等管理。

3、信息沟通成本较高。

4、文档管理不规范，包括文件格式、起草、审核、签发不规范，缺少文件 登记、传递、催办、归档、立卷等管理内容。

●应对的措施

1、会议管理方面进行重新规划，采取PPT会议方式。明确公司每年要开什么会议，哪些级别人列席，解决什么问题，会议组织方面如何节俭成本，提高效率。

2、行政接待方面，制定接待标准，接待流程。

3、信息沟通方面，统一建立公司邮箱，文件传递、处理在网上实行。减少电话沟通，实行网上MSN沟通，来降低通讯成本。

4、逐步推行公司标准化管理，建立公司管理制度标准化手册。

5、设计人事、行政、总务管理表格，加强公司信息统计和管理跟踪监控；

6、开展公司业务流程再造，避免人员流失带来业务衔接不上，便于公司业务培训的开展，缩短了新入职员工工作适应期。

（三）总务方面最突出的问题

总务方面最突出的问题是车辆管理（山东境内共有车辆61辆）。车辆管理中最突出的问题有三个：

1、油耗控制。

2、维修保养。

3、公车私用。●应对措施：

建立车辆管理制度，重点加强以下内容管理

1、建立日常出车运行记录，实行网上日报，不定期抽查。

2、统一规范公司购车品牌，避免品牌过杂，配件价格不容易掌控。

3、建立车辆档案，包括每月里程统计、加油时间统计、油卡发放统计、油耗统计、维修保养统计、车辆保险缴纳、事故出险统计等。

4、每个办事处实行车辆定点维修，并上报维修报价单（加盖公章的维修单位的）和维修服务费收费标准。

5、维修报废的零部件由各地办公室文员登记，司机签字，文员确认上报总部车管人员。

6、司机人员实行单车考核，考核指标由里程数、油耗、维修保养费、事故率等几项KPI指标来考核评定。

■工作体会：作为管理部长，除需要具备良好的综合素质和业务能力外，还需具备很强的抗压能力；既要有大局观，还要有统筹规划能力；既要有原则性，同时还要不失灵活性。既要事无巨细，又要学会弹钢琴。既要有很强的执行力，不折不扣把总经理的要求和指示精神落实下去，还要注意协调和平衡各部门之间关系；既要严格执行公司规章制度，还要处事公平、公正。认识

四、实践中深入了解HR精细化管理

东洋机电（烟台）有限公司，是一家韩国上市公司。公司下设两个事业部群，分别生产汽车零部件（微电机系列产品）和工程机械配套部件（液压油缸系列产品），公司人员800多人。人力资源部编制8人，2个课长，5个担当，1个副部长。下设人力开发课和人事课，人力开发课长分管招聘、培训、员工职业规划、绩效考评、员工晋升晋级、企业文化、劳务外包管理。人事课长分管考勤管理、薪酬管理、福利管理、奖金管理、社保管理、劳动合同管理、公司组织机构图更新管理、劳动关系管理、员工调配、离职管理。

人力资源部副部长主持部门工作，分管下属两个课长。主要的工作内容包括：

1、根据公司实际情况和发展规划拟定公司人力资源规划，人事制度建设；

2、审定人力资源部、月别工作目标和预算，经批准后实施；

3、负责组织工作分析与工作说明工作，完善《岗位说明书》等；

4、审核组织招聘管理工作（招聘/后备人才/研修人员）；

5、审批公司员工薪酬与福利管理，报总经理批准后转财务部执行；

6、受理下级的合理化建议，按程序处理，及时对工作中的争议做出处理；

7、主持制定培训教育体系及制度的建设并实施、考核，负责培训提升员工的整体水平和员工的HR开发；

8、定期分析人事、劳资信息，并向总经理报告；

9、制定下级岗位描述，定期听取述职报告并对其做工作评定；

10、负责绩效管理体系实施的监督、检查、指导、资料汇总、绩效考核结果的运用；

11、负责指导、培训、监督、检查所属下级的各项工作；

12、负责与政府相关对口部门的联系和沟通；

13、后备人才的管理，根据公司战略方向，确认未来人才需求计划；

14、定期主持人力资源部例会，并参加公司有关人事方面的会议；

15、指定专人负责本部门文件等资料的保管和定期归档；

16、审批相关人事报表和计划，并安排执行。

■工作体会：对人力资源管理的先进管理模式和精细化管理有了一个全面了解和掌握。东洋机电管理体系沿用韩国本社的管理体系。相对而言，管理体系相对成熟和完备，流程清晰，管理规范。日常业务处理注重依据，并落实到书面，书面材料以图表为主，文字为辅。事前有禀议（相当请示），事后有结果报告，并严格按照层级程序审批。优点：规范、严谨，分工明确，管理精细，责任明确，执行力强，便于监管。缺点：呆板、缺少弹性、决策效率偏低。

二、我心目总办的工作内涵及工作思路

基于以上实践认识，结合面试时，公司领导对公司现有情况的介绍。我对总办的工作内涵理解及工作思路解概括如下：

（一）工作的原则

1、坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责；

2、严格遵守公司规章制度，认真履行工作职责 ；

3、协助总经理从总办的角度做好综合、协调各部门工作和处理日常事务。

（二）对总办主任职务的认识

总办主任在同级领导层中的地位，具体体现在一以下三个方面：

1、从领导者的决策职能看，他处在“辅助者”的地位。

2、从总办主任在同级各职能部门中的地位看，总办作为职能部门是综合办事机构和枢纽机构，与各部门有着经常性的联系（包括公司内部各部门之间的协调、指挥、调度及与上级主管部门及时沟通等）。

3、从总办主任在本部门中的地位看，他是总办日常工作的主持者、组织者和指挥者。

（三）总办主任工作的特点

1、政治性，总办主任必须协助本单位贯彻执行党的基本路线、方针和政策。自觉遵守国家的法律法规，推行本单位的规章制度。

2、辅助性，总办是服务性部门，服务于公司经营管理大局和经营目标，对总经理全面负责。

3、全面性，总办主任作为总经理的助手和参谋，对与领导工作有关的活动，不论是实际执行，还是研究讨论，也无论涉及的内容是什么都应当给予辅助和关注。其他职能不管的杂事，总办主任也必须主动关心、协调。

4、事务性，总办主任从会议记录、文件形成，到执行、督促、签字、盖 章，从来信处理、接待员工、到谈心教育等都要关心，要做到事无巨细。

5、保密性，总办主任直接为领导的各项工作服务，对领导的意图、人员的任免和处理事项、有关文件和资料，总办主任本人做到保密的同时也要教育和监督有关人员保守机密。

（四）总办主任的职责

1、承办职责

1）承办同级领导层的集体决策和领导个人交付办理的事项。2）承办公司交办的各项工作。

3）承办同级各职能部门和下级单位转办的工作事项。

2、参谋职责

1）总办主任和领导层之间具有经常接触的便利条件，必须做到及时的与上级领导沟通公司各部门中存在的问题。

2）总办主任的工作同领导层的工作要同步进行。领导层要抓的工作往往是总办主任必须大力度抓的事情。在工作的协调当中比较容易出现“思维共振”。为辅助好领导顺利开展工作打下基础。

3）总办接触的范围比较广，掌握信息比较其他部门更加便利，对外联系更加广泛，要将外部信息及时反馈给领导。

3、管理职责

1）文书管理，文书工作是总办工作的重要组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。公文工作一般包括围绕公文的拟定、处理、与保管而进行的撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的文书管理环节。特别是要做好对上级主管部门材料处理、传达、上报等环节的把握。

2）信息管理，总办主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供有价值的信息出谋划策来实现。信息管理要求及时、准确、充足、适应、经济。

3）会务管理，包括会前管理（确定会议名称、时间、地点、议事日程、会场布置、会议通知）、会中管理（会议签到、会场服务、会议记录）、会后管理（整理会议记录、印发会议纪要、会议文件的立卷归档、会议决议的落实跟踪）。

4）保密管理，健全保密制度，加强思想教育，指导企业管理好商业秘密工作，加强队伍建设，加强组织机构，做到专人专管。

5）财务管理，总办主任必须严把财务关，对公司各种日常办公用品的领用，要严格按照公司日常办公用品领用程序发放。

6）人事管理，公司的大小事务都是通过各级人员完成的。总办要想能够 在沟通协调的过程中节约时间提高效率，就必须先管理好人，因此要做好人力资源的各项管理工作，包括人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效考核管理、薪酬福利管理、劳动关系管理、社保管理、人事档案。

7）后勤保障的管理，总办主任要重点做好对内服务性支持，对外服务性接待等工作，具体而言，包括车辆、食堂、宿舍、卫生、接待、保卫等管理工作。

4、领导指挥职责

1）执行性指挥：在目标既定的情况下，主要解决贯彻落实的问题。

2）应变性指挥：在既定的目标发生改变的情况下，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。

5、协调职责

1）对内协调各部门达成总经理要求的工作目标；

2）对外协调上级主管部门、政府部门及与公司有业务往来各单位的关系；通过平衡协调内外关系，为公司的经营发展创造和谐的内外部环境。总之，总办的工作内容繁杂而具有挑战性，面对繁杂琐碎的大量事务性工作，总办主任必须理清头绪、拓展思路，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，务求把各项事务落实到实处。我愿接受挑战，愿意在中钢集团烟台钢格板公司的发展历程中写下自己人生浓重的一笔。以上所述是我的粗浅的认识，请领导指正。

林海

二O一O年七月十一日

杨

第三篇：总经理办公室岗位职责

总经理办公室岗位职责

总经理办公室岗位职责

（一）总经理办公室职责

1、坚决服从总经理的统一指导，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责；

2、协助总经理做好综合、协调 各部门工作，处理公司日常事务；

3、负责组织 公司规章制度的拟定、修改和编写工作；

4、负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；

5、负责公司行政文书的处理，做好文件的收发登记、传递、催办、归档、立卷工作；

6、负责公司印章的定理和信件的收发及报刊的订阅，分发工作；

7、负责公司办公用品的采购，分配与管理工作；

8、负责全体员工的劳动人事管理、职工工资管理及人事档案管理；

9、协助参与公司发展规划的拟定，经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；

10、负责全公司车辆的调度、安排、管理工作。

11、负责公司宣传报导工作及领导交办的其它事宜。

（二）总经理办公室主任职责

1、负责组织起草公司工作计划、工作总结、行政综合性报告工作年鉴和决议，组织拟定有关全公司性规章制度；

2、负责总经理办公会议的安排、记录、督促检查公司办公会议的贯彻落实情况，以及各中心材料上报，考勤、目标责任制落实情况进行工作巡查情况通报；

3、负责公司人事劳资管理，做好公司的人事管理、员工聘任、劳动合同签订工作；负责公司内外的合同、协议的组织审核、留存；

4、负责公司印章的管理；

5、协助总经理组织直辖市各部六共同输综合性工作；检查各门作协指标完成情况；

6、协助做好项目投资的考察、论证工作；

7、负责协调下属公司的有关事宜；

8、负责上级和和内部有关文件及文字资料的审阅；

9、负责协助处理突发事件及领导交办的其它行政工作。

（三）总经理办公室主任助理职责

1、负责办公室内部行政管理及后勤保障工作；

2、负责对外联系及来访人中贩接待工作，按政策处理来信来

3、加强经费计划管理，搞好经费预、决算；加强会计核算、组织经费供应和资金的管理，审查经费开支内容，提供会计核算资料；

4、负责输员工社会保险；

5、协助总经理办公室主任开展各项工作；

6、完成领导交办的其它工作。

（四）总经理办公室文员职责

1、负责公司文字材料的打印、复印及自检校对工作，并做好登记；

2、上及各单位来文、来函的收发、登记、传递、保管及文书档案的管理；

3、做好各种办公用品的维护及管理工作；

4、协助总经理办公室主任助理开展各项工作；

5、完成领导交办的其它工作。

（五）总经办司机职责

1、司机在总经理办公室主任领导下工作，根据工作需要随时准备出车；

2、加强车辆的维护与保养，定期检查车况，节约用油，保证行车安全；

3、遵守交通规划，服从交通管理，严防交通事故，按时办理各种行车缺乏经验续；

4、车辆出现问题应及时向办公室汇报，并及时处理；

5、服从调试，不得擅离职守，私自开车外出；

6、完成领导交办的其它工作。公司员工礼仪规范

一、乘车的礼仪规范

乘车时应遵循“客人为尊、长者为尊”的原则。上车时，应让车辆开到客人跟前，帮客人打开车门，然后站在客人身后等候客人上车。若客人中有长辈，还应扶持其先上，自己再行入内。

车内的座位，后排的位置应当让尊长坐（后排二人坐，右边为尊；三人坐中间为尊，右边次之，左边再次），晚辈或地位较低者，坐在司机边上的座位。

二、介绍中的礼仪规范

介绍就基本方式而言，可分为为他人作介绍、被人介绍和自我介绍三种。

当你要将某人介绍给别人时，按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都应按此顺序作介绍；向女士引见男士；向职位高的人引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有高职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的意愿，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。

当你自己被介绍给他人时，应该面对着对方，显示出想结识对方的诚意，等介绍完毕后，可以握一握手并说“你好！”“幸会！”“久仰！”等客气话表示友好。如果你是一位男士，被介绍给一位女士，你应该主动点头并稍稍欠身，然后等候对方的反应。按一般规矩，男士不用先伸手，如果对方不伸手也就罢了。如果对方伸出手来，男士应立即伸手轻轻一握。如果你是一位女士，被介绍给一位男士时，一般来说，女士微笑点头即可。如你愿意和对方握手，则可以先伸出手来。

当你想同某人结识，却又一时没有找到合适的介绍人时，那么不妨可以作自我介绍。作自我介绍时，可主动打招呼说声“你好！”来引起对方的注意，然后说出自己的姓名、身份，也可一边伸手跟对方握手，一边作自我介绍。

在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程中应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。

三、握手的礼仪规范

首先是握手的姿式。一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切切不可掌心向下握住对方的手，这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。

其次是握手的顺序。在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握；在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握；在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。

握手的力度也应注意。一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十分友好的表示。

握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。

四、使用名片的礼仪规范

当我们向他人递送自己的名片时，应说“请多多指教”，同时身体微微前倾，低头示意，最好是用双手呈上名片，将名片放置手掌中，用拇指夹住名片，其余四指托住名片的反面。请注意名片的字迹应面向对方，便于对方阅读。如果自己的姓名中有不常用的字，最好能将自己的名字读一遍，以便对方称呼。

接受他人的名片时，也应恭敬。当对方说“请多多指教”时，可礼貌地应答一句“不敢当”或“随时请教”。接过名片，一定要看一遍，绝对不可不看一眼就收藏起来，这样会使人感到你欠诚意。看不清的地方应及时请教。看过名片后，应将名片放好，不要随意乱置，以免使人感到不快。

五、称谓的礼仪规范

称谓的礼仪要求可概括为“称谓得体，有礼有序”。称谓应符合身份，可以对方的职业相称，也可以对方的身份相称。在对方身份不明的情况下，采用以性别相称“某先生”或“某小姐”。称谓还应符合年龄。对年长者称呼要恭敬，不可直呼其名，可敬称为“老张”、“老王”等；如果是有身份的人，可以将“老”字与其姓相倒置，这种称呼是一种尊称，如“张老”、“王老”。称呼时可借助声调、热情的笑容和谦恭的体态表示尊敬。对同辈人，则可称呼其姓名，有时甚至可以去姓称名；称呼时态度要诚恳，表情自然，体现出你的真诚。对年轻人则可在其姓前加“小”相称，如“小张”、“小李”，抑或直呼其姓名。称呼时要注意谦和、慈爱，表达出对年轻人的喜爱和关心态度。

六、交谈中的礼仪规范

交谈时要尊重对方、谦虚礼让。要善于理解对方，然后因势利导地谈论话题。对别人的谈话，我们应当认真倾听，并鼓励引导对方阐明自己的想法。正确的意见，应表示赞同；不同的看法，若无原则性问题，不妨可以姑且听之，不必细究；若是事关原则，可以婉转相告，表述自己的看法，但不要得理不让人，使别人难堪。要避免一切直接触犯他人感情的话。在自己的言谈中，要避免一切独断自是的言论。

两人交谈时，最好目光交流持同一水平，说话时不要东张西望，也不要目不转晴地盯着对方或目光冷漠地看着对方，这些都会引起对方的不快。谈话时也可以适当运用一些手势来加强语气、强调内容。但手势不能太多和幅度过大，这会使人感到不舒服，更切忌用手指点对方。

交谈时要注意语速和音量总量，要尽可能吐字清晰，不快不慢。讲话时声音要适中，以对方能够听清和不妨碍他人交谈为宜。

七、拒绝中的礼仪规范

拒绝别人时要不失礼貌，可采用如下方法：

“位置置换法”。有的时候要拒绝对方时，可以朋友的口吻相待，将自己的难处讲出，请对方站在自己的角度体察和谅解。

“先肯定再否定”。当对方提出的问题需要你明确地表示“否定”的，你可先选取一个局部的枝节方面予以肯定，然后再对问题的主要方面提出否定。

“让我考虑一下”。拒绝别人时，最好不要太快，稍微拖延一段时间，让气氛缓和些较好，若能避免当面拒绝则更好。这样做，不仅可以避免当面拒绝时的尴尬，又可使对方觉得你对他提出的问题确是经过慎重考虑后才作出回答的。

八、道歉中的礼仪规范

由于我们工作的疏忽或失误，影响了公众的利益，那么，我们就应当及时说声“对不起！”以求得公众的谅解。这类情形在工作中是时常碰到的，小则是一些误解、纠纷，大则是被称之为需要“危急公关”的恶性突发事件。一旦发现自己的言行有损于组织形象，或是组织的行为有损于公关的精神，便应主动道一声“对不起”。道歉时态度要真诚，是发自内心的表达歉意，决不可敷衍了事，做官样文章。道歉时，也不要奴颜婢膝，纠正自己的过错是一件值得尊敬的事，应当堂堂正正。

九、聆听中的礼仪规范

聆听时要专心致志，保持目光接触，仔细听清对方所说的话。不要三心二意，东张西望，这些都会影响我们听讲的效果。应当排除一切干扰集中注意力认真倾听。聆听时，要积极鼓励对方畅所欲言，表达尽自己的思想。聆听的同时，还要注意察言观色，边听边想，努力体察对方的感觉，敏锐把握对方话语里的深层含意。

十、打电话的礼仪规范

打电话的礼节我们可以归纳为礼貌、简洁和明了六个字。

使用电话交谈时，要注意语言简洁和明了。电话用语要言简意赅，将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来。在办公室打电话，要照顾到其它电话的进出，不可过久占线。

在打电话之前，应先做一下准备，将所要说的问题和顺序整理一下，这样打起电话来就不会罗罗嗦嗦或者丢三落四了。

拨通电话后，应当先自报一下家门和证实一下对方的身份。如果你找的人不在，可以请接电话的转告。这时可以先说一句：“对不起，麻烦你转告×××……”，然后将你所要转告的话告诉对方，最后，问清对方的姓名，向对方道谢，切不要武断挂断电话。若不需要对方转告，也应向接电话人致谢。

如果所打电话是要通过总机转接的，应对总机小姐说：“请转×××分机”。

电话通话期间，语言要简洁明了，事情说完后道一声“再见”，便及时挂上电话。打电话的时间，要考虑到对方是否方便，最好在上班时间打电话。

当听到电话声响起时应迅速起身去接，拿起听筒，若对方没有发话，你也可先自报一下家门：“您好！××公司”，让对方明了你的身份。作为接话人，通话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方以积极的反馈。

如果对方请你代传电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。传呼时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。如果不放下听筒呼喊距离较远的人，可用手轻捂话筒，然后再呼喊接话人。

如果要接电话的人不在，打电话的人要求你转告的话，你应做好电话记录，记清打电话者的姓名、所属单位，转告的具体内容，是否需要回电，以及回电号码、时间，对方打电话时的日期、时间等。记录完毕后，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。

当接到拨错的电话时，应礼貌温和地告诉对方“您打错了”，不可粗暴地挂上电话。通话结束时，作为接话人，一般来说，应等对方先挂上了电话后再放下话筒。

十一、服装中的礼仪规范

整洁、美观、得体是员工着装的基本礼仪规范。具体来说，即要与自身形象相和谐，与出入场所相和谐，与着衣色彩相和谐，与穿着搭配相和谐。

衣着应与自身形象相和谐。这里的自身形象有两层含义，一是指所从事的工作的职业形象，二是指自身的身材长相。员工在穿着方面应表现出稳重、大方、干练、富有涵养的形象。

衣着应与出入的场所相和谐。不同的社交场合应着不同的服装。

员工办公时的着装要整齐、稳重、大方，不能穿短裤、运动服，不得着超短裙。

十二、礼仪场合的仪容规范

员工仪容应符合职业特点。应注意个人卫生，保持整洁美观；服装要清洁、整齐，特别是衣领和袖口要保持干净；男士穿西装时，应佩带领带，着中山装时，要扣好领扣、领钩，穿长袖衬衣袖口不可松开或卷起；女子淡妆为宜，切忌浓妆艳抹、过分修饰。

第四篇：办公室总经理岗位职责

1.全面负责办公室工作文秘、行政、安保等各项工作。

2.负责办公室的人员招聘、岗位设置、职责设定等。

3.负责指导、监督、评估办公室副总经理的工作。

4.为公司领导出谋划策，担当助手作用。

5.负责办公室前瞻性、创新性工作的筹划。

第五篇：总经理办公室秘书岗位职责

总经办秘书岗位职责

岗位职责：

1、负责起草酒店或阶段性工作计划、总结、请示、报告、会议记录、记要等日常公文，做到文理顺通，符合规格要求。

2、负责来文的收发登记、传阅和归档。

3、协助组织安排总经理办公会和其它行政会议，做好会议记录，撰写好决议和记要。

4、编制和控制酒店发文文号，并对文号流程及文件名称及时登记。

5、负责办公室值班、接待、接听电话，做好有关记录并及时向有关领导报告。

6、负责接待和安排总经理约见的客人。

7、负责编制酒店每周工作日程表以及酒店总值班表。

8、负责传递报总经理或副总经理阅批的酒店经营情况，记录以及部门请示报告。

9、做好本部门文具用品和物料的领取、保管、发放以及工资、奖金、补贴的领发。

10、负责酒店公文、函件、资料的打印和复印，讲究文印质量，区分轻重缓急，优质高效地完成任务。

11、熟悉文印设备的性能，做好清洁保养工作，保持机件处于良好状态。

12、根据文件发文范围，认真做好文件的发送与签收工作。

13、根据文书档案管理的要求，具体负责酒店行政和业务资料、文件的收集、整理、立卷、归档工作。

14、负责文书档案的登记、编号、借阅等管理工作。

15、加强工作责任心，严格执行安全保密工作，不得在文印室内吸烟和接待与工作无关人员。

16、认真做好上级交办的其它工作。

总经理办公室文印、档案管理岗位职责

职位：总经理办公室文印、档案员

部门：总经理室

直属领导：办公室主任

工作概述：负责酒店内部的文印、收发以及档案管理工作。

职责描述：

1、负责酒店公文、函件、资料的打印和复印，讲究文印质量，区分轻重缓急，优质高效地完成任务。

2、熟悉文印设备的性能，做好清洁保养工作，保持机件处于良好状态。

3、根据文件发文范围，认真做好文件的发送与签收工作。

4、根据文书档案管理的要求，具体负责酒店行政和业务资料、文件的收集、整理、立卷、归档工作。

5、负责文书档案的登记、编号、借阅等管理工作。

6、加强工作责任心，严格执行安全保密工作，不得在文印室内吸烟和接待与工作无关人员。

7、保持文印室的整洁，认真做日常清洁工作。

8、认真做好上级交办的其它工作。

酒店行政秘书人员岗位职责

行政秘书岗位职责

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一、岗位名称：行政秘书

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二、岗位级别：

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三、直接上司：总办主任

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四、管理对象：机要员、打字员

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五、岗位提要：在总办主任领导下，撰写、审核大厦各类应用文稿，办理办公室内部日常事务，负责大厦文印、文书档案管理工作。

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六、具体职责：

1.按照上级要求，起草大厦对内。对外各类报告、公文函件、通知、总结及总经理所需的讲话稿，做到文字通顺，符合行文规范。

2.参加行政例会和其他有关会议，记录并整理会议纪要。

3.汇总各类报表，编写大厦经营管理工作的“大事记”。•••

4.协助总办主任处理日常接待，来信来访等有关事宜，及时上传下达。••••••••••

5.负责总经理的日常电话转接，向总经理提供秘书性服务。

6.督导下属做好公文收发、打字、文印、文书档案和印章管理工作。

7.督导总办的设备保管和维护工作，使之正常运行。

8.完成总办主任交办的其他工作。

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七、任职条件：

1.工作认真负责，办事稳重灵活，任劳任怨，保守机密。

2.掌握文秘专业知识，熟悉国家民族宗教政策和当地民族风俗习惯，了解大厦各部门运转程序，掌握行政管理规范。••••••••••

3.文字能力较强，行文规范流畅，条理清楚，有较强的独立工作能力，具有英语的初级水平。•••••••••

4.具有大专以上文化程度，从事秘书工作两年以上。•••••••••

5.身体健康，仪表端庄。

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八、权力：

1.根据工作需要，有对下属工作的调配权。

2.对下属奖惩的建议权。

3.有权签署下属物资领用申请单。