OFFICE加密步骤及行政公文格式

第一篇：OFFICE加密步骤及行政公文格式

OFFICE加密步骤

步骤如下：

文档左上方文件按钮，另存为—工具--安全措施选项—输入密码（包括打开文档密码和编辑文档密码）。

PS：行政公文行文格式

1.页面设置—页边距的上、下、左、右分别为3.7、3.5、2.8、2.6厘米；

2.层级关系—

一、（二）、3.一是； 其中阿拉伯数字的层级关系后为小数点，不是顿号；

3.标题字体根据不同要求进行选择，二号字体，居中排列；

4.标题与正文之间空一行；

5.正文用仿宋GB2312字体撰写，正文段落间单倍行距，去掉“如果定义了文档网格，则对齐网格”；

6.每段开头空2字符，左对齐排列；

7.落款与正文空三行；

8.电子章数量为1个时，落款右对齐排列，空4字距离；电子章数量为2个时，落款居中排列。

第二篇：行政公文

恭喜你升为经理，这是我们职业生涯上的又一次调整与机遇。为了更好的做好计划案，做好部门间的协调工作，我们可以从两个角度作为切入。首先，大致了解每个部门工作为何——他们在做什么，根据计划案的需要，可以初步的定位需要那些部门的协助，需要参与的力度如何。接下来，我们就需要了解根据已有的精确的自我与部门主管的性格特质，与对应的部门组织特征，做计划与沟通，去确立如何执行的细节。在了解自我与相应部门主管的性格特质的前提下，沟通时，我们可以更加有的放矢：如果自己是理智型倾向，而沟通主管是情感型倾向，则我们与之讨论时，可以有意识的注意沟通的方式，调整管用的“对事不对人”的客观思辩式，更加灵活考虑对方的感受，从而获得一次愉快的交流。对于协调运作的部门，在计划制定时，也可以运用组织特征进行风险管控。如一个依赖特质的部门，在协同运作时需要注意时效性的把握，他们有灵活的应变能力，同时因此可能会有最后时限拼杀的特质，我们在协同计划时就可以考虑入此时间把控风险，做到提前预防策略。相信通过这样的切入，一定可以顺利逐步推展开计划案的稳步实施，带来各方多赢的工作开篇。

1、做好角色转换，适应新部门的环境。由副主管提升到主管，而且是调到一个新部门，难免有这样那样的不适应，这也不奇怪，先让自己的心沉静下来，给自己一些信心，梳理一下工作的思路，逐步完成角色的转变。同时，也给他人一些时间。刚到新部门，不可能很快得到大多数人的认可，所以，也要给他们一些时间，让他们逐步了解你，认可你，悦纳你。

2、坚持“多看多听多思”的原则。比如多了解该部门的人员基本情况、优势、薄弱环节，做到心中有数；多听听新部门员工的合理化建议，虚心一些，在情况不很了解的时候，不必急于发表自己的看法，这样可以避免因为对情况不熟悉而做出轻率的结论。据我所知，很多人新到一个单位或部门，还没有把自己融入其中，往往容易看到它的不足和问题，还喜欢和自己原来的进行比较，并且在说话中有意无意地表现出来，特别是那些很想有作为、性格直率的新人，表现更为明显。从初衷来说，并没有错。但是，结果往往是适得其反或欲速则不达。为什么？因为这样做，最容易把自己置身于矛盾的中心，也容易引起反感。刚到新部门，宜多了解情况、多看、多听、思考为主，不但要看存在的问题，也要善于发现该部门的长处和优点，因为正向的激励永远都是需要的，而且能够获得更多的支持。

第三篇：行政公文

第二讲 行政公文

（简单介绍）

一、行政公文

是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（其实就是通俗所谓的红头文件）。

这些红头文件的格式、写法国家是有具体规定的，比如，在2001年时国家出台过一个文件——《国家行政机关公文处理办法》（后来可能还有修定），怎么写这个上面都有规定。所以当同学们考上了公务员需要起草这些公文时，一定要学学这个办法，要依照这个办法。

通常行政公文分以下一些文种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

按行文方向的不同还可分为上行文（下级对上级的行文，请示、报告）、平行文（平级机关之间或不相属机关之间的公文，函）、下行文（上级向下级机关的公文，命令、决定、通报）

根据机密程度可分为：公布性公文、内部公文、机密公文等。

每一种文种都有一定的适用范围，这个适用范围在哪里，大多是在这个《国家机关公文处理办法》里。当同学们以后做了公务员，搞了这些文字工作，这个文件恐怕都要学习，如果不组织学习，则自己也要看看。

二、行政公文的作用

这些红头文件有什么作用？其一，领导和指导作用（上级政府对下级政府在工作上的领导的实施，很大程度上依靠这些红头文件）。其二，沟通作用（机关之间彼此情况的了解，信息的沟通，交流经验，商讨对策等大多也是依靠这些红头文件）。其三，宣传教育作用（通过这些文件来宣传党和国家的方针政策，以起来宣传的作用。要学习科学发展观了，就会下发许多文件，用来通知学习，并且阐释科学发展观的意义，这就起到了宣传教育的作用）。其

四、凭证和依据的作用（行政公文具有法律效力，所以下级机关解决问题、开展工作时可以上级机智下发的公文为凭证和依据。平级单位之间业务往来的一个凭证。一旦出了什么问题，这些公文都是重要证据。以免互相推诿。重要的公文都要存档，所以这些公文还是历史事件的见证，有一定的文化意义。如《尚书》，绝大部分就是商周 1 时期的行政公文，成为了经典之一）。

三、公文写作要求

1、熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定。（公文具法律效力，所以一定不能违背了某项已颂布的法律、政策，所以起草者一定要了解这些方针、政策、法律）

2、主旨明确，内容单一。（这是《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的。这也是为了提高工作效率，符合应用言语的一般要求）

3、格式规范，结构合理。行政公文的格式大多有明确规定，不能乱来。这在哪个《国家行政机关公文处理办法》里差不多都有规定。

4、遵循各项行文规则，选用合适的文种。（行政公文种类很多，在具体应用时要根据需要选择恰当的种类。做了公务员的同学要注意这一点）

5、语言简洁、准确、庄重。（很严肃，明白表达出意思就可以了，不必有太多的不必要的修饰与铺垫。这也符合应用文的一般要求。）

通报的写作

一、何为通报

通报是用于表彰先进（公司里出了什么好人好事，捡了客户的几万块钱交给了公司，没有据为已有。公司的员工路遇歹徒对美女图谋不轨，拔刀相助，见义勇为。这时公司想奖励他，并在奖励他的同时教育别的职工也这么干，弘扬正气。决定对他进行表彰，奖励他10000块钱，并通报全公司。这就需要写个通报，告知全公司），批评错误（公司某职工态度恶劣，并严重坑了客户，进而损坏了公司的利益，这时公司想批评他，并想起到杀鸡儆[jǐng]猴的作用，这时也可写一个通报），传达重要精神或情况（公司里发生了重大事件，如董事会变了，由国有变成了股份制等等。这时需公司所有员工都知道，于是就可用个通报）时使用的应用文。

通报一般分，表彰性通报（表彰先进集体，个人等的通报），批评性通报（批评某个人，某项事的通报），情况通报（用来传达重要事情以引起人们警觉和注意）

假如，公司让你写一份通报，这个通报怎么写？题目怎么拟？

二、通报的格式和写法 标题的写法

一般都得有个标题，这个标题有固定的格式。

其一，完全式，三个部分，发文机关，事由，通报字样。如，中铁三局关于表彰王小三同志见义勇为行为的通报。石家庄公路局关于对李小二同志聚众斗殴行为的通报。

其二，省略发文机关式。有时通报的标题省略发文机关，关于表彰王小三同志见义勇为行为的通报，关于对李小二同志聚众斗殴行为的通报。这也是一种常用格式。一般当内部发行（只在铁路局内部发行，人人都知道发文机关时就用第二种。当面向外部发文时，则用第一种）。

注意，“事由”部分一定要将是个什么事说清楚要将主旨体现出来。如上述通报，一般不应该说成是：中铁三局关于王小三同志的通报，关于李小二的通报。这就只说出了人，没有说出事由来，为什么通报不知道。这样的标题就不是个好标题。

正文的写法

1、表彰性通报。表彰性通报正文的格式一般包括四个方面：介绍先进事迹，分析评价事迹的意义，作出表彰决定，提出出希望要求。如，某某厂关于表彰张二同志拾金不昧的通报

我厂退休职工，共产党员张二同志，于某月某日拾到人民币两万元，虽然张二同志爱人长期瘫痪在床，家境比较困难，但张二同志不为重金所动，将拾到的钱款如数交到某某派出所。张二同志在金钱面前，体现出的高尚品德，受到广泛的称赞。（介绍先进事迹，与分析评价事迹的意义）

为表彰张二同志拾金不昧，本厂决定奖励张二同志500元奖金，并在全厂通报表扬。（做出表彰决定）

希望全厂职工，尤其是共产党员，向张二同志学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡献。（提出希望要求）

这就是通报的惯用格式。同学们在以后写通报时，可以用此格式套。同时在写这几个部分时，我们要注意以下情况：

在介绍事迹部分。要尽可能简明扼要，忌啰嗦。但一般要把人物、时间、地点和事情的主要经过和结果交待明白。一般人们容易犯的毛病是在交待经过和结 3 果时容易啰嗦（不要写成记叙性文学作品，掺杂进很多撰稿人的感情，这就不对了，要用客观冷静的语气把这个事叙述出来就可以了。比如，张二是怎么拾到的这个钱，是饭后散步的时候拾到的，还是下班的时候拾到，拾到时是回了家，亲戚朋友让他的上交的，还是亲戚朋友不愿让他上交，他力排众议上交的。还是他拿到后，没回家就直接去了派出所。甚至派出所是哪个民警在值班，是如何对张二说的，张二又是如何回答的。等这个细节性的事情就不必要写了）。对事迹的评价要在介绍事迹的基础上做简要评价与意义分析（分析这个事好，好在哪里，可贵可贵在哪里），这个地方也要求简明扼要，点到为止，不要展开来说，展开来说了，就不是通报了，成报告文学了。更不用引经据典的，什么孔子说过什么，孟子说过什么，或张二从小长在红旗下，受到了党的良好教育等诸如此类的事就不用展开说了。表彰部分只说明给予什么奖励就可以了，再不用啰嗦别的事了（不用叙述做这个决定的过程，什么领导班子开了几点的会，几个人点了头等，这些完全没有必要）。发通报的目的在于表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习，因此，结尾部分一般有希望和号召的内容。（希望和号召部分，一般要说清楚让什么人学习什么。说清了这两个“什么”就可以了。至于原因等别的事就不会写了）

2、批评性通报

批评性通报和表彰性通报的写法类似，也分四大块：介绍错误事实，分析评价错误的根源与教训，处理（处罚决定），希望和要求。

某某市食品酿造工业公司关于某某食品厂司机王三私自开车去北戴河游玩的通报

公司所属各单位：

今年某月某日晚，某某食品厂司机王三以磨合汽车不借口，私自做主开“630” 食品防尘车带五人从某某分厂去北戴河游玩。于某某日早八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回。往返行程六百多公里。（介绍错误事实。在这一部分里，与表彰性通报的要求一样，也得说明白人物、时间、地点，事情的主要经过简明扼要的交待清楚。不能啰嗦。如这个事是谁出的主意，他们合计的过程，去北戴河的路上了又出现了什么情况等都不用说）

王三此次私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。车队负责 4 人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机王三予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交去北戴河全程所有汽油费。（分析评价错误，提出处理决定。这一部分也与表彰通报一样，要简明，但要点出错误的实质与根源。不用长篇大论的议论。处理决定也只写决定就可，不有啰嗦决定的过程）

望各厂接此通知后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂必须加强对车辆的管理，建设建全各项规章制度。今后磨合车，要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合；车辆存放要指定地点，严格限制去外省市，把车辆管理工作提高到一个新的水平。（希望和号召。与表彰性通报一样，发批评性通报也是为了教育别人，引以为鉴。所以往往有这一部分。也是用精炼的语言点明是什么人学什么即可。解决了两个“什么”就可以了）

课堂提问 找出不妥之处 关于李四的通报 各系、处、室、各班级

我院97计算机班学生李四，1998年11月30日中午到学院饭堂吃饭的时候，看到排队打饭的人多，就要强行插队打饭，有同学劝他要遵守纪律时，他还大声说：“关你屁事！”，一们纠察队员走过来阻止他，他不管三七二十一，拿起搪瓷饭碗打在纠察队员头上，致使那位纠察队员头部受伤。李四的行为引起了再场其他同学的公愤，有人甚至叫嚷要把他拉到派出所去关押起来。

据查，李四平时学习也不够刻苦，上学期期末考试有一科仅得61分。经学院领导研究决定，给予李四记大过一次处分。

希望广大同学以此为戒，努力学习，争取在学年考试中取得好成绩。其一，标题不清楚（关于李四违纪打人的处分通报）

其二，介绍错误事实时欠简练（在餐厅打饭时，不听同学劝助强行插队，在受到纠察阻止时，用搪瓷饭碗殴打纠察队员，造成纠察队员头部受伤。）

其三，至于期末考试得了61分，在此处就没必要说了。

其四，没有对李四行为的评价。（李四目无组织纪律，不遵守就餐规则，并且动手打人至伤，错误实属严重。经„„）

其五，希望号召部分有点文不对题。（遵守各种规章制度，树立良好的秩序意识，养成照章办事的好习惯。）

3、情况通报。分三个部分，缘由，情况概述并分析，提出要求和希望。（缘由部分）介绍这个情况通报发出的前因后果（要求简练，不啰嗦）。情况概述部分，对这个情况做概略性介绍并分析好的一面，并找出存在的问题（要求也是简练准确）。最后提出希望与要求。例如，见附页。

课堂练习：

2010年3月1日下午5点左右，石家庄市某某机械厂工人赵五在骑自行车下班途经北二环东路时看见一个歹徒抢了一位女青年的皮包后逃走，赵五跳下车截住歹徒并把他抓住，但却被另一个随后接应的歹徒从背后扎了一刀，赵五手臂受伤，仍紧紧抓住歹徒不放。最后，闻讯而来的几位民警和保安人员合力把两个歹徒制服。石家庄市某机械厂决定给予赵五通报表扬，并发给奖金6000元。

请为该厂写一则通报（有标题）。

第四篇：行政公文

核心提示：第一次启动Photoshop时，工具箱将出现在屏幕左侧。可通过拖移工具箱的标题栏来移动它。通过选取“窗口” >“工具”，您也可以显示或隐藏工具箱。工具箱中的每一个工具用一个图标来表示,理解为每一个工具的意图和功能是学习Photoshop的关键。photoshop工具箱

第一次启动Photoshop时，工具箱将出现在屏幕左侧。可通过拖移工具箱的标题栏来移动它。通过选取“窗口” >“工具”，您也可以显示或隐藏工具箱。工具箱中的每一个工具用一个图标来表示,理解为每一个工具的意图和功能是学习Photoshop的关键。

在Photoshop CS2的工具箱中包含60多种工具，每一个工具都有一项特殊的功能，你可以用它来完成创建、编辑图象或修改其颜色等一系列的操作。如下图所示：

我们看到有些工具所在位置的右下角会有一个很小的箭头，如果有，表明有多个工具共享此位置，要想看到一个工具箱位置中的所有工具，请将鼠标指针移动到此工具箱的位置并且按住鼠标按钮不放；要想选择其中的一个工具，将鼠标移动到此工具上，单击此工具来选择它。当松开鼠标以后，该工具就会出现在“工具箱”上。

如果将鼠标指针在一个工具上停留几秒种，就会出现一个信息条来显示它的名字以及使用键盘选择它需要按下的字母键(如果想关闭此提示，可以依次选择“编辑”︱“首选项”︱“常规”，然后关闭“显示工具提示”选项)。你可以通过按快捷键的方式来选择工具箱中的工具。要选一个与其他工具共享工具箱位置的工具，只需在按下SHIFT键的同时按下此工具的快捷键。例如，按下SHIFT-M可以选择不同的选取工具，按下SHIFT－P可以选择不同的钢笔工具。

下面是photoshop的帮助文件中对各种工具的作用的概述.(各种板本的 photoshop的工具箱会略有不同)

具体的每个工具怎么使用，我们会从下一课开始讲解。

第五篇：行政公文

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

编辑本段公文结构用语

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。国家行政公文有12类14种,即命令（令）；议案；决定；意见；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；答复（回复）；会议纪要。

编辑本段行政公文的格式要素

行政公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。红色反线以上的各个要素统称眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。

编辑本段版头

由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字或者加上带括号注明的文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。编辑本段发文字号

由机关代字、年份和发文序号组成如：渝府字〔2009〕23号

2、份号标注同一份公文正本份数的号.在秘密以上等级公文中标引。3，密级秘密，机密，绝密

4、紧急程度特急，急件

一、标题1． 规范式：三部分，即：发文机关+事由+文种――用于重要、庄重的公务2． 灵活式A 二部分：一是发文机关+文种（以上标题下可加时间）二是事由+文种三是“转发+始发机关及原通知标题”B 一部分：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

编辑本段正文

1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）2． 正文A． 原由：一是依据：# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前„”类时间状语 ；简介人物及事迹#文件： 常用“根据„”；往往是一句话# 意义：议论：常用“是„”# 作用 ：常用“将使„”二是目的：常用“为„”原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达）

1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文

中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。注意：自此以下常运用序码。顺序是

一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。C 结尾：（可以不要）常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。

编辑本段请示模式

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。【印章、发文时间】 编辑本段报告模式

报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。【标题】一般是：“事由+报告”。【主送机关】与请示相同。【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了„”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。

编辑本段通知模式

通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）+（始发机关）原文标题”。【主送机关】直接上级。【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）+批语”。如：“现将《***办法》发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由+事项+结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报到时间、地点和要求、需带材料

等任免通知：格式固定【附件】可有可无【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。【发文时间】用汉字小写数字

编辑本段公务文件的特点

一 有法定作者制发。法定作者指依法成立并能以自己名义享有权利承担义务的社会组织及其领导人。二具有法定的权威性和现行效用。法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。现行校用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力具有依据和凭证功能。三 公文具有规范的体式和特定的处理程序。公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。收文和发文均有一定的处理程序各环节皆有顺序性和规范性不得自行其是。

编辑本段国家行政机关公文处理办法

（2000年8月24日 国发〔2000〕23号国务院发布）

第一章 总 则

第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。