办公室主任应具备的能力

第一篇：办公室主任应具备的能力

文章摘要: 医院办公室有沟通上下左右、联系四面八方的桥梁和纽带作用。办公室主任既是政务参谋又是事务主管。还是服务先锋，是办公室运转中枢的“首脑”。办公室服务质量的好坏，直接反映医院的形象。特别是跨入21世纪以来，随着加入WTO和现代化信息化办公的开展，对办公室工作提出了更高、更新的要求。本人在办公室工作20多年，耳濡目染办公室主任工作的繁重和不易，从中感到要当好办公室主任必须增强责任意识、服务意识、效率意识和创新意识；提高思想艺术、用人艺术、参谋艺术和协调艺术；掌握工作中的高度、深度、力度和广度；同时还必须自我完善，不断提高。以适应新的形势和新的任务的需要。(共2页)

文章关键词: 办公室主任 医院办公室 办公室工作 服务质量 用人艺术 纽带作用 21世纪 责任意识 服务意识 创新意识

文章快照: 之间的协调工作，正职与正职之间、正职与副职之间、副职与副职之间的协调，用商量的态度、探讨的口气发表自己的意见，征询对方的看法，或提出自己的意见。让对方选择采用，共同寻求解决问题的最佳途径。达到协调的目的；二是要做好领导与科室之间的协调，主要是领导交待的工作要做好落实督促工作以及把各方面的意见和建议收集、整理，向领导反馈，帮助领导了解全面情况；三是做好科室与科室之间的协调，及时有效地向有关科室通报情况和信息，帮助有关方面熟悉全面情况，既知己，又知彼，克服思想上的局限性，认识上的不一致性，工作上的扯皮推诿，使问题得到解决。协调者应遵循的原则是：服从全局，实事求事，坚持原则，平等协调，维护团结，积极主动。3掌握工作中的高度、深度、力度和广度31办公室主任在工作时要站在一定的高度：高屋建瓴，自觉运用换位思维方法，即站在领导者的高度，站在全院的高度，站在改革的高度，站在人民利益的高度去认识事物，分析问题和思考问题。这样才能把握时代脉搏，提供的信息撰写的文稿就会贴近领导的工作思路和口味，才能向领导提出有分析、有见一62一地、有分量的决策方案和建议，使办公室真正成为领导的“补脑”，充当领导的思想库和参谋部。3．2办公室主任在工作中要有“深度”：要创造性地开展工作，不断提出新观点、新思路。求深度的关键是深入调查研究，做到正确理解领导的意图，准确了解职工的情绪。对全院工作有一个动态的把握，在遇到问题时能迅速进入角色，及时为领导提供信息、意见和建议。3．3办公室主任在工作上要有“力度”：对领导批示的重要文件，要做好督查落实工作，并及时向领导汇报督查情况，要在督查上下功夫。督查是办公室贯彻领导决策的重要步骤和真抓实干的关键环节。要抓住中心，定期督查；抓住重点，着力督查；抓住难点，集中督查；抓住热点，全力督查；连续工作，反复督查。要有狠劲，抓紧落实；要有实紧，真督实查；要有韧劲，常抓不懈。3．4办公室主任在工作中要有“广度”：收集信息要广，信息是决策的基础。要组建纵横交织、反应灵敏、传递迅速的信息网络，有目的地收集信息，去伪存真，去粗取精，进行筛选、加工、综合、整理，编印信息刊物，为领导进行科学决策提供可靠的依据。知识面要广，善于运用广博的知识处理工作中遇到的各种问题，既要是“笔杆子”，又要成为“活动家”；既要做“诸葛亮”，又要当“实干家”；既要当“政工师”，又要当“经济师”。4自我完善。不断提高4．1要有良好的政治素质：要热爱祖国，政治立场坚定，能正确地理解和贯彻党和政府的各项方针政策。有深厚的政治理论功底，有为社会主义卫生管理

事业献身的精神，能按照同志“三个代表”的思想完成各项任务。4．2要有高尚的职业道德和思想道德素质：有强烈的社会责任感和工作责任心，全心全意为人民服务。乐于奉献、严于律己、善于合作、敢于改革、勇于进取；自爱自尊、关心尊重他人、自信但不自傲、不固执已见；为人正直、诚实守信、作风正派、豁达大度、廉洁奉公。4．3要有广博的知识素质：要培养广泛的学习兴趣，刻苦攻读自然科学和社会科学各个领域的书籍，上晓天文地理，下知风土人情，既要有系统的卫生管理理论知识、医学知识，又要有一定的文学知识、法律知识、外语水平、现代信息管理技术，还要有市场经济、经营管理等方面的知识。并且要不断更新和拓宽知识面，只有这样，才能适应参与政务、管理事务、搞好服务的需要。4．4要有良好的身心索质：能沉着应对巨大的工作压力，能与周围的同志维持良好的人际关系，在任何时候都能保持心态的相对轻松和工作的高效率，敏捷的思维、充沛的精力是提高工作效率的前提，而健康的体魄是维持正常工作的保证。

第二篇：办公室主任应具备的能力

办公室主任应具备的能力

办公室主任是个特殊的角色，虽然级别与其他部门负责人相同，但其地位和作用十分重要。因此，单位主要领导在办公室主任的选用上慎之又慎，对其要求的标准也比其他部门的负责人要高。那么，办公室主任应该具备哪些素质或能力呢?

政治站位要高

办公室主任是主要领导的参谋和助手。要学会站在领导的角度想问题、看问题。头脑清醒、立场坚定、是非分明，政治敏锐性、辨别力要强。而政治上的清醒来源于理论上的成熟，这是提高政治站位的思想基础。只有善于学习才能有助于提升站位。

服务意识要好

办公室主任从事的是服务保障工作，一要辅助领导决策指挥，二要服务单位各项事业的发展，三要保障全员的后勤事务。只有强的服务意识，才有可能提供到位的服务，让上上下下都感到满意。

领导能力要优

办公室主任最重要的一项能力就是脑瓜灵，反应快，领悟强。理解领导意图的能力是一种基本功。办公室主任与主要领导形成思想上工作上的默契，靠的是学习和熟悉领导的思维特点和工作风格。否则不知要领，就难以和领导合拍，做正确的事。

工作能力要硬

办公室主任是个全面手、大管家。不仅善谋、能写、会说，还要办事能力强。既熟悉业务，又能解决实际问题。既善于组织协调，又善于管理服务。既能够兼顾上下，又能够顾及左右。如果办公室主任的能力不够全面和突出，整体工作会受到很大影响。

执行能力要强

办公室主任承担着上传下达、联系左右的职责。执行能力是检验素质态度的一个重要方面。雷厉风行、不打折扣的执行领导的指示要求，其工作作风对整个团队运行效率效果的作用至关重要。其中，对重点工作的督查督办是体现执行能力的很重要的一个方面。

自律要求要严

办公室主任代表的是单位的形象，也是主要领导的形象。领导越是信任，个人自律要求要越严。首先是嘴要严，不乱说话;其次是手要严，不触红线;第三是身要严，不能懈怠;第四是为要严，不乱做事。

纵横关系要顺

办公室主任涉及的工作领域很广，要落实领导要求，快办事、办成事、办好事，就要处理好方方面面的关系。在内部关系的处理上，要戒盛气凌人，虎假虎威的作派，低调做人，赢得上下认同。

办公室主任官不大，权不小，责不轻。一般人干不了，干得好的不一般。能坐上办公室主任的位置，意味着你进入了后备梯队下一步会有更好更快的发展，也意味着你要更多的付出、更大的提升。办公室主任的位置是把双刃剑，能成就人，也能毁了人。办公室主任整天围绕在领导身边，有利的是能够跟领导学到许多东西，其努力与成绩领导看得很清楚，且与领导容易产生密切的关系。但不利的是自身的毛病领导看得也很明白，且比别人付出的更多。

俗话说，伴君如伴虎，办公室主任可不是好当的。但是，办公室主任又是最有前途的。因为，不是可靠的心腹，领导是不会把你放到如此重要的位置的。办公室主任做好了，领导更上层楼，你也跟着更进一步。做不好，就会被领导踢出圈子，甚至是打入冷宫。所以，一个优秀的办公室主任，无不是战战兢兢，如履薄冰。

如何与领导有一个好的沟通与交流，让领导满意呢？

要做到如下：

01

要目光如炬：就是说眼睛里要有事，不能目光呆滞看不出眉眼高低。比如，领导一抬手，就明白要抽烟，马上递过火柴，领导一举足，就知道领导要上车，马上打开车门。当然，这不是什么奴才嘴脸，定义职业素养更为恰当。

02

要耳听八方： 办公室主任一般在领导隔壁或者是套间的外面办公，有呼叫器还好点，如果没有呼叫器，就要时刻竖起耳朵，保持警惕。因为粗门大嗓的领导很少，大部分领导说话声音都比较小，千万不要疏忽走神而漏过了领导的亲切召唤！当领导叫你三遍的时候，你还没有反应，挨批肯定是板上钉钉了。

03

要守口如瓶：办公室主任是领导的心腹，必然会接触很多公司人事、技术以及商务秘密，甚至领导个人隐私！嘴巴一定要严，千万不要口无遮拦。比如有人打听领导去哪儿了，即使是你一手操办，也要笑呵呵的回答：领导去哪里，怎么可能告诉我们这些小兵啊

04

要思虑精纯：办公室主任可以有猪的憨厚，但不能有猪的思想。所以，一定要善于思考。不思考，工作就无法改进，不思考，错误就难以避免。绝对不能稀里糊涂，得过且过。管理上有句名言，人最大的愚蠢就是在同一个地方摔倒两次！

05

要心细如发： 一个出色的办公室主任最大的特点就是心细如发，关注细节。不要小觑细节，往往细节决定成败。很多能力突出的人之所以得不到重用，大多是败在了细节上。所以，粗粗拉拉，稀里马虎的人绝对不适合做办公室主任。

06

能出手迅速：一个好的办公室主任，光有眼疾还是不够的，手一定要快。如果比领导慢半拍，到底是你服务领导，还是领导为你服务？比如，你跟领导走到了门口，如果领导给你开门，估计你的仕途也就走到头了。

07

要腿脚勤快：办公室主任相当于领导和各部门之间的桥梁，会经常代表领导进行工作追踪，沟通联络，甚至是信息采集，对外交流，不能总是坐在办公室发号施令，所以腿脚一定要勤快。

08

要洁身自好：领导最忌讳的就是身边的人欺上瞒下，那样领导就成了瞎子聋子。这样的行为，任何领导都不会容忍。很多领导之所以犯了错误，办公室主任有时推波助澜，罪名就是没有管住身边工作人员。所以，想做好办公室主任，千万不要搞一些歪门邪道。否则，一旦被领导发现，绝对不敢再信任你。因为任何领导也不会拿自己前途开玩笑。

09

要唾面自干：在领导身边工作，受委屈是家常便饭，毕竟没几个领导宅心仁厚，宽宏大量。比如，领导心情不好，恰好你又犯了错误，必然会批评几句，甚至训斥辱骂也是司空见惯。所以，办公室主任一定要摆正心态，要像唐代娄师德一样做到唾面自干。受不了委屈，忍不了责骂，动辄跟陶渊明似的不为五斗米折腰，是做不了办公室主任的。

要小有文采： 办公室主任，免不了要写写画画，比如对外的请示报告，对内的决定通告，即使不用自己动笔，起码也要懂得润色修改。不能写的漏洞百出，语句不通。所以，不学无术，文笔枯涩是做不好办公室主任。即使勉强应付，这也必定如坐针毡！

总之，领导对办公室主任的素质能力要求很高。办公室主任的岗位是机遇与风险同在，挑战与希望共存，成败都在自己。把握好办公室主任的角色，最根本、最重要、最基础的，一在做人二在做事。

第三篇：办公室主任应具备能力

市一院办公室：办公室主任应做到“三个不能”

一是领导交办的事情不能在我这里延误。各项工作要做到高效、及时，办事不拖拉，讲求实效。它既是办公室工作的要求，也是办公室主任工作的最基本要求。时间就是金钱，效率就是生命，没有及时，就没有效率，就会贻误领导工作。因此，凡是应当办理的工作事项都应当按照领异要求，有早不宜迟，迅速办理，不拖拉，不怠慢，真正做到今日事今日毕。同时，办公室工作有其自身规律可循，主要表现在周期重复性的工作方面，如公文收发处理、档案管理、行政事务的管理，各种统计报表、工作总结、年终考核等等，要求我们要适应这些周期性、重复性的工作，掌握工作规律，提前做好工作准备，从而减少工作压力。

二是各种事务性差错不能在我这里发生。这就要求我们在承办和管理具休事务时，应当做到准确无误，不得有丝毫的疏忽大意。要严格按规章制度办事，对于把握不准的问题要及时向领导请示凡事不能随心所欲，按自己的喜好行事．要树立办公室里无小事的思想观念。因为在日常工作中，有些看似小事、杂事的工作，如果处理不好就可能会贻误大事，如一个重要电话漏传、一个重要会议内容漏记、一些关键性的档案未建，所带来的后果是可想而知的，所以，办公室的同志要有强烈的责任心和使命感，既要头脑清晰，工作严谨，又要遇事果断，雷厉风行。

三是办公室的形象不能因我而受影响。对外办公室是一个单位形象的代表，工作人员的一言一行直接关系到单位的社会形象；对内作为规章制度的监督执行者，办公室人员在遵规守纪方面的带头作用关系到各项规章制度能否得到贯彻落实。因此．作为办公室工作人员一定要做到模范遵守各项规章制度，自觉维护办公室的形象。在工作中要以事业为重，坚持原则性，不分亲疏彼此。处理事清做到公平、公正、公开，一视同仁，不掺杂个人感情，做到对待上级与下级一个样，对待领导与一般职工一个样。只有这样，才能经得起领导和职工的检查与监督，推动办公室工作规范、高效开展。

市三院办公室：办公室主任必须具备的能力水平

办公室主任的职责是主持办公室的全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。

一、担当办公室主任所必须具备的政治素质和个人品质：

一是敬业精神要强，工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，这是干好办公室工作的前提条件。

二是思想要活跃，要有解放思想，实事求是的优良作用，接受新生事物要快，爱学习，爱出点子，改革和超前意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性，才能不断开拓新局面。三是办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严格，严于律已，要起模范带头作用，这是做好各项工作的保证。

四是要信奉诚实、正派的做人准则，要有高尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观，做到堂堂正正做人，认认真真做事；所谓“朴实”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把劲全使出来，就是一个好同志；所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事；要谦虚谨慎，慎用权力，知人善任,能够与人团结共事,而且具有良好的协调能力和工作方法。有了成绩归功于大家,出了问题要主动承担责任,关心下属要一视同仁,始终发挥整体合力的战斗作用。

二、担当办公室主任必须具备的知识能力

从办公室的职能来看，综合性强，职能繁杂，担负着机关内务、文秘、档案、协调和机关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能

力和管理经验。

一是具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，加之办公室岗位的要求，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。

二是要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字写作基础，同时，要熟悉相关业务知识。医院办公室主任如果即懂行文规范，又懂一定的医学知识，具备良好的文字功底和语言表达能力以及工作方法，那么工作很快就能驾轻就熟。如果不具备这一点，那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。

三是要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉，而且要对医疗行政管理、后勤设备保障及安全保卫等各部门整个工作都有所了解。只有打下综合管理能力的基础，才能在协调处理相关问题时处置恰当、合理。

三、办公室主任应具备良好的精神状态

办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务上下左右，具有整体性强、影响大的特点，要使办公室具有战斗力，发挥窗口树好形象，办公室工作人员必须具备良好的精神状态。一是忠诚可靠，洁身端正。在思想上忠于卫生事业，不折不扣地理解党的路线、方针、政策，特别是卫生政策，树立全心全意为人民服务的思想；在行动上要服从领导，对领导和各项决定应认真地贯彻执行，不得自行其事，一旦遇到领导做出的决定不妥或明显失误时，应该出以公心，予以提醒，切不可为博得领导欢心而盲目服从，曲意迎逢。警惕各种腐朽思想的侵蚀，抵制各种不正之风，堂堂正正做人，清清白白从政，勤勤恳恳办事。

二是任劳任怨，勤奋好学。不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫，甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地做好，这些成绩和效果往往不是显而易见的，但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的，并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日，这就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，经受得起各种误解、委曲和挫折，胸怀要宽，肚量要大，要运用自己的智慧，既化解矛盾，又综合协调，努力为领导分忧解难，把工作搞好。

三是团结同志，宽以待人。一个单位的同志，由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异，作为办公室主任就必须大事讲原则，小事讲风格，对人必须宽厚诚恳，对事必须严谨认真，只有这样，才有协调各科室之间的矛盾、职工与领导之间的矛盾，让同志之间、科室之间、上下级之间，团结一心，促进医院工作的高效运转。市传染病院办公室：围绕德才兼备 狠抓素质提高 加强队伍建设

为了建设一支“德才兼备、精干高效”的办公室工作队伍，不断提高办公室工作水平，主要从以下三个方面着力加强自身队伍建设。

一是政治从强抓学习。我们把讲政治、讲学习放在办公室工作的首位，组织办公室人员进行政治理论学习，提高办公室人员的思想政治素质，树立办公室人员的政治意识、大局意识，培养其坚定的政治立场和较强的政治敏锐性，善于从政治上观察、分析和处理问题；坚持用“三个代表”重要思想武装头脑，忠诚坚定，经得起政治考验，甘于奉献，耐得住艰苦磨练，廉洁自律，抗得住各种诱惑；与时俱进，开拓创新，求真务实，以高度的政治责任感做好每一项工作。

二是业务从精抓提高。一方面，我们组织办公室人员认真学习有关政策法规、公文处理办法等业务知识；另一方面，我们采取参加各级举办的培训班、业务知识讲座等形式，加强了办公室人员文字综合写作、计算机知识等方面的业务培训，使每个办公室人员在个体素质

上工作水平不断提高。

三是作风从实抓改进。一方面，我们确定了加强作风建设的“十字”方针，即热情、严谨、团结、奉献、创新，要求办公室人员树立正确的办事观，做到“不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为”，始终坚持“一个原则”，那就是既为院领导分忧，又为职工、病员服务的原则，身体力行，扎扎实实地做好每一项工作。带头改进工作作风，减少办事环节，提高行政效率，增强了服务的主动性，克服了“脸难看、门难进、事难办”这一机关作风的顽症，做到了“门好进事好办”，实现了由管理者的角色向服务者角色的转变。为医院各项工作的顺利开展起到了重要作用。

第四篇：办公室主任应具备的基本素质

办公室主任应具备的基本素质

有人说机关办公室人员是“万金油”、“电线杆”。有的把办公室工作概括“三为三办”：为领导、为机关、为基层服务；办文、办事、办会。我认为这些说法不无道理，但这只是对办公室工作的一些感性认识。在实际工作中，要当好办公室主任，其内涵远远不是这样简单的。我认为要称职的办公室主任至少要具备以下六个方面的基本素质。

一、应具备一定的理论政策水平

具备一定的理论政策水平，对当好办公室主任，当好办公室工作尤为重要。这是因为办公室工作是一项政策性很强、要求非常严格规范的工作，在制作的文件、起草的领导讲话中，都要涉及到一些政策规定，以及本单位的具体规章制度等等。办公室主任既是文件、材料的 “捉刀者”，又是第一把关人。如在这方面出现闪失，不仅个人出洋相，有损机关形象，而且可能在基层和人民群众中造成难以挽回的不良影响。因此，办公室主任要认真学习党的基本理论、基本路线、基本纲领和基本经验。作为企业的办公室主任，还要注意学习市场经济知识，学习党规政纪、国家的法律法令。特别要懂得一些与企业生产经营相关的法律。现在有很多主任身兼多职、一职多责，还要认真学习加强党建和思想政治工作的基本理论。如党史，思想政治工作的方针、原则、任务，心理学等基本知识。要关注时事政治、国际形势，关心党和国家在各个时期发生的重大事件。政治理论是领导干部的灵魂，也是衡量领导干部政治水平、工作能力的首要条件。对办公室主

任来讲，用正确的理论武装自己是安身养命、受益终生的大事。

二、应具备良好的思想道德品质

这是因为办公室主任在领导身边工作，对各位领导的情况要了解得多一些，知道的事情也多一些，向领导反映情况的机会也多一些。一是办公室主任要当好“润滑剂”。特别是党政班子成员之间有隔阂、有误会的时候，办公室主任要维护班子的团结，不要煸风点火，不要犯自由主义。有时要当“受气筒”，宁可自己受点委屈，也不能把领导之间的关系弄僵。二是办公室主任要甘当“人梯”。单位要选拔干部时，领导往往会事先征求身边同志的意见和看法，甚至要安排办公室主任去负责考察等。办公室主任就要当好伯乐，不能有私心，更不能有亲有疏。切实按照“德、能、勤、绩、廉”的标准来选人，把真正符合干部队伍建设“四化”条件的同志推荐出来。办公室主任更不能鸡肠小肚，压制曾经对自己有意见的能人，把有问题的人提为候选人。给领导出歪主意、馊主意。三是办公室主任要淡泊名利，甘当幕后英雄。比如在涨工资、分房、评先进、出国考察、安排子女就业等有利的事情时。办公室主任知道得早，还要亲手办理。不能首先想到的是自己，想方设法把自己画在圈子里。过去讲“见荣誉就让，见困难就上”，办公室主任要发扬这种精神。也许你宣传的先进典型名利双收，也许你推荐的年轻同志成了自己的领导，也许比你晚参加工作的同志住房面积比你大得多，这都没有什么奇怪的，也没有什么不正常。办公室主任尤其要有廉洁奉公的精神。相对来讲，办公室主任的应酬要多一些，与外界接触多一些，不能假公济私、越权办事，要谨慎交友、洁身自好。

三、应具备较强的组织协调能力

办公室是一个综合部门，主任要善于处理好上下左右相关部门和单位的关系。就是在机关内部也要处理好与其他部门、处室的关系。不能狐假虎威，更不能发号施令、指手画脚。这是因为领导的意图要通过办公室传递到每个部门、甚至每位职工，如果关系处理得不融洽，领导的意图就很难变成实际行动。工作需要大家齐心协力才能做好，办公室如果“唱独角戏”，谁也不会卖你的帐，事情肯定办不好。不要以为你是督办部门，要把架子放下来，和大家一起商量着办，在落实中发现问题，帮助解决一些困难，这样事情才能办好。基层的同志会尊重你，感激你。同时，你也在实践中掌握了第一手资料，增长了才干。办公室主任不仅要能办事，还要会办事。这就要看主任的工作艺术与技巧。同样是办一件事情，其结果会出现多种情况，在实际工作中，这样的例子是屡见不鲜的。组织协调能力是一个重要因素，四、应具备较好的文字功底和表达能力

办公室主任几乎天天与文字材料打交道，一定要有较强的写作能力。一是要善于起草党政方面的各种文件。严格按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的要求来草拟、制作文件。二是要善于起草领导讲话、工作报告、调查研究、经验总结等材料，这是大量的经常性的工作。三是还要善于写一些常用的应用文，如贺信、祝辞、信函，甚至检查、唁电之类的应用文。它虽然用得不多，但要求却非常严格，弄不好会适得其反。四是还要善于写

作与企业相关的材料，如联营协议、合同、起诉书、广告词等。写这些材料要特别慎重，要反复推敲，材料要经得起法律、时间的检验。往往一字之差，就会涉及到一个企业的兴衰。可见办公室主任应该是写各种文字材料的行家里手。如果把前面讲的理论政策、思想品质、组织协调能比作办公室主任的软功夫，那么，写好材料既是上述素质的综合反映，就是看得见、摸得着的硬功夫。可以设想，如果你起草的文字不符合政策规定、漏洞百出，辞不达意，表述不准，就会以给基层造成不稳定因素，从何谈你具备政治理论素质。你有再好的协调能力也枉然。谈到表达能力，这是因为办公室主任在某种程度上是企业党政领导的“代言人”，传达指示，布置工作，督促协调等等都需要用语言来交流，这就要求主任在表达能力上下一番功夫。不要说具备演讲、答辩的特殊才能，也应起码做到：首先语言要清楚，尽可能讲普通话，让别人听懂你讲的意思。其次是观点鲜明，重点突出，提倡什么，反对什么，泾渭分明，毫不含糊。再次是简明扼要，精悍利索，不要拖泥带水绕弯子，讲了半天别人听得很疲劳，弄得云遮雾罩，最后什么也没记住。最后是讲话要有一定的激情，尽做到声情并茂，如果你自己讲得没精打采、没信心，不能起到鼓劲、顺气、令人振奋的作用，那就可以想象你讲的一切将是徒劳，只是在浪费时间。我个人认为在机关、或一般的会议场合，会讲话的人，是那些善于讲短话、讲真话、讲精彩话、让人记得住的人，那才是真正的水平。

五、应具备较全面的相关常识和专业知识

办公室是一个综合部门，写领导讲话、各种材料，都需要了解各

方面的情况，因此，必须学习企业的相关知识。我是93年从部队专业到中南石化公司的，可以说，对石化行业的基本知识是“两眼一抹黑”。特别是搞成品油销售的企业，不仅要懂得成品油、润滑油、化工产品的牌号、价格，还要了解一些产品的制造过程、所含的成分。还要对油库、加油站建设及一些设备了解。为此，我到一座油库锻炼实习了一年时间，才弄清设备名称、工艺流程。到办公室工作后，还学习了一些经营管理、业务、财务、企业管理、环保等一些专业知识。如果不下功夫学习，就连销售收入、毛利润、纯利润、税收、资产、净资产、流动资金等专业术语都弄不清楚。别人开会讲得有声有色，你就是洋鬼子看戏——听不明白，写材料岂不是狗咬刺猬——无处下口。到现在我虽然了解得不精，但至少不会在材料上讲外行话。对公司的方方面面情况，我要比别的处长要知道得更多一些。作为办公室主任，学习是无止境的，要做好当前工作，起码要学习计算机，只有熟悉的掌握，才能提高工作效率，了解更多信息。还要学习加入WTO后企业面临的机遇与挑战、市场游戏规则等知识。还有电子商务、网络经济、期货等专业常识。

六、应具备多才多艺的特长

办公室主任是机关活动的组织者，要经常组织知识竞赛、演讲、节日文艺汇演、体育项目和棋牌比赛。还要举办是书法、摄影、美术、集邮等展览。办公室主任应是文体活动的积极分子，兴趣要广泛。该正经的时候，要庄重、严谨；该活跃的时候，要放得开，乐得起来。因此，对琴棋书画、吹拉弹唱也要略知一二。如果你什么都不会，单

位的气氛就很沉闷，业余文化生活就活跃不起来。办公室主任不会娱乐，单位的职工文化生活的质量就不好提高改善。如果主任们能做到：喝三两酒不醉，唱歌节拍都对，跳舞基本步法都会，书法摄影看着不累，下棋有招还懂球类。单位的领导和职工肯定喜欢你。这就是做好工作的基础，也是有利的一个条件。

（田亚文）

第五篇：办公室主任应具备的素质

办公室主任（文秘人员）应具备的素质

无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：

一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。

二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。

三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。

四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。

五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。

六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。

七、要有超前的预测和参谋能力。某些事预计领导会想到，要提前作好准备；某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导；领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导的办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。