第一篇：公文函的写法
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
二、函的特点
（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
例文一 商洽事宜函
中国科学院××研究所关于
建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
中国科学院××研究所（盖章）
一九九五年×月×日
第二篇：公文写作：函的写法及
公文写作：函的写法及范文、告知函。即把某一事项、活动函告对方，或请对方参加。这种函的作用和内容类似通知，只是由于双方不是上下级和业务指导关系，使用“通知”行文不妥，故应该用“函”。
范文：
尊敬的XXX先生/女士：
您好!
我们很荣幸地邀请您参加将于5月15-16日在北京21世纪饭店举办的第27届联合国粮食及农业组织亚太地区大会非政府组织磋商会议.本次会议的主题是: 从议程到行动——继非政府组织粮食主权论坛之后.此次磋商会议由联合国粮农组织和国际粮食主权计划委员会亚
洲分会主办,中国国际民间组织合作促进会协办.届时,来自亚太地区80多个民间组织的100余名代表将参加会议.本次会议宣言将在5月17-21日召开的……XX XX XX XX XX X
X X年x月X日
2）商洽函。主要用于请求协助、支持、商洽解决办理某一问题。比如干部商调函，联系参观学习函、要求赔偿函等。
关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰”的函
湖北省人民政府：
现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
”中山舰”是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完
善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于”中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。
展出的办法和有关问题。
专此函达，请答复。
广州市人民政府
X X年x月X日
中国科学院××研究所
致××大学商洽建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流；共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势；互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动；互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件，制定单项协议。
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助，所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作，享受同原单位职称相应的待遇。
四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向，协调分工，避免重复。共商协作项目，使双方有所侧重与分工。
五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备，在可能情况下向对方提供利用，并协助做好测试工作。双方的附设工厂车间，相互给予科研和实验设备加工的方便。
六、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科
研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。
特此函达，请即研究函复。
中国科学院××研究所
一九××年×月×日
3）询问函。主要用于询问某一事项、征求意见、催交货物等。
4）答复函。主要答复不相隶属机关询问相关方针、政策等问题而不能用批复时使用。国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函
国办函〔2000〕16号
安徽省人民政府：
你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》收悉。经国务院领导同意，现函复如下：
一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。
二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊，东以始信路、耕耘路、清潭路
为界，西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁华大道、明珠广场，规划范围总用地平方公里。
三、合肥经济技术开发区的建设和发展，纳入合肥市经济技术发展总体规划，建设发展资金由你省自筹解决。
四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针，积极改善投资环境，逐步完善综合服务功能。
五、要加强领导和管理，促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。
国务院办公厅
二○○○年二月十三日
5）请求批准函。主要是指向有关机关、部门请求批准时使用。如果是下级机关向上级机关请求批准，只能用请示，而不能用函。
函的结构和写法。
函由标题、主送机关、正文、具名和日期及部分组成。
1、标题。有三种写法：一是完整式标题，由发函机关、事由和文种组成，如《××部关于选择出国人员的函》；二是由发函机关、事由、受理机关和文种组成，如《国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》；三是由事由和文种组成，如《关于订购的函》。
2、主送机关：即收函单位名称，要写全称。
3、正文。根据去函、复函的不同，其写法也有区别：
1)去函:主要用于与有关单位商洽工作，询问有关问题或向有关部门请求批准等，其行文是主动的。这种函一般包括 缘由、事项和结尾三个部分。缘由部分一般须把所商洽的工作、询问的问题或请求批准的事项具体写清楚。如果内容较多，要采用分条的写法，使之条理分明。结尾只需写出“请研究函复”、“请函复”、“盼复”或“以上意见当否，请复函”等语即可。
2）复函。是用于答复商洽、询问的问题或批准有关单位的请求事项。这种函的行文一般是被动的，具有很强的针对性。复函的正文包括缘由、答复、结尾三部分。缘由部分要针对来函写收函情况，然后用“经研究，函复如下”过渡到下文。答复部分是复函的主题，要根据来函的做出具体的答复。答复时一定要注意分寸，不得违背政策界限，结尾可写上“此复”或“特此函复”，也有的不写。
4、具名和时期
函的写作要求
1、针对性。函有鲜明的针对性，主要表现在：
一是紧紧围绕函中所提出的问题和公务事项来写。二是往来机关应当与函中所提出的问题和公务事项相称。也就是，函中所提出的问题和公务事项应该是函往来机关有可能解决的。三是除特殊情况外，应坚持一函一事。
2、分寸感。函的用语，力求平和
礼貌，特别忌讳命令语气，但是也不能为了谋求问题解决，极尽恭维逢迎之能事。
3、开门见山。无论是来函还是复函，在写作中都应该开门见山，尽快接触主题，力戒漫无边际，故意绕弯子，忌讳那些不必要的客套，尽量少讲空泛抽象的大道理。
第三篇：常用公文及函的写法
常用公文及函的写法
本章包括两个方面的公文，一是法定公文中平行文即函的写法。“函”是公文中唯一的一个平行文。有人认为，把“函”说成是唯一的平行文不妥，因为除“函”以外，“意见”不也可以平行吗？关于这个问题，我们应有一个完整的认识。虽然“意见”也可平行，但它还可以用于上行或下行，其本质属于中性行文。“函”虽然有时也有行文方向的变通，但它的本质是平行。二是党政法定文种以外的一些常用公文的写法。这方面的文种主要有“计划类公文”、“总结类公文”、“讲话类公文”及“调查类公文”等。这些文种虽不是党政机关的主要或正式文种，但使用之多，写作难度之大都是许多法定文种无法相比的。因此，本章将结合作者多年从事公文工作实践的酸甜苦辣，对一些常用公文文种的写作方法和技巧作些介绍。
—函
（一）文种特征
在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。
从内容作用上看，包括：
申请函。申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。 商洽函。商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。
询问函。询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。
答复函。答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复函时使用的函。 告知函。告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。
“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的（党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称）。，因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正文公文。
“函”在建国前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。
（二）结构与写法
“函”的内容结构一般由以下几个部分组成： 1．标题。基本上由“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”，如《中国科学院××研究所关于商洽建立全面协作关系的函》、《××市人民政府办公室关于清缴各类机密文件的函》、《××市第一变压器厂关于请归还贵厂劳动服务公司开办费借款的函》及《国务院办公厅关于宁夏回族自治区农村税费改革试点方案的复函》（2002年6月8日，国办函【2002】57号)。
2，正文。一般是由两个层次组成：
一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属××区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、、禽、蛋收购无地方。”这是××市第二商业局写给市规划局《关于××区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。
“你厂于2004年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2005年1月10日××市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。
“你识关于上报（青海省农村牧区税费改革试点工作实施方案）的请示》（青政[2002]27号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下：”这是国务院办公厅于2002年6月8日主送给青海省人民政府的一份“函代批复”的开端。再如国务院办公厅于2002年10月22日以国办函【2002】83号文件主送给海关总署《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》，开头部分也是先引来文的标题与文号： “你们《关于薪形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》（署厅发[ 2002]160号）收悉。经党中央、国务院领导同志同意，现函复如下：”二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“申请函”为例，它的第二层次是：“为了支持生产，方便收购，拟在x辛店和×苑各建购销站一处，每处征地两亩，共需征地四亩，拟请贵局协助选址和办理征地手续”。前述的那份“催款函”的第二层次内容是：“目前，正在编制2004年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”
3.结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否。请审批”、“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。
（三）写作要点提示
1.叙事清楚，说理有节。
“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。
欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要„„”，“你们不要„„”，“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任”；及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒喧、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。
2．入木蔓分，用语平和。
当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”文种的性质所决定的。铡如{947年1月20日中共中央革命军事委员会为《皖南事变发表的命令和谈华》，（《毛泽东选集》第二卷）与《共产党第七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函》（1941年3月8日，《中共中央文件选集》第13卷），同属针对“皖南事变”的，但由于文种形式不同，其语气却大相径庭，前者语气十分强劲、激烈。后者措辞虽也激烈。但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。
3.短小精悍，注意技法。
“短小精悍”是指写函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是指公函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征。采用不同的写法。比如，以答复函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。
4．不能将“函”遗忘。
“函”不仅在革命战争时期被广泛使用，而且在当前也是党政公文中一个十分活跃的文种。因为平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项也要用“函”。上级与下级相互询问事宜或上级答复下级也可以使用“函”，从这三点足以说明“函”的使用频率是多么高。但是实际情况恰恰相反，在上述两方面的情况中，一些单位往往不用“函”，而用通知、请示与批复，从而使“函”处于“被公文遗忘的角落”。为了保证党和国家公文法规的贯彻落实，切实促进机关工作的科学化程度，我们应当把“函”从被通知、请示与批复的“淹没”下解救出来，恢复它在公文处理中应有的地位与作用。
5．要准确理解“函代批复”。
对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”里的“代”字，万万不可当作“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。
二总结
（一）文种特征
“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是正式、主要文种中许多文秤无法相比的，它的使用频率不亚于“通知”、“报告”与“请示”。
“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。“总结是实践的本质概括”，“总结就是提高”，“向后看是为了向前干”，这些论断揭示出了总结文种的真谛。
1．“总结”与“计划”是一前一后，相辅相成的一对文种。
今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”做前提，今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基矗 2．“总结”不同于“报告”。
总结不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了．对问题的认识趋向立体化。
一般的工作报告在表述方式上大量使用叙述，其中情况、实例的表述占绝大部分，只在篇、部分、段落的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，其对事实、情况的直接叙述只占较少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。
一般的工作报告，无论是专题性的还是综合性的，其行文的方向都是上行文，而“总结”不但要上报，而且要下发，它属于中性行文。
3．“总结”可以从不同角度进行分类。
从内容上看，有专题性和综合性的工作总结两种。
从结构形式上看，又包括以下五种：
(1)“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍而又常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成，包括“基本情况概述”——“主要做法”（或称“主要经验”，或称“主要经验和做法”，或称“经验与体会”，或称“经验与教训”等）——“问题及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头孝中间大”，即“凤头——猪肚——豹尾”。
(2)“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种结构形态。它将经验、体会置于重心部位，通常在开头部分先讲这一专门工作所取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项地表述这一成果取得的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾部分，通过三言两语，一带而过，属于表态性的。
(3)“条款并列”式。即把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。
(4)“正反对比”式。即把情况特别是经验与教训融和在一起，归纳成几个大的问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。
(5)“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常是先写一个非常简明的开头，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后在主体部分，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明。步步深入、顺理成章。
（二）结构与写法
总结的内容结构一般由以下几部分组成： 1．标题。综合性工作总结的标题，基本是由“制文机关”、“时间概念”与“文种”组成，例如《中共××乡委--O O七年工作总结》、《天津新港船厂二OO七年生产总结》等；专题性工作总结的标题，大都是由“制文机关”、“事由”（即专题事项内容）及“文种”组成，例如《××省救灾协调小组关于一年来抗灾救灾工作的总结》、《××县行政机关工作人员目标管理考核工作总结》。
2．正文。主要有三种写法：
一是“层层递进式”的结构形式。例如××省救灾协调小组于2008年1月15日写给省政府的《关于我省2007年抗灾救灾的工作总结》，开头先讲明这项工作的背景及总体评估：“去年，我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下，灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低程度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作取得较大成绩。由于各方面的努力，目前灾区群众生活得到妥善安排，经济恢复较快”。然后，分作三个层次，从救灾到如何抗灾救灾，再讲今后的想法：“
一、受灾基本情况„„（省略）
二、抗灾救灾情况„„（省略）
三、今后抗灾救灾的打算和建议„„（省略）”全文逻辑严密，顺理成章，形成一个完善的整体。
二是“条款并列式”的结构形式。例如毛泽东同志于1946年10月1日所写的《三个月总结》（详见（毛泽东选集）第四卷1205—1210页），全面深刻地总结了1946年7月全国大规模内战爆发以来三个月战争的基本情况和一系列极其宝贵的经验教训，进而提出了今后一个时期的作战任务以及为实现任务而采取的正确战略战术和作战方针。
三个层次．从总结战绩人手，分析形势、提出任务、明确方针、交代方法，最后落实到思想保证，一环套一环，一扣紧一扣，层层递进，逻辑严密。而且，在表述方法上，边叙述边说明，叙中有议、议中有说、有理有据、理据结合。从而把多方面的问题、多类型的矛盾、多层次的内容有机地组合在一起，这是毛泽东同志的雄才伟略以及高超的写作艺术在公文写作中的展观。我们理应从中加深学习理解，从中获得有益的启迪，吸吮丰富的营养，从而把我们的工作总结写得更有科学性，更加切合实际。
三是“正反对比”的结构形式。例如《八路军抗战两年来的经验教训》是朱德同志于1939年7月7日所写的一篇工作总结（详见《朱德选集》），生动地总结了“七·七”事变以来八路军抗战的一系列经验教训，为我军如何进一步提高战略战术，争取全国战略主动指明了方向。在今天，这份总结不仅成为我们研究我军军事思想的重要文献，而且对于我们如何写好总结也具有极其深刻的启迪意义。
（三）写作要点提示
1．找出规律，突出重点。
总结的目的，在于立足当前、面向未来，以便对今后工作的认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳健有力。为此，就必须通过总结找出工作中带有规律性的东西，即能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西。所以，写“总结”应切忌“流水账”。所谓“流水账”，即不分主次，不讲轻重，事无巨细，面面俱到，眉毛胡子一把抓，西瓜芝麻一起端。克服这种现象的唯一办法就是突出重点。所谓“重点”，是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体地说，就是把工作中的基本经验、主要做法，贯彻党的方针政策上的成功之处，指导工作开展的得力之法，推动事业顺利进行的关键所在等方面的内容，运用精当恰切的语言总结提炼出来。只有这样的“总结”，才是积累智慧的“宝库”，达到认识彼岸的“桥梁”。那种“千年模样一个样”的“通用总结”（即每到年底，把上一年的“总结”找出来，改改时间，换换数字，在开头部分增加点新的提法，以此应付上级机关）理应加以杜绝。
2．“功夫下在平时”。
写“总结”最根本的一条原则性要求就是要丰富地占有材料，“巧妇难为无米之炊”。要想解决这个问题，只靠写“总结”时才去现翻材料、现给下级打电话要数字、要例子是不行的，而是要把材料积累的功夫真正下到平时，其中最关键的一点是要“吃透两头”。比如对党和国家在方针、政策上一些重大的、最新的提法；上级组织或部门就有关本部门、本系统工作所提出的一些新要求；本机关每一位领导同志在有关工作上的一些新的意图、见解、评论、想法，特别是他们走着口着、随时随地随口而出的一些零零碎碎的想法、看法，一定要记在心中。以上这些是“上头”；还要注意掌握8下头”，主要是指机关内部及下面基层单位出现的工作新动向、新苗头，以及典型人、典型事，特别是群众中出现的对工作精神的见解、评价及含义深刻的“火花”式的语言。积累的方法是处处留心，看到就摘、听到就记，越记越丰富，越记越熟悉。既有一上情，又有下情，这“情”就是撰写总结的养料，有了丰富的养料，在总结写作过程中就会“如虎添翼”，就会随手拈来，轻车熟路。否则，临起草“总结”时现抱“佛脚”，“先搭架子后填肉”，这样临时拼凑、填充起来的“总结”势必言之无物，空话连篇。
3.“磨刀不误砍柴功”。
当我们正式接受撰写“总结”的任务之后，不可急于求成，立刻铺纸操笔，匆忙动手。而应在占有大量材料的基础上，认真分析研究，进行思维加工，将零散的、感性的材料，通过归纳、分析，使其上升到系统、理性的高度，明确结论、确立观点。然后列出一个提纲，做个书面“设计”。待上述准备完结后，再下笔进行写作。从时间上看，好像这样占去了不少时间，不太划算，不如接到任务后马上动笔来得快，其实不然。前者由于经过较为充分的思考，观点确立准、材料选得精、结构思路清，这样写出来的“总结”一般不会出现较大的返=【：；而后者由于属于匆忙上阵，缺乏充分思考，不但写起来“缺胳膊少腿”，而且由于“怀胎”月份不够是个“早产儿”，所以常会出现大返工，甚至被领导推倒重来，事倍功半，反倒耽误了时间。所以说“七分想，三分写”是快速成文的一条经验。俗话说的好：“磨刀不误砍柴功”。
4.不要“十步九回头”。
当按照提纲正式动笔写作时，一开始不要过多考虑文字的技巧。俗语讲得好：“抛砖引玉”、“难能可贵的第一稿”，是很有道理的。要以“小卒子过河直攻向前”的精神，跑步向前把初稿铺就出来。这也就如同盖大楼一样，先把四框垒起来，而后在精雕细琢。俗话讲“有了骨头不愁肉”，框架搭好之后，再修修补补、抹灰压缝，“齐不齐，一把泥”。写“总结”也是如此，要在“冲”出初稿之后，再进行修改、推敲、润色，最后使之成文。总之，千万不要写写停停、停停改改。那种“十步九回头”式的做法，改乱了撕掉，撕后再改，如此边写边改，边停边改，既浪费时光，又容易引起情绪上的烦躁，扰乱了预想的安排。总之，起草初稿犹如“冲锋”，尽量一气呵成，宜粗不宜细；而在修改稿子时则要精雕细刻，好似“绣花”，宜细不宜粗。
5．行文要规范。
“总结”不是一个主要、正式文种，加之它的行文属性是“中性”，因此，在上报和下发时，都要从主要、正式文种中选择“报告”和“通知”做“文件头”，载运着“总结”分别向上和向下行文，切不可“天马行空，独来独往”。“总结”虽作为“附件”随“文件头”运行，但它与一般文件的附件不一样，其落款处也要加盖印章，以示负责。
三调查报告
（一）文种特征
调查报告是就某一事件、某一情况或问题进行深入细致的实地调查后，经过科学地归纳整理和分析研究以后所写成的书面报告。通过此种文书，能够使我们进一步总结经验，树立典型，向领导反映真实情况、问题及事物的发展规律，反映群众的意见和建议，为指导当前的工作服务。只有大量、深入地进行调查研究并据以形成书面报告，才能使工作做到有的放矢，并建立在科学的、实事求是的基础之上，无往而不胜。
从实际使用情况来看，调查报告具有多种表现形态，常见的诸如“调查”、“调查记”、“调查汇报”以及“考察报告”等等，均属调查报告。
作为机关常用的一种事务性文书，调查报告具有鲜明的特性。突出表现在两个方面：一是它的真实性和准确性。即其所涉及的内容必须以确凿的事实为依据，不容许有任何虚假或浮夸；二是它的针对性强，亦即它必须围绕明确的调查目的，有的放矢地进行调查研究，提出或回答人们最关注的问题。
对于调查报告，可以从不同的角度加以划分：依据其内容含量的多少，可将其分为综合调查报告和专题调查报告两大类；从实际功用角度划分，又可将其分为基本情况的调查报告、典型经验的调查报告和查实问题的调查报告三大类。其中第一类属综合调查报告，第二、三类属于专题调查报告。
调查报告不同于工作报告。工作报告是下级写给上级，用来反映贯彻执行上级决策实施进展情况的，它偏重于对事实的陈述；调查报告则是上级领导机关或业务主管部门派人到所属单位或地区通过调查以后写成的，它所针对的是具有比较典型性的事情与具有一定普遍意义的问题，偏重于对客观情况的分析研究与理性提炼。
调查报告也不同于工作总结。调查报告往往是上级机关从全局出发选点，在进行深入调查的基础上写成的，一般采用第三人称表述；而且专题性较强，尤其强调突出重点，通常是集中一点，回答并解决一两个实际问题。而工作总结要求从全局出发，总结本机关或单位的工作，目的在于回顾过去，总结经验教训，找出差距，分析原因，提出改进措施，以利再战，内容比较全面、系统，而且一般采用第一人称进行表述。
（二）结构与写法
无论哪种类型的调查报告，其结构模式基本相同，大体包括以下几个部分： 1．标题。调查报告的标题主要有两种结构形式：一种是公文式的标题，其模式较为固定，主要由“事由”（或内容）与“文种”组成，如《湖南农民运动考察报告》、《关于我省流窜犯罪活动情况的调查报告》、《关于改善经济发展软环境的调查报告》等；另一种是新闻式的标题，这类标题是直接揭示调查报告的中心，有的并配以副标题，点明调查的对象或调查的地点。例如：(1)《风筝都的崛起——潍坊市全面贯彻党的基本路线的经验调查》（中共中央办公厅调研室）：(2)《让党的旗帜在城市社区高高飘扬一关于天津市社区党建工作情况的调研报告》（中共中央组织部组织局，刊载于2004年10月10日《人民日报》）；(3)《亿元国企只值1500万——河南长葛市发电厂国有资产缩水之谜》（据新华社郑州2004年7月4日电，详见7月5日各地报纸）；(4)《光环下，是骇人的黑洞——审计署揭开冯明昌骗贷74亿元内幕（上篇）》。（据新华社北京2004年7月6日电，详见7月7日各地报纸）。
(5)《办好一件事关农民健康的实事——武安市建立农村环境卫生清洁长效机制的调查》(2007年12月24日《河北日报》第一版)总之，标题是透视一篇调查报告主旨、中心内容的窗口，所以拟好标题十分重要。如《中国农村社会主义高潮》一书中的许多文章的标题都是经毛泽东同志之手拟写或修改的，如《谁说鸡毛不能上天》等等就是如此，这类标题鲜明生动、准确达意、简明扼要。他指出：“文章写得要有说服力，首先题目很重要„„” 2．引言。引言是调查报告的开头语，是全文的“序幕”和“引子”，它要用简洁凝练的文字将有关调查活动的基本情况，诸如背景、目的、对象、范围、核心内容及评价等交代清楚，以给阅者一个总的印象和大体的认识，为下步铺开全文打下基矗在具体写法上，可以是介绍调查对象的基本情况（如时间、地点、原因、目的、方式、人员组成、内容、中心问题等）；也可以是开门见山，直接点出问题，讲明总的评价；还可以是纵横概述调查事物的基本面貌，阐述它的特点，说明中心内容；又可以是边叙边议，交代调查报告的总的观点，鲜明的结论。例如毛泽东同志在1927年3月写下的《湖南农民运动考察报告》的第一个问题是：“农民问题的严重性”，是该文的“序曲”：“我这回到湖南，实到考察了湘潭、湘乡、衡山、醴陵、长沙五县的情况。从一月四日起至二月五日止，共三十二天，在乡下，在县城，召集有经验的农民和农运工作同志开调查会，仔细听他们的报告，所得材料不少（笔者注：这是交代调查的地点、时间、方式方法）。许多农民运动的道理，和在汉口、长沙从绅士阶级那里听得的道理，完全相反。许多奇事，则见所未见，闻所未闻。我想这些情形，很多地方都有。所有各种反对农民运动的议论，都必须迅速矫正。革命当局对农民运动的各种错误处置，必须迅速变更。这样，才于革命前途有所补益。（笔者注：作者提出“两个许多”、指出两个“末”、明确两个“必须”，运用排比、对偶的修辞手法，非常有力地指明农民问题的严重性，写法十分精辟，又十分紧扣主题，突出中心）因为目前农民运动的兴起是一个极大的问题。很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都将压抑不祝他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。一切帝国主义、军阀、贪官污吏．土豪劣绅，都将被他们葬入坟墓。一切革命的党派，革命的同志，都将在他们面前受他们的检验而决定弃龋站在他们的前头领导他们呢？还是站在他们的后头指手画脚地批评他们呢？还是站在他们的对面反对他们呢？每个中国人对于这三项都有选择的自由，不过时局将强迫你迅速地选择罢了。（笔者注：从“因为„„”开始到此段文字结束，是一段非常洒脱、精美的议论文字，运用了比喻、排比等修辞手法，使用了一些成语；作者以高屋建瓴之势，满怀激情地赞颂了刚刚兴起的农民革命运动，对压在农民头上称王称霸、作威作福的各种恶势力进行了鞭笞；申明一切革命者在大是大非面前应选择的态度，应坚定地站在人民的一边；这是该篇考察报告的基本观点与中心思想）。
又如《骗国家骗百姓，谁在助纣为虐？》（新华社记者朱玉、朱旭东，据新华社北京2004年7月14日电，见2004年7月15日各大报纸）这份调查材料的开头，在概述调查对象的基本情况之后直奔主题，使全文主旨明白显露：“记者近日赴江苏宜兴采访时发现，一个原本只有不多技术人员的小公司，竞通过造假骗取国家建设市政一级资质及水利水电二级资质，以此名义修桥开路建水库，甚至揽到了连续几年修建环太湖大堤这样的国家重点工程。
这个造假故事发生在江苏宜兴市申达建设工程有限公司。
以下是这家企业在骗取资质后承接的大工程：环太湖大堤工程、宜兴市烧香港河道工程、横山水库工程、江苏海门县南海大桥、宜兴市世纪广场等。
当把企业的假资质联系到修建环太湖大堤——一这样关系到国计民生的重点工程，再联系到人们耳熟能详的‘豆腐渣’工程时，我们的手心出汗了。
谁在造假？谁又在支持造假？”
3．主体。这部分是调查报告的核心，是对导语提出的问题加以分析和解决，或对导语提出的新经验、新做法进行具体的阐述和说明。它要详尽地说明调查的主要情况、经验和问题，并引出调查的结论。调查报告写得好与坏，作用发挥得大小，主要决定于这一部分。写作时要根据调查报告的类型、内容和调查的宗旨来安排材料。除了小型的一事一议的调查报告外，均应按照一定的顺序，或分列小标题，或用序号，分成若干部分来写。常见的结构形式有纵式结构和横式结构两种。
(1)纵式结构。是指按照事情发生、发展、变化的过程顺序或时间的先后顺序安排材料。这种写法适用于报告的内容是一件事，而这件事的本身发展过程又比较生动曲折。写作时，可把主体部分分成几个阶段，然后逐段说明情况，分析综合，找出每个阶段的经验教训，做到重点突出，层次清楚，使读者对事物发展的全过程了如指掌。例如《让党的旗帜在城市社区高高飘扬——关于天津市社区党建工作情况的调查报告》，全文分作三大部分，第一部分的小标题是“一个可喜的局面”，其中包括“真情服务让居民感受到‘家’的温暖”、“多彩文化生活使社区成为精神家园”、“社区自治让居民成为当家人”、“良好社区环境营造‘家’的舒适与安全”四个方面的内容；第二部分的小标题是“一个重要的原因”，其中包括“健全组织体系，编织服务网络”、“加强队伍建设，打造‘阳光使者”’、“创新服务载体，搭建活动舞台”、“完善协商机制，汇聚共建合力”四个方面内容；第三部分的小标题是“几点宝贵的启示”，其中包括五点：启示一：必须从构建和谐社会的战略高度出发，把社区党建作为重要的基础工程来抓。天津市委围绕经济发展高水平，文化发展高品位，人的发展高素质的目标，把社区党建工作作为构建和谐社会的一项重要战略任务，以服务群众为重点，采取有力措施，真抓实干。„„启示二：必须坚持以人为本，把服务群众作为社区党建的重要任务。„启示三：必须坚持求真务实，把群众服务的工作做深做细。„．．启示四：必须坚持与时俱进，不断探索和创新服务群众的有效途径。„启示五：必须加强街道社区党组织自身建设，切实提高为群众服务的能力和水平。
综观上述这份长篇调查报告，从成效到原因再到启示，层层递进，顺理成章，虽然文字较长，却使人一目了然，十分清晰。
(2)横式结构。是指按事物的逻辑关系从不同的方面或角度进行叙述。即把调查材料或要突出的问题按性质分成几个部分分别进行叙述，每个部分可加序号表示或加小标题予以提示、概括。它的优点是便于把经验和问题阐述清楚。各部分之间既要相对独立，又要有密切的内在联系。例如《亿元国企只值1500万？——河南长葛市发电厂国有资产缩水之谜》，这篇调查报告，主体部分在回答标题提问时，共写了三个问题：一是奖励加优惠，剩余国有净产缩水一半；二是信息不公开，产权转让操作程序受质疑；三是发电厂改制，是“政策迟到”还是“叫停不停”。这三点显然是回答问题产生的原因，属于并列关系。
又如《光环下，是骇人的黑洞一一审计署揭开冯明昌骗贷款74亿元内幕（上编）》这份调查材料，开头有这样一段话：“近日，审计署金融审计司司长范鹏接受‘新华视点’记者独家专访，人们终于得以看到‘黑洞’深处的种种‘神秘景观’。”那么，黑洞深处的种种神秘景观究竟是什么呢？主体部分并列写了四大问题：一是“审计模型”揪出“狐狸尾巴”„二是真实与虚假间的差距之大令人瞠目„„三是骗贷手法让审计人员“大长见识”„„四是巨额贷款流向何方„„再如《骗国家骗百姓，谁在助纣为虐？》这篇调查报告的主体部分，相互各自独立地写出了三个问题，共同回答了标题中的“设问”：一是假合同，私刻公章骗取资质；二是做人质，“总经济师”不知公司人数；三是假招标，得到政府真帮助。三个部分的小标题，使用了“排比”的修辞手法，显得十分鲜明生动，又富有气势。
（三》写作要点提示
1．在“调查”上下功夫，确保材料的真实性和说服力。
毛泽东同志说过：“没有调查就没有发言权。”同样，没有调查就没有调查报告的写作权。撰写调查报告，必须以认真、细致、周密的调查活动作为坚实的基矗只有这样，才能保证其所用材料的真实性，也才能使之具有说服力。否则，不下苦工夫进行认真、细致的调查，就往往容易导致报告的不真实性，或者以偏概全，或者挂一漏万，而这又势必影响通篇报告的质量，这种调查报告不会对实际工作具有任何指导作用。因此，要写好调查报告，必须对调查对象进行深入、细致地了解，力求获取全面材料，包括正面的、反面的，现实的、历史的，上层的、下层的（领导和群众）等等。只有这样，选用起来才会得心应手，左右逢源；也才能对大量的事实材料进行分析比较，从而得出正确结论。在调查过程中，还要坚持运用马列主义的立尝观点和方法来观察问题、认识问题和解决问题，它是使调查活动趋于正确的思想基础和理论基矗 2．在“研究”上做文章，确保调查报告的实用性和指导性。
“研究”是对调查所得材料的深化，也是写好调查报告的关键所在。没有这个环节，所撰写的调查报告只能是事实现象的堆砌和罗列，不具有任何实用价值。要在辩证唯物主义和历史唯物主义的指导下，通过对调查对象的精心比对和分析，将全部情况和材料进行“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的改造制作，扬弃表面的、支流的东西，抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，要侧重于对事物内部联系的研究，努力寻觅和挖掘出其深层意义，找出规律性，然后将其上升到理论的高度，实现认识的升华。在此基础上所得出的结论及提炼出的主旨，必然是新鲜的，具有时代特色和实际的指导意义。
3．要合理安排“框架”结构，做到眉清目楚，线条分明。
调查报告文种所涉及的内容十分广泛，它要反映出事物或事件发展的全过程，并要进行恰切有力地分析，找出根源，提出下一步工作意见。既要提出问题，又要解决问题；既要摆事实，又要讲道理；既要以材料说明观点，又要用观点统率材料。为此，在撰写时必须精心设计其框架结构，以便合理地使用所获取的材料，更好地突出全文的主旨。对其外形结构的安排方式，通常有三种：一种是分部分式，即以调查点为核心，调查了几个点，就分为几部分叙写；二是分阶段式，即按照时间顺序或事物的产生、发展和变化过程的先后顺序，将其划分为若干个阶段，逐段进行叙写，前后有所概括，有所归纳；三是分问题式，即将调查情况归结为几个方面问题，按其内容性质的主次、轻重的逻辑顺序，逐一进行叙写。究竟采用何种形式，应视具体的内容表达需要确定，要眉清目楚，有助于说明问题。
4。要力求准确，做到材料翔实，逻辑严密。
调查报告的准确性首先表现为策见的准确。所谓策见的准确，是指对复杂的事物要通过实际调查，做出彻头彻尾，彻里彻外的分析，提出精辟的见解，以此制定出正确的方针政策。例如《湖南农民运动考察报告》一文在“革命先锋”一节里，毛泽东同志在掌握大量事实的基础上，对“这种革命大业、革命重要工作，是不是农民全体做的呢？”这个问题进行了极其透彻的剖析。他指出：“富农的态度始终是消极的”；中农在第一时期内，对加入农会的表现“莫性急啦！”一直到第二时期，“中农方加入农会”，“他们在农会的表现比富农好，但暂时还不甚积极”，故而明确“多作解释工作，是完全必要的”；“乡村中一向苦战奋斗的主要力量是贫农”，认为“他们最听共产党的领导。他们和土豪劣绅是死对头，他们毫不迟疑地向土豪劣绅营垒进攻”，热情地称赞说“这个贫农大群众，合共占乡村人口百分之七十，乃是农民协会的中坚，打倒封建势力的先锋，成就那多年未曾成就的革命大业的元勋。”进而，以一位无产阶级伟大革命家的锐利目光提出：“这个贫农领导，是非常之需要的。没有贫农，便没有革命。若否认他们，便是否认革命。若打击他们，便是打击革命”这一伟大的政策主张。同时，由于作者大量使用了“设问”、“排比”的修辞手法，也使语言坚定，气势非凡。
事实准确是公文的生命。仍以上文为例，作者在“十四件大事”一节里，使用大量的数字和具体事例，表述得都是那么翔实、朴素：“全省七十五县中，三十七县有了组织，会员人数一百三十六万七千七百二十七人。此数中，约有一百万是去年十月、十一月两个月内农会势力大盛时期组织的，九月以前还不过三四十万人。„„截至一月底止，会员人数至少满二百万。”仅从以上片断，足见作者在引据事实上是多么严格，多么确切，没有诸如“左右”、“近一个时期”、“大概”、“差不多”、“基本上”、“可能”等词语。可见，没有深入细致的调查研究，没有严谨求实的工作作风，能做到这样吗？《报告》采用横式结构，将全文划分为八节，如前所述，第一节“农民问题的严重性”是开头，简要地介绍了调查对象的基本情况，提出了调查的主要问题、结论和作者的观点。做到开宗明义、主题显露，这是全文的“纲”。最末一段文字，是尾巴，对十四件大事进行总结，明确提出“请读者们想一想，哪一件不好？”。然后肯定地加以结论：“说这些事不好的，我想，只有土豪劣绅们吧！”同时，引用“叶公好龙”做比喻，揭露蒋介石等的假革命嘴脸，显然这不是一个可有可无的“结尾”，而是总括收束，画龙点睛，又是与开头一呼一应，一张一弛、一放一收，善始善终。
5．应注重表达手法的特定性，用语要生动活泼，耐人寻味。
调查报告要用事实说话，要反映事物发生、发展和变化的过程，并要对其进行分析，找出规律性的东西，用以指导工作。这样，在写作时势必既有叙述，又有议论，是叙述和议论（即夹叙夹议）的有机结合。优秀的调查报告无一不是两种表达方式的高度统一体。在语言运用上，应力求生动活泼，富于表现力。要善用比喻、排比、引用等修辞手法，这些均有助于语言表达的生动形象。出自于伟人毛泽东同志之手的《湖南农民运动考察报告》在这方面为我们做出了典范，很需要我们认真学习，好好仿效。
《报告》的表达方式既全面又灵活。叙述有之，议论有之，更有说明，而且是夹叙夹议，叙中有议，议后有说，同时，还兼用描写、抒情，笔法灵活多样，给人以赏心悦目的美感，并激起读者喜、怒、哀、乐的感情，从中受到深刻的教育。从整个篇章看，主体的一、三部分是以叙述为主兼有议说，第二部分是从议论人笔夹以叙述，容叙述、议说为一体。以第三节中的最后一段文字为例，作者先是介绍了从前反对农会的一些中小地主、富农乃至中农，现在“怕入另册”，想方设法求人农会的情形，这是一段比较具体的叙述；之后，是一段议论性文字“总之，四个月前被一般人看不起所谓的‘农民会’，现在却变成顶荣耀的东西。从前拜倒在绅士权力下面的人，现在却拜在农民权力之下”，接着又是说明：“无论什么人，都承认去年十月以前和十月以后是两个世界”。《报告》中不仅广泛采用了夹叙夹议的手法，而且还在多处采用了边喻边议，如在开头（即第一节）和第二节，作者把农民革命运动比作“暴风骤雨”、“急风暴雨”，随即跟着议论：“无论什么大的力量都将压抑不妆、“顺之者存、违之者灭”。特别是《报告》中有些议论，极富于哲理、它是运用马列主义的立尝观点、方法从中国革命实践中总结出来的精华，如“革命不是请客吃饭„„是一个阶级推翻一个阶级的暴烈的行动”、“矫枉必须过正，不过正不能矫枉”、“地主的文化是由农民造成的„„从农民身上掠取的血汗”等，这些哲理名言，在每个革命时期，都起到了不可估量的动员、号召和激励作用。
《报告》还采用了对话、白描等描写和抒情性的议论，使文章既生动形象，又感人至深，如小劣绅与农会会员的对话：“我出十块钱，请你们准我进农民协会”。小劣绅说。
“嘻！谁要你的臭钱！”农民这样回答。
简短的对话，勾画出农民扬眉吐气、小劣绅低三下四的求情窘态。一个“请”字反映出农民地位的变化。
抒情性的议论在《报告》中比比皆是。毛泽东同志以极大的革命热情，反映农民革命的情况，以驳斥一些人的责难，无论是叙述、议论还是描写，都饱含着抒情色彩。如在赞扬革命农民的所谓“过分”的行动，从来没有的扬眉吐气的冲动时，写道：“一切从前为绅士们看不起的人，一切被绅士们打在泥沟里，在社会上没有了立足地位，没有了发言权的人，现在居然伸起头来了”。这些融叙述、描写、抒情、议论于一体的语言，读起来使人感到痛快淋漓，油然而生一种革命激情，也会振臂高呼：“农民革命运动好得很！”。
《报告》的语言通俗易懂、生动活泼、幽默风趣、尖锐泼辣。首先，作者使用了大量的群众喜闻乐见的俗语、谚语、方言、俚语。使人置身于一幅农民革命运动和乡村风俗的画卷之中。其次，荟萃古代成语、典故，大量使用四字格词组。像“叶公好龙”等典故，在文中就使用多达40多处，可谓出神入化。
再有，《报告》中那匀称齐整的排比、典型生动的比喻、刚劲有力的设问、简明干练的综说、意味深长的对偶和对比、由浅至深的层递、明知故问的反诘等修辞手法俯拾即是，如同一座锦绣纷呈的“修辞库”。如开头部分，为了点明中心、发人深省，一连使用了三个诰问句：“站在他们的前头领导他们呢？„„呢？„„呢？”。在第四节，讲到农民革命运动时，先是一-个肯定性的排比句：“乃是„„使命，乃是„„势力，乃是„„目标。”随后在肯定“好得很”之后，接着又是一个排比句：“完全没有什么‘糟’，完全不是什么‘糟得很’。”之后，在指出“糟的很”言论的反动性质时，又是一组排比句：“明明„„明明„„明明是反革命的理论。”至于比喻、设问、反语、对比等，在前面中均有提及，此处不再赘述。四计划
（一）文种特征
“计划”不是党和国家公文法规中确定的主要、正式文种，但我们对它的使用却是非常之多。大至国家，小到一个乡村、连队、车间、商店、学校、又有谁在年始、月初不订计划，不做安排？因为做工作事先没有计划、安排，“东一榔头，西一杠子”，就等于是“没有头的苍蝇乱撞头”。
“计划”是对未来一定时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的文种。它是科学管理中的主要环节，是搞好管理工作的基础，是宏观控制的依据，是获得最佳成效的途径。决策部门的领导者可以凭此统筹全局，纵横协调，综合平衡，理顺关系，减少盲目性，增强预见性，合理安排人力、财务、物力，以低消耗取得高效益，从而取得领导、指挥群众去实现计划目标的主动权。
“计划”不是单一的文种，它是由“计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”、“安排”、“方案”、“预案”等文种共同组成的一种文体，叫做“计划性文体”。
“设想”——属于工作的初步构想，是粗线条的具有远景性、理想性、可变性的一种在时间上大都在10年以上的计划性文种。
“纲要”——既具有远景发展设想，又具有较强的政策性、思想性、指导性的提纲挈领式的计划性文种。它与其他计划性文种相比，突出的特点是：在时间上，不像“设想”的跨度那么大，又不似“讨‘划”、“安排”的跨度那么小，多在5至10年之间；在空间上，局面比较大，多用于全局或某一方面重要工作的发展设计；在内容上，多为经济和社会发展方面的事项，文字表述多为条款式，即由若干方面的诸多条条组成，全文的条条统一排列序号。
“规划”——带有全局性、方向性的中期（如三五年）计划。它与一般“计划”相比，一是内容不同，“规划”的内容属于全局性的部署，“计划”是实施“规划”的具体方案；二是时间不同．“规划”是较长一个时期的科学展望，“计划”一般是全年或半年的；三是要求不同，前者定方案、定规模，富于理想、展望远景，后者定指标、定时限、定任务、定措施，富于现实性，具有强烈的约束力与紧迫感；四是“计划”既服从于“规划”，又对“规划”起修改、补充和完善作用。
“工作要点”一一通常在一个时期的工作计划尚未正式出台（如年初需等上级的“计划”下发）之前．先拿出一个“工作要点”发给下级，待正式的计划出台后，“工作要点”的使命即告完结，所以人们也称它为“准计划”。它与一般“计划”的不同点主要是：内容是工作的主要方面，不像“计划”要兼顾各方；内容是工作的重要之点，比较原则，不像“计划”兼顾一般，比较具体；内容表述十分扼要，一般千八百字、„两千字，不像“计划”往往要万八千字。
“安排”一一是针对短时间（如周、月、季度）内的工作所提出的工作计划，“计划”是制定“安排”的母体，“安排”是“计划”的分解与消化。
“方案”——对未来某一重要专门事项，从总体上所做的最佳选择与安排。它与“安排”的不同点：“安排”主要应用于短时间的工作，“方案”主要应用于专门性的某一中心工作或重要事项；“安排”是对已定的一个时期工作“计划”的具体贯彻与分解，“方案”面对的是尚未定局的新任务、新问题，通过方案来加以认定。如《××省科技体制改革方案》、《××市关于防治潮白河的施工方案》。
“预案”一一预案是各级政府或企事业单位根据自身工作权限和职责范围，所制定的有关应急方案，以应对处置重大突发性事件而采取的具体措施。如地震、水灾、台风等自然灾害引起的突发性事件；安全事故、爆炸品危险品、交通事故、疫情、中毒等引起的突发事件；重大集体罢工、集会、、游行、示威、刑事案件、邪教或敌对事件两引起的突发事件。例如《全国高致病性禽流感应急预案》、《全国突发性公共卫生事件应急预案》、《××市破坏性台风紧急预案》。
（二）结构与写法
计划的内容结构一般由以下几个部分组成： 1．标题。计划的标题基本上有五种写法：一是由“制文机关”、“时间概念”、“内容”与“文种”组成，如《××港保税区管委会2007年扩大招商引资规模工作计划》；二是由“时间概念”、“内容”与“文种”组成，如《2007年技改工作计划》，其制文单位“××市经济开发区总公司”置于文尾落款处；三是由“地域概念”、“时间概念”与“文种”组成，如《××市2008年工作计划》；四是由“内容”与“文种”组成，例如国务院于2004年3月22日用通知印发的《全面推进依法行政实施纲要》，有的并在这个标题下面附加括号注明制文机关及日期，如《药品监督管理体制改革方案》（国家药品监督管理局二OOO年五月十一日）；五是由“制文单位”、“时间概念”与“文种”组成，如《中共××市委2008年工作计划》 2。正文。一般由“做什么”、“怎样做”两大层次构成正文的主体，最后由一个极其简短的“号召性结尾”组成。所谓“做什么”，从综合性的工作计划来看，即计划的指导思想、总的要求与主要指标；从专题性工作计划（特别是“纲要”、“方案”等）来看，即计划的背景、依据，以及重要性、必要性和目的、原则、要求等。所谓“怎样做”，即为了实现主要指标或目的、要求而采取的各种措施、办法，包括人力、物力、财力、技术、设备、手段等。例如《中共××市委2008年工作计划》，全文由并列的七大部分组成，其中第一部分“总体要求和主要指标”与第二部分“推动国民经济发展再上新水平”，就是“做什么”；其余五个部分（“切实抓好改革开放两条基本途径”、“推进社会主义政治文明建设”、“加强社会主义精神文明建设”、“努力构建社会主义和谐社会”、“以提高执政能力为重点，全面加强和改进党的建设”）讲的是“怎样做”。国务院《全面推进依法行政实施纲要》（详见2004年4月21日各地报纸），全文由十一个部分42个条文组成，其中第一部分“全面推进依法行政的重要性和紧迫性”、第二部分“全面推进依法行政的指导思想和目标”、第三部分“依法行政的基本原则和基本要求”是“做什么”的内容；其余八个部分（“转变政府职能，深化行政管理体制改革”、“建立健全科学民主决策机制”、“提高制度建设质量”、“理顺行政执法体制，加快行政程序建设，规范行政执法行为”、“积极探索高效、便捷和成本低廉的防范、化解社会矛盾的机制”、“完善行政监督制度和机制，强化对行政行为的监督”、“不断提高行政机关工作人员依法行政的观念和能力”、“提高认识，明确责任，切实加强对推进依法行政工作的领导”）则讲的是“怎样做”。从以上两例足以证明，先写“做什么”，后写“怎样做”，是人们撰写计划通常所要采取的基本写法。
多数计划特别是综合性的工作计划，一般都要有一个“号召性”的结尾。例如前述的那份《中共××市委2008年工作计划》，其结尾写作：“市委号召，全市各级党组织和全体共产党员，要紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，高举邓小平理论和‘三个代表’重要思想的伟大旗帜，全面贯彻党的十七大和十六届六中、、七中全会精神，团结带领全市人民，求真务实，开拓进取，为加快实施‘三步走’战略，率先基本实现现代化而努力奋斗！”
3．结尾。
结尾也是计划的重要组成部分，一般应载明两项内容：其一是制订计划的机关或单位名称，要写全称，并加盖公章，以示郑重、严肃；其二是制订计划的日期，要具体写明×年×月×日，用汉字数字。
（三）写作要点提示
l。要有严格的科学态度。
严格的科学态度，既包括积极进取的革命精神，也包括量力而行，实事求是。在确定发展速度和达到目的的指标时，凡是经过努力能够达到的，一定要积极争取，努力做到。同时，也要量力而行，任务的提出，指标的确定，一定要建立在调查研究和科学分析的基础上，协调各种比例关系，注意综合平衡，不搞脱离实际的高指标、大计划、一刀切。我们做任何事情都要尊重科学，按照客观规律办事，这样才能达到预期的目的，收到良好的效果。因此，在制定计划、规划时，必须深入实际，调查研究，依靠群众。听取专家意见，吸取先进的成功经验，根据本地区、本部门的人力、物力、财力的具体条件与特点，从当时、当地的实际情况出发，做到依据科学，扬长避短，趋利避害，充分发挥自己的优势。
2。要吃透“两头”。
在制定工作计划之前，要通过向上级汇报今后工作想法以取得指导，学习和研究上级的一系列指示要求和计划文件等方法，尽可能多地了解上级意图，然后再正式起草计划，以使计划的总的要求和基本想法与上级协调一致。要使计划的目标、任务、措施、要求、方法做到有的放矢，根本在于了解下情。为此，在起草计划时，对前一时期成功的经验，失败的教训，哪些工作已经做完了，哪些工作有待今后继续进行，工作中的有利因素、中间因素、不利因素都有哪些？如此等等，都应有一个比较清楚的了解，这样制定出来的计划，才具有针对性和可靠性。
3．要突出重点，加强预见性。
一个时期有一个时期的中心工作，这个中心工作就是我们所说的工作重点，除r中心工作外还有一般工作。中心工作要做，一般工作也要完成。这就要求我们在制定计划时，首先要突出重点，明确工作的中心，紧密围绕和结合中心工作去安排一般工作，切不可平分秋色地或孤立地去安排工作，因为这样制定出来的计划中心不明确、重点不突出，或者重点工作与一般工作相互脱节，照这样的计划去开展工作，必然是眉毛胡子一把抓，既抱不住西瓜又捡不到芝麻。
4.要切实把握计划主体的内在逻辑要求。
汁划体公文写作的结构形式可以是多种多样的。但是，无论采用哪种结构形式，计划的主体部分都必须体现出“做什么”与“怎样做”的逻辑关系。所谓“做什么”，即工作的目标、任务，要明确各自国标、任务的质量要求，同时，要写明完成的时限；所谓“怎样微”，即完成目标、任务的具体措施与步骤、方法、措施。一般应包括人力、物力、办法、技术、手段、组织领导等，对这些内容应写得详劲具体。
五工作研究
（一）文种特征
工作研究也是一种重要的应用文书，是指对实际工作中重要的具有普遍意义的薪问题，进行研究探讨，提出见解和主张，为领导决策服务或参与应社会需要所引起的公开讨论。
“工作研究”是党的十一届三中全会以后逐渐兴盛起来的一个文种。它根植于党的思想路线、政治路线、组织路线的深厚土壤中，是一种极其宝贵的信息载体，具有巨大的生命力。它有助于开辟认识真理的道路，克服教条主义；它有助于补充、修订和调整决策，防止和克服主观主义和官僚主义；它有助于改革和开创各项工作的新局面，克服固步自封、因循守旧的思想。
“工作研究”的特点是：一是论题的迫切性与普遍性，即论题大都来源于实际工作中急需解决的难题，同时又是其他地区或单位具有普遍指导意义的重大问题。二是见解的独到性和新颖性，即工作研究是要从对重要问题的具体分析中，总结出具有普遍意义的指导思想，提出新颖独到的见解和工作方法。它是一种创造性的活动。尽管这些见解还不一定十分成熟完善，但却发人深盛引人注目。三是分析研究的科学性和深刻性，即以充分、典型的事实作为研究的基础，坚持以长远的观点、全面的观点、发展的观点去研究问题，寻求科学的对策。
“工作研究”与“工作通讯”不同。工作通讯是介绍贯彻党的某项政策，完成某项工作的成就和经验，要求报道工作的全过程（纵的），或互相联系的几个侧面（横的），材料详实、细致、完整；而工作研究则是抓住主要矛盾，分析原因，提出崭新的见解和对策。
“工作研究”也不同于“决策方案”。两者虽然都可以作为决策的依据，但工作研究不像决策方案那样，一般要提出两个以上的方案，论证举优，供领导选择，它只是针对具体工作，经过分析研究，提出自己的见解与对策。
“工作研究”还不同于“调查报告”。二者的区别是：调查报告侧重于回答“是什么”、“怎么样”，有时也要提出一些意见和建议；而工作研究则侧重于回答“为什么”、“怎么办”，它不是一般地提出建议，而是要拿出精辟独到的见解与对策。
（二）结构与写法
工作研究的内容结构一般由以下几个部分组成： 1。标题。公文的标题，是透视主旨的“窗口”。对于作为陈述、研究性文种的“工作研究”来讲，更应如此。它的标题，要直接揭示主旨，点明中心，例如《以科学发展观为指导，构建社会安全网络新模式》、《关于国有企业下岗职工的考察与思考》、《对当今富人阶层兴起的透视》、《有关资本经营的几点看法》、《联合实业的资产重组及启示》、《三资企业投资决策过程风险阶段分析》等。有的工作研究，不仅有一个正标题，还像新闻写作那样，另加一个副标题。但不论是何种形式，都要以庄重、醒目、明白显露（主旨）为原则。
2。正文。“工作研究”的正文，通常应由三个层次来依次组成，那就是“提出问题”、“分析问题”与“解决问题”。
(1)“提出问题”——要置于开篇之首。要用极其简明的文字，把某一问题的性质、意义揭示出来，起到“立片言以居要，乃一篇之警策”的作用，以达开宗明义，篇前撮要之功效。例如有一份题为《关于当前企业重负问题的研究与思考》的工作研究。其开头部分为：“当前企业遇到许多非自身能解决的问题，普遍的是背着自身无法解脱的沉重包袱。重负之下，企业举步维艰。据对××系统部分企业的了解，突出有以下几个方面的问题。”寥寥数语，即把问题摆在了阅者面前；又如《中国水资源的困境与对策》一文的开头，采用“设问”的手法，极其醒目地把问题摆在了人们的面前：“水资源对人类来说是不可缺少的。中国水资源的现状不容乐观。从全球意义上来说，我国是一个水资源贫乏的国家，加上许多水资源被污染及没有合理地利用资源，使得我国水资源缺乏现状更为严重。如何来解决这一问题？”；再如《关于国有企业下岗职工的考察与思考》也是如此：“90年代末期，当新世纪的曙光即将来临的时候，中国政府决定，加速国有企业改革的步伐，用3年左右的时间使其走出困境。无疑，这个决策是正确的。但是这个战略目标的实现，却面临着许多难题，其中，国有企业职工下岗问题，关系到劳动者的切身利益，关系到企业改革的成败，也关系到社会的稳定和社会主义政权的巩固，已成为全社会的共识。那么，这个问题到底严重到什么程度，如何从根本匕解决这个问题，还需要社会各界深入探索和不懈的努力。我们在调查的基础上，就国有企业下岗的职工问题做了分析和思考。”
(2)“分析问题”——这是“工作研究”的主体内容。即对开头提出的问题从因果、环境、比较、意义、危害等角度进行沦证分析。在结构上通常采用“横式”，即将问题梳成辫子，归纳为几个问题并列地进行说明。如前述的第一篇例文，就将企业重负的表现与原因归纳为四点：一是人员过多；二是社会负担过重；三是负债累累；四是企业承受职工医疗费的负担加重。前述的第二篇例文，分别从“淡水是地球上一种有限的资源”、“中国人均水资源处于贫困线”、“水体污染使我国水资源短缺雪上加霜”等三个方面分析了我国水资源的网境。
(3)“解决问题”一一在提出、分析问题的基础上，有针对性地提出解决问题的对策与办法。这方面的内容要视具体情况而定，可以是善于并列的几个条条，也可以是一个集中独立的段落。如前述第一篇例文，为解脱企业重负的问题，要求尽快出台与企业相关的各种社会保险制度，由于内容单
一、办法集中，所以采用了一个独立的段落文字。前述第二篇例文，对如何走出水资源的困境，采用并列的方法，从“农业节水是发展节水型经济的关键”、“城市节水和水体污染防治”以及“水价调整势在必行”等三个方面提出了一系列对策。再如《关于国有企业下岗职一工的考察与思考》一文，对问题的解决，归纳为以下10个条条：(1)把解决下岗职工问题作为紧迫和长期的战略任务采抓应该说，社会各界对下岗职工问题的认识和重视程度已经很高。坦是，这种认识仍然是初步的，在实际运作过程中出现的偏离、偏激现象和许多可以避免的问题都是与认识上的片面相联联系的。因此，有必要进一步深久学习、全面理解中央精神，以在实践上造成准确的、全方位的贯彻落实的局面。第一，要充分认识国有企业职-r下岗是保证使国有企业3午走出困境的基本条件，这也是我国工人阶级和全民族长远利益的需要．，我国的国有企业长期处于困境之中；减员不一定增效，但增效必须要减员，所以让富余的职工下岗从思想上要果断。同时，也要认识到，正因如此，绝不能把职工下岗作为惩罚劳动者的手段，不管企业有没有富余职工，不管企业有多少富余职工，都要随意的、大批的让职工下岗，显然不是在减员增效，是与中央精神相悖的。第二，职工下岗不是目的，让企业轻装前进扣下岗职工重新就业才是目的。国有企业下岗职工是重要的人力资源，理应得到重新开发，继续为社会主义。建设服务。因而，各级政府和企业单位应把贯彻中央精神的重点放在下岗职工基本生活保障和再就业上，而不是简单地下岗完事„„(2)严格履行下岗程序，保障职工在下岗过程中的合法权益„„(3)落实资金，保证下岗职工再就业工作的正常运作„„(4)完善再就业服务中心的调剂功能和服务功能„~(5)制定优惠政策，鼓励并规范用工单位招用下岗职工„„(6)加快完善社会保障制度，消除下岗职工的后顾之忧„„(7)加大监督检查力度，增加就业岗位„„(8)稳步协调发展经济、、增加就业岗位„„(9)加强宏观调控，避免增加新的下岗职工„„(10)调动社会各界力量，为下岗职工再就业服务 3．结尾。用简明扼要的语句对全文所述内容进行综合概括、为简练起见，有时干脆省略结尾。
（三》写作要点提示
l。选题要新，标题要活。
开展工作研究的目的，在于运用科学的疗法，对实际工作中所遇到的难题或新、的问题进行分析研究，认识事物的内在运动规律，探求解决问题的方法。为此，我们必须选择那些具有新意的问题以及工作中新出现的问题，这样研究出来的成果对实际工作和生产势必带来新的开拓。“工作研究”的标题，应当区另4于一般公文的标题样式，既要深刻独到，又要新颖活泼，例如《中国的红色政权为什么能够存在？》、《星星之火，可以燎原》、《中国水资源的困境与对策》等等，就很有特色。
2。析因探源，以求良策。
“工作研究”在结构}---般包括：三个方面：一是开头部分一般首先摆出矛盾，提出问题，所提问题要具体、嚷确。不要以虚代实，以假当真，模糊不清；二是析因探源，这是工作研究的核心部分。研究，就是运用马克思主义的立尝观点、方法对问题析因探源、理清脉络、推导缘由、找出症结、明确认识，以便对症下药，引出解决问题的途径；三是求得良策，这是工作研究的落脚点。在分析研究的基础上得出结论，提出意见或措施，主张要鲜明、简洁，可信可行。
3．注重实际，讲究科学。
没有深入的调查，不占有充分的材料，研究就失去了坚实的基础；不钻研理论政策，不善于运用科学的思维方法，研究就难以顺利展开；不敢于打破旧框框，进行创造性的开拓，研究就结不出新鲜的果实。因此，在研究中必须注重实际，对问题要进行全面的、辩证的分析。同时。“工作研究”还要从全局}}{发，考虑问题要顾及左邻右舍，一个问题的解决，要看到它的长期效果，情况发生了变化，要考虑到应变的措施，不可头痛医头、脚痛治脚。或一个药方常年使用，以防研究问题的片面性与教条化。
六公务讲演词
（一》文种特征
公务讲演词是在会议或集会期间用于讲话或演说的预先拟制的文字底稿。与其他公务应用文相比，这种文书具有特殊性，突出表现为它的运行不像其他文种那样终结于送达或张贴过程的结束，而是终结于讲话或演说过程的结束。此外，其所体现出来的媒介的声音性（靠有声语言向受众传递信息）、反馈的直接性、特定的对象性以及适度的情感性等特点，也使之与其他诸多公务应用文明显区别开来。
公务讲演词是一个较为庞大的文书组群，它包括在各种公务活动中使用的欢迎词、欢送词、祝酒辞、贺词、悼词、祝寿词、演说词以及会议的开幕词、闭幕词等等，其中尤以会议的开幕词、闭幕词、演说词等最为常用，也最具有代表性。
公务讲演词不同于大会1：作报告。其中前者往往是游演者就某个问题发表意见，提出看法和主张，表明观点和态度，更多地包含着令人的情感；而后者则往往是代表机关的意志，总结、部署„项或一个时期的工作，是经集体审议通过的。一经下发，就具有指示性质或行政约束力、此外，公务讲演词也不同于个人讲演词和学术讲演词，其无论是在使用主体还是在写作要求方面都有独具的特性。~公务讲演’围代表着一个机关或组织．必须体现党和国家的意志，而个人讲演词和学术讲演词代表的是讲演者个人的见解和主张。即通常所说的“文责自负”。
《二）结构与写法
公务讲演词的结构包括标题、开头‘主体与结尾等几个部分，其各自的写作技法是： 1.标题。主要有j种写法：一是点明中心的标题。如温家宝总理在全国深化改革严格士地管理工作电视电话会议上的讲话。其标题是《深化土地管理制度改革，依法切实加强土地管理》，这个标题十分鲜明地点明了这篇讲话的中心内容．二是直接使用××同志讲话的标题、它是由讲话人的姓名、会议名称及“讲话”组成，如《胡锦涛在纪念毛泽东同志诞辰110周年座谈会上的讲话》、《胡锦涛在庆祝我国月球探测工程圆满成功大会上的讲话》（2007年l2月12日）。
三是揭示主旨的标题。出自于伟人毛泽东同志之手的许许多多讲演词，其标题都紧扣中心，表明主旨，而目一有的还使用“比喻”、“设问”、“引用”等修辞J'法。既形象生动又精巧别致．例如毛泽东同志在党的七大上所作的闭幕词一一„《愚公移山》；就是引用寓言故事而成，使人„听一看就把握了全文的中心，耳目为之一颏。毛泽东同志于】949年9月21日在中国人民政治协商会议第一届全体会议上所作的开幕词-一一u《中国人民站起来了》。这非常简短的8个字。既形象生动又含意深远，特别是一个“站”宁精彩无比，发人深省，它表明中困人民饱受欺压、剥削的时代已经一去不复返，长期压在中圜人民头上的“二座大山”已被彻底搬掉，中国人民开始昂首挺胸、扬眉吐气，一个巨人在960万学方公里的大地上正式站起来了。
2．开头。俗话说：“万事皆在开头难”讲演溺不同于一般公文，它的开头没有什么比较固定的模式，表现得千差万别，十分灵活，这就增加了写好开头的困难性。讲演词，除在开篇要写明对听讲对象的称呼（如“同志们”。“朋友们”等）外，总的要求是要用简明扼要的语言，点明中心、明确结论、交代观点、揭示主旨。例如《胡锦涛在庆祝我国首次载人航天飞行圆满成功大会上的讲活》的开头：“今天，我们在这里隆重集会，庆祝我国首次载人航天飞行取得圆满成功。号召全党全国人民学习和发扬我国航天工作者为祖国和人民发愤图强、拼搏奉献的崇高精神，与时俱进，开拓进取，万众一心地把中国特色社会主义伟大事业推向前进。”这段不到百字的开头，把讲话的中心议题、目的要求十分明确地传递给听者，使人对讲话的主要精神先有了 一个总括的r解。又如《温家宝总理在全国依法行政]工作电视电话会议上的讲话》（2004年6月28日）的开头：“这次全国依法行政工作会议，是国务院召开的一次重要会议。今年3月，国务院发布了《全面推进依法行政实施纲要》。《纲要》贯彻落实依法治国基本方略和党的十六大、十六届三中全会精神，确立了建没法治政府的目标，明确提出了今后十年全面推进依法行政的指导思想和具体目标、基本原则和要求、主要任务和措施。是指导各级政府依法行政的纲领性文件。7月1日，《中华人民共和国行政许可法》就要正式施行了，这是一部规范政府行政行为的重要法律，必将对政府工.作产生重大而深远的影响。国务院常务会议刚刚通过了新修订的《国务院工作规则》，对加强国务院及其各部门自身建设提出了一些新的要求。这三件大事一个共同的主题，就是推进依法行政、建设法治政府。这次会议的主要任务是。对贯彻落实《纲要》、行政可法和《国务院工作规则》作出全面部署。下面，我讲几点意见：”从这段开头的文字中，使我们对这篇讲话的背景、依据、目的及主题有了一个十分清楚的了解，获得了一个总的认识，达到唤起听者注意的目的。
无独有偶。l946年1 1月20日，时值敬爱的朱德总司令60大寿，周恩来同志为此写下了一篇情深意浓、赏心悦日的祝寿辞，在抬头“亲爱的总司令朱德同志：”之晤，即刻开门见山。点明主题；“你的六十大寿，是全党的喜事，是中国人民的光荣！我能回到延安亲自向你祝寿，使我万分高兴。我愿代表反动统治区千千万万见不到你的同志、朋友和人民向你祝寿，这对我更是无上荣幸”。这个短短的开头，包括3层内容：一是祝贺朱老总60大寿；二是向朱老总表达崇敬之情；三是说明自己所代表的范围’对象。这就使人一看开头，立刻对祝寿辞的基本内容与中心思想有了„个鲜明的r解。
毛泽东同志历来教导我们写文章要“开门见山，即“首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结沦（现在新闻学上称‘导语’，亦即中国古人所谓‘立片言以居要。乃一篇之警策’）”。在这方面，他在党的七大上所作的闭幕词《愚公移山》为我们树立了典范。全文开头就切入主题，说评价、讲结论，找不到半点多余的话。，“我们开了„个很好的大会”。多么干脆利落，直截了当；接着围绕这个评价讲了“我们做了三件事”，既是开头评价的依据，更是对七大主要收获的概括；随后又讲了“一个胜利的大会，一个团结的大会”，接着又讲了它的依据，最后把这次大会概括为三个“模范”。总之，通过边叙边议而分条讲的“三件事”、并列讲的“三个一”以及排比讲的三个“模范”，就是对七大的全盘小结与高度评价，满打满算才用了二百多一点的字，真可谓高度概括，言筒意赅，开宗明义，妙笔生辉。
3。主体。所渭主体部分。即讲演词主题的具体展开，在这里要紧紧围绕中心思想隶分析，回答、解决问题，是讲演词的核心所在。由于讲话人的身份，会议的背景、内容、时间、地点，听讲对象等各不相同，所以主体部分的写法必须因人因事因地制宜，视具体情况而定。但是，不管具体情况如何千差万别，其基本结构和写法是万变不离其宗的。从实际情况来看，讲演词主体部分的结构与写法，基本有以下三种：一是划分为几大块，即几大部：分、每一部分相对表达一个独立完整的意思。在每一部分里，又做比较具体的展开，并列地写几个问题，采用的是横向的并列式。每一部分的划分，有的是用序号“一、二、三、四”来标明，也有的使用称呼语（如“各位代表”、“同志们”、“朋友们”）来巧妙地划分。这种结构形式的讲演词是相当普遍的。如2004年6月28日温家宝总理在全国依法行政工作电视电话会议上的讲话，全篇总共分为三大部分，其中第一大部分是：“充分认识推进依法行政、建设法治政府的重要性和紧迫性”，其下又并列讲了“建设法治政府，是贯彻‘三个代表’重要思想。维护最广大人民群众利益的本质要求”、“建设法治政府，是适应改革开放新形势，完善社会主义市场经济体制的迫切要求”、“建设法治政府。是加强政府自身建设，提高行政管理水平的根本途径，在全面建设小康社会的新阶段，政府工作任务十分艰巨”、“建设法治政府，是落实依法治国方略，推进社会主义民主法制建设的重要内容”等四个问题；第二大部分是“推进依法行政、建设法治政府需要着力抓好几项工作”，其下列讲了五个问题；第三大部分是“切实加强对推进依法行政、建设法治政府的领导”，其下并列讲了“坚持把依法行政贯彻到政府各项工作中去”等四个问题。
二是把要讲的内容归纳成几个问题，一个问题一个问题地讲，每一个问题相对表达一个侧面的内容。例如2∞3年10月20日胡锦涛主席在亚太经合组织第十一次领导人非正式会议上的讲话，紧密围绕“展望未来，共同促进哑太和全球经济发展，为加强成员间的合作提出新思路，探索新途径”这个中心议题，并列讲了“要加强相互信任，保持亚太地区稳定”、“要采取有效措施．促进经济社会协调发展”、“要推动相互开放市场，健全多边贸易体制”三点主张以及“应坚持以并尊重差异、平等互利、自主自愿和协商一致为主要特点的合作方式”等三个方面应把握的问题。
三是把要讲的内容划分为若干自然段，每个段落不标序号。为了明确起见，每个段落之后，要有一个显示段旨的提领语。以毛泽东同志的《为人民服务》一文为例，虽然段头处没有明显揭示性的小标题或序号，但每一段落的起笔处都有一个显示段旨的短句，从而使人一看段落开端处立刻明白了此段的中心所在，例如：第二段的“人总是要死的，但死的意义有不同”；第三段的“因为我们是为人民服务的，所以我们如果有缺点，就不怕别人批评指出”；第四段的“我们都是来自五湖四海，为了一个共同的革命目标，走到一起来了”。
4.结尾。结尾很重要。“编筐编篓，难在收口”，特别是在讲话即将结束之前的一、二分钟，与会者开始准备散会，人心浮动，这时一定要用一个生动有力的结束语把人们的思维推向一个更高的巅峰，散会后仍让大家沉浸在振奋人心的气氛之中，因此，如何写好结尾是十分重要的。讲演词结尾的写法主要有：一是由分到总，加深理解。例如1937年1O月16日毛泽东同志《在鲁迅逝世周年大会上的讲话》，在全面分析了售迅的三个特点（民族解放的急先锋，他的斗争精神，他的牺牲精神）之后，于结尾处把这？三个特点归纳为“鲁迅精神”，体现了“由分到总”的形式，极大地加深r“听者”对所讲问题的理解和认识。
二是头尾呼应，浑然一体~如2003年8月27日中国外交部长李肇星为六方会淡代表所致的祝酒辞，会谈是在北京“钓鱼台”举行的，祝酒辞就以“钓鱼台”为题作引开篇：“我代表中国政府，欢迎各位来北京参加六方会谈，祝贺会谈的举行。钓鱼台曾是中国清朝一位年轻皇帝送给他一位老师的礼物，是一个充满善意和可能给这里的人带来好运气的地疗．”结尾时，又以“钓鱼台”作结：“中国古诗日：‘任凭风浪起，稳坐钓鱼台’。这里的钓鱼台泛指世界各国的钓鱼台，也包括我们所在的这个钓鱼台。希望并相信各位同事将以自己的远见、智慧、耐心、勇气和对和平事业的诚意寻求共赢。为此，我提议．为北衷六方会谈成功，为大家在钓鱼台‘稳坐_喻快，为和平、健康干杯．，”头尾栩互照应，精彩无比。
三是满怀激情，发出号召．如胡锦涛主席于2008年3月18日在第十一届全国人大一次会议闭幕式上的讲话，其结尾不仅与开头相呼应，进一步回答了开头所提出的“担任中华人民共和国主席这一崇高职务，使命光荣、责任重大，我一定忠实履行宪法赋予的神圣职责，恪尽职守、勤勉工作、为民服务、为国尽力，绝不辜负各位代表和全国各族人民的重托”这一重大课题，而且运用多种修辞手法，勾勒出一段极其精彩的文字。满怀激情地发出号召：“我们坚信，不管前进道路上出现什么样的困难和风险，只要我们坚定不移地走中国特色社会主义道路，紧密团结、锐意进娶居安思危、埋头苦干．我们就„定能够夺取全面建设小康社会新胜利，开创中国特色社会主义事业新局面。我们就一定能够实现中华民族伟大复兴，为人类做出新的更大的贡献。”在这个结尾段中，胡锦涛主席先是通过一个由“只要”构成的综说，然后使用一个“坚定不移”、四个四字格词组及一个“一定”构成的条件复句，不仅语言流畅，节奏明快，而艮刚劲有力，气势磅礴：四是总括事理，鼓舞人心。以毛泽东同志的《中国人民站起来了》一文为例，作者在全面阐述中国人民是怎样站越来的和站起来以后要干什么即面临的新的重大任务之后，为总括事理、坚定信心去夺取新的伟大胜利，于结尾处这样写道：“让那些内外反动派在我们面前发抖罢，让他们说我们这也不行那也不行罢，中国人民的不屈不挠的努力将稳步地达到自己的目的”。这段家喻户晓的名言，不仅过去，而且今后将永远鼓舞、激励全国各族人民在伟大的中国共产党的领导下，去夺取社会主义革命和社会主义建设一个_义一个伟大的胜利。
（三）写作要点提示
1．有吸引力一一一情理相宜，理在情中。
讲演的目的十分明确，缺乏突出、深刻的主题就失去了应有的功能。要紧紧围绕主题，选择具体生动、易于理解、说服力和鼓动力强的材料，从而以爱憎分明的情感打动听众。孔子说：“知之者不如好知者，好知者不如乐知者”（《论语。雍也》），讲演词无论是引用史例、联系现实，还是举出实例、加以议论，都要情真意切，寓理于情，把叙事、说理和抒情紧密地结合起来。讲演词的内容要充实、新颖，切忌陈旧空洞。以《为人民服务》这篇精美绝妙的演讲词为例，无论是开头还是结尾，全文五段文字都紧扣在“为人民服务”这五个大字上，而且在这短短的几百字中可以说字里行间无不充满着爱憎分明的感情和深刻的哲理，无论是引用史例、联系现实，还是举出实例，加以议论，都是情真意切，寓理于情，以情感去打动听众。以第二段为例，作者引用司马迁非常富于哲理的名言，然后爱憎分明、语重心长地告诉我们对待死的两种截然不同的观点，作者把为人民利益而死比作“泰山”，反之视为“鸿毛”，并赞誉张思德同志的死“比泰山还重”。再如末尾一段，更是对主题的进一步深化，是革命领袖对每一位革命者深厚感情的表达。
2．有控制力——条理清晰，跌宕起伏。
讲演词的结构设计要周密而精巧，完整而灵活，这样才会更好地产生控制力量。优秀的讲演词，尤其要在层次清楚的同时，有张有弛，有起有伏，体现个性。讲演词的开头、结尾感情色彩浓，哲理性强，要特别下工夫写好。开头应起到定调提神的作用，或点提式，开门见山，一语惊人；或说明式。交代背景、说明目的；或概括式，揭示内容，精辟议论；或渲染式，娓娓道来，“小题大做”；或提问式，欲擒故纵，引起思考；或导引式，引用名言，导出主旨，结尾要起到一个耐人寻味的作用，应自然收束，或总结要点，一锤定音；或展望未来，鼓舞斗志；或激情号召，增加气势；或幽默作结，引入回味；或引用诗句，恰当贴切。例如《中国人民站起来了》一文，作者在介绍会议背景时，于篇章布局上十分精彩地运用了“层递”与“顶真”相结合的手法。如第二个自然段的末尾是“我们的会议是一个全国人民大团结的会议”，而第三段的开头语正与前段末尾相衔接：“这种全国人民大团结之所以能够成功”，第三段的末尾句是“召开了今天的人民政治协商会议”，又与下句的开头语相递进：“所以称为政治协商会议”，第四段的末尾句与第五段的开头句又紧密相互衔接在一起，说明今天的政治协商会议是新的人民的政治协商会议。这部分内容首尾相接、层层递进、顺流直下、逻辑严密。
又如《周恩来为朱德六十大寿的祝辞》在结构上独具特色，层次分明、步步深入。《祝辞》由并列的八个自然段组成。这八段的内在关系实为五个层次，全文采用“亲爱的总司令”作为分层的标志。
一、二两段属于开头，主要是表明态度，显示主题。这是第一个层次；第三段是第二个层次，对朱总司令几十年的奋斗历程给以高度的评价和赞扬：“你是中华民族的救星，劳动群众的先驱，人民军队的创造者和领导者”，寥寥数语，重于泰山，这个层次是上一层次的深化；第四、第五、第六三段为第三个层次，是第二个层次的延续和具体发展，从朱总司令的对党忠贞不贰，对人民的无比亲切关怀，对敌人的憎恶仇恨，不愧为毛泽东同志的亲密战友等方面具体赞颂了朱总司令的高尚情操和优秀品德；第七段为第四个层次，从概述朱总司令的光辉历程人手，进一步赞颂了他的伟大精神，表达了对他的良好祝愿；最后一个层次是结尾段，是主题思想的全盘升华与总括。然后是祝颂语，由并列的两个短句组成。
综观全文布局，开头与结尾是鲜明主题、情感的升华与收合。中间3个层次是从总的评价到具体的赞颂，从具体的赞颂再到美好的祝愿，步步深入，顺理成章，眉清目秀。
3．有感染力——通俗易懂，形象生动。
讲演词的美学功能很重要的一个方面是语言的感染力。语言要口语化，明白晓畅，生动悦耳。要使用多种修辞手段，把抽象的道理具体化，概念的东西形象化。尽可能地做到散文诗化，使之具有音乐美。要努力避免从议论到议论的空洞说教或脱离实际的抒情。在写法上，注意虚写与实写并用，即直接写与问接写相结合。直接写，就是表达主旨内容的直接论述；问接写，就是写作上的烘托法。通过对其他事物在形体或精神上同论题所限定主旨相似或合拍点的论述，间接突出讲演主题。这样就能用形象的事物阐述深刻的道理，向听众描述形象的雕塑式的画面，但也要适可而止。如《为人民服务》一文，不仅语言通俗易懂，而且多处使用修辞，使文章显得十分生动，“为人民的利益而死，就比泰山还重；替法西斯卖力，替剥削人民和压迫人民的人去死，就比鸿毛还轻”、“只要我们为人民的利益坚持好的，为人民的利益改正错误的”，运用的就是“对比”。“泰山”、“鸿毛”以及“五湖四海”等使用的是“比喻”和成语。“在困难的时候，要看到成绩，要看到光明，要提高我们的勇气”以及“一切革命队伍的人都要互相关心，互相爱护、互相帮助”等，又是运用“排比”的修辞方法。总之，《为人民服务》篇幅简短、感情充沛、富于哲理、文脉清晰、逻辑严密，是当代政治讲演词中光芒四射的精品佳作。又如《愚公移山》一文，在熔铸经典，引用成语、寓言、典故以及古今文化精华方面更为我们树立了榜样。它不是一般地讲述道理，而是引用了《列子·汤问》中的一个寓言故事，以这个寓言做比喻，逐步引申出党的路线，即全国人民大众起来和我们一道，挖掉压在中国人民头上的两座大山，一座叫做帝国主义，一座叫做封建主义。这种引用古代寓言以古喻今的写作技法，使重大的革命道理形象化、通俗化、大众化，即利理解、牢记，又利贯彻执行。
不仅如此，在《愚公移山》中，毛泽东同志还广泛使用了“对比”、“引用”等修辞手法，在用语上还多处使用“排比”句式，不仅节奏明快，而且气势非凡。如“我们一定要坚持下去，一定要不断地工作，我们也会感动上帝的”。特别是像“下定决心，不怕牺牲，排除万难，去争取胜利”这段四字格词组的排比句，可以说是家喻户晓、人人皆知，已成为人们战胜困难、攀登高峰的坚强动力。毛泽东同志在用白话讲述“愚公移山”时，称“愚公”是“一位老人”，称“智叟”是“有个老头子”；一个“老人”，一个“老头子”，就是多么鲜明的对比。同时，也使我们从中体会到作者在用字上是多么考究，可谓字斟句酌，令人敬佩。
七专用书信
（一）文种特征
这里所讲的专用书信，是特指为执行公务而使用的便函（如以电报形式发出，即为电文）。在公文家族中，专用书信的种类很多，是一个庞大的文书组群，像介绍信、证明信、邀请信、保证书、倡议书、敦促书、感谢信、表扬信、祝贺信（贺电）、慰问信（电）、建议书、公开信及唁电等。
专用书信与其他公文相比，它的突出特点是：一是“短”——一般篇幅都比较短小；二是“专”——用途专一，范围特定；三是“快”一一成文简便，传递迅速；四是“多”一一在大量的公文中，要属专用书信数量最多；五是“活”一～～公文中的“轻骑兵”，用途灵活，对上、对下，对组织、对个人均可使用。
（二）结构与写法
关于介绍信、证明信，各单位一般均有铅印好的固定格式的信样，此处从略。其他几种书信（包括电文）的写法，大致如下： 1.标题。多数情况下没有标题，只在少数特殊情况下才会写有标题。也有的书信原来并无标题，当公开发表时另行加注的。标题有的是单独的，如《敦促杜聿明等投降书》、《中共中央致九三学社第九次全国代表大会的贺词》（2007年12月8日）、《中共中央、国务院、中央军委对我国首次月球探测一r程圆满咸功的贺电》（2007年11月26日）、《致全国公安民警的一封信》，也有的具有正副两个标题，如《办一流媒体，创最佳效益——国家新闻出版总署祝贺（今晚报）创刊20周年》、《遵守交通法规、关爱生命旅程——天津市公安交通管理局致广大市民的一封信il、《市红十字会援助印度洋地震及海啸灾区——紧急募捐呼吁书》、《中共中央国务院致中国体育代表团——祝贺我体育健儿取得优异成绩》（2004年8月29日）等。
2．开头。靠左顶格独占一行写称呼，后加冒号，即称谓。如“国防科工委、总装备部、中国科学院、中国航天科技集团公司并参加月球探测工程的全体同志”、“全国公安民警们：”、“市民朋友们：”、“清华大学首届国防定向生班全体同学：”、“尊敬的普查单位及个体经营部：”、“中国体育代表团：”、“国家体育总局并第28届奥运会中国体育代表团：”等。对于称呼，如果是涉及对象较多（如《中共中央、国务院、中央军委对我国首次月球探测工程圆满成功的贺电》的开头），要注意其各自的排列顺序；有的专用书信在称谓之后，另起一行，空两格，写“你们好”之类的问候语，要视情而定。
3.主体。专用书信固然种类庞杂，且内容多变，但有个基本规则是可以遵循的，即它的主体内容一般包括三个方面：一是“缘由与背景”，就是“因为什么？”；二是分析与评价；三是意见、希望与要求。例如20中国体育代表团——祝贺我体育健儿取得优异成绩》：“我国体育健儿在举世瞩目的第28届奥运会上不畏强手，奋力拼捕，取得了前所未有的优异成绩，实现了我国竞技体育、在奥运会上新的历史性突破，为祖国和人民赢得了荣誉。党中央、国务院向你们表示热烈的祝贺和亲切慰问！”这是第一段文字，即致电的“缘由与背景”，第二段文字是：“我国体育健儿在本届奥运会上表现出的精湛运动技术和良好的体育道德，„„祖国为你们骄傲，人民为你们自豪！”这是“分析与评价”；第三段是“希望与要求”：“希望你们继续发扬胜不骄、败不馁的精神，„„作出新的更大的贡献！”
《中共中央、国务院、中央军委对我国首次月球探测工程圆满成功的贺电》一文开头部分：“我国首颗绕月探测卫星‘嫦娥一号’顺利进入月球轨道并传回月球三维影像，标志着我国首次月球探测工程取得圆满成功。在这举国欢庆、全民振奋的时刻，中共中央、国务院、中央军委特向参加首次月球探测工程的全体科技工作者、干部职工和解放军指战员，表示热烈的祝贺和亲切的慰问！”，显然，这是交代行文的缘由与背景；接下来写道：“我国首次月球探测工程是继人造地球卫星、载人航天飞行取得成功之后我国航天事业发展的叉一座里程碑。我国首次月球探测工程的圆满成功，是我国科技自主创新取得的标志性成果，是中华民族在攀登科技高峰征程上实现的又一重大跨越，对于进一步推动我国航天事业发展，增强我国的科技实力、综合国力和民族凝聚力，激励全党令国各族人民更加满怀信心地建设创新型国家、推进改革开放和社会主义现代化建设的伟大事业，具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。你们作出的杰出贡献，将彪炳中华民族的光荣史册。”这段又显然是“分析与评价”；最后写道：“我国首次月球探测工程是我国开展深空探测的第一步，今后的任务光荣而艰巨。希望你们在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下，高举中国特色社会主义伟大旗帜，坚持以邓小平理论和‘三个代表’重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，再接再厉，开拓创新，不断攀登航天科技新高峰，为夺取全面建设小康社会新胜利、开创中国特色社会主义事业新局面，为促进人类和平利用太空、推进人类和平与发展的崇高事业，作出新的更大贡献。”属于“希望与要求”：再看一封专用书信，是2004年10月7日黑龙江省省级离休老干部赵德尊给省委书记宋法堂、省长张左己及省委常委的一封信：“我看了原辽宁省委书记郭峰同志住院期间致同志和亲友的公开信，有颇多感慨。郭峰同志是我在1937年太行山创建冀西抗日根据地时的老战友。这是他到北京做全胃切除手术后，2004年4月回沈阳治疗期间，对去看望他的亲朋战友，发出的希望：不送不收慰问金；不送不收保健品；不送不收有关涉及保健品的用品，用具；不送不收大盆鲜花：不送不收熟食；不送不收贵重、进口水果。对于这种清廉自律的‘六不’言行，我建议在党内发表倡导”。
这封信写得虽然比较简单，但也明显地包括三层内容。第一句话交代的是“缘由”，其中“有颇多感慨”就是“评价”，其余的内容是“意见”即建议。
（三）写作要点提示
1。要讲究精巧。
书信在我国的历史源远流长。以办理公务为内容的专用书信，古往今来名篇佳作比比皆是。诸多的名篇佳作给我们一个启示，就是撰写专用书信不能不注意修辞，它是使书信达到精美的基本途径之一。专用书信的写作对修辞的需求是比较广泛的。例如在用语上要讲究遣词炼句；在句式上要富于变化：在章法上要开门见山。层次分明，格式正确；在表达方式上要注意区别对象，情真意切，朴实诚恳。礼义待人；在技巧上注意对辞格的使用等。如毛泽东同志于1948年l2月17日以中原、华东两人民解放军司令部的名义，写给国民党徐州“剿总”副总司令特聿明等人的《敦促杜聿明等投降书》（以下简称《敦促书》），是他生前挥笔疾书为我们写下的千百篇精彩公文佳作中的一篇。这篇只有800多字的《敦促书》，从星到外，从头至尾，从篇章布局到遣词用句都充满了修辞的色彩，字字衔珠、句句缀玉。既有外柔内刚的“婉转”，又有匀称齐整的“排比”；既有典型生动的“比喻”，更有发人深省的“设问”，真乃异彩纷呈。
自古以来，两军对垒，占据强势的一方写信给处于劣势的一方，为其讲清形势、指条生路，敦促其“举手投降”的书信并不少，但大都是态度强硬、语气逼人，充满讨伐之意、斥责之情溢于言表，“如果不投降，杀你个片甲不留，死无葬身之地”，完全是一副“雄鹰抓小鸡”的架势。而当我们用上几分钟一口气读罢《敦促书》时，却找不到前述的“影子“，毫无任何咄咄逼人之感，相反却是良言苦口地细心规劝，充满柔和之情。如“十几天来，在我们的层层包围和重重打击之下，你们的阵地大大地缩小了。你们只有那么一点地方，横直不过十几华里，这样多人挤在一起，我们„颗炮弹，这能打死你们„堆人。你们的伤兵和随军家属，跟着你们叫苦连天。你们的兵士和很多干部，大家都不想打了。你们当副司令的„„应当体惜你们的部下和家属的心情，爱惜他们的生命，早一点替他们找一条生路，别再叫他们作无谓的牺牲了”。
“黄百韬兵团、黄维兵团和孙元良兵团的下场，你们已经亲眼看到了。你们应当学习长春郑洞国将军的榜样，立即下令全军放下武器，停止抵抗。本军可以保证你们高级将领和全体官兵的生命安全。只有这样才是你们唯一的出路。你们想一想吧，如果你们觉得这样好，就这样办”。从这两段中可以看出，作者在这篇《敦促书》中，偌用了文学写作上常用的“婉转”的修辞手法来勾勒全篇的布局，表现为外柔内刚，即字面上语气温和，但其蕴涵之理并不让人感到轻松，特别是末尾那句“如果你们还想打一下，那就再打一下，总归你们是要被解决的”。这“解决”二字，就意味着“歼灭”，怎不令敌胆战心寒。“歼灭”不说“歼灭”，而用„个模糊性的词语“解决”，显然作者是为了与整体上的“婉转”布局辞格相一致，可见毛泽东同志在遣词炼旬上是何等的一丝不苟。
另外，开门见山是公文写作的一种基本技法，就是说一上来就切入主题，不讲空话、套话，更不能说废话。俗话说“闲话少说，书归正传”。．出自于语文大师、写作巨匠毛泽东同志之手的这篇《敦促书》，开头所使用的修辞技法，远要比“开门见山”还前进了一大步，那就是“开门喻义”。“你们现在已经到了山穷水尽的地步”，这一个“山穷水颈的比喻是何等形象、准确、精巧，简直是“虎跃山间、龙腾大海”，这一“跃”一“腾”，说明作者下笔之前，对全文的布局构思已胸有成竹。像这样“开门喻义”的公文，可以说是凤毛麟角，不得多见。
在“开门喻义”之后，《敦促书》紧跟着使用“设问”的辞格，接连提了“五问”，有的是有问有答，有的是问而不答。如“你们想突围吗？四面八方都是解放军，怎么突得出去呢？你们这几天试着突围。有什么结果呢？你们的飞机坦克也没有用。我们的飞机坦克比你们多，这就是大炮和炸药，人们叫这些做土飞机、土坦克，难道不是比较你们的洋飞机、洋坦克厉害十倍吗？„„你们虽然把徐州带来的许多机关闲杂人员和青年学生，强迫编人部队，这些人怎么能打仗呢？”这“五问”是“设问”和“层递”相结合，步步进逼，层层递进，同时在“五问”中又连续使用厂五个“你们”做“排比”，如“连珠炮发”“百箭穿心”，把敌人逼到了“山和水的尽头”，前面再无任何可走的路了，如此绝境要想逢生，唯一的办法只能是“放下武器，停止抵抗”。
像以卜辞格之中套辞格的高超修辞方法，远不止这一处。如《敦促书》第一大段，作者在分析敌军困境时，使用了五个由“你们”作旬首的排比句；在最后一个排比句中，又连续使用四个“当”字作提示语：“你们当副总司令的，当兵团司令的，当军长师长团长的，应当„„”这种“排比组合”，气势大、节奏强，铿锵有力。
事实证明，要写出又好又精的文件，不讲究修辞不行。毛泽东同志写下的许许多多公文篇章，不仅是指千军万马、、驰骋疆尝治国安邦、建设祖国的工具，而且又是一件件闪烁着艺术光芒的珍品，而这又无不与修辞有关。
重意轻文（彩）、重外（格式）轻内（内在的美），实不可龋 2。要富于感情。
专用书信固然不像私人书信那样，呵以使个人感情任意驰骋，但它也同样需要情感交流。比如祝贺信，要写得热情；慰问信，要写得情真意切；建议、批评信要晓之以理；公开信则要写得庄严郑重，富有气势。周恩来同志于1975年3月20lj给毛泽东同志写过„-封信，信的结尾写道：“我因主席对病状关怀备至，今又突然以新的病变报告主席，心实不安，故将病情经过及历史原因说清楚，务请主席放心。
„„但如需再次开刀，我还受得了。现在要好好做此准备。问主席好！”这是无产阶级革命家之间高尚情谊与钢铁意志的完美表述，催人泪下。
3．要夹叙夹议。
夹叙夹议是商洽信、祝贺信、感谢信、公开信等内容复杂一些的专用书信的常用方法。在这些专用书信中，只叙事而不谈看法，往往使阅者只知其一，不明其二；只发议论，不叙事实，又会使阅者“丈二和尚摸不着头脑”。在夹叙夹议方法的运用上，有的开头叙事，结尾发议；也有的在开头说明看法、认识、观点，然后叙事，最后再总括议说；还有的是边叙边议。例如周恩来同志于l948年10月18日以《宜回念初衷毅然举义》为题写给郑洞国的信中说：“欣闻曾泽生军长已率部起义，兄亦在考虑中。目前，全国胜负之局已定。远者不论，近一个月，济南、锦州相继解放，20万大军全部覆没，王耀武、范汉杰先后被俘。吴化文、曾泽生相继起义，即足证明人民解放军必将取得全国胜利已无疑义„„”这段话就是采用了边叙边议的写法。
又如《中共中央致九三学社第九次全国代表大会的贺词》（2007年12月8 E{）一文的第二自然段：“九三学社秉承爱国、民主、科学的优良传统，走过了60多年的光荣路程。长期以来，九三学社同中国共产党在争取民族独立和人民解放的宏伟事业中风雨同舟，在社会主义革命和建设的历史进程中携手前进，在改革开放和社会主义现代化建设的伟大实践中团结奋斗，结下了深厚友谊，创造了辉煌业绩。一代又一代九三学社中央领导人带领广大成员同中国共产党亲密合作、团结奋斗，为绕一战线和我国社会主义多党合作事业发展作出了重要贡献。实践证明，九三学社始终是中国共产党的亲密友党，是建设中国特色社会主义事业、。维护国家安定团结的重要力量。”可以看出，这段文字在写法}：也是边叙边议，也正由于此，使得行文严谨周密，顺畅自然，情真意切。令人叹服，八。大会工作报告。
《一》文种特征
这里所说的工作报告，是指有关领导人在大型会议上，向与会者所作的全局性、、系统性的工作汇报或某一重大工作问题的讲话文稿，往往是总结、部署一项或一个时期的工作，如党代会、人代会、职代会等各种会议上的工作报告。
工作报告虽然多以领导成员个人名义出现。但并非个人意见，面是领导班子集体的意见，是经领导班子集体讨论、专人执笔、反复修改定稿的。一经会议通过，并按文件下发或公布，就具有指示性和约束力。
撰写“大会工作报告”应注意体现四性：一是目的性，要明确会议的目的、要求、指导思想、中心议题，使报告有所依据；二是针对性，要结合地区、部门、系统的工作实际，把上级精神同本地实际情况结合起来，避免实话连篇、言之无物；三是指导性，要有较强的政策思想水平，能够准确地提出问题、精辟地分析问题、中肯地解决问题；四是全局性，即要通观全局、把握重点，避免一般化。
“大会工作报告”是会议的中心部分。涉及面广，启示点深，承前启后，展望未来，篇幅比开幕词、闭幕词长。内容比领导同志在会议上的专题性讲话更为全面，要求纲目清楚，逻辑性强，便于记忆领会。在结构上可用并列式，把报告的内容分成并列的几大部分；可用层递式结构形式，围绕中心，逐层加以叙事、议说。
（二）结构与写法
“大会1：作报告”的内容结构一般由以下几个部分组成： 1．标题．，通常由正副两个标题构成，正标题写“××（内容）工作报告”，副标题写报告的时间、会议名称，另附报告人的职务及姓名。例如：政府工作报告(2008年3月5日在第十一届全国人民代表大会第一次会议上）国务院总理温家宝 2。正文。由开头语、主体及结束语三部分组成。开头语主要是交代依据，写明提请大会审议等语；主体是报告的核心部分，它要分析问题、解决问题，即回顾总结过去的工作，分析当前面临的形势，进而提出今后t作的意见或建议；结束语一般是与开头相呼应，总括兜底，发出号召，提出希望。例如温家宝总理于2008年3月5日在第。卜一届全国人民代表大会第一次会议上所作的《政府工作报告》，内容翔实，观点鲜明，结构清晰，布局精巧，语言简明。全文由“过去五年工作回顾”、“2008年主要任务”两大部分组成，前后递进，顺理成章，既总结了过去，又规划了现在和未来。比如在“过去五年工作回顾”部分。集中讲了三个方面的工作，其精妙之处在报告过去五年的工作时，不是孤立地讲作法，然后集中讲经历体会，而是把作法、经验、体会融合在一起，以理说事，以事证理，夹叙夹议，事理贯通。特别一提的是在讲到“前进道路上还有许多困难和问题”时，言简意赅，干脆利落。这一切都是值得我们好好学习的。
3．结尾。大会工作报告的结尾，一般是对与会者提出希望或发出号召，用以鼓舞人们按照会议所确定的目标奋勇前进。例如国务院总理温家宝于2008年3月5日在第十一届全国人民代表大会第一次会议上所作的《政府工作报告》的结尾部分：“各位代表！回顾五年成就，令人鼓舞；展望未来发展，催人奋进。伟大的祖国已经迈上新的历史征程，前景无限美好。让我们在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和‘三个代表’重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，解放思想，改革创新，扎实工作，为夺取全面建设小康社会新胜利而努力奋斗！”通过这种言简意明的语句表述，能够给人以目标明确、心情振奋之感。
（三）写作要点提示
1．要言之有物。
“大会工作报告”要有明确的中心论题、丰富的内容。既要全面、周到又要重点突出；既要详略得当．又不要顾此失彼；既要“点滴不漏”，又要防止“懒婆娘的裹脚布——又臭又长”。应注意研究本地区的实际情况，用丰富的事例作论据。只有摆事实。讲道理，才能打动听众，使人信服。但事例一定要精确，分析一定要科学，评价一定要恰当。
2．要言之有序。
“大会工作报告”偏重于对情况归纳叙述与议论说理。结构应该纲举目张、周密顺畅。也就是说，要把较为广泛的内容，根据主旨的需要，集中概括成为几个专门问题，并把这些问题精巧地编织和串接在一起，组成一个连贯统一的整体，使文章条分缕析、顺理成章。“大会工作报告”属于讲话性文件，以内容清楚、一目了然为贵，以五花八门的大拼盘为忌。在主于饱满健全的基础上，首尾圆合是相当重要的，要注意讲求开头显旨、总括，而在结尾部分则要“卒章显其志”，以之作点睛之笔。
(三)要言之有文。
“文”是文采。“大会工作报告”的文采主要表现在语言运用上的雅俗共赏与修辞的运用。作为一次较大规模的会议，与会者的文化程度、职务、阅历与审美趣味等不尽相同，要使工作报告写得大家都能够接受，就需要在语言的推敲上一F功夫。由于报告是向听者传递信息的，因此在语言运用上要准确精炼、干脆利落、庄重生动、论述清楚，切忌拉杂含糊、干瘪无力、空洞无物。孔子曾说：“情欲信，辞欲巧。”（《礼记。表记》）意思是说思想感情要真实，语言文字要精巧。对于“大会工作报告”来说，是要讲给人听、用以指导和推动工作开展的，因此要讲得干脆且生动、听得明白且悦耳，为此，可多用一些短句或成语、四字格词组，或者适当穿插一点口语，讲究运用浓缩、综说、借代、排比、比喻、对比等修辞手法，以增强语言的形象化与节奏感。
第四篇：公文写法
常用的15种公文写法
文秘常用文章不会写怎么办，下面是出国留学网小编为大家带来的文秘常用的15种公文写法，欢迎大家阅读。
一、通知
概念：通知是上级机关向下级机关布置工作时所用的一种简易公书。它的功能主要是布置工作、告知事项。是一种下行文。具有内容单纯，行文简便和执行性、指导性、告知性、简约性的特点。
根据功能特点，通知主要有五种类型：指令型通知、转发型通知、事项通知、会议通知、任免和聘用通知等。
指令型通知(对概念的认识要“顾名思义”)主要用于向下布置和安排工作，《××公安局关于上报大练兵活动先进集体和先进个人事迹的通知》，《××公安局关于坚决遏制违反五条禁令苗头的紧急通知》。转发型通知，主要用于批转、转发上级有关文件，《××公安局关于转发公安部〈关于××通知〉的通知》。事项通知，主要用于告知已发生变化的一些工作事项，引起大家重视。如《关于110、122、119三台合一的通知》，《关于停止使用市局“扫黄办”印章的通知》。会议通知和任免通知比较简单。
写作：首先要搞清楚写什么(要写的主旨和内容)，再考虑怎么写(文章的体裁格式)。通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
标题：由发文机关、事由、文种组成。《××公安局关于××工作的通知》。主送机关：对谁发通知。
正文：主要包括通知原因、通知事项、通知要求三部分。
①通知原因，首先要写明主要依据，即为什么要发通知(如根据上级××文件、会议精神或根据××工作的需要等)，根据××文件精神(依据)，结合本局实际(针对性，找出文件与工作之间的结合点)，为更好地搞好工作(通知意义)，现将有关事项通知如下(过渡语)引起下文。
②通知事项。交待工作任务、阐明具体措施，这里事项要具体，重点要突出，可分条写出（1、2、3，...)，简单的通知可不分条，一次性陈述写出。
③通知要求。对有关政策界限、完成期限、怎样上报等提出具体要求，最后以“特此通知”、“请认真贯彻执行”等惯用语结束。
要求;
①通知的开头导语要说明通知的根据，针对性提出问题和要达到的目的。按照提出问题、分析问题、解决问题的思路。
②通知的正文不需要举例和议论，只需明确“做什么”和“怎么做”就行了。
③结尾部分要简明扼要，切忌长篇大论，冲淡主题。
二、通报
通报是上级向下级表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种公文。属下行文。通报或分为表彰性通报、批评性通报和重要情况通报。
写作;一般由标题、受文机关、正文、落款、日期组成。
表彰性通报：正文内容通常由叙述事实、说明主旨、做出决定、提出要求四个部分组成。叙述事实是表彰性通报的主要部分，应用时间、地点、人物、事件、结果五大要素反映清楚明确，同时应突出重点。表彰性通报常常因事及人，透过客观事实看精神境界。凡是体现精神境界的事实和情节，应当作为重点，下功夫写好。说明主旨，就是说明先进事迹所反映的精神境界和思想风貌及其意义，主要经验和值得发扬的是什么。
做出决定就是根据先进事迹作出表彰或奖励的决定。提出要求即提出向先进人物或集体学习的号召。
批评性通报。一般分为四个部分：一是介绍事实，具体陈述起因、经过、后果(造成的影响或损失情况)、有关人员的责任等;对错误事实的交代要清楚、简练。二是指出错误的性质、危害，分析产生错误的主客观原因。三是作出的处理，包括处理的依据和处理的结果。四是要求和希望。
情况通报。以写清情况为主，并作必要的分析，指明事态的动向和值得注意的问题。通常是前面有总体情况的交代，后面有个体事例的照应，主次分明，详细得当。情况，可以是全局的发展动态，也可以是反映工作中的某一方面情况，如重大火灾事故的情况、民警驾车发生重大交通事故的情况、枪支丢失情况、警服外借造成严重后果的情况等等，目的在于使有关单位和干部、群众了解信息，引起注意，促进工作的顺利开展。
三、报告
概念;报告是下级向上级汇报工作的公文。内容包括汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问等。报告是一种陈述性的上行文。报告就是我们平时的书面汇报工作、汇报情况。平常也称“××情况汇报” 报告从内容性质上分，有工作报告、情况报告、答复报告、建议报告等。从内容所涉范围上分，有综合报告和专题报告。报告是我们工作中常见的文书，我们的一切工作都可以用报告的形式书面向上级汇报。工作报告主要是报告工作(做了什么工作)，情况报告主要是反映社会治安动态、敌社情动态、刑事犯罪动态。答复报告是针对上级询问某一件事的完成情况或某一个案件的进展情况予以答复。建议报告是根据工作的需要，向上级提出建设性意见。
写作;报告分标题、称谓、开头部分、主体部分、结尾部分。标题：关于××(事由)的情况报告(汇报)
称谓：××上级部门
开头部分：报告的原因或理由。一般要写清报告的是什么工作、工作基本情况、进展情况。然后用一句话“现将有关情况报告如下”领起下文。主体部分：报告的事项。综合报告包括主要成绩、做法、体会，这是报告需详写的关键部分;最后说明存在问题和今后打算，这部分可以略写。一般用小标题分项列出。专题报告中，如果是反映工作或情况，要依次陈述事情的原委、工作的性质、工作进展及完成情况、今后的努力方向等。
主体部分写作应注意两个问题：
①要有一定的格式。可采取分条式或分题式结构进行叙述，内容单一的报告，也可以采取自然段逐层推进的形式陈述。
②要有一条主要线索，按时间先后反映工作进程，或从作法到经验教训，或从思想认识到行动效果，或按内容的重要程度，从主到次结尾部分：汇报工作的报告，写“以上报告如有不妥，请指示”;反映情况的报告，写“特此报告”。
写作报告时，应注意平铺直叙，写清工作进程，找出存在问题，提出建设性意见。语言要平稳得体，尊重事实，切忌情节描写、口气夸张、张腔作势、妄加评论。报告与调查报告具有明显区别，报告重在陈述工作，调查报告重在调查过程和结论;报告要简约化格式，调查报告要过程化分析。
四、请示
概念;请示是下级向上级请求解决问题的公文。内容包括请求上级解决问题、解释问题、决定事项等。请示具有事前行文和一事一文的特点。
请示和报告虽然都属上行文，除写作方式不同外，在行为目的和时间要求上也有区别。报告的目的是汇报工作，不需要上级批复;请示的目的则是请求解决难题，需要批复。请示只能事前请示，报告大多在事中或事后汇报。
请示一般有工作性请示(又称请求批准性请示)和政策性请示(又称请求指示性请示)两种。前者是请求上级批准有关人、财、物及机构、编制、项目、计划等事项，后者是向上级要政策、要办法。
写作;请示由标题、主送机关、正文和落款组成。正文包括三项内容。
①请示缘由。即为什么要请示。陈述请示的原因、根据、目的等，与后面的请示事项形成因果关系。提出的理由要有说服力。主要是阐明上级文件依据，工作存在的实际困难，必须要解决的事项等，最后以“现请示如下”作为过渡语。
②请示事项。即请示什么。这是请示的核心和重点，是要求给予指示、批准的具体问题和事情。要明确写出自己的意见。如果请示事项比较复杂，涉及几种情况或几个方面，可以分条分项;请示中不仅要提出问题，还要提出解决问题的倾向性意见。提出的请求和意见要具体、明确、切合实际。
③请示结尾。即请示结束语。一般写上“妥否，请批示”、“以上意见当否，请批示”。
注意
①请求应一文一事;
②主送机关应单一，不能多头请示;不对领导个人请示;不能越级请示;
③请求的理由要“三忌”：忌本位主义不顾大局，忌过多讲大道理，忌有意编造、夸大情况。
五、函
概念;函是平行单位之间商洽工作的公文，内容包括相互之间有关工作的询问、答复、求助、求援等，属平行文。
函与请示在目的上是一致的(请求解决问题)，但行文方向不同，一个平视，一个仰视。仰视要尊重，平视更亲和。因而函在写作时就比较灵活自由。
函的特点主要表现为使用的广泛性和写作的灵活性，平行机关、友好单位需协商、询问、答复、求援、致谢等一切问题都可以用函去沟通、解决。因此，函具有联系工作、沟通感情、促进融合的作用。公安机关使用的函，按其作用和内容的不同，有“公函”和“便函”、“去函”和“复函”之分。公函是指《国家行政机关公文处理办法》中规定的文种，即“函”。给某机关去函，一般是商洽工作，提出要求，询问事项。复函则是对商洽和询问的答复。
写作;函由标题、称谓、正文、结尾组成。函的种类不同，写法也有区别。
去函。由开头的和请求事项两部分组成。开头部分写去函的缘由，表明
商洽、请求、询问或告知有关情况的依据、意向等;请求事项部分详细写明商洽、询问、请求、告知事项的内容，根据事项的复杂程度，或单列一段，或分条分项。既要简明扼要，又要交代清楚。如果要求对方回复，还要明确提出“请函复”、“请复”等。如有附件要标明(有关复印件)复函。有引语和答复意见两部分组成。引语是引述来函标题、来函文号，有时要写明来函的大概内容。答复意见是针对来函事项予以答复，答复中要表明态度、主张。如“兹收到贵单位××函，函中提到的××一事，我们进行了认真调查和研究，认为××，现答复如下。”结束语有“特此函复”、“此复”等。
六、计划
概念;计划是工作开展前预先拟定的具体方法的应用公文。平常又称要点、方案、预案等。计划的内容包括指导思想、目标、方法、步骤、要求等。具有规定性特点。
古人云：“凡事预则立，不预则废。”“预”，就是事先有计划;“立”就是取得成功。因此，事前有计划，事后有总结，是做好一切工作的基础。计划对工作、学习有重要的指导作用，起推动和监督作用。我们常说的一切按计划办事，就是要尊重计划的规定性特点，制定计划时重在定任务、定措施、定时间、定要求。计划的种类很多，常用的计划有工作计划和学习计划等。
写作方法;计划一般由标题、正文、落款三部分组成。
1、标题。由机关名称、适用时间、计划内容、文种名称构成。
2、正文。有前言和主体两个部分。前言，写明制作计划的依据(指导思想)，即“为什么制定计划，依据什么制定计划”。主要依据上级文件、指示、工作中可能遇到的情况和问题等，然后用“特制定本计划(方案)”一类的惯用语引出计划事项。
主体。
①目标和任务。主要写明“做什么”、“做到什么程度”。这是计划的核心。写明任务的数量、质量和要达到的目标(数)。可以写成段落式，也可以分条列项写。段落安排要分清轻重缓急，重点任务要放在第一段，其它次之。
②措施和步骤。具体回答“怎么做”、“什么时候完成”。要写明组织领导、分工配合、检查考核等事项。措施要有力，分工要明确，考核要合理(留有一定变化空间)。
结尾。一般是提出要求，主体部分已交代明确的也可以不写。
3、落款。写明制作单位名称和成文时间。
注意;制定计划要做到目的明确，措施具体，便于实施、便于检查，制定的目标任务、奖惩办法防止与实际工作相矛盾，要切合实际情况并留有余地。
七、公安简报
公安简报就是用简略的方式报道公安工作的应用文书。内容包括反映公安工作、社会治安情况、介绍经验、交流信息等。平时又称“情况反映”、“公安要情”、“治安动态”。
简报具有新闻性、时效性，是一种新闻体裁的文书，其突出特点是短、新、快。
短是简明扼要，内容单一，就单一事件某一方面工作进行报道。叙述简明，语言简洁，篇幅不超过1000字。新就是具有新闻性，所谓新闻就是能够引起人兴趣的、刚刚发生的事件，具有情节性、故事性，有时间、地点、人物、事件。因此在写作上较“活”，这也是简报区别于报告的一个显著特点，报告就是平铺直述地汇报工作，反映情况，不能有任何情节描写或抒情式语言。简报就是要比较生动地反映工作，要有简略的情节性、故事性。
公安简报按内容和性质的不同，可分为会议简报、工作简报和情况反映(或公安要情)三种。
工作简报主要是反映公安机关各方面的日常工作情况。主要包括业务工作的进展情况、队伍建设情况、重大事件(案件)的情况(工作简报主要是反映成绩)。情况反映是指反映敌情、社情和社会治安情况的简报。如“敌情动态”、“治安情况”、“稳定要情”等。公安简报突出公安工作做了什么，情况简报突出有什么，发现了什么。
写作方法;公安简报既然是一种新闻体裁，那么写作上应按新闻体裁的要求。一般采用消息式写法和通讯式写法。消息式写法主要由导语、主体、结尾的格式，是先概括后叙述的“倒金字塔式”。用以报道单一事件，多为公安机关内部掌握的动态。其时效性与写作形式、语言要求都与新闻报道中的消息一样，篇幅简短、直述事件、要素清楚、少发议论。通讯式写法多用以反映重大事件、综合性工作、典型案例等情况。简报由报头、正文和报尾三部分组成。
报头。固定化版头。在简报首页上方位置，约占全页三分之一篇幅。包括名称、期数、编发单位、印发日期等。
正文。一般包括标题、导语、主体、结尾。
①标题。简报的标题类似新闻标题，一般只有一个主题，必要时也可以有主标题、副标题、小标题。标题形式有结论式，如“上半年刑事案件减少”;概要式，如“本市大学生违法犯罪情况及原因”;提问式，如“我是怎样走上犯罪道路的——盗窃犯张××自述”;对仗式，如“热情服务暖如春风，台胞盛赞公安民警”;警句式，如“国法轻，坏人凶——群众来信谈对当前社会治安的看法”等。拟定标题要求明确、鲜明、醒目、灵活。
②导语。导语部分要开门见山，写明何时、何地、何人、何事、何因(五何)。主要有综括式(又称叙述式、提要式)、结论式、问答式等。
③主体。要对导语做进一步的叙述和说明，是简报的基本事实部分，也是简报的核心。主要叙述工作过程，可以按顺序写，如时间顺序、工作推进顺序等。
④结尾。点明工作结果与开头相呼应;做出适当评价，点明下步工作的发展方向，对主体内容中的悬念性问题作一交待。
有些简报要在标题上面(或下)加按语。其作用是说明本简报的重要性。一般表现为领导意志，具有一定的权威性、指导性。
八、调查报告
概念：调查报告就是通过调查研究而得出的结论性报告的应用文书。所谓调查研究就是在掌握真实素材的情况下，通过定量、定性的分析总结，从而找出其规律性、普遍性的东西。调查报告又称调研文章。调查报告有公文类调查报告、新闻类调查和学术类调查报告(又称调研类学术论文)三类。公安机关常用的调查报告主要有治安情况调查报告、案件(事件)调查报告、存在问题调查报告三种。调查报告重在调查过程、调查结果。
写作方法;调查报告的结构一般由标题、正文、结尾三个部分组成。
1、标题。标题可用直叙式，由被调查对象、调查内容加文种组成。如“××市未成年人网吧违法犯罪调查报告”，“严打斗争之盲点”;也可用问句式，突出所谈问题的严重性，如“××市入室抢劫案为什么突出”。
2、正文。正文由前言、主体和结束语三部分组成。
前言(开头)。开头部分着重概括被调查对象的基本情况，提出要调查的问题，经过工作后得出怎样的结论。开篇点明本篇调查报告的主旨。交代调查的时间、对象、范围、方式、调查的组织领导、取得的成效。前言的写法比较灵活。介绍典型经验的调查报告可先概括介绍一下成绩效果。事故、事件调查报告的开头可议论一下问题的严重性、重要性，以引起人们的注意。不管用什么形式开头，都要高度概括，开门见山，紧扣主题(要调查什么)。
主体：主体是调查报告的核心部分。调查报告的主体没有规定的形式，要“因情立体，即体成势”，一般要写清以下三方面的内容：
①事实。调查所得的主要事实，即事情发生、发展变化的始末、具体过程。事实部分有时表述为“经过”、“表现”、“问题”、“情况”、“现象”、“作法”、等。内容复杂可分条列项。
②原因。问题或成绩产生的前因后果，对调查所得情况的分析和认识。原因含直接原因与间接原因，主观原因与客观原因，主要原因与次要原因等等。
③对策或体会。根据调查情况得出的结论谈看法。如，反映典型经验的调查报告要写明取得此成绩的经验和体会;揭露问题的调查报告要在分析的基础上提出预防、处理措施;事故事件的调查报告要在分析原因的基础上提出处理意见。这部分内容常用“对策”、“措施”、“思路”、“构想”、“方案”、“建议”、“意见”、“设想”等词语表述。所以大多数调查报告的主体格局为：事实——原因——对策。
根据以上内容，按以下两种方式构思：
①按顺序写(纵向结构)。主要是盏鞑楣ぷ鞯慕骨榭鑫飨呃醋橹牧希蛘甙凑帐录⑸⒎⒄埂⒔峋值乃承蛭飨呃醋橹牧希庵址椒ㄏ咚鞯ヒ唬雎缜宄悴闵钊耄堑鞑楸ǜ娴闹饕醋鞣椒?
②按内在联系写(横向结构)。按事物各部分之间内在联系和逻辑关系，将要反映的内容分成几个部分，各部分组成并列的关系，其内容要互相关连，又各自从不同的方面围绕中心议题。如果内容复杂，通常使用小标题分几部分写，力求眉目清楚，条理分明。
不管采用何种结构形式，写作时都要求做到：
第一，情况摆得明。即事情的原委、有关人事、前因后果都要写得清清楚楚，第二，问题分析透。即要通过现象进行由此及彼、由表及里的分析，阐明问题的本质，揭示出规律。
第三，意见提得当。即对所调查的事或问题作出符合实际的有说服力的结论并在此基础上提出切实可行的“对策”或“意见”。
结束语。是调查报告的结尾部分。要求归纳全文(综上所述)，指明实质，深化主题。突出某问题的重要性，提出解决的意见和建议。指出方向、提出打算，发人深思。
九、总结
概念;总结是对实践进行全面、深刻和本质的概括。是对已做工作进行回顾归纳，得出成果性、指导性书面材料的应用文书。内容包括通过汇总情况，分析研究，找出成绩与不足、经验与教训，归纳出带有规律性的东西，以指导今后的工作。
公安工作比较常用的有工作总结和经验总结。
工作总结又称陈述性总结，主要功能是对某一时段或某一专项工作进行回顾、检查和汇总，展示成绩，找出不足，提出今后打算。
经验总结又称论述性总结或经验材料，其主要功能是对工作特点、典型做法等进行提练、归纳，得出有代表性的经验。
总结与调查报告不同。一是对象不同。总结的对象即范围比较广泛，任何工作或情况都可以总结;而调查报告的对象则仅限于一些重要的、有代表性的事件和情况。二是角度和人称不同。总结的对象是自身，使用第一人称;调查报告的反映对象是他人，多用第三人称。调查报告主要是从问题入手，揭露其规律性;总结主要是从成绩入手，升华其精神境界。
有人将总结的作用概括如下：它使分散的得到了集中，肤浅的得到了深化和升华，不足的得到了充实，淡薄的得到了浓厚，潜在的得到了发掘，庞杂的得到了净化，模糊的得到了澄清，错误的得到了纠正，成功的得到了传播。有人说，会不会当领导，就看会不会总结，“总结出成绩，总结出典型，总结出领导能力”。事实上，总结的过程，就是一个从自发到自觉、从零碎到系统、从感性到理性、从具体到抽象、从微观到宏观的认识发展过程。
写作方法;总结一般由标题、正文、落款组成。
1、标题。工作总结如“××市公安局××工作总结”、“6·30系列案件破案总结”。经验总结如“对历史负责，为现实服务，建设现代化公安派出所档案室”、“我们是怎样抓好队伍建设的”。
2、正文。总结写什么(怎样组织材料)、怎么写(写作格式)。包括开头、主体和结尾三项内容。
①开头(也称导语、前言)。概述总体情况，使读者首先对总结对象有一个总体认识。主要是简述工作完成的背景、主要成效(主要用数据、荣誉反映)，为主体展开做好铺垫。并以“现总结如下”或“一年来，我们主要做了以下工作”等惯用语引
②主体。这是总结的核心部分。一般分主要成绩、工作作法、存在问题、今后的努力方向四个层次写。以叙述为主，重点写具体做法、成绩和经验。即做了什么，怎么做的，取得了哪些效果、有哪些经验体会。常见的结构形式有：成绩+做法+体会(经验或教训)，或成绩+做法，或做法+体会，或体会(以体会为主线，将成绩和做法包括其中写)。
③结尾。主要写存在的问题和今后的打算。
注意事项;总结要从实际出发，一分为二，肯定主流(成绩)，要注意观点(成绩)与材料的统一;注意对观点句(即经验或体会、做法)的提炼和归纳。避免写成流水帐，避免夸张和歪曲事实真相，避免过高或过低估价自己等。
十、事迹材料
概念;事迹材料是将先进人物或先进集体的事迹予以总结升华的应用文书。主要用于宣传、表彰、树立典型、推广经验。
事迹材料是一种特殊的总结，两者在写作角度和人称上不同。总结反映的对象具有普遍性，有成绩、做法、经验、教训、体会。事迹材料反映的对象具有特殊性，是对成绩部分进行重点整理和归纳，主要是展示成绩升华精神，树立典型。
事迹材料主要有单位(集体)事迹、个人事迹和简要事迹材料(又称事迹简介)三种。
写作方法：事迹材料由标题、基本情况简介、主要事迹三部分组成。标题。通常用“×××同志的先进事迹材料”、“×××派出所事迹材料”等方式作为标题;也可用正副标题，如“立足本职创安 开拓进取护航——××派出所服务经济建设事迹材料”。
介绍先进者的基本情况。先进个人基本情况包括个人现任职务、岗位、性别、年龄、政治面貌，取得的突出实绩(荣誉)。先进集体则简介其组织状况，主要工作性质、实绩等情况。
主要事迹。这是先进事迹材料的中心内容，要求根据需要选择突出事迹叙述。多采用分列小标题的方法写作。这种结构的特点是便于阅读，利于写作。分项的方法有三种：
①按时间先后分项。根据人物的时间顺序分项列出小标题。每个小标题就是这一阶段的事迹。
②按突出事迹分项。将几件突出的事迹分别独立分项叙述。
③按事迹性质分项。根据工作性质不同，分别予以分类叙述，如写某派出所的先进事迹，可以根据材料分成打击、防范、管理、廉政等方面;写某先进户籍民警，可以分成打
击违法犯罪、搞好治安联防、帮教违法青少年、密切联系群众、为群众排忧解难等方面。
注意;在写作过程中，每项每条都应有简洁的提要语，用以概括本部分内容，或提出观点，或揭示事迹所反映的精神。事迹材料要通过对事迹的叙述，展示人物精神风貌，因此，在事迹选材上要有代表性。平庸的事迹不会闪光。
十一、述职报告
概念;述职报告是本人对本职岗位的工作进行自我总结的应用文书，换言之就是把自己履行职责情况和称职如否书面表达出来。述职报告是一种自我总结，主要功能是对本职工作进行自我陈述、自我评价，主要用于上级的考评、考核、群众鉴定，写作的目的是说明自己工作称职。
撰写述职报告，一要突出一个“我”字;二要围绕一个“职”字，即以自己的岗位职责和目标(一般表现为德、能、勤、绩四个方面)为客观标准进行陈述和评价，与职责无关的工作做得再出色可略去不写;三是突出一个“述”字，以陈述、叙述为主，辅以适当的议论;四要注重一个“实”字，即实事求是，不能贪功诿过，不能夸大其词，一般以平调或低调为主，切忌唱高调。
写作方法;述职报告通常包括标题、称谓、正文和落款四部分。
1、标题。常见形式有三种：《述职报告》、《××述职报告》、《在新形势下开创公安工作的新局面——××县公安局长××述职报告》。
2、称谓。如“局党委”、“科、所、队”、“同志们”等。
3、正文。主要有三项内容：
①介绍任现职基本情况。何时任现职，岗位职责和目标，对个人任职期间的总体估价。然后用“按照××的要求，现将本人任职期间的情况报告如下。”
②介绍工作成绩。述职报告的成绩部分要求全面、到位。主要有：思想政治方面(理论学习、政治态度)，工作职责方面(打击、防范、创建、队伍)，工作作风方面，廉政建设方面等。在写作上要突出任职期间的环境，克服的困难，发挥的主观能动性，创造性开展工作。给人以清新、称职的印象。
③存在的缺点、问题、不足和今后的设想打算(略写)。最后用“以上报告，请批评指正”或“以上报告，请予审查”等语结束。
述职报告也可压缩填入人事部门制发的《干部考核登记表》中的“本人述职”一栏。
十二、剖析材料
概念;剖析材料是在政治教育活动中对照上级精神予以自我检查的一种应用文书。它具有针对性、对照性、反省性的特点。通过剖析达到自我检查、自我反省、自我提高的目的。
所谓剖析，就是自我解剖，解剖必须有参照物和标准物，这个参照物和标准物就是学教活动中的政策要求。自我剖析就是对照上级的政策要求，从工作表象中找出与之不相适应的缺陷和不足，从理论上去分析、查找根源，从思想上予以自我反省，最后针对问题提出整改措施和新的奋斗目标。
剖析材料是新近思想政治教育活动中产生的一种新型文体，在公安机关队伍建设中随处可见，可以说是层层剖析，“一丝不挂”。如三项教育剖析，三个代表剖析，学查改剖析，党员先进性教育剖析，大讨论剖析，五条禁令剖析等等，不胜枚举。
那么，怎样写好剖析材料呢?
首先要领会上级精神，把握精神实质。上级精神就是一把解剖刀，不掌握上级精神，就无处下刀解剖。
其次要结合实际，对照检查。主要是从思想上、工作上、作风上找差距、找不足，查找问题时站的角度要高，要站在理论的高度上去认识(站得高，看得远)，这样才能认识深刻，问题找得准，找得全面。
其三是分析问题要深入，反省过错要见血。
其四是表明态度要鲜明，坚持什么，反对什么要坚决，整改措施要实在，奋斗目标要切合实际。
写作方法：剖析材料由标题、剖析人、前言、正文、结尾五个部分组成。标题;《××教育活动剖析材料》或《剖析材料》。
剖析人;职务、姓名、时间
前言;概述学习教育的基本内容，领会到的精神实质，针对上级的××要求予以自我剖析，力争达到的××目标。
正文;分四个部分。
①存在的主要问题。主要表现在哪几个方面，重点从问题的性质上予以分项列出小标题。问题的性质可以从思想上、工作上、作风上、党性上、廉政上等方面予以考虑，要站在本人所处工作岗位和工作职责的角度上思考，不能泛泛无边。
②产生问题的原因。要上升到理论高度去分析产生问题的根源，要对照学教活动的要求去分析问题，要结合本人实际恰当地予以解剖，既要一针见血，但不能无限上纲。
③整改措施。针对前面剖析的问题(表象和根源)，提出整改意见。整改意见要切合实际，要有可信性和可操作性，不能夸夸其谈。
④努力方向。在剖析问题和整改意见的基础上，提出高于整改意见的工作措施(也可以与整改措施合写)。
结尾;概括性地表明在学教活动中的态度，对自己的问题进行再认识、再提高，表明改正错误的决心和信心，提出新的希望。
十三、心得体会
概念：心得体会是因外界事物的影响而产生感想的一种议论性文体。广义的心得体会内容和形式都十分广泛，一切外界事物通过感觉、认知后在人们的主观意识中产生的感应，或是人们对外界事物的认识、感知后形成的理性认识，都可以说是心得体会。
我们常说的心得体会一般是指在政治思想教育活动中，通过学教活动后产生的思想收获。公安机关在队伍建设中的一系列活动中www.xiexiebang.com(主要是思想教育和素质教育)，各级领导机关均要求民警学有所得，因此，心得体会就必不可少。活动开始要写心得笔记，活动结束要写心得体会，少则千字，多则万字，上级考核往往以字数论收获，论成绩，把是否有心得体会，心得体会是否深刻、是否上墙作为衡量一个单位学教活动成效的一个标准。
心得体会是一种论说文体裁。心得体会必须物有所感，才能心有所得。“心得”是要领悟学教活动中的精神实质，这种精神实质对工作有何现实意义。“体会”就是结合本人实际，用心得中的理论去联系实际，用实际去对照理论，再用理论去指导实体工作，是认识、实践、再认识的过程。
因此，心得体会就是掌握学教活动中的理论精髓，用其联系自己的工作实际，去分析工作中存在的缺点和不足，再去指导今后的实践工作，即学理论、联实际、找差距、树方向。
写作方法;心得体会既然是一种议论文，就应按议论文的体裁去写作，但也不必要死搬硬套议论文的写作格式，要既严肃又活泼生动。常见的方法是：提出问题——分析问题——得出结论——树立目标。这就是心得体会写作的构思、顺序和内容。
提出问题就是确立论点，如通过学习××理论，明确了××道理，这个道理就是论点。在写作时往往开篇将领导的讲话或学教活动的观点进行引用来作为文章提出论点的引子。引用的原句一定要精辟，既可以用原句，也可以用自己的语言概述。
分析问题就是联系实际找差距，主要是从思想上、工作上、作风上、廉政上全面对照检查，或突出某一个方面去分析。
得出结论就是通过学习理论，查找问题，有何心得。主要是从理论的高度去分析原因，提高认识(这是重点部分)。
树立目标就是表明自己的立场观点，表明自己在学教活动中的决心和信心，树立今后的努力方向。
心得体会与剖析材料写作目的上有相同之处，都是政治学教活动中文体，内容上有差别，剖析材料侧重写查找问题，心得体会侧重写认识提高，写作方法上剖析材料比较格式化，心得体会可挥洒自如。
十四、竞职演讲稿
概念：竞职演讲稿是民警在竞争上岗中用于展示竞职能力的应用文书。主要功能是对竞争的岗位展示本人优势，取得良好成绩的一种文书。写作方法：竞职演讲稿主要由标题、称谓、正文组成。
标题;《关于竞聘××一职的演讲稿》，也可以是《竞聘演讲词》。也可以是新闻性、文学性标题。如：《在平凡的岗位上，做不平凡的工作》，《雄关漫道真如铁，而今迈步从头越》。
称谓;写“各位评委、同志们”或“各位领导、同志们”;
正文;
①开头。要开门见山，作自我简介，点明所要竞聘的职务名称;
②主体部分。第一段写竞职理由，包括自身条件和主要优势。围绕本人的任职经历，主要特长和工作业绩(取得何种表彰、荣誉)。第二段，写任职的打算，这是竞职的重点，要针对该职位的业务特点、当前存在的问题(或陷入的困境)、今后业务的发展趋势三方面来谈自己的工作设想，要边分析边谈措施，并对短期目标和长远目标进行展望。第三段，表明态度。要表明自己的决心和信心，请求组织予以审查和考虑，语言要有力、恳切。如果自己在某些方面有明显劣势，可以主动说出来，化被动为主动。
结尾要表明“做好两种准备”，并向听众致谢。
注意;
①竞职演讲稿要内容具体实在，不要过于空泛，不要盲目吹嘘和不负责任地许愿。语言尽量符合口语表达习惯和听觉习惯，不用生僻的词语(可适当用一两句名言警句)，句子不要过长。
②篇幅要适当，一般要控制在10分钟以内，1000~1500字之间。
十五、讲话稿
概念;讲话稿是领导人在会议或公众场合发表讲话时使用的局面文字材料。主要有工作讲话稿、动员讲话稿、社交讲话稿(如祝辞、欢迎词)和开幕词、闭幕词等。讲话稿因人而异，有的人照本宣科，有的只需拟出一个发言提纲。
写作方法;讲话稿原则上谁讲话谁写稿。但实践中领导人的讲话，一般由文秘人员代为起草。
讲话稿包括标题、称谓和正文。正文又分开头、主体和结尾三部分。开头一般先向大家问好，向来宾表示欢迎，向取得成绩、受到表彰的人员表示祝贺，向支持活动或工作的领导、群众和集体表示谢意。然后结合会议内容或做简要总结，或谈主要议题，从而引入正文。主体部分或分项阐述，或逐层深入。工作讲话稿一般采用并列式，分几个部分谈工作情况或提出工作意见。其中用于总结工作的讲话稿，主要内容是从几个方面回顾过去的工作，除角度和语气不同外，其写法类似于工作总结或工作报告;用于布置工作的讲话稿，则主要讲该项工作的重要性、当前存在的问题、下一步工作要求等，在语气和写法上类似指示性通知，表达尽量使用口语，适合口头表达的特点;动员讲话稿主要讲开展这项工作的意义、如何开展及具体方法要求等。
结尾有总结式、号召式、展望式或表示决心。要简洁有力，干净利落。写作讲话稿要做到心中有听众对象，根据听众特点确定讲话策略和语气;要有充分的可听性;要在讲前广泛征求意见;使用的材料要新鲜典型;要体现口头语言的特点，句子不要太长。
第五篇：公文——函
函
不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函十三种公文中唯一的平行文。适用范围最广。
函的特点
沟通性:起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。灵活性：相对其它的12种公文而言，它的行文关系和格式更灵活。单一性:一份函只宜写一件事项。
分类
按内容和用途
商洽函：关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函 请求批准函：岭南职业技术学院关于申请建设贷款的函 转办函：广东省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函 催办函：交通部广州救捞局催办函
报送材料函：关于上报《中科公司二期改造项目评估报告》的函 答询函：广州市人民政府办公厅关于临时工安置问题请示的复函
按性质分
公函：用于机关单位正式的公务活动往来。格式严格按照正规的公文格式来写。
便函：用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。如P26 例文3
按发文目的分
发函：发函即主动提出了公事事项所发出的函 复函：复函则是为回复对方所发出的函 例如
国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函
“请示”与“请批函”的异同
同：作用一样——可用于请求审批有关事项 异：
1.行文方向不同：请示为上行文，函为平行文。2.行文对象不同：请示的为有隶属关系的上级领导 或业务指导机关，函的为不相隶属机关。
3.行文内容不同：请示一般是比较重大的事项，涉及机关政务、人事、财务、政策等方面的问题，函的行文内容只限于请批具体事项，局限于事务和业务方面的问题。
4.行文目的不同：请示旨在希望得到上级机关的指示、批准和帮助；函的行文目的仅在于“请求批准”，让不相隶属的业务主管机关了解并掌握情况，体察发文机关难处，对于请批事项能给予理解，并给予肯定答复。
5.行文语气不同 ：行文语气的特点是谦恭、征询的，不能直接用“决定”、“要求”等词，而应选用“拟定”、“请求”等词，此外，结束用语中常用“妥否”、“当否”、“可否”等词来征询上级意见。函的行文多用商请的语气，结束用语常用“当否，请予批准”、“请予批准为荷”等等。
6.反馈文种不同：请示收到批复，请批函收到复函。
批复与复函的异同
同：都可用于批答请求
异：
1.回复的文种不同：批复是有隶属关系的上级机关对下级机关行文，是对请示的回复；复函是主管机关向不相隶属的机关行文，是对请批函的回复。2.行文语气和常用语不同。如引述来文时，“批复”常用“你单位《关于„„请示》收悉”，而“复函”习惯于用“贵单位《关于„„的函》收悉”；回复意见时，“批复”中常用“经研究，同意你单位„„”或“现将意见批复如下„„”引出执行依据和要求，“复函”则常用“函复如下„„”或“经审核，确认符合„„，准予„„”等回复明确的意见。
格式
1.标题：三要素式；两要素式
2.发文字号：机关代字+函+发文年份+发文顺序号
3.主送机关 ：受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号——需要谁帮忙解决问题，或需要谁来看这份函，就写谁。
正文
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。
注意
语言艺术——语气平和有礼.客气、谦恭,简洁得体。
处事艺术——换位思考。不要倚势压人,不要强人所难，不要认为是理所当然的。也不必逢迎恭维、曲意客套。
结语
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如发函给对方一般可用“此函”“专此函达”“特此函询（商）” “特此函告”“请即复函”。
复函的结语一般可用“此复”“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
落款
署名、成文时间。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。注意事项
1.行文简洁明确，用语把握分寸。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
2.讲求时效性，特别是复函更应该迅速、及时。3.公函要严格按照公文的格式。
4.一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。
5.内容必须真实、准确。
6.写法以陈述为主。
7.“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。
8.开门见山，直奔主题。不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。练习练习
XX乡人民政府要向县财政局申请修路的经费 《关于申请修路所需经费的函》
XX市政府收到X县政府《关于调整县职业教育结构的请示》后，转办市教育局，市教育局要就该问题答复X县政府
《关于调整X县职业教育结构的复函》
XX市水利局拟向市人事局申请增加人员编制 《XX市水利局关于申请人员编制的函》
催款函格式范文
_______公司：
截至_____年__月31日，我公司账面尚有贵公司欠款_____元(大写人民币_____元整)。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在_____年__月__日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。
此函
_____公司(印章)
_____年___月___日
告知函范文 _____先生：
我方三月十日致贵方函谅悉，故在函中曾强调我方第816号订单交货之重要，务必将货物于四月三十日前运达。
货物虽已运出，但尚未接到贵方寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。
_____有限公司
XX年XX月XX日
告知函
张经理：
就纯棉t恤供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以cif巴西圣保罗报价，500件价格多少，请惠函告知。
目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，或贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。
欧亚实业有限公司 XX年XX月XX日
练习
广州市电大拟定于2011年1月1日举行文艺汇演，但因本校的剧场正在大修，则拟向广州大剧院租借1号厅。请以广州市电大的名义，写一份公文给广州大剧院。再以广州大剧院的名义写一份公文答复广州市电大。
广州市电大关于租用广州大剧院一号厅的函
广州大剧院：
我校将于2011年1月1日举行文艺汇演，但因我校剧场正在大修，故与贵院协商，租用一号厅。
租用时间为2011年1月1日一天，并请提供相应设施和管理人员。租借费用另行面洽。
恳请支持并函复。
广州市电大（章）
二〇一〇年十二月十五日
关于租借一号厅的复函
广州市电大：
贵校于2010年12月15日发来的《广州市电大关于租用广州大剧院一号厅的函》收悉，现复函如下：
经研究，我院同意于2011年1月1日将一号厅租给贵校使用一天，并提供相应的设施和管理人员，租借费谨请派人面洽。
特此函复
广州大剧院（章）
二〇一〇年十二月十八日
练习材料
XX市节能电器厂于2009年1月向第一变压器厂借了10万元，用作该厂所属劳动服务公司的开办费，借款时双方协商后决定，节能电器厂在当年年底将借款还清。现在已是2010年1月12日，第一变压器厂为编制2009年财务决算，需向节能电器厂催讨这笔欠款。
XX市第一变压器厂关于催讨节能电器厂欠款的函
XX市节能电器厂：
贵厂于2009年1月从我厂借去资金10万元，用作贵厂所属劳动服务公司开办费，当时双方商定该款于年内偿还，现在所借款项已经超期。目前我厂正在编制2009年财务决算，为及时搞好我厂各类款项的清理结账工作，望贵厂能在2010年1月20日前将欠款偿还我厂。
特此致函
XX市第一变压器厂（公章）
二〇一〇年一月十二日
点击咨询 