浅谈如何提高高校行政秘书工作效率

第一篇：浅谈如何提高高校行政秘书工作效率

摘要：随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出了更高的要求。本文主要从行政秘书的工作职责、职业认同感和综合素质三方面讨论如何提高高校行政秘书工作效率。

关键词：高校行政秘书;工作职责;职业认同感;综合素质

随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出更高的要求。行政秘书这一概念本是从企业管理中提出来的，高校引入行政秘书的概念是高校教育改革的体现。如何做好行政秘书工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中发挥更大的作用。本文就这一问题谈谈自己的几点看法，以供大家交流探讨。

一、明确高校行政秘书的工作职责

高校行政秘书首先必须明确自己应该做些什么，才能去把握怎么样把工作做好。高校行政秘书的工作职责为：1.文字工作院系对内对外文稿(如年度工作计划、工作总结、通知文件和申请报告等)的草拟，审校，打印和发布;会议记录与会议纪要的整理等。2.档案管理工作负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档保存等;管理类材料的归档;员工档案资料的登记、审核和保管等。3.协调沟通工作联系行政管理层与师生员工，联系学校各职能部门，协调院系内各部门间合作，承担院系的公关、接待和外联事务等。

4.人力资源工作考勤考核、职称评定、津贴福利事务等，根据院系行政管理层要求，协助编制院系行政组织架构，如人才招聘，员工培训等。5.日常行政工作协助领导督促各项工作计划、制度实施落实;办公用品的采购保管;固定资产管理、办公设备维护;会议安排，会务筹备;在院系行政管理层的授权下，审核有关文件资料并签署意见，出具院系行政证明等。6.其他工作其他一些突发事件处理工作，紧急事件处理并及时向院系行政领导请示汇报;领导或教师安排的特殊工作，临时替岗工作等。

二、提高高校行政秘书的职业认同感

高校行政秘书明确了自己的本职工作，对工作职责了然于胸，并不表示就可以做好行政秘书工作。他还必须具备良好的职业认同感，才能积极充分的发挥自己的主观能动l生开展工作。职业认同感是一个人自我价值感的体现。职业认同感高的人能够正确认识自己从事的职业，明白自己从事工作的意义，认同自己的职业而产生责任感，同时也促使自己思考，怎样来更好的完成工作，提高自己的专业素质，从而提高自己在社会和家庭中的地位，增加自豪感和价值感。

目前高校行政秘书普遍缺乏自我的职业认同感，主要有以下几个原因：1.传统观念至今仍有些人认为，行政秘书只是打打杂的人，只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作。而有的行政秘书也只是把工作当做跳板，常常是“身在曹营心在汉”，“做一天和尚撞一天钟”。所以必须转变观念，树立自信心，做到干一行，爱一行，钻一行。2.工作性质由于高校行政秘书处于行政管理层的从属地位，是服务性的管理人员，辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了行政秘书在工作中的自主能力、创新能力的发展，这使他们对自己能力的评价相对较低，从而影响了自我职业的认同：行政秘书大多数工作是属于事务性的工作，某种意义上，可能会等同于盖章、签字、材料的发放和收集。这些工作无需什么能力，只要简单的文件管理常识、足够的耐心即可，根本不需要个人的创新能力等素质。从事这种工作的人员，很容易找不到自己的价值所在，产生自我失落、迷茫，甚至对工作的厌烦。工作超负荷成为许多行政秘书普遍面对的问题，长期从事这种工作，就使得超负荷劳动的行政秘书在体力和精神上不堪重负。3.晋升机会处在高学历人才集中的高校环境中，基层行政秘书提升学历的压力很大，由于工作繁忙，特别是“坐班制”的工作性质，学习的时间很少。当前很多高校实行“定岗定编”的岗位设置，紧紧地把基层行政人员绑在了工作岗位上，加上有些高校各种条条框框的进修限制，使得基层行政工作人员特别是一大批年轻的基层行政工作人员，外出进修的希望越来越渺茫。目前，院系基层行政人员的提升机会很少，个人发展空间相当有限。特别是从中级晋升到高级职称困难重重。最终导致缺乏职业认同感，只是把工作当做谋生的一种手段而不是自己追求的一种事业。如何使高校行政秘书加强对自身的职业认同感呢?首先，高校应该完善对行政秘书的激励机制。最大限度地实现公平，创造一个公平的环境，合理而灵活地综合运用多种激励措施，如目标激励、榜样激励、参与激励、尊重激励、荣誉激励等，以全方位激发他们的积极性和创造性;其次，要加强对行政秘书的人本关怀，重视他们的福利待遇，尽量提高其社会地位。人都希望自己有稳定的社会地

位，要求个人的能力和成就得到社会的承认，也就是获得尊重。尊重得到满足，能使人对自己充满信心，体验到自己的用处和价值;再次，满足行政秘书自我实现的高层次要求。譬如，对行政秘书的业务进修、培训积极创造条件，使得他们也可以像教师一样随时可以去脱产进修学习，或攻读学历学位等。有了这一系列的措施，可以有效的调动他们工作的积极性，充分挖掘他们工作的潜力，从而使他们加强对自身的职业认同感，提高工作效率。

三、加强高校行政秘书的综合素质

高校行政秘书如果具有很高的职业认同感而不具备过硬的综合素质的话，无异于纸上谈兵，没有实现的能力。高校行政秘书除了具备良好的表达能力、沟通能力和文字组织能力等基本素质之外，必须加强政治素质、心理素质和学识素质等综合素质的培养，在扎实工作的同时，要善于思考，勤于总结经验教训，不断提高业务水平和工作效率。

1.政治素质高校行政秘书必须要有坚定的政治立场，在日常的工作中行政秘书经常上传下达、处理内部事务、协调各方面关系，涉及党和国家的方针政策以及学校的规章制度，行政秘书要有较强的政治意识;作为行政秘书要充分认识自身工作的政治性，在全力做好本职工作的同时要以学院的利益为重、以师生的利益为重、以学校的大局利益为重，严守工作纪律，做好保密工作;在不断提高自身的政治素养和理论水平过程中，增强政治敏锐性、坚定性，使自己的思想观念、认识水平、思维能力都能紧跟新形势、新变化;确保在实际工作中准确无误地传达学校的各项方针政策，确保在大是大非面前清醒的头脑。

2.心理素质心理素质是指个体具有的比较稳定的，一定倾向性的心理特征的总和。面对复杂的人际关系，繁杂琐碎的工作事务，必须具备良好的心理素质：(1)细心耐心高校行政秘书面对的是繁杂琐碎的日常事务，如报纸、信件的收发，系档案的管理，办公室物品的领取，文件通知的下发传达等等，都是小之又小的事情。这些小事，却关系到日常工作的运转，因此行政秘书必须培养自己细心、耐心的性格。(2)热情乐观高校行政秘书要时刻保持热情乐观的心态，营造和谐的人际关系，对周围环境及人际关系有良好的感知，才能变被动为主动，变消极为积极，提高工作效率。(3)不惧挫折行政秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，难免会遇到挫折或不协调，这就需要秘书人员不惧挑战，经受得住挫折。(免费看电影tang)

3.学识素质高校行政秘书身处高校这样一个培养高级人才的地方，它的工作与高等教育紧密相关，所以除了学习教育学、心理学知识之外，还应当学习一些经济、管理、财务等知识。这些知识的掌握和运用，可以有效地保证行政秘书对事务的处理能力。高校是知识说话的地方，跟高水平的教授们交流，靠的还是知识，没有智慧、没有修养就缺乏沟通的基础。因此一个优秀的行政秘书应该学会用自己的知识积累所形成的修养去影响人，用人格影响来实现管理的结果，这无疑是高校管理的最高境界。

明确工作职责是做好行政秘书工作的前提，较高的职业认同感是做好行政秘书工作的关键，过硬的综合素质是做好行政秘书工作的保障，三者相辅相成。高校院系行政秘书是高校行政管理的一支重要力量，对保证各项事务正常运行的起到关键}生作用。行政秘书要在工作实践中不断积累经验，确实提高工作效率，为学校的发展贡献自己的智慧和力量。

第二篇：提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

高校系部办公室行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是为院系行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。本文围绕如何做好高校行政秘书工作这个问题，对高校行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。

一、高校系部办公室行政秘书的工作职责

1.文书工作

系对内、对外文稿的草拟，如（学期）工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等；院级有关通知的下达；会议记录与会议纪要的整理；公文传送和信息资料的保存；管理类材料的归档，教职工工档案资料的登记、审核和保管，等等。

2.科研工作

协助院科技部门及系领导及时下达有关通知，组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。

3.人事工作

协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。

4.信息工作

在平时工作中注重各类信息的搜集和整理，及时做好信息宣传报道工作。

5.日常行政工作

负责日常行政事务的处理，印章的使用与管理，办公用品的采购、保管，固定资产的管理，办公设备的维护，会务的筹备和安排，对外接待，工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。

二、高校系部行政秘书的工作特点

1.辅助性

高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令，帮助领导完成其交代的任务和工作，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。

2.服务性

行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的，为院系行政管理层服务，为师生员工服务，为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂，但通过上面基本职责的理解，我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上，因此服务性成了秘书活动的主旋律。

3.多面性

秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富。就其工作内容而言，文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。

4.时效性

系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性，行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强，除了忙不完的日常事务外，还要完成领导和教师临时交办的各项工作，遇上紧急情况，牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率，讲究时效。

三、高校院系行政秘书应具备的业务素质

1.政治素质

（1）加强学习，提高自身政治修养。

要树立坚定正确的政治方向，不断提高政策水平，学习、贯彻党的各项方针、政策，加强党性修养；要了解和掌握学校的各种政策，深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署，把工作做到实处。

（2）严于律己，具有务实的工作作风。

行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因此必须高度自觉地严格要求和约束自己；要具有良好的精神风貌和思想境界，热爱工作，努力钻研业务，工作务实，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。

2.能力素质

（1）爱岗敬业，乐于奉献。

要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守，不断增强服务意识。热爱教育事业，热爱本职工作，要对自己的职业充满兴趣。一方面，无论是否在职责范围内，均能热情服务，要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项，要积极主动地接待师生，根据工作实际，尽量缩短办理时间，提高工作效率；对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜，要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中，遇到承办人不在岗的情况，则应代为接收，负责转办。另一方面，在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持，对下热情耐心；认真听取各方意见，虚心接受表扬，诚心接受批评，做到有则改之，无则加勉。此外，还要有奉献精神，高校系部办公室工作的特殊性，要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识，心里始终装着服务，一切围绕服务开展工作，不怕吃苦，不怕吃亏，爱岗敬业，具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。

（2）加强自己的业务素质，提高文化素质。

除了相应岗位所必备的专业知识外，还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书，掌握必要的行政词汇和交际辞令，具有一般的书面表达能力和写作技巧，具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意图和获取信息的能力；还要增强业务能力，提高业务素质，提供优质政务服务。

（3）自省能力。

常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要勤学善思，不断反思自己的言行，使智能和才干在不断地总结中增长起来。

3.心理素质

（1）调节心理活动，保持心理平衡。

高校行政秘书作为内管家，要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士，处理好各种关系，又要解决日常工作中柴米油盐酱醋茶之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，保持心理平衡，这样才能做好秘书工作。

（2）遇事冷静沉着，有耐心。

办公室工作千头万绪，从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合，到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通，几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面，在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触，这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪，统筹安排，培养自己的细心和耐心，有条不紊地安排工作。注意轻重缓急，不能眉毛胡子一把抓，也不能东一榔头西一棒，更不能捡了芝麻，丢了西瓜。要坚定勇敢，不惧挑战，经受得住挫折。

（3）保持良好的工作心态。

虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好行政秘书工作，就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际，保持良好的工作心态，发扬吃苦耐劳的精神，积极应对各项工作的挑战；要乐观地看待工作，善于在被动中寻求主动，变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到积极应对，忙而不乱，同时还要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，急工作之所需。强化主动服务意识，充分发挥主观能动性，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用，增强工作的能动性。

行政秘书的办公室工作纷繁复杂，但是事无巨细，细节决定成败，行政管理岗位的人员应当重视自身的工作，具有超前的服务意识，树立科学发展观，解放思想，刻苦学习，勤奋敬业，认真履行高校院系行政秘书的工作职责，把握好自己的工作特点，不断锤炼业务素质，切实提高工作质量和工作效率，积极适应高校发展的需要，更好地服务于院系行政管理层与广大师生员工。

第三篇：提高教学秘书工作效率的几点思考

提高教学秘书工作效率的几点思考

高校的中心工作是教学，教学管理又是教学工作的重要环节，而各系(院)教学秘书在教学管理中起着举足轻重的作用。他们是教学信息的传递者，教学管理的执行者和教学活动的服务者。教学秘书在高校教学管理中不可或缺。

高校教学秘书工作具有以下特点。服务性。教学秘书是高校各个部门与教学部门的联系纽带，服务教师、学生，只有具备服务意识才能保证教学活动顺利完成。辅助性。教学秘书是教学部门领导的助手，这要求教学秘书熟悉国家、地方以及学校的各项政策法规和规章制度，对领导的正确决策，起到咨询功能。综合性。教学管理是一项能力，是协调能力、预见能力、办事能力、管理能力、知识水平等方面才能和素质的综合运用过程。教学秘书的管理工作头绪繁多，工作量大，既有经常性的有规律的程序性工作，也有不可预测的无规律性的突发事件：既有主动的有计划的工作，也有被动的领导交办的临时l生任务。这就要求教学秘书具有综合的个人素质。

一、校系领导要高度关心重视系办公室工作

首先.校系领导和有关部门要充分认识系办公室在高校整体工作中的基础地位和作用，明确系办公室的职责权限，为办公室配备精兵强将，充分、全面地发挥系办公室在参与政务，管理事务，搞好服务等方面的作用，使其真正成为领导的参谋和助手。其次，对于办公室工作，系领导要经常过问，严格要求，加强指导。这样，一方面可以使领导了解办公室的工作情况，便于实施指挥、监督和协调：另一方面，也可以借此显示领导对办公室工作的重视和关心，减轻办公室人员的压力，并使办公室人员更加了解领导意图，增强工作的针对性和主动性。再次，校系领导要热情关怀系办公室人员的工作和生活。系办公室工作千头万绪，工作人员的工作量大而待遇又低，加班加点更是常事，工作中又经常遇到一些不顺心的事。作为校系领导，要体谅办公室人员的难处，对他们的工作业绩要给予客观公正的评价，在进修、评职称、晋升、评优和分配等方面不搞歧视，并尽力帮助他们解决工作生活中遇到的各种困难，在政策许可的范围内，适当予以照顾，使他们能免除后顾之忧，使之全身心地投入工作中。

二、教学秘书应该具备的各项素质

教学秘书素质的好坏直接影响着高校教学管理的水平，使得提高教学秘书的素质成为当务之急。我认为，教学秘书的素质主要体现在政治素质、职业道德、业务能力、工作作风、心理素质和良好的人际关系等五个方面。

政治素质的提高主要通过学习各种类型、级别的文件，政策法规和规章制度等等来实现。由于办公室工作量大，日常工作时间很难抽出专门时间学习相关知识.所以需要教学秘书在办公时间之外学习提高。

业务能力方面，高校教学秘书多属半路出家，缺乏专业训练。在实际工作中，办公室人员的业务培训也往往容易被领导忽略，存在着重使用，轻培养的现象。这也需要领导重视教学秘书的业务培训，为教学秘书素质的提高创造条件。

职业道德建设方面。系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大。常常需要加班加点，待遇相对较低，工作缺乏成就感。因此，系办公室人员的职业道德建设尤为重要.要通过职业道德教育与职业道德自我修养相结合的办法，使系办公室人员爱岗敬业，正确处理得与失，苦与乐，主角与配角的关系，做到重事业，轻得失，少索取多贡献，甘当无名英雄，为人处事诚实正派本分，增强他们的责任感和使命感。

工作作风建设。在日常工作中，系办公室人员还应注意克服四种倾向，培养四种作风：一要克服粗心大意倾向，培养严谨细致的作风；二要克服杂乱无章的倾向，培养有条不紊的作风；三要克服贸然行事的倾向，培养三思而后行的作风。

三、建立相应制度保障教学秘书的各项权益

教学秘书的工作量大，工作繁杂，其工作在教学管理中有着至关重要的作用。但是，从目前的现状看，从国家、到地方再到学校，对教学秘书的权益缺乏明确的文件和规定。从这点可以看出，教学秘书工作从高层管理的层面尚未受到充分的重视.学校作为教学秘书的直接管理单位，即使想给教学秘书们提高工作待遇也因缺乏文件规定而只好搁置。教学秘书从岗位身份、工资待遇、晋职评优等方面与同期进校参加工作的高校辅导员相比都有明显的差距.甚至连教学秘书的主管部门都不是很清晰。这就造成了教学秘书心理上的不平衡.让很多高校教学秘书产生干教学秘书不如干辅导员的想法.直接导致教学秘书队伍思想上的不稳定.导致很多教学秘书想法设法调离现有工作岗位的现象的频频发生。

系教学秘书作为管理部门和院系之间信息的传输纽带，是保证高校教学管理顺畅进行的关键因素。因此，分析教学秘书工作的特点、探讨教学秘书素质和职责，提出教学秘书工作存在的问题和改进的方法是提高教学秘书的工作效率的有益探索，进而保证高校教学管理工作的顺利进行。

第四篇：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

编号： 0607011143

扬州环境资源职业技术学院人文科学系

毕业论文

论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

专 业： 文秘与办公自动化

班 级： 0611文秘

姓 名： 张耀

指导老师： 陈洁

2009年5月

浅谈秘书日常工作效率提高的途径

摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。关键词：秘书 工作效率 工作计划 途径

如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢?我将着重从以下几个方面展开论述。

一、提高秘书日常工作效率的重要性

（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人

随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。

为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。所 谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。

(二)秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用

秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。

由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗 口”的地位。

（三）秘书是公司领导的代言人

有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。

从上述观点可知秘书在企业中占据重要地位，提高其日常工作效率势在必行。

二、秘书日常工作效率低的原因

（一）需要当机立断处理的事情多。

秘书虽是辅助上司工作，但需要自己当机立断处理的时候也很多。面对这类情况，秘书应事先与上司协商处理的方式，以便发生情况时能及时处理。如果事先未予协商，则应及时请示。

某天，李总正在主持一个小型会议，这时秘书于雪接到李总的一个老朋友打来电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果于雪机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总早就在等对方的电话。于雪考虑了一下，决定悄悄走近李总身边将情况告诉他，听听他有什么吩咐。果然此人找李总是为了一个大客户进货的事，如果当时于雪拒绝了这个 电话，公司很可能损失上百万。

（二）工作中的变数多。

秘书工作的内容不仅繁杂而且变数多，需要秘书随时根据实际情况恰当调整。秘书面对变化要沉着冷静，及时与各部门联系协调，以促进工作顺利进行。

（三）一心几用的时候多。

秘书常常必须同时处理好几个工作，对于哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能“捡了芝麻丢了西瓜”，把工作搞得一团糟，令上司大失所望。

（四）忙闲不一的情况多。

秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的。如遇到上司长期出差或外出学习等情况，秘书就可稍微清闲一会儿。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲。

我在从事秘书工作时发现：每天总有一两个小时非常忙，工作很多，一个电话接着一个电话，感觉连喘气的时间都没了；每天也同样会有一两个小时非常清闲，甚至看了半本文学杂志都没人打扰。

（五）需要广博的知识面

秘书是上司的参谋、助理，每天要为上司收集、整理大量的信息，还要接待各种各样的来访者，其接触面比较广。秘书因此能学到很多知识，但同时由于信息的更新快又必须要求自身快速进步，正所谓“逆水行舟不进则退”。

如今的秘书工作不仅仅是端茶倒水、接电话那么简单，而是逐渐 向决策层转移。很多秘书人员的专业知识不足，非专业的知识不广博，影响上司决策的及时性与准确度。有时秘书的一个疏忽、一个过错会导致企业严重亏损，甚至倒闭。

三、提高秘书日常工作效率的途径

（一）强调质量意识

有很多秘书在工作中非常主动，来客人时，他会迅速的去泡茶；别的部门的人让他去复印，他会立刻帮忙复印。但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是递茶时把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件不完整，边上内容没印到，要么是页码混乱，衔接不上。

作为秘书，工作应当积极主动，但光积极主动还不够，工作还必须有质量，即对自己完成的每一项工作成果确保无误后再交给上司或同事。工作质量反映工作态度，如果对自己的工作不能精益求精，没有质量意识，那么自己在别人心中的形象就会变差，同时工作效率会下降，甚至影响到别人的工作效率。为此秘书要增强质量意识，采取质量管理方法：

1、不断完善

质量的不断完善是指个人或组织不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，个人或组织总可以做得更好。当一项计划由十个人赞成增加到二十人时，还可以再让更多的人赞成。一个人或组织一旦采纳了不断完善的方法，就踏上了没有终点的旅程：必须不断努力完善、学习、成长。

秘书工作的质量可以提高效率和上级的满意度，但质量必须建立 在需求者的需要上。例如领导让你在十点之前完成一份文件，你即使在十点半写出了一份百年不遇的好文章，那也是没有价值的。

2、再造

工作中的变数多，是秘书工作的一个特点，因此秘书要感觉到变化的需求，要在变化到来时做出有效反应，对工作过程彻底的进行再思考和再设计，以便在效率衡量标准（如成本、质量、服务和速度等）上取得重大突破。“再造”首先确定必须做什么，然后确定如何去做。

再造中最关键的部分是在理论和经验的基础上确定它应该做什么，即确定它能做得最好的是什么。之后确定需要做的事最好是由自己做还是由其他同事来做。采取再造方法的结果是自己工作量的减少和转办的工作增多。

（二）做好工作计划，合理安排时间

秘书工作不仅范围很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂，容易带来混乱，影响效率。有些秘书总是觉得自己很忙，时间不够用，但忙了一天却不知忙了些什么。解决此问题就必须做好工作计划，合理的安排时间。

1、工作程序化

秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤形成书面文字，这样不仅可以在平时工作时参照应用，加快任务处理速度，保持任务完成质量的一贯水准，而且使工作调动时接替自己工作的人能很快顺利的开展工作。

2、分清工作轻重缓急

面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备随机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。

例如：用ABCD法则排出工作的优先等级。A类，重要并紧急的，必须立即做、优先做；B类，重要而不急的；C类，紧急而不重要的，有时间才做；D类，既不重要又不紧急的，可以暂时不做。每日从A类依轻重缓急，循序着手，这样就会使工作完成的更加科学、合理，就能充分利用时间，取得最佳效益。

张清是某集团公司新来的秘书，某天早上一进办公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，说下个星期开会要用。他看了一下，有20多页，共3万多字。他还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午两点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让张清通知与会人员。刚放下电话，机要室就给他送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。他刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下个月初到电视台做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让张清打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知他，让他填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，张清觉得头都大了，一下子不知如何着手。

一位年长的同事看他措手不及便教他ABCD法则，分清工作的轻重缓急。之后，张清用这种方法把早上的工作划分为：通知几位总监 开会是A类工作，交传真与写报告属于B类，打电话和填写报名表是C类。最后张清根据这种划分依次去做事，有条不紊，很轻松的完成了任务而且质量很高。

3、明确自己的工作性质

明确工作的任务和职责。当上司给你安排工作时，要想一想哪些工作应由自己亲自完成，哪些工作应协助他人做，哪些工作不参与。

要区分常规工作和非常规工作。秘书要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，如果你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。

明确工作性质可以合理的分配精力，精明的利用时间，以提高工作效率。如有时可以合并同类任务、集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

4、使用办公辅助手段帮助组织工作

办公辅助手段包括工作日志、时间表、计划表等，在上面编制日安排和周计划等。它们能帮助个人管理时间，使工作有条不紊；有助于分析、评估自己利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。

（三）提高个人素质

1、做好情绪管理 秘书日常工作压力大，减压就要运用情绪管理。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。所以，无论遇到什么情况，都要控制好情绪，以理性的态度对待自己的工作和上司，不把低落的情绪表现在脸上。一个喜怒哀乐皆形于色的秘书会让人觉得很幼稚，以致很难得到上司和同事的信赖。所以，作为秘书，无论什么时候都应管理好自己的情绪，展现出开朗和朝气蓬勃的一面。

2、增强专业知识，扩大非专业知识

随着企业的发展以及市场竞争的加剧，企业领导人面临的各种压力也越来越大，它们对自己的助手—--秘书的要求也越来越高，因此，秘书必须在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电，增强专业知识，扩大非专业知识，做一个复合型的人才。科技是第一生产力，知识是个人发展的基础。只有努力学习，增加知识量才能从根源上提高秘书工作的效率。

陈建是一家大型企业销售部张经理的秘书，一次，张经理带着陈建去和一个很有学识的大客户洽谈，本来成功的希望不大，所以双方便随便聊了起来。这位客户喜欢看《红楼梦》，字里行间总不免带上几个书中人物。张经理从不看小说，所以二人总聊不到一起。陈建从小就爱读书，虽然只看过两三遍《红楼梦》，但书中情景仍记忆犹新，便在一旁提醒张经理，自己不时背两句诗、说一些自己的见解给客户听。客户大为欣赏，在临别时居然答应要购买一批产品。此后，经理每次洽谈商务总要带着陈建。结束语

秘书是各行业很重要的一个“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系各单位的“纽带”。面对市场经济与金融危机，秘书要积极主动的提高日常工作效率，为自己所在企业单位做出贡献，以求企业总体利益最大化和个人需求的满足。致谢辞

我由衷地感谢陈洁老师对我论文的悉心指导，从论文选题到论文的写作过程给予我真诚的鼓励、中肯的建议和指导。陈老师一直以来对工作认真负责，在实习期间及时督促我毕业论文的写作进程。她严谨的治学作风深深地影响了我，使我在论文写作上不断改进和完善。对陈老师的辛勤指导，呈上我最诚挚的谢意！同时,也感谢大学三年以来教诲我的老师们！谢谢你们给予我的一切！

参考文献：

(1)谭一平《现代职业秘书实务》 中国人民大学 2007年(2)孔昭林 《实用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中国就业培训技术指导中心 《秘书国家职业资格培训教程》 中央广播电视大学 2006年

(4)周三多 《管理学》 高等教育出版社 2000年

第五篇：高校教学秘书行政岗位培训心得

念初心，爱工作；多用心，会工作

——2016年3月教学秘书岗位培训心得

学前教育系 石 琳

三场报告，一次参观学习，一番交流研讨，历时两周时间，这场培训带给我的是拨云见日，豁然开朗的快感，更是抚慰初心，守正笃实的温暖。不想洋洋洒洒的写下一些无关痛痒的空话套话，因为我对教学秘书这份工作想说的太多，通过培训，也收获颇多，感悟颇多。

学生时代我在办公室看到老师忙碌的身影和成堆的文件，面试前我登录博达学院官网了解学校概况和动态详情，也大致掌握教学秘书分管负责的基础性工作。很庆幸自己能在最初接触教学秘书这个工作岗位时，能认真对待，能多方了解，能深思熟虑，能在着手工作前对这份工作有一些尽管不全面但很用心的思考。

我非常喜欢马春宏老师的报告题目——“内修素质，外塑形象，高效管理，热情服务”，这简短的十六字如醍醐灌顶，高度概括了教学秘书的基本素质、责任义务及处事方法，应时刻谨记。

身为高校的教学秘书，首先要具备优秀的人格，拥有良好的素质，既要做好为人师表，有师德，又要有文化底蕴，专业扎实。其次，形象得体，谈吐大方，举止优雅，不矫揉造作。对内，与师生沟通能温婉耐心，显系里关怀；对外，与他人处事能柔和大气，显高校风范。再次，教学管理事无巨细，既要有条不紊，分清主次，又要快捷便利，高能高效。最后，要优化服务，态度端正，注重换位思考，谦虚热情。记得刚上班的一段时间，与老师和学生沟通时使用最频繁的方式就是飞信，而我把心情短语上更新为“用心，尽心，耐心，热心”，希望自己每次发送通知和消息都能秉持着这份初心，也希望老师和学生看到会理解教学工作的不易，通过互相理解，互相体谅，才会多一份包容，多一份支持。这正与马春宏老师给我们做的报告中所讲的“准备好四颗心”不谋而合，通过三年多的摸索，我深刻理解这“四心”的重要内涵，并把它新增一个心——“开心”。虽然教学秘书岗位是我的第一份工作，但我深知身处各行各业的人们，没有一份工作是不费心神，不劳心劳力的。纵然个中滋味万千，也要在平凡与平淡中找到自我，微笑面对。

学生说，老师你天天好忙，太累了，多注意休息；同事说，秘书工作真不是一般人能做的，换成是我，我得一个头两个大，经常出错；朋友说，你这工作，上传下达，很容易造成两头为难，凡事要三思而后行，多注意沟通技巧；家人说，小孩岁数这么小就走上社会，工作中什么情况都有可能发生，要始终保持乐观心态，积极面对，收敛锋芒，低调做人，踏实做事。不同的立场，不同的思考，折射出这份工作中沉甸甸的责任与义务。教学秘书就像全系的大管家，在各种身份中转换自如。在这个岗位上什么都得涉及，哪里都有他的身影，虽然每天都是一些不起眼的琐碎工作，但琐碎之中见平凡，平凡之中才能见伟大。

我非常喜欢邢欣欣老师的那句话——“习惯决定性格”，习惯的养成绝非一朝一夕，而是在日积月累的总结与摸索中开辟出属于自己 风格的方式。习惯中见细节，细节中见风格。养成好的工作习惯，不仅可以使工作开展的有条不紊，保质保量，还可以及时查漏补缺，日臻完善。

从事教学秘书工作已三年有余，我从最初上岗亲力亲为，磕磕绊绊，到现在熟悉业务，游刃有余，一路艰辛，一路花开，使我愈发成长为一名快乐的，智慧的，有生命力的高校行政管理工作人员。

办公室工作无小事，任何一件领导交办或同事托付办理的事，都要千方百计地去把它做好，增强做好办公室工作的紧迫感。在单位工作不是走马观花，不是住旅店，更不是旅游。单位很可能是一生的根据地，是你一辈子存在的证明。要沉下心，慢慢干，进步时不得意忘形，错失了也别患得患失。踏石留印，抓铁有痕，才是最后的赢家。

因此，作为一名高校教学管理工作的重要实施者，作为连接学院与各系，领导与教师，教师与教师，教师与学生的桥梁，在工作中，要始终以爱岗敬业、谦虚热情为基本素质，始终以严谨高效、求实创新为工作作风，始终以理解宽容、换位思考为良好心态，始终以自我牺牲、无私奉献为崇高品德。每一位战斗在一线的教学秘书都是真正的勇士，通过交流研讨会，我发现其实大家所做的大同小异，表面都基本相似，只是内里各系情况各有不同，秘书本身各自已有长期工作下积累的独特理解，对待我系的工作，我始终秉持踏实认真的态度，下面分享一下自己的三条拙见。

一、“多此一举”

在我看来，“多此一举”是一种认真的精神和负责的态度，对每 一个细节都要精益求精，不是差不多，过得去，不出错就行了。“多此一举”是多方面的，多想一点，雨雪天气能多提醒按时上下课，教务繁忙提示老师按时听课，排课时多为他人着想；多看一次，日常查课，教室备品，钢琴房日常管理，都需要在细节上避免疏漏；多问一句，集思广益成就好事，集众人之智防患于未然；多试一下，在教学秘书这一岗位上，总会遇到很多难题，如果能多做一次尝试，多去努力一分，事情的解决往往相对容易一些；多过一遍，教学秘书的日常动态就像一部电影，由很多场景组成。每天下班能在脑海里一幕一幕的过一遍，就能及时发现一些问题，换位思考，查漏补缺。虽然“多此一举”必然会给自己增加工作量和精力投入，也难免会引起抱怨和不理解，但我始终认为“多此一举”是一种勤劳习惯，每天每次多干一点，日积月累，定会水滴石穿，凝聚人心。

二、换位思考

教学秘书是承上启下、协调左右的桥梁和纽带，兼顾管理与服务，但管理只是一种手段，一个过程，教学秘书更多工作则是为教学服务,为教师服务、为学生服务，与不同的人群打交道，要沟通顺畅、密切联系，而不是单打独斗。在处理各种关系时更要注重换位思考，不能颐指气使，更不能盛气凌人，要时刻谨记自己的服务职能，这不仅是工作性质决定，也是做人基本素质。说话办事前多考虑别人感受，多给别人提供一份便利，注意自己的微观情绪，不要因为自己不好的情绪殃及到他人，不做情绪的奴隶，要互相支持，互相帮助，使教务工作真正发挥便利，传播温暖，让人如沐春风，相信以后的工作才会流 畅痛快，有声有色。

三、敢于创新

创新从来不是凌驾于本职业务之上的，创新只有在掌握基础业务知识，熟悉工作流程，理清工作思路的前提下，在经验和教训的铺垫下，经过熟练度较高的操作和多层次多角度的思考、归纳、整理，才会形成一套独具风格、高效快捷的新方法，我们谓之创新型工作方法。教学秘书的工作中有许多都是年复一年，周而复始的循环性工作，按照以往的时间点可以进行合理推算，一方面提前制定好工作计划，另一方面可以通过创新的方式方法使工作更加高效并充满乐趣。经历过几次失败，不怕麻烦，反复尝试，多向有经验的领导和同事“取经”，用心记录，深思熟虑加工推敲，就一定会找到适合自己的工作方法，而我们自身和师生都会受益，整个教学工作进程也将大大加快。

大学是一个自由开放的学术之地，在这样的大环境下，给教学秘书工作不断带来挑战，为了更好的服务师生，做好教学工作，我们要时刻摆正自己的位置，理解工作的意义和深层内涵，做到及时有序，客观准确，坚持原则，兢兢业业，当好参谋助手，做一个实现自我价值和人生价值的人，做一个存在感强的人，做一个爱工作，会工作的充满活力的极具智慧的高校教学管理人员。