新闻发布会注意事项（共5则范文）

第一篇：新闻发布会注意事项（共）

危机公关时新闻发布会注意事项

我之前曾发过一篇“如何办好新闻发布会”的文章，讨论了公司在举办新闻发布会的注意事项。不过公司在处理敏感话题或者危机事件的背景之下举办新闻发布会又会略有不同，常规的如公司高层出面、真诚面对媒体和用户等不再多提，这里再补充些个人以为同样值得关注的要素。

1、做好防范可能会后在媒体上出现不利报道的预案。新闻发布会或者记者见面会是公司处理危机事件时的重要渠道和对外沟通方式。坦诚面对和开放沟通自然是首要态度，但实事求是不等于不讲究沟通技术，这时前期沟通和考虑周到很重要。对于在会上就可能出现一些敏感的甚至对企业不利的问题，公司公关人员需要事先考虑到那些敏感问题，并准备好合理的答案，使现场的应答者如公司领导和新闻发言人等事先心中有数，避免出错，只有防患于未然，才能避免因信息通道不畅的原因事后出现负面报道的情况。比如：“产品降价是否意味着质量降低”，可以从产品降价的直接原因是公司快速发展的规模效应而使成本降低，资产重组所带来的间接成本下降，公司回馈消费者的降价行为等等，并提供可能的数据和使用结果来进一步说明产品质量并没有下降；比如经常遇到的“公司裁员问题”，可以从公司提高运营效率，减少不利于公司发展的成本角度，或者说明“公司出于战略发展的需要，与部分员工提前解除劳动合同在所难免，同时公司正组织这些员工培训和学习，帮助他们寻找新就业岗位等等来化不利为有利。做新闻发布会得事先从多角度地考虑问题并预先到可能的情况，尽可能从正、反各方面去思考和准备各种问题及答案，提炼要点，使相关人员在答记者问时能从容不迫。

2、当新闻发布会的主题涉及因竞争对手或者该重大事件过于敏感并必须避免恶意误读而引发社会问题时，需要做好邀请记者的筛选工作及发布会现场的“保卫”工作，比如不邀请只关注反面报道的个别记者，谢绝那些不请自来的陌生记者或者不明身份的陌访者。对于有些敏感事件，媒体总是趋之若鹜，但现在媒体界也存在良莠不齐，职业道德标准有高下之分的现象。有些记者会唯恐天下不乱，甚至出于某种动机或者商业竞争目的驱使而带着有色眼镜来看待和报道事件，这种情况也越来越被企业所关心和担忧，于是对记者的“选择性拒绝”也成为办新闻发布会的工作之一。

5、对于危机处理的发布会，如果能邀请第三方权威机构人员如当地行业的主管部门领导、行业协会领导甚至政府部门领导前来，再好不过，请他们现身说法。第三方客观公正的角色和特有的权威性都有利于为外界提供更加强有力的声音。

新闻发布会的相关材料包括情况通报、新闻口径、发布会议程、主持稿、媒体邀请函、参加记者名单等，都需要发布单位作精心准备。

（1）情况通报的准备。情况通报可以采用新闻通稿的形式，也可以采用新闻发言人会上通报的形式，但是一般不能过长，要根据发布会的主题，提炼出要媒体报道的内容，而不要面面俱到，使媒体抓不住重点，报道分散，影响宣传效果。如，我市定期新闻发布会的某些场次，情况通报过长，加上发言人语言表达有所欠缺，造成情况介绍过程冗长、沉闷，既影响了现场气氛，又压减了后面的记者提问时间。

（2）新闻口径的准备。新闻发布要有统一的新闻口径，为了做好这方面的准备，我们可以事先让到会媒体就发布会话题范围提出要了解的问题，然后由发布单位拟写统一口径。当然，记者不可能完全按照预先准备好的问题进行提问，特别是突发事件的提问，一定会相当尖锐，因此，我们还必须对热点问题进行预测，拟好口径，做足

准备。新闻口径还要注意不要太长，因为发布会的时间很有限，长度一般在一小时之内，如果一个问题回答时间过长，必然造成回答的问题数量减少，影响发布会的现场效果。

（3）媒体约请。新闻发布会的对象是媒体，如果没有记者参加，发布会就如独角戏，失去意义。因此，约请媒体参加是重要的一环。首先，我们要注意拟好邀请函，提前2-3天传给媒体，时间、地点、发布单位、主题、联系电话等都要清晰，这是媒体决定是否参加、如何参加的重要信息；其次，我们要列好参加记者名单，以便联系和跟进工作；最后，还要注意跟进落实，提醒记者参加，最好在发布会召开前半小时跟记者通个电话提醒。

第四，新闻发言人要注意备稿，确保顺利作答。“预则立，不预则废”。新闻发言人除了具备必要的条件外，无论对发布内容有多熟悉，都必须通读新闻口径，做好相关准备。记者是不会按照既定程序进行的，发言人只有做好充分准备，才能明确自己的定位，熟悉政策情况，避免空话、套话，应付自如。

第五，要注意会场秩序，保证发布会的顺利进行。新闻发布会的现场气氛很重要，既不能冷场，又要避免场面混乱，还要考虑新闻发言人回答提问的能力，这就必须注意会场秩序的控制。为避免冷场，我们可以事先安排一些相熟的记者来提问，如市直媒体等；为避免某些记者提出尖锐的问题，特别是突发事件的新闻发布会，我们可以采取由发布会主持人或发言人点记者提问的方法，或者由现场工作人员控制话筒，并对提出问题总量和发布会总时间加以控制等。

新闻发布会的筹备工作要求

根据主题准备好各种材料：发言稿、宣传材料、为记者准备的新闻稿、答记者问的备忘录等。

确定主持人和发言人：发言人应由组织的主要领导人担任；主持人则由公关部负

责人担任。两人事先应熟悉发言稿。

确定所邀请记者的范围：根据发布信息的重要性确定所邀记者的范围。但于组织有密切联系的新闻机构和记者不能遗漏。

选择合适的会场基本要求：交通方便；设施完善。最好利用大型会务中心、专业新闻中心或大饭店、大宾馆会议室。

做好预算，留有余地

[编辑]新闻发布会程序

主持人宣布会议开始，介绍发言人、来宾和新闻单位；

发言人发布新闻、介绍详细情况。

记者提问，发言人逐一回答。

主持人宣布结束。

参观或其他安排。

[编辑]新闻发布会的注意事项

事前作好排练，发现问题及时纠正。

对待各媒体记者一视同仁，不能有任何区别。

与组织的宣传口径保持一致。

做好会议的接待和记录工作。

主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导。在发言冷场时，适时引导*记者提问，而在记者争相提问时，又要维持好会场次序。

事先准备好回避问题的方式和技巧。

避免造成对立情绪，在发现对立苗头时，要善于控制和化解。

第二篇：新闻发布会注意事项

新闻发布会的流程与操作要领

（一）会前准备

新闻发布会前的准备工作非常重要，也非常烦琐，按照操作流程可分为九步：跟踪信源、分析舆情、准确押题、准备口径、把握时机、确定人选、准备文稿、邀请记者和模拟彩排。

跟踪信源，就是要求发言人想方设法掌握让自己的发言百无一失的所有信息。发言人跟踪信源，一是列席重要的会议、见证重大决策的早期讨论和产生过程，因为信息始自领导者；二是每日追踪媒体的报道，了解舆论的热点和焦点问题；三是到事发现场进行调查获取信息；四是与其他部门和相关人员协调口径。

舆情分析的主要任务指对收集到的报纸、电视、网络上的信息加以分析，为新闻发布和回答记者提问提供参考。分析舆情是为了下一步策划新闻发布的方式和时机。

事先猜测记者的问题，就是押题，像学生在考试前的押题一样。新闻是贬值最快的商品，时效性很强。一般来说，记者的兴趣和注意力主要放在临近新闻发布会的一两天内发生的事情上。因此，这些问题在准备时应给予充分细致的考虑。由近及远、主次分明，这样做既可节省精力，又可减少疏漏。

无论新闻发言人对发布的新闻内容多么熟悉，都要准备答问口径。敏感问题的口径，需要请示上级领导同意或与其他部门会商。跨部门问题的答问口径一般需要与有关部门协调确定或向上级领导请示。

选择发布时机的原则：①以掌握舆论主动权为原则，在重要会议召开、重大政策出台或重要事件发生后及时发布；②突发公共事件发生时利用首因效应在第一时间发布信息；③避免与预期的重大新闻事件的发生时间撞车；④避免召开没有新闻的新闻发布会，不能为了保持影响力随意召开发布会；⑤发布会一般应尽量安排在上午举行，以方便媒体发稿。

确定人选就是确定发言人和主持人。主持人一般由负责宣传的领导担任，有时候发言人和主持人是同一个人。当主持人不负责发言的时候，发言人一般由党委政府主要领导担任。如果邀请外国记者参加可以考虑使用口译员。发布会之前应该准备的文稿包括新闻通稿、背景材料、发言提纲、开场白等。需要散发给记者的主要是新闻通稿和背景材料。一个组织在对外发布新闻的时候，为了统一宣传口径，也会组织新闻通稿，以提供给需要的新闻媒体。

邀请记者要注意以下事项：①制作请柬或直接打电话邀请，告知发布会主题、举办的时间、举办地点及发言者身份；②发布会一般上午10点或下午3点开始，持续时间一般为1—2小时，如想在当天晚报或晚间电视新闻中报道，最好安排在上午；③发布会召开前一两天电话通知确认。

如果发布会十分重要，或者发言人觉得没有经验、没有把握，或者将要出席发布会的领导专家缺乏应对媒体的经验，在镜头前说话不够自然，那么就有必要进行模拟发布会的彩排。

（二）开场白与答记者问

新闻发布会召开时的开场白，主要是强调该次发布会的重点，告诉记者新闻发布会的核心与重点，避免记者把完全无关的问题扯进来。在新闻发布会上答记者问是难度最大的一个环节，对领导者的综合素质和随机应变能力要求很高。

（三）会后联络

要留下参加新闻发布会记者的联系方式，如果事件有了新的进展或新的情况，应及时通过电话、电子邮件等方式进行沟通。

第三篇：新闻发布会活动与注意事项

新闻发布会活动的注意事项

目录

一、新闻发布会的地点安排

二、发布方在寻找新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的问题

三、新闻发布会的席位摆放

四、发布会其他道具安排

五、发布会发言人的确定

六、发言人回答记者问的准备

七、新闻发布会对记者的邀请

新闻发布会的地点安排

场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在主办方的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从主办方形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？

发布方在寻找新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的问题

会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿提供、酒品、食物、饮料的？价钱是否合理？有没有空间的浪费？背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以主办方VI为基准。酒店是否会代为安排。酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。

新闻发布会的席位摆放

摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。摆放回字型会议桌的发布会现在也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面拜访新闻记者坐席，这样便于沟通。同时也有利于摄影记者拍照。注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

发布会其他道具安排

最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在主办方内部安排发布会，也要酌情安排人员做记者引导工作。新闻发布会的资料准备

发布会发言人的确定

新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：

公司的头面人物之一——新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。良好的外型和表达能力。发言人的知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表包括身体语言整洁、大方得体。执行原定计划并加以灵活调整的能力。有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

发言人回答记者问的准备

在新闻发布会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通，曾强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。在答记者问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到主办方秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是主办方机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。有些主办方喜欢事先安排好媒体提问的问题，以防止媒体问到尖锐、敏感的问题。建议不宜采取。

新闻发布会对记者的邀请

媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般主办方应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个主办方与某些报社的记者多么熟悉，在新闻发布会之前，重大的新闻内容都不可以透漏出去。在记者邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。

新闻发布会的几个误区

误区：新闻发布的主题不清。从主办方的立场出发，主办者恨不得把它的祖宗八代的光荣史一股脑端上去，告诉人家什么时候得了金奖，什么时候得到了影视什么奖，什么时候得了第一，但是偏离了主题的的东西在媒介眼中，形同废纸。又有的主办方在传播过程中，生怕暴露商业机密，凡涉及到具体数据时总是含含糊糊一谈到敏感话题就“环顾左右而言他”，不是无可奉告就是正在调查。这样一来，媒体想知道的，主办方没办法提供；媒体不想搭理的，主办方又不厌其烦。

第四篇：新闻发布会新闻写作注意事项

新闻发布会新闻写作注意事项

新闻发布会新闻是企业、机构或个人在召开新闻发布会时为本次新闻发布会统一宣传口径，而组织的新闻通稿，以提供给广大新闻媒体。新闻发布会新闻稿多以平面媒体新闻稿件的写作形式进行撰写。今天，往上推软文车就给大家分享一下新闻发布会新闻写作的几点注意事项：

1、新闻的六要素，一定要明确的写出。即（Who、What、When、Where、Why、How）

2、新闻标题要简要突出、并且要具备一定的吸引力。

3、导语100至200字：开宗明义，人事时地物。

4、主体部分一般要求300-500字之间，深入浅出、阐明主旨。

5、结语部分100字左右，收尾应简洁有力，落落大方。

6、稿件要具备一定的新闻价值、正确的格式、简洁切要的内容、平易友善的叙述、高度可读性、篇幅以1至2页为宜（一页尤佳）

如果不擅长新闻发布会新闻的编辑，可以找专业的新闻营销公司代写。往上推软文城，拥有国内各大新闻媒体专业近百名主编级专业写手，可为不同需求的客户优质高效的发布会新闻稿代写服务。除此之外，往上推软文城还对外承接新闻发布、事件营销、活动营销、产品宣传、危机公关等多种新闻营销推广服务，拥有多年新闻营销经验，是您选择新闻推广的最佳服务平台。

第五篇：新闻发布会流程及重点注意事项

新闻发布会、大会基本流程

时间： 来宾签到

时间： 主持人宣布发布会开始，致辞并介绍来宾（VIP名单）

时间： 代理公司代表致词

时间： 签署合作协议（合同）

时间： 公司领导致词

时间： 游戏开发商代表致词

时间： 政府代表发言

时间： 主持人宣布晚宴（午宴）开始，双方领导向来宾祝酒

时间： 游戏演示（或代理商公司介绍）

时间： 第一次抽奖（或互动类环节）

时间： 游戏表演及服装制作介绍（或企业文化其他类介绍）

时间： 第二次抽奖（或互动类环节）

时间： 主持人宣布媒体现场问答开始（建议与媒体沟通好要采访的问题内容大致，以便做最佳的回答）

时间： 第三次抽奖（或互动类环节）时间： 媒体专访企业负责人

时间： 活动结束

新闻发布会流程及重点注意事项

一、确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。注意事项：与希望发布事件日期相配合，促进自身对外宣传，挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式新闻发布会前20天完成，最迟15天，并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。

二、确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签定合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。

注意事项：该步骤主要由主办者提出要求，承办者具体负责。

三、按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不,因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。

注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保新闻发布会参与人的数量和质量。

四、购买礼品、选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响、放映设备，领导的发言稿，新闻通稿，现场的音乐选择、会议间隙时间的娱乐安排等。

五、正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。

六、按计划开始发布会，发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。

七、监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报导资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。

八、评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验。

新闻发布会现场管理

在公关营销的有利武器中，有一种传播活动既有利于引导社会舆论，又有利于在组织社会公众中树立良好的形象，它不仅能传递信息，还能给媒体人员提供体验和感受，这种活动就是——新闻发布会。

无论是公司成立、项目签约、战略发布或者新品推进等等具有里程碑性质的事件，新闻发布会都是一个常见的，甚至是必不可少的武器。

而对于媒体来说，新闻发布会也是他们所期待的，在一次全国性的媒体调查中发现，媒体获得新闻最重要的一个途径就是新闻发布会，几乎100%的媒体都将其列为最常参加的媒体活动。由于新闻发布会现场人物、事件都比较集中，时效性又很强，且参加新闻发布会免去了预约采访对象、采访时间的一些困扰，再加上会议常备有礼金或礼品，通常情况下记者都不会放过这些机会。

新闻发布会一般要经历4个环节：策划、筹备、现场管理与传播管理，在策划与筹备工作就绪以后，就进入到最关键的现场管理环节，这是承接会前策划、筹备、会后传播最重要的环节，在这个环节中，一般在一个专题下，以“答记者问”为主要特色。

现场管理的原则有五点：

一是“对口接待原则”。譬如：经销商的沟通，市场销售部门就是对口接待部门，如果对专家、官员沟通，公关负责人与组织高层就要出面，媒体的沟通是媒体公关负责人的份内工作，不另设小组；

二是“平衡原则”。根据策划设定小组，每个小组的工作量相对平衡，在会务负责人的统一安排与指挥下，小组一般分为沟通协调组、接待服务组、安全保卫组。沟通协调组负责对口接待、嘉宾与领导的接待、媒体的沟通与协调，会议主持人也可以划入这个组；接待服务组负责准备视听设备、礼仪与签到、引导入座、分发材料与礼品、安排就餐、照相摄影等；安全保卫组负责会议的场地与人员的安全保卫。

三是“分工负责原则”。在策划案里就作到分工明确，职责分明，避免互相推诿的现象出现，同时，隶属分工与横向协作也要明确；

四是“扁平原则”。一般在大型的新闻发布会中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的新闻发布会中不宜层级太多，以保证灵活机动，人员不要太多，要精干、高效。

五是“制度原则”。尽管新闻发布会的管理是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应该受规章制度的约束。

就管理的内容而言，可以从人员管理、材料管理、时间管理、流程管理和沟通管理5个方面进行，从管理的形式来看，可分为会前管理、会中管理、收场管理三个阶段，一个成功的新闻发布会，一定是实现了内容与形式的完美结合：

一、会前管理

按照策划方案的要求，新闻发布会的统筹负责人与各小组人员要提前至少两至三个小时到达新闻发布会的现场。

到达现场以后，会前管理分四个步骤开展工作，首先要布置现场、然后作全面检查、同时可以进行主持人与言人的彩排、最后，各就各位开始接待工作。

第一、现场布置。

现场布置从场外开始，布置场外横幅、竖幅、漂浮气球、拱形门等。在酒店一楼大厅、转弯处布置显眼的指引牌。在会场门口可以布置X展架之类的宣传物。

在会场门口布置签到台，准备好签到薄与笔，签到薄上设计姓名、单位、人数、联系方式栏目，并备好会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料。同时，在签到台上准备好“请赐名片”盒。

场内现场布置从主题背景板开始，背景板内容包括主题、会议日期、会议召开的城市，颜色、字体要美观大方，颜色可以用组织VI为基准。

布置新闻发言人用的桌子，常用带白色的台布、蓝色或红色的围台，桌面摆放台花，把写有发言人和相关领导名字的桌卡摆放在策划案拟定的位置，放好音响、话筒，最好每个桌卡前摆一只话筒，再给记者准备两只。

布置电视或投影仪，试播放碟片，看效果是否正常。有些时候作为新闻发音的补充，录象资料甚至实物可以对记者起到增加感性认识的作用

布置台下座位。把握“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”的原则。

一、二排坐贵宾与企业领导，三排以下为记者席，摄影记者尽量安排在前面正中位置，组织一般人员坐后面或旁边。

布置VIP休息室，冬天要准备好热茶水，夏天要准备好瓶装矿泉水，准备几包高档香烟，放好打火机与烟灰缸。

第二、现场检查。

检查工作可以从外到内，从高到低，从全面到重点，一些细节一定要把握好。

按照前面布置的顺序，检查从场外的横幅开始，沿来宾的前进路线，检查指引牌、X展架、签到台是否准备好。

在检查签到台时要注意检查会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料是否足够。如果是新产品上市，新闻发布会上还要准备发放产品研制过程或介绍产品功用的文字材料。可以把签到台当成后勤物资、资料的储存点。

检查在背景板，再次核实文字是否有误，如果有误要及时补救。检查桌子、音响，调试每只话筒，调试到清晰无啸叫。检查电视或投影仪，要确认用哪个电脑，而且要备一个电脑，以防会议进行中电脑出故障。

检查VIP接待室的茶水、烟等。

要检查主要发言人的发言稿是否准备妥当。

摄影师检查照相机、摄像机电量是否充足，脚架是否支好，角度是否对好。

负责保安的人员要对现场进行安全检查，特别注意是否存在不安全隐患，譬如：消防通道不畅通，电源线乱糟糟，甚至有坏椅子等等。

如果有空调，要把温度调到适度。第三、彩排。

主持人与新闻发言人根据会议议程进行“彩排”，既练习配合，也练习对内容与现场的把握。

特别是新闻发言人是会前“彩排”很重要，发言人要认真准备，再次对镜整理衣着，要熟悉发言稿的内容，制定并演练如何回答常规和刁钻的问题，对自己的准备工作进行核对与评估，尤其是对以下问题应当有充分的准备：这场发布会的重要意义何在？其新闻价值何在？我的3个主要观点是什么？是否有充足材料支持我的信息发布？如果记者要求核实，是否很容易就能做到？谁是所发布信息的权威信源？谁的话可以被媒体引用？等等。

第四．接待。提前30分钟，礼仪小姐在会场作好接待准备。对于重要的领导，还要安排在大厅的专人接待。

背景音乐开始播放，摄影师进入工作状态。

嘉宾签到后，礼仪小姐带嘉宾到VIP休息室休息，服务人员及时把茶水送上，需要配戴鲜花的由礼仪小姐为嘉宾认真的配戴好。

负责VIP接待的人员要核对已到位领导和嘉宾情况，会务负责人要亲自为领导和嘉宾送礼金或礼品，如果有的重要领导临时不能来，会务负责人要及时安排主持人更改讲话内容，同时要安排服务人员把不能到的人员名字牌撤掉。

记者签到后，工作人员为记者发放会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料，媒体负责人安排、协调各媒体的签到记者，要保持热情和细致。

记者入座以后，进入媒体等候阶段，这段时间不宜超过10分钟，音响师播放视频资料和CD。

会议开始前三分钟左右，请相关领导、嘉宾、组织高层等进入会场，在前排就坐，会议准备开始。

二、会中管理

从会议开始到结束，时间应控制在30分钟以内，较重大的新闻发布，也不要超过60分钟，一些敏感话题的提问，媒体负责人要提前跟记者沟通好，避免出现特别刁难的提问，避免出现尴尬的场面。有些新闻发布会，台上只有新闻发言人一个人，他独自成为媒体的焦点；有些新闻发布会，台上有领导在新闻发言人旁边点缀，对新闻发言人的压力会有一定的缓解作用；有些新闻发布会，发言人在台上就坐，站在讲话台后面发言。

在会议中，主持人与新闻发言人都担当着新闻发布会的主要角色，因此对他们的要求很高。

主持人一般应由具有较高公关专业能力的人来担任，他的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议顺利进行。此外，在必要的时候还承担着消除过分紧张的气氛、化解对立情绪、打破僵局等特殊任务。因此，主持人的表现应当活跃，谈吐具有幽默感和亲切感，不要给人生硬、冷漠的距离感。

代表组织形象的新闻发言人对公众认知产生重大影响，一般由组织的高级领导来担任。现代传播方式决定了今天的新闻发言人既直接面对媒体，也同时直接面对受众。在会议管理过程中，要求发言人举止要端庄，言行要规范，尺度要适当，要有一定的专业素质和较高的政策水平。

会议议程一般是这样的：

主持人宣布新闻发布会开始，介绍领导与嘉宾，简单介绍会议的主题与概要。

在有必要的情况下，主持人请先领导发言，但是，要给领导准备好发言稿，发言内容不宜太长，三分钟既可。主持人请新闻发言人详细发言。新闻发言人发布新闻。发扬人要表现得自信而亲切，生动而专业。“新闻发言人是一种制度，是沟通媒体、社会公众和组织的桥梁。新闻发言人背后有一个团队在工作着”，所以，发言人的言不代表个人，而代表组织，言之有物、真实客观是其生命。发言人的口头语言、肢体语言和图片、多媒体等影象的辅助对调整演讲节奏、控制场面有很好的作用。

主持人请现场记者对新闻发言人提问。不管谁发言或提问，要有专人负责递、收话筒。

提问要有序，内容控制在提纲约定的范围以内。主持人应注意掌握节奏、控制现场气氛，现场气氛根据不同的主题，严肃与活泼的倾向不一样，现场气氛应该与主题匹配。

发言人在回答记者提问时要注意八个“不要”

不要说“无可奉告”。这是最重要的一点，2003年非典期间，国家相关机构召开新闻发布会，把这一点作为对新闻发言人的强制要求。

不要说谎。新闻发言人不是代表自己，他是代表企业，只有实话实说，才能守住企业信用的低线。

不要说“我不知道”。确实遇到不知道的情况，要学会巧妙的应变，不要生硬的说不知道。

不要目中无人，自说自话。这主要是要体现对记者的尊重。同时，还要记住：不要与记者为敌；不要有“应付记者”、“利用记者”的想法；不要给记者留下猜测的空间；不要给记者坏印象。

新闻发言人在现场要表现出自信、热情、专业，言之有物，言而有信。

三、收场管理

主持人根据会议的时间安排，结合现场记者提问的进展情况，正式发言与答记者问，一般控制在30分钟以内，不宜超过60分钟，适时做出简要的总结，并宣布新闻发布会结束。

根据不同的新闻发布会要求，主持人还要作以下安排：

请礼仪小姐引导领导与嘉宾离场。会务负责人与对口接待的人员要亲自送领导与嘉宾，甚至到车上，以示礼貌。

请记者对发言人进行采访。虽然，不是正规的“答记者问”，但是，会后的采访也不能疏忽，要注意以下几点：充分准备应答自如；紧抓主题巧妙回避；注意身份莫失语态；形象端正仪态良好；表现谦卑尊重记者；对记者的提问要尽力而为；多提供一些与采访主题有关的资料。

请摄影记者拍照。如果会议还有新闻人物，更应该拍一些照片。

媒体负责人要送记者离开，并保持热情。如果安排有餐宴，就要有服务人员引导与会者入席，但是，我建议一般不宜安排就餐，确实要安排就餐，也以自助餐为宜，便于记者与组织领导进行深入的沟通。

在这个环节中，保安组的人员负责维持好秩序，随送领导、嘉宾与记者，要保证与会人员安全、愉快的离开。

服务人员收拾现场道具、资料与常用物品，移交给行政后勤和负责媒体传播的人员，新闻发布会的传播管理工作就开始了。