秘书在办公室工作中的处世技巧

第一篇：秘书在办公室工作中的处世技巧

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秘书在办公室工作中的处世技巧

摘 要

本论文从秘书在办公室工作中的处世技巧方向着手，浅谈了人际关系定义及人际关系的一般特点，秘书人际处世的重要性和原则，秘书的处世技巧在办公室工作中发挥的作用，从而引申出秘书在办公室工作中应掌握的处世技巧。办公室是企、事业单位的综合办事机构，它不仅是各单位对外联系的“窗口”，也是对内沟通的重要枢纽。从事办公室工作的秘书就相当于位于这个枢纽的核心区域，必须以自身的处世技巧促进办公室整体工作效率的提升。虽然办公室工作本身具有一定的繁琐性，但是其自身的工作特点又决定了它的重要性，所以研究秘书如何掌握好在办公室工作中的处世技巧是很有实际意义的。

关键词：人际关系，秘书办公室工作，处世技巧

I Ⅰ

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Secretary in the office of the social skills

ABSTRACT

This paper from the secretary in the office of the direction of social skills start with the definition of the relationship and the general characteristics of interpersonal relationships，the importance of interpersonal attitude of life and principles, the secretary of social skills in an office role, and that leads Office of the Secretary of the work in dealing with the social skills to be mastered.Office is enterprises, institutions, integrated offices.It is not only the unit's external links “window”, but also an important hub for internal communication.Secretary in office work is equivalent to the core region in this hub;we must promote the social skills to their office to enhance the overall efficiency.While the office itself has some complicated nature of the work of its own characteristics, but also decided its importance, so how does fortunately, Secretary in the office of the social skills is very practical significance.KEY WORDS: interpersonal relations，secretarial office work，social skills

II

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目 录

前言………………………………………………………………………….1

一、秘书人际处世的重要性………………………………………………2(一)人际关系的定义…………………………………………………...2

（二）秘书处世的重要性………………………………………………...3

二、秘书处世的原则……………………………………………………….4(一)平等…………………………………………………………………4

（二）诚信…………………………………………………………………4

（三）宽容…………………………………………………………………5

（四）知人知言……………………………………………………………5

（五）谨慎…………………………………………………………….……5

三、秘书的处世技巧在办公室工作中发挥的作用……………………….5

四、秘书在办公室工作中的处世技巧…………………………………….6(一)要做好办公室工作须掌握好在办公室工作的处世技巧………........…7

（二）秘书与领导的关系………………………………………….………9

（三）秘书与同事的关系…………………………………………………10 结论……………………………………………………………………………11 谢辞…………………………………………………………………………....12 参考文献……………………………… ………………………………………13 外文资料翻译……… …………………… …………………… ……………..15

III

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前 言

当代社会，随着科学技术的飞跃发展，生产的现代化、社会化，商品市场的国际化趋势，以及通讯手段、传播技术的高度发展，地域界限和人们原有的交往范围被迅速地打破，人们的交往方式也随之改变，交往活动更加广泛、频繁。同时，随着物质生活水平的提高，人们对精神文化生活也越来越关注质的要求。精神交往作为精神文化生活的重要组成部分，越来越受到重视。特别是我国正在进行市场经济建设和改革开放，需要拓宽人们之间的交往，以加快各种信息的传递。人们在事业生活上取得成功的道路是各不相同的。但是，其中有一个主要因素则是共同的，那就是社交处世。因此，提高社交能力，扩大社交渠道的范围，促使社交取得更大的成效，这在生活和生产、工作中，显得尤为重要。

人的社会性决定了人际交往的必要性。交往方法的正确与否往往影响工作的成败。因此，人际关系的处理，具有十分重要的意义。无论从哪方面看，拥有好的人际关系都是十分必要的。对于秘书来说,人际关系的好坏,直接关系到工作的效率、事业的成败。一个好的人际关系是秘书做好工作的首要条件,也是开展工作的重要手段和途径。所以，作为秘书更应努力建立良好的人际关系，主动地、积极地培养交际处世的能力。处世技巧是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章”。一个秘书如果很善于交际，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。

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一、秘书人际处世的重要性

（一）人际关系的定义

美国成人教育家戴家·卡耐基对无数的明星巨商、军政要员进行调查之后发现，一个人事业上的成功，只有15%是依靠他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。

人活在世界上，作为社会的一员，其生存和发展都要以他人的存在为前提。人，在社会上生存，面临着两大关系：一是人与自然的关系；二是人与人的关系。人与人之间相互交往与联系的关系称为人际关系。人际关系涉及组织理论的一个学科。20世纪20年代美国哈佛大学心理学家梅奥等人所进行的著名的霍桑试验表明：影响生产效率的不是劳动条件，而是劳动者本身。霍桑试验的研究结果否定了传统管理理论对于人的假设，表明了工人不是被动的，孤立的个体，他们的行为不仅仅受工资的刺激。影响生产效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作条件，而是工作中的人际关系。人际关系是人与人之间在社会实践中直接的心理上的关系或心理上的距离。反映了个人或群体寻求满足其社会需要的心理状态，双方社会需要满足的程度决定了人际关系的变化、发展。

人际关系的一般特点是：第一是个体性。人际关系本质上表现在个体间的具体的互动过程中。第二是情感性。人际关系的基础就是人们彼此间感情的沟通交流。第三是对应性。人际关系总是与人际交往相对应。第四是管理性。人际关系就是对人的一种组织形态和方式，而这样的组织就是一种管理模式，一种管理方法。所以在秘书的职业生涯中，拥有良好的人际处世关系具有显而易见的重要性。

（二）秘书处世的重要性

由于办公自动化进程的加快，现代通讯技术的发展，特别是互联网渗透到我们日常工作和生活，打破了种种阻隔，使人的交流变得十分便利，洛阳理工学院毕业设计（论文）

真正实现了全球范围内的人际交往。社会上各单位部门之间有相对比较独立的工作空间，每个部门的办公室则成为工作空间的核心。办公室担任着工作中的多个角色，常被称为是参谋部、综合部和联络部。办公室工作的纷繁琐细决定了秘书在开展办公室工作时需要面对其复杂性、协调性、服务性和被动性的工作特点。因为秘书的办公室工作有以上的特点，所以秘书处理人际关系的能力被提上了重要位置。秘书应该主动地、积极地同他人交往，努力掌握良好的处世技巧。协调、友好、亲密的为人处世，将对人的心理和行为产生积极的作用，有利于人们发挥各自的优势，提高工作效率，保持愉快的心情和饱满的工作、生活热情。秘书处于单位的枢纽地位，主要从事办文、办会、办事来辅助决策并为领导提供服务，是领导的参谋与助手。作为领导的左右手，要帮助领导处理日常事务，那么必定会接触到不同的人，秘书人际关系的好坏是秘书工作能否顺利开展的关键。所以秘书人员应该对人际处世问题给予足够的重视，学习和掌握为人处世的基本原则和方法，培养人际交往意识，掌握人际交往的技巧，在实践中努力提高处世水平。

首先，正确处世有利于秘书人员提高工作效率。秘书人员在日常交往活动中，应该注意同办公室周围的人保持良好的关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助。特别是当工作出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。同时，秘书与办公室及周围人的良好交往，有利于形成比较融洽的团体气氛，增进团体间的团结合作，便于发挥出团体的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。

其次，广泛的处世交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的参谋咨询作用。秘书人员处在一个开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与一些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料。这对于秘书人员全面地了解情况，不断扩大自己的视野领域都有明显的帮助。

再次，进行交往处世活动有利于秘书人员的身心健康。交往作为人的一种需要，是一个人获取理解、信任、友谊的重要手段，是一个人能够实

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现自我评价的基本方式。个体只有在交往中才能确立其在社会中的地位，从而形成一种积极参与人生的健康心理。同时，通过人际交往的促进作用，个体还可以获得自身的不断发展和提高，为适应各种复杂的社会生活奠定基础。因此，良好的人际交往行为对于增进秘书人员的身心健康有着重要的意义。

最后，交往处世活动还是秘书人员树立自我形象的有效途径。人们只有在交往中才能对秘书人员形成比较正确的认识和评价。所以，作为秘书人员，必须不断提高自己的处世水平。

二、秘书处世的原则

（一）平等

平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中强调的是人格平等，即尊重他人的人身权利、自尊心、感情、不涉及他人隐私。人与人之间没有人身依附关系，相互之间是独立的、平等的。

（二）诚信

在秘书工作中，诚信有着重要的价值。它是组织和个人的无形资产、外在表现，它反映了组织和个人行为的规律性、稳定性。秘书人员在交往处世中“诚而有信”，才能发挥出自身能力，得到支持、鼓励，更好地表现自身价值。讲信誉，就是要守信，言行一致，说到做到；就是要取信于人，使别人相信自己能够做好他所期望的事情。还要自信，给人以信任的力量，使对方相信你能在困难环境中克服阻力，不负众望。诚实和信誉是高尚的道德品质，只有具备这两点才能够在工作中用“公正”的处事方法对待自己和同事，才会被同事信任，才能够很好处世。

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（三）宽容

宽容原则要求秘书人员严以律己、宽以待人、关心人、理解人、大事清楚、坚持原则、方法灵活、以德报怨、得理让人，不计较个人利益得失。社会经济的发展，促使人们相互交往范围扩大，价值观念发生转变，思想方法出现差异，思维方式呈现不同，这些都需要组织或个人具有更大的相容度，容纳不同观点、不同行为方式。

（四）知人知言

社会中每个人的气质、性格不同，交往的动机、所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，对交往对象必须有较深的了解和把握，掌握主动。

（五）谨慎

秘书人员在办公室工作中，要遵章守纪，坚持道德品格操守。一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，宁静而致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“交友”，牢记“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟头；三是要慎“私欲”，私欲膨胀，利欲熏心，就会出问题。对待办公室工作，事无大小都应该力求谨慎和稳妥的办事态度，远离一切腐朽的、低级趣味的东西，要起到模范带头作用，这样的工作效率才会显而易见。

三、秘书的处世技巧在办公室中发挥的作用

首先办公室工作具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。这就要求负责办公室工作的秘书人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验，不

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论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，都要善于运用好自身处世技巧给工作带来明显成效，以保证全局各项工作的开展和各项任务的完成。

其次秘书自身处世技巧的良好运用是办公室工作得到加强的关键。如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用，办公室工作就无法顺利进行。秘书应该重视、关心、支持办公室工作，善于运用处世技巧调动办公室工作来发挥其应有的作用。

秘书办公室工作综合性很强，是协调内外、上下、左右关系的桥梁和纽带，也是向外界展示文化和活力的窗口，随着全球经济一体化的快速发展及现代企业制度的不断完善，迫切需要具有创新型、协作型、知识型、高效型、奉献型等处世技巧的秘书人员来承担这份工作职责和发挥有效的作用。在办公室工作中，秘书不断遇到的新任务、新挑战，要求秘书必须立足岗位，解放思想，不断提升综合素质，掌握处世技巧，才能胜任办公室工作。

四、秘书在办公室工作中的处世技巧

（一）要做好办公室工作就必须掌握好在办公室工作的处世技巧

秘书在办公室工作中良好的处世技巧有利于营造和谐、轻松的工作气氛，使办公室充满活力与生机。不仅提高了工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅。秘书人员应与同事平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。要建立良好的办公室人际关系，就需要掌握以下处世技巧。

角色技巧。办公室是个综合部门，联系上下，沟通左右，同时还是单位、部门的门面和窗口。办公室工作的好坏，直接关系到领导工作，关系到整个机关的工作。“办公室工作无小事”，作为在办公室工作的秘书，不管何时何事，都要有很强的“角色技巧”。

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服务技巧。办公室工作就是服务：为领导服务、为机关、为基层服务。从事办公室工作，就得甘于平凡、甘于繁琐，必须有奉献精神才能搞好服务。奉献是秘书办公室工作的需要。秘书工作者要具有无私的奉献精神，要做到：忘我工作、任劳任怨、淡泊名利。

勤奋。曾国藩云：勤则有材而见用，逸则无劳而见弃。秘书需要有深厚的理论知识及广博的文化知识，需要熟悉企业内部的各种专业知识。秘书工作的政治性、政策性很强，没有扎实的理论功底和丰富的知识储备，很难胜任新时期秘书工作。要想成为一名合格的秘书，必须牢固树立终身学习的理念，把学习当作是追求和目标，要善于在繁琐的工作中挤出时间学习，在学习中注意思考问题，努力提升学习效果。“腹有诗书气自华”，加强学习，方能清醒做人，成功办事。

合作和分享。交往双方有共同的话题、语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点，就成为交往的关键。作为秘书人员，要学会和办公室内的其他工作人员分享看法，多听取和接受别人意见，这样才能获得众人接纳和支持，方能顺利开展工作。

礼仪微笑。礼仪是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。英国哲学家洛克说过：无论做什么事情，必须具有优雅的风度和态度，这样才能显得漂亮，得到别人的喜爱。微笑是礼仪的重要组成部分。作为秘书人员，在办公室内部或室外，碰到同事、熟人都要主动微笑打招呼，态度要诚恳。常在办公室中向人展示灿烂友善的笑容，可以赢取亲和的人事关系，从而有利于办公室工作的开展、有利个人事业的发展。善解人意，就是要学会站在对方立场考虑问题。“己所不欲，勿施于人”，善于听取对方的言论，善于理解对方的意见和意图，站在对方的立场上考虑问题，设身处地为对方着想，考虑对方的需要、利益、兴趣、爱好和方便，减少给对方带来的麻烦。在交往中尽管为此而付出了代价，但在维护办公室各方面利益上面发挥的作用将是稳定的、长期的。

不搞小圈子。跟每一位同事保持友好的关系，尽量不要被人认为你是属于哪个圈子的人，这无意中缩窄了你的人际网络，对你没好处。尽可能跟不同的人打交道，积累社交经验。避免牵涉入办公室政治或斗争，不搬事弄非，这样才能获取上司和同事的信任和好感。要向对方有限度地敞开

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自己，以诚相待是人际交往中基本的道德准则。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定的范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。

有原则而不固执。应以真诚待人，远离虚伪的处世格调。处世方法灵活、有原则，同时要懂得适当的听取、采纳他人的意见，切勿万事躬迎，毫无主见，这样只会给人留下懦弱、办事能力缺乏的不良印象。学会耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表示了你的涵养，又体现了你对他的关心。任何人都需要倾听对象，当人们在生气、悲伤、愤怒、忧愁或兴奋、激动时，都希望有人来和自己交往，希望有人细听他们诉说。秘书人员在办公室接待来访者时，要热情接待，认真听取来访者的诉说，并根据情况及时作出处理。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切。要学会巧妙地避开所谈的话题，模糊对答，灵活变通，避实就虚，运用幽默等方法处理意料之外的情况。

勿阿谀奉承。只懂奉迎上司、完全没把同事放在眼里，苛待同事下属，这样的秘书无疑是在到处给自己树敌，为自己工作的顺利开展设置障碍。每个人都希望获得别人肯定，并据此确认自己的重要性，因此，人都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的、健康的、发自内心的。适当的赞美，既可以给对方带来快乐，赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好办公室工作。

保持工作场所清洁和谐。即使有专职清洁工，秘书也要主动整理办公室卫生，办公桌面文件摆放整齐有致。与同事共用一间办公室，应注意公共场所和个人卫生，充分尊重别人的生活习惯，彼此互相信任，友好相处。在办公室说话做事，不应发出太大的声音，以不影响他人工作为宜。与他人沟通、合作、交流、谈判时，须注意说话的语速和声调，不宜过快过大，更不能情绪失控造成不良后果。

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（二）秘书在处理办公室人际关系时应特别注意与领导、同事之间的处世技巧。

1、秘书与领导的关系

秘书与领导的交际不仅存在着领导与被领导，服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想，知识、情感等方面的交往关系。作为一个现代秘书如何处理好与各位领导的关系，是办公室工作首先面临的问题。两者交往关系的状况如何，在很大程度上直接影响到秘书才能的发挥，影响着办公室工作乃至整个单位的工作效率。因此，要处理好与领导的关系必须做到：

摆正位置，自觉服务。秘书是领导的参谋与助手，是为领导服务的。秘书人员要想处理好与领导的关系，首先必须摆正自己的位置，树立服务观念，要尊重领导、服从领导。(1)要维护领导的威信。秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论，即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。领导出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，但是要注意提醒的方式和场合。（2）要尊重领导的意见和决策。领导者的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下，这些意见和决策是正确的，秘书工作者应按照这些正确的意见和决策去做，不能擅自做主更改领导决策。(3)要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。(4)要体谅领导的困难，为领导分忧。领导者在工作中会遇到这样或那样的困难，秘书要积极地去帮助领导克服困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧，这样才能和领导建立密切的交际关系。

提高自身素养，增强办事能力。秘书要处理好与领导的关系，关键在于做好本职工作，提供有效服务。秘书要提供有效服务，首先必须具有较

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强的办事能力。秘书人员仅有合理的知识结构和能力结构是不够的，还必须具有能将这些知识、能力灵活地运用到工作中去的本领。秘书人员的职业才干是做好秘书工作的基本功。秘书人员练好自己的基本功，提高办事能力，增强职业才干，是做好秘书工作的基础，也是处理好与领导关系的基本出发点。

树立沟通意识，学会进谏。秘书人员作为领导的参谋和助手，必须时时与领导保持良好的沟通状态，有效的与领导沟通，须做到以下四点：(1)适时。沟通的时机选择对沟通的效果有直接重要的影响。(2)适地。沟通的空间选择同样关系到沟通的实施效果。要根据交谈内容来决定适当的交谈场合。比较正式、严肃的交谈内容可选择在办公室内进行，利于双方以角色身份进行沟通。(3)适人。秘书在与领导沟通时，要根据领导者的不同情况，采取不同的方式方法。对自身素质修养高、胸怀宽广、能容纳不同意见的领导人，在选择沟通时机、场合方面自由度更大一些。对气量较小、性格急躁的领导，则应注意采取较谨慎的沟通方式方法。

2、秘书与同事的关系

秘书是领导与同事的桥梁。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系有许多难处。通常领导有任何意见，尤其是某些领导他本身不愿亲自表达看法，都会交给秘书去做。秘书与同事的关系是办公室人际关系最重要的部分，秘书办公室人际关系处理的好坏，主要体现在他与同事的人际关系的处理。所以秘书人员在办公室与同事相处需要掌握以下的原则与要求：秘书必须认识到工作要顺利进行并取得成果，领导的信赖固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。秘书要取得同事的支持和合作，就应该主动地、真诚地关心同事。当对方主动寻求帮助时，应适时地给予必要的帮助。要以诚示人，做到言必信、行必果，讲信用、守诺言。做秘书要有宽广的胸怀和容人的气量，才能与大多数人建立融洽的人际关系，切忌以下几点：忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故做姿态，举止特异。

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结 论

综上所述，秘书要想掌握好办公室工作处世技巧并不是一件容易的事情，必须做出切实可行和持之以恒的努力才办得到。近年来，社会政治、经济、文化迅速发展的趋势更加凸显了人际关系的重要性。对于从事办公室工作的秘书来说，良好的处世技巧可以带来其他知识所不能带来的绩效，是机遇与挑战并存的。只有看清形势，认准目标，坚定信念并不懈努力，才有可能把握好处世技巧，在工作中取得更大的进步。秘书人员要凭着充满热忱的心，严格要求自己，不断提升自身在办公室工作中的处世技巧，实现自我人生价值的实现，创造更加美好的前程。

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谢 辞

日历翻开朝朝暮暮，转眼就是毕业离别时。随着离校日期的接近，毕业论文的的写作也随之进入尾声。从开始确定论文题目到论文的顺利完成，都离不开同学、朋友给我全心全意的帮助，我的论文指导徐红妍老师在繁忙的工作中，仍坚持给我指正、修改论文，在这里请允许我对你们说声谢谢!三年专业理论知识的学习和亲自实践，使我对秘书这个职业有了更加深刻的了解和认识，在开拓知识面的同时，充实了自己的世界观、人生观、价值观。在论文写作过程中，大量的专业书籍阅读使我获益匪浅，相信在以后的工作、学习中，这些知识可以丰富我的阅历，使我成长为对社会发展有用的人才。在这里要感谢母校对我的培养，感谢老师们孜孜不倦的教诲！衷心的祝愿我的母校越来越美好，老师们工作顺利，事业蒸蒸日上！

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参考文献

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外文资料翻译

This paper from the secretary in the office of the direction of social skills start with the definition of the relationship and the general characteristics of interpersonal relationships, the importance of interpersonal attitude of life and principles, the secretary of social skills in an office role, and that leads Office of the Secretary of the work in dealing with the social skills to be mastered.Office is enterprises, institutions, integrated offices.It is not only the unit's external links “window”, but also an important hub for internal communication.Secretary in office work is equivalent to the core region in this hub;we must promote the social skills to their office to enhance the overall efficiency.While the office itself has some complicated nature of the work of its own characteristics, but also decided its importance, so how does fortunately, Secretary in the office of the social skills is very practical significance.Contemporary society, with the rapid development of science and technology, production modernization, social, trends in international commodity markets, as well as means of communication, communication technology, a high degree of development, geographical boundaries and people exchanges between the original scope was quickly broken, the communication patterns change, communication activities are more extensive, frequent.Meanwhile, with the material living standards, people are increasingly concerned about the spiritual and cultural life of quality requirements.Spirit of the spiritual and cultural exchanges as an important part of life, are paid more and more attention.In particular the market economy and China's ongoing reform and opening up, need to broaden exchanges between people in order to speed up all kinds of information transmission.People who live a business life are the road of success is not the same.However, one major factor is common, that is

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social attitude of life.Therefore, improving social skills, and expand the scope of social channels to promote greater social effectiveness, which in the living and production work, is very important.The social determines need for interpersonal communication.Communication method is correct or not often affects the success of the work.Thus, interpersonal treatment is of great significance.No matter from which side, has good relationships are essential.For the Secretary, the relationship is good or bad, is directly related to efficiency, the cause of success or failure.A good relationship is the primary condition for the Secretary of good working, work is also an important means and ways.Therefore, more efforts should be made as the Secretary to establish good interpersonal relationships, initiative, positively attitude of life to develop communication ability.Social skills are an art.A secretary is very good if the communication, makes it easily accessible, can easily be trusted, then work on the relatively high success rate.U.S.wearing adult educator home • Carnegie giant star on numerous military and government officials after an investigation found the cause of a person's success, only 15% rely on his expertise, the other 85% rely on interpersonal relationships, coping skills.In the 1920s, Harvard psychologist conducted by Mayo and others well-known Hawthorne experiments show that: productivity is not affected working conditions, but the workers themselves.Hawthorne test results rejected the traditional management theory for the hypothesis that the workers are not passive, isolated individuals, their behavior not only by the wage boost.Affect the production efficiency is not exactly the most important factor in treatment and working conditions, but work relationships.Relationships between people in social practice are the direct relationship between the psychological or psychological distance.Reflects the individuals or groups seeking to meet their psychological needs of the community, both to meet the needs of society determine the extent of changes in

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interpersonal relations, development.To the Office of the Secretary of the work of social skills to master is not an easy thing, to be practical and persistent efforts to make it do.The secretary office work, the good social skills can lead to other knowledge can not bring the performance, opportunities and challenges.Only see the situation, look for objective and firm belief in hard work, it is possible to take advantage of the world skills in the work to achieve greater progress.With full secretarial staff dedicated to heart, strict demands on themselves, to sharpen their work in the office of social skills, self-realization of the value of life, create a better future。

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本论文从秘书在办公室工作中的处世技巧方向着手，浅谈了人际关系定义及人际关系的一般特点，秘书人际处世的重要性和原则，秘书的处世技巧在办公室工作中发挥的作用，从而引申出秘书在办公室工作中应掌握的处世技巧。办公室是企、事业单位的综合办事机构，它不仅是各单位对外联系的“窗口”，也是对内沟通的重要枢纽。从事办公室工作的秘书就相当于位于这个枢纽的核心区域，必须以自身的处世技巧促进办公室整体工作效率的提升。虽然办公室工作本身具有一定的繁琐性，但是其自身的工作特点又决定了它的重要性，所以研究秘书如何掌握好在办公室工作中的处世技巧是很有实际意义的。

当代社会，随着科学技术的飞跃发展，生产的现代化、社会化，商品市场的国际化趋势，以及通讯手段、传播技术的高度发展，地域界限和人们原有的交往范围被迅速地打破，人们的交往方式也随之改变，交往活动更加广泛、频繁。同时，随着物质生活水平的提高，人们对精神文化生活也越来越关注质的要求。精神交往作为精神文化生活的重要组成部分，越来越受到重视。特别是我国正在进行市场经济建设和改革开放，需要拓宽人们之间的交往，以加快各种信息的传递。人们在事业生活上取得成功的道路是各不相同的。但是，其中有一个主要因素则是共同的，那就是社交处世。因此，提高社交能力，扩大社交渠道的范围，促使社交取得更大的成效，这在生活和生产、工作中，显得尤为重要。

人的社会性决定了人际交往的必要性。交往方法的正确与否往往影响工作的成败。因此，人际关系的处理，具有十分重要的意义。无论从哪方面看，拥有好的人际关系都是十分必要的。对于秘书来说,人际关系的好坏,直接关系到工作的效率、事业的成败。一个好的人际关系是秘书做好工作的首要条件,也是开展工作的重要手段和途径。所以，作为秘书更应努力建立良好的人际关系，主动地、积极地培养交际处世的能力。处世技巧是一门学问。一个秘书如果很善于交际，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。

美国成人教育家戴家·卡耐基对无数的明星巨商、军政要员进行调查之后发现，一个人事业上的成功，只有15%是依靠他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。20世纪20年代美国哈佛大学心理学家梅奥等

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人所进行的著名的霍桑试验表明：影响生产效率的不是劳动条件，而是劳动者本身。霍桑试验的研究结果否定了传统管理理论对于人的假设，表明了工人不是被动的，孤立的个体，他们的行为不仅仅受工资的刺激。影响生产效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作条件，而是工作中的人际关系。人际关系是人与人之间在社会实践中直接的心理上的关系或心理上的距离。反映了个人或群体寻求满足其社会需要的心理状态，双方社会需要满足的程度决定了人际关系的变化、发展。

秘书要想掌握好办公室工作处世技巧并不是一件容易的事情，必须做出切实可行和持之以恒的努力才办得到。近年来，社会政治、经济、文化迅速发展的趋势更加凸显了人际关系的重要性。对于从事办公室工作的秘书来说，良好的处世技巧可以带来其他知识所不能带来的绩效，是机遇与挑战并存的。只有看清形势，认准目标，坚定信念并不懈努力，才有可能把握好处世技巧，在工作中取得更大的进步。秘书人员要凭着充满热忱的心，严格要求自己，不断提升自身在办公室工作中的处世技巧，实现自我人生价值的实现，创造更加美好的前程。

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第二篇：浅谈秘书工作中的沟通技巧

浅谈秘书工作中的沟通技巧

在人际交往中，沟通无所不在。所谓沟通，是指为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说，沟通不但是一种职业技能，而且也是一种生存的方式。作为一名秘书，想要当好领导的助手，除了需具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，不但能沟通，还要会沟通，也就是说要

掌握沟通的诸多技巧并灵活运用，这样才是一个合格的秘书。

秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类，一是领导，二是同事，三是群众。下面笔者

结合工作实际，谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧。

一、与领导的沟通技巧

穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。”对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格，在与他们的沟通当中，当然也要因人而异，特别要把握好以下几点：

1、在与领导沟通时要认清自己的位置

无论何时何地，秘书人员要切记自己是领导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发

表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利于团结的话。

2、与领导沟通时要学会未雨绸缪

领导每天需要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要有个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通，往往会事倍功半，不但达不到沟通的目的，反而会使领导对

秘书人员产生反感。

3、针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法

秘书平时在与领导的接触中，要学会观察，学会总结。针对不同性格的领导，找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时，秘书人员可能会觉得对方难以捉摸，这就需要秘书人员善于观察，从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后，就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力，所以只要你的建议可行，他都会支持你。在和这类领导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”，尽管他爱才惜才，但是如果表现过头，会让这类领导认为你是在故意卖弄，反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业、多思考、勤学习，加上巧妙使用沟通的技巧，那么我们就能从容面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导，最好的办法就是选择离开，因为和这种

类型的领导相处，不仅会感到沟通是件异常困难的事情，而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。

二、与同事的沟通技巧

在一个单位里面，秘书除了要面对领导，更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工

作顺利开展，秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点：

1、尊重他人，随和待人

每个人都渴望得到别人的尊重，尊重别人也就等于尊重自己。所以，在与同事的接触中，秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道

四。对每一位同事都平等相待，千万不要因为对某个人有意见或看不惯，就不屑于与其说话，这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围，使工作顺利开展。

2、讲究诚信，宽容待人

诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一”的观念，答应别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说明，取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病，不能挖苦讽刺；对于听到的一些关于议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这时，要学会主动找同事和解，只要真诚地向对方解释清楚，相信一定会赢得对方的理解。总之，宽容是一种美德，它会让周围的人更

加尊重你。

3、做老实人、说老实话、办老实事

很多人认为秘书是领导身边的人，不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会，就必须在和同事的相处中，坚持实事求是的原则，有多大能力办多大的事情，不要高高在上，更

不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

4、关心他人，有良好的协作精神

要想和同事很好的沟通，就要善于在“情”字上下功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时，要耐心地解答，做到知无不言，言无不尽；同事在生活中遇到了难处时，要在精神上或者物质上及时给予帮助，使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时，要学会主动承担责任，不斤斤计较。这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而愿意与你共事，工作的效率也会提高很多。

三、与群众的沟通技巧

办公室是一个职能部门，经常要接触来访或办事的群众，秘书与他们沟通时要把握好以

下两个原则：

1、注重礼仪，微笑服务，态度积极

由于办公室代表着一个单位的形象，所以秘书人员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下

美好的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓，不能生硬。

必要时要准确记录来电者的重要信息，并及时帮他转达或办理。

2、耐心地倾听，积极地协调

办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者，这时秘书人员首先要做一个忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，要与有关部门积极地协商，及时给予解决；因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者，最好的办法是使用缓兵之计，委婉地劝说来者先回去，了解情况

后再说。

总之，秘书的工作比较繁杂，要想当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更

加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。

第三篇：浅谈办公室工作中的沟通技巧

在办公室的工作中，沟通无所不在。所谓沟通，是指为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说，沟通不但是一种职业技能，而且也是一种生存的方式。要想干好办公室这项工作，除了需要具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，不但能沟通，还要会沟通，也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用，这样才会成为一名合格的办公室人员。

在办公室的日常工作中需要沟通的人群大致分为三大类，一是领导，二是同事，三是群众。下面我结合近几年的工作实际，谈谈同以上三类人群进行沟通的一些拙见。

一、与领导的沟通

穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。”对于办公室来说，要想做好领导的参谋，就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格，在同他们的沟通当中，当然也要因人而异，特别要把握好以下几点：

1、认清自己的位置

无论何时何地，办公室人员要切记自己是领导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利于团结的话。

2、学会未雨绸缪

领导每天需要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，我们要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要有个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通，往往会事倍功半，不但达不到沟通的目的，反而会使领导对我们产生反感。

3、针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法

我们平时在与领导的接触中，要学会观察，学会总结。针对不同性格的领导，找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时，我们可能会觉得对方难以捉摸，这就需要我们善于观察，从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，细微之处要做到一丝不苟。这样相处一段时间后，就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力，所以只要你的建议可行，他都会支持你。在和这类领导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”，尽管他爱才惜才，但是如果表现过头，会让这类领导认为你是在故意卖弄，反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异，但是只要我们在工作中兢兢业业、多思考、勤学习，加上巧妙使用沟通的技巧，那么我们就能从容面对。

二、与同事的沟通技巧

在一个单位里面，我们除了要面对领导，更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展，我们在与同事相处时要把握好以下几点：

1、尊重他人，随和待人

每个人都渴望得到别人的尊重，尊重别人也就等于尊重自己。所以，在与同事的接触中，办公室人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待，千万不要因为对某个人有意见或看不惯，就不愿于与其说话，这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围，使工作顺利开展。

2、讲究诚信，宽容待人

诚信是人与人之间沟通的基础。我们在与同事相处时，要树立“诚信第一”的观念，答应别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说明，取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病，不能挖苦讽刺；对于听到的一些关于议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕碰碰，这时，要学会主动找同事和解，只要真诚地向对方解释清楚，相信一定会赢得对方的理解。总之，宽容是一种美德，它会让周围的人更加尊重你。

3、说老实话、办老实事、做老实人、有很多人认为我们在领导身边工作，是领导身边的人，不好接近。所以想要消除别人对我们的这种误会，就必须在和他人的相处中，坚持实事求是的原则，有多大能力办多大的事情，不要高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

4、关心他人，有良好的协作精神

要想和同事更好的沟通，我们还要在“情”字上下功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时，要耐心地解答，做到知无不言，言无不尽；同事在生活中遇到了难处时，要在精神上或者物质上及时给予帮助，使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时，要学会主动承担责任，不斤斤计较。这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而愿意与你共事，工作的效率也会提高很多。

三、与群众的沟通技巧

办公室是一个职能部门，我们会经常接触来访或办事的群众，在与他

们沟通的时后一定要把握好以下两个原则：

1、注重礼仪，微笑服务，态度积极

由于办公室代表着一个单位的形象，所以我们一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，我们都要笑脸相迎，给来者留下一个美好的印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓，不能生硬。必要时要准确记录来电者的重要信息，并及时帮他转达或办理。

2、耐心地倾听，积极地协调

办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者，这时我们首先要做一个忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，要与有关部门积极地协商，及时给予解决；因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者，最好的办法是使用缓兵之计，委婉地劝说来者先回去，了解情况后再说。

总之，办公室的工作比较繁杂，要想当好办公室这个角色，就要学会处理方方面面的关系，也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。

第四篇：浅谈秘书在管理工作中的作用

浅谈秘书在管理工作中的作用

前言：秘书，作为行政部门的关键职位。之所以关键，主要是从它的作用和意义层面上来讲的。要做好秘书工作，并非一件易事，这其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储备，细致缜密的洞察力，清晰明确的辨别力。但更重要的是人际关系，为人处事的方式技巧。处理好领导和下属的关系，做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启下的作用。

关键词：秘书 管理工作 桥梁作用 关键职位

一、秘书的含义

自古以来，秘书一词其实就有其专有的称谓：文牍、文书、参谋、智囊等。

1、文牍

宋代词人苏轼的《上初即位论治道》之二中说道：“而尚书诸曹，文牍繁重，穷日之力，书纸尾不暇，此皆苛察之过也。”文中提到的“文牍”,即指古时的公文、书信、案牍。而在郭沫若先生的《黑猫》中：“我们一些在省城或府城里读书的人便做了文牍。”这里说的“文牍”指的是在官府或其他团体草拟文稿的人。而现在文牍这个称谓已经不再沿用了，它可以作为一个朝代和一个文明的标志和文化记号。

2、文书

与文牍的性质相似，从第一层含义讲，就是指记载重要事件的公文、书信、契约。古时的条件有限，文书的载体大多都是甲骨、青铜器、石头或贝壳。更有战国、秦汉时期的竹、木简。第二层含义也就是指从事公文、书信工作的人员。直到现在，文书这个称谓还在使用，它主要强调了秘书工作中的文字驾驭能力的重要性，以及对信息的分析整理能力。

3、参谋

唐朝后期，参谋为节度使幕僚之一，掌参预谋划。清末，军、政、师设立参谋一职，掌管军训及谋划筹事。虽然现在参谋也常常被用来称赞有谋略有见识的人，但大多时候是体现一个人的辅助性服务作用的，也就是秘书的主要职责之一，为领导出谋划策，参与重要事宜的讨论。

4、智囊

同样，跟参谋一样，它们都指的是足智多谋的人，可以给别人出谋划策的人。现在也有人将有某有略的人称作智囊团，同时这也是一个优秀的秘书所必须具备的能力，拥有丰富的知识，方可以临阵不乱，处事泰然。仅仅从这些名称中，我们就可以分析出自古秘书所从事的工作内容和职责要务。时代变迁，统治方式也不尽相同。因此，在一定时期内，秘书所充当的角色和需要完成的任务也是不同的。但总体来说，有一点是亘古不变的，秘书所处的位置是一人之下，万人之上，服从上级统治者的命令，接受上级的安排，并按时完成既定的任务。

二、秘书工作在领导决策中的作用

秘书处于领导的近身旁侧，就表明其地位是一人之下，被领导，接受指示，服从命令，完成任务。同时也体现出它的重要性，以及不可取代。当然，秘书所从事的工作内容的复杂繁琐，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小觑的。

1、参谋、助手作用

作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的。怎么使这个作用更完美地发挥，如何做好这个助手，就要看秘书自己的智谋了。所谓参谋，即参与谋划，也就是说，在整个事务的完成过程中，秘书所提供的服务都是辅助性的、建议性的。工作思路，事件的流程内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领导的意愿融汇整合，做到互不冲突，并且在这过程中，为领导提供最优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行。

2、提供信息的作用

秘书本来就需要是一个信息智慧的集合体，秘书工作的性质需要秘书必须具备对信息的敏感的洞察力。为领导服务，参与领导决策，就要及时搜集掌握科技、文化、技术、教育、医疗卫生、等等国内国际的相关信息。同时也要同步了解本地区、本单位、本部门的近期发展状况及其长足发展规划，在领导需要的时候，能够保证像电脑一样，迅速准确地输出信息，提供服务。及时准确地提供信息，既节省了工作时间，有保证了办事效率，同时也能获得领导的信任。

3、协调作用

协调是管理的手段之一，秘书在一个部门的管理工作中所起到的作用其实就像一座桥，连接两个不相交的点，协调得好，这座桥就会稳固，不相交的两个点也就连成了一条线；若协调得不好，那这座桥就很可能会坍塌，那么不相交的两点便会相距更远。

时代变迁，在新的历史时期，领导面临的问题越来越复杂，难题越来越难解。政策方针的变革，会引来不少争议和矛盾，在这千丝万缕的复杂关系面前，领导要及时解决这些问题，就十分需要一座桥来权衡了。秘书的协调作用要从矛盾双方入手，分析掌握情况，看清矛盾着的双方与自己的关系，也给自己定定位。首先要顾全大局，权衡矛盾的轻重缓急，其次还要做到原则性与灵活性的统一，既不违背上级领导的意愿，也不过分迁就不合理的要求和观点。处理好矛盾双方的关系，做好沟通工作，不仅缓和了工作氛围，提高工作效率，同时也能体现出一个优秀秘书的素质修养。

4、耳目作用

耳目，顾名思义，就是要做领导的耳朵和眼睛。当然不是去监督领导的言行，而是要求秘书人员具有灵敏的应变能力和精确的分析能力。在领导的决策过程中，若有不妥或不恰当的地方，要及时向领导提出合理化建议和意见，在领导实施一项方针或决策前，能够适时提醒，并协助领导及时修正，以免出现不必要的错误和问题。秘书工作的耳目作用，体现出秘书人员丰富的知识储备和敏锐的思维。同时也是一个卓越领导背后的重要支撑力量。

三、秘书与上下级的关系

秘书人员在办公室主要起到桥梁纽带的作用，负责上下级、内外部门的沟通，同时还是领导工作上的参谋和助手。要处理这么多层关系，秘书所要具备的能力也就更加严格具体了。

1、对上级服从，但不盲从。

领导的工作就是制定方针计策，然后向秘书传达并命其执行。而秘书的工作就是听从指示，服从安排，完成任务。然而一个称职的秘书人员，在接受到一条指示命令后，若发现其中有不妥之处，定会认真分析，及时了解领导的想法和思维，并适时与领导协商调解，而不是为了不得罪领导而盲目听从执行。虽然秘书和领导是上下级关系，分工不同，职位不同，但没有贵贱之分，因此，处理好与上级领导的关系，既能提高工作效率，有可以增加领导的信任。

2、同下属和谐相处，共同提高

在执行上传下达任务的过程中，秘书需要与各个部门的人员沟通和交流。在与各部门人员相处时，尤其是跟下设部门的工作人员。尽量放低自己的身份，以平视的目光注视每个人，不要依靠自己的领导来压迫或排挤他们。能够及时发现他们的困难并及时给予帮助和支持，良好的人际关系能够帮助自己扩展人脉，提高办事效率。

3、与同事和气共事，公平竞争

在同一个部门，水平相当，年龄相仿的年轻工作人员之间，难免会出现很多矛盾和争端。随着市场竞争日趋激烈，职场当然也避免不了暗中的斗争。面对这些，秘书人员就要体现出专业的职业素养。面对诋毁、暗刀伤人，无论什么情况，都要使自己的头脑保持清醒、镇定，反省自己的工作是否有不当之处。以防招致不必要的误会，要及时跟对方沟通调解，并在今后的工作中不断提升完善自己。避免此类事件重蹈覆辙。

四、秘书人员所需的职业素质

现代秘书不比从前，它是一个综合性的工作职位，所以对秘书从业人员的素质和修养要求越来越高。要成为一名优秀出色的秘书，就要不断提升自己，完善自己，使自己变得多面、博学、有见识。主要有一下几个方面：

1、扎实的文字功底

秘书作为领导的助手，主要是完成一些辅助性的工作。主要有记录抄写新闻消息，起草文稿，登记来访人员的信息记录，领导的会议记录等，这些都需要秘书具有一定的文字驾驭能力和分析能力。在起草文稿时，根据领导所给出的题目，秘书能够快速掌握领导的意愿拟定提纲，并及时搜集查阅相关资料。将这些零散的信息汇总整合，在既定的时间内拿给领导做批阅。这整个流程，都需要秘书人员具有非常扎实文字撰写能力，才能够在规定的时间内完成符合领导口味的文书。扎实的文字功底是秘书人员所需具备的最基本的一项技能。

2、敏锐的政治头脑

在行政部门工作，大部分内容都是涉及到政治的。秘书工作中的方方面面，都带有很强的政治性，在工作中，要时刻保持清醒的头脑，以最好的状态投入工作当中。因为一个部门的政治主张、部门形象、以及本部门人员的切身利益都会从秘书的工作中体现出来。所以，要关注政治时事问题，培养自己站在政治的角度看待、分析、解决问题的能力，要保持立场坚定，旗帜鲜明，不做墙头草。提高自己的政治理论修养。

3、灵活的应变能力

秘书工作大多都很繁琐复杂，既要协助领导决策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一细心做好。所以秘书人员就要有灵活的头脑和干练有效的办事能力。在工作中，难免会遇到棘手的事儿，要做到两不耽误，就得沉着冷静下来，不慌乱，尤其是在遇到突发事件时，要知道分清轻重缓急，抓住重点，恰当合理、有条不紊地解决好问题。

4、务实的工作作风

秘书工作复杂枯燥，在这个岗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任劳任怨。付出的辛苦不一定能得到补偿和回报，但是要始终保持一种向上的心态，将热情和活力注入到工作中去，服务社会。同时，要看得到他人的优点，从而发现自己的不足，取长补短，扬长避短。给自己适当的定位，树立信心，当然也不能高人一等，坚持正确的价值导向，发掘自己的奉献精神，从而实现自己的价值。秘书工作能否做好，取决于是否能够在岗位上发挥作为秘书应该具备的能力和作用。秘书受人管理，同时也在管理其他人和事，作为桥梁和纽带，秘书人员的工作在整个人事管理过程中就显得尤为重要。所以，每个优秀的领导背后，总有那么一个出色的秘书。

第五篇：办公自动化在秘书工作中的作用

摘要

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化知识以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。

关键词： 办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。社会的竞争日益激烈,信息的搜集与利用显的越来越重要,如何作好信息化社会大环境中的秘书工作,如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕现代秘书在“办公自动化”环境中,如何更好的提高工作效率展开讨论。

目录

前言 ···························································································································· I

第一章 办公自动化概述 ························································································· 3

第一节办公自动化的概念、特征、内容................3

第二节办公自动化的功能与作用.....................3

第二章 办公自动化与秘书工作的关系 ································································· 3

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、档案管理工作 ················································································································ 4

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征....................4

一、高效率的秘书工作 ········································································································ 4

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变 ································································ 4

三、自动化的秘书工作 ········································································································ 4

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用··························································· 5

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化...................5

一、处理情报信息方面的变化 ···························································································· 5

二、处理各种统计数据方面的变化 ···················································································· 5

三、在办理会务工作方面的变化 ························································································ 5

第二节极大地提高秘书工作效率.....................5

一、会务工作方面 ················································································································ 5

二、处理信息方面 ················································································································ 5

第三节促进秘书工作职能的扩展.....................6

一、领导工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘书工作的可能性 ········································································································ 6

第四节使秘书的服务意识得到更新.................6

一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘 ············································ 6

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建 ············································ 7

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓 ············································ 7 参考文献 ······················································································································· 7 致谢 ························································································· 错误！未定义书签。

办公自动化概述

第一节办公自动化的概念、特征、内容

办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

第二节办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。五是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

第二章 办公自动化与秘书工作的关系

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容

一、文字管理工作

在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

二、信息管理工作

秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。

秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。

三、档案管理工作

在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。

秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。

秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征

一、高效率的秘书工作

信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也为秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变

秘书工作未实行自动化时，只是简单、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件的升级，开发、引进新的设备。如何才能有效的进行工作？这就需要大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人员的实质也随之发生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。

三、自动化的秘书工作

自动化秘书工作体现在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本改变。随着科学技术的高度发展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如：现代机器人有待取代哟写经常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。

这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工作中最重要的一部分。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲，这不只是软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程。自动的去工作，自动的去思考，在工作中始终体现出自动，即用一种积极的、主动的、热情的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，这是自动化秘书工作的一种至高境界。

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化

在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的，它使传统的抄抄写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

一、处理情报信息方面的变化。

在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

二、处理各种统计数据方面的变化。

在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。

三、在办理会务工作方面的变化。

传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。使用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化。由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人面对面的接触大为减少，纯手工操作的成分大大降低，秘书工作方式发生了重大变化。

第二节极大地提高秘书工作效率

一、会务工作方面

会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。

二、处理信息方面

网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在通过internet 之后，这些都可以在internet 上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

第三节促进秘书工作职能的扩展

传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网络的发展，使秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以当作秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：

一、领导工作中的需要

领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。

二、秘书工作的可能性

网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。

第四节使秘书的服务意识得到更新

“秘书意识”是一种角色意识，是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的社会地位和由此规定的职责的知觉、理解和体验，它直接源于人的实践活动。随着网络的发展，缩短了大量的体力劳动过程，把全部或部分的体力活动交给计算机去完成，秘书服务内容发生了变化，主要从以下几个方面更新：

一、.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘

网络的飞速发展，会伴随着系新型办会设备与软件的产生，秘书体力劳动大大减少，智力方面的事务会增多。由于领导不动这些软件与设备的用法，需要秘书去填补这方面的缺陷。秘书面对这一现实，为了更好地实现其自我价值，会花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以随时为领导提供智力服务。

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建

在办公自动化产生之前，秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的，没有凭借外在力量（如计算机办公设备），然而随着网络的发展，秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务。秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人才所必备的基本要求，更重要的是已经有了一种运用旧有的服务方式创建新的服务方式的意识。

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓

传统的秘书工作使服务范畴停留在抄抄写写式的范围之内，计算机等办公设备扩大了秘书服务范畴。只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范围之内。同样秘书也认识到服务范围的扩大，通过提高自身素质来适应其需要，去发现更多的服务范围为领导服务。如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地搜集及时信息，并技能型归纳总结，找出有参考价值的技术资料，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。秘书服务意识得到更新，主观上会使秘书

服务工作的质量的到提高，指导秘书工作，从而有利于服务工作深入展开。

参考文献

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