行政事务管控

第一篇：行政事务管控

一、印信管理制度

目的：为适应公司快速发展的要求，确保公司各类印章使用规范、高效、安全，杜绝因印章管理和使用不善给公司造成信誉和经济损失的事件发生，特制定本规定，请认真贯彻执行。

适用范围：公司职能部门、管理处。

一、印章管理职责的划分

（一）公司机关

1．公司行政综合部是印章管理责任部门，负责对全公司印章管理进行指导、检查，同时负责管理公司行政、党总支、法定代表人、合同专用章等印章。

2．公司财务部负责管理总公司财务专用章以及财务往来所需的其它印章。3．机关各部门负责管理本部门印章和相应的其它业务专用章。

（二）物业管理处

一、在公司行政综合部的指导下负责本级各类印章的管理。

二、印章的刻制与颁发

（一）印章刻制

1．物业管理处行政、财务印章由行政综合部统一刻制并颁发。

2．物业管理处合同专用章、各部门印章报公司行政综合部统一刻制并颁发。3．物业管理处的行政、党组织及财务印章由公司行政综合部统一刻制并颁发。4．物业管理处部门的印章，各类业务专用章由物业管理处自行刻制，报公司行政综合备案统一后启用。

（二）印章刻制报批及颁发程序

1、刻制印章由需刻制印章的单位或部门书面提出申请，报相应印章刻制部门审核，按印章种类和管理权限报请行政或党组织主要领导批准后，由印章管理部门统一到指定地点刻制。任何单位、部门和个人均不得自行刻制公章。

2、物业管理处上报需刻制行政及财务印章请示时，须提交工商局对本公司的名称预核准通知书；自行刻制的印章需报请备案时，必须注明印章使用部门和使用范围。

二、印章的使用与保管

（一）用印登记审批

公司所有印章的使用，必须采用登记审批用印的手续。

1．申请使用公司行政、党总支印章时，用印申请人需填写“用印申请单”，根据所办理业务内容，经公司主管领导签字同意后，由印章管理人员用印。

2．申请使用财务专用章、合同专用章，用印申请人需将用印资料交相关部门审核后，填写“用印申请单”，经主管领导签字同意后，由印章管理人员用印。

3．申请使用机关部门印章以及由部门管理的其它业务专用章，必须经该部门负责人审批同意后方可用印。

4．申请使用物业管理处各类印章时，也必须根据公司各类印章的使用流程办理登记审批手续，经各单位领导签字同意后方可用印。

5．对同类需大量用印的文件资料，用印申请人在第一次办理用印申请手续后，以后不再重复办理用印手续，但用印申请人必须做好用印台账。

（二）用印审核

1．用印经办人、印章管理人对需加盖印章的资料、用印手续是否完整要认真审核，确保用印不出现失误。

2．盖出的印章，必须保证位置恰当，图形端正、清晰。加盖印章时，应将印章盖至有文字的地方，不能盖在空白处；在企业营业执照、企业组织机构代码证、法定代表人身份证等证件及企业各类荣誉证上加盖印章时，应写上“仅用于办理„„（事由）”或加盖“再复印无效”的印章。

3．严禁出具空白介绍信和在空白纸张上加盖印章。确因工作需要，必须在介绍信存根上、用印申请单上注明，由用印申请人向签字的领导说明情况，经领导批准、行政综合部办理登记编号手续后，方能办理。没有使用完的空白介绍信和加盖印章的空白纸张由用印申请人及时退还行政综合部办理注销手续。空白介绍信和加盖印章的空白纸张丢失，保管人应立即向行政综合部报告。

(三)、印章的保管

1．各级印章管理部门要加强印章管理，每枚印章都要明确管理责任人。印章管理人因故请假或者公出，需请示主管领导指定他人代管，并进行移交登记。印章管理人不得擅自委托他人代管印章。

2．印章不得任意放置，必须配备保险柜，使用后要及时收存锁定，确保印章安全。3．颁发新印章时，必须由印章颁发部门建立印章登记备案表，明确领用人、保管人，并注明领用时间和交还时间。印章管理人更换时，必须履行交接签收手续。

4．印章破损，应及时向印章颁发部门报告，由印章颁发部门进行更换处理。5．所有印章原则上不能带出公司。如因工作需要，需携带外出使用时，须经主管领导批准后办理借用登记手续，并指定专人负责保管，用后及时交回印章管理部门。

6．对盖有印章的文件、资料，作废时都应作销毁处理，不能随意丢弃或作废品卖出，以防他人伪造印章。

四、印章的收回

1．当机构或机关部门撤销时，印章颁发部门应在撤销文件下发后5天捏收回印章；回首印章的同时，须一并收回用印申请批准单。公司所有收回印章交由行政综合部统一管理。

2．印章收回时，印章管理部门必须认真核对印模，正确无误后方能办理印章移交手续，保留印模，由交接双方当事人签字，并注明交还时间。

3．公司行政综合部要妥善保管收回的印章，如需使用收回的印章时，同样需要按用印规定办理用印手续。

4．收回的各级行政、财务等印章需长期保留，其余印章保留5年后予以销毁。

五、印章管理责任 1．印章保管人员要坚持原则，严格按照规定用印。凡违反用印管理规定，一经查实，将严肃处理，给公司带来信誉及经济损失的，将给予纪律处分，并按照《中国十五冶经济损失赔偿办法》赔偿经济损失，对触犯法律的，将追究法律责任。

2．印章丢失，应及时上报公司行政综合部、有关领导和公安部门，并在当地有影响的媒体上声明作废。印章丢失或被盗的，视印章重要程度对责任人处以200～1000元罚款。

3．发现他人仿造公司印章的，应立即向公司行政综合报告。经查证后，公司将视印章重要程度给予报告人200～1000元奖励。

六、其他事项

1．各类电子印章同样按本规定的相关条款进行管理。

2．公司行政综合部每年在年底对全公司的印章管理和使用情况进行一次检查，对不执行本规定的单位和个人将进行通报批评并纳入年度考核。

3．本规定由公司行政综合负责解释并督促执行。

二、档案管理规定

目的：为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。

适用范围：全公司给类文书文档。

1、档案的归类和分类：

（1）各部门于每月下旬xx日前，将本部门需要归档的材料整理后，提交公司行政综合部档案管理员；经档案管理员检查核对归档资料后，填写“资料归档登记表”，双方签字确认。

（2）档案管理员根据档案的性质、内容，整理立卷归档，并对档案进行分类编号，填写’“档案登记卡”。

（3）公司文件和档案的保密级别分为A、B、C、D四级。

2、档案的存档：

（1）存档时，应按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置，并做好档案索引，以便于查找，保证随查随得。

（2）需送交档案管理员的资料，保证当天及时送到并归档，以免丢失和积压。

（3）卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律标在右下角。案卷目录打印4份，卷内目录打印5份。

（4）案卷的厚度一般为1.5~2厘米。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或退色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

（5）根据卷内文件的内容，进行系统排列、编排号码、抄写案卷题目和封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

（6）案卷按年代、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保存。

3、档案的整理和保管：

（1）严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

（2）档案室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防光和防高温工作。（3）每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

（4）档案室是公司的重要工作场所，任何无关人员不得入内。

（5）档案室的一切设备设施，任何人未经许可不得随意使用及翻动。

4、档案的借阅。档案的借阅应经过授权人批准方可借出，并记录在“档案借阅登记表”上

5、档案的销毁：

（1）档案达到规定的保存期限后，对失效的、没有保存价值的档案要进行销毁。

（2）档案销毁前要认真鉴定，由档案管理员负责清理达到保存期限的档案，经档案存入部门的负责人同意并经相应的行政事务部门审批后方可销毁；同时，要登记造册、填写“档案销毁记录表”，之后才予以销毁。

（3）C级或以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止失密；严禁将档案作为废品直接处理。

6、劳动人事档案的管理：

（1）公司配备专门的劳动人事档案柜并上锁保管，由人力资源部直接进行管理。

（2）员工劳动人事档案调入公司后，人力资源部负责登记编号，并将档案放置在相应的档案柜内，上锁保管。

（3）员工劳动人事档案的借阅应严格控制，一般情况下不得借阅和复印。公司总经理(书记)、人力资源部经理、授权的人力资源主管，可根据需要查阅员工劳动人事档案，其他人不得查阅。有特殊情况需查阅时，必须有人力资源部经理或授权的人力资源主管在场监督。

（4）公司劳动人事档案的销毁，按照有关规定执行。

7、财务档案的管理：

（1）公司、分公司的财务档案由公司及分公司财务部门直接进行管理，配备专门的档案柜上锁保管。

（2）财务档案应严格按照《会计基础工作规范化》的要求进行管理。

（3）财务档案除上级财务、审计部门，有关执法部门外，一般不得借阅，非财务人员也不得查阅；有特殊情况需查阅时，必须有财务部经理或授权的财务人员同意，并由财务人员代为查阅。

8、管理处档案的管理：

（1）管理处的档案由管理处文员统一负责，分类管理。管理员根据档案的性质、内容，对档案进行分类编号，填写“资料归档登记表”及“档案登记卡”，并按档案分类编号，将档案放置在相应的位置。

（2）管理处主管级员工可根据工作需要随时借阅档案，但不得将档案资料用作与工作无关的其他用途；其他级别员工，需借阅档案，必须得相应主管的同意。借阅档案资料，必须填写“档案借阅登记表”，并限期（时）归还。

（3）管理处档案销毁，由管理处文员负责清理超出保存期限的档案，经管理处负责人同意后，填写“档案销毁记录表”，并予以销毁。

三、劳保用品管理办法

目的：为加强对公司员工的劳动防护用品管理，确保员工在工作过程中的安全，控制劳保用品的使用与成本，特制定本管理办法。适用范围：公司劳保用品的管理。

1、劳保用品的分类：

（1）一般劳动保护用品：工作制服、手套、毛巾、洗衣粉、雨鞋、雨衣、水壶、遮阳伞、防寒装备。

（2）特殊劳动保护用品：绝缘鞋、绝缘手套、防护眼镜、耳塞、安全带、防毒面具。

2、劳保用品配备原则：

（1）凡从事对足部有灼、烫、触电、腐蚀、湿式危害及高温作业等的工种，按不同作业条件和需要配给不同类型的防护鞋1双。

（2）凡从事对手部易烧、烫、腐蚀、磨伤、触电、湿式危害及高温作业等的工种，按实际需要配给线、胶、帆布、绝缘石棉手套。

（3）凡从事对眼镜有伤害的工种，配给防辐射眼镜（平光或有色）1副。（4）凡从事高空作业的工种，配备必需的高空作业用具，如安全带等。

3、劳保用品配备标准：（1）一般劳保用品配备：

①作业层员工每月配发毛巾1条，手套1双（技工）；每两月配发洗衣粉1袋（1千克装）。

②所有护卫员配发水壶1个。

③护卫岗每个岗位配置，遮阳伞、雨鞋、雨衣、雨伞、防寒装备各1套。（2）特殊劳保用品配发：

①所有技工配发绝缘鞋1双，雨鞋1双。

②在有触电可能的设备房配高压绝缘鞋和绝缘手套各2双。③技工工作间配防护眼镜2副，安全带1条。

④各设备房、消防值班室配防毒面具不少于2套。⑤高噪声设备房配耳塞2副。

4、劳保用品的使用：

（1）员工作业时，必须按要求正确穿戴劳保用品；违规作业者，公司将按有关规定进行处理。

（2）部分复杂的劳保用品，各单位须自行组织员工学习使用。

5、劳保用品的维修与更新：

（1）各单位员工需妥善保管本人的劳保用品；对于在使用期限内已确实损坏的劳保用品，填写“领料单”到物业管理处综合部门领用。

（2）各单位公用的劳保用品，应指定专人维护及保养；未经本单位经理同意，不得外借。

四、员工制服管理规定

目的：为树立和保持良好的企业形象和员工精神面貌，规范员工管理，特制定本规程。适用范围：公司所有员工

（1）工作制服按十五冶有限公司“劳动防护用品管理办法”规定执行。

（2）工作服由有限公司物资设备部统一招标采购，配送到金管物业公司或指定地点，金管物业公司行政综合部门负责验收、保管、发放、登记。（3）公司行政综合部负责制服款式的设计、制作、发放与控制等。（4）公司行政综合部门负责回收制服的保管与控制。

（5）公司财务部负责制服折旧、丢失、损坏的核算和监督。2.制服配发标准：

（1）护卫夏季制服2套/人（两件套），使用期限24个月。（2）护卫冬季制服2套/人（两件套），使用期限24个月。

（3）管理人员（包括大堂前台人员、大堂迎宾人员）制服按公司规定标准量身定做，视情况更换。

（4）工程技术人员参照十五冶工作服标准尺码统一定做工作服。

（5）护卫员按标准尺码统一定做护卫服（包括制服、帽子、领带、腰带、肩章、臂章等）。3.制服发放管理：

（1）工作服费用由个人一次性支付，公司逐月发放补贴。

（2）工作服、职业装等补贴计算公式：

每月补贴＝防护用品价格÷防护用品使用期限（不同的岗位、不同的使用期限分别计算）

补贴由公司行政综合部造表，交人力资源开发部每月随工资发放。

（3）为了鼓励节约，提高员工爱护工作服、职业装等劳动防护用品的意识，当工作服、职业装到达使用期限后，没有破损仍能继续使用，且没有再领用的，从次月起，员工每月可继续享受原补贴的50%，直至新领工作服、职业装后再按（1）（2）条执行。

（2）制服的发放：

①管理人员（包括大堂前台人员、大堂迎宾人员）试用期满转正后，由公司行政综合部门负责定做、发放员工制服。如在试用期间，管理人员须按规定要求穿着制服的，须先行缴纳制服保证金。员工离职时的折旧，参照本程序的其他规定。②工程技术员、护卫员入职后，即由公司行政综合部发放工作服、护卫服。③公司行政综合部统一制定“员工服装登记表”，部门依据“员工服装登记表”发放制服，员工在“员工服装登记表”上签领。4.着装要求：

（一）必须穿着工作服的时间和场合

（1）员工在工作时间必须着制服，非工作时间或工作时间外出原则上不得着制服。（2）参加大型活动，着装样式由举办活动的牵头部门事前通知。

（二）穿着工作服应遵循的规定

着装必须整洁、干净、配套，夏装、春秋装、便装不得混穿，必须保证整套服装的协调统一；员工应该爱护工作服，不得私自改变工作服款式、颜色；工作服只限本人使用，不得赠送或转借亲属、非公司员工；不得参与影响公司形象、声誉的活动。

5.折旧

指管理人员（包括大堂安保人员、大堂迎宾人员）：

（1）因任何原因离职的管理人员，按服务年限在其薪资内折旧扣还制服款。（2）折旧计算公式：

每月折旧＝防护用品价格÷防护用品使用期限（不同的岗位、不同的使用期限分别计算）

6、丢失与损坏：

（1）丢失制服照折旧价赔偿。（2）损坏制服视损坏程度赔偿。

五、法律纠纷处理程序

目的：为规范公司涉及法律纠纷时进行事务处理的程序，有效顺利地解决公司所涉及的法律纠纷，维护公司正当合法的利益和良好的社会形象，特制定本程序。

适用范围；各类公司与业主、住户、员工、工程承包方、材料供应商、软件提供商等相关方发生的法律上的纠纷事件。

1、法律纠纷分类：（1）劳资纠纷。

（2）停车场失车引起的纠纷。（3）合同（协议）纠纷。（4）其他法律纠纷。

2、职责：

（1）总经理负责决定有关法律纠纷是否聘请律师进行案件代理。（2）人力资源部负责劳资纠纷案件的处理、调查、协助和跟进。

（3）安全护卫部负责停车场失车案件与合同（协议）纠纷案件的具体事宜安排。（4）各部门、区域分公司及其下属管理处负责提供涉及纠纷的所有资料。

3、法律纠纷的处理：

（1）劳资纠纷：员工（在岗、离职）因劳动合同执行过程中与公司产生不同意见，不能协商一致后，其中一方将纠纷提交仲裁机关或人民法院处理。

（2）停车场失车案件引起的纠纷：公司所属区域分公司及其下属管理处停车场范围内发生失车案件，对方当事人将纠纷提交人民法院处理。

（3）合同、协议纠纷：公司因各类合同（协议，包括管理处提供物业管理服务过程）与外部单位或个人产生不同意见，不能协商一致后，其中一方将纠纷提交仲裁机关或人民法院处理。

（4）其他法律纠纷：公司作为当事人或第三人的所有提交到仲裁机关或人民法院的纠纷。

六、车辆管理办法

目的：为适应公司快速发展的需要，提高公司车辆的使用效率，降低车辆维修成本，保证车辆最佳性能，特制定本办法。

适用范围：公司各部门、下属各物业管理处。内容：

一、公务用车管理部门及职责：

（1）行政综合部负责制定和监督本办法的执行。

（2）行政综合部长负责监督各物业管理处车辆管理职责的履行。（3）管理处行政综合部负责管理、调度公务用车，并将监督其履行。

（4）公务用车管理部门必须坚持服务好领导、服务好机关、服务好生产经营的原则，加强车辆管理，确保行车安全高效，提高服务质量。

二、公务用车规定

公务用车管理部门应根据工作轻重缓急的原则，合理安排用车，优先满足生产经营的需要。

（一）公务用车购置、租赁规定

1．公司机关、物业管理处需要购置车辆的，由需购车单位公务用车管理部门向公司行政部门提出购置申请，公司主管领导审批同意后报请房地产股份有限公司办公室，由房地产股份有限公司办公室报请集团公司审批同意后，再由房地产股份有限公司办公室统一购置。

2．公司机关、物业管理处需租赁车辆的，需向公司行政综合部提出租赁申请，公司主管领导审批同意后报请房地产股份有限公司办公室，由房地产股份有限公司办公室报请集团公司审批同意后，再由所在按要求自行租赁。

3．任何单位不得以任何理由私自购置或租赁公务用车，否者，一经查处将对相关责任人进行严厉处罚。

（二）公务用车使用规定

1．确保公司领导公务用车，尽量满足部门工作用车，机关所有公务用车，由行政综合部长统一安排，行政综合部长出差期间，由行政综合部长指定专人负责安排；物业管理处公务用车应指定专人管理，车辆使用由物业管理处经理批准。

2．机关各部门需用车的，应在每天早会后由部门负责人或指定人员向公司行政综合部提请用车申请，行政综合部根据情况合理安排用车；因特殊情况临时需要用车的，由部门负责人提出，行政综合部长根据公务用车情况酌情安排。

3．各单位公务车辆，原则上只能在单位所在地公务使用，跨地区、跨省需使用公务用车的，需经公司主管领导同意后方可使用。

4．外单位借用车辆，需报请公司主管领导同意后，由公司行政综合部长安排。

（三）公务用车保险及维修规定

1．公司所有车辆保险须到集团公司招标确定的单位购买车辆保险，到非中标单位购买车辆保险的，按违纪论处。

2．武汉地区公务用车实行定点加油、定厂维修、统一结算制度，因工作需要，在外地加油或车辆故障发生的维修费用，需有随车人员证明并经行政综合部审核确认后才能报销。

3．武汉地区以外公务用车要做好加油、维修的台账登记，行政综合部将对各单位公务用车情况进行不定期检查。

三、其他规定

1．每台公务用车均由行政综合部统一配备专职司机驾驶，专职司机负责小车保养、使用和维护工作，公务用车发生故障时，司机要及时向公务用车管理部门报告。

2．严禁司机擅自出车或将公务用车交给他人驾驶，一经发现，一律解除劳动合同；造成经济损失的，按《中国十五冶经济损失赔偿办法》赔偿。

3．公务用车司机要严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》，随车人员不得授意司机超速行驶、违规行驶，小车发生的违章违规处罚，由公务用车司机本人承担。

4．严禁领导干部公车私驾，否则，一经发现或举报经查实，一律给予免职或降职处理。

第二篇：行政事务管理制度

中小型企业行政事务管理制度

(一)总 则第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条 归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。(三)印鉴管理

第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条 办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

第三篇：行政事务管理程序

目录

1目的 1

2范围 1

3定义 1

4职责 1

5程序 1

5.1 会议管理 1

5.2 资质管理 2

5.3 公文印章印信管理 2

5.4 外事管理 2

5.5 法律事务管理 2

5.6 接待与外联管理 3

5.7 通讯、网络及车辆管理 3

5.8 后勤物业管理 3

5.9 工作汇报管理 3

5.10 检查与评价 4

6相关文件 4

7记录

41目的为规范行政事务活动，提高办事效率和服务质量，使公司行政事务处于受控状态，特制订本程序。

2范围

本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪凯迪各系列公司（以下简称系列公司）的行政管理工作。

3定义

行政事务：包括往来函件及公文、会议及会务、公共关系及接待、办公用品及设备、制作名片、票务、报刊资料订阅及分发、车辆管理、通讯管理、办公秩序等。

办公秩序是指来访登记、出入证管理、办公环境和秩序维护的实施。

本程序其它术语采用《管理手册》中的定义。

4职责

控股公司总经理工作部：负责控股及各系列公司办公用品管理；办公设备的购置审核；通讯费用标准的制定；负责公司印章的归口管理。来宾接待、车辆事务、公文管理、礼品管理、就餐卡充值管理以及凯迪大厦内各系列公司信件的统一收发。

各系列公司总理工作部：负责本公司日常行政事务管理工作。负责本公司的日常接待工作。负责本公司办公设备的管理。负责本公司高管车辆的管理、公文管理、本公司办公秩序的管理。协助控股总经理工作部完成好领导交办的其他工作。

人力资源管理中心：负责控股公司及各系列公司员工的考勤管理。

公共事务中心：负责控股公司及各系列公司的后勤保障、安全、员工工作餐管理。5程序

5.1 会议管理

会议管理的范围包括公司会议、专业会议及部门会议。

控股公司办公会议、控股公司专题办公会议和各系列公司高管联系会议由控股公司总

经理工作部负责组织；

各系列公司的办公会议和专题会议由各公司总经理工作部负责组织；

各中心、各部门的工作会议由各中心、各部门自行组织。

会议工作的具体管理执行《会议管理规定》(KDKG/PH—101)中的有关规定。

5.2 资质管理

资质的归口管理部门负责组织资质的申报、获取、发布、宣传、保持、使用指导和注销工作，协调并解决资质管理中的问题，及时归档申报材料和获取的资质证书。相关部门负责配合资质申报工作，并按规定正确使用。信息中心档案室负责各类资质的保管。

各公司标准化管理部门归口管理的资质包括工程设计、工程咨询、协会会员证、专利证书、质量/环境/职业健康安全管理体系认证证书、高新技术企业证书和各类社会团体认可的会员证及各类荣誉证书、新技术、新产品证书、科技成果奖和技术进步奖等工程技术类资质。

各公司总经理工作部归口管理的资质包括企业法人营业执照、组织机构代码、出资证明书、税务登记证和银行信誉等级证、贷款证/卡、账户管理卡等资质。

招标及采购中心归口管理的资质包括物资进出口权证、海关申报类资质。人力资源管理中心负责员工的个人资质和荣誉证书的归口管理。

5.3 公文印章印信管理

控股公司总经理工作部负责各公司行政公章的归口管理，负责各类印章的统一制作。印章管理具体执行《印章管理规定》(KDKG/PH—109)。

控股公司总经理工作部负责公司印信的归口管理，负责各类印信（包括名片、公司标志、信笺、信封、档案袋、公文包等）的统一制作。各部门应履行审批手续后领用，由公司总经理工作部统一办理，各项目部制作使用公司标志印信应经项目经理批准后报公司总经理工作部备案。

5.4 外事管理

控股公司国际合作中心按照《国际商务工作管理规定》(KDKG/PF-102)负责外事活动的归口管理及出国手续的办理。

出国人员必须遵守外事纪律，维护国家尊严和公司形象，不得损害国家和公司利益；严守公司机密，未经许可不得向外方提供任何商业、技术信息；注重外交礼仪、尊重外方的风俗礼仪。

5.5 法律事务管理

公司在经营、管理和决策过程中，应遵守国家法律、法规和规章。

控股公司成本与风险控制中心法务部为公司法律事务的归口管理部门，当发生法律事务时，应报告各公司总经理工作部，必要时，由各总经理工作部报告各公司总经理。法律事务管理的具体要求，执行《法律事务管理程序》(KDKG/PC-500)。

5.6 接待与外联管理

各公司总经理工作部负责信访的归口管理，对信访中的相关信息向各公司总经理及分管领导报告，并按要求组织落实相关问题。

控股公司总经理工作部为接待及外联事务中的组织、管理、协调部门，并负责公司对外常规性联系和公共关系处理。各公司各部门根据职能分工负责对口业务中的接待及外联工作。对外接待及联系应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则。

成本控制与风险管理中心依照部门预算和已发生的费用统计，审批部门月度接待资金计划，公司财务部按月统计部门接待费用。

接待与外联的具体管理执行《接待管理规定》(KDKG/PH—105)。

5.7 通讯、网络及车辆管理

公司建立《通讯管理规定》(KDKG/PH—107)，由各公司总经理工作部负责公司通讯管理。

公司办公用品及设备的管理由控股公司总经理工作部负责，具体执行《办公设备及用品管理规定》(KDKG/PH—104)。

公司计算机硬件、软件、网络及信息系统的管理由信息中心按有关规定。

车辆管理由控股公司总经理工作部负责，执行《车辆管理规定》(KDKG/PH—108)。

5.8 后勤物业管理

公司的卫生保洁、治安保卫、消防、中餐供应、文印、暖通、室外绿化等工作由公共事务管理中心委托后勤服务公司具体实施，各公司总经理工作部负责组织协调及费用结算管理。

公司办公楼、会议室、办公室的花卉使用管理按有关规定规定执行。

5.9 工作汇报管理

述职：由各公司领导、全体中层干部每年一次向直接上级书面汇报工作总结。部门工作总结：各公司各部门负责人每半年一次将部门主要工作、存在的问题及今后的工作打算书面形式向各公司汇报，由各公司人力资源部汇总处理。

日常工作汇报或请示：公司各部门或各岗位员工根据工作需要向直接上级或主管部门口头或书面汇报/请示。

公司推行以书面形式为主的办公模式，以“请示报告单”（PH-100-01）、“工作联系单”（PH-100-02）和“任务通知单”（PH-100-03）等，传递行政指令和信息。“三单”要明确工作目的、任务、完成的时间等。

5.10 检查与评价

公司建立行政工作检查与反馈制度，检查公司董事会决议和高层管理办公会议决定的执行情况，检查公司经营目标和工作计划任务的完成情况，及时发现和纠正工作过程中的偏差和问题，确保公司行政管理工作的正常进行。

各公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、人力资源管理中心、标准化管理部门分别定期对公司涉及行政事务的项目工作完成情况进行全面分析，评价实施效果，提出纠正预防措施和控制风险的建议。

6相关文件

《公文管理规定》(KDKG/PH-102)

《国际商务工作管理规定》(KDKG/PF-102)

《法律事务管理程序》(KDKG/PC-500)

《会议管理规定》(KDKG/PH—101)

《接待管理规定》(KDKG/PH—105)

《通讯管理规定》(KDKG/PH—107)

《办公设备及用品管理规定》(KDKG/PH—104)

《车辆管理规定》(KDKG/PH—108)

7记录

请示报告单（PH-100-01）

工作联系单（PH-100-02）

任务通知单（PH-100-03）

请 示 报 告 单（存根）

编号：PH-100-01序号： 请示报告人：提交时间：接受报告人：

报告主题：

——————————————————————————————————— 请示报告单

编号：PH-100-01序号：

请示报告人：报告单位：提交时间：

接受报告人：

报告主题：

报告内容：

审批人意见：

签字：

备注：

工 作 联 系 单（存根）

编号：PH-100-02序号：

出单方：

年月日时

受单方：

年月日时

工作主题：

受单方签收：年月日时

——————————————————————————————————— 工作联系单

编号：PH-100-02序号：

出单方：

年月日时

受单方：

年月日时

工作主题：

出单方表述：

签名：日期：年月日时

主管意见：

签名：日期：年月日时

备注：

任 务 通 知 单（存根）

编号：PH-100-01序号：

通知方：

年月日时

被通知方：

年月日时

任务主题：

———————————————————————————————————任务通知单NO．2009001

通知方：

年月日时

被通知方：

年月日时

任务主题：

任务内容：

被通知方：

备注：

第四篇：行政事务管理制度

中小型企业行政事务管理制度

(一)总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。(三)印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

(七)报刊及邮发管理

第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回

办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

(八)附则

第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负

责寄发；

(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条本规定解释权归总经理办公室。

第三十条本规定从发布之日起生效。

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在百度搜索:行政事务管理制度

第五篇：行政事务工作范文

行 政 职 责

1、负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、消防、房管、工会、卫生、节假日值班安排、离退休人员慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；

2、负责做好处内外各种会议的会务工作；

3、按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；

4、负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；

5、负责做好上情下达、下情上达的工作；

6、负责做好印章管理工作；

7、负责做好各种报告、文件的打印、复印工作；

8、负责做好来访人员及对外联络的服务工作；

9、完成领导交办的其它工作。