机关文书档案归档难点探析

第一篇：机关文书档案归档难点探析

机关文书档案归档难点探析

机关文书档案工作是机关管理工作的组成部分，是机关信息开发、利用的基础，是提高工作效率和工作质量、维护企业经济利益与合法权益、反映企业发展历程的一项重要工作。但是，在实际工作中遇到的一些问题，使得机关文书档案归档情况不尽如人意，使之作用没有发挥到最大化。

一、存在的问题

（一）机关处室归档材料比较单一

机关每个处室都设有归档员，一般为本处室综合科文书人员，主要负责处室电子公文写作发布的工作，于是潜意识当中就认为文书档案的归档就是将本处室下发的红头文件进行归档即可，忽略了其他非红头管理类材料的归档，比如业务科室形成的非红头文件的专业性报告材料、特定业务工作形成的系列性成套性的文件材料、向集团公司上报的各类报表材料、公司专业部门会议材料等。

（二）机关处室归档员责任意识不到位

虽然每个处室都设有归档员，但是由于业务需要，人员更替比较频繁，业务操作本就不熟练，再加上都是兼职归档工作，在工作日程中总将档案工作排在末位，有时一拖再拖，超过了规定的归档时间，严重影响了机关档案整体归档进程，进而影响了文书档案的借阅利用工作。

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（三）文件材料质量不合格

在归档的文件材料中，由于电子公文系统的限制以及部分归档员的惰性，使得部分归档的纸质材料不符合标准公文制式要求，影响了公文的效力；有些归档员忘记或者无视《文件处理单》的归档，使得归档文件齐全完整性受到了很大影响。

（四）档案系统中著录项不规范

中国石油天然气集团公司档案系统在2011年就与电子公文系统对接成功，文书归档员只需要在电子公文办理完毕后点击归档即可完成档案系统大部分数据的著录工作，但是有两个著录项需要手工修改，一个是文件的“页数”，一个是“保管期限”。因为电子公文系统对文件正文和附件是分项存放，无法统计文件总页数；而保管期限项是电子公文系统自动设置为5年，很多归档员在点击归档之后，对这两个著录项不够重视，使得文件页数和保管期限总存在问题，影响了档案数据的正确性。

二、采取的措施

（一）实行文书档案归档范围确认制

集团公司在2010年开始要求所属各单位逐步实行文书档案归档范围确认制。长庆油田公司档案馆在2011年制定新的《长庆油田公司文书档案管理办法》时进一步明确制订了机关处室《文件材料归档范围确认单》。文书档案工作人员首先通过对机关每个处室职能、业务流程和历年归档情况进行分析，再与机关处室归档员及部门负责人反复沟通修改，完成《确认单》的制订，并于

—2— 每年初送达机关处室，归档员在确认上一年度需要归档的材料与《确认单》所列项目是否一致，对于有出入项目进行修改后，在年度《归档范围确认单》上签字，并经部门领导签字确认后反馈给档案馆存档以备查考。通过归档范围确认制的实施，一方面明确了机关处室需要归档的材料内容，另一方面通过文字契约的形式加强了对机关归档员的约束。

（二）将机关部门归档会议制度化

公司档案馆每年三月都要召开年度公司机关归档会议，在会议上首先从归档时间、归档数量和归档文件材料的质量等几个方面对上一年度机关部门归档情况进行通报，使每位参会人员对上一年度各处室归档情况有整体认识；再将当年相关归档要求做出书面说明，便于归档员把握；同时每年在会上还将电子公文系统与档案系统相关归档操作步骤进行演示，方便机关归档员学习。

（三）加强归档过程监督检查

在每年归档工作开始后，加强与机关部门归档员的沟通交流，随时掌握各处室归档进度，及时解决遇到的问题，同时通过系统后台数据库及时掌握系统中各著录项的录入规范情况，有问题及时提出修改意见。在归档交接时，对归档的文件质量以及系统中数据进行再对照检查，发现问题退回整改，严把进库档案质量关。

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第二篇：浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

摘要文书档案立卷是我国机关档案工作的重要环节，立卷改革要求“简化整理，深化索引”，这是我国档案工作改革的巨大突破。本文通过对传统立卷方式“卷”改革后，改“件”的立卷方式进行对比，阐述以“件”为保管单位归档的利与弊。

关键词 文书立卷立卷改革 改“卷”为“件”

我国从2001年1月1日起正式实施中国档案标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，新规则中明确表示要以“简化整理，深化检索”作为立卷改革的宗旨。这是档案工作改革中的巨大突破，它提高了文书档案管理的效率，顺应了档案工作的发展趋势，在档案工作中运用了计算机技术以适应现代化建设的需要。在机关文书档案工作中，传统的以“卷”为保管单位的方式不但加重了档案工作的繁琐度，同时也不利于人们在浩如烟海的资料中对有用信息进行快速检索。

一、档案管理中“卷”与“件”的涵义

1．传统的档案都是以案卷为基本保管单位。立卷是整个档案工作的基础，其具体包括组卷、编制页码、卷内目录及备考表的填写、装订，案卷目录的撰写等，其中组卷最为重要。组卷的合理性对档案今后的保管、利用及检索工具的编制有很大影响。而在实际工作中，由于情况的复杂性以及人们对立卷原则的理解不尽相同，很难以统一标准明确完善的对文件进行分类归档，再加之一些单位人员流动性大，很容易造成文件收集不完整、归档不及时。

2．所谓“件”就是根据档案管理信息化的要求，取消了传统的立卷方式，将档案的基本保管单位有一组文件组成的卷，改变为单份文件的“件”。《归档文件整理规划》中规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册等一册一件，来文与复文为一件。

二、改“卷”为“件”立卷方式的优越性

立卷改革的直接目的是提高档案工作的效率。在传统的档案工作中，由于纯人力劳动的程度高，因此在文书归档保存时存在许多不确定性，为档案的保存与检索带来诸多弊端。而“件”的立卷方式的运用可以在很大程度上避免传统“立卷”方式的弊端，从而提高工作效率以及准确性。

1．“卷”改“件”立卷方式有利于编研和开发利用。按照《归档文件整理规则》制定的方法，“件”的立卷方式省去了抄写卷内目录和案卷目录等一系列人工操作，是档案人员有时间和精力开展编研和开发利用工作。当今的档案编研是以信息技术为平台，将档案信息进行整合，以电子文件和磁介质的形式保存并提供给利用者。这无疑是从理念、方式、方法上都进行的根本变化，突出了档案的服务意识。

2．保-档案资料完整性，同时避免“胀库”现象。在以往的档案整理工作中，由于一些归档材料时间跨度长，部门人员工作交接不规范，因而纸质材料的文件经常材料不全。以“件”为单位的保管方式借助计算机技术，将纸质文件转化为电子文件，确保了档案资料的完整性。同时由于新规则下整个档案采编流程实施电子化，避免了纸质文件占用库房空间的缺陷，从根本上解决了因档案文件积累而产生的“胀库”现象。

3．归档方法简便易学，减少个人主观差异。传统的档案整理方法是将一定期限内形成的文件收集齐全，进行价值鉴定，按、组织机构、问题、保管期限等分类方法进行组卷，在整个工作流程中投入了大量的工作时间，且工作主观性强，难度较大，不易掌握。改“卷”为“件”后，档案管理者引进了计算机技术，依事件或时间、组织机构分类，按件立卷，电子文件由档案员及时上传，改变了过去复杂的工作模式，具有更强的可操作性。在此同时，由于其整个流程的电子化、规范化，控制了档案员在工作中的主观性，减少了由此带来的差异。

三、改“卷”为“件”立卷方式后的档案利用

档案利用是档案管理工作中具有目标意义的中心环节，它包括了利用需求和提供利用两个方面。其中，利用需求是利用者为解决实际问题需要利用馆藏档案；提供利用则是档案工作者根据利用者的实际需求，将馆藏档案提供给利用者。两者互为基础，相互依托。而保管档案的最终目的也是通过档案的利用，最大限度地进行信息的交流与共享，满足参阅者的各种需求。文书档案对机关单位的发展具有潜在的价值与深远的意义，既可以帮助机关单位全面且有重点地记录保留历史，也能在特定时间为机关单位提供凭据和借鉴。

“卷”改“件”深刻地影响到档案的利用，这不仅使检索更为细化，供参阅者能浏览到更多的文件，同时也使文件的利用效果更为显著。这是以“件”利用方式变革所带来的利用效率的提升。因此，要求机关单位有新的档案文书管理制度，对“卷”为单位的利用制度要进行修正与更新，同时对档案利用者的要求也有所提高，要求档案利用者要有较高的自觉性、爱护档案文件，用完以后及时归回原位。

四、文书档案的检索与查询

文书档案的检索与查询关系到归档文件的排列问题。归档文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但是如若要更加具体地细化，相关联的文件仍然处于零散状态，因此需要通过整合使之进一步系统化。然而，现有的档案管理软件系统尚无统一标准，当今机关使用的档案管理软件系统被定义成了不同的数据库结构，向用户提供不同的数据格式，其数据很难相互利用，这为档案信息资源共享带来了很大困难。从另一角度来看，按件立卷的方式使得以“件”为单位的文件之间缺乏相关性，这使得档案利用者对于同一问题文件检索的范围有所限制，不利于资料之间的拓展阅览。这是立卷改革在时下所带来的弊端。

但是随着计算机技术更为深入且广泛地应用，文档电子化，文档一体化必然成为大势所趋。对归档来的文件进行电子化录入，再通过理顺文件处理和档案管理之间的关系，具体调整归档流程，切实做到“随办随归”，这必然能提高文书档案检索的准确性与时效性。可以说，电子技术的介入，档案数据库的建立，将改变以往档案利用者繁琐的检索查询工作，使档案检索真正走向智能化。

五、结束语

按“件”立卷的档案管理方式从各方面都为机关档案管理工作引入新的思维，注入新的活力，带来新的挑战。其科学化，人性化，规范化的高效机制值得推广，然而企业存在一些缺陷。在实际的操作中，应当根据具体情况将“卷”与“件”相结合，对档案进行科学管理。

第三篇：镇机关文书档案保管期限表

镇机关文书档案保管期限表

一、党务群团工作 1 党务工作

1.1 本镇党代会会议文件材料

1.1.1 会议请示、批复、通知、名单、议程、工作报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录等会议文件材料 永久

1.1.2 在大会上的发言、建议、意见、简报等 永久 1.1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务筹办的计划、总结等文件材料

30年

1.1.4 会议讨论未通过的文件 10年 1.2 本镇党委会议的文件材料

1.2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久

1.2.2 讨论未通过的文件 10年 1.3 本镇党委、党政联席会议、扩大会议、民主生活会的纪要和会议记录 永久

1.4 本镇党委工作活动中形成的文件材料

永久

1.4.2 以下的计划、总结、统计材料 10年 1.4.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 1.4.4 重要专项活动的报告、总结等 永久 1.4.5 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 1.4.6 本镇领导在有关会议上的讲话、汇报、发言材料 30年 1.4.7 本镇党委制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，1.4.1 和以上的计划、要点、总结、报告、统计材料 中长期规划、纲要等文件材料 永久

1.4.8 本镇党委关于普法教育、综合治理、新农村建设的意见、规划、通知 永久

1.4.9 本镇党委关于加强科技、教育、文化、卫生建设的意见、规划、通知 永久

1.4.10 本镇党委关于加强对团委、工会、妇联、协会工作领导的意见、通知 永久

1.4.11 本镇党委下发的各种政策性的文件材料 永久

30年 30年

1.4.14 本镇党委有关事务性文件材料 30年 1.4.15 情况反映、工作简报 30年 2 组织建设工作

2.1 本镇党委关于党的组织建设、党风廉政建设的意见、规定、通知

永久

2.2 工作计划和总结等 永久 2.3 党员管理、发展新党员和批准加入党组织的文件材料、预备党员转正的登记表、组织关系介绍信及其存根 永久

2.4 本镇党组织党员统计年报、党员名册 永久 2.5 关于机构设置、机构撤并、更名、印章启用和作废、干部任免的请示、报告、决定、通知（包括乡镇党委、市委〈办、部〉的批复、决定等）永久

2.6 人事工作制度、规定、办法等文件 永久 2.7 人事任免文件、党支部换届选举结果、班子建设的请求、批复、通知 永久 1.4.12 本镇党委关于各村、各线考核的意见及其结果

1.4.13 本镇党委关于各村、各线工作意见的通知

2.8 市委（办、部）对本乡镇党委的考评决定、结果、通知

永久

2.9 表彰的先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定、通知、审批表、汇总表等文件材料

2.9.1 市、县级以上表彰、奖励的 永久 2.9.2 市、县级以下表彰、奖励的 30年 2.10 党费收支、结存情况表及交款回执 10年 2.11 关于党员干部处分的请示、报告、决定、通知 2.11.1 受到警告（不含）以上处分的 永久 2.11.2 受到警告处分的 30年 2.12 民主评议党员、不合格党员的通报、登记表、汇总表 30年 2.13 本镇党校培训规划、总结、材料 30年 2.14 培训学员名册、自编教材等材料 30年 3 宣传工作

3.1 工作计划、总结 永久 3.2 创建国家、省、市级文明、卫生城镇（社区）、“五城同创”、体育强镇的意见、计划、总结等文件材料 永久

3.3 社会主义新农村建设活动材料 30年 3.4 本镇农村基层组织创建“五好”等活动的总结、汇总材料 30年 3.5 本镇宣传工作意见、通知、考核等 30年 3.6 编印的工作简报、通讯 30年 3.7 宣传工作活动中形成的其它文件材料 10年 4 统战工作

4.1 工作计划、总结 永久 4.2 民主党派、无党派人士工作的政策规定 永久 4.3 港、澳、台、华侨事务的政策规定 永久 4.4 民族、宗教事务的政策规定 永久 4.5 本乡镇民主、宗教、华侨等人士登记表 永久 5 纪检（监察）工作

5.1 工作计划、总结、会议记录 永久 5.2 本镇纪委关于党员和干部廉洁自律的意见、规定、通知 永久 5.3 本镇纪委有关专项治理工作的意见、通知 永久 5.4 本镇纪委关于党内纪律处分的意见、决定、通知等文件材料 永久

5.5 党风、党纪、廉政建设调查材料 30年 5.6 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 5.6.1 重要的 永久 5.6.2 一般的 30年 5.7 本镇信访工作的计划、总结、会议记录 30年 5.8 本镇处理来信来访文件材料

5.8.1 有领导重要领导批示和处理结果的 永久 5.8.2 有其它处理结果的 30年 5.9 恢复党员权利、更改党龄 永久 5.10 本镇纪委有关事务性文件材料 10年 6 政法和综治工作

6.1 工作计划、总结、报告 永久 6.2 本镇综治工作责任书 10年 6.3 依法治镇、平安乡镇建设工作形成的文件材料、创建“平安镇（村）”达标材料 永久

6.4 本镇综治工作中其它有关材料

6.4.1 重要的 永久 6.4.2 一般的 30年

6.5 本镇综治工作及刑事、受治安处罚人员、案件报表、汇总 表

6.5.1 年报 永久 6.5.2 半年报、季报、月报 10年 6.5.3 安全检查、调查记录、通报、整改通知书 30年 6.6 社会治安、帮教安置、法制宣传、严打斗争、普法教育、法制宣传等形成的文件材料 30年

6.7 “双整治”活动、出租房和流动人口管理的材料30年 6.8 刑（民）事判决书、释放证等文件材料 30年 6.9 普法教育宣传、案件调查材料 30年 6.10 治安管理处理、处罚裁决书等材料 30年 6.11 办理法律咨询、民事诉讼、非诉讼调解、保裁材料

10年

6.12 有关行政村“民主法治村”建设及聘法律顾问、代办、协助办理公证等材料 10年

6.13 本镇民事纠纷调解协议书、调解笔录 30年 6.14 治安案件结报单及各类统计报表 10年 6.15 一般工伤事故处理材料 10年 7 人武工作

7.1 乡镇人武部、民兵、征兵工作的文件材料、计划、总结、统计表、名册、应征入伍青年人员名册等 永久

7.2 本镇人武部干部任免的批复、通知等文件材料 永久 7.3 本镇军训工作制度、方案、统计及民兵建设工作、民兵组织统计表等文件材料

永久

7.4 部队转业干部名册、退伍军人名册 永久 7.5 本镇民兵工作、评比先进的通知 10年 8 工会、团组织、妇联、科协、残联工作 8.1 代表大会文件材料

8.1.1 会议请示、批复、通知、名单、议程、工作报告、领导 讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录等会议文件材料

永久

8.1.2 在大会上的发言、建议、意见、简报等 永久 8.1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务筹办的计划、总结等文件材料

30年 8.1.4 会议讨论未通过的文件 10年 8.2 工会、共青团、妇联执委会形成的决议、记录、纪要、讨论通过的文件、参加人员名册等材料 永久

8.3 工会、团委（少代会）、妇联、残联、科协等工作活动中形成的报告总结，重要专项活动的报告、总结等文件材料

永久 8.4 工作计划、总结、会议记录 永久 8.5 业务工作的意见、办法、报告 30年 8.6 机构设置、干部任免等文件材料 永久 8.7 新团员批准书存根、组织关系介绍信存根、发展新会员等文件材料 永久

8.8 本镇共青团、工会、妇联评选、表彰先进的决定、登记审批表等文件材料

8.8.1 市（县）级及以上的 永久 8.8.2 市（县）级以下的 30年 8.9 本镇共青团处分奖惩等文件材料

8.9.1 影响大、问题严重的 永久 8.9.2 警告处分、一般的 30年 8.10 组织统计年报表、名册、基层组织建设、换届选举结果等文件材料 永久

8.11 组织活动、总结表彰会的材料 30年 8.12 本镇团后备干部、青年志愿者、“文明号”等活动材料、推荐登记表、统计表 30年

8.13 少先队工作、文体活动材料 10年 8.14 妇女干部实用技术培训、妇女竞赛活动、“双学双比”活动材料 30年

8.15 巾帼示范基地、文明家庭建设、学习型家庭创建等专项活动的计划、总结、意见、登记（推荐）表、申请表

30年 8.16 思想教育、维护妇女儿童合法权益的材料 30年 8.17 幼托工作材料 10年 8.18 科研成果材料

8.18.1 省级以上 永久 8.18.2 市级的 30年 8.19 各种专题材料、发言材料 30年 8.20 上级有关工、青、妇、科协、残联工作文件材料 8.20.1 重要的 30年 8.20.2 一般的 10年

二、人大、政府工作 9 综合工作

9.1 本镇人民代表大会材料

9.1.1 请示、批复、通知、名单、议程、开幕词、领导讲话、报告、决议、选举方案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、闭幕词等会议材料 永久

9.1.2 代表发言材料、大会代表意见及处理 永久 9.1.3 人大代表、政协委员意见、提案及答复 永久 9.1.4 小组讨论记录、会务服务的计划、总结等材料30年 9.1.5 选举市人大代表的材料 30年 9.1.6 代表会议未通过的文件材料 10年 9.2 普选工作

9.2.1 关于成立选委会、启用印章、选区划分、人选的请示、报告、批复、决定、通知 永久

9.2.2 选举工作总结、汇总统计表、正式代表登记表

永久 9.2.3 选民资格审查呈报表 10年 9.2.4 选民登记册 10年 9.3 本镇人大主席团、人大工委工作计划、总结、汇总、汇报、镇人大办公会议记录、纪要、公告 永久

9.4 本镇人大主席团、人大工委组织视察、评议的意见 30年 9.5 本镇政府召开工作会议、专题会议的文件材料

9.5.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等 永久

9.5.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 9.6 本镇政府承办、举办的大型展览会（节）、博览会的文件材料

9.6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文）、上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计等 永久

9.6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 9.6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年

9.7 本镇政府工作计划、总结、制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划等文件材料 永久

9.8 本镇政府工作会议、镇长办公会议记录、纪要 永久 9.9 上级机关、领导检查、视察本地区、本乡镇机关工作形成的文件材料 9.9.1 领导的讲话、指示和形成的记录、纪要、总结等重要的文件材料 永久

9.9.2 一般的文件材料 30年 9.9.3 本镇工作汇报材料 30年 9.10 本镇政府关于重大事故、事件应急预案的通知

永久

9.11 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 30年 9.12 以下的工作计划和工作总结、一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年

9.13 对各机构年终目标责任制考核材料 30年 9.14 编制全镇概况、组织史、大事记、机构沿革等材料

永久 9.15 专题介绍、典型经验介绍 30年 9.16 编印的简报、情况反映、工作信息等 10年 10 人事工作

10.1 机构设置、印信启用、人员编制、名称变更、干部职工名册 永久

10.2 本镇人员任免、聘任的批复、决定、通知等文件材料

永久 10.3 人事工作制度、规定、意见、办法等，本镇各类人员聘任的简章、意见、办法 30年

10.4 干部职工职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信、调令及存根 永久

10.5 本镇机关、企事业单位人员和工资年报表、干部名册

永久 10.6 本镇工作人员录用、转正、转干、定级、调资、晋级、聘用、职称、停薪留职、调动、离（退）休、退职、死亡、抚恤、劳保福利的批复、审批表、合同、公告、考察等文件 永久 10.7 事业单位、村（居）干部工资、报酬和责任制考核的办法意见、通知 30年

10.8 表彰、奖励先进单位、劳动模范、先进工作者的材料 10.8.1 市（县）级（含）以上表彰、奖励的 永久 10.8.2 市（县）级以下表彰、奖励的 30年 10.9 人事考核、职称评审工作文件材料 永久 10.10 行政处分

10.10.1 受到警告（不含）以上处分的 永久 10.10.2 受到警告处分的 30年 10.11 本镇机关干部出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录等文件材料 30年 本镇机关业务工作文件材料

11.1 本镇政府制发的属本机关主要任务职能并要贯彻执行的通知、制度、规定、决定

永久

11.2 本镇政府关于工业、农业、山林、水利、土地、环保工作的意见、通知 永久

11.3 本镇政府关于科技、教育、文化、卫生、信访、档案工作的意见、规划、通知

永久

11.4 本镇政府关于农医保、低保、养老保险等有关民政工作的意见、通知 永久

11.5 本镇政府关于对各村、各线工作的考核意见、通知 30年 11.6 本镇政府考核评比的计划、总结、登记表、汇总表

永久 11.7 本镇机关的请示与上级机关的批复、批示

11.7.1 重要业务问题的 永久 11.7.2 一般业务问题的 30年 11.8 同级机关、下级机关来函、请示与本乡镇机关复函、批复等文件材料

11.8.1 重要业务问题的 永久 11.8.2 一般业务问题的 30年 11.9 本镇机关联合行文的文件材料 11.9.1 本镇机关为主办的

11.9.1.1 重要业务问题的 永久 11.9.1.2 一般业务问题的 30年 11.9.2 本镇机关为协办的

11.9.2.1 重要业务问题的 30年 11.9.2.2 一般业务问题的 10年 11.10 本镇编制和汇总的和以上的各种业务统计报表 永久 上级机关、同级机关和下级机关制发的文件材料 12.1 上级机关制发的关于本乡镇机构设置、领导任免、人员编制等文件材料 永久

12.2 上级机关制发的属于本乡镇机关主管业务的文件材料 12.2.1 针对本乡镇特定事宜的政策性的、重要的文件材料

永久

12.2.2 非针对性的政策性、重要的文件材料 30年 12.2.3 事务性的、一般的文件材料 10年 12.3 上级机关制发的非本乡镇机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

12.4 同级机关制发的非本乡镇机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

12.5 下级机关报送的文件材料

12.5.1 重大问题的专题报告 30年 12.5.2 和以上的计划、总结、统计材料 10年 13 本乡镇机关事务管理文件材料

13.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 13.2 行政经费、财产管理 永久 13.3 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

13.3.1 重要的 永久 13.3.1 一般的 10年 13.4 机关物资（办公设备、车辆等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等档案材料，车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年

13.5 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

13.5.1 重要的 永久 13.5.2 一般的 10年 10年

13.7 后勤福利保障、安全保卫工作形成的材料 10年 14 统计普查工作

14.1 本镇人口、经济、农业等普查工作的文件材料 14.1.1 普查统计年报 永久 14.1.2 普查统计表 永久 14.1.3 普查登记表 30年 14.2 本镇综合性统计材料

14.2.1 统计年报 永久 14.2.2 半年报、季报、月报 10年 14.2.3 的、汇总的和各类专题性统计报表 永久 14.2.4 本镇四项人口变动、人口年报 永久 15 民政工作 13.6 本镇机关职工住房分配货币化工作形成的各类材料 15.1 工作计划、总结 永久 15.2 本镇拥军优属、优抚补助工作形成的工作材料等

30年

15.3 本镇复退军人名册、介绍信和安置工作的材料

永久

15.4 本镇社会福利工作的材料（包括收容遣送、残疾人名册、收养的协议、名册等材料）30年

15.5 本镇社会救济工作的意见、办法等文件材料（包括困难救济、五保供养、敬老院、扶贫、70周岁以上老年人生活补助金、最低保生活保障）30年

15.6 本镇五保户花名册、最低生活保障（申请）审批表及登记表 30年

15.7 本镇特困残疾人家庭子女助学金发放清单、特困残疾人住房状况调查表及残疾人补偿扶持资金审批表、申请表

30年

15.8 本镇安居工程、水库移民安置工作、移民结对形成的文件材料等 30年

15.9 本镇殡葬管理的材料、死亡人员登记表 30年 15.10 本镇遭受自然灾害的情况报告、抗灾计划、总结、受损统计等材料

15.10.1 灾情严重、损失惨重的 永久 15.10.2 一般的 10年 15.11 灾后安置、募捐、捐赠等材料 30年 15.12 福利企业工作、敬老院各种审批手续等材料 永久 15.13 地名材料、行政村调整材料等 永久 16 农业工作 16.1 综合

16.1.1 工作计划、总结 永久 16.1.2 农业生产现状、发展规划 永久 16.1.3 农业工作条例、规定、决定 永久 16.1.4 农林牧副业基本建设综合规划、产业结构调整等文件材料 永久

16.2 本镇土地承包的方案、计划、总结、汇总表、决议、申请书、审批表、合同、登记表、清册等文件材料 永久

16.3 各类承包（土地、山林、渔塘等）等重要合同、协议及流转、收回、变更、承包纠纷处理等工作形成的文件材料

永

久

16.4 科代会及有关农业方面重点工程建设的审批、工程设计、招投标、施工、竣工、管理的文件材料

永久

16.5 本镇三农工作的规章制度、意见、批复、通知

30年

16.6 林、牧、副、渔多种经营的意见、通知 30年 16.7 土地整理工作的请示、批复、实施意见 30年 16.8 村级村务财务公开及农经办工作计划、总结等材料

30年

16.9 农村集体资产经营核资、产权登记表、会计移交书等材料 30年

16.10 种养大户、“龙头”企业汇总表、申报表等档案材料，农业产业化建设、农林科技项目、技术转让、科普示范等材料上报及批复 30年

16.11 农业统计形成的文件材料

16.11.1 农业、农经、生产统计年报（包括基层组织情况、劳动力资源、村级，土地调查、土地承包流转情况、土地整理，山林调查、山林承包流转情况，村级经济现状、主要指标、收益分配、财务清理、村财务支出和预算、集体经济产权年检，耕地面积、淡水资源、作物种植面积、农作物播种面积和产量、经济作物播种 面积和产量、绿色农业、国内生产总值、农机化管理、畜牧业生产等）永久

16.11.2 半年报、季报、月报 10年 16.12 农科工作形成的文件材料

16.12.1 农技推广、栽培技术培训、科技信息宣传 10年 16.12.2 专业户、大户指导 10年 16.12.3 植保工作（病虫害预测、防治、药剂发放等）

10年

16.12.4 新品种引进、商标注册、各类试验等 10年 16.13 水利工作形成的文件材料

16.13.1 工作计划、总结、年报 永久 16.13.2 水利工程规划、调整、批复等、水利设施分布图（包括机埠、涵洞、包围、塘砌石等）永久

16.13.3 水、旱灾害调查材料 30年 16.13.4 本镇水利工作的意见、批复、通知 30年 16.14 农机管理形成的文件材料

16.14.1 工作计划、总结 永久 16.14.2 农机年报 永久 16.14.3 本镇农机工作的意见、批复、通知 30年 16.14.4 农机监理、培训、检查 10年 16.15 畜牧

16.15.1 畜禽良种繁殖、推广 10年 16.15.2 畜禽防疫、检疫 10年 16.16 绿色农业、机电、水利、种植、养植各种专业会议记录等材料 10年 城镇建设、土地管理

17.1 城建、村镇管理工作计划、总结 永久 17.2 土地管理材料 17.2.1 基本农田保护规划 永久 17.2.2 地籍调查材料 永久 17.2.3 土地平整、复耕材料 永久 17.2.4 单位建房、公路建设中征用土地、拆迁赔偿的政策性文件材料 永久

17.3 村民建房管理、建制镇建设、清理整治违法用地的材料、统计年报 永久

17.4 集镇、建制镇、村庄建设各类规划、文本、现状图、说明书及镇总体规划图册等材料 永久

17.5 土地征用拆迁的申请、批复、协议书等材料，房屋转（出）让、拆迁、使用、移交的纪要、协议合同、清单等材料，拆迁安置工作形成的材料等 永久

17.6 旧镇改造、测量、总体规划、建房申请、批复、放样、验收等 永久

17.7 村镇桥梁、道路修建、康庄工程、农民新村建设等村庄整治工作形成的文件材料及城乡一体化建设示范村材料

永久

17.8 道路、桥梁现状等一览表、图等材料 永久 17.9 农村生活污水处理工程形成的文件材料 永久 17.10 地名普查工作形成的文件材料 永久 17.11 土地执法中形成的文件材料（违章建筑、土地纠纷处罚、停工通知书、检查总结等文件材料）

永久

17.12 本镇土管工作的意见、报告、通知 30年 17.13 城建工作的有关规定和细则、环保工作等材料10年 17.14 本镇各行政村村镇建设目标考核责任书 10年 17.15 城管执法等案件处理材料 10年 17.16 失地农民养老保险等文件材料 永久 18 教科文卫 18.1 文教、卫生工作计划、总结 永久 18.2 文教、卫生工作有关报告、批复 30年 18.3 教育、卫生、初级保健、防疫、公共卫生等工作政策性材料 永久

18.4 创建教育强镇、卫生镇及环境整治等工作形成的文件材料 永久

18.5 教育

18.5.1 各类教育统计年报表 永久 18.5.2 成校教育计划、教材、培训名册、成绩汇总表、毕（结）业证书存根 30年

18.6 文化、广播

18.6.1 文化、艺术管理形成的材料 30年 18.6.2 本镇重要会议、重大事件录制的录像带、照片

永久

30年 30年

18.6.5 文化市场（群众文化、网吧、娱乐场所）管理形成的材料 30年

18.6.6 广播稿及有关材料 30年 18.7 卫生、防疫

18.7.1 农村合作医疗、大病统筹的意见、办法 30年 18.7.2 卫生设施建设形成的材料 30年 18.7.3 食品卫生检查执法中形成的材料 30年 18.7.4 防疫、改水（厕）、垃圾卫生保健 10年 18.8 计划生育

18.8.1 计划生育工作的计划、总结 永久 18.6.3 宣传工作重点及精神文明建设规划、计划、报表

18.6.4 文化宣传中心计划、宣传资料、重要活动等材料 18.8.2 计划生育工作统计年报及计划生育协会会议的文件材料 永久

18.8.3 独生子女申请表、生二胎申请表、二胎生育计划申请书及审批表、合同

永久

18.8.4 本镇收养、助养、初婚、婴幼儿出生联系单 永久 18.8.5 独生子女奖励费兑现情况及发放登记表、放弃二胎生育材料 30年

18.8.6 计生协会、换届材料、计生网络及人员培训班的登记表 30年

18.8.7 违反计划生育处罚材料 30年 18.8.8 育龄妇女信息情况、各类登记、统计表（半年报、季报、月报）、外来育龄人口增减变动报告单 10年

18.9 科技工作

18.9.1 科技规划、总结 永久 18.9.2 科协换届选举材料 永久 18.9.3 本镇科技工作意见、通知 30年 19 工业

19.1 工作计划、总结 永久 19.2 工业统计报表

19.2.1 年报 永久 19.2.2 半年报、季报、月报 10年 19.3 本镇工业经济开发区的请示、批复、规划图（含详规图）征地审批材料及区内道路、桥梁、地下管线、管委会办公用房、物业管理等的施工、竣工等文件材料 永久

19.4 进工业园区企业的立项审批、规划许可证、征地协议、出让合同、建设用地呈报表、总平面图、红线图、选址意见书、落户合同等文件材料 永久

19.5 本镇重大招商活动中签约项目及文本、会议纪要、投资 意向书、技改备案书等文件材料 永久

19.6 招商引资、科技名牌、新产品开发材料申报及批复

30年

19.7 本镇新建企业审批文件、规划选址意见书、申请表及平面图、红线图等材料 永久

19.8 本镇制发的岗位责任制、企业管理和工业生产规章、制度、办法、意见 30年

19.9 企业技改、扩产、转制等材料及企业承包、租赁、联营、拍卖、验（投）资、土地有偿回收、托管等合同、协议等文件材料

30年 19.10 本镇企业兴办（三资企业、股份制企业）、更名、兼并、注销、增挂牌子、扩建厂房、项目开发（新建）审批、增加设备等文件材料

30年

19.11 安全生产材料 30年 19.12 企业转制、资产评估材料 永久 19.13 企业经营管理中的文件材料

19.13.1 重要的 永久 19.13.2 一般的 30年 19.14 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 19.14.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久

19.14.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久

19.14.3 二十年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理文件材料 永久

19.14.4 二十年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年

19.15 本镇就工业与其它单位、个人签定的协议、合同、责任 书

19.15.1 重要的 永久 19.15.2 一般的 10年 19.16 本镇工业生产指标、企业经营情况、各类工业培训工作形成的文件材料等 10年 生产安全

20.1 工作计划、总结材料 30年 20.2 工业企业安全生产管理工作制度、规定等文件材料

永久

20.3 企业重大工伤事故处理结果形成材料 永久 20.4 安全生产管理工作中的安全检查、调查记录等形成的材料 10年

20.5 与各行政村、企业、渡口等签订的安全生产责任书

10年 财政

21.1 财政决算报表、说明 永久 21.2 财政预算报表 30年 21.3 干部、职工住房公积金及机关干部医疗保险等材料

永久

21.4 财政制度、规定、办法 30年 21.5 本镇财务监督、检查形成的材料 30年 21.6 干部、职工、事业单位工资发放清单 永久 21.7 专项资金补助 10年 22 劳动和社会保障

22.1 农村社会养老保险缴费明细表 永久 22.2 被征地人员养老保障政策实施细则、决议及花名册

永久

22.3 被征土地人员养老保险工作情况调查表 永久 22.4 养老保险参保单位元汇总及用人单位职工增减表、征收结算表 永久

22.5 职工失业保险基金报表、职工工伤保险人员增减表、登记表 永久

22.6 农婚知青退休人员资格认定花名册 永久 22.7 农婚知青退休金发放汇总表 30年 22.8 农婚知青基本医疗保险登记表 30年 22.9 发放失业保险、再就业援助补贴情况汇总表 30年 22.10 异地居住职工基本医疗保险（安置）申请表 30年 22.11 城镇职工基本医疗保险用人单位职工登记表及城镇职工基本医疗保险登记表 30年

22.12 农村劳动力基本情况表及基本信息调查登记分类统计表 30年

22.13 新型农村合作医疗参加人员登记表 30年 22.14 工作计划、总结 30年

第四篇：机关文书档案保管期限表

机关文书档案保管期限表

一、党群

1、本单位党委会、党委扩大会、党委民主生活会的会议记录

永久

2、本单位党代会材料

2.1 请示及上级批复、会议通知、主席团及秘书长名单、大会议程、会议通过的决议、决定。领导讲话、选举结果。开、闭幕词、提案以及重要的录音、录像带、照片等

永久 2.2 代表名单、登记表、代表证、代表建议、意见。大会未通过的决议、决定、大会简报等

30年 2.3 大会筹备工作材料、小组会议记录、参考文件、大会服务机构形成的材料等

10年

3、本单位党委有关基层组织建设、党员民主评议、整党建党的决定、规定、通知、领导讲话、会议记录

重要的永久

一般的30年

4、本单位党委召开的重要会议（包扩广播会、现场会形成的材料）

30年

5、各类纪念大会、纪念活动形成的材料

重要的 30年 一般的 10年

6、本单位全体党员生活会、政治学习会议记录

30年

7、本单位党委工作计划、总结

永久

8、本单位党委有关机构设置、撤并、印信启用和作废、人员编制、党务干部任免、考核、落实政策、党员调动、统计的决定、结论、报表、名册、介绍信及存根

永久

9、本单位党委关于建了基层组织、接收党员、党员转正的请示、批复、通知

永久

10、单位党委对各支部干部任免的批复、通知

永久

11、上级党委领导人视察、检查本单位工作形成的讲话、批示、题词及本单位工作汇报

永久

12、表彰、奖励优秀党员及党务工作者、先进党支部的决定、通知

区级（含区级）以上的永久

区级以下的 30年

13、对本单位党员违纪处理的文件材料

13.1 受到警告（不含警告）以上处分的永久 13.2 受到警告处分的 30年

14、组织

14.1 本单位党组织年报表、党员名册

永久 14.2 组织工作计划、总结

30年 143.党费收支汇总材料

10年 14.4 对党员的思想教育材料及党课材料等

10年

15、宣传

15.1 本单位宣传工作计划、总结

30年 15.2精神文明单位登记认定的请示、批复

区级和区级以上的永久 区级以下的 30年

创建精神文明活动的方案、总结、报告

30年 15、3党员轮训及各项宣传教育材料

10年

16、统战工作

16.1 本单位关于统战工作的工作计划、总结，重要专题报告及政协提案回复材料

16.2宗教、民族事务材料

重要的 一般的16.3华侨、对台工作的材料

重要的 一般的17、纪检监察工作

17.1 纪检监察工作计划、总结

17.2 本单位纪检监察工作统计年报表

17.3 一般案件的调查及处理材料

初核件（调查而未处分的材料）

17.4人民来信及来访材料

重要的 一般的 17.5 党风党纪检查汇总、汇报材料

18、群团工作 18.1 工会

30年

30年

10年

30年

10年 30年 永久 30年

10年

30年

10年

30年

18.1.1 工会工作计划、总结、会议记录

30年 18.1.2 本单位工会工作统计年报

永久 18.1.3 工会会员名册、入会登记表

30年 18.1.4 基层工会建设审批材料

30年 18.1.5 工会财务收支统计材料

30年 18.1.6 工会代表大会材料

30年 18.1.7 关于本单位工会工作的材料

上级颁发的方针、政策性的文件材料

30年

同级机关制发的并要贯彻执行的文件材料

10年

下级工会报送的工作计划、总结、报表、重要的典型材料

10年18.2 共青团

18.2.1 共青团工作计划、总结、会议记录

30年 18.2.2 本单位团组织年报表、团员名册

永久 18.2.3 团组织关系介绍信、离退团申请、批复

30年 18.2.4 活动及宣传、教育材料

10年 18.2.5 基层团组织建设审批材料

30年 18.2.6 团费收缴统计、团员证颁发及其他团工作材料

10年 18.2.7 共青团代表大会材料

30年 18.2.8 共青团委对基层团组织干部任免

30年 18.2.9 表彰、奖励优秀团员、先进团支部的决定、通报、通知

区级（含区级）以上的永久

区级以下的30年 18.2.10 关于本单位共青团工作的材料

上级颁发的方针、政策性的文件材料

30年

同级机关制发的并要贯彻执行的文件材料

10年

下级团组织报送的工作计划、总结、报表、重要的典型材料

10年 18.3 妇联

18.3.1 本单位妇联工作工作计划、总结、会议记录

30年 18.3.2 评选“三八”红旗手、“五好家庭”、“双学双比”活动等各种评选材料

市级以上（含市级）

永久 市级以下

30年 18.3.3 基层妇女组织建设审批材料

30年 18.3.4 妇女代表大会材料

30年 18.3.5 妇联对基层妇联组织干部任免

10年 18.3.6 本单位党委有关妇儿工作的文件材料

10年 18.3.7表彰、奖励优秀妇联干部、先进集体的决定、通报、通知

区级（含区级）以上的永久

区级以下的30年 18.3.8关于本单位妇联工作的材料

上级颁发的方针、政策性的文件材料

30年

同级机关制发的并要贯彻执行的文件材料

10年

下级妇联组织报送的工作计划、总结、报表、重要的典型材料

10年

二、行政

1、秘书工作

1.1政府工作计划、总结、要点、会议记录、纪要

永久 1.2本单位大事记、组织沿革、单位志

永久 1.3机构设置、撤并、更改名称、变更职能、印信启用和作废、人员编制、永久 1.4职工名册、干部任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、离退休、死亡、抚恤、人事考核、职称评审等文件材料

永久 1.5职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根

永久 1.6先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

1.6.1受市、区级（含）以上表彰奖励的 永久 1.6.2受市、区级以下表彰奖励的 30年 1.7简报、情况反映、督办、工作信息

10年 1.8档案工作计划、总结、检查材料、统计表

30年

2、民政工作

2.1 民政工作计划、总结、会议记录

30年 2.2 民政工作统计年报

30年 2.3 本单位有关复退军人、拥军拥属、拥政爱民、义务兵役费征收发放、关心现役军人的通知、名册、清册

30年 2.4 本单位有关社会福利、社会救济、抗灾自救及“五老”、“特困户”、“低保户”、“残疾人”的通知、名册

重要的 30年 一般的 10年 2.5 本单位有关行政区域、地界划分、地名管理的规定、办法、版图

永久 2.6 本单位有关少数民族、移风易俗、婚姻管理的规定、办法、通知

30年 2.7 本单位有关移民安置、扶贫致富、实施小康工程的计划、指标、报表

重要的 永久 一般的 30年

3、政法武装

3.1 上级机关颁发的有关政法、司法、公安、社会治安、征兵的规定、通知

重要的30年 一般的10年 3.2本单位有关政法、治安治理、处理经济、刑事、民事案件和各种纠纷、安全保卫、人口管理、评先表彰、法律宣传的计划、规定、报告、纪要、报表、名单

重要的 永久 一般的 10年 3.3 本单位有关国防教育、民兵、征兵、预备役工作的计划、总结、名册

重要的30年 一般的10年 3.4 综合治理、武装、民兵、工作计划、总结、会议记录

30年

3.5 综合治理工作目标管理、责任制及考核

10年 3.6 义务兵、志愿兵、预备役、入伍通知书存根等征兵材料

30年 3.7 基层民兵组织建设、训练计划等材料

10年 3.8 民兵组织名册

30年

4、科教文卫

4.1 有关科技、教育、文化、医疗卫生、计划生育工作的规划、计划、规定、纪要

重要的 30年 一般的 10年 4.2 本单位有关科技工作的部署、规划、纪要

30年 4.3 本单位有关教育事业发展、学校管理、校舍基建的计划、报告、名册、报表

30年 4.4 本单位有关文教事业发展、管理、民间文艺创作的计划、报告、规定、证书

30年 4.5 本单位有关卫生、防疫工作、妇幼保健、发展农村合作医疗的计划、办法、名册

30年 4.6 本单位有关计划生育工作的规定、办法、批复、台账、证书

重要的 永久 一般的 30年 4.7 本单位关于人口计划、计生指标下达的通知及人口、计生报表

永久 4.8 本单位政府与上级签订的计划生育责任书，关于计划生育工作的请示，与街道、村委会签订的责任书

30年 4.9 本单位有关计划生育的季度、月报表

10年

5、基本建设

5.1基本建设规划

永久 5.2建房等占地征用申请、批复材料

5.3基建项目申请及审批材料（包括立项、批文、红线图、任务书等）

5.4房屋动迁材料（协议及结算单等）

5.5调房协议、危房改造、修缮材料

三、业务

1、业务指导

1.1业务培训通知、日程、领导讲话等材料

1.2业务监督指导检查记录、总结

1.3

2、行政执法

2.1档案行政执法检查总结、通报

2.2档案行政执法检查通知、细则

2.3

3、档案管理

4、技术保护

5、编研

6、地方志

永久

永久

永久

30年

10年

10年

30年

10年

关于文件材料归档范围及文书档案

保管期限表审批的请示

档案局：

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）的有个规定，结合本单位工作实际情况及业务职能，特制定本单位《文件材料归档与不归档范围》和《文书档案分类方案、立卷类目及保管期限表》，请予以审批。

附件一：《文件材料归档与不归档范围》

附件二：《文书档案分类方案、立卷类目及保管期限表》

二○○八年

月

日

第五篇：公安部机关文书档案保管期限

公安部机关文书档案保管期限

（１９９１年７月１８日公安部公发［１９９１］９号印发）

一、下列档案列为永久保管

１．中共中央、国务院、全国人大常委会、中央军委和中央政法委员会召开的有关研究政法公安工作会议的文件材料，以及历次政法工作会议、政法工作座谈会的材料；

２．中共中央、国务院、全国人大常委会、中央军委和中央政法委员会印发的属于公安机关主管业务的重要文件材料；

３．党和国家领导人有关公安工作的批示、指示、题词、讲话和声像等重要材料；

４．公安部党委会议、部务会议、部长办公会议记录、纪要及通过的文件；

５．全国公安会议、厅局长会议通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要及重要的声像材料；

６．公安部和公安部党委（以下统称公安部）召开的各种专业会议、电话会、片会、座谈会、咨询委例会的通知、纪要、讲话、总结、报告及声像材料；

７．部长、副部长在全国党的代表大会和代表会议、全国人大、全国政协会议上的发言；

８．部长、副部长通过广播、电视和接见记者发表的谈话，以及在有关机关召开的重要会议上的讲话；

９．部长、副部长在机关全体干部会上和公安院校的重要讲话；

１０．公安部制发的（包括与其他机关联合制发的）公安工作方针、政策、规章、规范性文件以及重要业务问题的文件材料；

１１．代上级机关起草的重要法规性、指示性文件的最后文稿；

１２．人口普查形成的综合成果、专题成果以及工作方案、总结、报告；

１３．以公安部名义派出的调查组形成的重要文书材料；

１４．公安部报送中共中央、国务院、中央军委和中央政法委员会的有关重大问题的请示，以及受文机关的批复；

１５．反映公安部主要职能活动以上的总结、重要专题报告；

１６．公安部向党和国家领导人的请示报告，以及领导人的批示；

１７．各地公安机关就有关方针、政策和其他重要问题向公安部的请示，以及公安部的批复；

１８．公安部制定的公安工作计划和长远规划以及一个时期的公安中心工作规划和重要业务建设规划；

１９．反映全国公安工作的综合的以上的统计数据和专项统计数据；

２０．公安部机关机构设置、撤销、合并、名称更改的情况以及组织简则、工作条例、人员编制、启用印信等文书材料；

２１．公安部机关的部、局、司、处和部属单位领导人以及对地方武警部队领导人的任免材料；

２２．公安系统立功英模和先进工作者的重要文书材料；

２３．公安部机关（包括纪检、监察、审计）对影响大、问题严重的违法乱纪人员进行处分的材料；

２４．公安部机关干部职工、党员名册；

２５．公安部机关组织沿革、大事记、年鉴；

２６．公安部机关征购土地、房屋基建的报告、批复、合同、图纸等；

２７．公安部机关涉外财产、物资、档案交接凭证；

２８．《公安建设》、《人民公安》、《人民公安报》、《公安部情况反映》、《情况摘报》、《公安工作简报》、《领导参阅件》、《公安部机关工作周报》等的定稿和样本；

２９．公安部与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等具有历史意义和长远利用价值的文书材料；

３０．公安部机关重要的对外宣传活动以及新闻发布会的材料；

３１．公安部副部长以上干部出国访问和邀请重要外宾来访的报告、会谈纪要、会见照片等；

３２．公安部机关行政、业务经费的预决算；

３３．公安部机关处理的来信来访中有副部长以上领导人批示和查处结果的材料。

二、下列档案列为长期保管

１．中共中央、国务院、全国人大常委会、中央军委、中央政法委员会下发的文件中，虽与公安工作无直接关系，但其精神需要贯彻执行的文件；

２．中共中央、国务院、全国人大常委会、中央军委、中央政法委员会印发的属公安机关主管业务的一般文件；

３．公安部机关局级单位的局务会议记录、纪要；

４．全国公安会议、厅局长会议以及专业会议、电话会、片会、座谈会印发的典型材料，代表发言、简报；

５．以局级单位名义召开的各种会议以及局级领导在重要会议上的讲话、发言；

６．公安部制发的（包括与其他机关联合制发的）属于具体业务或技术性的文件；

７．以局级单位名义下达的通知、通报以及干部任免材料；

８．各省（自治区、直辖市）人口普查工作统计报表；

９．以公安部名义派出的调查组形成的一般性调查报告，以局级单位名义派出的调查组形成的重要的调查报告；

１０．下级公安机关就一般业务性问题向公安部的请示，以及公安部的批复；

１１．反映公安部机关工作活动的半年的、季度的工作总结和工作报告，一般专题报告，以局级单位名义向部党委、部长的请示、报告，各处级单位向局级单位领导的重要报告；

１２．嘉奖公安机关先进工作者的文书；

１３．公安部机关（包括纪检、监察、审计）处分一般违纪人员的文书材料；

１４．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、聘任、抚恤、丧事活动等文书；

１５．公安部机关职工调动的行政、工资、党团员关系介绍信存根；

１６．公安部机关党、团代表大会通知、决议、报告、代表名单，党务、团务活动的一般情况、团员名册；

１７．经领导审定的公安书稿和各局级单位印发的工作简报；

１８．公安部与国内外有关单位签订的一般性合同、协定、协议书；

１９．公安科技计划、报告、项目安排、成果审批方面的文书；

２０．举办公安展览会的工作方案、案例说明、简报等材料；

２１．公安部机关对外宣传主管部门审定的对外宣传稿件；

２２．公安部派出的一般代表团、参观团、休假团和接待外国代表团时介绍情况的资料。以及接待计划、总结、来往函电、赠送礼品清单等；

２３．公安部机关内部有关物资、财产、档案交接凭证以及秘书、机要、保密、档案、信访、调研、信息、统计、行政、财务工作的办法、制度；

２４．公安部机关经厅局以上领导批示处理的人民来信来访中，责成有关地方查报有处理结果的案件；

２５．采用的下级公安机关向公安部报送的总结、报告、重大问题的专题报告，以及公安部要求报送的文件材料。

三、下列档案列为短期保管

１．全国公安会议、厅局长会议的小组记录和印发的参考材料；

２．公安部制发的（包括与其他机关联合制发的）属于事务性但有参考价值的文件；

３．各业务局派出的调查组形成的一般性调查报告；

４．属于一般事务性的公安部向上的请示和对下的批复；

５．公安部机关党委、团委制发的简报以及党、团代表大会发言稿；

６．公安部与外国有关机关之间礼节性的贺电；

７．公安部机关同其他机关协商工作的来往文书；

８．国家机关有关部委发来的非公安机关主管业务但要贯彻执行的文件；

四、下列文件材料可不归档

１．上级和同级机关发来的参考文件；

２．下级公安机关报送的情况反映、工作简报、一般性报告；

３．公安部制发的各种文件的草稿； ４．各局级单位值班室的原始电话纪录无领导批示的；

５．各处室的一般性工作报告、简报；

６．重份文件；

７．各局级单位相互之间抄送无必要保存的文件；

８．一般转递调查材料来往函件；

９．一般介绍信和介绍信存根；

１０．公安部与其他机关商谈一般问题的来往函件；

１１．公安部派出的调查组带回的一般性材料；

１２．公安部派人参加其他机关召开的会议带回的对公安工作无参考价值的文件材料；

１３．公安部和局级单位印发的无保存价值的事务性文书；

１４．其他无保存价值的文件材料。