行政执法案件档案管理办法

第一篇：行政执法案件档案管理办法

行政执法案件档案管理办法

2006-12-15

第一章 总则

第一条 为加强对全区工商行政管理系统行政执法案件档案(以下简称案件档案)的管理，充分发挥案件档案在行政执法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及《工商行政管理机关行政处罚

程序暂行规定》制定本办法。

第二条 本办法所称的案件档案是指本区工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政执法中直接形成的文字、图表和声像等材料。

本办法适用于本区工商行政管理系统范围内对各类案件档案的管理。第三条 案件档案是工商行政管理机关的专业档案，是国家档案的重要组成部分，本区工商行政管理机关应重视对案件档案的建立、管理，落实管理人员，健全工作制度，配备必要的设施，做好案件档案的管理和利用工作。第四条 案件档案实行统一领导、分级管理的原则。工商行政管理机关依照本办法管理案件档案，并分别接受省、市和区档案局对案件工作的监督、指导。

第二章 案件档案的范围

第五条 案件处罚决定执行完毕，复议决定书送达后三十日内，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档。办案机关案卷按如下顺序装

订：

一、正卷(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)处罚决定书；(四)复议决定书；(五)证据材料；(六)听证报告；(七)核审意见；(八)听证笔录；(九)财物处理单据；

(十)其他有关材料；

二、副卷(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)案件调查终结报告及批件；

(四)立案审批表；(五)案件来源材料；(六)有关领导的批示；(七)案件的内部讨论记录；(八)案件的调查提纲i(九)其他有关的内部材料。复议机关案卷按如下顺序装订：

(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)复议决定书；(四)复议申请书及其附件；

(五)原行政决定；(六)行政复议案件受理审批表；(七)行政复议案件受理通知书；(八)被申请人答辩材料；(九)复议终结报告及批件；

(十)证据材料；

(十一)延期复议的决定、通知；(十二)复议决定书底稿；(十三)送达回证；(十四)其他有关材料。第三章 案件档案的管理

第六条 案件承办人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、整理工作。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，即要由案件承办人员负责立卷装订，内勤人员负责案卷质量检查，及时做好归档

工作。第七条 案件档案分为一案立卷和合案立卷。凡适用行政处罚简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件为一案立卷。

第八条 一案立卷分为正、副卷分别单独装订，便于档案的保管和利用。正卷是对案件依法处理的具有法律证据的全部材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中，产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。正、副卷内文件材料按问题属性和时间先后顺序排列，即所有卷内文件材料先按问题属性分类，每一类文件材料再按时间先后顺序排列，正卷和副卷的内容区分及卷内文件材料排列顺序按本办法第二章规定执行。

第九条 合案立卷中的案件数，视单个案件材料多少而定，卷厚一般不宜超过2厘米(约200张)，每个案件内的材料排列先后顺序为结论性文件、证据材料

和其它有关材料。

第十条 卷内文件材料应依次编写页号，页号统一编写在有文字的每面材料

正面的右上角和背面的左上角。

第十一条 每卷案件档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容。为查阅方便，一案立卷的卷内目录采取分二级类目填

写的方法。

第十二条 卷内文件材料应去掉金属物，对破损的材料应按档案技术要求修复，对字迹模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷中文件材料纸张过大的应按规定折叠，纸张狭窄的须经补边后装订，票据、单据等较小的材料应粘贴在16开空白纸上，并加盖骑缝章。

第十三条 卷内中的各项内容要正确填写，封面居中填案卷标题，标题应包括当事人名称(全称)、违法行为内容，“正卷”或“副卷”应标明。合案立卷的保管期限为“短期”，一案立卷的为“长期”。

第十四条 案卷号按年度、部门和结案先后时间顺序，由档案管理部门统一编号填写。备考表中的“本卷情况说明”一栏，应填写立卷过程中对卷内文件需要说明的情况，若无情况说明应将立卷人、审核人的姓名和立卷时间填上。第十五条 案件档案应由形成档案的部门按年度编制移交清册。合案立卷目录应逐一填写每件案件的主要情况，在保管期满销毁后，以此目录代作销毁清册

之用。

第十六条 案件档案所有材料(包括卷皮、卷内目录、案卷目录等)均应用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，字迹要工整、清晰。第十七条 一案立卷的档案应由案件承办人员在案件办理完结后的二个月内整理装订完毕(特殊情况除外)，并移交本部门内勤人员保管；合案立卷的档案应由部门内勤人员按年度统一立卷装订。

第十八条 各部门应在第二年的第二季度前将上一年度结案的案件档案及编制的移交清册移交给档案部门集中保管，档案部门对一案立卷和合案立卷的案

件档案要分柜保存。

第十九条 对结案期满10年的案件档案，应按照《江苏省档案管理条例》有关规定，确定保存价值，进行鉴定，决定是否需要销毁。销毁案件档案，应由本机关档案管理部门和案件处理部门共同派人监销。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册应归档保存。第二十条 案件档案应有专门的档案柜存放。对档案保管要加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作，以确保档案的安全，延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。第二十一条 工商行政管理机关档案专(兼)职人员应熟悉档案管理和经检工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。对案件档案工作成绩显著的单位、部门和个人应给予表彰

奖励。

第四章 案件档案的利用

第二十二条 工商行政管理机关应重视案件档案信息资源开发，做好案件档案的统计汇总工作，为工商行政管理工作服务。

第二十三条 案件档案不向社会开放。律师受当事人委托参与诉讼时，可以到法院，也可以到查处案件的工商行政管理机关查阅案件档案正卷。除上级主管机关和法院外，不提供一案立卷的副卷。

第二十四条 利用案件档案应先办理利用登记手续，经同意后在档案保管单位内查阅。除案件复议、诉讼、执法检查等特殊情况经局领导同意外，案件档案一律不予外借。利用案件档案时，阅卷人不得在档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案卷材料，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定

处理。

第二十五条 本办法自印发之日起施行。

第二篇：菏泽市行政执法档案管理办法

菏泽市行政执法档案管理办法

第一条 为加强行政执法档案管理，促进行政执法档案工作制度化、规范化，推进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》和《山东省档案条例》等有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本市行政区域内行使行政执法权的各级行政执法机关，法律、法规授权的组织，以及受行政执法机关委托的行政机关或者具有管理公共事务职能的组织（以下简称行政执法单位），均应当遵守本办法。

第三条 本办法所称行政执法档案，是指行政执法单位在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政征收、行政检查等行政执法活动中形成的各种执法文书、图表、声像和电子载体等历史记录。

第四条 市档案行政管理部门负责全市行政执法档案工作的监督、指导。

县区档案行政管理部门负责本级政府所属行政执法档案工作的监督、指导。

第五条 行政执法单位应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档和案卷评查制度，提供档案工作必要的设施，配备档案工作人员，加强行政执法档案的管理。第六条 行政执法档案应当由行政执法单位集中统一管理，任何个人不得据为己有。

第七条 行政执法单位应将行政执法档案单独作为一类整理、排列，行政执法档案较少的可作为文书档案属类整理。

第八条 行政执法单位应当根据行政执法活动的实际，将所形成的下列记录归档：

（一）行政许可（审批），包括行政许可（含变更或延续行政许可，下同）申请书、受理或不予受理书面凭证、补正材料告知书、当场或实地审查材料、听取意见材料、举行听证材料、招标（拍卖）情况材料、检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见、准予行政许可或不予行政许可的书面决定、撤销（撤回）行政许可决定书、行政许可注销手续、行政复议或行政诉讼材料、国家赔偿有关材料等。

（二）行政处罚，包括行政处罚决定书、立案（受案）材料、各种证据材料、听证材料、拟行政处罚的审查意见、行政处罚告知书、送达凭证、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款的材料、行政处罚执行材料、行政复议或行政诉讼材料等。

（三）行政征收，包括行政征收的文件依据、征收通知书、征收票据、暂缓或分期缴纳材料、强制执行材料、行政复议或行政诉讼材料等。

（四）行政强制，包括采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封（扣押）或解除查封（扣押）清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、行政强制决定书、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定材料以及行政复议或行政诉讼材料等。

（五）行政检查，包括行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况，包括现场勘查（书面、影像资料）记录、询问笔录、检查结论、现场采取的措施等。

（六）其他行政执法活动，包括行政执法机关的确认、裁决、给付、奖励等结论性材料，当事人申请及提供的材料，有关证据材料，行政执法机关的审查意见，以及其他相关材料。

第九条 行政执法档案应按照年代、月份、案件排列，一个年代一个流水号，一案一号，一案多盒的加注案件盒号。

跨的案件执行完毕,材料应放于立案时间归档。

第十条 行政执法档案盒内材料应当一件一装订，作为正卷保存，其中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，可以设为副卷。

外文及少数民族文字材料应当附汉语译文。

第十一条 行政执法档案的盒内材料应当按序排列，依次编写件号，并统一在有实际内容的每页材料正面的右上角、背面的左上角编写页号。

声像和电子材料按照有关规定整理。

第十二条 行政执法档案的盒内材料应当制作盒内目录，盒内目录应当按照规定的格式逐件填写。

第十三条 档案盒封面应当填写单位名称，档案盒脊背的全宗号、目录号在移交档案馆时填写。

第十四条 行政执法档案应当统一装具。档案盒及其他装具由同级档案行政管理部门按照国家标准监制。

第十五条 行政执法档案盒内材料破损的应予修补，过小的应衬纸粘贴，过大的应折叠整齐，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

不能随案卷立卷的证据，应放入证据袋中随卷归档，不便附卷的证据可拍照片附卷。

第十六条 行政执法档案应当建立行政执法档案目录，一册目录内案件编号不得重复。

第十七条 行政执法档案应当符合下列要求：

（一）材料应齐全完整；

（二）正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，应在一起排列；

（三）有关材料情况说明，应逐项填写在备考表内，并置于盒尾。

第十八条 行政执法单位应当在案件终结后60日内将行政执法活动中形成的有关记录归档。

第十九条 行政执法单位对归档的档案，应当编制检索工具，以满足档案提供利用的需要。

第二十条 利用行政执法档案，应当按有关规定办理手续，利用结束后，应当及时归还档案。

任何单位和个人不得在档案上涂改和作文字标记。

第二十一条 行政执法档案的保管期限执行下列规定：

（一）属于有限自然资源开发利用、公共资源配置以及直接关系公共利益的特定行业，直接关系公共安全、人身健康、生命财产安全等方面的行政许可、行政强制、行政处罚的，应当永久保管；

（二）属于行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同的，应当永久保管；

（三）属于其他行政执法案件的，应定期保管。

第二十二条 属于永久保管的行政执法档案，应在归档10年后按有关规定向同级档案馆移交，并办理移交手续。

定期档案保管到期后，可鉴定销毁。

第二十三条 对同一事项的行政执法活动，由不同的行政执法单位分别实施的，所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。

第二十四条 在行政执法档案收集、整理、保护中作出显著成绩的单位和个人，由政府或档案行政管理部门、行政执法单位给予奖励。

第二十五条 违反本办法的行政执法单位，由档案行政管理部门依法责令限期整改、通报批评或建议同级政府取消其评比先进的资格。

对违反本办法的行政执法人员，由主管部门依据有关规定给予批评教育、离岗培训、调离行政执法岗位、取消行政执法资格等处理。

第二十六条 对因保管不善造成行政执法档案丢失、损毁、泄露国家秘密或伪造、编造、篡改行政执法档案的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》等有关规定处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十七条 法律、法规、规章对行政执法档案管理另有规定的，从其规定。

第二十八条 本办法自2011年7月1日起施行。

第三篇：辽宁省行政执法文书档案管理办法

辽宁省行政执法文书档案管理办法

第一条 为加强行政执法文书立卷归档和管理工作，保证行政执法文书档案的完整与安全，推进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条 本省行政区域内县级以上人民政府所属的行使行政执法职权的行政机关和法律、法规授予行政执法职权的具有管理公共事务职能的组织，以及受行政执法机关委托从事行政执法的机构（以下统称行政执法单位），应当遵守本办法。

法律、法规、规章或国务院有关部门对行政执法文书档案管理另有规定的，从其规定。

第三条 本办法所称行政执法文书，是指行政执法单位在依法实施行政处罚、行政许可、行政强制、行政征收或者征用等行政执法活动（以下统称行政执法活动）中形成的法律文书。

行政执法文书是行政执法活动的真实记录，是行政执法单位档案的重要组成部分。

第四条 行政执法单位应当将行政执法活动中形成的全部档案作为机关档案的一部分集中交由档案部门统一管理，任何个人和部门不得据为己有或者拒绝归档。

第五条 行政执法单位受理案件后，承办人员应当立即收集、整理该案件的行政执法文书。案件办结后，归档的行政执法文书材料应当真实、准确、法律手续完备。

第六条 行政执法单位在行政执法活动中形成的下列文书材料应当归档：

（一）行政处罚。包括立案审批材料、询问材料、其它证据材料、行政处罚告知书、陈述材料、听证材料、处罚决定书、送达回证、执行凭证、结案文书等。

（二）行政许可。包括行政许可（含变更或延续行政许可，下同）申请书、行政许可补正告知书、受理凭证、当场或实地审查材料、听证材料、检查（勘验）笔录、招标（拍卖）情况材料、检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见、准予行政许可或不予行政许可的书面决定书、撤回（撤销）行政许可决定书、行政许可注销手续等书。

（三）行政强制。包括采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封（扣押）或解除查封（扣押）清单、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、行政强制决定书、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定等。

（四）行政检查。行政许可后的跟踪监督检查和日常监督检查情况所形成的材料，包括现场勘查（书面检查）记录、询问笔录、检查结论、现场采取的措施等。

（五）其他行政执法活动。复核、鉴定性材料，当事人申请及提供的材料，其它有关证据材料，行政执法机关的审查意见。

（六）省档案行政管理部门规定的其他材料。

第七条 卷内行政执法文书材料，一般应当保存原件。重份的文书材料应当剔除。照片应当写好文字说明，随纸质文件一起立卷。

第八条 行政执法文书应当组成案卷，一般应当一案一卷。材料页号超过200页的，也可以一案数卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以一案二卷，即正卷和副卷。行政执法文书档案应当采用软卷皮装订。采用简易程序的行政执法案件档案，应当依案号顺序组成案卷。

第九条 行政执法文书可以选择下列两种顺序排列：

一是行政（处罚、许可等）决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；

二是行政（处罚、许可等）决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类顺序排列。

第十条 行政执法文书档案的卷内材料应当按照排列顺序，采用阿拉伯数字逐张编页号。凡有文字的页面都应当编号，页码的位置正面在右上角，背面在左上角。一本案卷编一个流水页号。案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表、卷底不编页码。

第十一条 案卷内每份行政执法文书材料填写一个顺序号。卷内文件目录应当按照卷内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页号。“页号”一栏，只有最后一份文件填起止号，其余各份文件只填起始号。

第十二条 组卷前应当对行政执法文书材料进行检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。纸面过小的书写材料，应当加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，应当按案卷大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不得撕掉，材料上的金属物全部剔除干净。

第十三条 案卷封面所列的各个项目，应当用耐久性字迹逐项填写齐全，书写要工整。

封面的第一行，填写行政执法单位的全称；“自××××年 ××月至××××年××月”栏，填写立案日期和正式执罚结束日期；“归档号”栏，填写行政执法单位给本卷宗归档时保管序号。

第十四条 行政执法文书材料应当制作成案卷。案卷归档前由案件主要负责人检查质量，符合规定要求的，应当签字确认。不符合规定要求的，应当重新整理。

第十五条 归档的照片、影片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等载体的档案管理，应当按照国家有关规定执行，并与同一案件的案卷互设参见号。

第十六条 归档的证物，凡是能够附卷保存的，应当装入案卷或者证物袋。装入证物袋的，应当在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。

易腐、易爆、易燃、有毒的证物，因不适于保存，可以拍成照片附卷，原物应当依法处理。

第十七条 案卷检查合格后，应当在案卷卷皮上端的空白处加盖归档章。案卷归档后，如果该案卷仍有需要归入案卷的材料，应在备考表中注明。

第十八条 归档的行政执法文书应当按，一案一号。结案后，由案件承办单位整理立卷，于次年三月份前移交本单位档案管理机构，也可以由办案人随时立卷，直接向本单位档案管理机构移交归档。部门内各机构形成的行政执法文书档案应当归入本部门档案管理机构统一保管。

第十九条 重大行政执法活动及适用一般程序的行政处罚案卷保管期为永久，适用简易程序的行政执法案卷保管期为定期，定期分为10年、30年、50年等。

第二十条 行政执法单位内部需要调阅行政执法案卷的，应当履行审批手续。外单位或个人查阅行政执法案卷的，应当按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《辽宁省政府信息公开规定》的规定执行。

第二十一条 县级以上人民政府应当建立行政执法案卷评查制度，将行政执法档案管理纳入本地区依法行政评议考核指标体系。

第二十二条 对在行政执法档案收集、整理、保护等方面成绩显著的单位或者个人，档案行政管理部门或者行政执法单位应当给予表彰和奖励。

第二十三条 有下列行为之一的，由县以上档案行政管理部门责令限期整改,情节严重的，依照《中华人民共和国档案法》、《行政机关公务员处分条例》、《辽宁省档案条例》等法律、法规的规定，对直接负责的主管人员和直接责任人给予行政处分,涉嫌犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）未按照本《办法》要求集中管理档案的；

（二）未按照规定归档、不按期移交或者接收档案的；

（三）擅自涂改档案内容或者伪造档案材料的；

（四）档案保管机构明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（五）损毁或者擅自销毁档案的。

行政执法单位有前款行为的，由县以上档案行政管理部门给予通报批评。对有前款所列行为的行政执法人员，其所在行政执法单位可以依照有关规定给予批评教育、离岗培训、调离执法岗位、取消执法资格等处理。

第二十四条 行政复议、行政赔偿案件档案管理，参照本办法执行。

第二十五条 本办法自2009年12月1日起施行。

第四篇：农业行政执法案件

农业行政执法案件

卷宗

卷 宗 目 录

询 问 笔 录（现场）

询问地点：

询问时间：年月日时分至时分

询问机关：询 问 人：记录人

被询问人：姓 名性 别年 龄民 族文化程度职 业工作单位

住址

问：

答：

（本页不够可续页，第页，共页）

被询问人签字或印章：

续 页 用 纸

（本页不够可续页，第页，共页）

被询问人签字或印章：

第五篇：行政处罚案件档案管理办法

吉林市工商行政管理局 行政处罚案件档案管理办法

第一章

总 则

第一条

为规范行政执法行为，加强行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》及档案管理有关规定，制定本办法。

第二条

行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

第三条 本办法适用于全市工商行政管理系统行政处罚案件的档案管理。

第四条

行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，确保案件档案的规范、完整和安全。

第二章 立卷装订

第五条 行政处罚案卷包括简易程序案卷和一般程序案卷。

第六条 简易程序案件可以合并立卷，20至50案装订成一卷；一般程序案件原则实行“一案一档一号”的立卷原则，也可以分为正卷、副卷。

第七条 简易程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）卷内材料部分 1.当场处罚决定书

2.必要的证据材料【现场笔录、询问笔录、与案情相关的情况说明】

3.行政处罚收据或执行情况记录 4.其他文件材料

第八条 一般程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）综合材料部分（隔页纸）1.立案审批表 2.行政处罚决定书

3.对当事人制发的其他法律文书 3.1.询问通知书 3.2.责令改正通知书

3.3.实施强制措施决定书[含(场所、设施、财物)清单] 3.4.解除行政强制措施决定书 3.5.延长（查封、扣押）期限决定书

3.6.（检测、检验、检疫、技术鉴定）期间告知书 3.7.（查封、扣押）财物移送通知书 3.8.先行处理物品通知书

3.9.分期（延期）缴纳罚款通知书 3.10.行政处罚（听证）告知书 3.11行政决定履行催告书

4.送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书，送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等] 5.听证笔录

（三）证据材料部分（隔页纸）

1.当事人或者其委托代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料

2.当事人的主体资格证明材料

2.1.单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书 2.2.个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等;2.3.委托代理人: 委托代理人身份证明及其委托代理证明文件；

3.证据复制（提取）单【涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等】

4.证人证言材料【所有身份证明材料均附于其提供的证言或者书证之后】

5.鉴定结论【含抽样取证记录】 6.现场笔录和现场检查图片材料； 7.其他作为证据使用材料【巡查记录等】

（四）财物处理及其他材料部分（隔页纸）

1.财物处理单据 1.1.罚没款收据

1.2.物品处理记录[含销毁记录和图片] 1.3.其他财物处理材料 2.其他材料

2.1.涉嫌犯罪案件移送书 2.2.案件移送函 2.3.行政建议书

2.4.实施行政强制措施(场所、设施、财物)委托保管书

2.5.委托鉴定书

2.6.当事人提交的延期或分期缴纳罚款的申请 2.7.强制执行申请书

（五）副卷（隔页纸）【分副卷则不需隔页纸】 1.副卷目录表 2.案件来源登记表

3.投诉、申诉、举报等案件来源材料 4.指定管辖通知书

5.案件调查终结报告【涉嫌犯罪案件情况调查报告、案件销案报告】

5.行政处罚案件有关事项审批表【实施强制措施审批、强制措施延期审批、解除强制审批、处罚建议审批、延期结案审批、分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批、涉嫌犯罪移送审批等】

6.行政处罚决定书草拟稿 7.案件核审表 8.案件集体讨论记录 9.行政处罚决定审批表 10.听证报告

11.行政处罚案件结案报告

12.其他有关材料【预警通知书、(建议去掉)协助调查函、检查建议书、行政处理告知记录、、回访表等】

第九条 案卷封面推荐采取打印，目录及卷内文书材料应当使用打印或钢笔书写，字迹要工整、清楚；内容要完整、准确。

第十条 案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：

（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；

（二）文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；

（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；

（四）以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；

（五）不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。

（六）案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装订，文书材料的左边和下边必须对齐，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。

（七）案卷厚度以不超过2厘米或者200页为宜，过多时可以分正卷、副卷装订。

第十条 案卷正副卷页码应当分别编排，页码应当标注在每页的右上角，如有反页则标注在左上角，封面、封底、卷内目录、隔页纸、无文字的不编页码。

第十一条 案卷页码应当使用打码机顺序标注，页码标注通常采用三位数标注法，如“001”；卷宗材料超千页的，可以采用四位数标注，如“0001”。

第十二条 案卷使用卷绳装订成册后，应当在加封处盖上骑缝印，在案卷材料最后一页与案卷底皮相接处加盖截封印章，印章上应有“截封”字样，并标明办案机关和截封日期。

第十三条 有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按照国家工商总局2009年版《工商行政管理机关行政处罚文书使用手册》的规定及市局制定的《行政处罚文书制作规范》的具体要求填制。

第十四条 内办结的行政处罚案件完成立卷装订后，由办案人员妥善保管。于次年1月份之前，由办案机构统一呈报同级法制部门登记后，移交档案管理部门保管。如因工作需要，也可以采取即时归档方式。

第三章 档案管理

第十五条 案卷移交档案管理部门前，承办机构负责人应当对立卷装订质量进行检查，确保移交案卷的规范性和完整性。

第十六条 与案卷有关的电子文件或者有关证物应当随纸质案卷一并移交。

第十七条 档案管理部门接收移交的案卷时，对不符合归档要求的案卷可以要求案件承办机构重新装订完善，案件承办机构应在10日内将重新装订完善的案卷移交档案管理部门。

第十八条 案卷移交时应办理移交手续，建立移交登记。移交登记包括：时间、案卷名称、案卷页码、移交人签字、接收人签字、备注等内容。

第十九条 案卷移交档案管理部门后，档案管理人员应当按照档案管理规定进行归档分类、编目、编制检索工具等工作。

第二十条 案卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。

第二十一条 档案管理部门应当建立《案卷查借阅制度》和《案卷查借阅登记簿》，履行查借阅登记手续。案卷查借阅登记簿应当包括：时间、案卷名称、查阅用途、查阅事项、查阅单位、查阅人签名、查阅证件、借卷归还时间、备注等内容。

第二十二条 下列单位或者个人经本级局局长（含副局长）批准后，可以借阅案卷：

（一）法院、检察院、公安机关；

（二）案件的当事人及其委托代理人；

（三）案件的利害关系人及其委托代理人；

（四）工商行政管理机关及其行政执法人员因工作需要；

（五）其他依据有关规定可以借阅案卷的单位或者个人。

第二十三条 借阅案卷时，单位应当出具介绍信及经办人员的身份证明；个人应当出具身份证明；委托代理人应当出具委托人身份证明、委托书及本人的身份证明。不能出具的，不得借阅案卷。

第二十四条 经批准借阅案卷的人员应当在档案管理部门办公场所查阅案卷，案卷管理人员应当陪同。经批准，案卷借阅人员可以复印案卷的有关材料。复印时，案卷管理人员应当陪同。

第二十五条 除上级机关调取及本单位工作需要外，原则上不得将案卷带出档案管理部门。

第二十六条 依照有关规定应当对借阅人保密的案卷材料，借阅人不得查阅。比如：实名举报材料、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的材料等。

第二十七条 借出的案卷不得转借其他的单位或个人使用。

第二十八条 档案管理人员要及时催还查阅或借出的案卷，归还时应认真验看，如发现案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即本单位负责人汇报并及时追查。

第二十九条 档案管理人员应当履行下列职责：

（一）负责案卷的接收、审核、保管、利用、编研和统计工作；

（二）负责日常档案、资料的借阅和管理，确保档案的完整与安全；

（三）与案卷管理有关的其他工作。

第三十条 档案管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。

第三十一条 案卷保存期限为永久。

第三十二条 案卷应当按有关规定与其他门类档案一并定期向本级政府档案馆移交。

第四章 附 则

第三十三条 出现下列情形的，将依据有关规定对责任部门及相关责任人员作出相应处理：

（一）案件承办机构未按照规定期限移交案卷的；

（三）故意瞒报、漏报有关材料、证物，将文件、资料据为己有，拒绝移交档案管理部门归档的；

（四）案卷丢失、损毁或者不负责任、失职失责给工作带来贻误和损失的；

（五）档案管理人员违反制度规定，擅自借阅案卷并造成不良后果的；

（六）应当处理的其他情形。

第三十四条 行政复议、行政赔偿案件的立卷、归档及档案管理参照本规定执行。

第三十五条 市局在本规定实施前制定的有关规定与本规定不符的，按照本规定执行；本规定与法律、法规、规章以及上级有关规定不符的，从其规定。

第三十六条 本规定自发布之日起施行。