平定县教育信息化档案建设标准

第一篇：平定县教育信息化档案建设标准

平定县教育信息化档案建设标准

一、建档原则

1、全县教育信息化建设和应用档案，一律按学校管理、工程建设、队伍建设、资源管理和应用要求五大类收集和建立。

2、各类档案资料从2007年开始收集，单独成卷，建立教育信息化专项档案。学校中心档案室可对教育信息化档案集中管理，并在其它档案中对所需教育信息化相关内容存目，标注另卷存放。

3、以后按学年度续建。

二、归类材料

（一）学校管理类

1.学校教育信息化领导小组名单[要求校长挂率，班子参与，包括管理员及各教研组负责人,各自职责。若无变化下年度档案不装此项内容] 2.教育信息化发展规划[以3-5年为期，内容应包括目标、发展规模、设备设施、教师培训、教学应用等方面。若无变化下年度档案不装此项内容] 3.学校教育信息化年度工作计划[应包括管理、培训、应用等方面内容] 4.教育信息化支出台帐（登记）[包括设备维修、添置、教师培训、教研活动等活动开展及支出记录] 5.教育信息化各项制度 [若无变化下年度档案不装此项内容] 6.学校自评自查记录、整改方案、结果等

7.省市县校各级文件、材料以及检查评分表等[逐级按时间顺序分类整理] 8.学校教育信息化典型材料、小结、总结等 9.学校教育信息化统计报表 10.其它文字材料

（二）工程建设类

1.专用教室[学校教育信息化专用教室装配情况简介，图片等] 2.避雷设备[避雷设备安装情况，安装协议、合同、票据，图片等] 3.防潮防盗[情况简介，相关措施，支出凭证，图片等] 4.防火措施[防火情况简介，购置灭火器凭证，图片等] 5.工程验收表[2007年以来所有工程验收登记表、设备清单，使用说明书等；学校新增其他设备、用品添置登记等]

（三）队伍建设类

1.教育信息化管理员基本情况[以登记表或文字形式做好登记] 2.管理员管理[要有管理办法或考核办法等] 3.管理员目标责任考核记录，奖惩兑现记载

4.项目管理员每周履行职责情况记载表（表样见附件2）或工作日志

5.设备检修、维护记载表（表样见附件3）6.学校教师培训工作计划 7.每期培训工作材料[需有培训登记表（表样见附件4）、参训名单、培训内容及讲义、考核结果、培训小节等内容，注意收集培训图片] 8.全校教师一学年设备运用和资源应用情况综述[各指标要符合达标要求] 9.教师培训制度[结合各校实际,可操作性强] 10.教师教育信息化应用目标管理办法或措施 11.其它培训或活动材料

（四）资源管理类

学校资源库建设及教师个人资源存储情况简介

（五）应用要求类

1.计算机教室、多媒体教室、班班通设备使用登记 [分类登记，以时间为顺序，不得同一人同时记录多次] 2.实施多媒体教学记录及课后反思

3.应用远教资源为学生播放电影等资料，进行爱国主义教育或开展课外活动情况

4.资源应用典型、总结等相关材料

5.学校教育信息化教研制度[可分年级或分学科制定] 6.学校各年级或各学科教育信息化教研活动登记表，[每月不少于一次] 7.教育信息化教研活动总结

三、建档要求

1、资料齐全。上述各类所包含内容必须全面，能映证每一项指标要求，不得缺项。

2、真实可信。档案是工作的见证，所有材料均应做到客观真实，禁止编造，填写要规范清楚，材料之间不得自相矛盾。

3、精益求精。只要能全面反映教育信息化各项工作，将教育信息化档案建得更好，各学校可结合实际，在材料收集、装订办法等方面开拓创新。附件各种登记表为参照样表，原已有登记以原始记录材料为准。

4、强化责任。所有档案建设工作务于2014年4月15日前完成。

平定教育局电教馆

2014年3月21日

第二篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

第三篇：平定二中教育信息化及远程教育工作汇报

教育信息化及远程教育工作汇报 自从我县实施国家农村中小学现代远程教育工程以来，我校拥有了先进的教育教学设备和丰富的教育教学资源。多年来我校依托现代远程教育资源，充分应用现代化教学资源为教育教学服务，进行了一系列的实践和探索，下面就我校的教育信息化及远程教育工作情况向各位领导汇报如下：

一、加强领导，完善制度。学校成立了以校长为组长，网管员、计算机教师和教学骨干为成员的远程教育工作领导小组。校长是第一负责人，教务主任负责远程教育条件下教学应用和研讨。网管负责设备的管理、维护和教师的培训。骨干教师带头推广使用新技术、新设备、新资源，带头上整合课、示范课，激发学生兴趣，提高课堂效率。完善了一系列管理制度，先后出台了《设备使用制度》、《教师培训制度》、《网络管理制度》，远程教育制度规范，有章可循。对设备管理、使用等方面提出了明确的要求，学校选派专人负责远程教育的维护和管理，管理人员每天收集、整理教育资源，及时做好教育资源的更新和推进工作，以促进教育资源的有效利用。开校初，学校制定出教师利用远程教育资源上课的计划和课时安排表，要求教师有计划的利用远程教育资源上课，学校建立了严格的考评机制和激励机制，将教师应用远程教育资源开展教育教学活动情况纳入教师目标责任书的考核，与绩效工资挂钩。学校远程教育形式形成了职责明确，责任到位，齐抓共管的良性运行态势。

二、强化培训、注重实效。学校建立了一整套行之有效的培

训机制，以骨干教师为龙头，以全员培训为途径，采取有效措施落实培训计划，完成培训任务。在培训时间的安排上，学校每周2小时业务学习时间由计算机教师对教师进行全员培训，在培训内容上，尽量选择一些短、平、快的实用技术，有理论知识的学习，有上机操作，开设讨论课和网上论坛，在实践中提高、在应用中精练、在回味中反思，从而不断提高全员素质，达到“一个教师带动一部分教师，一部分教师带动全体教师，全体教师带动一所学校”的目的。在培训上注重五个结合。即：培训与考核相结合，培训与自练相结合，培训与应用相结合，培训与研究相结合，培训与提高相结合。提升了现代教育意识，提高了教师的信息技术素养，远程资源的使用促使教师掌握了一门教学新技术，有效提高了教学质量。现在，学校90℅的教师都能熟练使用远程资源制作课件，搜集网上信息，下载课件，制作网页，上好多媒体课，极大的调动了学生的学习兴趣。

三、加强网络建设，整合资源、注重应用，确保远程资源发挥实效。我校组织教师通过观看优秀课例、课堂实录、专家点评等资源来提高教师的教学水平，弥补了教师自制课件中缺陷。远程教育资源丰富了学生的课堂，激发了学生的学习兴趣，提高了教育教学质量。现在我校全体教师都已经能够利用远程教育资源，做好一个课件，备好一节课，上好一堂课。学校还应用现代远程教育加强了学生的德育教育。学校每周都组织学生利用远程教育设备收看爱国主义优秀影片，进行专题教育，收到了良好的效果。

四、加强校本教研，推进课堂教学改革。学校积极创造条件，大力推进课堂教学改革，利用网上资源制作课件，课堂上调动多种感官让学生参与教学，用手写，用嘴说，用眼看，用脑想。构建了立体式、大容量、快节奏的精彩课堂。我参与、我快乐、我成长，课堂大舞台，人人展风采。发扬了学生个性，挖掘了学习潜能，提高了学习兴趣，呈现出精彩课堂。

随着我校远程教育工程的实施，极大的丰富了学校的教育资源，转变了教育理念，优化了教学手段，开阔了视野，提高了教学效率，使学校的办学条件和教育信息化水平上了一个新台阶，为学校注入了全新的教学资源，实现了教育信息化和教学手段多样化，使我校师生的教学理念、思维方式、行为习惯发生了根本变化，为学校的教育发展和教学质量的提高带来了生机和希望。

平定二中初中部

2013.5.10

第四篇：档案信息化建设三思

档案信息化建设三思

进入新世纪，信息化已深入人心，各级领导高度重视，加大投入，增强了信息化建设力度。经过对档案信息化建设一段时间的实践，促使我产生一些思考。

一、实用为主。意思是对于实际情况各异的不同行业和单位，信息技术不是越先进越好，越全越好，而是符合实际需要才是最重要的。追求完美，永不满足这是人类的天性，是促进社会发展的内在动因。但是，也会造成问题的另一面。就信息化建设来讲，容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的，软件系统的设计应该是面面俱到的想法，好像不这样，不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不现实的，如果付诸实施将付出高昂的代价。IT产业有一个著名的“摩尔定律”，即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果，将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，损失可想而知。另外，高档先进的设备价格也贵，而我们现在所做的信息化工作可能并不需要那么高档次、那么多功能的设备。这种档次冗余、功能冗余的现象也是一种浪费，是要以多付出金钱为代价的。所以说，在硬件投入上，我们应该本着够用就行，实用即好的原则，以合适的投入，干合适的工作。

再谈谈软件设计方面的问题。网络布好以后，需要相应的软件系统，档案业务有诸多环节组成，加上行政保障等非

专业工作，构成了一个复杂的布局。我们在提出软件制作任务时，有的喜欢面面俱到，总想一步到位，一次成功，搞一个完美的大系统，实际上这是做不到的。一是我们的业务环节和工作流程并非那么完善，二是信息技术有它的特殊要求，不可能原封不动地照搬传统工作方式。因此，软件设计，应该抓主要业务环节，抓成熟的业务环节，尽快投入使用，形成生产力，在使用中不断发现问题，并不断改进，通过一段时间的积累，逐步丰富完善整个软件系统。

二、内容最重要。信息化建设实际上分为两大块：信息技术和信息内容。信息技术又可以划分为四个部分：网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统。就档案工作来说，网络系统和数据库系统尽管有待改进，但在运用上不存在大的问题，而标准和安全则是档案信息技术的薄弱环节，尤其标准化是当前急需解决的问题。可以说，没有标准化就没有信息化，因为信息化的一条重要标志就是信息共享，而信息共享的基础则是标准化。信息内容也可以划分为信息规模（信息量）、信息服务产品两部分。在整个信息化建设中，信息化的关键并不在于信息技术，而在于信息内容，可以说内容决定一切，内容决定生存。因为信息技术市场化还是比较成熟的，只要有这方面的需求，提出要求，一般情况下市场都能解决。信息内容就不同了，市场解决不了，只能自己解决。信息化建设每个阶段都有其重点工作，比如说初始阶

段就必须有一些软硬件投入，工作才能开展起来。但从信息化建设全过程来看，伴随始终的主要是信息内容。档案工作的优势在于信息，档案工作的活力在于规模化的信息量。信息成规模，才可能有丰富的内容，才可能有广大的受众面，才可能设计满足不同需求的服务品种。否则，纵有很好的思路，新颖的创意，也会是无源之木，无本之水。所以，我们当前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上，尽快使信息内容形成规模。

当然，在全力开发档案信息的同时，要特别注意信息技术的标准化问题（关键是数据标准）。这里涉及两个方面：一是传统档案数字化标准，是“老帐”；一是电子文件的标准化，是“新帐”。“老帐”“新帐”都要还，但在具体对待上，当务之急是解决“新帐”问题，尽快制定电子文件的标准，并切实推行，以避免“新帐”变“老帐”，„老帐”越积越多的现象发生。标准化问题越早解决越好，否则，大家各自为战，很可能打乱仗，造成信息化建设事倍功半或前功尽弃。

三、梯次推进。事物发展不平衡规律既是哲学命题，又对工作方法有指导意义。全省11个市、136个县，经济发展不平衡，历史文化有区别，领导认识有差异，这就决定了档案信息化建设不能搞一概而论。档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，特别受经济发展水平的制约，面对不同的经济条件，我们宜采用分类指导，梯次推进的办

法。

根据各地经济发展状况，大致分为三个梯次，对每个梯次提出不同的发展要求，制定不同的考核目标：第一梯次为率先型，由省档案馆和经济条件好的市县组成，率先完成信息化建设的阶段性任务，在全省起带头和示范作用。第二梯次为追赶型，由经济条件中等水平的市县组成，这一类型的市县比重大，可以按照第一梯次的模式，结合当地实际，确定信息化建设每个阶段完成的任务，力争尽快进入第一梯次行列。第三梯次为跟进型，由经济条件比较落后的市县组成，主要解决信息化建设中的条件性问题，以及达到信息化建设的基本要求。三个梯次不是一成不变的，后面梯次的市县如果有条件，也应该力争进入前面的梯次。

梯次推进并不是允许无所作为，而是实事求是的做法。不搞一刀切的评价标准，有利于鼓励各市县根据自己的条件加快发展。不管属于哪个梯次，经过努力，做出了同等条件下别人没有做出的成绩，都应该受到表彰。这种自比有希望，纵比有榜样，横比有对象的作法，有利于调动各市县的积极性，把信息化建设搞上去。

第五篇：论档案信息化建设

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论档案信息化建设

作者：周丽

来源：《北方经贸》2012年第08期

摘要：档案信息化是新时期档案部门的一项基础性工作，是提高档案信息化服务水平的必由之路。是档案事业发展的客观要求，档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。

关键词：档案；信息化；建设

中图分类号：G40 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2012）09-0194-01

档案信息化建设日益成为档案界的热门话题。多年来，档案界同仁较多集中于档案信息化具体技术、方法等微观层面的探索，对档案信息化建设起到了很好的推动作用。但是，加强档案信息化建设的宏观研究同样甚至更为重要，因为在社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前，档案信息化建设从来没有像今天那样更加需要依托政策导向、加强统筹组织、明确工作走向，以求有序、健康、快速发展，由此，宏观研究和指导尤显迫切。

一、档案信息化建设现实意义

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

二、档案信息化建设

（一）大力加强定标工作

从现状看，制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；

（二）信息化人力资源建设

提高认识，引进和培养信息化建设人才，要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。从目前高校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展，加强培训，提高素质，不断加强档案业务人员的培训力度，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍。各地要把档案信息化建设工作需要的档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范列入业务学习计划，普及信息化技术知识，不断提高档案工作者的知识水平和业务技能，提高总体信息化应用水平。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足信息化建设工作的需要。

（三）信息化建设工作的保障措施

1.加强领导，明确职责。档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。各级领导要以对历史负责的态度，重视和支持档案信息化建设，加大领导力度，为经济和社会发展提供良好的服务。各级档案管理机构要高度重视档案信息化建设工作，加强对这项工作的领导，保证这项工作的正常开展。要配备需要的技术人员，建立和完善信息化建设工作经费渠道。

2.加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。开展建设电子档案接收。推进档案信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可

读。在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作。

3.提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密的发生。各级档案部门要严格遵守安全保密制度，非公开的档案信息一律不得在互联网上公开，上网的档案目录和全文信息必须经过严格鉴定。

参考文献：

[1] 论档案信息化建设的发展[J].2009（5）.[2] 孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考[J].2011（8）.