第一篇：办公用品管理规定
办公用品管理规定
为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。
一、办公用品的购买：
1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合部统一负责。
（1）办公物品的申购：根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。
（2）采购规定：在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印
纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。
（3）订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。（4）验货：所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。
（5）各部门申请办公用品：办公用品原则上由公司综合部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
二、办公用品的分类、领用及报废处理：
1、办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。（1）消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。
（2）管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。
（3）管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。
2、管理和发放：
（1）办公用品由综合部部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
（2）采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。（3）各部门办公用品费用核定及有关规定：
①办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
②公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经综合部经理同意。
③核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合部部门根据人员变动情况进行调整。
④各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。
⑤办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由综合部部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
⑥各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。
⑦各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
⑧凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3、报废处理
对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
三、办公物品的保管：
1、填写清单：所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。
2、保管 ：必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。
3、盘存：办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。
4、印刷品与纸张管理 ：印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。
5、持有量调查：必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
四、对办公物品使用的监督与调查
1、核对用品领用单据与用品清单。
2、核对用品申请书与实际使用情况。
3、核对用品领用清单与实际用品清单。
五、本规定自下发之日起执行。
综合部
2010年8月7日
第二篇：办公用品管理规定
河南省港都实业有限公司
办公用品管理规定
为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。
一、办公用品的分类
按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。
其中低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、记事本、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；
高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。
二、办公用品的管理责任部门
公司办公用品的管理统一归口公司行政部。各部门每月30号前做好次月办公用品使用计划，并填写《办公用品申请申》后报行政部，行政部根据各部门办公用品申请单于每月5号前统一申报公司相关领导批准后方可购买。
三、办公用品购买与发放
3.1办公用品采购：由行政部根据各部申请单统一采购管理，入库管理，出库管理，出入数量必须一致；
3.2办公用品领用：各部门员工可根据需要到行政办公室做好登记领用手续。
四、办公用品的审批流程
各部门申请报行政部→行政部统一申请→常务副总批准
在填写《办公用品申请单》后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。
公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。业务主管和部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。公司副总经理负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值达到和超过5000元的），由副总经理负责向公司总经理申请审批。
河南省港都实业有限公司
五、办公用品的采购
填写的《办公用品申请单》在得到批准后，应当交到公司人事行政部由人事行政部统一采买。人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
六、办公用品的入库管理
在供应商送来所购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。
七、办公用品的保管
备用的办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。
发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。
对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。
对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）
实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。
八、办公用品的领用
各部门凭《办公用品申请单》可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在人事行政部的《办公用品发放表》上签上领取人姓名和日期。领取
河南省港都实业有限公司
人可以是《办公用品申请单》申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。
在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。
九、办公用品的报废
公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。
1、对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
2、可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。
3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。
4、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。
5、高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。
十、辞职清退情况处理
对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。
河南省港都实业有限公司总办
2018.1.20
第三篇：办公用品管理规定
办公用品管理规定
第一章办公用品的购买
第一条 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。
第二条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理室主任报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向管理主任提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。
第四条 在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。
第五条 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。第六条 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等等。
第七条 收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。
第八条 办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起音乐会监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第二章 办公用品的申请、分发领用及报废处理
第九条 各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。
第十条 接到各部门的申请书（两份）之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，后再填写一份用品分发传票给发送室。发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门。用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
第十一条 对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废的其他有关事项。
第三章 办公用品的保管
第十二条 所有入库办公用品，都必须一一填写台帐（卡片）。
第十三条 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要采取防虫等保全措施。
第十四条 办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到帐物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。
第十五条 印刷制品与各种用纸的管理以照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行
记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。第十六条 必须对总公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）做出统计，向上报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台帐中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
第四章对办公用品使用的监督与检查
第十七条 对总公司和部门进行监督调查的内容包括：
1、核对用品领用传票与用品台帐。
2、核对用品申请书与实际使用情况。
3、核对用品领用台帐与实际用品台帐。
第十八条 核对收支传票与用品实物台帐。核对支付传票与送货单据。
办公用品发放规定
第一条 本公司为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。第二条 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第三条 各部门应指定专人管理办公用品。
第四条 各部门应于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一闪性发放各部门所需办公用品。
第五条 采购人员入库和发放应及时记帐，做到帐物相符。第六条 办公用品入库和发放应及时记帐，做到帐物相符。
第七条 任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。
第八条 应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。
办公消耗品管理规定
第一条 本公司为加强对办公消耗品的管理，特制定本规定。第二条 办公消耗品是指文具、纸张、帐本及其他印刷物品。
第三条 办公消耗品一年的消耗限额为X 万元，各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。
第四条 办公消耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。第五条 总各部必须把据消耗品在正常情况下每月的平均消耗量，以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事各运营消耗品的基本要求。
第六条 对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过 X 万元时，须经该部门主管同意，必要时请示总裁。
第七条 在各种帐票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至总务部，并附数量是否合适以及新格式的适用性与时效性等等。通过审核后，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门作进一步协商。
第八条 向总务部禽办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名称）以及物品名称与数量。同时，申请者以及其部门主管必须加盖印章：或签字。另外，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。
第九条 局部使用或特殊用途的帐簿传票的订购与领用，统一由总务部调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。
第十条 总条部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总裁作出报告。
文具用品管理制度
第一条 为使办公文具用品管理规范化，特制定本制度。
第二条 本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理员三种。
1、消耗品：钢笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条：纸、信纸、橡皮擦、夹子等。
2、管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。
3、管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。
第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮檫、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。
第四条 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设订领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第五条 消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。
第六条 管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
第七条 文具的申请应于每月 25日由各部门提出“文具用品申请单”，交管理部统一采购，并于次月一次发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。
第八条 各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登录使用，并控制文具领用状况。
第九条 文具严禁带回家私用。
第十条 文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存，管理部无法采购的特殊文具，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。
第十一条 新进人员到职时，由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡；人员离职时，应将剩余文具一并交管理部。
企业保密管理制度
总则
第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
第二条 公司秘密是关系公司权力利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。
第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职员实行奖励。
第六条 公司秘密包括下列事项。
1、公司重大决策中的秘密事项。
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
3、公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
4、公司财务预决算及各类财务报表、统计报表。
5、公司所掌握的尚未入市场或尚未公开的各类信息。
6、公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。
7、其他经公司确定应该保密的事项。
8、一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。
第八条 公司密级的确定。
1、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；
2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；
3、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第九条 发球公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。
第十条 发球公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行。采用电脑技术存储、处理、传递的公司秘密由有关操作人员进行保密。
第十一条 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施。
1、非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。
2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
3、在设备完善的保险装置中保存。
第十二条 发球公司秘密的设备或者重要商业信息，由公司指定专门部门负责，并采取相应的保密措施。
第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。第十四条 具有发球公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施。
1、选择具备保密条件的会议场所。
2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及秘密事项会议的人员予以指定。
3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
4、确定会议内容是否传达及传达范围。
第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。
第十七条 出现下列情况之一者，给予警告或经济处罚。
1、泄露公司秘密，尚未告诉严重后果或经济损失的。
2、违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的。
3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。
第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失，情节严重的要追究法律责任。
1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的
2、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
3、利用职权强制他人违反保密规定的。附则
第十九条 本制度规定的是指下列行为之一。
1、使公司秘密被不应知悉者知悉的。
2、使公司秘密超出了限定接触范围。而不能证明未被不应知悉者知悉的。
员工保密行为准则
第一条 总则。
1、自觉遵守公司的各项保密管理规定。
2、不打听与本职工作无关的公司信息
3、不向与保密项目无关的人提及保密信息。
4、自动向公司申报职务发明。
5、不从事第二职业或利用公司商业秘密为个人牟利。第二条 文件印制
1、绝秘、机密级文件由秘书、机要打字员或本人打印，不得交一般打字员打印。
2、打印文件时废弃的文件要及时处理，不得留在打印机上。
3、文件复印时废弃的文件要及时处理，不得留在复印机上。
4、文件复印完毕，要将原件收回。
5、密级文件的复印要提出书面申请，经相应级别的领导批准。申请单要保存。
6、不私自拷贝工作范围之外的秘密文件到磁盘上。第三条 文件发放。
1、绝密、机密级文件要专人传送，由收件人签收。
2、传递绝密级文件要密封，或送到收件人本人。
3、密级文件昼不要传真。特别需要时，要在密级文件传真前，电话通知接受人在传真机旁
4、等候，传直完毕，要电话确认。
5、文件上网前，要进行密级审查。
6、绝密文件不能上网；机密、秘密级文件上网要设置权限口令。
7、不在网上传送绝密级文件；昼不在网上传送机密级文件。
8、在互联网上发送与公司相关的技术文件或商务文件须经过审查。第四条 文件传阅。
1、文件要确定传阅范围。保密文件要在限定的范围内传阅。
2、含有商业秘密的文件，不要张贴在对外公开的公告栏上。
3、密级文件的查阅和复印要经相应级别的领导审批，并予以登记。第五条 文件保存。
1、保密文件 要与其他文件分开放置。
2、保密文件要密存在保密文件柜中，保密文件柜上锁或设置有效密码，并定期更换密码。
3、个人未处理完的密级文件要密存。
4、非必要时，尽量不要将密级文件或磁盘拿出公司。
5、密级文件或磁盘带出公司要经相关权限的领导审批，并配合安全管理人员检查。
6、出差时，保密文件随身携带，不放酒店、不作为行李托运。
7、归还公用便携机前要认真清理机内存放的保密文件。
8、重要的文件要有备份，备份软盘要保存在保密文件柜中。
9、存储在网上的资料要设密码。
第六条 文件销毁。
1、打印、复印密级文件形成的废纸要及时用碎纸机销毁。
2、密级文件作废后，及时用碎纸机销毁。
3、不重复使用写有重要内容的纸张。第七条 计算机与网络。
1、个人计算机要设置开机密码和屏幕保护密码。必要时，要定期更换密码。
2、计算机文件共享时，必须设置有效口令，口令应设为无规律的字符串。
3、共享文件传送完毕后，应及时取消共享。
4、保存好自己的NOTESⅢ文件，不和他人共用邮箱。
5、软盘专用。非保密文件和保密文件不在同一软盘上备份。
6、不通过E-mail发送涉及机密的内容；不发与本职工作无关的内容。第八条 工作场所。
1、做好“5S”工作，下班前要清理桌面上的文件，有保密内容的要密存。
2、密级文件不能随便摆放或丢弃。
3、有权制止未带卡的人员进入办公室。
4、进入办公区域要将工卡佩戴在胸前。
5、部门主管和秘书有责任监督、督促本部门人员遵守保密规定。
第九条 接听电话。
1、公司内部电话，如机密内容，要问清对方的姓名、职务，并确认后再作决定。
2、遇有不明身份的人来电话询问涉及公司秘密时，要根据当时的具体情况，婉言谢绝。
3、问清对方住址、姓名、电话，做好记录后，再回拨电话答复。
第十条 举行会议。
1、机密的会议通知和含有机密内容的各种通知，不要发在Notes公告牌上，而要发给本人或发到其邮箱中。
2、在外举行会议，会前或会议期间，不向无关人员透露会议举行时间、地点、会议内容。
3、妥善保管发放的密级会议资料，不得随便放置、复印、转交他人。
4、会后要清理会场。会议资料无论有无保留价值，都不可随地丢弃。第十一条 对外交往。
1、对陌生人的问询要提高警惕。明确什么该说，什么不该说。
2、客户询问涉及公司秘密时，要礼貌谢绝。
3、发现有泄密情况，要立即制止，及时汇报。
第十二条 对外宣传。
1、对外宣传（技术、商务）口径要与公司保持一致。宣传以公司公开的资料为主。
2、宣传时，不要透露公司技术秘密。
3、处于预研、立项阶段的项目，未经批准不公开宣传。
4、在国内外刊物上发表文章，事先要经过审查。
第十三条 合作交流。
1、与合作商、供应商接触时，若涉及商业或技术秘密，应事先与之签订保密协议。
2、合作商、供应商接待应在专门的接待室进行。在公司内活动时，要安排专人陪同。接待完毕要及时填写接待记录。
3、向客户发放涉及公司相同之处的文件或资料前，应向客户明确保密义务。
4、对合作单位人员进行培训时，培训教材的内容应严格把关。
5、只提供与合作有关的必要资料，提供秘密资料时需要经过审批。
6、与合作方接触的人员和文档限定在一定的范围之内。
7合作方派人在公司工作时，还需与其个人签订保密协议。只身其提供与工作有关的资料，接触秘密资料时要求登记。
第十四条 客人接待。
1、引导客户参观，要按照公司元宝的路线。
2、客人在公司期间，要安排人员始终陪同。未经许可，不要交客人带进办公室或实验室。
3、未经许可，不要求技术人员向客户讲解有关技术问题。
4、客人在办公区拍照、摄像，须经接待部门的一级部门以上领导批准。
5、应聘人员进入办公区应有人陪同。
第十五条 使用软件。
1、正正版软件不得在公司内部使用。
2、因工作需要使用新软件时，要进行统一的申购，并由管理工程部统一审批。
3、由个人购买的自己使用的软件，不得存放在公司内部。
员工着装管理办法
第一条 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。
第二条 员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。第三条 男员工的着装要求：夏天穿衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，要佩戴公司徽章；不得穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。
第四条 女员工上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫，并一律穿肉色丝袜。第五条 女员工上班必须佩戴公司徽章；男员工穿西装时要求戴公司徽章。公司徽章应佩戴在左胸前适当位置上。
第六条 部门副经理以上的员工，办公室里一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
第七条 员工上班应注意将头发梳理整齐。男员工头发不过耳，不得留胡子；女员工上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。
第八条 员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违章3次以上的，扣发当月奖金。
第九条 各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。员工一月累计违反本规定人次超过3人次或其属下员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。
员工宿舍管理内容
对员工的宿舍管理，主要有宿舍管理方法、宿舍设备物品管理、宿舍服务管理和宿舍安全管理等几方面的内容。
1、宿舍管理方法
（1）由宿舍管理部门统一安排公司单身员工住宿 各宿舍要健全住宿登记制度，设置住宿员工一览表，食宿管理人员要准确掌握住宿员工的自然情况和房间安排情况，杜绝私自调换房间床位和留宿他人的现象。
（2）完善住宿设施 应设置总服务台和楼层服务台，安装电话，设施适应需要的盥洗间、茶炉间、理发室、电视室、阅览室、游艺室、小卖部、医务室、治保室等；房间采光、通风条件要好，有防晒、防暑、取暖设施，有充足的空间；尽可能提供钢架床、蚊帐、被褥等卧具，提供多用书架等家具和暖壶、茶杯、脸盆、提水桶等必要的用具。
（3）制定单身员工食宿管理办法 明确规定人住单身员工宿舍的条件、迁入迁出应当履行的手续、房间及行装卧具分配的标准和办法、住宿守则等，经上级管理部门批准后，可龙船贴上墙，或人手一册，广泛宣传。
（4）及时准确地填报单身员工住宿月报表 宿舍管理部门要及时做好统计分析，加快房间周转，提高房间床位的利用率。
2、宿舍设备物品管理
（1）日用品管理：要科学使用设备，精心维护，及时检修，确保使用状况良好。对煤气灶和电视机等物品，要单独建帐设卡，指定专人管理。
（2）库房管理：加强库房管理，各类物品分类摆放整齐，做到无损失、霉烂，帐物相符。
（3）卧具管理：给住宿员工配发卧具等物品，要做到及时准确、手续完备、帐物相符。
3、宿舍服务管理（1）充分发挥人员和设施作用 充分发挥现有人员和服务设施的作用，组织好常规性的服务活动，即让住宿人员在理发、洗澡、洗缝衣物、购买日用品、收发邮件、输暂住证件、打电话、预订“三饭”（病号饭、员工生日饭、团聚饭）、看病及煎中药、接待返探亲友和客人住宿十一个方面不出宿舍。
（2）活跃单身员工的文化生活 电视室、阅览室、游艺室每天按规定的时间开放，电视节目每天预告。每周举行小型文娱活动，四大节日（元旦、春节、劳动节、国庆节）举办大型文体活动。
（3）提供服务项目 调查某些单身员工的特殊需要，开办新的服务项目。例如给倒班的员工提供叫班服务，为少数民族单身员工代购代做节日传统用（食）品，代员工接待客人或传达客人留言，为单身员工提供生活咨询服务等。
4、宿舍安全管理
（1）定期进行安全教育 对宿舍的修理工、电工进行专业安全技术培训，经考核合格，才能上岗操作；要制定安全责任制，明确规定住宿管理人员、服务人员、设备操作者的安全责任和权利；要坚持安全检查制度，定期检查安全责任制落实情况和班组安全活动开展情况，定期检查机电设备和建筑设施的安全状况，发现隐患，及时处理。
（2）严格执行治安管理规章制度 要加强门卫管理，建立、健全暂住人口、会客登记制度；传达员、服务人员要严格贯彻宿舍管理的各项制度，做好交接班记录；要与治安保卫部门和员工所在部门配合，加强宿舍秩序管理，防止酗酒闹事、打架斗殴、赌博盗窃、嫖娼卖
淫等现象的发生。
第四篇：办公用品管理规定
办公用品管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范公司办公用品的采购、保管、发放和使用，加强办公用品的检查和监督，根据公司的有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的办公用品是指：
（一）低值易耗品，即日常办公使用的、价值较低的一次性消耗品。如纸本、铅笔、橡皮、涂改液、墨水、胶水（棒）、胶带、大头针、图钉、曲别针、钉书钉、复写纸、口取纸、印刷品、复印纸及保洁用品等物品。
（二）低值耐用品，即日常办公使用的、虽价值较低但经久耐用的消耗品。如钢笔、剪刀、打孔器、尺子、钉书器、胶带托、文件筐（包括书面）、文件夹、计算器、名片夹、档案盒、档案袋、笔筒、磁盘、维修和保洁工具等物品。
（三）贵重办公用品，即价值较高、用途较大且使用时间较长的办公用品。如办公家具、办公设备、通讯器材、电器及车辆等物品（包括固定资产）。
第三条 公司办公用品的采购、保管、发放以及使用的监督和检查工作，均由综合部统一负责，具体负责公司办公用品的计划（含需求计划和资金计划）汇总、分析和申报，以及组织采购、出库、入库、保管、发放、盘点清查、检查和监督等事宜。
第四条 本办法的适用范围为公司各部门及全体员工。
第五条 本办法所称的办公用品除日常用品外，还包括保安用品和维修使用的材料等物品。
第六条 公司综合部应当设置资产（包括办公用品）台账和明细账。财务部应当设置资产统计台帐。
第二章 需求计划与资金计划
第七条 公司对办公用品的采购计划及所需的资金计划实行财务审核制度。
第八条 公司采取计划采购制度，原则上无计划不采购。
—1— 各部门应当在每月25前就本部门下月所需的办公用品到综合部领取并编制《办公用品需求计划表》（见附件一）送综合部，综合部应当核对库存。对于尚有库存的，可以不安排采购；对于已无库存的，综合部应当对需要采购的办公用品计划进行汇总并编制《办公用品采购计划表》（见附件二）。同时负责编制采购办公用品所需的资金计划。
第九条 综合部应当在每月28日前将《办公用品采购计划表》和采购办公用品的资金计划报主管副总经理和总经理审批后，送财务部审核。财务部应当在当日完成审核并返回综合部。
第十条 《办公用品采购计划表》及库存中需要出库的办公用品是公司下月的办公用品需求总计划。
第十一条 综合部应当将采购办公用品所需的资金列入下月的各部门办公资金计划。资金计划的编制和报送等要求，按照公司财务相关制度的规定办理。
第十二条 各部门在制定需求计划时，应当本着实际需要、厉行节约和严格控制的原则。如各部门所报送的计划超过需求或者在日常使用中有浪费现象，综合部应当对需求计划进行删减，并将删减结果应当及时通知报送部门。
如报送部门认为报购物品确属急需必备品，则应当请示主管副总经理和总经理，综合部应当按总经理的批示意见办理。
第三章 采购与入库
第十三条 办公用品原则上由综合部统一办理采购。在采购前综合部应当进行市场调研，将调研报告抄送公司招投标办公室。招投标办公室负责组织每年一次的办公用品公开招投标工作。有关招投标的相关要求，应当按照公司《招投标管理规范》的规定办理。
第十四条 办公用品的采购分为常规采购和临时采购两种方式。常规采购是指综合部每月按照计划进行的统一采购。
临时采购是指综合部根据公司的紧急需求进行的临时性计划外采购。第十五条 综合部可以根据日常办公用品的损耗率及实际使用情况，维持一定的库存量，以备临时急需。
第十六条 经办应当建立和健全办公用品入库制度。对所有的办公用品
—2—（包括新购和库存）应当及时入库，并分类建立入库档案。
第十七条 采购的办公用品应当首先办理入库登记手续，然后才能办理出库登记和发放。禁止办公用品未办理入库登记手续即直接发放使用。
第四章 发放与出库
第十八条 公司实行各部门办公用品（费用）定额标准控制制度。公司根据工作任务、实际需要等情况，对各部门的办公用品（费用）制定标准进行定额控制。
第十九条 公司综合部是办公用品（费用）定额标准控制的管理部门。事务秘书在发放办公用品时，应当严格按照公司规定的各部门办公费用标准予以发放，同时加强监督和管理。
由于工作原因导致办公用品超出标准的，超出标准的部门应当提出书面说明，报主管副总经理和总经理批准后到综合部申请发放。综合部在办理发放手续时，应当予以特别处理，注明系超出标准的发放。
第二十条 综合部事务秘书每月应当对各部门办公用品（费用）使用情况进行汇总和分析，并形成书面报告报综合部负责人。
第二十一条 办公用品原则上每月申领和发放一次，日期是每月3日前。第二十二条 各部门负责人是本部门办公用品管理的第一责任人，应当对本部门及员工领取和使用办公用品的情况进行监督和检查，严格掌握和控制办公费用，切实履行职责。
第二十三条 公司办公用品的发放分为定期统一发放和零星发放两种方式。
定期统一发放是指公司对于特定的办公用品，定期向各部门或者员工统一进行发放的方式。
零星发放是指公司对于日常使用的低值易耗或者低值耐用的办公用品，各部门或者员工需要领取时，履行相应的程序后即可发放的方式。
第二十四条 各部门应当设置专人（兼职）负责领取办公用品，并对本部门领取、保管和使用办公用品的情况进行登记，并定期与综合部事务秘书进行核对。
第二十五条 各部门需要领取办公用品时，由本部门指定的专人到综合部
—3— 申领并填写《办公用品申领表》，经本部门负责人签字后送综合部。
综合部负责人审核后，由综合部事务秘书填写《出库单》，领用人应当在《出库单》上签字后方能领取。
第二十六条 发放和领取办公用品时，发放人和领用人应当当面点清。领用人应当同时在需求计划表上签字。事务秘书应当将各部门的需求计划表装订成册，作为原始凭证妥善保管。
第二十七条 耐用办公用品为长期使用，不得重复领用。如有损毁，在领取时应当持原物以旧换新。综合部应当保证发放数量与回收数量相一致。
第二十八条 新员工入职到岗时，由本部门指定的专人为其领取正常工作所必需的办公用品，并办理本部门的资产登记。
第五章 保管 维修 报废
第二十九条 综合部事务秘书应当做好库存办公用品的保管工作。各部门的兼职资产管理人员应当做好本部门的办公用品的管理工作。
第三十条 综合部事务秘书及各部门的兼职资产管理人员应当切实履行管理职责，定期检查库存或者办公用品使用的情况。发现问题时应当立即向主管负责人报告。
第三十一条 办公用品正常使用发生损毁时，应当及时向总经理办公室报告。由综合部资产管理员安排修理并登记维修记录。
第三十二条 对于报废的办公用品，资产管理员应当填写《物品报废申请单》（见附件四）后报废程序处理。
第三十三条 所有办公用品发生的每一次入库和出库，都必须填写“入/出库记录单”。
第三十四条 综合部为每个员工建立“个人办公用品管理卡/手册”，员工个人领用的办公用品，每次要在管理卡上作详细记录，此卡由综合部保存，手册由员工自己留存。
第三十五条 当员工离开公司时，应按规定归还管理卡中记载的低值耐用品和贵重办公用品，办公用品管理人员负责清点收回后，综合部负责人方可在员工离职交接单上签字确认。
第三十六条 各部门闲置的办公用品，应交回总经理办公室，由综合部进
—4— 行调配，对于无法调配使用的闲置办公用品，由综合部负责申请销售或报废处理。
第六章 办公用品盘点、检查与监督
第三十七条 总经理办公室应当清楚地掌握办公用品库存情况。每月应当对库存办公用品进行盘点。
第三十八条 每季度末综合部应当会同财务部应当对本季度内办公用品采购情况（包括常规采购和临时采购）及部门物品领用情况进行统计，汇总后作为各部门办公费用支出的一部分，上报公司领导。
第三十九条 公司应当对办公用品管理和使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度。检查工作由综合部会同财务部联合进行，各部门应当予以协助和配合。
第七章 罚 则
第四十条 各部门未按照本办法的规定提交办公用品需求计划的，公司原则上不予发放办公用品。
第四十一条 由于个人管理或者使用不善造成办公用品丢失或损坏的，原则上由责任人100%赔偿。
第四十二条 有详细书面说明，能够确认是由于客观原因造成的丢失，但个人负有不可推卸的责任时，丢失或损坏价值在1万元以下的，个人赔偿其价值的15%，丢失或损坏价值在1万元以上的，个人赔偿其价值的10%。
第四十三条 对于无正当理由导致办公费用超标的，综合部将停止办公用品的发放。同时该部门不得因此贻误工作。
如不报告或擅自将损坏的物品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。
第八章 附 则
第四十四条 本办法由公司综合部负责解释。在情况发生变化时，由综合部提出修改意见，报公司总经理办公会议审定。
第四十五条 本办法自200X年 月 日起施行。
—5—
—6—
第五篇：办公用品管理规定
文件号：
办 公 用 品 管 理 规 定
综合管理部1
文件号：
目录
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章
总则.................................................................................................................................................3 职责职能.........................................................................................................................................3 分类.................................................................................................................................................3 管理规定.........................................................................................................................................4 罚则.................................................................................................................................................4 使用守则.........................................................................................................................................4 附则.................................................................................................................................................6
文件号：
第一章 总则
第一条 目的
为进一步规范机构后勤事务管理，做好后勤服务保障，结合机构实际情况，特制定本管理规定。第二条 综合管理部负责机构后勤管理。负责机构办公用品综合管理工作。第三条 本管理规定适用于全体员工、实习生和志愿者。
第二章 职责职能
第四条 责任部门
1.综合管理部是机构办公用品的管理责任部门，负责消耗性的办公文具、办公耗材、劳保用品，及非消耗性办公文具的需求汇总、集中申请采购、统一验收入库、及按需求发放，因机构办公用品用量较少，现规定机构不设办公用品库存，购买后即可发放至使用人。2.各使用部门负责本部门办公用品的日常使用管理。第五条 责任人
1.综合管理部主管为办公用品采购责任人，具体负责办公用品需求汇总、申请购买、验收、入库、发放等工作。
2.各部门员工为办公用品的使用及保管责任人。
3.各部门经理负责对本部门办公用品的需求进行审核。综合管理部经理负责对各部门提交的办公用品需求进行审核。
第三章 分类
第六条 消耗性办公用品
消耗性办公用品指使用年限在一年以内，容易损耗、不能重复回收再利用的物品。包括：中性笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、订书钉、回形针、橡皮、便签纸、大头针、长尾夹、荧光笔、白板笔、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓等。第七条 非消耗性办公用品
文件号：
非消耗性办公用品指还用年限至少在1年以上，使用后可移交、可重复回收再利用的物品。如：插排、电话、计算器、订书器、书立、文件栏、笔筒、打孔器、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器、桌椅、档案柜等。
第四章 管理规定
第八条 标准制定
1.制定时间：每年年初。
2.制定原则：根据部门职能、部门人员实际在岗情况及同期办公用品实际使用情况合理制定标准。第九条 申请
1.申请原则：月度申请，各部门须严格根据本部门季度办公用品的使用现状、人员实际在岗状况及实际需求做出月度申请。
2.申请时间：各部门自每月第一周内向综合管理部提交本部门本月欲支领办公用品的申请。3.申请责任：使用部门必须参照本部门办公用品上一月实际使用及支领情况，认真填报本月申请。第十条 审核
各部门将申请表递交综合管理部，综合管理部主管在五个工作日内汇总后，将采购申请报综合管理部经理审核，资材管理部经理审核，秘书长审批。第十一条 采购
因机构办公用品需求量较小，为节约时间、成本及方便办公，无特殊情况下，不需与供货商签订合同，可进行直接采购，保证价位最低，质量最好。
第五章 罚则
办公用品领用后，领用人为其责任人，有义务保管办公用品不丢失，不损坏，如有损坏、丢失情况，按原值赔偿。
第六章 使用守则
第十二条 水电使用规定
文件号：
1.员工均有义务留意办公设备的用电状况，避免长时间待机造成的电力损耗。
2.员工应关注办公电脑的用电状况：待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应关闭电脑。下班时要将电脑立即关闭，禁止开机过夜。
3.员工离开或下班时要做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开单位的员工应仔细巡查，关闭办公场所和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开电灯，使用天然采光。4.节约用水，反对浪费。用水后要及时将水龙头关闭。第十三条
打印机使用规定
打印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸打印。
空调使用规定 第十四条
1.空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下要将空调关闭，严禁室内无人空调照常开机。
2.使用空调，应注意节约。使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。3.要注意对空调的合理使用和维护，有异常应速报知办公室，以便联系专业人员进行修理。第十五条 会议室使用规定
1.会议应提前准备好投影、电脑、相关白板、纸质等所需用品。2.会议结束后要及时整理会议用品并归还原位。3.会议使用后的白板、大白纸要进行清理、归类。4.会议后杯子等由会议组织者及时清洗归位。第十六条 卫生清洁管理规定
1.员工都有维护卫生环境的权利和义务。2.卫生管理实行日常清洁与定期保洁。
3.每名员工须保持茶水区、会议室、办公桌等办公地区干净整洁。4.办公室用餐后，每名员工须将餐盒等直接送到办公室外的垃圾桶。第十七条 办公用品使用管理
1.培训用具包括：纸张教具，采购入库，定期整理确定数量，及时补充。2.办公设备：电脑用后，首先整理电脑资料，按照流程归还。3.相机使用后要及时充电，照片需及时整理和导出。
文件号：
4.外出培训物资及时归还，整理、分类，记录，确保下次方便使用。第十八条 办公桌区域与非办公区域
1.办公室公共设施损坏或损毁，如需维修员工可直接联系物业或咨询综合管理部支持，物业提供有偿修理，如遇无法修缮，或自行采购或到综合管理部赔偿； 2.保持办公桌干净整洁，下班后自觉整理办公桌。
第七章 附则
第十九条 本规定由综合管理部制定、修订权或解释权归综合管理部所有。第二十条 本规定经秘书处签批后实施。
点击咨询 