发邮件的注意事项

第一篇：发邮件的注意事项

怎样运用好Email Email 早已成为我们生活和工作中的一部分，工作上每天收发很多电子邮件，是很平常的事。但是我们如何才能更好的运用Email，经过上周五的讨论，以下是怎么运用好Email讨论的记要。

一、在什么情况下须发邮件：

1.方案需要领导审批、支持、配合的。2.部门与部门之间需要沟通的。3.工艺完善技术方案。

4.重要文件需要留下证据的。

二、邮件发送对象

1．本部门同事之间的邮件，如果很易解决，直接联系就可以了；如果觉得比较棘手或难以解决，或需要上级支持，需要将邮件抄送给直接上级。

2．寻求跨门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级；也要同时抄送自己的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。3．选择邮件发送对象的时候避免以下现象：本公司内部沟通需要解决的事，千万不要发给外公司的人员。没成形的方案不能抄送给领导。

4．不要在本公司的往返邮件中直接转发给外公司人员，最好是另写新邮件。5．对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件上回复，以便查看事件的连续性，便于追踪。

6．在发邮件前不确定是否合适的邮件，最好先讨论一下在发送。

三、怎样写邮件内容

1．例行文件或者通报可以一句话带过。

2．如果带有附件，邮件正文对附件主要内容进行总结，避免领导一一打开附件才能知悉沟通事项；附件的文件名也要能概括出文件内容。

3． 邮件正文应层次清晰、内容明确，将所要表达的内容陈述清楚。写完邮件后只要时间不是特别紧急的情况下，写完后从头到尾看一下：是否有错别字? 是否用词不当？是否有将想要说的内容说清楚？

4． 如果给领导写邮件时，有不同方案可以选择可以把自己的见意写上，并写明为什么要选择此方案的原因，方案的具体内容，选择此方案的优点。

四、沟通确认和反馈

对重要沟通事项，发送邮件时要求对方有收到后确认，并在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注。如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒。1.收件人是否正确 2.抄送是否确.主题是否合适、遗漏

4.邮件正文是否遗漏要点（时间、地点、事件、人物、结论、未来计划安排）5.附件 确认一下邮件中是否添加附件了

五、不适合用Email讨论的事情和场合 1．私人的事情最好不要在Email里面说。2.如果一个Email来来回回，回复多次了，这个事可能就不适合再用Email说了。一般这就是一个比较复杂的事情，双方可能多方在扯皮、推诿，甚至可能会互相指责。对复杂事情，最好的还是当面沟通，因此设法开一个正式或者非正式的会议，大家见面沟通，最好。如果限于条件不可能见面，那也最好是电话里面沟通。一般情况下，建议一个邮件来回3次就不要再回复了，应该直接电话或见面沟通。

第二篇：发邮件职业化

一、问候类：

1.常用词句：

1）祝您周末愉快，生意兴隆！2）在此我代表……祝贺您…… 3）希望您一切顺利！4）一切还顺利吗？

5）希望我的邮件发现您一切都好！6）XX从某地送来问候，最近进展如何？ 7）非常感谢您对XX的关注/厚爱！

8）感谢您所做的一切，等待你的答复，送上我最美好的祝福。9）从您那儿得到的信息我们将不胜感激！10）值此佳节，谨对您的辛勤栽培表示感谢！2.范文：

1）范文1：

尊敬的XXX：

您好！

新的一年就要踏着钟声到来了，愿我们的祝福能给您带来快乐和幸福！同时，衷心希望您能一如既往的关心和支持怡高的事业，我们深知，我们所取得的每一点进步和成功，都离不开您的理解、信任、支持和参与！在市场竞争日益加剧的今天，您的信任和参与对于我们来说无比珍贵！因此，在这个难忘的时刻，我们要向您表达最诚挚的敬意和最衷心的感谢！

为了不辜负您的信任，我们丝毫不敢懈怠，一直在努力改进我们的工作，改善我们的服务，力争每天都有所进步，以使您对香港怡高公司的选择能够成为您人生中最明智的选择之一!最后预祝您新年愉快，身体健康！阖家幸福！事业兴旺！万事如意！

2）范文2：

尊敬的xx：

您好！

您现在好吗？很遗憾地得知，猪流感已蔓延，并且在您的国家也有几件案例。所以，请您照顾好自己。我们有信心，猪流感在您的国家会很快结束的。

祝愿您和您的同事，一切安好！3）范文3： ***先生：

您好！

感谢您在3月7日对我司产品的询价，我是无锡同步电子有限公司的***，相信您一定还记得我！关于我们提供的报价，如有任何问题，请随时保持联系，我们将尽最大努力提供支持！希望我们合作愉快，谢谢！祝您有个快乐的周末！

二、解决问题类：

1.常用词句：

1）期待您的反馈意见

2）您对计划方面有什么想法，下一步我们应该怎么做 3）有任何问题欢迎和我们联系

4）您若是能够就客户方面提供更多的信息就太感激了 5）我的回答已标蓝

6）.。。。涉及到的一些问题1.。。。2.。。7）我们查阅了。。。做出如下的方案1.。。2.。。3.。。8）针对您说的某某问题，我很认为是对的；可需要补充的是。。9）你刚才说的有一定道理，但我觉得应该更…

10）你这个想法不错，但是如果能够……是不是会更好？

11）你说的这种事情也不是不可能，但是目前来说，发生的几率很小…… 12）这件事不是不能谈，但是公司目前有困难，暂时先缓一缓，你看如何？

2.范文：

1）对货物未寄达致歉 张三 总经理：

您好！

我们很抱歉听到。。。。。的问题

经过我们仔细检查，我们发现货物被推迟的原因是由于。。我方该付的责任是。。我们建议您直接接触XX机构，与之讨论一下细节，从而最低限度的降低损失。我们真的很遗憾，但为这起事故你应该明白XXX问题不是我们的错。签名

2）对产品质量致歉：

***先生：

您好！

我们对本批产品出现的问题深感歉意！产品检验报告清楚显示***，因此毫无疑问产品出现的原因是：1.；2.……因此，你们应该向** 机构提出赔偿要求。考虑到本次出现的问题，我们将在下次采购中采取如下补救措施：1.；2.我们期待在未来** 我们再次为给你们带来的损失感到抱歉！

3）对产品外观损坏的客诉解决 李四经理，您好！

针对于您提出的关于我公司产品外观损坏的问题，我们表示接受：并将立即着手进行关于此问题的分析，初步打算从以下两方面入手调查造成此客诉的原因并将提供给您解决方案：

1、货物有可能是在货运的途中损坏。

2、货物有可能是在包装上存在纰漏。

相应解决方案：

1、若是由于货运途中产生的问题；我们将与货运公司以及保险公司进行沟通了解。

2、若是由于我公司内部包装存在纰漏所造成，我们将给您重新发货并承担相关费用。

为了节省您宝贵的时间，我们将在两个工作日内完成以上事务的处理，请您谅解！

以上，请尽知

谢谢

三、邀请类：

1.常用词句：

1）让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！2）殷切盼望您的到来！3）特邀请您的光临指导！

4）对您长期以来对我们的关心和支持表示感谢，同时也向您的即将莅临表示感谢！5）我们真诚欢迎你积极参与，共谋发展。6）诚邀您届时光临！7）很长时间没有看到你们了，想请您来叙叙旧。

8）真诚邀请您来参加我们的晚会，希望您能在当晚发表致词！9）很高兴和您达成了共识，为此我们想邀请您来参加我们的宴会！10）我们想请您来参加一个。。，期间我们可以聊些问题，希望看到您的到来！2.范文：

1）范文1：

搬迁邀请函

__________单位(领导朋友等）：

感谢您一直以来对本公司（或本人）的关心和支持，使公司得以业务蓬勃发展，现公司已迁至————（某地），诚邀请贵单位（或领导朋友）在（时间地点）参观公司新址，并赴本公司的庆典午宴。

落款：（单位、时间）

2）范文2：

宴会邀请函

亲爱的张营: 您能在5月5日星期五中午12点钟 来吃午饭吗？

我侄女玛丽正在我们家中作客，我想您会乐于见到她的。她是个漂亮而聪明的女孩子，……同她在一起是很使人高兴的！约翰和简也到这里来，也许在饭后我们能开个舞会，说好，一定得来呀！

李雷

3）范文3： **先生：

您好！仰首是春，俯首是秋！我司与贵单位又迎来了第*个合作年头。我们深知在发展的道路上离不开您的合作和支持，我们取得的成绩有您的辛勤工作。久久联合、岁岁相长。作为一家成熟、专业的**公司，我们珍惜您的选择，我们愿意与您一起分享对新年的期盼。故在此邀请您参加**公司举办的的新年酒会，与您共话友情、展望未来。如蒙应允，不胜欣喜！

酒会具体内容** 顺祝工作顺利！

第三篇：外企发邮件专题

外企发邮件？你必知的邮件制度！

外企的邮件制度：以下三点你必须知道：

一、书面胜于口头(written is always better than oral)你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。长此以往，极度锻炼商务英语。

二、搞清楚TO, CC, BCC, FW TO: 收件人，主要阅读邮件的人。

CC: CC的全名是Carbon Copy，即抄送。哪些人需在被列在邮件的抄送栏里呢？只要是和该邮件所涉及信息相关的人，需要了解该邮件信息的人都要去CC.你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC, 不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。

BCC: BCC的全名是Blind Carbon Copy，即加密抄送。BCC一般用来放你的下属。举个例子，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送(CC)你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多不和谐啊，这时候加密抄送就很好用了。再跟下属口头嘱咐一句，这样下属就能了解事情的前因后果，然后帮你去跟进了。FW: FW的全名是Forward, 即转发。你在发邮件给某人的时候，同时转发给其他很多人。但要注意的是，每个收件人的回复其他收件人也都会收到。

三、关于回复

礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是相当不礼貌的。

第四篇：研究生联系导师发邮件

尊敬的***老师：

您好，首先感谢您在百忙之中查看这封邮件，祝您身体健康，工作顺利。

我叫***，是**大学**系**专业的一名大四学生，报考了**大学**专业，想调剂到贵校，就读您的研究生。我的初试成绩是000，英语00，政治00，**00，***00。下面向您介绍一下我的基本情况。

我在本科期间均一次性通过了国家英语四、六级考试，成绩分别是000、000，并且通过了计算机二级C语言考试，连续三年获得了奖学金，及“三好学生”“优秀共青团员”“优秀学生干部”等称号。本科阶段的学习中我逐渐对***（该老师的专业）产生了浓厚的兴趣，奇妙的****更是令我着迷，这使得我非常希望得到进一步的深造。我的学姐学长向我推荐了您。

**（该导师研究领域）方面的研究向来是科学上的热点，您的研究方向更是独具特色。科学之所以为人所尊敬，正是在于其造福于人类。而您的研究方向，更是体现了这一点。这更加使我希望成为您的研究团队中的一员，实现我的科学梦想。

我深知，要成为您的研究生我还有许多不足之处。但我相信，勤能补拙。如果我有幸成为您的研究生，我一定以饱满的热情与认真的态度加倍学习。

再次感谢您在百忙中查看这封邮件，期待您的回复。

此致 敬礼！

***

****年*月*日

第五篇：给导师发邮件格式

给导师发邮件格式范文3篇

随着互联网技术及网络办公化的发展，电子邮件已经成为人们主要的通信方式之一。下文是学习啦小编为大家整理的给导师发邮件的格式范文，仅供参考。

给导师发邮件格式范文一：

尊敬的xxx教授：

您好，很高兴您在百忙之中能看到我的这封信。

我叫xxx，是xxx的一名学生，今年考的是华北电力大学保定的学硕(热能工程)，很想报考您的研究生，通过各方面了解知道您在大机组综合自动化理论研究方面颇有建树。我很想在您的带领和帮助下完成一些与xx相关课题的研究。

考生编号xxx

初试成绩:

英语xx 政治xx数学xx专业课xx总分353

殷切期待您的回复

给导师发邮件格式范文二：

尊敬的XX老师：

您好!

我叫XX，是兰州理工大学材料科学与工程学院08级本科生，专业是XXXX。我获得了本校2012年推荐优秀应届本科毕业生免试攻读硕士学位研究生的资格，因此想进入贵校进行研究生学习。

我了解到您的研究方向是XXXXXXX。在本校老师讲解XXX时，我就对其很感兴趣，并认识到该焊接方法具有很大的发展前景。并从网上以及学长学姐得知您在该领域做了深入研究，因此非常希望成为您的研究生，在您的指导下进行深入学习。

以下是我的学习情况：

1、大学前三年的平均学分绩90,居专业第一(1/XX)，综合测评成绩居专业第二(2/XX)。在2008——2009学年获得国家奖学金(2/XX)、校一等奖学金及校三好学生称号;在2009——2010学年获得国家励志奖学金、校一等奖学金及校三好学生称号。

2、在计算机方面，我通过了全国计算机二级、三级，并利用课余时间学习AutoCAD、CAXA、Solid works绘图软件、Photoshop图像处理软件，并系统深入的学习Office等常用文档处理工具。

3、在英语方面，通过了四级(XX)、六级(XX)，具备了一定的英语听、说、读、写能力。

如果能有幸成为老师的研究生，我将踏实努力的完成您下达的任务。以下是我硕士期间的学习和研究计划：

(一)专业知识的学习

1、扎实地学习专业知识，积极动手做实验，将知识和实践结合起来;

2、广泛阅读相关书籍，扩大自己在该领域的知识面。

(二)应用知识的学习

1、积极协助导师完成其科研和其他课题项目，扎实培养科学研究与创新能力;

2、加强英语特别是材料加工工程专业英语方面的自主学习，达到能自如地阅读、翻译专业相关英文学术论著，并力争自主进行英文论文的写作;

3、不断地学习需要的知识和技能。

学习计划会根据老师的具体要求以及自我认识的提高而做调整，以上只是初步计划。

我个人的特点：

1、喜欢制定明确的目标，并有很强的规划意识，并且在生活学习中朝着目标坚定不移的实施;

2、对自己要求严格，但我并不是一味的读书，也爱看看其他书籍(如经济、法律等)，也注意学习与娱乐相结合;

3、喜欢独立思考，不懂的地方及时向老师寻求解答。

接下来，我将好好准备复试，冒昧的问老师，面试时主要考察哪些知识，我应该看哪些书籍。希望老师给予我指导以及提出对我的要求。

感谢您在忙碌的工作中抽时间读我的这封信，衷心祝愿您身体健康，工作顺利!

此致

敬礼!

学生：XX

XX年X月XXX日

给导师发邮件格式范文三：

尊敬的刘老师：

您好!

我叫xxx，是常熟理工学院电气与自动化工程学院自动化专业08级本科生，通过贵所硕士招生信息介绍和师姐的推荐，我希望能够有机会攻读您的硕士研究生，所以非常冒昧的给您发邮件。万分感激您能在百忙之中抽空看我的邮件，谢谢！!

我于20xx年参加全国硕士研究生考试，政治60，英语54，专业一108，专业二102，排名20，按贵校该方向的招收人数，我可能有机会参加贵校的复试，本科生期间我成绩优秀，四年来在班级名列前茅，多次获二等以上奖学金，国家励志奖学金及三好生称号，特别擅长PLC编程和数学建模。在科研和社会实践都取得了优秀成果，参加过一些科技项目设计，如用PLC设计四层电梯、运用汇编和C语言结合编程实现多功能电子报警闹钟，我们团队有三个人，我是组长，主要负责时钟高温报警部分。后来还参加过全国数学建模竞赛，获得了省二等奖。

我在网上查阅了您的有关资料，并看了一些您发表的文章。我对您所研究的课题很感兴趣，所以非常希望能在您的课题组攻读我的硕士学位，我相信通过自己的努力，我能很好的完成硕士期间的任务。

冒昧来信，敬请海涵!学生期待您的回信，谢谢!万分感激！!

祝身体健康!工作愉快!

附件中是我的个人简历和大学四年来的学习成绩表，恳请您多花些时间阅览一下，再次表示最诚挚的感激!

学生：xxx

xx年x月x日

如何给导师写信

首先说明自己是报考他的研究生，然后介绍自己的情况，可以附上成绩单，还有一些正面材料，不要写夸夸其谈的东西，最好就是一些硬件，如奖状的扫描间等等。很深刻的讲为什么选择这个专业的原因，真实，不能说大话，但是又要比较深刻，对该专业的理解，以及为什么选择跨校和该老师的原因。然后写如果能够考上的话，你对自己未来前途、职业的一个设计，也是要比较实在但又充满对学科的热爱的感觉。最后说出你目前已经在如何准备，但是专业方面某些问题，还不清楚，比如那本专业书比较适合你阅读等等，这里就礼貌的提出很多问题。但是不要问哪种老师绝对不会回答的问题，比如什么是重点之类的。之后你可以对一些专业问题发信向老师请教，这是一个熟悉的过程，也会赢得好感，问题要好，不要弱智问题或者老师也回答不出的问题。你在联系之前一定要对所学专业自己有一个很好的把握，然后自己整理出一套重点。个人建议是现在问具体的题还太早，最好问看哪个版本的专业书，有无辅导班，或者能否去听课(看你具体情况)，或者能否得到该老师的讲义(这个很有用，不过最好在联系第2，3次说)。到考研之前，因为专业科一般都是学校自己出题，所以这时候你把你认为的重点向老师询问，问要有技巧，比如，这个问题我是否该看的比较深入;或者这个问题您的讲义上比较简单，我是不是该找点其他材料看看。根据老师的回答判断。题型老师一般都会说的。

发邮件的一点技巧

不知道大家知不知道，用网易的邮箱发邮件时，与“发邮件”同行(就在写信，收信平着那一栏)有个“设置”在下拉菜单中选择“已读回执”，在对方看了你的邮件后，系统会自动恢复，说对方已经读过你的邮件。这样，我们就能知道老师是因为忙还没看我们的邮件，还是已经看了，没有回复了!不知对大家是否有帮助?

邮件建议:

介绍一下你自己，说一下自己的目标，咨询一下在今后的学习中你需要注意些什么，也让导师给你一些学习生活的建议。

先自我介绍一下，再向导师问平安，有发邮的主题的话可以写明，没主题只是想和导师取得联系的话就当是一个问候信了，最后写上对导师工作、生活、身体及家人的祝福语就可以了，落款写上你的班级、姓名，要让老师记住你的话可以发一个形象照!

首先要对老师的研究方向作一定程度的了解，然后再跟老师联系。联系时要表明自己爱好的研究方向或希望老师给建议一个方向，态度要谦逊，还要体现出好学的精神，老师才会喜欢。如果是书面联系，可以写以下几方面内容：

1.自我介绍。要简洁，写出自己的优势，例如英文水平，以及在学术方面有没有已经发表什么文章之类的。

2.表现出对导师研究内容的兴趣。事前要进行了解，并阅读一些导师的文章。

3.希望老师给予指导，提出对你的要求。例如，最近一段时间，需要看哪些书等。表达一下你一定要读他研究生的希望，最后千万不要忘了说致谢之类的话!