秘书实务B接待方案

第一篇：秘书实务B接待方案

海外华人夫妇回乡探亲投资接待方案

组员：连琪 朱辰迪 吴梦谛 周敏 姚文宇

行管102班

情景说明：

2013年4月25日，接到通知：某一久居海外的华人（一行4人：老先生夫妇二人，陪同的助手,一男一女二人）欲回乡探亲并欲在家乡投资。当地政府拟进行接待，请秘书处代为拟一接待计划。

接待方针：本次接待的目的是安排好美籍华人夫妇一行4人来家乡探亲并投资的参观和生活。在保证他们的安全和身体健康的同时，介绍和宣传家乡近几年的发展变化，大力宣传我们对海外华人，华侨的回乡投资的优惠政策以及家乡对海外游子的思念。接待规格：根据特殊情况，本次将以高规格来接待。

为安排好美籍华人夫妇一行4人来家乡探亲并投资的参观和生活，保证他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案：

一，接待时间：2013年5月10—5月13日 二，接待地点：

接送机地点：白塔埠机场

下榻酒店：云台宾馆

参观地点：

1，连云港港口 2，连岛苏马湾度假区 3，连云港市经济开发区

4，花果山景区 5，连云港市市中心 三，接待对象

对象：美籍华人夫妇及其陪同的助手.人数：四人 对象特点：

1.久居海外，对国内近期经济发展了解有限

2.年龄偏大，行动较不便，3.对家乡有着很强的思念之情 四，接待负责人员 总负责 接待办

跨部门接待小组 相关单位负责人员

招商引资部门以及县文化局的相关领导 五，接待前期准备工作 1 , 食宿安排：

饮食： 至少提前半个月预定且考虑来宾喜恶以及忌口 住宿：房间内相关设施考虑老年人需要

2，迎接车辆安排：

迎接外宾的车是县长级别（奥迪A6级别），招商办领导陪同 3 , 迎宾：

参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作。4，会场接待：

1）欢迎词（电子屏幕）

提前15分钟播放

“热烈欢迎美籍华人夫妇回乡探亲” 2）确定接待场所并预约

根据夫妇回乡探亲的特殊目的，先确定接待场所预定在政府会议室 5 , 会场整理及布置

1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新 2）摆放会场物品，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料 6，联系陪同人员，讲解员

根据夫妇参观目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员 7，座谈

1.家乡宣讲（家乡宣传片，近几年的发展产业介绍PPT）2.投资优惠政策（招商办人员PPT讲解，互动）3.会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）4.拍照（依重要程度，进行拍照留档）

5.会后整理（会场整理，如优惠政策资料，装袋赠送）8，家乡当地博物馆参观

1）确定参观时间，通知车间做好准备

根据参观内容，提前2小时与相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，主要涉及连云港历史和文化发展资料的准备。

座谈会结束前，提前5-10分钟再次通知博物馆相应负责人，告知参观人员即将前往车间，确认准备工作到位。

2）实地参观 固定参观路线。

统一解说词：导游讲解，领导陪同，夫妇提问，尽量解答。9，送客

参观结束，或回会议室继续座谈，或提前10-15分钟准备车辆，陪同就餐或送客。六，后期工作

物资整理以及总结提升，宣传报道，接待经费核算和结算。七，日程安排 5月10日上午：

9：00 接待人员提前一小时前往白塔埠机场准备迎接李老一行，一辆轿车，一辆商务车，并准备鲜花。（事先将日程告知李老助手，双方协调商定）

9：30 迎接李老一行并安排李老一行前往云台宾馆休息（陪同人员简要介绍连云港发展概况），相关人员提前一周预定房间（总统套房一间，商务间两间）

11：30-13：00 安排李老一行于云台宾馆内就餐，提前向助手询问李老夫妇口味并布置宴会

5月10日下午：

13：30-18：00 接送李老夫妇回祖宅探亲祭祖，事先帮助联系李老亲友，并准备所需物品 18：30-20:00 于云台宾馆举办欢迎宴会，市委主要领导出席并致欢迎词辞，联系市委办公室工作人员，协调市领导时间，准备欢迎辞

20：30 接送李老一行回宾馆休息，与其助手沟通并准备第二日行程

5月11日：

8：30 叫早并在宾馆内安排李老一行早餐

9：00-11：00 安排车辆陪同李老参观连云港经济开发区工业园区及车站、港口等，提前联系各参观单位并做好欢迎准备

11：30-12：30 安排李老一行于神州宾馆就餐，预定包厢并安排特色连云港海鲜菜肴 12：45—14：15 安排李老午休

14：30-17：30 陪同李老参观连云港花果山、连岛度假区，提前通知景点做好接待工作 18：00-19：30 返回迎宾馆就餐，安排有关人员提前准备连云港特色小吃 20：00—21：00 安排李老一行夜游海州古城，提前联系景点，安排游船

21：30 接李老一行回宾馆休息，询问李老秘书，预订相关时间、航班的返程飞机票

5月12日：

8：00 安排李老一行于宾馆用早餐

8：30-11：00 前往市政府参加投资洽谈会，联系报社、电视台等媒体，事先将市政府投资计划交李XX助手，相关人员完成实录

11：30-13：00 于连云港云台宾馆举办宴会，市委相关领导出席陪同 13：30-15：00 返回宾馆午休

15：30-17：30 陪同前往海州明清街体验连云港传统风情，事先确定游览路线，避免出现混乱

18：00-19：00 前往食为天饭店就餐

19：15-20：30 前往连云港剧院观看连云港民俗专场演出，提前联系连云港市艺术团，排练连云港地方特色舞蹈、歌曲

20：45 返回宾馆休息，确定第二天返程事宜

5月13日：

8：30 叫早并安排早餐

9：00 接待小组领导陪同李老一行至机场，送行并赠送纪念礼物，提前准备礼物 10：00完成接待任务，待返回后与李老助手沟通具体投资合作事宜

八、经费预算

A.餐费：①自助餐 ：100元/人/天20人/1次。共计： 2000元

②酒店：1000元/一桌2桌/2次。共计：4000元 B.欢送酒会：400元/人20人。共计：8000元 C.接送车：100元/辆/3天2辆。共计：600元 D.纪念品：500元/人

。共计：2000元

E.酒店住宿费：①豪华房：1000元/对/天 2天/1间。共计：2000元

②单人房：200元/人/天2天/2间。共计：800元。总金额：合计19400元

九、培训事项：

1．礼仪小姐：要面带微笑，能准确有效答复贵宾提出的问题、训练欢迎语等的培训，负责迎宾以及做好前台工作。

2．服务员：注意言行举止，训练奉茶、宴请、陪车等有关服务工作。3．保安：负责保安工作的培训，做好车辆及人身安全的保护工作。要求：进行为期一周的培训。

十、接待时的礼仪规范及事项

（1）迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。接待到来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。（2）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。

（3）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况”的原则，在他人介绍前，先要确定双方地位尊卑，然后先介绍位卑者，再介绍尊者。

（4）宴请时，要注重来宾的饮食爱好以及习惯，以本国礼仪为主，尊者来宾风俗，切忌铺张浪费，给来宾留下不好印象。

第二篇：秘书接待

秘书接待

人物:秘书和客户

地点：接待室 1代理

秘书：你好！我是总经理的秘书林某某，请问有什么需要，我可以为你服务的吗？

客户的助理：你好！我是苏宁电器公司的销售经理的助理林某某，这是我们公司的销售经理李某某，我们想找一下你们的总经理。秘书：李经理，你好！请问你们有预约吗？

助理：抱歉，由于时间太匆忙了，我还没来得及与总经理先预约。秘书:对不起，由于你们没有先预约，总经理现在在开会，请问有什么我可以代劳的的吗？

客户：抱歉，我知道是我们太唐突了，没有先预约就来拜访。但我还是希望能与你们的总经理谈一下独家代理权。我们是在中国电子电器行业网站上看到你们公司的产品，我们公司觉得贵公司的厨具很有市场潜力，所以我们取得贵公司在我们番禺地区独家代理权。麻烦你帮我转告一下你们总经理。

秘书：我了解了，麻烦请坐一会，（引进客户，奉上茶水）稍等一下，我去请示一下经理。好的。秘书请示经理后

秘书：抱歉久等了，我们总经理请你们过去一下。总经理与销售经理见面后 秘书：李小姐，这是我们的林总经理（对销售经理介绍总经理）总经理，这是苏宁电器公司的销售经理李小姐。奉上茶水，没事再走开。

第三篇：秘书实务

一、单选题30.考虑来宾座次安排的主54.会议评估反馈数据的分字数是(500字)

1.秘书实务的性质是(专业要因素是(地位高低、职务析报告通常应递交给（主管79.正在通话中,如电话突性)大小）领导）。然中断(打入一方应再次打

2.例行会议的组织属于(必31.秘书在打电话时，要注55.员工领取办公用品时，入)

办之事)意礼仪，以下哪一项不符合应填写《物品申请表》，并80.秘书对接到邮件进行初

3.秘书为领导者拟定工作常用电话礼仪：（公务电话由（授权人）签字批准。步分类,最常见的方法是日程表(必须向领导者报告)可以在任意时间打）56.秘书在安排车辆使用(按种类(比如信件、杂志、4.秘书撰拟法定公文首先32.在秘书的值班工作中，时，如果车辆安排发生冲宣传品等)分)

要熟悉(公文法规)以下哪一项不属于他的职突，秘书首先应（主动与当81.关于安排约见,下面的5.危急事件具有(突发性)责范围：（协调处理安全保事各方协调）。哪种做法是错的(与本单位

6.“此件很好，拟予批转，卫工作）57.秘书在协调会议室使用人员的约见应安排在上午请史书记阅示”的拟办意见33.会议的基本要素不包括过程中，如果内部会议室使早些时候)

适用于(建议件)以下哪一项内容：（会议目用紧张，应（按轻重缓急安82.下面哪项工作属于日本

7.秘书筛选文件的目的是的）排）。秘书活动中的非固定业务(减轻领导者阅文负担)34.从行文方向看，“请示”58.许多秘书用法则列出工(上司得急病时送他去医

8.高层次信息必须具备的属于：（上行文）作的优先等级，A级表示院)

三个要素是(有情况、有分35.这类文书涉及社会组织（重而急）。83.会议最基本的驱动力是析、有建议)最核心机密，一旦泄露会给59.秘书在接听电话时，应(会议的目标)

9.按原始信息资料向所提社会组织的安全和利益造选择（问候→报出自己单位84.无正式资格,无表决权供的主题层层逼近是信息成特别严重的损害。这类文（部门）的名称→询问对方也无发言权的是会议的(列加工的(纵深法)书属于：（绝密文书）姓名）的程序。席成员)

10.要对某一事物进行深入36.税收的基本特征是：（强60.秘书经常使用的收件日85.下面哪个不属于上司在细致的调查应选择(典型调制性、无偿性、固定性）期戳属于（归档用品）。会议期间需用的资料(工作查)37.讲演的技巧不包括以下61.秘书坚持每天记工作日计划)

11.“去粗取精，去伪存真，哪项：（服饰）记，其主要的目的是（认真86.不涉及秘密事项,也不由此及彼，由表及里”指的38秘书常用的装订类办公分析，继续改进，提高时需要公开的会议属于(内部是(研究过程)用品有（打孔机）。效）。会议)

12.某公司拟召开十周年成39.如果上司外出多个地62.下列选项中表述不正确87.秘书不宜为上司安排约立大会，会场布置应体现出方，秘书应（登记所有邮件，的是（职代会的闭幕词可以见的时间有(上司出差返回的气氛是(热烈)并用电话一一告知上司）。代替会议总结）。的第一天)

13.会议成功召开的前提与40.秘书在接听抱怨电话63.下列关于“死机”的描88.信件装封时不规范的做基础是(充分准备)时，应（听对方把话说完，述，错误的是（当显示器黑法有(信纸上打印有文字的14.规范的议案内容包括回话时语调安详、沉稳）。屏时，就意味着计算机已经一面向外折叠)

(案由、案据和方案)41.秘书在接打电话时，如“死机”）。89.受到别人名片卡的正确

15.落实信访工作责任制必果需要对方回电，要注意64.涉外交往中应邀参加晚做法是(将名片放在桌边眼须遵循的原则是(分级负（告知对方自己的电话号宴时（女性要化妆，不要穿睛可以看到的地方)

责，归口办理)码）。白天的工作赴宴）。90.握手时的正确做法是

16.秘书部门收到匿名信应42.接待外宾要增强（保密）65.准备新闻发布会的文件(男士要等女士先伸出手时(积极受理)观念，注意内外有别，掌握应重点把关（报道提纲、问再去握)

17.国务院颁布《信访条例》分寸。答提纲）。91.下面哪种会场布置不适的时间是(1995年10月2843.设计会议评估表时应考66.下列表述不正确的是宜小型会议(礼堂形)

日)虑的要素有（填写的难易程（从使用范围看，通告大于92.秘书正接待客人时,如

18.会见合影时的礼宾次度）。公告）。有新的客人来到,正确的做序，主人居中(主客双方间44.对会议的评估应（科学67.文稿审核是文稿（签发）法是(对原来的客人表示歉隔排列)高效）。前的最后一道文字工序。意,请他稍等,然后礼貌地

19.客人的某项要求与拟订45.做好会务工作的协调要68.会议文件的分发需要注招呼新来的客人)的接待计划有冲突时，秘书实行（集中领导）、统一安意（适时适量）分发。93.秘书工作经常要同各种部门应(作出适当调整)排。69.会议简报一般字数在资料、图表打交道，因此要

20.商务谈判中开盘价的提46.会议规模由会议的组织（几百字至多不过千字）。注意（文件）保密。出者是(卖主或买主)者主要根据（实际情况）来70.会议规格和规模的高低94.请柬的发送要掌握好

21.对谈判双方具有约束力掌握和控制。不由与会者的（名气）决定。（时间性）。的法律性文书是(协议书)47.在领导确定会议时间和71.会议记录的特点是真实95.国际礼仪中（不卑不亢）

22.秘书随从工作的显著特内容后，秘书首先要（发出性和（资料性）。原则是保持人格平等的原征是(流动性)会议通知）。72.承担大量现金与支票的则。

23.年终总结前夕秘书跟随48.（人工）信息反馈系统交流及保管的公司财务部96.会见外宾，按国际惯例，领导视察所属单位属于(检是当前信息工作中的主要门，应设置在（封闭式办公主宾坐于主见人的右侧，其查考核型随从工作)反馈系统。室）中操作。他外宾依级别、身份均坐于

24.传真的英文缩写是(Fax)49.文书中的情况通报的正73.秘书活动的成果是（隐（右侧）。97.会务筹备情

25.电话按照通话的范围可文包括(情况介绍 情况分匿性）况检查的方法最可靠的是分为(普通电话、保密电话)析)74.秘书所扮演的社会角色（会前现场检查）。

26.一旦泄露会使国家的安50.接待日程安排制定要的本质是（助手角色）98.在涉外商务活动中，选全和利益遭受损害的密级（周全），才能使接待活动75.下面哪项工作属于中国择的礼品应该（包装讲是(秘密)的重要内容不疏漏。秘书活功中临时交办的工究）。

27.防治计算机病毒的基本51.会场的大小要根据会议作（代表领导参加会议）99.拟办工作应由（文书人方法是(发现-解剖-杀灭)的（规模）而定。76.下面哪种一般不拟定会员）进行。

28.对可能发生的危急情况52.秘书保管的零用现金不议议程（外单位上司）100.在召开远程会议时，应进行分析属于(事件预测)可以用于（机票费）的支出。77.在会见中,身份低者会首先考虑（技术要求、保密

29.领导者日常活动是一项53.信息分类原则中不包括见身份高者称为（拜会）要求）。

(事务活动)（合理性原则）78.一份会议简报最适宜的101.在审核会议文件的具

体内容时，首先要审核会议2.判断下句中标点符号使25.在准备会议文件时，秘活实践中各种人或事的报文件内容（是否偏离了会议用是否正确：“既要实事求书应向有关部门或个人搜道样式。（√）的主题）。是，又要异想天开”，这本集材料。（√）49.事件通讯在结构上可以102.以下属于对抗性问题身就是一个科学加诗意的26.秘书应协助会议服务人纵向来写，也可以横向来的是（“这些我们都能做到，论题。（√）员做好会议的值班、保密工写。（×）

你呢？”）。3.完全记录法就是要求对作。（√）50.招标书与投标书都有一103.秘书人员参加会议，辅讲话内容作一字不差的记27.信息资料的编码应选择定的写作规范,其中招标书导领导的研究问题（只有发录。（√）最大值的代码。（×）必须写上抬头,而投标书则言权，没有表决权）。4.根据合同法的规定，承诺28.加强保密教育主要是指不一定写上抬头。（×）104.下列不可以作为述职须与要约的内容保持一致，要对要害单位和部门狠抓51.起诉状的核心内容包括报告称谓的是（各位来承诺的形式一般与要约形思想教育。（×）事实与理由。（√）

宾）。式相同.（√）29.保密工作依法管理就是52.拟写通告、公告时必须105.会议结束后，秘书应根5.公司法规定，公司的经理指严格按照刑法和保密法注明主送机关。（×）据会议的决定做好会后（反由董事会聘任或解聘。（√）进行管理。（×）53.讲话稿最本质的特点是馈）工作。6.企业财产的所有权属于30.对于不涉及多方,或者针对睦。（×）

106.会议协调的目的是保投资者，企业拥有一切出资虽涉及多方但不宜或不必54.制发档案证明的唯一依证会议（顺利进行）。者投资形成的全部法人财以会议方式协调的问题,可据是可靠的档案原件。（×）107.下列关于合同、意向书产权。所以，出资者所有权以用面商协调法。（√）55.档案编研工作就是编写和协议书的异同，不正确的与法人财产权是不可分离31.档案保密的依据是文件档案参考资料。（×）表述是（意向书与协议书所的。（×）原定的密级。（√）56.档案网站建设是档案信能反映的活动领域比合同7.朝鲜族自古就有尊老爱32.分类档案是档案鉴定的息化建设的重要步骤，是档狭窄，涉及的范围小得幼、/考·试·大/礼貌待人依据。（×）案部门联系社会的重要窗多）。的优良传统。（√）33.档案参考资料的最大优口。（√）

108.秘书在进行上下协调8.回族信仰斯兰教，因此形点在于利用者不必翻阅大57.组织沿革的编写体例分时,应注意捕捉有利时机、成了他们所特有的生活习批档案,便可简明地得到所为时序法、系统法和阶段法换位思考和（服从大局）。俗与方式。（√）需的材料.（√）三种。（×）

109.会议协调是会议组织9.秘书对职责范围以外的34.利用电子计算机系统传58.档案信息数字化的主要管理的（重要手段）事项也可以表态。（×）递信息将取代其他传递方任务就是对纸质档案信息110.方便利用信息的关键10.要根据来宾的要求和本法。（×）进行数字化转换。（√）是（要方便检索）。单位实际情况，做好咨询工35.文书的分类、排列方法59.内容全面、材料翔实是

二、多选题作。（√）主要有不设类编排、单层分专题概要的编写要求之一。

1.办公室布局应考虑的主11.任何组织机构的档案都类编排和多层分类编排。（√）

要因素有：（A、企业的规模应单独构成全宗。（×）（√）60.档案阅览服务是一种需和员工人数C、企业经营的12.档案检查工作是指存储36.档案用户只要有合法的要严格控制的档案利用形性质和内容，业务部门的职档案信息的过程。（×）证件就能利用任何档案。式。（×）

能特点）13.知照类决定的特点是重（×）61.现代的档案信息数字化

2.会议的类型可以按以下在要求。（×）37.反映本单位主要职能活建设面临的根本问题是数标准划分：（A、按组织类型14.公文文稿的正文是确定动的重要事件可列人大事字化对象的价值难以确定。分类C、按出席对象分类D、主题材主要依据。（√）记。（√）（√）

按功能性质分类）15.组卷后案卷内的文书，38.档案部门只向有关部门62.经理让秘书把一份资料

3.会议结束后，秘书整理会其厚度不能超过250长，薄提供档案证明。（×）复印好，下午交给他。秘书议室的工作包括：（B、揭去度不应少到不便函翻阅的39.组织机构沿革可以采用马上复印好，并交给了经会场、会议室装饰物C、办程度。（×）文字叙述或图表的形式。理。有客人来访，秘书接待。理付费的有关事宜D、清点16.决定正文的结构安排应（√）客人走后秘书复印其他资与会人员借用的物品）根据决定篇幅的长短、事贡40.档案阅览室可直接提供料。（×）

4.文书按照办理时限可分的复杂程度来确定。（√）档案原件或复制件借阅。63.秘书引导客人进入会议为：（A、急件B、特急件D、17.从文书保密处理要求（√）室，入座时客人用手拂了拂非急件）分，有：绝密、机密、秘密41.文书汇编中，汇编目录沙发。（×）

5.以下哪些项不包括在公件。（×）应置于编辑说明之后。（√）64.秘书正在打电话，进来文眉首部分：（B、主送机关18.生产、经营计划，多采42.汇编内文书的编排主要两位正在争吵的客户，秘书

D、公文标题）用表格与文书相结合的形包括文书的分类、排列、编对着话筒说：“对不起”（√）

6.文稿审核制度包括(C.初式。（√）目等。（√）65.秘书拨通电话，并对话审D.复审 E.终审)19.逐级行文也叫逐级下行43.科技档案利用中可供开筒说：“喂，我是初燕，你

7.秘书部门信息工作的特文，是指上级向下级的行架阅览的是科技档案正本。是哪位？”（×）

点包括(A.服务性B.综合文。（×）（×）66.公文立卷的步骤是：编性 C.针对性D.适时性)20.主题词后用冒号，各主44.文书汇编选材中，初选制立卷类目、平时归卷、年

8.会议签到的方式有(A.题词之间空一格，不用标的原则是内外兼顾。（×）终调整定卷及归档。（√）簿式签到B.卡式签到 E.点。（√）45.提供利用是档案工作的67.采用调查方式直接获取电子签到机签到)21.拟定会议议程应详细具中心任务。（√）第一手材料是最常见的信

9.秘书人员打公务电话的体，并应写清时间与地点。46.消息中的背景一般放在息收集方法。（√）

原则是(A.清楚B.简短C.（×）文章的结尾部分。（×）68.公共关系在组织经营 礼貌E.保密)22.代表会议的名称是不固47.问题研究调查报告是一管理 决策过程中，发挥着

10.接待来访的程序包括(A.定的。（×）种专业性、业务性很强的调咨询、建议、参谋的作用。接待B.登记C.接谈D.处理23.会场的周边环境是选择查报告，其目的是揭露某一（√）

E.回访)会场要考虑的重要因素之领域的某些问题或某一现69.区别不同类型税种的主

二、判断题 一。（√）象。（×）要标志是纳税人的不同。

1.秘书身份特殊，工作在领24.会议所需用品可以根据48.通讯是新闻体裁中以叙（×）

导身边，应管理其他员工。需要随时决定购买，无需开述为主，并以多种手法如描70.“东风来了，春的脚步（×）列清单。（√）写、抒情、议论等来反映生近了。”这句话用的是排比

修辞格。（×）96.利用电子计算机系统传场合和地点。（√）145.办公管理程序制定后

71.信息传递可以任意选择递信息将取代其他传递方120.封闭办公室保护私人不得变更。（×）

各种方式。（×）法。（×）空间，加强对员工活动的监146.秘书部门通常采用的72.全民所有制 企业 都必97.文书的分类、排列方法督。（×）信息沟通方式有口头沟通、须依法取得法人资格.（√）主要有不设类编排、单层分121.批办是文书办理的核书面沟通和身体语言沟通。

73.所有案卷标题都必须标类编排和多层分类编排。心。（×）（√）

明时间。（×）（√）122.轮轴式传阅时所有文147.秘书听知能力的培养

74.办公室的业务协调是指98.档案用户只要有合法的书传阅以秘书人员为中心关键在于知，必须知其本协调本系统、本单位与外系证件就能利用任何档案。进行。（√）意。（×）

统、外单位之间的关系，创（×）123.证卡签到优点是方便，148.与人交谈时视线接触造良好的周边环境。（√）99.反映本单位主要职能活缺点是不便保存查找，适合对方脸部的时间应占全部

75.记者招待会也称新闻发动的重要事件可列入大事于大中型会议。（√）谈话时间的30％～60％。布会。（√）记。（√）124.会议记录和会议纪要（√）

76.根据规定，我国股份有100.档案部门只向有关部性质相同。（×）149.封闭式办公室建筑成限公司的最低注册资本额门提供档案证明。（×）125.字母分类法中不需要本高且难以监督员工的活为人民币2000万元。（×）101.组织机构沿革可以采索引卡片。（√）动。（√）

77.现金和银行存款日记账用文字叙述或图表的形式。126.德尔菲法是一种主观、150.文书处理工作是以文通常是由出纳人员负责登（√）定性的方法。（√）书的准确为前提的。（×）记。（√）102.档案阅览室可直接提127.消费信用成为当今世151.主人接见客人一般称

78.任何单位和个人都可以供档案原件或复印件借阅。界主要信用形式之一。（×）为拜见。（×）

作为经济 合同 担保人。（√）128.危机事件的显著特征152.归档文件整理是将文（×）103.文书汇编中，汇编目录是“结构不良性”。（√）件进行装订、分流、排列、79.用词不当，属于逻辑错应置于编辑说明之后。（√）129.北美与拉丁美洲之间编号、编目、装盒,使之有误。（×）104.汇编内文书的编排主的观念和行为方式差别不序化的过程.（√）

80.数量词可以充当主语、要包括文书的分类、排列、大。（×）153.沟通要素中的环境是谓语。（√）编目等。（√）130.商务文化包括工作态完全客观的。（×）

81.会后的工作就是做好会105.科技档案利用中可供度、激励动机、时间观念、154.成交阶段是指谈判双务总结工作。（×）开架阅览的是科技档案正空间文化等多方面的内容。方就各项条件达成一致意

82.人事考核的内容是德、本。（×）（√）向的过程。（×）

能、智、绩。（√）106.文书汇编选材中，初选131.电子商务文件归档的155.从事生产经营的纳税

83.秘书的职业道德是秘书的原则是内外兼顾。（×）要求主要是真实、完整，达人自领取营业执照之日起在职业活动中的行为规范。107.提供利用是档案工作到档案功能价值。（√）30日内，持有关证件，向（√）的中心任务。（√）132.会议通知的回执对会税务机关办理开业登记。

84.在会议工作中，分发重108.国际商务秘书工作方议成功与否没有太大影响。（√）

要文件一般要编号、登记。法中的秘书督促检查法理（×）156.西餐上菜中第一道是（√）论上是一种领导行为。（√）133.复出口是外国商品进饮料。（×）

85.经理办公会属工作例109.现代国际商务礼仪带口以后没有经加工制造又157.公文立卷的步骤是：编会，是非决策性会议。（×）有很浓厚的欧美文化的特出口。（√）制立卷类目、平时归卷、年

86.会议的规模与主题的不点。（×）134.当国际商务谈判进入终调整定卷及归档。（√）同，不应影响到会场的布局110.国际商务秘书工作的结束阶段时谈判已全部了158.采用调查方式直接获和摆放。（×）责任区域一般包括:个人办结。（×）取第一手材料是最常见的87.信息交换应考虑本组织公责任区、公用区域、上司135.并非所有的冲突都是信息收集方法。（√）的利益。（×）的办公区域三部分。（√）恶性的。（√）159.公共关系在组织经营

88.安排领导的公务活动不111.商务文书书写过程中136.沟通5要素是指：信管理决策过程中，发挥着咨是办公室的一项经常性任称呼上如分不清称呼“女源、信息、渠道、噪音、反询、建议、参谋的作用。（√）务。（×）士”还是“小姐”，一般统馈。（×）160.区别不同类型税种的89.会议期间的文书工作主称“小姐”。（×）137.信息分类法中的字母主要标志是纳税人的不同。要包括文件的分发和清退112.会议的议题必须明确，分类法不需要索引卡片。（×）

工作。（×）一次会议的议题只有一个。（√）161.信息传递可以任意选

90.新时期秘书要具有创新（×）138.商务旅行计划要比日择各种方式。（×）

精神，大胆地试，大胆地闯。113.商务档案属于专门档程安排更全面，涉及内容更162.全民所有制企业都必如果总是考虑上级的意见案的范畴。（√）多。（√）须依法取得法人资格。（√）和员工的要求工作，就不能114.沟通过程中信息传递139.时间管理的对象是“时163.所有案卷标题都必须有突破性的进展。（×）的成功与否在很大程度上间”。（×）标明时间。（×）

91.秘书没有责任办理会后取决于人们接受信息的数140.政府与政府之间举行164.办公室的业务协调是反馈工作。（×）量，而这些信息的性质和质签字仪式时，长桌的中央摆指协调本系统、本单位与外

92.实用选留，是作为日常量又取决于人际关系的性放旗帜，依据客右主左的原系统、外单位之间的关系，的信息工作而进行的一般质和质量。（×）则摆好袖珍国旗。（√）创造良好的周边环境。（√）意义的选留，要求信息有广115.中国人民银行不对社141.护照是永久的证件。165.记者招待会也称新闻度，并且有长期利用价值。会上的企业、单位和个人办（×）发布会。（√）

（√）理存贷、结算业务。（√）142.商务合同应从执行期166.根据规定，我国股份有

93.档案保密的依据是文件116.午宴(Luncheon)属于的次年起计算保管期限。限公司的最低注册资本额原定的密级。（√）非正式宴会。（√）（×）为人民币2000万元。（×）

94.分类档案是档案鉴定的117.商务文书运转终结后143.荷兰学者霍夫施泰德167.现金和银行存款日记依据。（×）的处置活动主要包括：清通过研究发现，经济发达同账通常是由出纳人员负责

95.档案参考资料的最大优退、销毁。（×）家比起落后国家更加注重登记。（√）

点在于利用者不必翻阅大118.中介性是国际商务秘个人主义。（√）168.任何单位和个人都可批档案,便可简明地得到所书工作的基本属性。（×）144.任何文书的清退应事以作为经济合同担保人。需的材料。（√）119.TOP原则指的是时间、先发出通知。（×）（×）

169.用词不当，属于逻辑错面形式或其它形式。（×）婉3.看人说话4.观言察色特别的风俗习惯和礼仪.国误。（×）195.“出迎三步，身送七步”5.第一句话谨慎 际礼仪是人们在长期的国170.数量词可以充当主语、是迎送宾客最基本的礼仪8.秘书部门信息工作的作际交际往来之中,经过求同谓语。（√）之一。（√）用.答:.人类进入信息社存弃的遴选而逐建建立起171.会后的工作就是做好196.只要领导信任，不管领会，信息在领导工作中越来来的行为举止规范,它是人会务总结工作。（×）导安排干什么，秘书都应该越重要。秘书部门做好信息类文明的体现.涉外商务交172.人事考核的内容是德、赴汤蹈火，在所不辞。（×）工作对领导活动具有重要往遵循的正是国际礼仪.能、智、绩。（√）197.尊重各国习俗是国际作用:(1)辅助领导者正确与国内礼仪相比较,渉外商173.符合“仪表端庄”具体交往中很重要的一项礼仪决策(2)协助领导者科学管务交往中更为重要的原则要求的是饰品俏丽。（×）原则。（√）理(3)开阔领导者与秘书的是:1.不卑不亢2.尊重个174.公文是机关、企事业单198.国际间的交往与合作，思路(4)提高秘书工作效人3.女士优先4.入乡随俗 位和其他社会组织在公务有一个原则时刻不能忘记，率。18.简述制定大中型会议预活动中，为行使职权而制作这就是合法。（√）9.接待工作的原则。答:(1)案的内容.答:1.会议名称和使用的，具有规范体式的199文书的借阅范围与文热情大方(2)细致周到(3)2.会议主题3.会议时间和文书。（√）书的阅读范围是一致的。确保安全(4)俭省节约(5)地点4.会议规模5.参加人175.损害国家利益属于无（×）内外有别。员6.会议议程和日程7.会效经济合同。（√）200.不同的信息性质和内10.印章保管的要求。答:(1)议的组织领导8.会议的日176.档案长期保管即档案容有不同的信息传递要求。印章必须有专人保管，不可程安排9.会议经费预算10.将被保存5~15年。（×）（√）轻易交给他人代管，更不能与会人员食宿安排.177.信息具有以下特征有201.主要陪同人员比来宾“齐抓共管”(2)印章使用应19.紧急信息报送制度的基偿性、可塑性、依附性。（√）的职位要高，属于高规格接在办公室内进行，不可带出本内容是什么?答:1随时178.同来访者交谈，要坚持待。（√）办公室(3)用印时秘书应亲发生随时报送2任何单位一听、二问、三记、四解答。202.向来前者交谈,要坚自盖章，不可由他人代劳(4)任何个人,都不得迟报,漏（×）持”一听,二问,三记,四分印章要定期清洗，保持清洁报,瞒报,紧急信息.179.使档案系统化、有序化析”的接待方法.（√）(5)印章必须严加保管，严20.简述秘书上班之后的主的工作是档案整理。（×）203.秘书工作是最广泛的防丢失或被盗要工作内容.答:1整理办180.通用文书中指示的正社会职业之一,主要从事文11.秘书的日常工作内容有公场所2报告当日工作安文一般包括三个组成部分：牍性工作.（√）哪些？答:1办公室整理2排3请求工作指示4处理日指示的缘由、指示事项、执204.秘书的工作特征包括接待客人和接打电话3文常事务

行要求.（√）从属性、辅助性、中介性和书管理4日程管理5信息管21.简述秘书随同领导外出181.值班室要做好值班记概括性。（×）理6上司出差事务管理7活动的基本要求.答:1工录，指的是记好值班电话记205.秘书的类型有很多种，准备会议8照顾上司9档案作要主动2办事要细心3录。（×）秘书分类的标准也有很多管理10辅助新秘书的工作 说话要谨慎4不要帮倒忙 182.秘书独立完成任务的种。（√）12.出国商务旅行之前除了22.简述秘书礼仪的基本原原则是保密、准确、主动。

三、简答题要做一些与国内商务旅行则.答:1平等原则2真诚原（×）1.开放式和封闭式办公室同样的准备工作之外，还需则3尊重原则4灵活原则 183.请柬的发送时间越早优缺点? 答:开放式:有利要做哪些准备工作？答: 23.简述秘书接收电话记录越好。（×）于沟通 节省办公空间 办办理护照、签证、办理《国用纸的格式内容.答:1来184.当应邀赴宴、受到礼品公设备共享。难保机密 干际预防接种证书》、办理出电单位2来电日期3来电人或得到对方的帮助后，为感扰大 无私人空间。封闭式:境登记卡，定购机票.姓名4来电人电话号码5谢对方的关怀、支持或帮有利于安全保密 集中注意13.秘书保密工作的意义.收电人姓名6内容7拟办意助，应尽快给对方写感谢力 保护隐私。难交流 费用答:1保密工作关系到国家见8领导批示9处理结果 信。（×）高 的安全与利益2保密工作

四、论述题

185.文稿经领导人签发即2.职业便装适合在那些场关系到社会的稳定3保密1.谈判的构成要素是什成定稿，可以据此生效。合穿着？答:职业便装用于工作关系到经济和科技的么？答:(1)谈判主体：所谓（√）办公室的”非正式着装日”、发展4保密工作关系到领谈判主体就是指参加谈判186.校对是将打印稿或誊某些会议、公司组织的一些导工作的成效。活动的双方人员。（2）谈判抄稿与底稿核对 检查，以外出活动.14.试述商务秘书在商务谈议题：所谓谈判议题，就是发现并纠正各种错漏。（√）3.会议记录有哪些主要内判的准备阶段应该做哪些指在谈判中双方所要协商187.意向书就其作用而言容？答:1.会议基本情况描工作？答: 1可行性调查研解决的问题。（3）谈判方式：与合同、协议书是相同的。述2.与会者姓名3.会议讨究2确定谈判主题3拟定谈谈判方式指的是谈判人员（×）论内容 判要点4谈判队伍组织5之间对解决谈判议题所持188.秘书的职业道德是秘4.在会场中，如何安排主席制定谈判措施的态度或方法。（4）谈判约书在职业活动中的行为规台的座次？答:职务最高者15.处理人际关系的基本方束条件：谈判活动作为一个范。（√）居中,然后按先左后右、由法.答:1.注意形象2.注意有机整体，除了以上三个方189.文书的语言不采用强前至后的顺序依次排列.礼貌3.换位思考4.宽以待面的要素之外还得考虑其烈的感叹句和反诘句。（√）5.请解释商务谈判中“主场人5.赞美别人6.主动交往他一些对谈判具有重大影190.依合同法规定，合同的谈判的含义.答:主场谈判7.保持适当距离8.说话留响的因素。

标的可以是实物、货币、行指的是对谈判的某一方而有余地9.既讲原则又讲交2.试述谈判方案的含义及为和智力成果等。（√）言,在其所在地进行的谈情 主要内容.答:含义:谈判者191.档案收集工作就是按判.16.秘书收集信息的范围包在谈判前对谈判的目标,内要求装订成册，妥善存放。6.为上司制定商务旅行计括哪些方面？答:1.与公司容和步骤作出的预想性安（×）划主要包括那些内容？有关的信息2.与上司业务排.主要内容:1谈判的主192.秘书没有责任办理会答:1.商务旅行的申请与审有关的信息3.与上司个人题和目标,主题是参加谈判后反馈工作。（×）批2.制订商务旅行计划3.有关的信息4.流传于员工要达到的目的,谈判目标是193.信息交换不应考虑本制订商务旅行日程表4.与中的信息5.公司内部的信谈判主题的具体化.2谈判组织的利益。（×）接待方的沟通协调息6.公司外部资料 议程,即谈判程序,它是影194.根据合同法规定，合同7.秘书沟通的原则有哪些? 17.简述渉外商务交往的基响谈判效率的重要环节.3的形式可以是口头形式、书答:1.为人谦逊2.说话委本原则.答:各国都有自己谈判的时间和地点.要考虑

以下因素:要有充分的准备,(3)在报告办公室主任和供3.总经理帕森下午2：00对本单位领导极不尊重.注意谈判人员的情绪,考虑销社经理前，给副经理“透要和业务部共同讨论如何5.某公司A秘书从媒体上气候,季节等自然因素.4风”。开展某商品在郊区的销售获知我国数处发生森林大物质准备.(4)直接向办公室主任和供工作，这项销售工作的成败火的信息，预测我国木材、3.秘书常用的调查方式及销社经理汇报，并提出处理和公司是否能达到今纸张将大幅涨价，便建议公其特点。答:(1)全面调查其意见。的销售预算有很大关联；接司大批购进纸张库存起来，优点是能够提供全面准确请你对上述4种方式判断着，下午4：00又要和一位不久公司赢利10余万元。的资料；缺点是花费较大，正误，并逐条说明理由。客户商洽一笔重要的交易，其后，他了解到在一次全国而且反映情况不够深刻、具答:(1)方式是错误的。秘书他希望花一个小时的时间订货会上，传出机电产品从体。(2)重点调查其优点是知情不报，封锁消息，违背和这个客户商讨，5：00，过去供不应求转到了供过用较少的人力、物力、财力，了秘书工作“上传下达，下结束。但是恰巧当天上午，于求的市场信息，于是建议调查较少的对象即可得到传上达”的职责和信访工作办公室又收到某一政府单公司加速销售库存机电产调查对象总体的基本情况；制度，是绝对不能允许的。位临时开会的通知书，上面品，并对该类商品 实行限缺点是用重点调查的结果(2)方式也是错误的。秘书写着会议的时间是下午3：购方针。此举使公司加速了去认识总体，很难得到总体出于私心或私情，明知副经00，必须由帕森亲自参加，资金周转，提高了经济效的精确资料。(3)典型调查理与本案有关，按规定应回而且通知书上没有写清会益。A秘书也被员工们称为其优点是既可节省人力、时避，却丧失原则，明知故犯，议结束的具体时间。“神算子”。请结合秘书的间、经费，又可作深入细致违反了《信仿条例》有关规问题：如果你是帕森先生的信息工作对以上案例作出的调查，掌握大量具体材定，应受到处罚。(3)方式秘书，你该怎么办呢? 并简评析

料，发现问题，概括规律；也是错误的。秘书四处讨要说明理由 答:1.A秘书之所以被员工缺点是因无法对典型的代好，处事圆滑，违背原则，答:因为下午2点开始的讨们称为“神算子”,为公司表性作科学预测，不能对客最终结果是害人又害已。(4)论会到3点一定无法结束，做出很大的贡献,是因为他观事物的总体情况作出定方式才是唯一正确的选择。而3点开始的会议，又不知具有强烈的信息辅助意识量分析。(4)抽样调查其优秘书应坚持领导人亲自处道什么时候结束，所以4和出众的信息工作能力2.点是：与典型调查相比，因理来信来访的制度，将信访点与客户的约会可能会受对信息的第三对领导决策抽取足够数量的单位，所得中的重要问题向主要领导到影响。3点开始的会议必需求的清醒,对以自身信息数据可以从数量上推断全人汇报，并根据有关规定提须参加，不能变更，4点的工作辅助领导决策科学化体；与全面调查相比，调查出处理建议，供领导人选约会，涉及一笔很大的交的责任心,是A秘书给我们的单位少，时效高，费用省，择，这才是秘书应坚持的正易，最好能在当天谈完，2的启迪3.信息工作需要一故被广泛使用。确原则。点开始的讨论，参加的人员整套的方法、技巧,A秘书

4.简述横向沟通的优点及2.福侨区政府拟于五月中都是内部员工，可以将时间正是掌握了这样的才干,从缺点。答:优点:1.它可以使旬召开一次区乡镇企业深延迟。这样就可以进行如下原始、零散信息中开发出了办事程序、手续简化，节省化改革经验交流会，会期3变更：2点和客户谈生意，“有情况、有分析、有建议”时间，提高工作效率。2.天，各乡镇主要领导人和乡3点参加政府机关的会议，的高层次信息,创造出良好它可以使企业各个部门之镇企业负责人参加，预计4点半或5点开讨论会。的效益,值得我们学习.间相互了解，有助于培养整150人左右。4.严副主任到下属公司视

体观念和合作精神，克服本请根据上述条件拟制一份察工作，年轻的白秘书陪同

位主义倾向。3.它可以增加会议预案。总经理汇报工作。其间，严

员工之间的互谅互让，培养答:(1)会议名称：“福侨区副主任请白秘书介绍某些

员工之间的友谊，满足员工乡镇企业深化改革经验交具体情况，白秘书侃侃而的社会需要，使员工提高工流会”。(2)会议主题：总结谈，从现状到趋势、从具体

作兴趣，改善工作态度。缺交流乡镇企业深化改革的工作到宏观评价无一遗漏。

点:横向沟通头绪过多，信经验，促进乡镇企业的发对自己了解得不太准确的息量大，易于造成混乱；此展。(3)会议时间和地点：5情况，也能灵机一动，迅速

外，横向沟通尤其是个体之月11日至20日内任选3作出汇报。对严副主任给公

间的沟通也可能成为员工天。地点在福侨区范围内任司布置的任务，白秘书毫不

发牢骚、传播小道消息的一选。(4)会议规模：150人犹豫地承诺下来。末了，白

条途径，造成涣散团体士气左右。(5)各乡镇主要领导秘书给严副主任留了名片，的消极影响。人和乡镇企业负责人参加。表示今后严副主任要办什

5.请问你将从哪些方面去(6)会议议程和日程：第一么事，无论公私，都可以直

提高自己的商务文书写作天上午开大会，由区政府领接找自己。请对白秘书的接

能力？答:提高写作能力的导人作报告，下午分组讨待工作做具体的分析和评

途径1.熟悉本职工作2.苦论；第二天全天进行经验交价。

练基本功3.多写多练，精流，由指定的乡镇企业负责答:白秘书陪同总经理接待

雕细琢4.培养良好习惯5.人大会发言；第三天上午组上级机关领导,喧宾夺主,掌握正确的方法 织参观，下午召开总结表彰多处失当.1白秘书向上级

6.请用具体事例论述秘书大会。(具体内容自定)(7)机关领导介绍情况应该就

协助领导处理危机事件的成立会议机构，由秘书组、事论事，至于发展趋势和宏

方法.答: 1查明情况2报材料组、宣传组、后勤组、观评价应该由总经理来

告领导3组织抢救4掌握动保卫组等组成。(8)与会人谈.2白秘书对自己了解得

态5.写出<要事急报>6.重员的食宿安排，包括规格和不太准确的事项要实事求

建组织形象.标准。°(9)会议经费预算是地对待，不能凭主观臆断

五、案例题 和开支办法。去汇报.3对上级机关领导

1.(1)将此事压下来，不向 科学书籍让人免于愚昧，交办的事，秘书不能妄加承

领导汇报。如果以后有人问而文艺作品则使人摆脱粗诺，只能如实记录，问清要

起，就推说忘记了。鄙；对真正的教育和对人们求，其余由本单位领导人去

(2)将此事只告知与周某关的幸福来说，二者同样的有答复.4白秘书请严副主任

系密切的副经理，让其定益和必要。车尔尼雪夫斯今后不论有什么事直接与

夺。基 自己联系是一种越级行为，

第四篇：秘书实务

《秘书素养》2011年第15 期《黑龙江科技信息》

1、《毛泽东论秘书素养》2010年第十一期《今日浙江》

2、《论秘书素质与培养》2009年10月22日武汉市中等职业艺术学院

3、《21世纪企业秘书素质谈》2003年福建师范大学福清分校庄文泉

4、《高校秘书人员的档案学素养》《大理学院学报》2008年第1期

5、《论高校教务秘书的职业素养》2008年第16期《中国成人教育》

6、《简论高校秘书人员的信息素养》2006年第24期《文教资料》

7、《论秘书素质与培养》2009年第9期《科技创业月刊》

8、《论当代秘书的基本素养》2008年第2期《传承（学术理论版）》

9、《浅论现代秘书应具备的素养》2012年第17期《中国科技博览》

10、《浅论秘书人员素养》2005年第3期《和田师范专科学校学报》

11、《政务秘书应具备的媒介素养》2007年第6期《当代传媒》

12、《论秘书的基本素养》2011年第11期《科学财富》

13、《国企办公室秘书应具备的素养》《中国核工业》2010年第12 期

1、毛泽东一生中用过许多秘书他对秘书人员的政治立场、理论修养、思想品德、工作作风、知识素养以及业务能力等方面，都提出了很高标准，给秘书人员提高素质指明了方向。

2、秘书在现代社会中具有十分重要的作用，秘书素质的高低会直接影响直属领导工作.秘书素质主要包括职业道德、知识素养和人文素质等几个方面，并可以通过建立合理完善的课程体系等途径来培养秘书素质.。

3、随着我国政治经济体制和经济体制改革的不断深入，二十一世纪我国高职高专的秘书教育应重点关注企业对秘书人才的需求情况，从而为企业培养出大量适用型、技能型、复合型的高素质的综合型人才。据此加大培养力度，从宏观上调整教育方式，有针对性地加大对秘书人才素质的培养。

4、高校秘书工作与档案工作有着密切的联系，秘书的工作性质决定秘书除了具备秘书学、行政管理等学科知识以外，还必须兼备档案学知识，本文从秘书工作与档案工作的关系、秘书必须具备档案知识等方面论述了秘书掌握档案知识的重要性，并提出提高秘书人员档案学素质的途径。

5、高校教务秘书是专职管理人员，是学校与院系、教师与学生之间联系、沟通的桥梁和纽带，是高校教育思想、教育计划的执行者、实施者与管理者，因此在高校管理中具有不可替代的作用。新形势下高校教务秘书必须具备优良的政治思想素养、娴熟的业务素养和良好的心里素养。

6、高校秘书人员除了应具备较高的政治素养、思想作风、职业道德素养等外，还应具备较高的信息素养。信息沭阳是指个体认识到何时需要信息，且能够检索、评估和有效地利用信息的综合能力。它的本质包括信息意识情感、信息伦理道德和信息技术基本知识以及操纵、利用和开发信息的能力四方面。

7、秘书在现代社会中具有十分重要的作用，秘书素质的高低会直接影响直属领导工作。秘书素质主要包括职业道德、知识素养和人文素质等几个方面，并可以通过建立合理的课程体系等途径来培养秘书素质。

8、秘书人才必须具备以下基本素养：深厚的政治理论素养和良好的职业道德修养，娴熟的文字处理能力和较强的当代办工技能，全面的综合能力和灵活的协调能力，健康的身体和健全的心理素质既要思维敏捷。

9、现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者有着更高的要求。要做一名合格的办公室秘书，不仅需要具备广播的基础知识、精湛的专业技术、灵活、创鑫的工作能力，而且需要具备良好的心理素质。

10、秘书工作的基本规律，决定秘书人员具备必要的能力素养、治理素养、心理素养、职业素养、职业道德素养和政治素养。秘书人员必须努力提高自身素养和修养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手多喝参谋作用。

11、媒介是各种政治、经济、文化等社会信息的载体，作为社会管理者的政府，在行使管理者的政府，在行使职能时与媒介有着天然、密不可分的联系；作为政府部门信息管理者的秘书必须了解媒介、掌握媒介规律，具备良好的媒介素养。

12、随着信息时代的发展，特别是在经济全球化，社会多样化的今天，秘书面对的文化背景宽了，思维领域广了，知识更新快了，作为领导的助手，作为新时代的秘书，应该与时俱进，内强素质，外树形象，培养良好的职业素养。

13、一名合格的国企秘书，必须具备高尚的职业道德、过硬的政治思想、高超的业务能力、睿智的心智。人的素养是指在道德品质、政治思想、业务能力、工作作风及专业技能方面，经过实际工作历练、培养所达到的水平。要成为一名合格的国企秘书必须具备高尚的职业道德、过硬的政治思想、高超的业务能力、瑞达的心智。

第五篇：秘书实务

礼宾次序常用的5种方法

1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。

1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。3拟定来宾访问日程。4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。1提前约定。

2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人 5会见、会谈

6.送别客人 接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 ②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 ③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项

1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。3.确定会议主持人，精选发人

4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。开放式和封闭式办公室优缺点。1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限 2每一项任务的数量和质量要求。3每一项任务所需费用和其他资源 4每一项任务所承担的人员及负责人。5每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件 内容：

1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库支付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 ⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

申请费用以及报销结算的步骤是

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性

3原则：严格时间 事项明确 会议必要 4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分 2文件材料的准备 3会议布置情况

4礼仪接待人员的准备 5环境条件与用品的准备

6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查。

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间 3主题明确

4鼓励和引导与会者

5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题

7掌握会议休息的时机 8适时结束会议 会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素

1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到 信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。